spisovka user manual 3.0

7/23/2019 Spisovka User Manual 3.0

1/38

Spisovka 3 u!ivatelsk"manul

1 Obsah

Obsah1Obsah..................................................................................................................................................12vod...................................................................................................................................................1

2.1.P!ihl"en do systmu................................................................................................................23Spisov slu#ba....................................................................................................................................3

3.1.Seznam dokument$....................................................................................................................33.2.Filtry...........................................................................................................................................43.3.Detail dokumentu.......................................................................................................................6

3.3.1.Vlastn................................................................................................................................63.3.2.P!edn...............................................................................................................................73.3.3.Adresti/odeslatel............................................................................................................7

3.4.Nov% dokument..........................................................................................................................83.5.Spisy.........................................................................................................................................113.6.Sestavy.....................................................................................................................................123.7.Vyhledvn.............................................................................................................................14

4E-podatelna.......................................................................................................................................164.1Zkontrolovat schrnku..............................................................................................................17

4.2Nov a P!choz zprvy.............................................................................................................174.3Odchoz zprvy.........................................................................................................................174.4Detail zprvy.............................................................................................................................18

Zaevidovat do spisov slu#by...................................................................................................19Zaevidovat v jin evidenci........................................................................................................23Odmtnout.................................................................................................................................24

5Administrace.....................................................................................................................................255.1Nastaven..................................................................................................................................255.2E-podatelna...............................................................................................................................265.3Spisy..........................................................................................................................................285.4Seznam subjekt$.......................................................................................................................29

5.5Seznam zam&stnanc$................................................................................................................30

2 vod


2/38

2.1. P#ihl$en do systmu

U#ivatelsk rozhran by se dalo rozd&lit zhruba do t! 'st. Prvn 'st by se dala nazvat jakoovldac (administra'n) 'st, kde m$#ete p!epnat mezi Spisovou slu#bou a E-podatelnou, dle zdenaleznete dv&tla'tka ur'en k nastavovn a sprv&Spisov slu#by a E-podatelny a poslednmtla'tko je ur'en k odhl"en ze systmu.

Druh 'st jsou tla'tka menu, kde naleznete pro Spisovou slu#bu tato tla'tka

Seznam dokument%

Nov"dokument

Spisy

Sestavy a Vyhledat

Pro E-podatelnu je zde jin skupina tla'tek menu Zkontrolovat schrnku, Nov zprvy, P!choz

zprvy, Odchoz zprvy. Posledn 'st je tzv. t&lo strnky, kde se zobrazuje v#dy aktuln otev!enstrnka.


3/38

3 Spisov slu!ba

3.1. Seznam dokument%

Seznam dokument$je primrn strnka, kter se otev!e v#dy, kdy#se p!ihlste do systmu. Pokudtento seznam dokument$chcete vid&t v budoucnu p!i prci se Spisovou slu#bou, sta' kliknout natla'tko Seznam dokument$.

Jak ji#napovd sm nzev tto sekce, tak toto tla'tko v sob&skr%v seznam v"ech dokument$ulo#en%ch v systmu Spisov slu#by. Tyto dokumenty jsou roz!azeny do p!ehledn tabulky a to

podle jednacho 'sla. V tto tabulce ale naleznete i jin informace ne#je jednac 'slo, jsou zde ityto nsledujc informace:

Typ dokumentu

Ten je znzorn&n ikonou podle toho, jak%typ dokumentu nastavte.


4/38

P#ijato

Tento sloupec zobrazuje datum p!ijet.

&slo jednac, JID, Spisov zna'ka

Zde jsou vypsny v"echny identifika'n daje dokumentu.

V(c, Adresti/Odesilatel, po'et list%a p#loh

V tomto sloupci naleznete p!edm&t zprvy, seznam adrest$nebo odesilatel$a tak zde zjistte,kolik list$dokument m a tak po'et p!loh.

P#id(leno

Tento sloupec zobrazuje jmno osoby, kter byl dan%dokument p!id&len.

Stav

Posledn sloupec je vyhrazen pro ur'en stavu, v jakm se dokument nachz.

Pod tla'tkem Seznam dokument$se neskr%v pouze soupis v"ech dokument$, ale naleznete zde idv&d$le#it funkce, kter vm pomohou se naprosto bez problmu orientovat i ve velkm mno#stvdokument$ve Spisov slu#b&. Jedn se o funkci filtr a vyhledvn.

3.2. Filtry

Filtry naleznete pod polo#kou Filtr, kter%se nachz hned pod nadpisem Seznam Dokument$.Pokud chcete vybrat jeden z filtr$, klikn&te na "ipku sm&!ujc dol$a zobraz se vm rozbalovacmenu s jednotliv%mi nzvy filtr$. Filtrovat dokumenty lze podle n&kolika kriteri:

Dokumenty na m jmno

Po zvolen tto mo#nosti se vm zobraz jen ty dokumenty, kter jsou vystaveny pro va"i osobu.

Dokumenty, kter mi byly p#id(leny

Tento filtr vm uk#e jen ty dokumenty, kter vm p!id&lila jin osoba.

Dokumenty, na kter"ch jsem kdy pracoval

Jakmile vyberete tuto mo#nost, zobraz se vm v"echny dokumenty, na kter%ch jste podlel.


5/38

Vlastn dokumenty, kter jsem je$t(nep#edal

Tato mo#nost vm uk#e vmi vytvo!en dokumenty, kter jste je"t&nikomu nep!id&lili.

Dokumenty, kter vy#izuji

Po zvolen tohoto filtru se vm zobraz ty dokumenty, kter vy!izujete.

V$echny nov dokumenty, kter nebyly je$t(p#edny

Po zvolen tto mo#nosti se vm zobraz v"echny nov dokumenty, kter 'ekaj na rozd&len.

V$echny dokumenty, kter se vy#izuj

Tento filtr m za kol ukzat vm v"echny dokumenty, kter se nachzej ve stavu vy!izovn.

Zobrazit v$echny dokumenty

Jakmile zvolte tento filtr, zobraz se vm v"echny dokumenty.

Druhou funkc je vyhledvn, to naleznete napravo od filtru. Vyhledvat lze podle v&ci, popisu,'sla jednacho nebo podle JID. Toto vyhledvn je pouze jednodu"" odno# daleko dokonalej"hovyhledvacho enginu, kter%se skr%v pod polo#kou Vyhledat, kde je mo#n vyhledvat praktickycokoliv. Pokud chcete cokoliv najt podle v%"e uveden%ch kritri, sta' pouze do textovho polenapsat v%raz, JID, 'slo jednac a kliknout na tla'tko hledat, kter se nachz hned vedle textovho

pole.


6/38

3.3. Detail dokumentu

Kliknutm na J(nebo nadpis se zobraz detail dokumentu, se specilnm menu pro prci skonkrtnm dokumentem.

Obrazovka detailu dokumentu je rozd&lena do p&ti logick%ch 'st:

3.3.1. Vlastn Zde je seznam zkladnch informac o dokumentu J(, v&c, datum, vazba na dal" dokumentyapod.


7/38

3.3.2. P#edn

Identifikace osoby/tvaru, k n&mu#je dokument p!i!azen. Aby fungovaly v"echny 'innosti sdokumentem, je t!eba, aby dokument byl p!i!azen konkrtn osob&. Stav, kdy je dokument p!i!azen

pouze na org. Jednotku nastv nap!. p!i p!edn na tvar. Pak s nm manipuluje pouze vedouc

danho tvaru, bu)to jej zpracuje sm, nebo p!i!ad na konkrtnho zam&stnance ze svho tvaru.

3.3.3. Adresti/odeslatel

Seznam subjekt$p!i!azen%ch k dokumentu. Tento seznam lze m&nit, p!idvat i odebrat subjekty pro sprvu subjekt$je samostatn volba v administraci. Na n#e uvedenm obrzku je vid&t, #e je vtto fzi mo#n rovnou spustit akci p!idn novho subjektu bez nutnosti se p!ed tm p!epnat doadministrace. Pro urychlen prce s aplikac je vce ne#vhodn dop!edu naplnit seznam subjekt$,

aby se u#ivatel s tmto nemuseli zdr#ovat.


8/38

3.4. Nov"dokument

Pokud chcete vytvo!it nov%dokument do Spisov slu#by, naje)te a klikn&te na tla'tko Nov%

dokument. Otev!e se vm nov strnka s formul!em, pomoc kterho m$#ete vytvo!it nov%dokument.

Formul!obsahuje nsledujc polo#ky:

JIDTato polo#ka je automaticky vypl*ovna systmem.


9/38

&slo jednacI tato polo#ka je jakousi automatickou !adou, kterou systm vypl*uje sm.

Typ dokumentu

Zde mte po kliknut na "ipku sm&!ujc dol$na v%b&r hned z n&kolika mo#nost. Naleznete zdemo#nost p!choz, vlastn, odpov&), p!choz doru'eno emailem, p!choz doru'eno datovou

schrnkou, p!choz doru'eno datov%m nosi'em, p!choz doru'eno faxem, p!choz doru'enov listinn podob&.

Spisov zna'kaPokud chcete p!i!adit k va"emu novmu dokumentu spisovou zna'ku, sta' kliknout na tla'tkoP!ipojit spisovou zna'ku. Pokud na tento npis kliknete, otev!e se nov dialogov okno, kde sezobraz struktura v"ech spis$, kter jsou v systmu vytvo!eny. Pot sta' jen kliknout na jednu zezna'ek a ta bude hned p!id&lena k va"emu novmu dokumentu. Dal" mo#nost je vytvo!it spis nov%,k tomu slou# vrchn 'st dialogovho okna, kde se vypl*uje Typ spisu, Spisov zna'ka/nzev,Popis a P!ipojit k. Pot sta' kliknout na tla'tko Vytvo!it.

V(cToto je prvn povinn polo#ka, kterou muste vyplnit, aby se povedlo nov%dokument vytvo!it.

Popis

Popis roz"i!uje informace o tom, o jak%dokument se jedn.

Datum doru'en/vznikuDatum doru'en/vzniku se vypl*uje automaticky podle va"eho 'asu a data nastavenho ve va"emsystmu ve va"em PC.

&slo jednac odesilatelePokud mte 'slo jednac odesilatele, tak toto je msto, kde ho m$#ete vyplnit.

Poznmka

Toto textov pole je ur'en pro r$zn poznmky.

Spojit s dokumentem

Pokud chcete nov%dokument spojit s ji#existujcm dokumentem, sta' kliknout na npis Spojit sdokumentem. Otev!e se vm nov dialogov okno, ve kterm je vyhledvac pole dokument$. Don&ho je nutn zadat alespo*dva znaky z jednacho 'sla nebo JID. Pot sta' jen kliknout na odkazdanho dokumentu.

Po'et list%Zde se zadv, kolik list$m v"nov%dokument.

Po'et list%p#lohZde se zadv, kolik list$maj p!lohy va"eho novho dokumentu.

P#id(lenoTato polo#ka je automaticky vypln&na va"m jmnem, kter mte zadan v systmu Spisov slu#by.

Lh%ta k vy#zenLh$ta k vy!zen je druhou povinnou polo#kou, kterou je nutn zadat.


10/38

Poznmka

Zde je prostor k va"im poznmkm k p!edn/vy!zen novho dokumentu.

P#ipojit subjektV sekci Adresti/Odesilatel lze z va"eho adres!e p!i!adit subjekt do novho dokumentu, sta'abyste najeli a klikli na npis P!ipojit subjekt a v dialogovm okn&bu)zvolili mo#nost Nov%

subjekt nebo abyste vybrali jeden z ji#existujcch subjekt$a klikli u n&j na polo#ku adrest,odesilatel nebo adrest i odesilatel. Volba funguje stejn&jako v detailu dokumentu.

Obnovit seznam subjekt%Pokud chcete obnovit seznam subjekt$, sta' kliknout prv&na tento npis ve formul!i.

P#idat p#lohuJestli#e chcete p!idat k novmu dokumentu p!lohu, klikn&te na polo#ku P!idat p!lohu. Otev!e sevm nov dialogov okno, kde vyplnte Nzev p!lohy, Popis, Typ souboru a u polo#ky Souborkliknete na tla'tko prochzet, kde muste najt a vybrat soubor, kter%chcete vybrat jako p!lohu.

Pot ji#jen kliknete na tla'tko Upload.


11/38

Obnovit seznam p#lohPokud chcete obnovit seznam p!loh, pak klikn&te prv&na tento npis ve formul!i.Jakmile mte v"e pot!ebn vypln&no, sta' jen kliknout na tla'tko Vytvo!it a v tu chvli se dosystmu za!ad vmi vytvo!en%dokument. Pakli#e jste si vytvo!en novho dokumentu rozmysleli,klikn&te na tla'tko Zru"it a v"echny zadan daje budou vymazny.

3.5. Spisy

Po kliknut na tla'tko Spisy se vm zobraz seznam v"ech spis$, kter jsouvytvo!eny. Jednotliv spisy lze rozkliknout a podvat se na bli#" informace ospisu, ty lze upravit pot, co kliknete na npis Upravit. Dle zde tak najdeteseznam v"ech dokument$, kter maj otev!en%spis nastaven%jako spisovouzna'ku.


12/38

3.6. Sestavy

Po kliknut na tla'tko Sestavy se vm zobraz v"echny pevn a voliteln sestavy, kter jsouvytvo!eny. Rozdl mezi pevnou a volitelnou sestavou je ten, #e pevnou sestavu na rozdl od tvoliteln nelze ji#dle upravovat. Oba druhy sestav lze bu)prohl#et nebo prohl#et a nsledn&

vytisknout.Posledn funkce je mo#nost vytvo!it sestavu. K tomu slou# npis Nov sestava. Pokud na tentonpis kliknete, budete p!esm&rovni na novou strnku, kde naleznete formul!slou#c k vytvo!ensestavy. Tento formul!se d rozd&lit do t! sekci (Sestava, Filtr dokumentu a Adresti/Odeslatel)a obsahuje nsledujc polo#ky:

Sestava

Do tto sekce se zadvaj informa'n daje t%kajc se nov sestavy.

Nzev sestavy

Zde se zadv nzev pro sestavu.

Popis sestavy

Sem m$#ete zadat charakterizujc popis tvo!en sestavy.

Typ sestavy

Zde mte na v%b&r mezi volitelnou a pevnou sestavou.

Filtrovat?

Pokud za"krtnete tuto mo#nost, zadvte tm, zda m b%t zobrazen v%b&r rozsahu podle po!adovho'sla nebo data.

Filtr dokumentuZde se zadvaj daje t%kajc se filtru dokument$. Podle toho, co v"echno vyplnte, bude filtrfungovat.

Typ dokumentu

Zde mte po kliknut na "ipku sm&!ujc dol$na v%b&r hned z n&kolika mo#nost. Naleznete zdemo#nost p!choz, vlastn, odpov&), p!choz - doru'eno emailem, p!choz - doru'eno datovouschrnkou, p!choz - doru'eno datov%m nosi'em, p!choz - doru'eno faxem, p!choz - doru'eno vlistinn podob&.

Stav dokumentu

Zde mte na v%b&r op&t z n&kolika mo#nost. Najdete zde mo#nost jak%koliv stav,nov%/rozpracovan%, p!id&len/p!edn, vy!izuje se, vy!zen, vy!azen.

&slo jednac

Zde m$#ete zadat jednac 'slo.

Spisov zna'ka

Toto je prostor pro zadn spisov zna'ky.

V(c

Zde m$#ete zadat p!edm&t zprvy.

Popis

Popis roz"i!uje informace o tom, o jak%dokument se jedn.


13/38

Datum doru'en/vzniku

Sem m$#ete zadat datum vzniku/doru'en pomoc implementovanho kalend!e.

&slo jednac odeslatele

Pokud mte 'slo jednac odesilatele, tak toto je msto, kde m$#ete toto pole vyplnit.

PoznmkaToto textov pole je ur'en pro r$zn poznmky.

Po'et list%

Do tohoto pole se udv po'et list$.

Po'et list%p#loh

Do tohoto pole se udv po'et list$p!loh.

Zp%sob vy#zen

Zde mte op&t na v%b&r z n&kolika mo#nost. M$#ete zvolit mo#nost jak%koliv typ dokumentu,

vy!zen prvopisem, postoupen, vzet na v&dom, !edn zznam, storno, jin%zp$sob.Datum vy#zen

Do tohoto pole m$#ete za pomoc implementovanho kalend!e zadat datum vy!zen.

Datum odesln

Do tohoto pole m$#ete za pomoc implementovanho kalend!e zadat datum odesln.

Spisov"znak

V rozbalovacm menu mte na v%b&r zvolit jeden z vytvo!en%ch spisov%ch znak$.

Skarta'n znak

Zde op&t volte jednu z mo#nost skarta'nch znak$.

Skarta'n lh%ta

Toto pole je ur'en pro udn skarta'n lh$ty.

Spou$t(c udlost

Zde mte v rozbalovacm menu na v%b&r z mnoha polo#ek, kter lze ozna'it jako spou"t&c udlostpro skarta'n lh$tu.

Po'et list%

Do tohoto pole se udv po'et list$.

Po'et list%p#loh

Do tohoto pole se udv po'et list$p!loh.

Ulo!en dokumentu

Zde se zadvaj informace spojen s ulo#enm dokumentu.

Poznmka k vy#zen

Zde m$#ete zapsat poznmky souvisejc s vy!zenm.

Adresti/Odeslatel

Sem se zadvaj informace o adrestovi/odesilateli.Typ subjektu


14/38

Nzev subjektu

Zde se zadv nzev subjektu.

I&

Prostor pro I(

Ulice, '.p. a '.o.Prostor pro adresu

PS&a m(sto

Prostor pro PS(a m&sto

Stt

Zde je na v%b&r jedna ze t!i mo#nost (v jakmkoliv stt&, v (R, v SK).

Email

Prostor pro emailovou adresu.

Telefon

Prostor pro telefonn spojen.

ID datov schrnky

Do tohoto pole se zadv ID datov schrnky.

Jakmile mte v"echny informace vypln&n, m$#ete kliknout na tla'tko Vytvo!it. V p!pad&, #e jstesi vytvo!en sestavy rozmysleli, klikn&te na tla'tko Zru"it - alr tm budoz v"echna zadan dataztracena.

3.7. Vyhledvn

Vyhledvn dokument$lze provd&t bu)p!es strnku Seznam dokument$anebo m$#ete pou#t daleko variabiln&j" vyhledvn p!es tla'tko Vyhledat.Hledn je mo#n podle nsledujcch kritri:

Dokument

Typu dokumentuStavu dokumentuJednacho 'slaSpisov zna'kyV&ciPopisuData doru'en/vznikuJednacho 'sla odesilatelePoznmkyPo'tu list$Po'tu list$p!loh

Zp$sobu vy!zenData vy!zenData odesln


15/38

Spisovho znakuSkarta'nho znakuSkarta'n lh$tySpou"t&c udlostiPo'tu list$Po'tu list$p!loh

Ulo#en dokumentuPoznmky k vy!zenZam&stnanci

P#id(lenP#ednOrganiza'n jednotka

P!id&lenP!edn

Adresti/odeslatel

Typu subjektuNzvu subjektuI(Ulice, '.p., '.o.PS(a m&staSttuEmailuTelefonuID datov schrnky

Jakmile zadte ta kritria, podle kter%ch chcete vyhledat dokumenty, takklikn&te na tla'tko vyhledat.


16/38

4 E-podatelna

Oproti p!echoz !ad&Spisovky 2x byla funkcionalita E-podatelny p!esunuta do samostatnho

logickho celku. Legislativa Nrodn standard NSESSS na!izuje tolik ustanoven pro provoz E-podatelny Elektronickho Systmu Spisov Slu#by, #e k tomuto kroku prost&muselo jednoho dnedojt. Do ePodatelny p!ichzej ve"ker dokumenty do"l do spole'nosti elektonickou cestou - e-mail, ISDS.

Kliknutm na odkaz E-podatelna se zobraz hlavn obrazovka a implicitn&pohled do seznamup!chozch zprv.

T&lo strnky tvo! tabulka p!ijat%ch zprv, kter obsahuje tyto daje:

Typ zprv

Doru'eno/p#ijato EPID

V(c/odesilatel()Schrnka

Stav

Ikonka ve sloupci Typ zprvy popisuje, zda zprva p!i"la e-mailem, nebo jde o Datovou Zprvu zISDS.


17/38

Volby z menu E-podatelny jsou pom&rn&samonavd&c, ale p!esto alespo*ve zkratce:

4.1 Zkontrolovat schrnku

Touto volbou se spust kontrola v"ech aktivnch schrnek definovan%ch v Administraci. Datovzprvy jsou jaksi propracovan&"j" obdoba e-mailu, proto jsou funkcionality popisovny spole'n&

pro oba zp$soby elektronick komunikace.

Pokud v n&kter ze schrnek byly nalezeny nov zprvy, zobraz se o tom flash message vizobrzek v%"e v vodu kapitoly E-podatelna.

4.2 Nov a P#choz zprvy

Rozdl mezi tla'tky Nov zprvy a P!choz zprvy je ten, #e pod tla'tkem Nov zprvy seskr%vaj jen ty zprvy, kter maj stav nov%p!ijat%, zatmco tla'tko P!choz zprvy obsahujev"echny p!ijat zprvy.

4.3 Odchoz zprvy

Pokud chcete vid&t odchoz zprvy, kter pro"ly E-podatelnou, pou#it tla'tko Odchoz zprvy.

POZOR!!!

Zde jsou vid&t pouze odeslan zprvy, kter vytvo!ila Spisovka. Neuvidte zde #dn Datov zprvy

vytvo!en v jin aplikaci pou#vajc ISDS 'i v jinm e-mailovm klientu.


18/38

4.4 Detail zprvy

V detailu zprvy se zobraz povinn polo#ky

Identifiktor DZ v e-podateln(Typ zprvy

Schrnka

V(cOdeslatel

Doru'enoP#ijato epodatelnouIdentifiktor epodatelny

dle pak stru'n%obsah zprvy a p!lohy.

Nad polo#kami zprvy je speciln menu, kter%m m$#ete rozhodnout o osudu zprvy.


19/38

Zaevidovat do spisov slu!by

Touto volbou se zobraz formul!velmi podobn%ze sekce Spisov slu#ba Nov%dokument. Jsou v

n&m p!edvypln&ny n&kter z daj$ typ dokumentu podle toho, jakou cestou dokument do E-Podatelny doputoval, Identifiktor E-podatelny, datum doru'en. Dle jmno osoby, na ni#budedokument p!eveden v drtiv v&t"in&p!pad$pracovnk podatelny, resp. Aktuln&p!ihl"enosoba.

Zajmav je 'st t%kajc se subjektu. Aplikace se pokus nalzt podle ID datov schrnky 'i e-mailov adresy vhodnho kandidta ze seznamu subjekt$. Pokud n&jakho najde, je tento vypsn v'sti Nalezen shody s odeslatelem zprvy.


20/38

Pokud nen #dn%nalezen, je mo#n vyhledat jin%subjekt a ten p!i!adit, nebo z daj$v 'stiOdeslatel zprvy vytvo!it nov%subjekt stejn%m dialogov%m oknem, jak bylo popsno v kapitole

Nov%dokument.


21/38

Po vytvo!en subjektu, jeho vybrn je mo#n stisknout tla'tko Vytvo!it. Tm se dokument p!enesedo Spisov slu#by. Prozatm nem 'slo jednac, to proto, #e v n&kter%ch specilnch p!padech nen

povoleno, aby evidenci provd&l p!mo pracovnk podatelny, ale osoba k tomu oprvn&n.


22/38

Kliknutm na odkaz Zaevidovat do spis. slu#by je p!id&leno nov jednac 'slo.


23/38

Zaevidovat v jin evidenci

Pokud nechcete zprvu evidovat ve Spisovce, nap!. z d$vodu existence jin aplikace ( typick%mp!kladem je specializovan%software pro stavebn !ady na obecnch samosprvch ), je mo#n ji

zde ozna'it a zprva pak ji#nebude v seznamu nov%ch zprv zobrazovna.


24/38

Odmtnout

Zde m$#ete zprvu odmtnout, nap!. pokud nepat! nikomu z Va" organizace. D$vod odmtnut lze

voliteln&poslat odeslateli.


25/38

5 Administrace

Tato pom&rn&rozshl kapitola je ur'ena sp"e zku"en&j"m u#ivatel$m. Do administrace navcmohou jen u#ivatel s ur'it%mi rolemi ( admin apod. ).

5.1 Nastaven

Nejprve se podvme na sekci Nastaven. V n lze zm&nit obecn informace o organizaci a taknastaven Masky 'sla jednacho. Jestli#e chcete m&nit informace o organizaci, sta' kliknout naUpravit. Pot m$#ete m&nit nsledujc informace:

Nzev

Nzev organizace. Tato polo#ka je povinnou.Pln"nzev

Oficiln nzev organizace.

Zkratka

Zkratka, inicily, pou#v se nap!. Ve tvorb&J(. Tato polo#ka je povinnou.

Ulice

M(sto

PS&

Stt

I&

DI&

Telefon

Email

URL

Adresa va"ich oficilnch strnek.

Jakmile mte v"e vypln&n, klikn&te na tla'tko Ulo#it. Pokud se rozhodnete, #e nechcete provd&t#dn pravy klikn&te, na tla'tko Zru"it.

Pokud chcete zm&nit masku 'sla jednacho, sta' jen kliknout na Upravitpod odstavcem (slajednacho. Pot m$#ete zadat jedinou polo#ku, a to je Maska. Ta se m$#e skldat z n&kolikar$zn%ch prvk$, kter mte vypsan v tabulce pod textov%m polem Maska. Tabulka zobrazuje jakozna'en masky, tak ukzku a tak popis, kter%popisuje danou masku. Jakmile mte masku 'sla

jednacho vytvo!enou, sta' kliknout na tla'tko Ulo#it. V p!pad&, #e jste si pravu masky 'slajednacho rozmysleli, klikn&te na tla'tko Zru"it.


26/38

5.2 E-podatelna

Po kliknut na tla'tko E-podatelna se vm zobraz soupis datov%ch schrnek, emailov%ch schrnek,odesln p!es email a kvalifikovan certifika'n autority. Krom&soupisu v"ak mte mo#nost datovschrnky a emaily nastavovat. Nejprve se podvme na nastaven datov schrnky. K tomu je

pot!eba kliknout na npis, kter%naleznete pod nadpisem Datov schrnky. Pot se vm zobrazinformace o nastaven 'tu. Nyn je pot!eba kliknout na npis Upravit. V tto sekci m$#ete upravitnsledujc daje:

Nzev 'tu

Tato polo#ka je povinn.

Aktivn 'et

Jedn se o za"krtvac pole ur'ujc, zda je 'et aktivn.

Typ p#ihl$en

Zde v rozbalovacm poli vyberte jednu z mo#nost. Na v%b&r mte bu)Zkladn (jmno a heslo,Spisovka (certifikt) nebo Hostovan spisovka (certifikt + jmno a heslo)

P#ihla$ovac jmno od ISDS

Toto je druh povinn polo#ka, kterou muste zadat.

P#ihla$ovac heslo od ISDS

T!et a posledn povinn polo#ka je heslo od ISDS.

Cesta k certifiktu (formt X.509)

Zde se nachz tla'tko Prochzet, na kter kdy#kliknete, m$#ete zadat cestu k va"emu certifiktu.

Re!imZde po rozkliknut rozbalovacho pole m$#ete vybrat jednu ze dvou mo#nost a to konkrtn&meziReln%m provozem (mojedatovaschranka.cz) nebo pomoc Testovacho re#imu (czebox.cz).

Podatelna pro p#jem

Jakmile mte v"e vypln&n, naje)te a klikn&te na tla'tko Ulo#it. Pakli#e jste si pravy rozmysleli,klikn&te lev%m tla'tkem my"i na tla'tko Zru"it.

Pokud chcete upravit emailovou schrnku, naje)te na npis pod nadpisem Emailov schrnky aklikn&te na n&j. Zobraz se vm souhrn informac t%kajc se emailov schrnky. Pro editaci t&chtodaj$muste kliknout na npis Upravit Op&t je zde n&kolik polo#ek, kter m$#ete upravovat. Zde je

jich stru'n%popis:

Nzev 'tu

Op&t se jedn o prvn povinnou polo#ku ve formul!i.

Aktivn 'et


Protokol

Druhou povinnou polo#kou je protokol. Na v%b&r mte hned z n&kolika mo#nosti (POP3, POP3-

SSL, IMAP, IMAP-SSL a NNTP).


27/38

Adresa serveru

T!et povinn textov pole, kde je nutn zadat adresu hostitelskho serveru.

Port

(tvrt povinn polo#ka tohoto formul!e.

Slo!kaP#ihla$ovac jmno

Jedn se o ptou povinnou polo#ku. Jak ji#napovd nzev, muste zadat p!ihla"ovac jmno kva"emu emailu.

P#ihla$ovac heslo

+estou posledn polo#kou je heslo k va"emu emailu.

Podatelna pro p#jem

P#ijmat pouze emaily s p#ipojen"m e-podpisem

Pokud je toto za"krtvac pole za"krtnuto, pak budou do E-podatelny p!ijmny jen ty emaily, kterbudou obsahovat elektronick%podpis.

P#ijmat pouze emaily s ov(#en"m kvalifikovan"m podpisem/zna'kou

Op&t se jedn o za"krtvac pole, kter kdy#za"krtnete budou vm do E-podatelny p!ichzet jen tyemaily, kter budou opat!eny ov&!en%m kvalifikovan%m podpisem 'i zna'kou.

Jakmile mte v"echny daje vypln&ny, m$#ete kliknout na tla'tko Ulo#it. Pokud chcete pravudaj$p!eru"it, klikn&te na tla'tko Zru"it.

Posledn mo#nost pravy, kterou m$#ete provd&t pod tla'tkem E-podatelna, je nastaven emailu

pro odesln p!es email. Sta' jen kliknout na npis pod nadpisem Odesln p!es email a nsledn&kliknout na npis Upravit, kter najdete pod soupisem informac o nastaven 'tu. Jakmile se otev!enov obrazovka, m$#ete upravovat nsledujc polo#ky:

Nzev 'tu

Je jedinou povinnou polo#kou tohoto formul!e.

Aktivn 'et


Jak odeslat

Zde mte mo#nost vybrat bu)mo#nost klasicky bez kvalifikovanho podpisu/zna'ky nebo skvalifikovan%m podpisem/zna'kou.

Emailov adresa odesilatele

Sem zadte va"i emailovou adresu

Cesta k certifiktu

Po kliknut na tla'tko Prochzet budete moci zadat cestu k va"emu certifiktu.

Cesta k privtnmu kl'i

U tto polo#ky se op&t nachz tla'tko Prochzet, na kter kdy#kliknete, budete moci zadat cestu k

va"emu privtnmu kl'i.


28/38

Heslo k kl'i certifiktu

Do tohoto pole zadvte heslo ke kl'i va"eho certifiktu.

Plat to sam jako v p!edchozch p!padech - pokud mte v"e vypln&no podle va"ich p!edstav, sta'kliknout na tla'tko Ulo#it. V opa'nm p!pad&, pokud chcete zru"it upravovn emailov schrnky

pro odesln p!es email, tak klikn&te na tla'tko Zru"it.

5.3 Spisy

V tomto menu najdete seznam ve"ker%ch spis$a v&cn%ch skupin, kter zde m$#ete spravovat 'ip!idvat nov. Kliknutm na kteroukoli polo#ku se otev!e detail spisu s mo#nost prav.


29/38

5.4 Seznam subjekt%

Dal" polo#kou menu v sekci Administrace je tla'tko Odeslatel/Adresti. Pokud na toto tla'tkokliknete, zobraz se vm seznam odeslatel$a adrest$, kter ji#mte vytvo!en. Tento seznam ji#znme ze sekce spisov slu#ba, kde jsme p!i tvo!en novho dokumentu p!i!azovali adresty aodeslatele. Narazili jsme tam i na mo#nost vytvo!it nov%subjekt, ale bl#e jsme se mu nev&novali,ten 'as nastv a#nyn. Pakli#e chcete vytvo!it nov%subjekt, tak klikn&te na stejnojmenn%npis

pod tla'tkem Odeslatel/Adresti. V nsledujcm formul!i naleznete tyto polo#ky:Typ subjektu

Nzev subjektu

I(

to lze vyhledat p!es systm ARES

DI(

Titul p!ed jmnem

Jmno

Prost!edn jmno

P!jmen


30/38

Titul za jmnem

Rodn jmno

Datum narozen

Datum lze zadat p!es implementovan%kalend!.

Msto narozenOkres narozen

Stt narozen

Na v%b&r bu)(esk republika nebo Slovensko

Ulice/'st obce, '.p., '.o.

PS(a m&sto

Stt

Op&t mte na v%b&r z (R nebo SR.

Email

Telefon

ID datov schrnky

Poznmka

Jakmile mte v"e vypln&n podle va"ich p!edstav, sta' ji#jen kliknout na tla'tko Vytvo!it. Pokudjste v"ak zm&nili nzor a nov%subjekt nechcete tvo!it, klikn&te na tla'tko Zru"it.

5.5 Seznam zam(stnanc%

Dal" polo#ka na li"t&menu je tla'tko zam&stnanci, pakli#e na toto tla'tko kliknete, zobraz se vmsoupis v"ech zadan%ch zam&stnanc$. Pokud chcete p!idat novho zam&stnance, sta' kliknout nanpis Nov%zam&stnanec a nsledn&vyplnit krtk%formul!. Ten obsahuje nsledujc polo#ky:

Jmno

P!jmen

jedn se o povinn%daj

Titul p!ed jmnem

Titul za jmnem

Email

Telefon

Funkce

Po zadn t&chto daj$naje)te na tla'tko Vytvo!it a klikn&te na n&j. Pokud v"ak chcete operacizru"it, klikn&te na stejnojmenn tla'tko.


31/38

Kliknutm na zam&stnance se zobraz detail, lze jej pak i p!mo editovat viz. dal" odkaz Upravit.

V detailu zam&stnance je velmi d$le#it 'st U#ivatelsk 'ty. Zde m$#ete pro ka#dou osobudefinovat n&kolik r$zn%ch 't$s odli"n%mi oprvn&nmi. Drtiv v&t"ina osob vysta' s jednm'tem, ale zejmna vlastnci rol administrtor 'asto rad&ji pracuj i pod ni#"mi prvy.


32/38

P!idat u#ivatele

Pokud chcete u#ivateli zm&nit oprvn&n role, klikn&te na p!slu"n%odkaz.

V roletce vyberete novou roli, nebo m$#ete jinou roli zase odebrat. Tla'tkem Upravit role potvrdte

zm&ny.

5.6 Seznam organiza'nch jednotek

Pod tla'tkem Org. jednotky se ukr%v soupis v"ech ji#vytvo!en%ch organiza'nch jednotek. Tytojednotky jsou zapsny do tabulky se dv&ma sloupci. V prvnm se nachzej Zkratky/'seln !ady a vdruhm jsou Nzvy organiza'nch jednotek, kter funguj zrove*jako odkaz, kter%vm zobrazdetaily dan organiza'n jednotky.


33/38

Po rozkliknut jedn z organiza'nch jednotek se vm zobraz informace o tto jednotce, kterm$#ete editovat tm, #e kliknete na npis Upravit, ale hlavn&zde naleznete mo#nost UpravitOrganiza'n strukturu, kde m$#ete dan organiza'n jednotce p!id&lit bu)roli vedoucho neboreferenta. Sta' jen kliknout na npis Upravit organiza'n strukturu a na dal" obrazovce za"krtnout

jednu z mo#nost a zm&ny ulo#it.


34/38

Ale co kdy#chcete vytvo!it organiza'n jednotku zcela novou? To se muste vrtit do seznamuorganiza'nch jednotek a kliknout na npis Nov organiza'n jednotka. V nsledujcm formul!i senachzej tyto polo#ky:

Zkrcen"nzev

Jedn se o povinnou polo#ku, kter je v seznamu organiza'nch jednotek vedena jako Nzevorganiza'n jednotky.

Pln"nzev jednotky

Zkratka/'seln #ada

Toto je druh povinn polo#ka.

Informace

Krtk%popis organiza'n jednotky.

Jakmile mte vypln&ny v"echny pot!ebn daje, klikn&te na tla'tko Vytvo!it, v opa'nm p!pad&klikn&te na tla'tko Zru"it.


35/38

5.7 Oprvn(n

Pod tla'tkem Oprvn&n se nachz seznam rol, kter maj n&jak oprvn&n. Tak#e ne ka#d rolebude mt p!stup do sekce Administrace. Seznam rol je upraven do p!ehledn tabulky, ve kter je naka#dm !dku nzev role, jej popis, kdov ozna'en a informace o d&di'nosti z jin role.

Pokud chcete vid&t a upravovat Oprvn&n pro ji#existujc role, sta' kliknout na jeden z nzv$rol. Otev!e se vm nov obrazovka se zkladnmi informacemi a oprvn&nm. Zkladn informace

m$#ete upravovat kliknutm na Upravit.


36/38

V p!pad&, #e budete chtt upravovat oprvn&n dan role, pod zkladnmi informacemi naleznetesoupis oprvn&n p!stupu do r$zn%ch sekc. Na konci ka#dho !dku se nachzej dv&za"krtvac

pole. Kdy#za"krtnete prvn, tak tm dan oprvn&n povolujete, pokud ho chcete naopak zakzat,za"krtn&te druh pole. Jakmile mte v"echny zm&ny za"krtan, naje)te do doln 'sti obrazovky aklikn&te na tla'tko Upravit oprvn&n. V horn 'sti okna budete informovn o sp&"nm zm&n&n

prv. Pokud chcete do seznamu p!idat je"t&n&jakou dal" roli, sta' najet na npis Nov role akliknout na n&j. Po otev!en nov obrazovky na vs 'ek formul!s nsledujcmi polo#kami:

Nzev role

Jedn se o prvn povinnou polo#ku formul!e.

Kdov ozna'en

Toto je druh povinn polo#ka.

Popis role

D(d z role

U tto polo#ky mte mo#nost v rozbalovacm menu vybrat jednu z rol, kter bude ur'ovatoprvn&n i pro va"i novou roli.

Jakmile mte v"e nastaven, sta' kliknout na tla'tko Vytvo!it. Pokud jste se rozhodli, #enepot!ebujete vytv!et novou roli, klikn&te na tla'tko Zru"it.


37/38

5.8 Soubory

Jakmile kliknete na tla'tko Soubory, zobraz se vm seznam v"ech p!loh ve spisov slu#b&a e-podateln&. Na ka#dm !dku mte ikonu znzor*ujc typ souboru, dle je zde nzev, popis souborua jeho velikost, informace o tom, kdy byl soubor do systmu nahrn a k%m. Pokud kliknete na

nzev souboru, budete si moci soubor otev!t 'i sthnout do po'ta'e.

5.9 Spisov znaky

P!edposlednm tla'tkem je polo#ka Spisov znaky. Kdy#na n&j kliknete, zobraz se vm soupis ji#existujcch spisov%ch znak$a jejich nvaznost na sebe. Pokud na jeden z t&chto spisov%ch znak$kliknete, zobraz se vm jeho detaily, kter samoz!ejm&lze upravovat tm, #e kliknete na npis

Upravit.

V tto sekci jdou ale spisov znaky i vytv!et, sta' se jen navrtit na p$vodn obrazovku sekceSpisov znaky a kliknout na npis Nov%spisov%znak. Otev!e se vm nov obrazovka, kterobsahuje tyto polo#ky:


38/38

Spisov"znak

Jedn se o povinnou polo#ku

Popis

Skarta'n znak

V rozbalovacm menu vyberte jeden ze skarta'nch znak$Skarta'n lh%ta

Do tohoto pole se zadv lh$ta, po kter dochz ke skartaci.

Spou$t(c udlost

V rozbalovacm menu naleznete mnoho spou"t&cch udlost.

P#ipojit k

Toto pole udv nvaznost novho spisovho znaku. Bu)m$#ete vybrat mo#nost hlavn v&tevanebo jeden z ji#existujcch spisov%ch znak$, 'm#udte zvislost na tomto znaku.

Pot ji#jen naje)te a klikn&te na tla'tko Vytvo!it nebo m$#ete nov%spisov%znak smazat a to tak,#e kliknete na tla'tko Zru"it.

5.10 Protokoly

Posledn tla'tko sekce Administrace jsou Protokoly. V nich naleznete p!stupy u#ivatel$, kte!vstoupili do systmu Spisov slu#by. Pokud tento seznam u#ivatel$chcete zobrazit, klikn&te pouzena npis P!stupy u#ivatel$. Jakmile kliknete na tento npis, zobraz se vm soupis u#ivatel$v

nsledujcm formtu rok-m&sc-den hh:mm:ss u#ivatel z IP adresy sp&"nost p!ipojen.

spisovka user manual 3.0

Documents