KNOS Document Management System

Tutti i vantaggi di una gestione documentale avanzata

Come archiviare in KNOSFile elettronici di qualsiasi formatoCartaceo tramite protocollazione BARCODECompleta integrazione con Metodo Evolus

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BENEFICI DELLA GESTIONE DOCUMENTALE

Unica modalità di archiviazione

per tutti gli utentiSalvaguardia

del patrimonio informativo aziendale

Informazioni

sempre disponibilisulla scrivania di tutti

Minori tempi di ricerca

Unico archivio

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PERCHÉ KNOS

Semplice da usare

Applicazione web Completamente

parametricoe flessibile

Minimoimpatto

organizzativoModulare e scalabile

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INTEGRAZIONE NATIVA CON L’ERP METODO EVOLUS

Integrazione totaletramite specifico

framework

Start up in un giornoper l’archiviazione

dei documentidi acquisto e di vendita

Completa parametricità

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INTEGRAZIONE NATIVA KNOS - METODO

Completamente configurabile tramite l’interfaccia METODO

Definizione dei DOCUMENTI di collegamento

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INTEGRAZIONE NATIVA KNOS - METODO

Consultazione di un documento fornitore archiviato in KNOS dall’interfaccia Metodo

Documentiarchiviati in KNOS

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COME RICERCARE IN KNOS

Filtri di ricercaconfigurabili

Visualizzazione personalizzabile

dei risultati

Ricerca

sui metadati e

FULL-TEXT sulcontenuto dei

documenti

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GESTIRE IL WORKFLOWUn processo consiste in una o più attività ognuna delle quali rappresenta un lavoro da svolgere per giungere a un obiettivo comune (Wikipedia)

Nasce dunque la necessità di coordinare gruppi di lavoro, definendo, a fronte di un particolare evento, chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionaliCon il WORKFLOW GRAFICO DI KNOS si otterranno:

Incremento dell’efficienza

Migliore protocollo del processo

Flessibilità

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WORKFLOW GRAFICO

Disegnate gli stati di flusso

Definite le azioni di collegamento

Notificate via mail

Verificate lo stato di avanzamento

Gestite ritardi, scadenze e azioni automatiche

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GESTIRE IL CARTACEO

SERVIZIOBarcode

OCR

Moduli aggiuntivi KNOS

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TEMPO E LAVORO (COSTI) RIDOTTI DEL 32%

Studio di ricerca dell'Università di Bologna “Possibile risparmio pari a circa un terzo (32%) del costo iniziale del processo, costituito in maniera quasi esclusiva (97%) da costi del personale. La ricerca ha valutato il possibile impatto dell’adozione di procedure di gestione documentale elettroniche dei documenti in imprese manifatturiere e di distribuzione. In particolare, il lavoro è stato sviluppato intorno a tre macro obiettivi:•individuare i costi legati ai processi di gestione documentale tradizionali•analizzare i possibili costi-benefici connessi con una gestione documentale digitalizzata •individuare i possibili fattori critici di successoAi fini delle analisi è stato considerato un campione di sei imprese di piccola-media dimensione operanti in settori diversi. La gestione documentale digitalizzata viene infatti ad incidere su due macroclassi di costi aziendali: da un lato essa determina una modifica dei costi del personale, in quanto una differente modalità di strutturazione dei processi causa un cambiamento nelle attività svolte (alcune attività che si aggiungono, altre che non risultano più necessarie) e differenti tempi di attivazione per quelle che permangono anche a seguito delle modifiche introdotte; d’altra parte si rileva anche un intervento sui costi per materiali che si riducono stante il venir meno della «fisicità» dei documenti analizzati (carta e toner in primis). Si è optato per l’utilizzo del Process Activity Mapping, strumento tecnico tipico delle analisi svolte in ottica di Lean Management, che è costituito da una rilevazione puntuale dei tempi necessari a svolgere le singole operazioni che nella loro unitarietà determinano una macro-attività o un processo aziendale.I risparmi sono connessi per la stragrande maggioranza (oltre il 90%) a possibili riduzioni di tempo-uomo dedicato al processo. Questi evidenziano in media un possibile risparmio pari a circa un terzo (32%) del costo iniziale del processo, costituito in maniera quasi esclusiva (97%) da costi del personale.”

Pubblicato sul quotidiano Italia Oggi

Risparmio pari a circa 1/3 (32%) rispetto al costo della gestione documentale tradizionale, di cui 97% costi del personale e 3% costi materiale

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