Sosiale medier for HiBu-ansatte

jeg skal være sosial!

Hjelp,

Aller først:Gjør deg kjent med hvordan vi bruker de sosiale mediene i dag.

Nederst til høyre på nettsiden www.hibu.no finner du noen knapper som fører deg videre. HiBu-bloggen finner du like over disse knappene.

Hvem vil vi nå?Vår prioriterte målgruppe er potensielle studenter og søkere.

Av og til kommuniserer vi også med egne studenter, blant annet gjennom aktiviteter og kampanjer, men sosiale medier skal ikke erstattekommunikasjon gjennom mer formelle kanaler som studentdemokrati,råd og utvalg, samt førstelinje på studiestedene.

Andre målgrupper er potensielle ansatte, mediene og samfunnet rundt.

Målgruppene vil kunne forandre seg utfra hva som skjer på det aktuelle tidspunkt. I en krisesituasjon vil primærmålgruppe ikke lenger være potensielle studenter, men snarere nåværende studenter, ansatte og mediene/samfunnet rundt.

Hva kan målgruppene tjene på det?De kan få bedre service, og de kan få et bedre innblikk i hva vi driver med. De kan enkelt komme i kontakt med oss, si meningen sin og få et svar tilbake. De kan få informasjon som de har bruk for, på en enkel måte, og de kan bli kjent med menneskene hos oss, både studenter og ansatte.

Hva kan vi tjene på det?• Vi kan styrke omdømmet vårt, merkevaren vår og få økt

oppmerksomhet.• Vi kan utvikle oss og få nye ideer.• Vi kan nå sentrale mål i strategien vår om nærhet og effektivitet.

Hvordan snakker vi i sosiale medier?Dethandlermyeomåfinnebalansenmellomdetprivate,detpersonligeog det profesjonelle. Mange sliter med dette, og det kan føles skummelt å kaste seg ut i det. En viktig kjøreregel, er at du skal være deg selv, men samtidig huske på at det du sier vil kunne bli koblet opp mot HiBu som arbeidsgiver. De sosiale mediene er derfor et offentlig rom – akkurat som bussen eller togkupèen. Du bør derfor ikke si noe som du ikke vil at andre skal høre. Høres dette skummelt ut? Du kommer langt med sunn fornuft og vanlig folkeskikk.

Hvordan vil vi fremstå?HiBus ansatte er kjent for en åpen og serviceinnstilt holdning til studentene. Nærhet og tilgjengelighet er ord som ofte brukes om oss. Det er denne holdningen vi også skal ha i de sosiale mediene. På mange måter er disse mediene som skapt for oss. De er tilrettelagt for toveis-kommunikasjon og deling av kunnskap, og det er noe vi er gode på.

“HiBus ansatte er kjent for en åpen og serviceinnstilt holdning til studentene.”

Du vil starte - hva gjør du?Du står fritt til å opprette personlige kontoer i sosiale medier. Dersom du føler deg usikker, kan du få råd fra webredaktør. Avdelinger og ansatte som vurderer å sette i verk tiltak på vegne av HiBu, anbefales å kontakte webredaktør. Vi tar en prat om hvilke retningslinjer vi har, hva du ønsker å oppnå, hvem du vil nå, og hvilke kanaler som vil være mest effektive:• en fagblogg?• en facebookside for studiet ditt?• en mulighet til å publisere bildegallerier?• utsending av nyheter på Twitter?

Vi snakker også om hvor tiltaket er forankret, og hvem som skal være ansvarlig for oppfølging og kommunikasjon. Aktivitet i sosiale medier er heltavhengigavatdetfinnesenansvarligmedlyst,tidogviljetiljevnligoppfølging.

Kjøreregler for ansatte:HiBu-ansatte som blogger eller deltar i sosiale medier som representant fra HiBu, anbefales å følge disse prinsippene.

1. Vær en representant for HiBus verdier. Fremsett meninger og ideer på en respektfull måte. Vær forsiktig med hvor du linker. Ikke snakk negativt om konkurrenter, studenter eller andre ansatte.

2. Vær tydelig på din egen rolle og hvem du representerer.Ikke skriv anonymt. Bruk eget navn – og opplys om hvor du jobber. Skill mellom rollen som privatperson og HiBu-ansatt. Selv når du opptrer som privatperson, vil folk kunne oppfatte deg om en representant for HiBu. Vær nøye med å understreke at dine synspunkter er dine egne, og ikke representerer HiBus synspunkter. Avklar all bruk av logoer med webredaktør.

3. Beskytt konfidensiell informasjon, kollegaer, studenter og samarbeidspartnere.Online informasjon er ikke privat. Vær klar over at det du legger ut på nettet, vil være der i lang tid, og kan bli delt av andre. Unngå derfor å identifisereellerdiskuterekollegaer,studenterogsamarbeidspartnere,med mindre du har deres tillatelse. Legg heller ikke ut bilder av studenter, kollegaer eller samarbeidspartnere, uten å ha deres tillatelse. Unngååpubliserekonfidensiellinformasjonknyttettilhøyskolensplaner,strategier eller virksomhet.

4. Vær obs på skillet mellom personlig og privat.Særlig på Facebook vil skillet mellom det personlige og private kunne oppleves som utydelig dersom du ikke har en bevisst holdning til begrepet ”vennskap”, og hvordan du ønsker å dele private hendelser med andre Facebookvenner. Facebook kan være et godt verktøy for kommunikasjonmedstudenteneogprofileringavstudiet.Vianbefalerlikevel ikke ansatte å bli venn med studentene, med mindre de har god

innsikt i hvordan Facebook fungerer. Ta heller kontakt med infoseksjonen, så hjelper vi deg med andre løsninger, som f.eks å opprette en studiegruppe eller en studieside, der du kan kommunisere med studentene, og de kan kommunisere med hverandre.

Samtidig er det viktig å presisere at spørsmålet rundt hvilket forhold en vil ha til studentene, og hvor mye en vil vise av sitt private liv, ikke er noe som har dukket opp med de sosiale mediene. Dette er noe ansatte på høyskolen har måttet forholde seg til lenge før Facebook dukket opp, og som ansatt på HiBu står du fritt til å velge det som føles naturlig for deg. Med de sosiale mediene vil likevel effektene av feilvurderinger kunne få helt andre effekter enn tidligere. 5. Snakk santHvis du deltar i en diskusjon rundt HiBu, ikke fremsett usanne eller usikre påstander. Dersom du må svare på eller kommentere detaljer rundt HiBus virksomhet, foreta en faktasjekk internt først.

6. Opptre behersket og høfligEt av formålene med sosiale medier er å skape dialog, og folk vil ikke alltid være enige. Når du blir konfrontert med uenighet eller kritikk, er detviktigatduopptrerbehersketoghøflig.Uttrykksynspunktenedinepåenklaroglogiskmåte.Ikkeoppsøkkonflikter,ogrettfeilnårnød-vendig. Noen ganger er det best å ignorere en kommentar og ikke gi den unødvendig legitimitet gjennom å svare.

“Online informasjon er ikke privat“

7. Svar i tideNoe av det som gjør sosiale medier spennende og attraktivt, er at samtalen foregår nærmest i sanntid. Dersom du tenker å delta, er det derfor viktig at du er villig til å sette av nødvendig tid til å oppdatere innhold og svare på spørsmål jevnlig, samt å rette feil når det er nødvendig.

8. Ikke foreta saksbehandlingDette er et svært viktig punkt for HiBu som offentlig høyskole. Saks-behandling skal ikke skje i sosiale medier. Vær nøye med å henvise henvendelser som krever saksbehandling til ordinær postadresse for registrering i arkivet, og videre distribusjon til saksbehandler.

Vår holdning til negativ omtale i sosiale medier:Vi skal ikke se på kritikk eller negativ omtale som truende. Vi vil ikke prøve å kontrollere samtalene, men heller delta i dem. Vi skal se på kritikk som en mulighet for dialog og forbedring. Alle svar på kritikk gjennom sosiale medier koordineres med infosjef eller webredaktør.Ekstra positivt er det om vi kan bruke de sosiale mediene til å forbedre oss.

Når svarer vi ikke:Hvis innholdet er irrelevant, ute av sammenheng, støtende, personangrep eller i strid med norsk lov, går vi ikke i dialog. Personangrep og lovstridig innhold fjernes fra sosiale medier vi selv har kontroll over.

I andre medier kontakter vi ansvarlig redaktør/utgiver og rapporterer overtramp/lovbrudd.

Hvem svarer på hva:• Vurder alltid om du er den rette til å svare, og kontakt webredaktør

eller informasjonssjef om du er i tvil.• Alle svar om studier og studietilbud skal koordineres med ansvarlig

studieleder eller Studieseksjonen.• Alle svar om opptak skal koordineres med Studieseksjonen.• Alle svar om fakulteters virksomhet, planer og strategier skal

koordineres med ansvarlig dekan.• Alle svar om HiBus strategier, planer og meninger skal koordineres

med informasjonssjef, som vil avklare med rektor og øvrig ledelse.

Hvordan retter vi opp feil?Alle kan gjøre feil, også i de sosiale mediene. Oppdager du at du har skrevet noe uriktig eller uheldig, rett opp og beklag. Informer samtidig webredaktør.

Les mer:HiBusfullstendigestrategiforsosialemedierfinnerdupåwww.hibu.no/sosialstrategi

Kurs:Infoseksjonen vil i 2012 tilby kurs i sosiale medier – og kommer gjerne rundt på avdelingene.

Kontaktpersoner:Informasjonssjef Tania Marcelle Olsen, tania.m.olsen@hibu.noWebredaktør Jan-Henrik Kulberg, jan.henrik.kulberg@hibu.no