soluciones sap sap business one 2007 a - sap help portal · x pÚblico cómo realizar un upgrade de...

PÚBLICO

Cómo realizar un upgrade dereconciliación interna

Soluciones SAP

SAP Business One

2007 AV2.0

Noviembre de 2007

Applies to SAP Business One 8.8 release family and SAP Business One 9 release family

SAP Business One 2007 ACómo realizar un upgrade de reconciliación interna

© SAP AG 2007 2

ContenidoCómo realizar un upgrade de reconciliación interna ............................................................................... 4

Introducción ............................................................................................................................................. 4

Información adicional................................................................................................................................ 5

Glosario ................................................................................................................................................... 5

Resumen.................................................................................................................................................. 8

Identificación de inconsistencias durante el proceso de upgrade............................................................... 9

Generación del informe de seguimiento de auditoría de inconsistencias ..................................................10

Parametrización de los criterios del informe .........................................................................................10

Cómo visualizar el informe...................................................................................................................12

Área de encabezado ........................................................................................................................14

Área de la tabla ................................................................................................................................14

Asientos de upgrade................................................................................................................................19

Gestión de asientos de upgrade ..............................................................................................................21

Tipos de inconsistencias..........................................................................................................................22

Factura enlazada al pago reconciliado..............................................................................................22

Nota de crédito enlazada a pago reconciliado...................................................................................27

Pago enlazado a operación reconciliada...........................................................................................30

Factura o crédito enlazado a crédito o factura...................................................................................33

Asiento enlazado a pago reconciliado...............................................................................................37

Reconciliación cancelada .................................................................................................................41

Reconciliación no compensada. .......................................................................................................45

Cancelación de pago o asiento dentro de pago. ...............................................................................48

Reconciliación de un pago cancelado...............................................................................................51

Reconocimiento de diferencias de tipo de cambio parciales..............................................................53

Reconciliación de pagos asociados con la solicitud de anticipo.........................................................58

Reconocimiento de la diferencia de cambio de los pagos de solicitud de anticipo .............................61

Pago cancelado o asiento manual en la reconciliación de múltiples SN ............................................65

Falta diferencia tipo de cambio tras reconciliación SN múltiple..........................................................67

Pago cancelado de solicitud de anticipo ...........................................................................................68

Pago de un documento de traspaso de ejercicio...............................................................................71

Crédito de una factura de traspaso de ejercicio.................................................................................73

Procesamiento de pago enlazado a operaciones..............................................................................76

Socio de negocios de consolidación .................................................................................................79

Cuenta asociada múltiple .................................................................................................................82

Cuentas asociadas diferentes en pago cancelado ............................................................................83

Compensación de actualización de transacción de diario..................................................................84


© SAP AG 2007 3

Caso especial: reconciliación de socio de negocios con saldo vencido igual a cero ..........................86

Copyrights y Trademarks .........................................................................................................................88


© SAP AG 2007 4

Cómo realizar un upgrade de reconciliación interna

IntroducciónEste documento describe los posibles resultados e implicaciones de un upgrade a SAP Business One 2007A con respecto a los datos relacionados con las reconciliaciones internas.

Si la versión SAP Business One 2007 A es la primera instalación, este documento no es relevante para elusuario.

Si se está considerando un upgrade a SAP Business One 2007 A, y se instaló la Herramienta de simulaciónde upgrade de reconciliación interna, este documento es relevante para el usuario, puesto que la salida deesta herramienta es idéntica a la salida en upgrade.

Si se acaba de realizar un upgrade de la aplicación y de las bases de datos de la sociedad a SAP BusinessOne 2007 A, realice lo siguiente:

1. En el menú principal de SAP Business One seleccione Gestión Utilidades.

2. Verifique si aparece la opción de menú Upgrade de reconciliación, tal como se muestra en la siguientefigura:

La opción no aparece: No hubo implicaciones para los datos de reconciliación interna de la sociedadal hacer el upgrade a SAP Business One 2007 A. Se puede omitir el resto de este documento.

Aparece la opción: Las bases de datos de la sociedad contienen por lo menos una inconsistenciarelacionada con los datos de reconciliación interna. Este documento es relevante para el usuario.


© SAP AG 2007 5

El proceso de upgrade identifica las inconsistencias existentes, no las causa. Lasinconsistencias se crearon mientras el usuario trabajaba con versiones previas. Existen en lasbases de datos de la sociedad sin importar el upgrade a SAP Business One 2007 A.

Este documento suministra respuestas a las siguientes preguntas:

¿Qué es una inconsistencia y por qué está allí?

¿De qué manera SAP Business One 2007 A identifica y corrige las inconsistencias?

¿Cómo se gestiona la corrección de la inconsistencia?

Si se utiliza la Herramienta de Simulación de Upgrade de Reconciliación Interna, estedocumento ayudará a analizar y a entender los resultados del upgrade simulado. No obstante,debido a que la Herramienta de Simulación de Upgrade de Reconciliación Interna es unaaplicación de lectura únicamente, no será posible realizar ninguna acción ni gestionar lascorrecciones de inconsistencias hasta que efectivamente se realice el upgrade del sistema envivo.

Información adicionalLos siguientes son enlaces a páginas útiles en el Partner Portal, desde el cual se puede descargar:

Revisiones posteriores de esta How to Guide. La guía se modificará de vez en cuando con escenariosy ejemplos adicionales. Consulte periódicamente los últimos números de versiones.

Sesiones de capacitación grabadas que complementan esta How to Guide, en particular la sesión decapacitación de dos partes que consta de:

Parte uno: resumen de upgrade de reconciliación interna

Parte dos: sesión detallada de upgrade de reconciliación interna

SAP BUSINESS ONE 2007 - NEW RECONCILIATION ENGINE

SAP BUSINESS ONE 2007 - RECONCILIATION TRAINING

Para información sobre posibles implicaciones en los modelos de XL Reporter, véase la NotaSAP No. 1063565.

GlosarioTérmino Descripción

Inconsistencia Se compromete la coincidencia entre todos los objetosinvolucrados en una reconciliación interna específica.

Tipo de inconsistencia Categoría de la inconsistencia. Usualmente se basa en elescenario que la produjo.

https://websmp208.sap-ag.de/~sapidb/011000358700000380562007E

https://websmp208.sap-ag.de/~sapidb/011000358700000383612007E


© SAP AG 2007 6

Factura Representa uno de los siguientes ítems de deudores o deproveedores:

Factura

Factura de anticipo

Factura anticipada

Nota de cargo

Nota de crédito Representa un documento de nota de crédito de deudores o deproveedores.

Pago Representa un cobro o un pago efectuado, sin importar la formaen que se genera.

Asiento manual Cualquier asiento con el AS de origen que no se creó comoresultado de una adición de documento

Asiento asociado condocumento

Asiento que se crea automáticamente al añadir ciertosdocumentos en SAP Business One

Factura de deudores, factura de proveedores, cobros y pagosefectuados, depósitos…

Documentosenlazados

Documentos que se conciliaron empleando documentos de cobro ode pagos efectuados, notas de crédito de proveedores, o notas decrédito de deudores

Por nociones De manera conceptual, efectiva

Una factura abierta por nociones retiene su status previoantes del upgrade, pero se presenta como "abierta"mediante un asiento de corrección para propósitos dereconciliación interna. (Por ejemplo, una factura se puedeabrir parcialmente en el upgrade y se reabre por nocionesparte de la factura que está cerrada).

Reconciliacióncompleta

Las operaciones y documentos seleccionados para la reconciliaciónse abrieron totalmente antes de la reconciliación y se cerraron de lamisma manera después de ella.


© SAP AG 2007 7

Reconciliación parcial Por lo menos una de las operaciones o documentos involucrados enla reconciliación no se abrió completamente antes de la reconciliacióno no se cerró completamente después de ella.

En las versiones anteriores a SAP Business One 2007 A, lareconciliación parcial sólo puede hacerse en el nivel de documento.

Facturas de deudores No. 500, 550 y 604 por las cantidades deUSD 100, USD 150 y USD 250, se pagaron mediante el cobroNo. 330, por USD 470.

La cantidad del pago se aplicó de la siguiente manera:

Las facturas de deudores No. 500 y No. 550 se pagaron en sutotalidad (100 + 150 = USD 250), mientras que de la factura dedeudor No. 604, sólo se pagaron USD 220 del total de USD250.

Aunque las facturas de deudores No. 500 y 550 se pagaron ensu totalidad, esta es una reconciliación parcial, debido al pagoparcial de la factura de deudores No. 604.

Reconciliaciónmanual

Reconciliación entre asientos que se puede asociar con documentos

En las versiones anteriores a SAP Business One 2007 A, unareconciliación manual sólo puede ser una reconciliación completa.

Reconciliación delsistema

Reconciliación completa que es el resultado de pagar o acreditardocumentos u operaciones mediante la creación de documentos.

Al añadir un cobro que paga completamente una factura dedeudores, el sistema reconcilia automáticamente lasoperaciones asociadas con estos documentos.


© SAP AG 2007 8

ResumenUna inconsistencia es una situación en la cual el valor del saldo vencido en un documento es diferente alsaldo vencido efectivo de un asiento asociado con este documento.

Las versiones anteriores a SAP Business One 2007 A contienen dos motores de reconciliación internaseparados:

Por documentos

Por asientos

Cada motor de reconciliación interna suministra varias funciones, algunas de las cuales son comunes aambos, tales como reconciliar los datos de dos documentos que tienen importes completos exactos, oreconciliar dos asientos que tienen importes idénticos. En otras palabras, reconciliación completa.

Los dos motores también difieren en sus capacidades. El motor “Por documentos” permite pagar o acreditarparcialmente una factura, mientras que el motor “Por asientos” permite pagar y acreditar cantidadescompletas únicamente.

Una factura pagada o acreditada parcialmente muestra los datos de la siguiente manera:

Esta es la factura de deudores No. 26 que está asociada con la operación No. 77:

No obstante, en la ventana Reconciliación interna, el asiento No. 77, que está asociado con la factura dedeudores No. 26, no refleja el pago o el crédito parcial. El importe a reconciliar (saldo vencido) es el importecompleto y original de la factura. Además, el usuario puede reconciliarlo con cualquier asiento o cualquierconjunto de asientos que muestre un importe que coincida:

Puesto que el saldo vencido en el documento es diferente al saldo vencido del asiento asociado con esedocumento, se tiene una inconsistencia.

Estas inconsistencias son las más comunes. Si no se reconcilian las operaciones asociadas con losdocumentos enlazados, estas inconsistencias se gestionan de manera automática durante el upgrade, y nose necesitan acciones adicionales por parte del usuario.

No obstante, algunas inconsistencias se corrigen mediante la creación automática de un asiento especialque será necesario gestionar después del upgrade.


© SAP AG 2007 9

Identificación de inconsistencias durante el proceso deupgradeSAP Business One 2007 A incluye un nuevo motor de reconciliación interna que combina las capacidadesde los dos motores suministradas en versiones anteriores. Asimismo, actualiza constantemente los datos dereconciliación interna, de manera que un documento siempre es una imagen del asiento asociado con él yviceversa.

El nuevo motor de reconciliación interna no permite la creación de inconsistencias, ni siquiera de manera nointencional.

Debido a que este es un cambio importante con respecto a las versiones previas, parte del proceso deupgrade a SAP Business One 2007 A consiste en pasar de trabajar con dos motores de reconciliacióninterna separados a trabajar con un motor integrado.

El siguiente proceso identifica automáticamente y gestiona cualquier inconsistencia que se pueda presentardurante el upgrade a SAP Business One 2007 A:

1. El sistema revisa todas las operaciones de mayor y los documentos para identificar los que han sidoreconciliados (ya sea total o parcialmente), y los que no.

2. El sistema analiza adicionalmente las operaciones de mayor y los documentos identificados comoparcial o totalmente reconciliados para determinar si la reconciliación identificada se refleja de maneraidéntica tanto en los datos de los documentos como en los datos de las operaciones de mayor.

3. Si se identifica una inconsistencia entre los datos del documento y la operación de mayor asociadacon él como resultado de la reconciliación interna, el sistema crea un asiento de upgrade especialpara ajustar la inconsistencia.

4. Una vez que se completa el upgrade, se puede generar un informe que indica los asientos decorrección añadidos durante el proceso (Gestión Utilidades Reconciliación interna actualizacióninforme seguimiento auditoría). El informe suministra información detallada que explica el trasfondode los asientos de corrección, los documentos asociados y las operaciones de mayor que requirieronajustes.

No se pueden corregir las inconsistencias antes de que se realice el upgrade.


© SAP AG 2007 10

Generación del informe de seguimiento de auditoría deinconsistenciasDespués de completar el upgrade, genere el informe de Seguimiento de auditoría de inconsistencias queproporciona:

Información detallada relacionada con las inconsistencias identificadas durante el proceso de upgrade

Detalles de las operaciones de upgrade correspondientes que se crearon para resolver estasinconsistencias

Parametrización de los criterios del informePara crear el informe, en el Menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión UtilidadesReconciliación interna actualización informe seguimiento auditoría.

Aparece la ventana de Criterios de selección de seguimiento de auditoría de inconsistencias:

Se puede generar el informe para toda la base de datos, o se pueden filtrar los resultados empleandocualquiera de los siguientes campos como criterio:

Campo Descripción / Acción

Tipo deinconsistencia

Para filtrar el informe a sólo un tipo de inconsistencia, seleccioneel tipo requerido en la lista. De otra manera, seleccione Todos.


© SAP AG 2007 11

Tipo de origen dedoc. "Nocional".

Los resultados del informe incluyen:

El tipo de origen de los documentos involucrados en lasinconsistencias identificadas

Los documentos que el asiento de upgrade reabrió por noción.

Seleccione un tipo de origen de la lista para ver los asientos deupgrade creados para el tipo de documento específico.

Para generar una lista de asientos de upgrade creados paralas inconsistencias identificadas en las facturas de deudores,seleccione el tipo de origen IN.

Para la descripción completa de tipos de origen, véase el Sidespués del cero, entonces puede llevarse a cabo unareconciliación de cuentas sin investigación alguna.

en este documento.

Tipo de socio denegocios

Genere el informe para clientes o proveedores únicamente o paraclientes y proveedores a la vez.

Socio de negociosdesde, hasta

Indique un intervalo de socios de negocios para los cuales deseagenerar el informe.

Las opciones dependen de la selección hecha en el campo Tipode socio de negocios.

Número de asiento deupgrade Desde,Hasta

Indique un intervalo de números de asientos de upgrade paraincluir en el informe.

Los números asignados a los asientos de upgrade sonsucesivos y se toman de las series de numeraciónpredeterminadas asignadas a los asientos manuales.

Desde fecha decontabilización...hasta

Indique un intervalo de fechas de contabilización para incluir sóloasientos de upgrade cuyas fechas de contabilización seencuentran dentro de este intervalo.

La fecha de contabilización del asiento de upgrade sedetermina con la fecha de contabilización del documento uoperación reabierto por noción para el cual se creó.

Si el asiento de upgrade contiene múltiples líneas, cada unacon una fecha de contabilización diferente, el informe muestraúnicamente las líneas que tienen una fecha de contabilizacióndentro del intervalo definido.


© SAP AG 2007 12

Fecha de vencimientodesde...hasta,

Indique un intervalo de fechas de vencimiento para incluir sóloasientos de upgrade cuyas fechas de vencimiento se encuentrandentro de este intervalo.

La fecha de vencimiento del asiento de upgrade se determinacon la fecha de vencimiento del documento u operaciónreabierto por noción para el cual se creó.

Si el asiento de upgrade contiene múltiples líneas, cada unacon una fecha de vencimiento diferente, el informe muestraúnicamente las líneas que tienen una fecha de vencimientodentro del intervalo definido.

Desde fecha dedocumento... hasta

Indique un intervalo de fechas de documento para incluir sóloasientos de upgrade cuyas fechas de documento se encuentrandentro de este intervalo.

La fecha de documento del asiento de upgrade se determinacon la fecha del documento u operación reabierta por nociónpara el cual se creó.

Si el asiento de upgrade contiene múltiples líneas, cada unacon una fecha de documento diferente, el informe muestraúnicamente las líneas que tienen una fecha de documentodentro del intervalo definido.

Valor de asiento deupgrade (ML) desde,hasta

Indique un intervalo de importes en la moneda local para incluirúnicamente asientos de upgrade cuyos valores en moneda localse encuentran dentro de ese intervalo. Un valor positivo indica unimporte de débito, mientras que un valor negativo indica unimporte de crédito.

Para el intervalo (-10 a 5), el informe incluye los asientos deupgrade con valores de crédito de 0 a 10, y asientos deupgrade con valores de débito de 0 a 5.

Los criterios de selección utilizados se graban y aparecen de manera automática la siguientevez que se accede a esta ventana.

Los resultados del informe contienen detalles como el tipo de inconsistencia y una explicación breve sobrela razón de la inconsistencia. Esto, junto con la información adicional que se incluye en el informe, permiteentender las razones de la creación de cada operación de upgrade. Se pueden imprimir los resultados delinforme y grabarlos en formato Microsoft Excel.

Cómo visualizar el informeLa ventana Reconciliación interna actualización informe seguimiento auditoría comprende dos secciones, elárea de encabezado y el área de tabla:


© SAP AG 2007 14

Área de encabezadoEl área de encabezado muestra los detalles de la línea que está seleccionada actualmente en el área de latabla.

Área de encabezado

Campo Descripción

Número de entrada endiario

Contiene el número de línea de la tabla de seguimiento deauditoría seleccionada.

Para abrir la ventana Asiento, haga en clic .

Total saldo entradadiario

Muestra el importe de saldo vencido en moneda local del asientode upgrade seleccionado, incluso si fue reconciliado.

Explicación de laagrupación

Indica porqué se creó el asiento de upgrade seleccionado.

Área de la tablaLa tabla consta de dos secciones:

Detalles del asiento de upgrade: las columnas de esta parte suministran detalles del asiento deupgrade creado automáticamente durante el proceso de upgrade.

Datos de seguimiento de auditoría: las columnas de esta parte suministran información sobre losdocumentos y operaciones originales y las reconciliaciones involucradas en la inconsistencia quedesencadenó la creación del asiento de upgrade. Para visualizar todos los datos de seguimiento deauditoría, expanda la pantalla del informe.


© SAP AG 2007 15

Área de la tabla

Campo Descripción

Tipo de inconsistencia Indica el tipo de inconsistencia entre aquellos disponibles:

Factura enlazada al pago reconciliado.

Nota de crédito enlazada al pago reconciliado.

Pago enlazado a la operación reconciliada.

Factura o crédito enlazado al crédito o factura.

Asiento enlazado al pago reconciliado.

Reconciliación cancelada.

Reconciliación no compensada.

Cancelación del pago o asiento dentro del pago.

Reconocimiento de diferencia de tipo de cambio parcial.

Compensación actualización transacción diario.

Reconciliación de pago cancelado o asiento.

Cancelación de pago o asiento dentro de pago.

Diferencia de tipo de cambio faltante detrás de múltiples B.

Aplicación doble de pagos de solicitudes de anticipo

Reconocimiento de diferencia de cambio de pagos de DPM.

Reconciliación de pagos asociados con la solicitud DPM.

Reconciliación SN múltiple no compensada

Doble utilización de la factura tras enlazar con anticipo...

Pago cancelado de solicitud de anticipo.

Abono basado en una factura de traspaso de ejercicio

Pago de un documento de traspaso de ejercicio

Procesamiento de pago enlazado a operaciones

Socio de negocios de consolidación

Múltiples cuentas asociadas

Número de entrada endiario

Número asignado al asiento de upgrade.

La serie de numeración usada se define como la predeterminadapara los asientos manuales.

Número de línea deentrada en el diario

Número sucesivo de cada línea en el asiento de upgrade.

Cuando un asiento de upgrade incluye múltiples líneas, cada línease visualiza separada en el informe. El número de la primera líneaes 0, el de la segunda es 1, y así sucesivamente.


© SAP AG 2007 16

Origen Tipo de origen y número del documento u operación original parael cual se creó el asiento de upgrade y se reabrió por noción.

Para visualizar el documento u operación original, haga clic en .

PC 479 representa la nota de crédito de proveedores No. 479.Para la descripción completa de los tipos de origen véase el Sidespués del cero, entonces puede llevarse a cabo unareconciliación de cuentas sin investigación alguna.

.

Número de operación Número del asiento asociado con el documento u operaciónoriginal para el cual se creó el asiento y se reabrió por noción.

Para visualizar el asiento, haga clic en .

Por defecto, esta columna no aparece en la tabla. Paravisualizarla, haga clic en la barra de herramientas yseleccione esta opción en la ventana Parametrizaciones deformulario.

Número de línea detransacción

Número sucesivo de la línea de la operación en el asientoasociado con el documento u operación original para el cual secreó y se abrió por noción el asiento de upgrade.

El número de la primera línea es 0; el de la segunda es 1, y asísucesivamente, mientras que en la ventana Asiento, el númerode la primera línea visualizada es 1. Cerciórese de tener estoen cuenta al revisar los resultados del informe respecto a laaplicación.


Código SN, Nombre SN Código y nombre del socio de negocios para el cual se contabilizael asiento de upgrade o el documento u operación original que seabrió por noción.

Actualizar valor de líneade diario

Valor de la línea del asiento de upgrade en la moneda del socio denegocios.

Un valor positivo representa un importe de débito, mientras que unvalor negativo representa un importe de crédito.


© SAP AG 2007 17

Actualizar valor delínea de diario (ML)

Valor de la línea del asiento de upgrade en la moneda local.

Un valor positivo representa un importe de débito, mientras que unvalor negativo representa un importe de crédito.

En la parte inferior de esta columna se visualiza la suma total delas líneas de asiento de upgrade.


Documento aplicado yreconciliado

Origen y número del documento que estaba enlazadooriginalmente al documento u operación para el cual se creó elasiento de upgrade.

El Documento aplicado y reconciliado fue reconciliado con laoperación o documento (véase el No. de reconciliación) que esdiferente al que estaba enlazado originalmente (véase Documentoenlazado).

Para visualizar el documento original, haga clic en .

RC 99 representa el cobro No. 99. Para la descripcióncompleta de los tipos de origen, véase el Si después del cero,entonces puede llevarse a cabo una reconciliación de cuentassin investigación alguna.

en este documento.

Documento enlazado Origen y número de la operación o documento enlazado alDocumento aplicado y reconciliado.

Para visualizar el documento original, haga clic en .

RC 99 representa el cobro No. 99. Para la descripción completade los tipos de origen, véase el Si después del cero, entoncespuede llevarse a cabo una reconciliación de cuentas sininvestigación alguna.

en este documento.

No. de reconciliación. Número de la reconciliación que involucra el documento uoperación que contiene la inconsistencia.

Para abrir la ventana Gestionar reconciliaciones internasanteriores, en la cual se pueden visualizar todas las operacionesinvolucradas en esta reconciliación, haga clic en .


© SAP AG 2007 18

X, Y, Z Estas columnas representan diferentes valores, dependiendo deltipo de inconsistencia. La información que proporcionan puedeayudar a entender el origen de los valores de asientos de upgradecreados para escenarios complejos.

Debido a que los escenarios complejos son relativamente raros yno es pertinente analizar cada asiento de upgrade, estascolumnas no se visualizan en el informe de manerapredeterminada. Para visualizarlas, haga clic en la barra deherramientas y seleccione la opción apropiada en la ventanaParametrizaciones de formulario.


© SAP AG 2007 19

Asientos de upgradeLos asientos de upgrade creados durante el proceso de upgrade tienen características que los distinguen detodos los otros asientos en las bases de datos.

Las principales diferencias son las siguientes:

Los valores de débito o de crédito en moneda local, extranjera o del sistema, son cero.

El valor de un asiento de upgrade se refleja únicamente en las columnas Saldo vencido, las cuales seagregaron recientemente a SAP Business One 2007 A, y representa el importe disponible para lareconciliación.

El valor de los asientos de upgrade puede ser en moneda local o en moneda extranjera,dependiendo de la moneda asignada al socio de negocios afectado.

Los asientos de upgrade para socios de negocios definidos como Todas las monedas, secontabilizan en la moneda local únicamente.

Los asientos de upgrade no se crean ni se registran en la moneda del sistema.

Los asientos de upgrade se incluyen y se visualizan en todos los informes contables(antigüedad, ventana saldo de cuentas, libro mayor, informe de asientos de operaciones, etc.)con un valor cero de débito o de crédito, y un valor de saldo vencido diferente de cero.

Puesto que no hay una representación separada de valores de débito de saldo vencido ycrédito de saldo vencido, los datos positivos de saldo vencido representan importes de débito,mientras que los valores negativos de saldo vencido representan importes de crédito.

Los asientos de upgrade no se pueden cancelar, anular ni duplicar.

El origen de todos los asientos de upgrade es UR (Upgrade de reconciliación). Al hacer clic enjunto a él, se abre el informe Reconciliación interna actualización informe seguimiento auditoría,filtrado para el asiento de upgrade específico únicamente (en otras palabras, suministrando laexplicación del asiento de upgrade específico).


© SAP AG 2007 20

Campo Descripción/Actividad

Serie, Número La serie de numeración asignada para los asientos de upgrade es laserie de numeración predeterminada asignada a los asientosmanuales.

Fecha decontabilización, Fechade vencimiento, Fechade documento

Las fechas de los asientos de upgrade son aquellas del documento uoperación original que el asiento de upgrade reabrió por noción.

Si un asiento de upgrade incluye más de una línea, cada línea puedetener una fecha diferente. En este caso, las fechas que aparecen enel encabezado serían las últimas desde dentro de las líneas delasiento de upgrade.

Esta conducta se presenta si:

Se selecciona la opción Bloquear tratamiento defechas contables por línea en la ficha PreDocumento (Gestión Inicialización del sistemaParametrizaciones del documento)

Las fechas asignadas al asiento de upgrade son deun periodo de contabilización que ya estábloqueado.

Ref.1, Ref.2, Ref. 3 Al nivel de líneas, estos campos contienen los valores de los camposcorrespondientes de las operaciones asociadas con el documentoque la línea de asiento de upgrade reabre por noción.

Estos valores se pueden actualizar manualmente en los asientos deupgrade.

Estos campos están vacíos en el encabezado.

Comentarios En el encabezado del asiento: indica el tipo de inconsistenciaque hay detrás del asiento de upgrade

Pago enlazado a transacción reconciliada: Upgrade dereconciliación interna

En el nivel de línea del asiento: indica el documento que seestá reabriendo por noción a través de la línea de asientoespecífica

El cobro 13 indica que esta línea de asiento de upgradereabre por noción el documento de cobro No. 13.

El contenido del campo Comentarios en el nivel de líneaaparece en el extracto de cliente Puede modificarsemanualmente si es necesario.


© SAP AG 2007 21

Gestión de asientos de upgradeLos asientos de upgrade creados durante el proceso de upgrade se encuentran en el informe deReconciliación interna actualización informe seguimiento auditoría Para mantener el sistema contableactualizado se deben gestionar los asientos de upgrade tal como se gestiona cualquier otra operacióncontabilizada a un socio de negocios.

El proceso de alto nivel recomendado para gestionar los asientos de upgrade es el siguiente:

1. En el Menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión Utilidades Reconciliacióninterna actualización informe seguimiento auditoría. Aparece la ventana de criterio de selección delinforme.

2. Seleccione los criterios correspondientes y elija OK. Aparece el informe Reconciliación internaactualización seguimiento auditoría.

3. Seleccione la línea del asiento de upgrade que desea procesar y elija Reconciliación interna.

Aparece la ventana Reconciliación interna para el socio de negocios correspondiente, indicando todaslas operaciones no reconciliadas contabilizadas al socio de negocios, incluido el asiento de upgrade.

Al visualizar las columnas Detalles, Ref 1, Ref 2 y Ref 3 en esta ventana (seleccionándolas en laventana Parametrizaciones de formulario), se puede identificar el documento origen que los asientosde upgrade reabrieron por noción.

Se debe procesar el asiento de upgrade según el tipo de inconsistencia que lo inició.

Potencialmente se puede gestionar el asiento de upgrade tal como se haría con una operaciónde socio de negocios corriente. Es posible:

Dejarlo en el libro mayor para esperar que se contabilice una operacióncorrespondiente; por ejemplo, una factura que espera su correspondiente pago.

Reconciliarlo con un pago existente o una operación de crédito.

Reconocerlo como deuda dudosa y contabilizarlo a la cuenta asociada de deudadudosa del socio de negocios.

Reconocerlo como ganancia o pérdida y contabilizarlo a una cuenta de pérdidas yganancias.

La única forma de gestionar asientos de upgrade que son el resultado del reconocimiento de ladiferencia parcial del tipo de cambio es mediante su transferencia a las cuentas de pérdidas yganancias.


© SAP AG 2007 22

Tipos de inconsistenciasComo se mencionó previamente, el informe Reconciliación interna actualización seguimiento auditoríaidentifica el tipo de inconsistencias que desencadenan un asiento de upgrade. Las siguientes sondescripciones detalladas de los diferentes tipos de inconsistencias que pueden aparecer en el informe. Estainformación puede ayudar a analizar cada asiento de upgrade y a tomar la decisión apropiada sobre cómogestionarlo.

Factura enlazada al pago reconciliadoEsta inconsistencia se presenta cuando una factura es enlazada parcialmente a un pago (mediante laselección de la factura en la tabla de documento de pago o mediante la utilización de la función Enlazarfacturas a pagos), pero el asiento asociado con este pago está reconciliado con un asiento que no es el queestá asociado a la factura.

Los siguientes ejemplos demuestran varios casos de inconsistencias identificadas como Factura enlazadaa pago reconciliado:

Antes de hacer el upgrade a SAP Business One 2007 A:

La factura de deudores No. 49 se pagó parcialmente (20 de 100 dólares) mediante el cobroNo. 33. Debido a que el pago es por un importe parcial únicamente, las operacionesasociadas con los documentos mostrados en el ejemplo anterior no están reconciliadas entresí.


© SAP AG 2007 23

El asiento No. 147 está asociado con la factura de deudores No. 50, y está totalmentereconciliada con el asiento No. 146 que está asociado con el cobro No. 33.La factura de deudores No. 49 no está involucrada en esta reconciliación, aunque fue pagadaparcialmente por el cobro No. 33.

Consecuencias de esta inconsistencia:

La factura de deudores No. 49 se considera parcialmente pagada desde la perspectiva deldocumento y completamente abierta desde la perspectiva del libro mayor. Debido a esto, algenerar el informe de antigüedad por documentos, los resultados del informe son diferentes delos calculados cuando el informe se genera por asientos. Asimismo, el informe indica que seencuentra una inconsistencia en este escenario:

La ventana anterior muestra el informe Antigüedad cuentas de clientes generado pordocumentos de ventas. El cliente C30000 aparece en rojo para indicar la inconsistencia.


© SAP AG 2007 24

Asimismo, se puede ver que el valor Total NO es igual a la suma de los intervalos deantigüedad.

No todos los tipos de inconsistencias tienen la misma influencia en el informe de Antigüedad.

La inconsistencia de este ejemplo también influye sobre el informe Lista de partidas abiertas:

Como se puede ver, la factura de deudores No. 49 se visualiza con un importe pendiente de 80dólares, cuando debería ser de 100 dólares.

Durante el Upgrade a SAP Business One 2007 A:

El sistema identifica que el cobro No. 33 de 20 dólares se aplicó dos veces:

Al pagar parcialmente la factura de deudores No. 49

Cuando el asiento No. 146, que está asociado con el cobro No. 33, fue reconciliadocompletamente con el asiento No. 147, que está asociado con la factura de deudoresNo. 50.

Para corregir esto, es necesario reabrir una de las reconciliaciones dobles. Debido a que eldocumento enlazado ya está abierto desde la perspectiva del libro mayor, el sistema siemprelo reabre por noción. En este caso, la factura de deudores No. 49 se reabrió por nociónmediante la creación de un asiento de upgrade por el valor de saldo vencido de 20 dólares.


© SAP AG 2007 25

Después del Upgrade a SAP Business One 2007 A:

El informe de Reconciliación interna actualización seguimiento auditoría muestra los detallesque explican el asiento de upgrade creado para corregir la inconsistencia.

Al seleccionar la línea específica que muestra el asiento de upgrade y al seleccionarReconciliación interna, se abre la ventana Reconciliación interna introducida en SAP BusinessOne 2007 A. La ventana muestra las operaciones pendientes contabilizadas para el socio denegocios afectado.

La primera línea muestra la factura de deudores No. 49, que se creó por una cantidad total de100 dólares y se pagó parcialmente (20 dólares) mediante el cobro No. 33, lo que produjo unimporte de saldo vencido de 80 dólares.

La segunda línea muestra el asiento de upgrade creado para reabrir por noción la factura dedeudores No. 49. Como se puede ver, el asiento de upgrade tiene un importe de operación decero (el campo Importe está vacío), y un saldo vencido de débito de 20 dólares.

La razón por la que se crea el asiento de upgrade y no se abre el documento, es que existe laposibilidad de que la otra reconciliación (en este ejemplo, la factura No. 50), deba reabrirse, loque brinda la opción de cambiar los detalles del asiento de upgrade para relacionarlo con lafactura No. 50.

Debido a que estos detalles aparecen en el extracto del cliente, es posible ajustarlos mediantela pantalla Asiento, de ser necesario.


© SAP AG 2007 26

¿Qué sigue?

Potencialmente se puede gestionar el asiento de upgrade tal como se haría con una operaciónde socio de negocios corriente. Decida si:

Dejarlo en el libro mayor para esperar a que se contabilice una operacióncorrespondiente, por ejemplo, una nota de crédito o un pago.




En este ejemplo, se puede ver en la ventana Reconciliación interna anterior que el cobro No.35 por 100 dólares se creó para el socio de negocios y todavía está pendiente.

Si esto refleja la actividad comercial con este socio de negocios, se puede reconciliar el cobroNo. 35 con la factura de deudores No. 49 y el asiento de upgrade No. 167.

Debido a que la reconciliación del asiento de upgrade con su respectiva operación uoperaciones implica gestionarlo, el asiento de upgrade ya no aparecerá en ningún informe quemuestre las operaciones no reconciliadas.


© SAP AG 2007 27

Nota de crédito enlazada a pago reconciliadoEsta inconsistencia se presenta cuando una nota de crédito que se selecciona en la tabla de documento depago está enlazada a un pago, pero el pago se reconcilia manualmente con operaciones que no incluyenesta nota de crédito.


La nota de crédito No. 7 y la factura de deudores No. 51 se pagaron parcialmente mediante elcobro No. 34.

Nota de crédito de deudores No. 7: USD -20 de USD -30.

Factura de deudores No. 51 USD 30 de USD 40.

Puesto que todos los documentos anteriores se pagan o se utilizan parcialmente, lasoperaciones asociadas con ellos no están reconciliadas entre sí:


© SAP AG 2007 28

Los asientos No. 149 y 151, que están asociados con las facturas de deudores No. 51 y 52respectivamente, están totalmente reconciliados con la operación No. 150 asociada con elcobro No. 34.

La operación No. 148, que está asociada con la nota de crédito de deudores No. 7, no estáinvolucrada en esta reconciliación, aunque se pagó parcialmente mediante el cobro No. 34.

Durante el upgrade a SAP Business One 2007 A:

El sistema identifica como totalmente reconciliado el cobro No. 34 que se utilizó para pagarparcialmente la nota de crédito de deudores No. 7, y la nota de crédito de deudores No. 7 y suoperación asociada, como no reconciliada.

El sistema crea un asiento de upgrade para reabrir por noción la nota de crédito de deudoresNo. 7 con el fin de reflejar su valor de saldo vencido real, es decir, 30 dólares y no 10 dólarescomo estaba antes de que se realizara el upgrade.

Después del upgrade a SAP Business One 2007 A:

El informe Reconciliación interna actualización seguimiento auditoría muestra el asiento deupgrade creado para corregir la inconsistencia.


© SAP AG 2007 29


El asiento de upgrade No. 169 aparece con un valor de saldo vencido de crédito de 20 dólares,pero sin ningún importe de débito o de crédito (el campo Importe se encuentra vacío). Estaoperación reabre por noción la nota de crédito de deudores No. 7, y junto con su valor de saldovencido de crédito de 10 dólares (según lo determinado antes del upgrade), refleja el valor desaldo vencido real de la nota de crédito de deudores No. 7, es decir, 30 dólares.

¿Qué sigue?

Tal como se explicó anteriormente en este documento, potencialmente se pueden gestionarlos asientos de upgrade de la misma forma en que se tratan otros asientos contabilizados en labase de datos de la sociedad.

La ventana Reconciliación interna mostrada arriba muestra la factura de deudores No. 53, conun valor de saldo vencido de 30 dólares. Una investigación adicional (haga clic en la flecha deenlace para abrir el documento y luego en el icono del documento de destino) revela que fueacreditada mediante la nota de crédito de deudores No. 8 por 70 dólares.

Con base en el conocimiento de las actividades comerciales de este cliente específico, el restode la factura de deudores No. 53 (30 dólares) debe acreditarse también. Por lo tanto, es


© SAP AG 2007 30

posible reconciliar la nota de crédito de deudores No. 7 y el asiento de upgrade No. 169 juntocon la factura de deudores No. 53. Al observar la columna Importe a reconciliar, se puede verque si se seleccionan las tres operaciones, el valor es cero. En otras palabras: se compensa lareconciliación.


Pago enlazado a operación reconciliadaEsta inconsistencia se presenta cuando una operación (ya sea un asiento manual o una operación asociadacon un documento) pagada parcialmente mediante un documento de pago se reconcilia posteriormente ensu totalidad con operaciones que no están asociadas con el documento de pago.


La factura de deudores No. 40 se paga parcialmente (70 de 180 dólares) mediante el cobroNo. 19 a través del uso de la función Enlazar facturas a pagos. Las operaciones asociadas conestos documentos no están reconciliadas entre sí.


© SAP AG 2007 31

El asiento No. 116 que está asociado con la factura de deudores No. 40 se reconciliócompletamente con la operación No. 117 que no está asociada con el cobro No. 19.


El sistema identifica que el cobro No. 19 está enlazado pero no reconciliado con la factura dedeudores No. 40 que está completamente reconciliada con la operación No. 117 asociada conel cobro No. 20.

Debido a esto, el sistema crea un asiento de upgrade con un valor de saldo vencido de créditode 70 dólares para reabrir por noción el cobro No. 19 y reflejar su valor de saldo vencido real,es decir, un crédito de 270 dólares.



Al seleccionar la línea específica que muestra el asiento de upgrade y al seleccionarReconciliación interna, se abre la ventana Reconciliación interna introducida en SAP Business


© SAP AG 2007 32

One 2007 A. La ventana muestra las operaciones pendientes contabilizadas para el socio denegocios afectado.

La primera línea muestra el cobro No. 19 con un valor de saldo vencido de crédito de 200dólares. Esto se definió antes de que se realizara el upgrade. La segunda línea muestra elasiento de upgrade sin ningún valor de débito o crédito (el campo Importe está vacío), perocon un valor de saldo vencido de crédito de 70 dólares. Esto reabre por noción el cobro No. 19y, junto con el valor de saldo vencido dado del cobro No. 19, refleja su valor de saldo vencidoreal, es decir, un crédito de 270 dólares.

¿Qué sigue?


Dejarlo en el libro mayor para esperar a que se contabilice una operacióncorrespondiente, por ejemplo, una factura o una operación de asiento.

Reconciliarlo con una factura existente o una operación de asiento.




© SAP AG 2007 33

Factura o crédito enlazado a crédito o facturaAl crearse una nota de crédito parcial con base en una factura, las operaciones asociadas con la nota decrédito y la factura acreditada no se reconcilian y, por lo tanto, se pueden reconciliar con otras operaciones.


La nota de crédito de deudores No. 6 acredita parcialmente la factura de deudores No. 41. Losasientos asociados con estos documentos no se reconcilian.


© SAP AG 2007 34

El asiento No. 118, que está asociado con la factura de deudores No. 41, se reconciliócompletamente con el asiento No. 120, que no está asociado con la nota de crédito dedeudores No. 6.


El sistema identifica que:

La nota de crédito de deudores No. 6 está enlazada con la factura de deudores No. 41y que el status del documento es cerrado.

El asiento No. 119, que está asociado con la factura de deudores No. 6, no estáreconciliado con el asiento No. 118 que está asociado con la factura de deudores No.41, pero está totalmente reconciliado con el asiento No. 120.

Debido a esto, el sistema crea un asiento de upgrade para reabrir por noción la nota de créditode deudores No. 6 para un valor de saldo vencido de crédito de 100 dólares.




© SAP AG 2007 35


Como se puede ver, el asiento de upgrade No. 174 reabre por noción la nota de crédito dedeudores No. 6, pero no tiene influencia adicional sobre el documento cuyo status permanececerrado. Esta es la razón por la cual la nota de crédito de deudores No. 6 no aparece en laventana Reconciliación interna mostrada más arriba. Los campos Ref. 1 y Detalles indican queeste asiento de upgrade fue creado para reabrir por noción la nota de crédito de deudores No.6.

¿Qué sigue?



© SAP AG 2007 36

Dejarlo en el libro mayor para esperar a que se contabilice una operacióncorrespondiente, por ejemplo, una factura o una operación de asiento.

Reconciliarlo con una factura existente o con una operación de asiento.




© SAP AG 2007 37

Asiento enlazado a pago reconciliado.Esta inconsistencia se presenta cuando se enlaza un asiento a un documento de pago. El pago sereconcilia posteriormente con un documento u operación que no es el asiento al que estaba enlazadooriginalmente.


El asiento No. 121 se pagado completamente mediante el cobro No. 23. Puesto que el importedel cobro es diferente al importe del asiento, el asiento No. 121 no está reconciliado con laoperación No. 124 asociada con el cobro No. 23.


© SAP AG 2007 38

El asiento No. 124 está:

Asociado con el cobro No. 23 que se utilizó para pagar el asiento No. 121.

reconciliado completamente con la operación 126 que está asociada con la factura dedeudores No. 126.


El sistema identifica que el asiento No. 121 se pagó completamente mediante el cobro No. 23,pero no se reconcilió con la operación asociada.

Puesto que los 40 dólares del cobro No. 23 se usaron para pagar el asiento No. 121 y lafactura de deudores No. 43, el sistema crea un asiento de upgrade que reabre por noción elasiento No. 121 con un valor de saldo vencido de débito de 40 dólares.




© SAP AG 2007 39


La primera línea muestra el asiento de upgrade creado para reabrir por noción el asiento No.121. No tiene valor débito ni crédito (el campo Importe está vacío), pero tiene un valor de saldovencido de crédito de 40 dólares.

Aunque era obvio que antes de que se realizara el upgrade el asiento No. 121 no estabareconciliado, no aparece en la ventana Reconciliación interna de mostrada antes. Debido aque el asiento No. 121 se pagó en su totalidad mediante el cobro No. 23, su status es cerrado,y los documentos u operaciones que tienen ese status no se consideran reconciliables.

El campo Detalles indica que el asiento de upgrade No. 170 se creó para reabrir por noción elasiento No. 121.

¿Qué sigue?





© SAP AG 2007 41

Reconciliación canceladaEn las versiones de SAP Business One anteriores a 2007 A, cuando se cancela una reconciliación manual(Banking Extractos bancarios y Reconciliaciones Gestionar reconciliaciones precedentes), sereabrieron todos los asientos manuales y documentos de pago involucrados en la reconciliación cancelada,mientras que las facturas y los documentos de nota de crédito permanecieron con un valor de saldo vencidoigual a cero.

El hecho de tener un documento no reconciliado con status cerrado y valor de saldo vencido igual a cero seconsidera una inconsistencia.


El asiento No. 127, que está asociado con la factura de deudores No. 44, está reconciliadomanual y completamente con el asiento No. 128 que está asociado con el cobro No. 24 en lareconciliación No. 2.


© SAP AG 2007 42

Se canceló la reconciliación No. 2. Una vez que esto sucede, ya no hay una historiarelacionada con esta reconciliación y, por lo tanto, no se tiene conocimiento de que estafactura haya estado reconciliada alguna vez con este pago.

Respecto a SAP Business One 2007 A, si se cancela la reconciliación después de un upgrade,esta información se graba en la base de datos de la sociedad y se puede recuperar, de sernecesario.


© SAP AG 2007 43

Debido a esto, el cobro No. 24 se reabre con un importe total vencido de 100 dólares, mientrasque la factura de deudores No. 44 permanece cerrada con un saldo vencido igual a cero, enlugar del status pendiente y un valor de saldo vencido de 100 dólares.


El sistema identifica lo siguiente:

La factura de deudores No. 44 tiene un status cerrado y un valor de saldo vencido iguala cero.

El asiento No. 127, que está asociado con la factura de deudores No. 44, no estáreconciliado.

El sistema crea un asiento de upgrade para reabrir por noción la factura de deudores No. 44, yrefleja su valor de saldo vencido de 100 dólares.





© SAP AG 2007 44

La operación No. 173 (tercera línea) es el asiento de upgrade creado para corregir lainconsistencia. No tiene valor contable (El campo Importe está vacío), sólo un valor de saldovencido de débito de 100 dólares para reflejar el valor de saldo vencido de la factura dedeudores No. 44.

La factura de deudores No. 44 tiene el status cerrado y no aparece en la ventanaReconciliación interna. No obstante, los campos Ref.1 y Detalles indican que el asiento deupgrade No. 173 se creó para reabrir por noción la factura de deudores No. 44.

¿Qué sigue?








© SAP AG 2007 45

Reconciliación no compensada.Una reconciliación no compensada es aquella en la cual el valor de débito total es diferente al valor decrédito total. Es decir, no suma cero.

Hay varias circunstancias que, antes de SAP Business One 2007 A, causaban una reconciliación nocompensada. Los siguientes ejemplos explican en detalle las formas más comunes en las cuales podríanocurrir las reconciliaciones no compensadas.

Antes de SAP Business One 2007 A:

En la ilustración anterior, si se selecciona la casilla de verificación Visualizar transaccionesreconciliadas por sistema y se activa Reconciliar, la ventana Reconciliación interna muestra lasoperaciones asociadas con los documentos que ya que están reconciliados, por ejemplo,mediante la creación de un cobro que paga en tu totalidad una factura de deudores.

Esto permite reconciliar una o más de esas operaciones una segunda vez.

Si se utiliza esta opción, pero se vuelven a reconciliar todas las operaciones involucradas enuna reconciliación específica del sistema, no se presentan inconsistencias. Una inconsistenciase presenta únicamente cuando no se vuelven a reconciliar todas las operaciones involucradasen una reconciliación específica del sistema. La razón es que cada reconciliación estánumerada. El número de la reconciliación se graba en el nivel de línea del asiento. Si se vuelvea reconciliar una operación, el número de reconciliación sobrescribe el número dereconciliación anterior.

Por ejemplo, si una reconciliación de sistema involucra dos operaciones asociadas con unafactura y un pago, y sólo la operación asociada con la factura se reconcilia de nuevo, laoperación asociada con el pago tiene un número de reconciliación diferente del de la operaciónasociada con la factura. Cuando el sistema revisa el número de reconciliación asignado a laoperación asociada con la factura, detecta que la reconciliación no está compensada ya quesólo tiene un valor de saldo vencido de débito y no un valor de saldo vencido de crédito.


© SAP AG 2007 46

El cobro No. 25 paga en su totalidad la factura de deudores No. 45. Debido a esto, lasoperaciones asociadas con este documento se reconcilian totalmente. Ésta es unareconciliación del sistema.

La operación No. 130, que está asociada con la factura de deudores No. 45, se reconcilia dosveces y solamente retiene el último número de reconciliación. Debido a esto, la primerareconciliación no se compensa, ya que sólo está involucrada la operación asociada con elcobro No. 25. En otras palabras, esta reconciliación sólo tiene un valor de saldo vencido decrédito, y no un valor de saldo vencido de débito, y por lo tanto es una reconciliación nocompensada.


© SAP AG 2007 47


El sistema identifica que el cobro No. 25 está involucrado en una reconciliación nocompensada. Para corregir esta inconsistencia, el sistema crea un asiento de upgrade para elvalor de saldo vencido de crédito de 100 dólares y reabrir por noción el cobro No. 25.




La cuarta línea muestra el asiento de upgrade creado para reabrir por noción el cobro No. 25.La operación No. 165 no tiene valor contable, sólo un valor de saldo vencido de crédito de 100dólares.

Debido a que el cobro No. 25 tiene el status cerrado, no aparece en la ventana Reconciliacióninterna. No obstante, los campos Ref.1 y Detalles indican que el asiento de upgrade No. 165se creó para reabrir por noción el cobro No. 25.


© SAP AG 2007 48

¿Qué sigue?







Cancelación de pago o asiento dentro de pago.Antes de SAP Business One 2007 A, si se creaba un documento de pago, en lo sucesivo: pago interno, yotro documento de pago, en lo sucesivo: pago externo, mediante el cual se pagaba el pago interno y luegose cancelaba el pago interno, el saldo vencido del pago externo no se actualizaba de acuerdo con el importedel pago interno cancelado.

Antes de SAP Business One 2007 A:

El asiento No. 134, que está asociado con el pago efectuado No. 3, y la factura de deudoresNo. 46, se pagaron en su totalidad mediante el cobro No. 27. Las operaciones asociadas conestos documentos se reconcilian totalmente.

El pago efectuado No. 3 se canceló posteriormente, con lo que se obtuvo lo siguiente:


© SAP AG 2007 49

Se abrió la reconciliación del sistema creada en el momento en que se agregó el cobroNo. 27, y todas sus operaciones se pueden reconciliar ahora nuevamente.

El cobro No. 27 permaneció como intacto. No fue reabierto por el valor del pagoefectuado No. 3 que se canceló.


El sistema identifica que el pago efectuado No. 3 se canceló y que se abrió la reconciliación enla que estaba involucrado.

El sistema crea un asiento de upgrade para reabrir por noción el cobro No. 27 para un saldovencido de crédito de 50 dólares, que refleja por lo tanto la cancelación del pago efectuado No.3 (por 50 dólares).





© SAP AG 2007 50

La segunda línea muestra el asiento de upgrade No. 174, con un valor de saldo vencido de crédito de 50dólares.

¿Qué sigue?








© SAP AG 2007 51

Reconciliación de un pago canceladoEn versiones anteriores a SAP Business One 2007 A, la cancelación de un cobro o de un pago efectuadocrea de manera automática una operación de anulación, pero esta operación y la operación original(asociada con el documento cancelado) no se reconciliadas automáticamente entre sí. Debido a esto, esasoperaciones se pueden reconciliar con otras operaciones, lo que genera inconsistencias.

Antes del upgrade a SAP Business One 2007 A:

El cobro No. 29 se creó por 100 dólares y se canceló posteriormente. El asiento No. 139 secreó como una operación de anulación al asiento No. 138, que está asociado con el cobro No.29 cancelado.

Debido a que la operación de anulación y la asociada con el documento cancelado no sereconcilian de manera automática entre sí, el asiento No. 139 (la operación de anulación) sereconcilió posteriormente con el asiento No. 140, que está asociado con el cobro No. 30.


© SAP AG 2007 52


El sistema identifica que el cobro No. 29 está cerrado (como resultado de su cancelación) perono está reconciliado.

Para corregir esta inconsistencia el sistema crea un asiento de upgrade con un valor de saldovencido de crédito de 100 dólares.

Después del Upgrade a SAP Business One 2007 A:

El informe Reconciliación interna actualización seguimiento auditoría muestra el asiento deupgrade creado para corregir la inconsistencia. Al seleccionar la línea específica que muestrael asiento de upgrade y al seleccionar Reconciliación interna, se abre la ventanaReconciliación interna introducida en SAP Business One 2007 A. La ventana muestra lasoperaciones pendientes contabilizadas para el socio de negocios afectado.

La segunda línea muestra el asiento de upgrade No. 175 sin valor contable (el campo Importeestá vacío), pero con un valor de saldo vencido de crédito de 100 dólares para reflejar el valorde saldo vencido real del cobro No. 29. Puesto que se cerró mientras se cancelaba, el cobro


© SAP AG 2007 53

No. 29 no aparece en esta ventana. Los campos Ref. 1 y Detalles indican que este asiento deupgrade se creó para reabrir por noción el cobro No. 29.

¿Qué sigue?







Reconocimiento de diferencias de tipo de cambio parciales.En versiones anteriores a SAP Business One 2007 A, una contabilización de operación de diferencias detipo de cambio que debería reflejar los diferentes tipos de cambio, no se contabiliza cuando:

1. Se crea un pago parcial para una factura.

2. Uno o ambos documentos están en moneda extranjera.

3. El tipo de cambio de la fecha de contabilización de la factura es diferente del tipo de cambio de lafecha de contabilización del pago.

Incluso si esta contabilización no se presenta, los saldos en ML del documento se actualizan como si lacontabilización hubiese ocurrido y, debido a esto, el saldo en ME del socio de negocios está correcto pero elsaldo en ML no es exacto.


El 5/6/07 se creó la factura de deudores No. 48 por 100 euros. El tipo de cambio era de 1 euro= 1,35 dólares.

El 8/06/07 la factura de deudores No. 48 se pagó parcialmente mediante un cobro de 60 euros.El tipo de cambio era de 1 euro = 1,2 dólares.

No se creó la operación necesaria de diferencias de tipo de cambio.

Tabla No. 1

Nº detransacción

Fecha decontabilización

Importedeoperación (ME)

Importe deoperación(ML)

Importeaplicado(ML)

Saldovencidoen eldocumento

Saldovencido dellibro mayor

IN 48 5.6.07 100 100*1.35 =135 60*1.35=81 54 135

RC 31 8.6.07 (60) (60)*1.2 = (72) (60)*1.2=(72) 0 (72)

Valortotal

40 63 9 54 63


© SAP AG 2007 54

La tabla anterior describe una situación en la que las diferencias de tipo de cambio no fueronreconocidas parcialmente, pero el importe aplicado de la factura en moneda local se calculócomo si hubiera ocurrido el reconocimiento de la diferencia de tipo de cambio parcial.

La siguiente tabla describe lo que hubiera sucedido si no se hubieran hecho los ajustes en eldocumento respecto al reconocimiento de la diferencia de tipo de cambio no existente

Tabla No. 2

Nº detransacción


Importe deoperación(ME)

Importe deoperación(ML)

Importeaplicado(ML)


Saldovencido dellibro mayor

IN 48 5.6.07 100 135 72 63 63

RC 31 8.6.07 (60) (72) (72) 0 0

Valortotal

40 63 0 63 63

Lo que debería haber sucedido (y que realmente sucede en SAP Business One 2007 A) esque tanto la contabilización del reconocimiento de la diferencia de tipo de cambio parcial y losajustes de saldo del documento deben ocurrir de manera simultánea, de la siguiente manera:

Tabla No. 3

Nº detransacción


Sinencabezado


Importedeoperación (ML)

Importeaplicado(ML)


Saldovencidodel libromayor

IN 48 5.6.07 Factura dedeudores

100 135 81 54 54

RC 31 8.6.07 Cobro (60) (72) (72) 0 0

RC 31 8.6.07 Diferenciade cambio

0 (9) (9) 0 0

Valortotal

40 54 0 54 54

En SAP Business One 2007 A, el reconocimiento de diferencia de tipo de cambio secontabiliza en la misma línea de asiento junto con el pago. En este ejemplo, la operación realtiene la siguiente apariencia:

Tabla No. 4

Nº detransacción


Sinencabezado


Importedeoperación (ML)

AS 8.6.07 Banco 60 72

RC 31 8.6.07 SN (60) (81)


© SAP AG 2007 55

AS 8.6.07 Diferenciade cambio

0 9

Valortotal

0 0


El sistema identifica que la operación de diferencia de tipo de cambio requerida debería habersido reconocida en la fecha de pago, pero no lo fue.

El sistema crea un asiento de upgrade por un valor de saldo vencido de débito de 9 dólaresque ajusta por noción el saldo vencido del cobro No. 31, respecto de la diferencia de tipo decambio parcial que no se contabilizó.

El cobro es ajustado por noción debido a que la diferencia de tipo de cambio parcial deberíahaber sido reconocida en la fecha de la creación del pago y, por lo tanto, el asiento de upgraderefleja este saldo de tipo de cambio en la fecha de pago.





© SAP AG 2007 56

Debido a que el socio de negocios para el cual se creó el ejemplo es un socio de negocios demoneda extranjera, cerciórese de seleccionar la opción Visualizar operaciones sólo en ML. Siesto no se hace, el asiento de upgrade no se visualiza. Como se puede ver, los campos Ref. 1y Detalles indican que el asiento de upgrade se relaciona con el cobro No. 31.

¿Qué sigue?


Si el socio de negocios para el que se contabiliza el asiento de upgrade es un socio denegocios en moneda extranjera, como en este ejemplo, la moneda del socio de negocios eseuros, mientras que la moneda local es dólares estadounidenses.

Una vez se selecciona la línea del asiento de upgrade, el botón OK cambia al botónReconciliar, debido a que el importe a reconciliar es cero.

Seleccione Reconciliar. El siguiente proceso se realiza de manera automática.

i. Debido a que la cantidad que se está reconciliando en moneda local no es cero, se creael siguiente asiento para compensar la reconciliación de moneda local a cero:

Débito (ML) Crédito (ML)

ME_Cliente USD 9

Pérdida pordiferencia de tipode cambio*

USD 9


© SAP AG 2007 57

*El asiento se contabiliza de manera automática en la cuenta de diferencias de tipo decambio definida para la sociedad en Gestión Definición FinanzasDeterminación de cuentas de mayor.

ii. El asiento de diferencias de tipo de cambio descrito anteriormente se reconcilia demanera automática con el asiento de upgrade.

iii. El asiento se contabiliza automáticamente en la fecha de reconciliación que se puedeajustar de forma manual en la ventana Reconciliación interna.

En caso de que el socio de negocios para el que se creó el asiento de upgrade se hayadefinido como Todas las monedas, se crea el mismo asiento de upgrade, pero la acción delusuario es diferente.

iv. En la ventana de Reconciliación interna, seleccione el asiento de upgrade creado paracorregir la inconsistencia de reconocimiento de tipo de cambio parcial.

v. Seleccione Ajustes. En la ventana Ajustes, seleccione Crear asiento. La ventanaAsiento aparece con una primera línea ya creada para el socio de negocioscompensando el valor del asiento de upgrade. En este ejemplo, se acredita el socio denegocios.

vi. Complete la línea adicional en el asiento seleccionando la cuenta de pérdida o deganancias de diferencia de tipo de cambio obtenida. Añada el asiento.

vii. Aparece de nuevo la ventana Reconciliación interna. Tanto el asiento de upgrade comola operación de compensación que se acaba de crear se seleccionan automáticamente.El Importe a reconciliar total es cero.

viii. Seleccione Reconciliar. Se gestiona el asiento de upgrade creado para elreconocimiento de tipo de cambio parcial.

Si se encuentra más de un asiento de upgrade contabilizado al mismo socio de negociosdebido al tipo de inconsistencia de reconocimiento de diferencias de tipo de cambio parcial, esposible gestionarlos todos a la vez, seleccionándolos todos en la ventana Reconciliacióninterna y luego realizando los pasos descritos arriba, dependiendo de la definición de monedade socio de negocios.


© SAP AG 2007 58

Reconciliación de pagos asociados con la solicitud de anticipo

Este tipo de inconsistencia es pertinente únicamente para los países en donde estándisponibles las solicitudes de anticipo.

Antes de SAP Business One 2007 A, si se creaba una solicitud de anticipo, pagada en su totalidad con unanticipo, y luego se pagaba el anticipo, las operaciones asociadas con estos dos pagos (el anticipo y elpago del anticipo) no se reconciliaban automáticamente una con otra. Debido a esto, era posible reconciliarcada una con otras operaciones.


La solicitud de anticipo de deudores No. 4 fue pagada en su totalidad mediante el cobro No.105.


© SAP AG 2007 59

El cobro No. 105 se pagó mediante el cobro No. 106, que es el pago externo.

Debido a que las operaciones No. 10126 y No. 10127 que están asociadas con los cobros No.105 y 106 no estaban reconciliadas entre sí, era posible reconciliar cada una de ellas con otrasoperaciones.

En este ejemplo, la operación No. 10127, que está asociada con el cobro No. 106, sereconcilió con el asiento No. 10128.

Debido a esto, el cobro No. 106 se aplicaba dos veces:

Para pagar el cobro No. 105


© SAP AG 2007 60

Cuando se reconciliaba con el asiento No. 10128


El sistema identifica que el cobro No. 106 se aplicó dos veces. El sistema crea un asiento deupgrade para reabrir por noción el cobro No. 105 para el valor de saldo vencido de crédito de100 euros.




Como se puede ver, los campos Ref. 1 y Detalles indican que el asiento de upgrade No. 10146se creó para reabrir por noción el cobro No. 105 que se utilizó para pagar la solicitud deanticipo de deudores No. 4.

¿Qué sigue?



© SAP AG 2007 61






Reconocimiento de la diferencia de cambio de los pagos de solicitud de anticipoAntes de SAP Business One 2007 A, la diferencia de tipo de cambio no se reconocía en el siguienteescenario:

1. Se crea un pago, en lo sucesivo conocido como el pago interno, para una solicitud de anticipo enmoneda extranjera.

2. Pasado un tiempo, se crea el pago final, en lo sucesivo conocido como el pago externo, con el cualtambién se paga el pago interno.

3. El tipo de cambio definido para la moneda extranjera es diferente en la fecha de creación del pagoexterno, del tipo de cambio usado en la fecha de creación del pago interno.

Este tipo de inconsistencia es pertinente únicamente para los países en donde estándisponibles las solicitudes de anticipo.


La solicitud de anticipo de deudores No. 6 por 100 dólares se pagó el 18/06/07 mediante elcobro No. 107 por 100 dólares (80 euros):


© SAP AG 2007 63

Las operaciones No. 10129 y 10130, que están asociadas con los cobros No. 107 y 108, noestán reconciliadas una con otra.


El sistema identifica que las operaciones No. 10129 y 10130, que están asociadas con loscobros No. 107 y 108, no están reconciliadas una con otra. Para prevenir futurasinconsistencias debido a la reconciliación de una o ambas operaciones con otras operaciones,el sistema marca estas operaciones como cerradas, como si estuvieran reconciliadas.

Asimismo, se crea un asiento de upgrade para reflejar la diferencia de tipo de cambio entre lafecha de creación del cobro No. 107 y la fecha de creación del cobro No. 108. En este ejemplo,este asiento de upgrade es un valor de saldo vencido de crédito de 5 euros.




La operación No. 10146 es el asiento de upgrade creado para reconocer la diferencia de tipode cambio. Los cobros No. 107 y 108 no se visualizan, ya que estos documentos seconsideran reconciliados. No obstante, los campos Ref. 1 y Detalles indican que el asiento deupgrade se creó para el cobro No. 107.


© SAP AG 2007 64

¿Qué sigue?


Para ver la explicación detallada, véase Procedimiento siguiente en Reconocimiento parcial dela diferencia del tipo de cambio.


© SAP AG 2007 65

Pago cancelado o asiento manual en la reconciliación de múltiples SN

Este tipo de inconsistencia es relevante sólo para la República Checa, Hungría, Polonia,Eslovaquia y Rusia.

Esta inconsistencia se presenta cuando se cancela un pago o un asiento manual que estaban involucradosen una reconciliación de documentos u operaciones contabilizados a más de un socio de negocios. En estecaso, los otros documentos involucrados en esta reconciliación no se reabren y, por lo tanto, no se puedenreconciliar de nuevo contra un pago o asiento diferente.


El asiento No. 141, que está asociado con la factura de deudores No. 48, a la vezcontabilizada al socio de negocios C1001, está completamente reconciliado con la operaciónNo. 142 que está asociada con el cobro No. 30 contabilizado al socio de negocios C1002.

Posteriormente, se cancela el cobro No. 30 y se crea el asiento No. 144 para reflejar lacancelación. No obstante, la factura No. 48 permanece cerrada con un valor cero de saldovencido, en lugar de reabrirse.


El sistema identifica que el asiento No. 144 anula el cobro No. 30, lo que significa que lafactura de deudores No. 48 no se pagó realmente.

El sistema crea un asiento de upgrade para ajustar por noción el saldo vencido del socio denegocios C10002 por un valor de saldo vencido de débito de SKK 100.




© SAP AG 2007 67

Falta diferencia tipo de cambio tras reconciliación SN múltiple


Si se reconcilian operaciones o documentos de moneda extranjera que se contabilizaron a más de un sociode negocios y que fueron creados con diferentes tipos de cambio, la diferencia de tipo de cambio no esreconocida en el momento en que se realiza la reconciliación.


La factura de proveedores No. 11 por 100 euros (SKK 3,500) se creó para el proveedorFC_V001. La factura de deudores No. 49 por 100 euros (SKK 3,300) se creó para el clienteFC_C001.

La operación No. 145, asociada con la factura de deudores No. 49, se reconciliacompletamente con la operación No. 146, asociada con la factura de proveedores No. 11. Eltipo de cambio en la fecha de la reconciliación es de 1 dólar = 33 SKK.

Las respectivas operaciones de diferencia de tipo de cambio no se contabilizaronautomáticamente cuando se realizó la reconciliación.


El sistema identifica que la diferencia de tipo de cambio se reconocida cuando se reconciliaronla factura de deudores No. 49 y la factura de proveedores No. 11.

Debido a esto, el sistema crea dos asientos de upgrade diferentes para reconocer la diferenciade tipo de cambio respecto de cada documento involucrado en la reconciliación.


El informe Reconciliación interna actualización seguimiento auditoría muestra los asientos deupgrade creados para corregir las inconsistencias.


© SAP AG 2007 68

Al seleccionar una línea que muestra uno de los asientos de upgrade creados para corregiresta inconsistencia, y al seleccionar Reconciliación interna, se abre la ventana Reconciliacióninterna introducida en SAP Business One 2007 A. La ventana muestra las operacionespendientes actualmente contabilizadas para el socio de negocios correspondiente.

La ventana anterior es la ventana Reconciliación interna del socio de negocios FC_C001. Seabrió debido a que el asiento de upgrade seleccionado en el informe Reconciliación internaactualización seguimiento auditoría fue el que se creó para la factura de deudores No. 49,creada originalmente para el socio de negocios FC_C001. Al seleccionar el otro asiento deupgrade en el informe (No. 168), y al seleccionar Reconciliación interna, se abre la ventanaReconciliación interna para el otro socio de negocios involucrado en la reconciliación.

¿Qué sigue?


Para ver la explicación detallada, véase Procedimiento siguiente en Reconocimiento parcial dela diferencia del tipo de cambio..

Pago cancelado de solicitud de anticipo



© SAP AG 2007 69

Se crea un pago para una factura de anticipo. Este pago se usa luego para reducir el importe de la facturafinal. Posteriormente se cancela este pago. Como resultado, el saldo vencido de la factura final no seactualiza con el importe enlazado del pago cancelado.


La factura de anticipo de deudores por SKK 100 se pagó mediante el cobro No. 27, y SKK 90de esta factura se enlazaron a la factura de deudores No. 45. Se canceló el cobro No. 27.

El saldo vencido de la factura de deudores No. 45 no se actualizó en consecuencia, por lo quese mantuvo como SKK 40, en lugar de actualizarse a SKK 130.


El sistema identifica que el cobro No. 27 se canceló, pero la factura de deudores No. 45todavía se considera como SKK 90 pagados; y la factura de anticipo de deudores No. 36 estápendiente.

El sistema crea un asiento de upgrade para reabrir por noción la factura de deudores para unvalor de saldo vencido de débito de SKK 90 y cierra la factura de anticipo de deudores No. 36.




© SAP AG 2007 70

Al seleccionar la línea específica que muestra el asiento de upgrade y al seleccionarReconciliación interna, se abre la ventana Reconciliación interna introducida en SAP BusinessOne 2007 A. La ventana muestra las operaciones pendientes actualmente contabilizadas parael socio de negocios correspondiente.

Como se puede ver, la primera línea de la factura de deudores No. 45 está pendiente por elimporte del saldo vencido de débito de SKK 40 (como antes de que se realizara el upgrade).En la segunda línea, el asiento de upgrade no tiene valor contable (El campo Importe estávacío), sino sólo un valor de saldo vencido de débito de SKK 90. Los campos Ref. 1 y Detallesindican que el asiento de upgrade se creó para la factura de deudores No. 45.

¿Qué sigue?







© SAP AG 2007 71


Pago de un documento de traspaso de ejercicio

Este tipo de inconsistencia sólo es pertinente para Holanda.

Durante el proceso de traspaso de ejercicio, los documentos pendientes se transfieren de la sociedad deorigen a la sociedad de destino mientras el formulario de documento esté separado del asiento asociadocon él. Como resultado, cuando se crea un pago para un documento de traspaso de ejercicio, el saldovencido del documento de pago se reduce de acuerdo con el importe pagado aunque no haya tenido lugaruna reconciliación.


Se creó la factura de deudores No. 15102 para NIS 100 y se creó el asiento No. 279 en consecuencia. Lafactura de deudores No. 15102 se traspasó de ejercicio a la sociedad de destino y aparece allí sólo como undocumento sin el asiento No. 279 enlazado a ella (el asiento pendiente correspondiente se traspasó en otromomento sin enlace a la factura de deudores No.15102). Después de que la sociedad inició labores en lasociedad de destino, se creó el cobro No. 28 de NIS 100 para la factura de deudores No. 15102.


© SAP AG 2007 72


El sistema identifica que el saldo vencido del cobro No. 28 es cero, mientras que el saldo vencido en laoperación asociada con el cobro es un débito de NIS 100. Este es el valor de la inconsistencia. El sistemacrea un asiento de upgrade para reabrir por noción el cobro No. 28 para un saldo vencido de crédito de NIS100.


El informe Reconciliación interna actualización seguimiento auditoría muestra el asiento de upgrade creadopara corregir la inconsistencia.

Al seleccionar la línea específica que muestra el asiento de upgrade y al seleccionar Reconciliación interna,se abre la ventana Reconciliación interna introducida en SAP Business One 2007 A. La ventana muestra lasoperaciones pendientes actualmente contabilizadas para el socio de negocios correspondiente.


© SAP AG 2007 73

Como puede observarse, la primera línea muestra la operación de saldo inicial contabilizada para el sociode negocios. Esta operación también incluye los NIS 100 de la factura de deudores 15102 que se traspasóde ejercicio. La segunda línea muestra el asiento de upgrade que reabre por noción el cobro No. 28 creadodespués de que tuvo lugar el traspaso de ejercicio.

¿Qué sigue?

La operación No. 283 representa el saldo inicial del socio de negocios, incluido un importe de débito de NIS100 que refleja el asiento asociado con la factura de deudores No. 15102. Si esto cumple con lasnecesidades comerciales, es posible reconciliar el asiento de upgrade No. 281 con NIS 100 de la operaciónNo. 283 seleccionando las dos operaciones y ajustando el valor a NIS 100 en el campo Importe areconciliar:

Crédito de una factura de traspaso de ejercicio.

Este tipo de inconsistencia sólo es pertinente para Israel y Holanda.

Durante el proceso de traspaso de ejercicio, los documentos pendientes se transfieren de la sociedad deorigen a la sociedad de destino mientras el formulario de documento esté separado del asiento asociadocon él. Como resultado, cuando se crea una nota de crédito para un documento de traspaso de ejercicio, elsaldo inicial del documento de la nota de crédito se reduce de acuerdo con el importe de abono aunque nohaya tenido lugar una reconciliación.


© SAP AG 2007 74


Se creó la factura de deudores No. 15101 para NIS 100 y se creó el asiento No. 278 en consecuencia.Cuando tuvo lugar el proceso de traspaso de ejercicio, la factura de deudores 15101 aún estaba pendiente(no se pagó ni se abonó) y, por lo tanto, se traspasó de ejercicio a la compañía de destino y aparece allísólo como un documento sin el asiento No. 278 enlazado a ella. Después de que la sociedad inició laboresen la sociedad de destino, se creó la nota de crédito de deudores No. 16018 para NIS 100 con base en lafactura de deudores No. 15101.


© SAP AG 2007 75


El sistema identifica que el saldo inicial de la nota de crédito de deudores No. 16018 es cero, aunque noesté reconciliada con ningún asiento. Por lo tanto, el valor de la inconsistencia es de NIS 100. El sistemacrea un asiento de upgrade para reabrir por noción la nota de crédito de deudores No. 16018 para un saldovencido de crédito de NIS 100.




© SAP AG 2007 76


Como puede observarse, la primera línea muestra la operación de saldo inicial contabilizada para el sociode negocios. Esta operación también incluye los NIS 100 de la factura de deudores 15101 que se traspasóde ejercicio. La segunda línea muestra el asiento de upgrade que reabre por noción la nota de crédito dedeudores No. 16018 para un saldo vencido de crédito de NIS 100.

¿Qué sigue?

La operación No. 283 representa el saldo inicial del socio de negocios, incluido un importe de débito de NIS100 que refleja el asiento asociado con la factura de deudores No. 15101. Si esto cumple con lasnecesidades comerciales, es posible reconciliar el asiento de upgrade No. 280 con NIS 100 de la operaciónNo. 283 seleccionando las dos operaciones y ajustando el valor a NIS 100 en el campo Importe areconciliar:

Procesamiento de pago enlazado a operacionesSe creó un pago a cuenta (en adelante, el pago interno) y otro documento de pago (en adelante, el pagoexterno) que pago el pago interno. Luego, se enlazó el pago interno por segunda vez a otras operaciones(que no incluyen la operación creada por el pago externo) En consecuencia, el pago interno está enlazadodos veces, una vez con el pago externo y otra con las demás operaciones.

i. Este comportamiento se cambió en SAP Business One 2005 A SP01 patch level 18, yya no es posible enlazar el pago interno a otras operaciones después de que un pagoexterno lo haya pagado.

ii. Un caso en el que se haya cancelado el pago interno, se gestiona automáticamente conotro tipo de inconsistencia ya descrita en este documento.


Se creó el cobro No. 10 como pago a cuenta por USD 110:


© SAP AG 2007 77

El cobro No. 12 por USD 100 pagó parcialmente el cobro No. 10:

Posteriormente, el cobro No. 10 se enlazó a la factura de deudores No. 7. En consecuencia, elcobro No. 10 realmente se reconcilió dos veces:


© SAP AG 2007 78


El sistema identifica que tanto el cobro No. 12 como la factura de deudores No. 7 están enlazados al cobroNo. 10 y que el saldo vencido de ambos documentos es igual a cero. SAP Business One crea un asiento deupgrade que abre por noción la factura de deudores No. 7 para el saldo vencido de USD 100 de débito.





© SAP AG 2007 79

¿Qué sigue?

Potencialmente se puede gestionar el asiento de upgrade tal como se haría con una operación de socio denegocios corriente. Decida si:

Dejarlo en el libro mayor para esperar a que se contabilice una operación correspondiente, porejemplo, una nota de crédito o un pago.


Reconocerlo como deuda dudosa y contabilizarlo a la cuenta asociada de deuda dudosa del socio denegocios.

Reconocerlo como ganancia o pérdida y contabilizarlo a una cuenta de pérdidas y ganancias.

Debido a que la reconciliación del asiento de upgrade con su respectiva operación u operaciones implicagestionarlo, el asiento de upgrade ya no aparecerá en ningún informe que muestre las operaciones noreconciliadas.

Socio de negocios de consolidaciónSAP Business One admite la asignación de un socio de negocios de consolidación para efectos deconsolidación de entregas o de pagos. Si se está utilizando un socio de negocios de consolidación con baseen pagos y este socio de negocios se modifica después de algunas operaciones, entonces puedepresentarse el siguiente escenario: se contabiliza una operación a un socio de negocios específico mientrasse tenga un socio de negocios de consolidación; después, se modifica el socio de negocios deconsolidación (sea porque se remplace o se elimine) y entonces se crea un pago para esa operación.


El cliente C10000 tenía al cliente PC0000 definido como un socio de negocios deconsolidación:


© SAP AG 2007 80

Se contabilizó la factura de deudores No. 9 al cliente C10000. Se eliminó al cliente PC0000 (elsocio de negocios de consolidación) del campo SN de consolidación en los datos maestros delcliente C10000. Luego se creó el cobro No. 13 para la factura de deudores No. 9.

Como consecuencia, el saldo vencido de ambos documentos es cero. Sin embargo, lasoperaciones asociadas con ambos documentos no están reconciliadas entre sí ni con otrasoperaciones.


© SAP AG 2007 81

Los escenarios donde se reconcilió manualmente al menos una de las operaciones con otrasoperaciones se gestionan de manera automática como tipos diferentes de inconsistencias queya se presentaron en este documento.


El sistema identifica que tanto el cobro No. 13 como la factura de deudores No. 9 están enlazados entre sí ypresentan un saldo vencido de cero. Sin embargo, los asientos asociados con estos documentos presentanun saldo vencido de USD 100. SAP Business One reabre por noción tanto la factura de deudores No. 9como el cobro No. 13 para el valor de saldo vencido de USD 100.



Como puede observarse, el asiento de upgrade No. 40 tiene dos líneas. La primera, reabre por noción elcobro No. 13 para el valor de saldo vencido de crédito de USD 100 y se contabiliza al cliente C10000. Lasegunda, reabre por noción la factura de deudores No. 9 para el valor de saldo vencido de débito de USD100 y se contabiliza al cliente PC0000 que solía ser socio de negocios de consolidación del cliente C10000cuando se creó la factura de deudores No. 9.



© SAP AG 2007 82

¿Qué sigue?

Dado que las dos líneas del asiento de upgrade se contabilizan a dos socios de negocios diferentes, esposible reconciliar cada línea con la operación respectiva que está asociada al socio de negocios.

También es posible utilizar la funcionalidad Reconciliación SN múltiples para reconciliar entre sí las doslíneas del asiento de upgrade.

Cuenta asociada múltipleEn SAP Business One, cada socio de negocios corresponde a una cuenta asociada. La cuenta asociadaasignada a un socio de negocios normalmente no puede modificarse, pero teóricamente es posible que sehaya modificado mediante la manipulación de la base de datos (un procedimiento no recomendado). Debidoa esto, puede presentarse el siguiente escenario: se crea un pago para una operación determinada. Cuandose creó la operación de pago, la cuenta asociada asignada al socio de negocios para el que se contabilizó laoperación, era diferente de la cuenta asociada empleada durante la creación del pago. La consecuencia deesto es que el saldo vencido del pago y de la operación de pago es cero. Sin embargo, el saldo total porcuenta asociada no es cero y cada cuenta asociada mantiene un saldo igual y opuesto.


Se creó la factura de deudores No. 13 por USD 100 para el cliente C10000. La cuentaasociada enlazada al socio de negocios cuando se agregó la factura de deudores fue 140000.

El asiento asociado con la factura de deudores No. 13 es:

CódigoSN/Cuenta demayor

Cuenta asociada Débito Crédito

400000 400000 USD 100

C10000 140000 USD 100

Luego, la cuenta asociada fue asignada a 140030. Se creó el cobro No. 16 para el clienteC10000 y se enlazo a la factura de deudores No. 13. Los asientos asociados con ambosdocumentos no se reconciliaron. El asiento asociado con el cobro No. 16:



161000 161000 USD 100

C10000 140030 USD 100


El sistema identifica que tanto el cobro No. 16 como la factura de deudores No. 13 están enlazados entre síy presentan un saldo vencido de cero. Sin embargo, las operaciones asociadas con estos documentos noestán reconciliadas entre sí ni con otras operaciones. Aunque el saldo total del cliente C10000 es correcto,se descubrió una inconsistencia en el saldo de las cuentas de mayor 140000 y 140030. SAP Business Onecrea un asiento de upgrade para reabrir por noción ambos documentos por el importe pagado. El valor de lainconsistencia en este ejemplo es de USD 100.


© SAP AG 2007 83

Los escenarios donde se reconcilió manualmente al menos una de las operaciones con otrasoperaciones se gestionan de manera automática como tipos diferentes de inconsistencias queya se presentaron en este documento.



El asiento de upgrade creado incluye dos líneas: una para reabrir por noción la factura de deudores y la otrapara reabrir por noción el cobro. Cada una se contabiliza a la cuenta asociada respectiva.

Nº delínea

Código SN/Cuentade mayor

Débito Crédito Saldo vencido

1 140000 USD 100

2 140030 USD 100

La primera línea en el asiento de upgrade actualiza la cuenta de mayor 140000 con la creación del cobroNo. 16. La segunda línea anula el efecto de la contabilización del cobro No. 16 para la cuenta de mayor140030.

¿Qué sigue?

Dado que el asiento de upgrade se creó para ajustar el saldo de las dos cuentas asociadas, es posiblereconciliar la línea #1 del asiento de upgrade con el asiento asociado con la factura de deudores No. 13(ambos contabilizados a la cuenta de mayor 140000) y reconciliar la línea #2 con el asiento asociado con elcobro No. 16 (ambos contabilizados a la cuenta de mayor 140030).

Cuentas asociadas diferentes en pago canceladoEn SAP Business One, cada socio de negocios corresponde a una cuenta asociada. La cuenta asociadaasignada a un socio de negocios normalmente no puede modificarse, pero teóricamente es posible que sehaya modificado mediante la manipulación de la base de datos (un procedimiento no recomendado). Debidoa esto, puede presentarse el siguiente escenario: se crea un pago para un socio de negocios específico.Pasado un tiempo, se remplaza la cuenta asociada del socio de negocios y luego se cancela el pago. Elasiento de la cancelación se contabiliza en una cuenta asociada diferente de aquella en la que secontabilizó el asiento asociado con el pago. La consecuencia de esto es que el saldo vencido del pago y dela operación de cancelación es cero. Sin embargo, el saldo total por cuenta asociada no es cero y cadacuenta asociada mantiene un saldo igual y opuesto.


Se contabilizó el cobro No. 17 al cliente C10000, mientras que la cuenta asociada asignada alcliente fue 140000.

El asiento asociado con el cobro No. 17:



161000 161000 USD 100

C10000 140000 USD 100

Después de que se remplazó la cuenta asociada con la cuenta de mayor 140030, se cancelóel cobro No. 17. El asiento creado como consecuencia de la cancelación del cobro No. 17 secontabilizó a la nueva cuenta asociada 140030:


© SAP AG 2007 84



161000 161000 USD 100

C10000 140030 USD 100

Ninguna operación está reconciliada en el momento del upgrade.


El sistema identifica que el saldo vencido del cobro No. 17 es cero. Sin embargo, el saldo vencido de laoperación asociada con él es un crédito de USD 100 y el asiento de cancelación presenta un saldo vencidode débito de USD 100.

Aunque el saldo total del cliente es correcto, las diferentes cuentas asociadas no están compensadas. SAPBusiness One crea un asiento de upgrade con dos líneas, cada una contabilizada a una cuenta asociadadiferente:

Nº delínea

Código SN/Cuentade mayor

Débito Crédito Saldo vencido

1 140000 USD 100

2 140030 USD 100

La primera línea en el asiento de upgrade actualiza la cuenta de mayor 1400000 con la cancelación delcobro. La segunda línea ajusta el asiento de cancelación que se contabilizó a la cuenta de mayor 140030.

Los escenarios donde se reconcilió manualmente al menos una de las operaciones con otrasoperaciones se gestionan de manera automática como tipos diferentes de inconsistencias quese presentan en este documento.

¿Qué sigue?

Dado que el asiento de upgrade se creó para ajustar el saldo de las dos cuentas asociadas, es posiblereconciliar la línea #1 del asiento de upgrade con el asiento asociado con el cobro No. 17 (amboscontabilizados a la cuenta de mayor 140000) y reconciliar la línea #2 con el asiento de cancelacióncontabilizado a la cuenta de mayor 140030.

Compensación de actualización de transacción de diarioEl sistema identifica y explica la gran mayoría de las inconsistencias, pero se pueden presentarinconsistencias no identificadas para las que se crea una operación especial para compensar laactualización de transacción de diario. Este asiento de upgrade alinea el valor total del Saldo vencido de losdocumentos con lo que se sabe que es el saldo de cuenta total del socio de negocios.

Valor total de los importes de operaciones = Valor total del saldo vencido de los documentos.

La operación para compensar la actualización de transacción de diario siempre se crea en el nivel del sociode negocios. En otras palabras, sólo puede haber una operación para compensar la actualización detransacción de diario para cada socio de negocios.

Las siguientes razones pueden explicar la creación de una operación para compensar la actualización detransacción de diario.

Menores diferencias de redondeo.

Modificación a una cuenta asociada para socios de negocios.


© SAP AG 2007 85

La operación para compensar la actualización de transacción de diario se visualiza en el informeReconciliación interna actualización seguimiento auditoría de la siguiente manera:

El valor de la operación para compensar la actualización de transacción de diario, e incluso su existencia,sufre la influencia del valor de umbral definido para la sociedad antes de que se realizara el upgrade (véasela Administrator’s Guide). Debido a que la operación para compensar la actualización de transacción dediario alinea el valor total de los importes de las operaciones con el valor total del saldo vencido de losdocumentos, entre menor sea el valor del umbral, mayor es la probabilidad de que se cree un asiento deupgrade para cada inconsistencia identificada. Al final del proceso de upgrade, no habrá diferencia entre elvalor de los importes de operaciones y el valor total del saldo vencido de los documentos contabilizados alsocio de negocios, o habrá una diferencia relativamente pequeña que es el valor de la operación paracompensar la actualización de transacción de diario.

No obstante, si el valor de umbral definido es una cantidad relativamente grande, existe una mayorprobabilidad de que algunas de las inconsistencias identificadas no inicien la creación de un asiento deupgrade específico, ya que el valor de este asiento de upgrade será más pequeño que el umbral. En estecaso, el valor requerido para alinear el valor de los importes de operaciones y el valor total del balancevencido de los documentos contabilizados al socio de negocios específico es más grande y, por lo tanto, elvalor de la operación para compensar la actualización de transacción de diario es respectivamente másgrande también.

El valor de umbral predeterminado es 0.05 de la moneda local definida para la sociedad.

Gestión de una compensación de actualización de transacción de diario

Al hacer clic en el icono junto al código de socio de negocios en el informe Reconciliación internaactualización seguimiento auditoría se abre la ventana de Datos maestros de socio de negocios para elsocio de negocios. Haga clic en el icono en el campo Saldo de cuenta para visualizar la ventana Saldo decuenta del socio de negocios:


© SAP AG 2007 86

Aquí se puede empezar a investigar la causa de la operación para compensar la actualización detransacción de diario, y se puede volver obvio al revisar las otras operaciones contabilizadas a este socio denegocios.

¿Qué sigue?

Potencialmente se puede gestionar el asiento de upgrade tal como se haría con una operación de socio denegocios corriente. Decida si:

Dejarlo en el libro mayor para esperar a que se contabilice una operación correspondiente, porejemplo, una nota de crédito o un pago.


Reconocerlo como deuda dudosa y contabilizarlo a la cuenta asociada de deuda dudosa del socio denegocios.

Reconocerlo como ganancia o pérdida y contabilizarlo a una cuenta de pérdidas y ganancias.

Debido a que la reconciliación del asiento de upgrade con su respectiva operación u operaciones implicagestionarlo, el asiento de upgrade ya no aparecerá en ningún informe que muestre las operaciones noreconciliadas.

Caso especial: reconciliación de socio de negocios con saldo vencido igual a ceroSi después del upgrade un socio de negocios tiene operaciones pendientes que incluyan operaciones deupgrade y también un saldo vencido igual a cero, entonces puede llevarse a cabo una reconciliación decuentas sin investigación alguna.

Todas las operaciones simplemente pueden reconciliarse juntas, dado que no hay duda en cuanto a cuáloperación o parte de operación necesita permanecer pendiente.


© SAP AG 2007 87

Apéndice I

Descripción de las abreviaturas de las clases de operaciones

Clase de operación Origen

Saldo inicial SI

Saldo final CB

Asiento AS

Factura de deudores IN

Factura deudores + Pago IN

Factura de anticipo de deudores IN

Nota de débito de deudores IN

Factura exenta de deudores IN

Boleta IN

Boleta exenta IN

Factura de exportación IN

Factura de anticipo de deudores AN

Nota de crédito de deudores AD

Factura de proveedores FA

Factura reserv.acreedores FA

Factura interna FA

Nota de débito de proveedores FA

Factura de anticipo deproveedores AN

Nota de crédito de proveedores AC

Costos de importación DI

Cobro PR

Depósito DP

Depósito bono crédito fecha post. DP

Pagos efectuados PP

Cheques para el pago CP

Letra de cambio: Presentar a pago OE


© SAP AG 2007 88

Copyrights y Trademarks© Copyright 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos.

La versión actual de copyrights y trademarks en http://channel.sap.com/sbocustomer/documentation esválida para este documento.

http://channel.sap.com/sbocustomer/documentation

soluciones sap sap business one 2007 a - sap help portal · x pÚblico cómo realizar un upgrade de...

Documents