some aspects of international and intercultural...（369） some aspects of international and...

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Some　Aspects　of　International　and　Intercultural

　　　　　　　　　　　　　　　Communication　Strategies

国際的異文化間コミュニケーション戦略

　　Eri　Shiozawa

塩　　澤　　恵　　理

Introduction

Inheritable　Information　System

Non－inheritable　Information　System

Custom　and　Tradition　as　Non－inheritable　Information

Strategies　for　Learning　Non－inherjtable　Information

Japanese　Business　Practices　That　the　Rest　of　the　World　Considers“Different”

Language　As　a　Means　of　Business　Communication

Basic　Knowledge　Vs．　Applied　Knowledge

Cultural　Differences　and　Business　Communication

In　Lieu　of　a　Conclusion

Appendix

lntroduction

In　economics　there　is　a　hypothesis　known　as“convergence　theory，”which　posits　that　when

income　levels　rise，　economic　behavior　wil1‘‘converge”and　become　much　the　same

everywhere．　Religious，　cultural　and　ethnic　differences　will　become　iess　pronounced　and

recede　into　the　background．　If　this　premise　is　correct，　does　that　mean　it　is　all　right　to

ignore　the　cultural　preferences　and／or　religious　views　of　the　other　party　in　an　economic

transaction？Not　necessa士ily．　Especially　in　the　case　of　international　business　relations　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　，

how　smoothly　a　business　transaction　proceeds　often　depends　to』alarge　extent　on　how　well

informed　you　are　about　background　factors　other　than　income　of　the　person　you　are

dealing　with．

　　Economics　has　another　law－the　1aw　of　one　equilibrium　price－which　states　that

identical　articles　in　all　mafkets　will　have　only　one　price　in　the　absence　of　transportation

368　　　　　　　　　　　　『明大商学論叢』第81巻第3・4号　　　　　　　　　　　　（368）

costs　and　trade　barriers．　In　fact，　however，　the　price　for　the　same　item　often　varies（if

only　slightly）from　store　to　store，　and　stores　rely　on　advertising　and　other　forms　of

communication　to　make　these　price　differences　known　to　custorners　in　the　hope　of　making

profits．　Does　that　mean　that　the　law　of　one　price　is　wrong？　Not　at　all．　Differences　in　price

reflect　a　process　that　infinitely　tries　to　approach　the　law　of　one　price，　and　the　formative

element　in　this　process　are　transactions　that　make　free　use　of　business　communications．

　　In　this　paper　I　will　explore　what　sorts　of　communication　strategy　are　effective，

especially　in　international　business　deals．　Communication　is　a　means　of　conveying

information，　but　some　information　can　be』understood　only　through　experience．　To

complicate　the　matter　further，　the　set　of　experiences　differs　from　country　to　country．　The

problem　is　how　to　apply　this　insight　to　communication　strategy．

lnheritable　Information　System

In　communications　involving　economic　behavior　there　are　two　types　of　information

systems－one　that　is　inheritable　and　another　that　is　not．　To　put　it　in　a　more　readily

understandable　way，　it　is　always　a　moot　point　whether　the　information　in　a　business　deal

is　scientific　information　or　information　acquired　from　personal　experience　that　is　unique

to　a　particular　individua1．

　　What　I　have　called　an　inheritable　information　system　refers　to（1）objective

information，（2）scientific　information，（3）information　arising　from　training　or　grounded

on　scholarship，　and（4）information　that　can　be　passed　on　to　other　people　or　to　the　next

generation（one’s　children　or　grandchildren）．In　short，　it　is　information　that　a　particular

person　has　and　can　transmit　exactly　as　is　to　someone　else．　If　a　natural　scientist　makes　a

major　discovery，　for　example，　the　next　generation　can　inherit　this　information．

Moreover，　new　research（information）based　on　this　discovery　can　be　added　to　it　and　built

upon　it．　It　is　this　very　fact　that　makes　scientific　progress　possible．

　　If　all　business　transactions　were　based　on　inheritable　information，　as　they　tend　to　be　in

the　natural　sciences，　business　communication　would　be　relatively　simple．　Today’s　business

personnel　and　scholars　in　specialized　fields　would　be　able　to　teach　the　younger　generation

all　they　would　need　to　know．　Let　us　imagine　a　situation　in　the　computer　sector，　for

example，　in　which　software　developed　in　the　United　States　i呂　being　introduced　into　Japan．

Japanese　systems　engineers　listen　to　a　technical　explanation　of　the　new　software　and　are

able　to　learn　all　about　it．　The　people　who　developed　the　software　in　the　first　place　might

（369）　　Some　Aspects　of　International　and　Intercultural　Communication　Strategies　　369

be　geniuses，　but　the　engineers　who　are　being　taught　it　don’t　have　to　be．　They　may　not　be

endowed　with　the　prodigious　brilliance　or　intuitive　ability　of　the　original　discoverers，　but

they　can　still　learn　how　to　use　it．　Since　information　like　this　belongs　to　the“inheritable”

category，　the　communication　strategy　in　such　cases　is　not　all　that　complicated．

Non－inheritable　lnformation　System

Let　us　now　consider　the　exact　opposite　of　an　inheritable　information　system　a　non－

inheritable　one．　A　non－inheritable　information　system　consists　of（1）subjective

information，（2）empirical　information，（3）information　dependent　on　insight　or　intuition，

and（4）information　that　cannot　be　passed　on　to　others　or　to　the　next　generation（one’s

children　or　grandchildren）．In　short，　it　is　information　that　each　of　us　must　start　from

scratch　and　acquire　for　ourselves．

　　Numerous　examples　of　non－inheritable　information　can　be　found　all　around　us，　but

perhaps　the　prime　example　is　rolnantic　love．　Stories　about　parents　trying　to　force　their　son

or　daughter　to　break　off　a　socially　unsuitable　romantic　attachment　and　the　child’s

anguished　refusal　to　accept　parental　advice　have　been　handed　down　from　generation　to　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

generation　since　time　immemorial．　This　all－too－human　predicament　has　produced

masterpieces　of　literature，　drama　and　music　and　is　a　clas忌ic　example　of　wisdom　and

experience　that　cannot　always　be　transmitted　to　the　next　generation．

　　Love　between　the　sexes　is　not　the　only　example　of　non－inheritable　information．　The

inheritable　portion　of　corporate　managenlent　skills　is　also　extrelnely　limited．　If　such

information　were　inheritable，　Konosuke　Matsushita，　the　so－called“god　of　management，”

and　other　geniuses　froln　an　earlier　generation　of　self－made　men　in　both　the　East　and　West，

would　have　been　able　to　bestow　immeasurable　benefits　on　the　human　race．　Unfortunately，

however，　because　their　wisdom　is　dependent　on　individual　intuition，　it　is　non－inheritable

and　thus　such　is　lost　forever　upon　the　death　of　the　genius　who　had　it．　In　today’s　difficult

economic　environment　it　is　not　hard　to　imagine　that　many　companies　would　love　to　have

abusiness　genius　like　a　Matsushita　or　a　Rockefeller　tell　them　that“such－and－such　a

situation　can　be　dealt　with　by　doing　such－and－such．”This　is口ot　the　sort　of　information，　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

however，　that　can　be　neatly　encapsulated　into　an　objective　prescription．　In　as　much　as

12

Shakespeare’s　Romeo　and／tZliet’s　tragic　ending　may　have　beep　avoided．

Business　schools　are　striving　to　carve　up　students　into　business　geniuses　through　vigorous

study　and　training．

370　　　　　　　　　　　　『明大商学論叢』第81巻第3・4号　　　　　　　　　　　　（370）

such　information　is　non－inheritable，　each　of　us　must　acquire　it　for　ourselves　through　trial

and　error．

　　The　same　thing　cah　be　said　about　communication　itself．　As　everyone　knows，　the　40th

President　of　the　United　States（1981－1989），Ronald　Reagan　started　out　as　a　Hollywood

movie　star。　When　he　was　young，　he　leaned　to　the　left　as　the　leader　of　the　union（1947－

1960）to　which　actors　belonged，　but　later　as　a　politician　he　gradually　moved　to　the　right．

In　fact　Reagan　was　the　first　President　ever　to　serve　as　a　former　leader　of　a　Iabor　union．

His　charisma，　personal　charm　and　spell－binding　eloquence　were　recognized　at　an　early

stage．　American　presidents　have　strong　opinions　of　their　o㎜．　In　this　regard，　they　greatly

differ　from　Japanese　politicians　who　simply　read　aloud　memos　that　some　bureaucrat　has

prepared　for　them．　Even　for　an　American　president，　however，　Reagan　was　such　an

exceptionally　eloquent　speaker　that　he　was　called　the“great　communicator．”Alarge　part

of　his　enormous　popularity　was　dependent　on　his　communication　skills．　He　was　endowed

with　that　most　desirable　quality　in　a　politician－an　instinctive　knowledge　of　what　to　say

on　any　occasion　and　what　approach　would　work　best　for　a　particular　audience．　This　sort

of　skill　is　also　non－inheritable，　and　regrettably　no　one　can　be　taught　President　Reagan’s

knack　for　communication．

Custom　and　Tradition　as　Non－inheritable　lnformation

Awhile　ago　an　acquaintance　of　mine　met　the　Saudi　Arabian　ambassador　to　Japan　and　told

me　the　following　story．　My　friend　had　almost　no　knowledge　of　the　culture　and　customs　of

the　Middle　East　and　learned　a　great　deal　from　his　conversation　with　the　ambassador．　It

was　an　extremely　interesting　experience，　he　said．　During　the　conversation，　every　time　the

ambassador　moved，　there　was　a　jingling　sound．　Curiosity　finally　got　the　better　of　my

friend，　and　he　asked　the　ambassador　where　the　sound　was　coming　from．　The　ambassador

then　pulled　out　an　enormous　bunch　of　keys　and　showed　it　to　him．　Since　most　of　us　usually

carry　only　four　or　five　keys，　my　friend　was　astonished．　Here　was　an　ambassador　carrying

around　as　many　keys　as　the　superintendent　of　an　apartment　building．　One　key　was　for　the

television　set，　the　ambassador　explained，　another　for　the　refrigerator，　others　for　the　book

shelves，　etc．Keys　to　the　house　and　thと　car，　for　the　door　to　the　study　and　the　filing　cabinets

were　understandable，　but　why　did　the　ambassador　need　a　key　to　the　television　set，　my

friend　wondered？Noticing　his　puzzled　expression，　the　ambassador　explained，“There　are

strict　rules　in　my　country　governing　family　members．　For　example，　children　are　not


allowed　to　watch　television　programs　or　read　books　that　are　not　suitable　for　their　age

group．　In　order　to　protect　them　from　being　tempted　by　the　spate　of　unsuitable　programs

out　there，　it　is　a　parent’s　duty　to　have　keys　to　the　television　and　control　what　they　watch．”

From　this　conversation　I　learned　that　some　parents　control　their　family’s　television　viewing

by　locking　up　the　television　set，　a　custom　most　of　us　never　even　dreamed　existed．

Strategies　for　Learning　Non－inheritable　lnformation

Unlike　scientific　or　inheritable　information，　which　can　be　taught　in　schools，　differences　in

cultures　and　traditions　are　difficult　to　learn，　but　that　should　not　stop　us　from　trying　to　do

so．　During　a　business　transaction，　Japanese　frequently　use　the　expression‘‘a　un，”akind

of　breathing　pattern．　You　would　probably　think　that　Western　business　people　are　at　a

disadvantage　because　they　cannot　understand“a　un”as　other　Japanese　would．　But　a　while

back，　when　Japanese－style　business　practices　were　at　the　peak　of　their　popularity，　people

all　over　the　world　were　trying　somehow　or　other　to　acquire　this　type　of　non－inheritable

information．　Words　like“haragei”and“nemawashi”entered　the　English　language　and

even　found　their　way　into　business　school　lectures．　Large　foreign　corporations，　undeterred

by　Tokyo’s　high　real　estate　prices，　sent　talented　employees　and　their　families　to　Japan　to

experience，　understand　and　acquire　an　affinity　for　Japanese　culture　and　traditions　for

themselves．　These　firms　did　not　think　only　in　terms　of　the　employee’s　job　in　the　company

and　send　him／her　alone　to　Japan（a　posting　that　involves　living　apart　from　one’s　family　is

not　acceptable　to　most　Americans　and　Europeans）；「for　the　sake　of　business

communication，　they　willingly　paid　rents　of　six　or　seven　hundred　thousand　yen　a　month　to

allow　the　employee　to　live　with　his／her　family　in　the　Metropolitan　Tokyo　area．They　knew

that，　in　the　long　run，　a　direct　understanding　of　Japanese　business　practices　would　more

than　offset　the　expenses　involved．

　　In　Japan，　on　the　other　hand，　many　families　will　not　even　move　from　one　part　of　the

country　to　another　when　the　husband　is　transferred　because　of　the　children’s　education．

And　when　it　comes　to　a　transfer　overseas，　the　thinking　is　that　naturally　the　husband　will

　　　　　　　3

go　alone．　This　means　that．the　family　as　a　whole　will　not　have　the　experience　of　living　in

aforeign　culture　and　experiencing　for　themselves　the　non－inheritable　information　they

would　acquire　through　the　friendships　and　contacts　they　make　as　a　family．　At　first　glance，

3　However，　more　and　more　families　are　able　to　live　abroad　together　as　the　number　of

　　　Japanese　universities　which　accept　students　from　abroad　with　certain　qualifications　is

　　　lnc「easlng・

372　　　　　　　　　　　　『明大商学論叢』第81巻第3・4号　　　　　　　　　　　　（372）

such　information　may　seem　irrelevant，　but　it　might　well　be　considered　a　grassroots

business　strategy　．　Much　more　can　be　learned　about　the　American　educational　system　by

having　your　own　children　spend　a　year　in　the　American　compulsory　education　system　than

by　reading　dozens　of　books　on　the　subject．　Since　one　picture　is　indeed　worth　a　thousand

words，　this　sort　of　experience　is　a　means　of　acquiring　valuable　non－inheritable

information，　and　in　a　roundabout　fashion　it　can　become　a　powerful　corporate　business

strategy．

Japanese　Business　Practices　That　the　R臼st　of　the　World　Considers‘‘Different”

For　a　Iong　time，　Japan　has　been　the　butt　of　criticisms　for　surfounding　itself　with　a　web　of

rules　and　regulations　of　all　kinds　that　make　it　difficult　for　outsiders　to　enter　the　Japanese

markets．　I　will　not　go　into　the　legal　aspects　here，　but　there　must　be　some　reason　why

Japanese　business　is　thought　to　be　unique。

　　In　Japanese　culture　where　silence　is　golden，　eloquence　has　not　necessarily　been

appreciated．　This　value　system　is　the　complete　opposite　of　the　one　that　prevails　in　the

West　where　communication　skills　are　highly　regarded．　The　American　compulsory

education　system，　for　example，　places　great　emphasis　on　training　children　to　explain

something　to　others　and　get　their　point　of　view　across　to　their　audience．　During“show

and　tell”period　children　in　kindergarten　stand　up　in　front　of　the　class，　show　articles　they

have　brought　from　home　and　describe　them．　They　also　receive　training　in　answering

questions　from　their　friends．　Practices　such　as　these　lay　the　groundwork　for　being　able　to

get　up　and　express　one’s　own　opinions　confidently　in　front　of　many　people．　At　the　business

school　level，“presentation”is　extremely　important．　One’s　entire　personality－from　the

choice　of　the　clothes　one　wears　to　a　business　meeting　to　the　way　one　holds　oneself　and　the

words　one　uses－is　used　as　a　means　of　business　communication．

　　From　the　Western　business　perspective，　the　traditional　Japanese　approach，　which

attaches　little　importance　to　words，　makes　the　Japanese　difficult　to　deal　with　as　business

partners．　For　ex玖mple，　to　avoid　being　forced　to　make　a　decision，　Japanese　will　often　say

“1’ll　think　about　it．”This　is　a　delaying　tactic；it　does　not　necessarily　mean　that　he／she

seriously　intends　to　consider　the　proposal　and　examine　its　contents．　Similarly，　when　a

Japanese　says　that　something“is　a　bit　difficult，”this　should　be　understood　to　mean“no．”

It　certainly　does　not　mean“difficult”in　the　American　or　European　sense　of　the　word．

Whereas“difficult”implies　some　degree　of　possibility，　the　Japanese　word“muzukashi”


means　that　a　thing　is　virtua11y　impossible．

　　As　I　mentioned　earlier，　it　is　a　very　Japanese　form　of　communication　to　say　that

“nemawashi”is　necessary　before　entering　into　direct　negotiations．　Much　like　beginning　an

attack　on　a　castle　by　filling　in　the　moat，“nemawashi”is　a　kind　of　multi－flank　maneuver

that　involves　not　only　the　principal　parties　but　those　on　the　periphery　as　wel1．　To　call　it

“traditional　wisdom”sounds　good，　but　international　business　people　know　that，1ike

“haragei，”“nemawashi”is　just　another　meaningless　Japanese　way　of　doing　business．　The

very　fact　that“nemawashi，“haragei，”and“keiretsu”have　entered　the　English　language，

however，　is　proof　that　even　the　difficulties　posed　be　non－inheritable　business

communication　can　be　successfully　surmounted　with　a　little　effort．　Japanese　is　by　no

means　an　easy　language　to　learn，　but　a　steady　stream　of　foreign　business　men　and　women

who　have　mastered　it　and　who　understand　and　have　personal　experience　of　Japanese

business　practices　are　entering　Japanese　markets．　Even　what　at　first　glance　seems　to　be

non－inheritable　information　can　be　acquired　by　experience　through　efforts　of　this　sort．

Language　As　a　Means　of　Business　Communication

Although　French　is　also　an　international　language，　it　has　been　outstripped　by　English，

which　is　universally　used　in　the　business　sector．　Not　only　is　English　an　official　language

in　many　countries（India，　the　Philippines，　etc．），even　in　Japan　it　has　become　a　required

subject　in　the　compulsory　education　system．　The　inability　of　Japanese　young　people　to　use

the　English　they　have　studied　for　six　years　in　junior　and　senior　high　school　is　regarded　as

aproblem　in　Japanese　society．　Although，　to　be　sure，　many　tasks　remain　to　be　solved，　the

decision　to　make　English　Japan’s　first　foreign　language　at　the　time　of　the　Meiji　Restoration

was　a　good　one．　To　a　large　extent，　accidental　factors　seem　to　have　underlaid　this　choice．

　　The　late　Tokugawa　period　was　rocked　by　conflicting　claims　between　those　who　wished

to　restore　imperial　rule，　on　the　one　hand，　and　those　who　supported　the　Tokugawa

shogunate，　on　the　other．　It　was　also　a　period　of　vanguard　skirmishes　among　the　many

foreign　countries　with　an　interest　in　Japan・The　last　Tokugawa　shogun　was　said　to　have

been　partial　to　France，　but　ultimately　Japan　turned　to　Britain　and　the　United　States，

which　the　restoration　side　favored．　If　the　French　forces　that　tried　to　aid　the　Tokugawa

government　had　been　able　to　extend　their　influence，　the　education　system　and　other

aspects　of　Japanese　society　might　well　have　been　different．　The　novelist　Natsume　Soseki

might　have　gone　to　Paris　to　study　instead　of　London．

374　　　　　　　　　　　　『明大商学論叢』第81巻第3．・4号　　　　　　　　　　　　（374）

　　Be　that　as　it　may，　the　foundations　of　modern　economics　were　laid　by　Adam　Smith．

British　economics　once　held　global　supremacy；then　American　economics　assumed　the

leadership　of　the　liberal　economic　bloc．　Looking　back　on　these　developments，　Japan　can

be　said　to　have　made　not　a　bad　arrangement　in　associating　itself　with　the　English－speaking

world　since　the　Meiji　period．

Basic　Knowledge　Vs．　Applied　Knowledge

Knowledge　can　be　roughly　divided　into　two　categories：basic　and　applied．　A　fish　can　be

caught　by　spearing　it　with　a　harpoon，　grabbing　it　with　one’s　bare　hands　or　reeling　it　in　on

abaited　hook．　These　techniques　would　probably　belong　to　the　category　of　basic

knowledge．　Setting　out　on　the　high　seas　with　boats　and　nets　and　hauling　in　vast　quantities

of　fish　at　one　time，　on　the　other　hand，　is　applied　knowledge．　Similarly，　the　act　of　learning

English　is　the　acquisition　of　a　basic　knowledge　of　the　language．　If　someone　not　only

Inasters　English　but　attains　proficiency　in　the　technical　terminology　used　in　business，

however，　that　would　constitute　applied　knowledge．　Advanced　applied　knowledge　would　be

to　take　that　knowledge　one　step　further　and　go　to　business　school　to　study　the　recent，　rapid

theoretical　developments　in　a　specialized　field　such　as　banking　or　finance　so　as　not　be　left

behind　in　today’s　changing　world　with　its　ever－increasing　demands　for　specialized

expertise．

　　In　the　United　States，　English　is　regarded　as　basic　knowledge　which　even　foreigners　are

expected　to　have．　The　climate　is　such　that　it　is　considered　only　natural　that　someone　can

speak　English　correctly；in　fact，　any　business　person　who　speaks　English　badly　or　cannot

communicate　freely　in　English　is　not　taken　seriously．　That　may　be　a　slight　overstatement，

but　the　principle　behind　it　is　undeniably　true．　At　school　or　in　a　cQmpany，　a　person　who　can

express　him／herself　in　fluent　English　is　highly　regarded．　Those　who　hope　to　be　accepted

at　business　school　are　not　just　those　who　like　an　intellectual　cha11enge，　but　those　who　are

able　to　use　their　linguistic　skills　as　an　important　weapon．　The　fact　is　that　a　business　school

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ノapplicant　who　has　a　fine　mind　and　is　regarded　from　the　Japanese　perspective　as　a　first－rate

employee　will　not　be　given　a　fair　assessment　if　his／her　English　ability　is　poor．　In　short，

English　is　basic　knowledge，　and　the　American　attitude　is　that　learning　English　is　not　some

sort　of　special　skil1，　even　for　a　foreigner．

　　How　is　language　regarded　in　Japanese　societyP　Most　Japanese　believe　that　the　Japanese

language　is　uniquely　difficult．　For　that　reason，　if　a　foreigner　masters　Japanese，　it　is


regarded　as　a　unique　accomplishment．　That　is　why　foreign“talents”are　made　so　much　of

in　Japan．　Although　the　Japanese　complex　about　foreigners　may　also　have　something　to　do

with　it，　the　main　reason　foreigners　become　stars　on　Japanese　television　programs　just　for

talking　about　nothing　at　all　is　the　Japanese　viewers’ingrained　cultural　belief　that　the

Japanese　language　is　a　unique　form　of　applied　knowledge．　You　won’t　find　any　foreigners

treated　as　celebrities　on　British　and　American　television　networks　simply　because　they

speak　flawless　English．

　　Another　point　needs　to　be　properly　appreciated．　Since　managerial　communication　is　a

special　field，　some　sort　of　training　is　required　to　learn　it．　Even　when　communicating　in

one’s　native　tongue，　the　careless　use　of　Ianguage　must　be　avoided　at　all　costs．　In　the　case

of　English，　some　thought　needs　to　be　given　as　to　which　of　two　levels　of　communication－

formal　or　conversational－is　appropriate　for　a　particular　business　strategy．　Mary　Munter　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

（1992）explains　the　differences，　citing　several　examples．　“lf　you　need　more　help，”for

example，　is　conversational；its　formal　equivalent　would　be“Should　additional　assistance

be　required．”Similarly，“I　hope　you　will　attend”is　conversational；“One　would　hope　the

vice－president　will　attend”is　formal．　The　use　of　active　or　passive　voice　is　another

linguistic　choice　that　makes　for　more　effective　communication．　An　idea　expressed　with　an

active　verb　such　as“Paurs　evident　bias　made　it　hard　for　him　to　decide　fairly”becomes

formal　when　put　in　the　passive：“A　fair　decision　was　rendered　difficult　by　Paul’s　evident

bias．”In　today’s　busy　world，　however，　where“time　is　money，”direct　expressions　that　use

the　active　voice，　though　less　formal，　save　time　and　are　more　efficient．　Overly　formal

language　is　also　out　of　place　in　an　e－mail　message，　where，　generally　speaking，　the　level

of　language　resembles　that　of　a　telephone　cal1．　The　deliberate　use　of　formal　English　in　an

e－mail　is　apt　to　sound　sarcastic　or　insulting　to　the　other　party．

　　Jargon　is　the　terminology　used　in　a　particular　field，　and　just　how　much　of　it　to　use

depends　on　the　context．　If，　for　example，　two　economists　are　talking　together　and　one　says

to　the　other，“How　would　you　rank　the　top　five　arguments　in　your　utility　functionP”it

means：if　you　were　to　list　in　order　the　five　thing　you　want　right　now，　what　would　they

beP　This　sort　of　expression　is　fine　among　economists，　but　it　would　be　rude　to　talk　this　way

with　someone　in　another　field．　In　communications　with　specialists　in　accounting　or

finance，　it　is　more　accurate　to　refer　to　LIFO　or　FIFO　instead　of　some　lengthy

4　Mary　Munter，　Gzaide　toルlanagerial　Co勉〃zμηゼα吻η．3ed．（N．J．：Prentice　Hall，1982）．

5　　LIFO　stands　for　last－in，　first－out；FIFO　stands　for　first－in，　first・out，

376　　　　　　　　　　『明大商学論叢』第81巻第3・4号　　　　　　　　　　（376）

circumlocution　since　they　will　immediately　understand　that　these　acronyms　refer　to　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ら

methods　of　handling　inventory　．　This　sort　of　jargon　should　not　be　used　with　those　who　are

unfamiliar　with　this　area，　however　，　since　it　may　make　them　feel　uncomfortable　or

excluded　by　it．　Such　things　should　be　taken　into　consideration　regardless　of　whether　the

language　is　English　or　Japanese．　Japan，　too，　has　jargon　that　is　unique　to　a　particular

business　sector　and　used　in　business　transactions．　If　a　non－native　speaker　masters　this

jargon，　it　can　be　an　effective　tool　for　succeeding　in　business　in　Japan．

　　Although　it　has　no　direct　bearing　on　business　transactions，　the　use　of　polite　language　in

Japanese　is　particularly　difficult．　The　incorfect　use　of　an　honorific　form　instead　of　a

humble　one　leaves　a　foreigner　open　to　the　criticism　that　he／she　does　not　know　how　to　use

the　Japanese　language　correctly．　Conversely，　when　a　Japanese　translates　a　polite

expression　directly　into　English，　it　occasionally　makes　an　odd　impression　not　just　in　a

business　situation　but　even　in　ordinary　conversation．　The　Japanese　word“gusai，”for

example，　is　often　used　by　Japanese　men　of　a　certain　age　to　refer　to　their　wives．An　English

speaker　will　naturally　be　disconcerted　if　a　middle－aged　Japanese　man　tells　him／her　，’“My

stupid　wife　likes　your　product．”

　　Every　country　has　its　slang．　The　trick　for　a　business　person　is　tg　gauge　accurately　just

how　much　slang　to　put　into　a　business　communication．　Although　an　appropriate　amount

can　convey　a　feeling　of　familiarity，　too　much　will　seem　vulgar．

　　The　expression“body　language”is　found　more　and　more　frequently　even　in　Japan

nowadays．　In　the　broad　sense，　body　language　refers　to　one’s　posture　and　gestures　from　the

moment　one　person　meets　another　person　to　the　moment　they　say　goodbye．　Students　at

American　business　schools　are　taught　that　the　following　five　elements　constitute　body

language　in　business　communications：（1）posture，（2）body　movement，（3）hand　and

arm　gestures，（4）facial　expression　and（5）eye　contact（Mary　Munter［1992，　p．123］）．

　　Posture　should　be　relaxed　but　still　convey　a　professional　manner．　A　stiff，　ramrod－

straight　stance　is　not　good，　however．　If　your　stand　with　your　feet　close　together，　you　will

seem　submissive；standing　with　your　feet　wide　apart，　on　the　other　hand，　seems　aggressive　．

Body　movement　should　be　natural．　Nervous　twitches　and　random，　rapid　movements

suggest　to　the　other　person　that　you　do　not　feel　at　ease．

　　Natural　hand　and　arm　gestures　are　good，　but　holding　the　hands　in　one　position　should

be　avoided．　Facial　expressions　can　cause　the　other　person　to　feel　that　you　are　deeply

interested　in　him／her，　but　avoid　meaningless　smiles．　Eye　contact　should　be　used　to　show


rapport　with　the　people　you　are　talking　to，　but　do　not　stare　at　any　particular　person．

Cultural　Differences　and　Business　Communications

International　communications　are　the　most　difficult　area　of　business　communications。

When　differences　in　culture　and　traditions　are　involved，　communication　becomes　more

complicated．　Britain　and　the　United　States　have　extremely　similar　cultural　traditions，　so

the　communications　gap　between　them　is　small．　In　my　Previous　paper，　I　discussed

business　communication　and　culture　citing　advertisement　strategies　used　in　Japan　and　the

u．sl

　　Differences　in　customs　and　traditions　can　even　be　found　in　the　way　we　address　the　person

we　are　talking　to．　The　atmosphere　is　entirely　different　depending　on　whether　we　are　on　a

first　name　basis　with　the　other　person　or　use　his／her　surname．　In　Japanese　ad（iing　the　word

“shi”to　a　name　is　sufficient　to　indicate　respect，　but　in　the　West，　where　more　importance

is、attached　to　academic　degrees，　it　is　rude　to　address　a　man　as　Mr．　So－and－So　if　he　has

the　title　of　doctor　or　professor．　A　minister　or　other　person　in　holy　orders　should　be

addressed　as“The　Reverend　So－and－So，”and　retired　military　personnel　ought　to　be　called

“genera1”or“colone1”or　whatever　the　rank　they　held　when　on　active　duty．　In　other

words，　Mr．　is　the　bare　minimuni　of　politeness．　In　German　a　male　professor　who　has　two

doctoral　degrees　would　have“Herr　Dr．　Dr．　Prof．”on　his　business　card．

　　The　area　of　communications　that　requires　the　greatest　care　is　the　avoidance　of　any

expressions　that　might　suggest　bias　in　regard　to　race，　sex　or　physical　disabilities．

Expressions　should　not　be　used　that　denigrate　an　entire　group，　such　as　describing　Anglos

as“cold，”Asians　as“sinister，”or　Blacks　as“1azy．”Words　that　suggest　racial　stereotypes

are　also　strictly　forbidden．　Similarly，　identifying　someone　in　terms　of　race　should　be

avoided　except　when　absolutely　necessary．　In　other　words，　since　one　would　not　ordinarily

say“Anthony，　a　well－groomed　white　man”or“Leo　McCarthy，　noted　white　legislator，”do

not　say“George，　a　wel1－groomed　black　man”or“Willy　Brown，　noted　black　legislator．”

　　To　avoid　sexist　language，　use“artificia1”instead　of“man－made，”“working　hours”

instead　of“man　hours，”“workers’compensation”instead　of“workmen’s　compensation，”

“executive”or“manager”instead　of“business　man，”“supervisor”instead　of“foreman，”

and“sales　representative”instead　of“sales　man．”Instead　of“his　staff，”use“his　or　her

staff。　In　the　salutation　of　business　correspondence，　the　preferred　practice　is　to　replace

6　Eri　Shiozawa，“Business　Communication　under　Asylnmetric　in壬ormation，”〃ei（iai　Sh（）gaku

　　　1～onsoムlo．81－1（錺（Forthcoming　Jan．1999）．

378　　　　　　　　　　　　『明大商学論叢』第81巻第3・4号　　　　　　　　　　　　（378）

“Dear　Sirs”or“Gentlemen，”which　were　often　used　in　the　past，　with　a　neutral　expression

such　as“Dear　Customer，”or“Dear　Investment　Manager　，”or“Dear　Reader．”

　　To　show　consideration　for　people　with　disabilities　a　person　should　be　described　as

“hearing－and　speech－impaired”rather　than　as　a“deaf－mute，”and　the　word“disabled”

should　be　used　instead　of‘‘crippled．”In　Japan　too　the　mass　media　are　becoming　more

careful　about　words　that　may　convey　an　impression　of　bias．’As　a　world－wide　trend，　this

is　a　welcome　development．

　　Japanese　need　to　show　more　sensitivity　to　religion．　In　Japan，　sending　New　Year’s

greetings　at　the　beginning　of　the　year　is　an　important　custom．　Although　sending　Christmas

cards　to　Western　business　acquaintances　is　a　good’idea，　Japanese　need　to　consider　whether

the　person　they　are　sending　a　card　to　is　a　Christian　or　not．　The　fact　is，　most　Japanese　have

completely　forgotten　that　Christmas　is　a　purely　religious　holiday．　It　is　international

common　sense　to　choose　cards　with　expressions　such　as‘‘Season’s　Greetings”or“Happy

Holiday　Season”so　as　not　to　offend　non－Christians．

ln　Lieu　of　a　Conclusion

The　essence　of　international　and　intercultural　communications　is　to　be　sincere　and

considerate　of　others　from　different　cultures　who　have　different　customs　from　your　own．

Though　it　may　depart　a　bit　from　the　common　practices　of　business　communication　that　I

have　been　discussing　in　this　paper，　it　would　not　be　too　extreme　to　say　that　if　you　are　truly

sincere　in　your　dealings　with　someone，　that　attitude　is　likely　to　convey　itself　to　the　other

person．　Conversely，　if　you　aren’t　sincere，　it　will　be　impossible　to　build　any　rapport．

　　One　other　essential　point　is　that　to　know　someone　else，　you　must　first　know　yourself．

If　you　don’t　know　enough　about　the　other　person，　ask　questions　until　you　do．　That　is　far

more　preferable　than　making　a　serious　rnistake　and　hurting　the　other　person’s　feelings　by

．pretending　to　know　something　when　you　don’t．　If　food　is　included　at　a　business　function，

for　example，　you　need　to　know　whether　those　who　will　be　attending　observe　any　dietary　　　　7　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　．

laWS．

　　Most　important　of　all　is　not　to　be　obsessed　by　those　aspects　of　the　other　person　that　are

different，　be　they　differences　in　culture，　race，　traditions，　or　customs．　Instead　it　is

important　to　pay　attention　to，what　you　have　in　common－the　fact　that　the　other　person

is　a　human　being　just　the　same　as　you　are．　Never　forget　that　business　is　a　mutually

advantageous　relationship．　It　is　a　plus　sum　world．

7　For　example，　some　Jews　are　Kosher　and　have　restrictions　on　what　and　how　to　consume

　　　food．

（379） Some　Aspects　of　Intemational　and　Intercultural　Communication　Strategies

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Appendix

　　　　　　　　　Inheritable　and　Non－inheritable　Information　System

379

Time

n－1

n

t

Inheritable　Information　　　Systemニ1．1．S．

Non－inheritable　Information　　　　System＝N．1．1．S．

Resource　　　　　　　　→1nputs

Inheritable　System一

Non－inheritable　System　　Resource←　　．

　　Inputs


Inheritable　System一

Non－inheritable　System　　Resource←　　．

　　Inputs


Inherltable　System一

Non－inheritable　System

　　Buslness　Communication　　　　　　　　Strategies

　　　Profit　Maximization　　　　　　　　　　and

　　　　Cqst　Minimization

　　Resource←　　匿

　　1nputs

　　h＝inheri°励1θinformaion

　　n＝　non－inheritable　information

　　　　　　　　　　　　　　　　　t

h（t）　＝一乞ノh（t）＋∫G1［h（・），n（・），θ1（・）］脚一・）d・…（1）

　　　　　　　　　　　　　　一∞

コ

n（t）＝一μn（の十G2　［n（の，　θ2（’）］　。・・（2）

ω顧（t）一撃・一伽勿伽漉のGl＝勿ゾわr〃zation　generationノ’unction　of．　h，　θ1＝resource　inPuts　and　W，＝weightin8

伽伽肋・h一撃・一・伽伽…卿，G・－i吻　瞬・n・ra・i・gfunction　q／　n．　and　θ2＝resource　ゴ毎）utsノわr　non－inheritaろle　ゴηノわrmation　5：ys　te〃Z．

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　t

・t・伽糖磁伽読伽燃……1・・i・・　・ffects∫0・旧・，　because　Of

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　－○O

the　very　nature（’f“励θ伽61θ”syste〃1．

　　八「ow　let　us　assume　that　the　firm　tries　to　maximi2e　Pr（’fit　by　efficiently　utilizing

bzesineSS　communication　and　opti〃zal　choice　（ゾ　θ1　and　θ2．

Let　the　Production　function　be　given　by

380　　　　　　　　　　　　　『明大商学論叢』第81巻第3・4号　　　　　　　　　　　　　（380）

　　y（t）＝F［R（t），h（t），　n（t）］…（3）

where　F（t）＝ne・－classical　Pr・ducti・n　functi・n（’f　h・m・gene・WS　degree・ne　with　resPect

to　R（t）＝Production　resource∫，　h（の＝inherimble　info7mation，　and　n（の＝non－inheri°table

inf・・rmation・．　Then，　the　firm’S・ろブective　is　to　maximi2e伽朔in　the　1・ng　runの

ProPer　choice　（～f　outl）ut　】『（t），　infoγmation　resources　θl　and　θ2．　ThZCS，

　　　　　　　　　　　　　　

γ惚，、∫7’［P（・）・Y－・・S…f　Y一θ1－・・］dt

　　　　，　　　　　　，

　　　　　　　　　　　0

　　subiect　to　（1）　and　（2），　whereρ　is　the』discount　rate．　Bγ　using　the　Pontryagin

mczximecmρ珈吻」θ，　we　can　derive　the“（）ptimal”c・mmunicati・n　strategies．

Resource　inputs

Resource

lnputs

Resource

lnputs

Basic

qesearchNew　Information

ioutput）

（Input）

Applied　Research

（Input）

Development

ε謡濫諸ineSS［⇒

Cumulative　basic

Information

Idea　of

　Inventions

　　　　　　　　or

　　　　　Information

（output）

Cumulative

Stock　of　New　Information

Innovation

（output）

Profit

Maximization

（381） Some　Aspects　of　International　and　Intercultural　Communication　Strategies 381

　　The　〃7ainプ’eature　（ゾ　btesines∫　60〃2mzanication　ゑS　that　basic　ん7¢owledge　is　assumed・to

∂θ　e∬ential／bγ　efficient　P70fit　〃Ztzximi2atio％．　Looking　at　the　extreme　case　in　which

the　stocleρプ　basic　lenowledge　is　2eγO　（α　case　that〃Zのノexist勿¢PγinciPle　but　not　in

Pvactice），　we　would　fi7¢d　that　theプ～）llowing　conditions　would　hold：

　　　　　　　　（　i）B＝G3（θ3）一μB

　　　　　　　　（ii）ノ4＝G4（θ4，　θ5，　14，　B）　　（4）

　　（iii）0＝G4（θ，，　θ5，　ノ4，　0）

W・・r・・A－・PPIi・d　…wl・dge，　B－∂・・漁・糠，　a一密，　b一誓，・・…一

　　　　　　　　．　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

inPutsノ～）γ　B，　and　θ4＝resource　inψza彦S／Cor　／1　and　θ5＝inPutsノ∂γ　efficient　busi7¢θSS

CO〃Z〃¢unication．

　　レレ宅e　now．assume　云加’　the　Production　function　is　｝／＝F　［A（t）・1～（t）］　・。・（5）

a7¢d　the　to　tal　cost／2〃¢ction　is

　　　　　　　　　1　　　　　　　　　　　。7℃（Y，Pn’ceのf　1～（t）），Oγ　C＝7℃＝　　　　　　　　A（t）

　　　　　　　　　c　　　　　　　　　　　●Y…　（6）吻ψ砂C＝　　　　　　　　、4（の

　Then，　the　long－7％ηPrOLfit〃ZCZ　timization　with　efi7cient　bZtsineSS　comm％％ication　〃zay

∂θプ～）γ〃zulated　乙ワ

y，艦，興か［　　　　　　　　　　　CRevenue－　　　　　　　　　、4（t）・Y－・、－e4－e，］dt

　　　　　　　　　　　　Osz4クタθ6’　to　（4）．

　The　forms（ゾ．　F，　G3　and　G4　dePend　on　the　cultural　and　b〃siness　Practices勿

dzffe7ent　countn’es．

382　　　　　　　　　　　　『明大商学論叢』第81巻第3、・4号　　　　　　　　　　　　（382）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　F

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