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Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC)
1 Agence d’Aménagement des terres et de fourniture de l’eau d’Irrigation – ATI
---------------------------------------- Manuel de procédures Administratives, Comptables et financières – Version Définitive
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET
FINANCIERES
----------------------------
VERSION DEFINITIVE
RESSOURCES HUMAINES
Août 2017
Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC)
2 Agence d’Aménagement des terres et de fourniture de l’eau d’Irrigation – ATI
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SOMMAIRE 4. PERSONNEL .......................................................................................................................... 4
4.1 PRESENTATION DE LA FONCTION ................................................................................... 4
RECRUTEMENT ......................................................................................................................... 5
RECRUTEMENT DU PERSONNEL ........................................................................................... 7
4.1.2 REMUNERATION ............................................................................................................ 13
4.2. MISSIONS ET DEPLACEMENTS ...................................................................................... 18
4.3 SANCTIONS ....................................................................................................................... 24
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IV- PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL
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4. PERSONNEL
4.1 Présentation de la fonction
Le personnel de l’Agence est essentiellement constitué de contractuels. Ils sont donc gérés
suivant les dispositions du code de travail.
Par conséquent Il devient indispensable de prévoir des méthodes de gestion du personnel.
Cette fonction ressources humaines se présente selon des procédures relatives :
au recrutement des agents ;
à leur rémunération ;
aux missions et déplacements du personnel ;
aux sanctions du personnel
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4.1.1- RECRUTEMENT
ATI
MANUEL DES
PROCEDURES
RECRUTEMENT REFERENCE
4.1.1
Date: Août 2017 Page : 1
OBJET DE LA PROCEDURE
Le recrutement constitue la phase la plus délicate de la gestion du personnel. L’Agence
doit s’entourer du maximum de précautions pour que les candidats retenus satisfassent
à ses exigences. La procédure décrite précise les règles indispensables à respecter pour
atteindre un bon résultat en matière de recrutement.
PRINCIPE D’APPLICATION
Le Président Directeur General de l’Agence est seul habilité à décider d’un recrutement.
L'AGENCE peut à cet effet utiliser plusieurs canaux de recrutement :
utiliser les informations obtenues à partir des dépôts de candidature spontanée;
diffuser un appel à candidature par voie de presse ;
faire appel à des bureaux de recrutement de la place ;
combiner deux ou plusieurs de ces canaux.
La sélection des candidats s’opérera en comité composé du PDG de l’Agence, du Directeur
Administratif et Financier, du Contrôleur de Gestion et du service Demandeur.
Pour un recrutement il est opportun de passer par les étapes de présélection sur dossier, de
sélection sur test et de faire passer les candidats en entretien oral. Pour un poste donné trois
candidats doivent être retenus pour l’entretien oral.
Chaque salarié recruté doit constituer un dossier contenant les points suivants : un extrait
de naissance, un extrait de casier judiciaire de moins de trois mois, un certificat médical
attestant de l’aptitude à travailler, la copie certifiée conforme des diplômes obtenus, les
pièces justificatives de sa situation matrimoniale et deux photos d’identité.
DOCUMENTS SUPPORTS
Fiche de sélection des candidats : matérialise la sélection en spécifiant les aptitudes de chaque
candidat dans une perspective de recrutement.
Contrat de travail : acte juridique précisant l’ensemble des engagements réciproques entre
l’entité et chaque salarié.
Fiche de déclaration à l’INPS ou bulletin d’embauche.
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DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
La procédure comprend cinq tâches :
- l’expression du besoin ;
- l’identification des candidats ;
- la sélection ;
- les formalités administratives ;
- les formalités déclaratives.
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ATI
MANUEL DES
PROCEDURES
RECRUTEMENT DU PERSONNEL REFERENCE
4.1.1.1
Date: Août 2017 Tâche :
Expression des besoins
Page : 3
Références Opérations
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Un responsable de service :
- Manifeste un besoin en ressources humaines ; - Le fait savoir au PDG en le motivant de manière détaillée. -
Le PDG:
- Reçoit la demande ; - L’Analyse ; - Décide du recrutement.
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ATI
MANUEL DES
PROCEDURES
RECRUTEMENT DU PERSONNEL REFERENCE
4.1.1.2
Date: Août 2017 Tâche :
Identification des candidats
Page : 4
Références Opérations
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Le PDG ou le Responsable de service :
- Décide du canal à utiliser pour le recrutement ; - Utilise ce canal avec l’aide du personnel (ou d’un bureau) ; - Recense les offres de candidature ; - Convoque un comité de recrutement.
Le Comité:
- Examine les offres ; - Effectue une présélection des candidats; - Retient les candidats parmi lesquels la sélection s’opérera.
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ATI
MANUEL DES
PROCEDURES
RECRUTEMENT DU PERSONNEL REFERENCE
4.1.1.3
Date: Août 2017 Tâche
Sélection
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Références Opérations
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Le Comité :
- Elabore un test de sélection ; - Prévient les candidats présélectionnés ; - Les invites à venir passer le test de sélection.
Les Candidats présélectionné
- Subit le test. Le comité
- Recense les résultats du test ; - Sélectionne les meilleurs candidats ; - Les convoque pour un entretien oral.
Les candidats :
- Passent à l’entretien oral avec le comité ou quelques membres désignés.
Le comité : - Analyse les résultats de l’entretien ;
- Les confronte avec le test ;
- Effectue un classement par ordre de mérite ;
- Remet le résultat au PDG
Le PDG :
- Désigne le candidat retenu ;
- Ordonne de l’informer
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ATI
MANUEL DES
PROCEDURES
RECRUTEMENT DU PERSONNEL RERENCE
4.1.1.4
Date: Août 2017 Tâche :
Formalités administratives
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Références Opérations
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4bis
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5ter
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Le Président Directeur Général :
- fait élaborer par son assistant un contrat de travail ;
- le soumet pour appréciation au candidat retenu.
Le candidat :
- accepte les termes du contrat ;
- le signe et le retourne au PDG pour signature.
ou
- émet des réserves sur le contrat ;
- le retourne pour négociation avec le PDG.
Le Président Directeur Général :
- reçoit le contrat ;
- le signe.
Ou
- entame les discussions avec le candidat pour aplanir les points de
désaccord ;
- fait signer le contrat par le candidat ;
- le signe à son tour
- envoi le contrat à l’inspection du travail pour avis et enregistrement
- donne une copie au candidat et garde une copie pour l’Agence ;
- demande au salarié de constituer son dossier administratif.
Le salarié :
- constitue son dossier ;
- le dépose auprès du DAF.
Le DAF :
- vérifie le contenu ;
- met régulièrement à jour les dossiers
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ATI
MANUEL DES
PROCEDURES
RECRUTEMENT DU PERSONNEL RERENCE
4.1.1.4
Date: Août 2017 Tâche :
Formalités administratives
Page : 6
Références Opérations
1
2
3
Le PDG :
- demande au DAF de déclarer le salarié à la sécurité sociale.
Le DAF :
- procède à la déclaration du salarié auprès de l’INPS dans le mois de
l’embauche ;
- classe la copie de la déclaration dans le dossier du salarié.
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FICHE DE SELECTION DES CANDIDATS
Poste à pouvoir
Date
Composante ou service bénéficiaire
candidats Evaluation sur dossier
Résultat Test Evaluation à l’entretien
observations
Décision de recrutement
Motivation de la décision
Le responsable de la commission Un membre de la commission
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4.1.2 Rémunération
ATI
MANUEL DES
PROCEDURES
REMUNERATION RERENCE 4.1.2
Date: Août 2017 Tâche :
Formalités administratives
Page : 1
OBJET DE LA PROCEDURE
La rémunération est constituée du traitement salarial ainsi que des primes et indemnités
diverses.
Eu égard à l’incidence financière significative que peut avoir les frais de personnel, il est
important de codifier l’ensemble des tâches exécutées dans le processus d’élaboration des
états de salaire.
PRINCIPE D’APPLICATION
La rémunération des salariés est contenue dans le contrat de travail. Chaque mois les salaires
sont préparés par le comptable selon une procédure précise.
Les déclarations sociales et fiscales sont effectuées selon une périodicité mensuelle.
Les primes et gratifications peuvent être versées au personnel sur la base des critères qui
seront définis par la direction.
DOCUMENTS SUPPORTS
Bulletin de salaire : justifie la rémunération versée au salarié. Edité à partir du programme
informatique.
Etat périodique des salaires : récapitule chaque mois l’ensemble des charges de personnel.
Edité à partir du programme informatique.
Déclarations périodiques : documents administratifs remplis pour servir de supports aux
cotisations sociales et fiscales.
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
La procédure comprend deux tâches :
- établissement du bulletin ;
- formalités déclaratives
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ATI
MANUEL DES
PROCEDURES
REMUNERATION DU PERSONNEL RERENCE
4.1.2.1
Date: Août 2017 Tâche :
Etablissement du bulletin
Page : 2
Références Opérations
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3
4
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6
7
8
Chaque mois le DAF en collaboration avec le comptable :
- réunit tous les éléments qui entrent dans la rémunération de chaque
salarié ;
- élabore le bulletin de paie en deux copies et contenant les informations
relatives à l’ATI (nom et adresse), au salarié (nom, emploi occupé) et à la
rémunération (période, nature et montant des éléments, avances
retenues, date et modalités de paiement…).
- fait signer le bulletin par le Président Directeur Général ;
- fournit une copie du bulletin au salarié ;
- classe l’autre copie dans le chrono des salaires ;
- élabore l’état de salaire du mois ;
- procède à l’enregistrement conformément au schéma comptable ;
- procède au paiement conformément aux procédures financières de
décaissement.
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ATI
Manuel des
procédures
REMUNERATION DU PERSONNEL Référence
4.1.2.2
Date: Août 2017 Tâche :
Formalités déclaratives
Page : 3
Références Opérations
1
2
3
4
Le comptable désigné:
- procède aux différentes déclarations en utilisant les états de salaires ;
- effectue une copie des déclarations et la classe dans le chrono des
salaires ;
- procède à l’enregistrement conformément au schéma comptable ;
- procède au paiement conformément aux procédures financières de
décaissement.
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BULLETIN DE PAIE Période : N° Salaire : Nom : Prénom : Adresse : Catégorie professionnelle :
Emploi
Salaire
Heures supplémentaires
Prime d’ancienneté
Prime de solidarité
Primes diverses
Salaire brute
Retenue INPS
Salaire imposable
ITS
Autres retenues
Net à payer
………………………………..
………………………………..
………………………………..
………………………………..
…………………………………
……………………………..
………………………………..
………………………………..
Le PDG de l’ATI Le Salarié
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ETAT DE SALAIRE Période :
Salarié Base Indemnité Brut INPS NET Imposable
IGR Net à payer
INPS Patronale
INPS Total
Le PDG de l’ATI
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4.2. Missions et déplacements
ATI
Manuel des
procédures
MISSIONS ET DEPLACEMENTS REFERENCE
4.2
Date: Août 2017
Page : 1
OBJET DE LA PROCEDURE
Les activités de l’ATI couvrent tout le territoire national. Le personnel de l’ATI est amené à
diligenter des missions sur les sites pour évaluer le déroulement des activités.
La gestion administrative et financière de ces missions mérite d’être formalisée. C’est l’objectif
de la présente procédure.
PRINCIPE D’APPLICATION
Un plan d’activités est préalablement soumis à la Direction Générale sur les missions
programmées durant une périodicité (mensuelle, trimestrielle…..).
Aucune mission ou déplacement du personnel de l’ATI ne doit être mené sans ordre de mission
signé par le PDG ou son adjoint, ou par le chef d’antenne par note de délégation.
La Direction Financière devrait être informée au moins 72 heures avant le départ en mission en
vue de la prise des dispositions conséquentes.
Les frais de séjour (hôtel et perdiems) seront fixés par une note de service. Ils ne sont pas
justifiables et sont définis par nuitée. Les autres frais doivent être justifiés.
DOCUMENTS SUPPORTS
Ordre de mission : établis et signés par le PDG de l’ATI ou son adjoint désigné ou les chefs
d’antennes. Les imprimés sont à la disposition de chaque responsable et contiennent les
informations significatives sur la mission (dates, destination, composition de l’équipe, etc).
Fiche de budget de mission : sert de support au décaissement de l’avance sur les missions.
Imprimé à remplir manuellement.
Fiche de justificatif de budget de mission : justifie les dépenses effectuées pendant la mission
en les synthétisant. Annule l’avance sur le budget de mission. Imprimé rempli manuellement par
les responsables des services et composantes.
DESCRPTION DE LA PROCEDURE
La procédure comprend deux tâches :
- Préparation ;
- Compte rendu.
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ATI
Manuel des
procédures
MISSION ET DEPLACEMENT DU
PERSONNEL
REFERENCE
4.2.1.
Date : Août 2017 Tâche :
Préparation
Page : 1
Références Opérations
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Le PDG ou le Chef d’Antenne :
- élabore un ordre de mission ;
- précise les conditions de déroulement ;
- transmet l’ordre au DAF, pour la prise en charge.
Le DAF :
- reçoit l’ordre de mission ;
- demande au chef de mission d’élaborer son budget prévisionnel à
transmettre dans les plus brefs délais ;
- fait faire une copie de l’ensemble pour classement ;
- gère la logistique ;
- fait établir le chèque au nom du responsable de mission sur la base du
budget présenté ;
- transmet les documents au comptable.
Le comptable :
- effectue une copie des chèques et l’ordre de mission ;
- procède à l’enregistrement comptable de ces frais selon le schéma prévu
dans les procédures comptables ;
- élabore une fiche d’avance à justifier ;
- passe l’écriture comptable de l’avance ;
- donne le dossier au responsable de mission pour signature.
Le responsable de mission :
- reçoit les chèques et les fiches ;
- signe la fiche de budget de la mission ;
- garde une copie pour la justification.
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ATI
Manuel des procédures
MISSION ET DEPLACEMENT DU
PERSONNEL
REFERENCE
4.2.2.
Date : Août 2017 Tâche :
Compte rendu
Page : 1
Références Opérations
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8bis 9
Le responsable de la mission :
- élabore un rapport d’exécution adressé au PDG de l’ATI ou à son
chef d’antenne dans un délai de 10jours maximum ;
- réunit les justificatifs de budget de la mission ;
- remplit la fiche de justification ;
- tire le solde ;
- dépose les pièces justificatives au près du comptable avec le solde
des sommes avancées ou un reliquat à verser à la caisse.
Le Comptable :
- reçoit les fiches ;
- contrôle la réalité des justificatifs en rapport avec le déroulement de
la mission ;
- diligente l’encaissement du solde selon les procédures
d’encaissement ;
ou
- libelle un chèque pour verser le reliquat au responsable de la
mission ;
- enregistre ces opérations selon les schémas comptables prévus.
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ORDRE DE MISSION N° …………………..
Monsieur(s) ou Madame(s)
………………………………………………………………………………………………………………
….
Fonctions
………………………………………………………………………………………………………………
…………………………….
Se rendra (ont) :
………………………………………………………………………………………………………………
…………………..
Motifs :
……………………………………………………………………………………………………................
..............................
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………..
Moyen de déplacement:
………………………………………………………………………………………………………………
………
Date de départ :
………………………………………………………………………………………………………………
…………………..
Date de retour :
………………………………………………………………………………………………………………
……………………
Chauffeur
:………………………………………………………………………………………………………………
……………………………
Imputation budgétaire
:………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………
Fait à __________________
Ampliation :
Le PDG de l’ATI
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---------------------------------------- Manuel de procédures Administratives, Comptables et financières – Version Définitive
AVANCE BUDGET DE MISSION
A.F.M. N° _____________
1. DATE :
2. NATURE DE LA MISSION : ____________________________
____________________________
____________________________
___________________________
3. BENEFICIAIRE : _________________________________________
4. DATE LIMITE DE
REGULARISATION : ______________________
5. EVALUATION :
- Carburant CFA
- Per diem CFA
- Autres CFA
- CFA
- CFA
- CFA
---------------
TOTAL AVANCE ...........
IMPUTATION BUDGETAIRE : ………………………….
LE DAF LE BENEFICIAIRE LE PDG DE L’ATI
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JUSTIFICATION BUDGET DE LA MISSION
J.A.F.M. N°______________
1. DATE:
2. MISSION: ______________________
______________________
______________________
3. BENEFICIAIRE: _____________________
4. DATE LIMITE DE REGULARISATION
(Voir AFM) : ______________________
5. NOMBRE DE PIECES JUSTIFICATIVES : _____________
6. JUSTIFICATION N° COMPTE LIBELLE SOMME
Carburant
Per-diem
(forfaitaire)
-
-
TOTAL
Avance reçue
SOLDE
LE DAF DE L’ATI LE BENEFICIAIRE LE PDG
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4.3 Sanctions
ATI
Manuel des
procédures
SANCTIONS REFERENCE
4.3.
Date: Août 2017 Page : 1
OBJET DE LA PROCEDURE
La sanction compte parmi les caractéristiques d’une bonne gestion. En matière de ressources
humaines elle est indispensable.
Cependant elle est délicate et des contestations risquent d’apparaître en raison souvent de son
caractère subjectif.
Par conséquent il est important de préciser les conditions dans lesquelles peuvent intervenir la
sanction pour les membres du personnel.
La procédure suivante décrit les étapes du processus de sanction en codifiant les rôles de
chaque acteur et en précisant les règles significatives.
PRINCIPE D'APPLICATION
Les dispositions du code du travail en matière de sanction s’appliquent à l’ATI concernant le
personnel contractuel.
Pour l’appréciation du caractère des fautes et des sanctions l’Agence peut avoir recours à un
conseil extérieur.
DOCUMENTS SUPPORTS
Constat de faute : document manuscrit utilisé par le Contrôleur de Gestion décrivant la faute commise et ses circonstances. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
La procédure comprend deux tâches :
- appréciation de la faute ;
- administration de la sanction.
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ATI
Manuel des
procédures
SANCTIONS REFERENCE
4.3.1
Date : Août 2017 Tâche :
Appréciation
Page : 1
Références Opérations
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Le responsable d’un service
- Constate une faute de la part d’un membre de son personnel ;
- Juge de l’importance de la faute ;
- Décide de lui donner un caractère formel ;
- Contacte le directeur dans les vingt-quatre heures.
Le PDG :
- Prend connaissance ;
- Apprécie la gravité ;
- Demande à l’auditeur interne ou (contrôleur de gestion) d’effectuer le
constat.
Le Contrôleur de Gestion :
- Reçoit la consigne du PDG ;
- Se rend sur place ;
- S’entretient avec le salarié fautif ;
- Rempli la fiche de constat.
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ATI
Manuel des procédures
SANCTIONS REFERENCE
4.3.2.
Date : Août 2017 Tâche :
Administration
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Le Président Directeur Général
- Reçoit une copie de la fiche de constat ;
- Apprécie le caractère de la faute ;
- Adresse une demande d’explications à l’acteur concerné ;
- Détermine la sanction appropriée en collaboration avec le conseiller
juridique ;
- Fixe la sanction par une note de service et une lettre adressée au
salarié ;
Le DAF
- Reçoit la lettre ;
- La classe dans le dossier du salarié ;
- Prends les dispositions nécessaires pour la gestion financière de la
sanction (suspension, licenciement…).
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CONSTAT DE FAUTE
Structure responsable
Salarié concerné
Date de la faute
Description précise des conditions de la faute
Date :
Signature du Contrôleur Gestion signature du salarié Signature du
PDG