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SOMMAIRE :

SOMMAIRE :

I) COMMENT SE CONNECTER AU MODULE PROPRIETAIRE .......................................................................... 2

II) PRESENTATION GENERALE ....................................................................................................................... 3

III) COMMENT METTRE A JOUR MON PLANNING (GESTION DIRECTE OU PARTAGÉE) ............................... 5

IV) ENVOYER MES CONTRATS PAR MAIL ................................................................................................... 7

1) SAISIR ET ENVOYER LE CONTRAT ........................................................................................................................ 7 2) ENREGISTRER LES REGLEMENTS ET SOLDER UN CONTRAT ...................................................................................... 11 3) ANNULER OU MODIFIER UN DOSSIER PROPRIETAIRE ............................................................................................ 13

V) CONSULTER MES DOSSIERS « SERVICE DE RESERVATION» ..................................................................... 15

VI) CREER OU MODIFIER MES PHOTOS .................................................................................................... 16

VII) MODIFIER MON TARIF A LA BAISSE EN CREANT UNE « PROMOTION » .............................................. 19

VIII) GERER MES AVIS CLIENTS .................................................................................................................. 20

IX) AJOUTER MA DESCRIPTION DANS MON ANNONCE INTERNET ........................................................... 22

Pour tout complément d’information, n’hésitez pas à contacter Marie-Pierre

au 04 50 10 10 10 ou par mail accueil@gdf74.com

(1) Hébergements en Location Directe ou Partagée

(2) Hébergement(s) géré(s) tout ou partie par le Service Réservation, ou utilisant les contrats par mail (voir page 7).

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I) COMMENT SE CONNECTER AU MODULE PROPRIETAIRE

http://prop.itea.fr/ Ou depuis le pied de page de site départemental

http://www.gites-de-france-haute-savoie.com

Info utile ! Le module propriétaire s’adapte parfaitement aux formats des smartphones. N’hésitez donc pas à ajouter l’adresse http://prop.itea.fr/ sur l’écran d’accueil de votre téléphone en créant un raccourci.

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Pour vous identifier, vous devez saisir :

Numéro de Département : 74 – Haute-Savoie – Gîtes de France Numéro de propriétaire : Numéro compris entre 1 et 2300 Mot de passe : GITE (par défaut) Ou Votre adresse mail Mot de passe : GITE (par défaut)

II) PRESENTATION GENERALE Bienvenue dans votre espace ! Une fois connecté, un écran d’accueil récapitulatif vous présente un résumé général de la situation de votre hébergement, ainsi qu’un accès direct aux fonctionnalités les plus utilisées. Si vous disposez de plusieurs hébergements, l’accès aux différentes fonctionnalités s’effectue à partir du bouton « Mes hébergements ».

Accès à l’ensemble des fonctionnalités à partir des boutons ci-dessous

Votre page d’accueil si vous disposez d’un seul hébergement

Votre page d’accueil si vous disposez de plusieurs hébergements

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Autres éléments visibles à l’écran :

- Statistiques web : Affichage des consultations internet de votre (ou vos) hébergement(s) par semaine ou par mois, avec la possibilité d’une présentation sous forme de graphique.

- Statistiques de remplissages* : Remplissage et Chiffre d’Affaire de(s) l’hébergement(s), comparatif entre l’année en cours et l’année précédente, possibilité de filtrer par date.

- Prochaines arrivées* : Vous présente les arrivées de vos prochains clients. Vous pouvez cliquer sur la réservation pour plus de détails.

- Créations de dossiers* : Visualisez tous les dossiers créés par vos soins ou par le Service Réservation sur le mois, la veille, le jour-même et dans la semaine en cours.

- Avis clients* : Visualisez directement les dernier avis déposez et apporter une modération. Vous pouvez également accéder à l’ensemble de l’historique de vos avis.

- Hébergements disponibles à proximité : Vous permet, si un client vous contact en direct, de proposer d’autres hébergements Gîtes de France à proximité si le votre est déjà loué.

En haut de l’écran :

- Mes hébergements : Le bouton est présent pour les propriétaires de plusieurs hébergements : permet l’accès à toutes vos fonctionnalités par hébergement.

- Réservations* : Accès direct à la liste de vos réservations en cours. - Planning : Consultation/modifications de vos disponibilités. - Avis clients* : Consultation et modération de vos avis client. - Documents : Vous trouverez dans cette rubrique, suivant votre type

d’hébergement, différentes informations telles que les contrats de locations, les attestations de séjour, l’état des lieux, la déclaration en mairie, le bordereau de remboursement pour les chèques cadeaux, les logos ...

- Actualités : Cet onglet sera visible uniquement quand une actualité sera publiée par le Relais (ex : Assemblée générale, actualité juridique, réunions prévues…).

- Agenda : Vous permet de vous rappeler les dates des prochaines réunions. Les réservations sont également affichées avec les heures d’arrivée et de départ, ainsi que le nom du client.

* Données disponibles uniquement pour les contrats gérés par le service de Réservations, ou si vous utilisez l’envoi des contrats par e-mail (v.page 8)

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Autres éléments en haut de page :

Contacter centrale/relais : Vous permet de nous envoyer un mail. Mon compte : Vous permet de modifier votre mot de passe et votre mode d’affichage.

III) COMMENT METTRE A JOUR MON PLANNING (GESTION DIRECTE OU

PARTAGÉE)

IMPORTANT : Cette étape est facultative si vous êtes en Service de Réservations « exclusivité de gestion » (Pro et Zen), ou si vous utilisez le module d’envoi des contrats par internet.

Pour modifier les disponibilités de votre hébergement, cliquez sur le bouton "Planning" (ou « planning de disponibilités ») afin de visualiser le calendrier de votre (ou vos) hébergement(s).

Affichage du planning si vous disposez d’un seul hébergement :

Affichage de la légende En noir : semaine fermée par vos soins

Accès à vos plannings si vous disposez de plusieurs hébergements : possibilité d’un affichage et d’une gestion

« multi plannings »

Accès à votre planning de disponibilités

En rouge : semaine réservée – Contrat internet réalisé par vos soins ou par

notre Service de Réservations

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Comment bloquer une semaine ? Pour fermer une semaine, il vous suffit de cliquer sur les cases de la semaine, puis d’enregistrer les modifications. Pour fermer un mois complet, il vous suffit de cliquer sur le « F » en haut de chaque mois, et « O » pour le réouvrir. Vert = libre Noir = louée (1 clic) Blanc avec ? = en option (2 clics) N'oubliez pas d’enregistrer les modifications, après avoir mis à jour vos disponibilités.

Une fois les modifications enregistrées, la mise à jour est instantanée sur l’ensemble des sites Gîtes de France.

Affichage en mode « multi-plannings » si vous disposez de plusieurs hébergements :

Afin de vous aider dans votre organisation, une étoile dans le calendrier vous indique les jours d’arrivée. IMPORTANT : pour une semaine, vous devez bloquer les jours du samedi au vendredi (soit 7 nuits).

Lorsque vous n’êtes pas intervenu sur votre planning pendant une durée d’un mois, un mail d’alerte de mise à jour vous sera automatiquement envoyé pour vous demander d’actualiser votre planning.

Modèle du mail automatique: Hébergement N°54987 dernière mise à jour le 06/12/2013, si votre planning est à jour cliquer ici. En cliquant sur ce lien, un message « mise à jour effectuée » apparaît Si vous ne faites aucune action sur votre planning, un mail de blocage vous sera envoyé 15 jours après le premier mail d’alerte et toutes les périodes disponibles seront fermées.

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INFO UTILE pour mettre à jour son planning

Si vous n’avez pas à enregistré de locations depuis 1 mois et que vous souhaitez mettre à jour votre planning, il vous suffit de cliquer sur le bouton

Cette action aura pour effet de mettre à jour votre planning pour un mois supplémentaire.

IV) ENVOYER MES CONTRATS PAR MAIL (hébergements en location directe ou Planning Partagé)

1) Saisir et envoyer le contrat

En utilisant cette option, vous pourrez bénéficier des avis en ligne (v. page 20). Si vous avez bien effectué la demande d’ouverture du module auprès de nos services, le bouton « Faire une réservation » apparaît directement sur votre page d’accueil. Si vous avez plusieurs hébergements, le bouton se trouvera dans l’écran « Mes hébergements » Attention : il faut impérativement que votre planning soit à jour !

En cliquant sur le bouton, vous pouvez commencer à saisir les informations du contrat

En cliquant ici, la date de votre planning sera automatiquement réactualisée – Votre planning sera donc

considéré comme ‘à jour’.

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Étape 1 : Séjour

Saisir les dates du séjour et le nombre de vacanciers, puis cliquer sur « valider et continuer »

Étape 2 : Coordonnées

Saisir toutes les informations de votre client – Vous pouvez ajouter les options choisies par le client (ménage, draps…). Une zone libre vous permet d’ajouter une annotation sur le dossier ou le client (exemple : Les clients vont arriver après 20h00, installer le lit bébé…). Le mot de passe vous sera demandé en cas d’aanulation du dossier.

Le mot de passe est facultatif Si vous ne saisissez rien, c’est

votre mot de passe de connexion qui sera pris en compte (GITE par défaut)

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Étape 3 : Paiement et création de l’option

ÉTAPE 4 : Confirmation de la Pré-réservation

A cette étape, votre planning est automatiquement bloqué en « option » sur les dates indiquées. Pour le moment, votre client n’a toujours rien reçu. Pour lui faire parvenir le contrat, et générer les documents, cliquer sur « Retour à la liste des réservations » .

Après avoir cliqué sur le bouton, votre dossier va automatiquement s’ouvrir dans le menu « Liste des réservations » (v. copie écran ci-dessous). Le liseré orange vous indique qu’il s’agit d’un contrat en option car aucune somme n’a été perçue. Important à cette étape : un numéro de réservation est attribué à votre dossier.

Vous pouvez éventuellement modifier le tarif à la baisse, et fixer le montant de votre acompte (50% maximum pour un gîte, et minimum d’une

nuitée en chambre d’hôtes).

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A cette étape, choisissez les éléments que vous souhaitez envoyer à votre client par e-mail. Important : Si votre client n’a pas de mail et que vous souhaitez envoyer le contrat par courrier, il vous suffit de cliquer sur « Imprimer/visualiser le PDF », puis de l’imprimer. Après avoir cliqué sur « Envoyer un e-mail », l’écran ci-dessous apparait avec un mail type déjà pré-rempli.

Vous recevrez une copie de chaque mail envoyé (votre mail apparait dans le champ CC). Il vous suffit désormais de cliquer sur pour faire partir l’ensemble des documents. Le contrat est envoyé au client en 2 exemplaires : l’un est à conserver, l’autre à retourner.

Choisir les éléments à envoyer Voir/imprimer les documents qui seront envoyés

Vous permet de joindre vos propres documents : accès, fiche descriptive…

Ouvrir le formulaire d’envoi du mail

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2) Enregistrer les règlements et solder un contrat

Une fois le contrat envoyé, votre client dispose d’un délai de 7 jours pour vous retourner un acompte de 25%. Important : Dès que la date d'échéance d'un contrat est dépassée en option, vous

recevrez par Email un rappel vous informant d'annuler ou de mettre à jour le règlement

que vous avez reçu.

Une fois l’acompte reçu, il faudra le saisir dans « Liste des réservations ».

Pour saisir l’acompte, recherchez le numéro de votre contrat en option, puis cliquer sur le bouton « Payer ».

Le bouton « payer » permet uniquement de valider la réception d’un règlement (chèque, espèces, chèques vacances, chèques cadeaux), et non d’effectuer un règlement en ligne. NB : Une attestation de séjour apparaitra dans la liste des documents une fois le séjour terminé.

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Il vous suffit désormais de saisir le montant reçu dans la case «Montant que vous avez déjà perçu», puis « valider et continuer ». Dès lors que vous cliquez sur le bouton « valider et continuer », la semaine en « option » (actuellement en orange sur le calendrier) passera en rouge, en mode « réservation » sur votre planning internet. Vous pouvez envoyer une confirmation

Très important : N’oubliez pas de solder totalement votre contrat une fois le séjour terminé, ou lors de la réception du complément de solde (75% restants, versés le jour de l’arrivée). Pour cela, retournez dans la liste de réservations puis « payer ». Vous pouvez également solder un contrat en cliquant sur réservations>Passés et non soldés. Les avis clients seront envoyés uniquement sur les contrats soldés ! Si des contrats sont non soldés, un bandeau rouge apparaitra sur votre page d’accueil.

Message vous indiquant vos contrats non-soldés :

Rappel : A chaque saisie de règlement, votre planning se met directement à jour :

A l’envoi du contrat : Affichage en option sur votre espace propriétaire et sur le

site internet.

Saisie de l’acompte (case montant reçu) : Affichage en réservation sur votre

espace propriétaire et sur le site internet.

Saisir ici la somme perçue

En cliquant ici, votre contrat sera soldé, et votre client recevra un mail pour laisser un avis

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Tous les dossiers créés sont disponibles sur la page d’accueil de votre espace propriétaire à partir du bouton « Liste réservations ». Retrouvez tous vos dossiers créés, à venir, soldés, ou non soldés en cliquant sur « Réservations » ou « liste des réservations »

Ou

3) Annuler ou modifier un dossier propriétaire

En cas d’annulation par le client ou par le propriétaire (ex : acompte non perçu), vous pouvez annuler le dossier en cliquant sur le bouton « Annuler » sur le dossier concerné dans liste de réservation.

Important : un mot de passe vous sera demandé pour annuler votre dossier. Si vous n’avez pas saisie de mot de passe lors de la création de votre contrat, il s’agit de votre mot de passe de connexion (GITE par défaut).

Base de données de tous vos contrats

Filtres

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Une fois cette action réalisée, la semaine concernée sur le planning repassera automatiquement en vert sur votre planning dans votre module, ainsi que sur internet.

Vous pouvez également retrouver tout l’historique de vos dossiers (annulés, soldés, à venir…), dans la liste de vos réservations.

Pour modifier un dossier en cours, il vous suffit de cliquer sur « Réservations

Info utile: Vous pouvez effectuer une nouvelle réservation à partir d’un dossier annulé en cliquant sur le bouton « Refaire une réservation à partir de celle-ci ». Toutes les infos du contrat annulé sont conservées pour cette nouvelle saisie.

Modifiez ici un contrat en cours : changement de date, d’horaire, de coordonnées, de chambre (chambre d’hôtes)…

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V) CONSULTER MES DOSSIERS « SERVICE DE RESERVATION»

Pour consulter le détail de vos contrats gérés par le Service de Réservation, cliquez sur le bouton liste de réservation

Ou

Afin de faciliter la lecture de vos dossiers, un code couleur vous permet d’identifier directement les éventuels contrats gérés par vos soins (vert foncé), des contrats Service de Réservation (vert clair) :

Cliquer sur un contrat pour visualiser le détail :

Retrouver ici toutes les informations sur le contrat : info client, dates de séjour…

Important : retrouvez ici les informations très détaillées du séjour. Votre client a également accès à ces informations depuis son espace client. N’hésitez pas à consulter ces documents en cas de doute sur les options souscrites, la capacité d’accueil, animaux…. Ces documents vous seront très utiles en cas d’un éventuel litige sur place sur un élément relatif au contrat : animaux, horaires d’arrivée, capacité d’accueil…

Confirmation de commande : confirmation de réservation mail reçue par votre client si la réservation a été effectuée en ligne par internet (contrat LCEN). Contrat : Contrat signé par votre client (=contrat ‘téléphone’ réalisé par le Service de Réservation). Facture : Facture du séjour.

Jaune= Option

Vert foncé= Contrat propriétaire

Vert clair= Contrat Service

Réservation

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Attestation de séjour : Apparaitra dans l’espace de votre client une fois le séjour terminé, ou ici lorsque le contrat sera géré par vos soins.

VI) CREER OU MODIFIER MES PHOTOS

Vous pouvez insérer un nombre illimité de photos par hébergement. Ce service est entièrement GRATUIT, et les photos chargées peuvent être changées à n’importe quel moment, et autant de fois que vous le souhaitez. Par contre, et pour un meilleur contrôle, la validation finale avant la mise en ligne reste à la charge du Relais. Entre la création de l’album (ou une mise à jour photo), et la mise en ligne, il faut donc compter un délai de validation allant de 1 jour (en semaine), à 3 jours (week-end).

Pour changer vos photos, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Modifier l’album photos » (page d’accueil ou « Mes hébergements »).

Pour ajouter ou remplacer une photo, il vous suffit de cliquer sur le bouton « modifier » à côté de chaque vignette. Sur ce nouvel écran, cliquez sur le bouton à droite « Ajouter une photo ». Quand la fenêtre s’ouvre, il suffit d’aller rechercher la photo que vous voulez insérer dans votre ordinateur. Choisissez votre photo, puis cliquez sur ouvrir. Le téléchargement de la photo débute alors. Important : En fonction de la taille de votre photo, cette opération peut mettre un peu de temps (surtout pour les photos de plus de 4 à 5 MO).

Modifier/ajouter photo Définir cette photo principale

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Une fois votre photo chargée, l’écran ci-dessous apparait avec le message en orange « En attente de validation par Gîtes de France ». Désormais, c’est à nous de valider votre photo.

Vous avez la possibilité d’ajouter une légende à vos photos (ex : vue depuis la terrasse…), recadrer votre photo, ou la faire pivoter (« tourner + » et « tourner - »). Chaque photo peut-être choisie comme photo principale en cliquant sur « Définir comme photo principale » (cette photo qui est la plus importante doit valoriser au mieux votre hébergement). Important : Vous avez également la possibilité d’afficher une photo différente en fonction de chaque saison : pour cela, cliquer sur le bouton

Chaque saison est délimitée par une période prédéfinie : si un internaute recherche un séjour en saisissant une date, c’est la photo saisonnière correspondant qui sera alors affichée.

Vous pouvez ajouter une légende Modifier/ajouter photo

Ajouter ici votre photo principale « saisonnière »

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Il suffit d’effectuer un « cliquer-déposer » et de faire glisser les photos les unes à la place des autres dans l’ordre que vous désirez. Puis cliquer sur « Appliquer ».

Attention: Pour réaliser cette opération, Il faut que toutes les photos soient en ligne (donc validées par le relais).

Vous pouvez également télécharger le plan intérieur de votre hébergement, une vidéo Youtube ou Dailymotion de votre structure, une visite panoramique 360°, ou encore la photo du propriétaire. Pour chacune de ces options, un emplacement dédié est spécifié en bas de page :

Emplacement de la photo propriétaire

Une fois vos photos validées, vous pourrez choisir l’ordre d’affichage en cliquant sur le bouton « Trier l’album photo ».

Trier les photos :

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VII) MODIFIER MON TARIF A LA BAISSE EN CREANT UNE « PROMOTION »

Si vous avez bien effectué la demande d’ouverture du module auprès de nos services, le lien « Modifier le prix » apparaît dans la liste de vos options (page d’accueil ou rubrique « Mes hébergements »).

Attention : il faut impérativement avoir un planning en ligne pour bénéficier de cette option ! Vous pouvez désormais baisser votre tarif sur n’importe quelle semaine de l’année en indiquant une date de début et une date de fin. En validant, le prix de votre semaine apparait, ainsi qu’une case à remplir « Nouveau prix ». Vous pouvez indiquer un libellé de promotion (facultatif), et valider en cliquant sur « OK ».

Bien évidemment, comme il s’agit d’une promotion, seules les baisses de tarif sont acceptées. Important : pour les gîtes en service réservation ou en réservation partagée, le montant de la commission est calculé sur le montant initial du séjour, et non pas sur le montant en promotion.

QUEL SERA L’AFFICHAGE SUR INTERNET ? Sur internet, lors d’une recherche par date, si un internaute choisit la semaine en promotion, le bandeau « Promo » apparaitra, tout comme l’ancien tarif barré, et le nouveau tarif promo (v. photo ci-dessous à gauche). Également, sur le planning tarifaire de votre hébergement, la semaine apparaitra en promotion (en orange).

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VIII) GERER MES AVIS CLIENTS

QUEL EST LE PROCESSUS ? Lorsqu’un contrat est réalisé par le Service de Réservation, ou envoyé par vos soins par mail à partir du module propriétaire (v.page 8), le client reçoit à J+5 après son retour, un mail l’invitant à donner son avis via un lien vers un formulaire à compléter en ligne. Le client précisera également si l’avis est « public » ou « privé » (jamais publié sur le web). Il lui sera demandé :

- D’attribuer une note globale au séjour (1 à 5)

- Evaluer l’accueil - La propreté - Rapport qualité/prix - Confort - Contexte du séjour - Recommandation à un ami - une zone libre de texte de 2000 caractères où il exprime ses impressions. - une checkbox qui indique que le client ne souhaite pas que son avis soit publié - une checkbox obligatoire concernant la véracité de son avis

QUE-DOIS-JE FAIRE ? Lorsqu’un client remplira le formulaire en ligne pour votre hébergement, vous recevrez un mail contenant l’avis client, ainsi qu’une invitation à vous connecter à votre module propriétaire afin d’en prendre connaissance. L’accès à vos avis client s’effectue en haut de la page d’accueil de votre bureau propriétaire.

Important : Le Relais des Gîtes de France Haute-Savoie reste le modérateur des avis. Si un avis est jugé injurieux ou diffamatoire, il ne sera pas publié sur internet. Si l’avis est marqué d’un cadenas, c’est que votre client ne souhaite pas que son avis soit publié sur internet. Il sera uniquement consultable par le Relais et par le propriétaire.

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Si l’avis vous convient : Il vous suffira de cliquer sur « Validation de l’avis ». En cliquant sur la validation de l’avis, vous pouvez également ajouter un commentaire à cet avis favorable (ex : Merci pour votre commentaire, nous espérons également vous revoir prochainement). Puis, cliquer sur confirmer.

Si l’avis ne vous convient pas: Il faudra cliquer sur « Demande de modération ». En utilisant cette option vous pourrez ajouter votre commentaire à cet avis négatif (exemple : nous sommes désolés que le gîte ne vous ai convenu…), mais également, cela alertera notre vigilence sur cet avis. Ainsi, nous pourrons étudier cet avis plus en détail pour savoir si il est bien conforme à la norme Afnor (injurieux, diffamatoire…), ou, le cas échéant, ajouter notre porpre commentaire.

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Attention : dans les 2 cas, et pour chaque avis, vous disposer d’un délai de 14 jours pour ajouter votre commentaire. Si vous jugez l’avis favorable, et donc en cliquant sur « validation de l’avis », ce dernier sera alors publié dans un délai bref, afin qu’il valorise au plus vite votre hébergement. Au-delà des 14 jours, et sans intervention de votre part, l’avis sera automatiquement publié sur internet.

Une fois validé, l’avis en ligne sera publié 2 ans sur internet. Au-delà de cette date (date de péremption), il sera automatiquement supprimé, et n’apparaitra plus sur internet.

QUEL SERA L’AFFICHAGE SUR INTERNET ? Les hébergements qui bénéficient des avis client apparaissent en mode « liste » avec le nombre d’avis déposés, ainsi que la note moyenne sur 5. Les avis sont publiés avec le nombre d’étoiles total, et sur chaque critère évalué (accueil, propreté, confort, rapport qualité/prix). La saisie libre du client et son pseudo sont également publiés. Dans la fiche hébergement, les 2 ou 3 derniers avis sont directement visibles. Un bouton « afficher les avis supplémentaires » permet de consulter l’ensemble des avis.

IX) AJOUTER MA DESCRIPTION DANS MON ANNONCE INTERNET

Afin d’enrichir votre fiche internet et la rendre plus conviviale, vous avez la possibilité d’ajouter un petit descriptif de présentation « propriétaire », ainsi qu’une photo (voir chapitre « Créer ou modifier

mes photos »).

Cette fonctionnalité est accessible depuis votre module propriétaire en cliquant sur le bouton « Informations hébergement ».

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Ensuite, vous pouvez commencer à saisir votre description selon les 3 étapes suivantes :

La mise en ligne définitive sera réalisée une fois la validation du Relais. Un mail automatique vous sera alors envoyé pour vous notifier l’acceptation ou le refus.

Important : Votre texte prendra davantage de relief s’il est ajouté à votre photo ! Pensez donc à bien ajouter votre photo à partir de la rubrique « modifier l’album photo » (voir plus haut pages 15 à 17).

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QUEL SERA L’AFFICHAGE SUR INTERNET ?

L’information sera alors ajoutée à votre fiche internet dans la rubrique « propriétaire » (voir exemple ci-dessous avec le site www.gites-de-france.com) :