správa podnikového obsahu - oracle ucm

Správa a zabezpečenie dokumentovOdborný seminár

Oracle Slovensko s.r.o., 27.10.2009, Bratislava

Patrik Plhoň Alžběta Králová

Consultant Sales Manager

Program

9:30 Registrácia

10:00 Úvod

10:05 Správa podnikového obsahu –

Oracle UCM

11:10 Prestávka

11:30 Zabezpečenie dokumentov –Oracle IRM

12:15 Obed

27. října 2009 2SEFIRA spol. s r.o.

Správa a zabezpečenie dokumentov

3SEFIRA spol. s r.o. 3SEFIRA spol. s r.o.


Přední dodavatel IT řešení a služeb na trhu

Více než 14 let na trhu (od r. 1995)

Klíčové kompetence dodávky řešení na technologiích Oracle (správa a zabezpečení

obsahu i dokumentů, řízení workflow a podnikových procesů) vývoj specializovaných IS pro prostředí Internet/intranet (portály) poskytování služeb systémové integrace a projektového řízení poskytování analytických a konzultačních služeb

Strategický partner Oracle

Certifikát jakosti ISO 9001:2000

představení společnosti

27. října 2009

4SEFIRA spol. s r.o.

Dlouhodobé budování know-how a zkušeností

Vlastní Document Management systém od r. 1997 15 referencí (nejvýznamnější ČNB, Chemopetrol, STE)

Související oblasti knihovní informační systémy informační portály workflow management systémy

Oracle Universal Content Management (UCM)

představení společnosti


27. října 2009



vybrané reference

27. října 2009


Správa podnikového obsahu

Oracle Universal Content Management

Patrik PlhoňConsultantPatrik PlhoňConsultant



Úvod do problematiky

Stručný popis produktu Oracle UCM

Podrobný popis technologií a provozu

Obchodní a licenční politika

Diskuze, odpovědi na Vaše dotazy




Stav obsahu a dokumentův organizaci

Vzrůstající množství elektronická podoba papírová podoba

Roztříštěnost souborový systém lokální disky počítačů e-mail

Úkoly k řešení

Nepřehlednost a neorganizovanost

Špatná dohledatelnost

Opakované vytváření

Nedostatečné zabezpečení

27. října 2009


Správa podnikového obsahuCo jsou systémy pro správu dokumentů

27. října 2009

úvod do problematiky (2/3)

Správa podnikového obsahu – Enterprise Content Management (ECM)

Sada komplexních technologií

Sjednocení pohledu na dokumenty

Automatizace životního cyklu obsahu


Správa podnikového obsahuCo jsou systémy pro správu dokumentů

27. října 2009

úvod do problematiky (3/3)

Podoby obsahu formuláře objednávky faktury smlouvy ceníky směrnice a nařízení zápisy z jednání

zprávy e-maily žádanky fotografie a obrázky audio nahrávky video nahrávky



řešené úkoly, subsystémy


Funkce pro ukládání obsahu a řízení přístupu k obsahu

Základní funkce pro správu dokumentů a metadat

Za-/Odregistrování

Metadata

Verzování

Platnost (od do)

Notifikace via e-mail

Konverze (více než 400 formátů)

Diskuze


Content Server – datové úložiště



Document Management – správa dokumentů

Funkce pro správu, zabezpečení a sdílení dokumentů

Pokročilé funkce pro správu dokumentů a metadat

Třídění dokumentů do kategorií a složek

Propojování dokumentů prostřednictvím

vazeb (kontext)

Vytváření složených dokumentů



Records Management – správa archiválií

Funkce pro dlouhodobé uchovávání archivovaných dokumentů v jejich neměnné podobě i jejich následnou skartaci

Podpora standardních výstupních datových formátů PDF/A – archivační verze formátu PDF (pro texty, rastrové

obrazy a kombinace) TIFF (pro rastrové obrazy)

Specifická nastavení pro nakládání

s trvalým obsahem časové lhůty, dispoziční práva,

provázání dokumentů

Třídění a kategorizace archivovaných

dokumentů na základě skartačních lhůt aj. pravidel



Web Content Management – správa webového obsahu

Funkce pro správu, editování a publikovaní webových prezentací

Základní funkce pro laiky (WYSIWYG editor)

Pokročilé funkce pro odborníky

Editace internetové stránky přímo v ní (kontextová editace)

Schvalování prostřednictvím sledování

změn (revizí), resp. jejich zvýraznění

Knihovna znovupoužitelných komponent

(fragmentů, dynamických prvků)

Parametrizovatelné šablony

Oddělení editačního (přispěvatelé obsahu)

a publikačního (spotřebitelé obsahu) prostředí



Digital Asset Management – správa multimédií a konverze

Funkce pro správu a zpřístupňování multimediálních dat

Komprese

Indexování

Streaming

Konverze fotografických a obrazových dat



Information Rights Management – zabezpečení přístupu k obsahu

Funkce pro zamezení úniku důvěrných informací (citlivých údajů) a zneužití dokumentů

Podrobněji viz samostatná prezentace


Průzkumník Microsoft Windows

Sada kancelářských aplikacíMicrosoft Office (Word, Outlook)

Uživatelé pracuji přímo s nástroji, na které jsou již zvyklí (žádné velké změny)

Webové rozhraní

uživatelské rozhraní


27. října 2009

9. dubna 2023 20SEFIRA spol. s r.o.

integrace do aplikací



webové rozhraní


27. října 2009



Správa dokumentů

Za-/Odregistrování

vlastnosti a funkce (1/8)

27. října 2009



Správa dokumentů Za-/Odregistrování

Metadata (automatické načítání)

27. října 2009




Správa dokumentů Za-/Odregistrování Metadata

Verzování

27. října 2009




Správa dokumentů Za-/Odregistrování Metadata Verzování

Platnost (od do)

27. října 2009




Správa dokumentů Za-/Odregistrování Metadata Verzování Platnost (od do)

Notifikace via e-mail

(automatický odběr)

27. října 2009




Správa dokumentů Za-/Odregistrování Metadata Verzování Platnost (od do) Notifikace via e-mail

Konverze formátů

(PDF, HTML, TIFF)

27. října 2009




Správa dokumentů Za-/Odregistrování Metadata Verzování Platnost (od do) Notifikace via e-mail Konverze formátů

Diskuze

27. října 2009




Vyhledávání dle metadat fulltextově (včetně české a slovenské gramatiky) přizpůsobení vzhledu formulářů i sestavy výsledků uložení dotazů pro opakované využití

27. října 2009




řízení přístupu (1/2)

Uživatelská práva

Uživatelské role

Bezpečnostní skupiny dokumentů

Zamykání (vyhrazení) dokumentů


Řízení přístupu k obsahu základní stavební bloky

UŽIVATEL

Alena

Jana

Karel

ROLE SECURITY GROUP

Finanční d.

Personální d.

Veřejné d.

personalista

vedoucí

zaměstnanec

RWD

RW

R

R

RWD

R

RWD

R

--

přístup


řízení přístupu (2/2)

27. října 2009



workflow

Revize/schválení/zveřejnění

Typy standardizované – automaticky spouštěné na základě

předdefinovaných kritérií (dle metadat) základní – spouštěno manuálně pro určitý dokument

Každý krok ve WF procesu má určeny účastníky a pravidla právo schválit/odmítnout, nebo i upravit uživatel dle role, nikoliv jména (změny, zastupitelnost)

Šablony

Nástroje pro modelování procesů


Produkty firmy Oracle (Distributed) Document Capture (vytěžování dat, skenování) Universal Records Management (archivace, retence a skartace

elektronických i papírových dokumentů)

Produkty 3. stran Spisová služba (např. GORDIC GINIS či GEOVAP CityWare) Vytěžování dat, skenování (OCR, ICR, OMR; např. ReadSoft

Documents for Invoices/Forms)

příklady rozšíření a integrace

33SEFIRA spol. s r.o. 27. října 2009


Lepší dohledatelnost (jednodušší a rychlejší)

Fulltextové vyhledávání (v češtině i slovenštině)

Eliminace duplicit

Zabezpečení přístupu (uživatelská práva a role, evidence)

Centralizace zdrojů obsahu a jejich řízení (jediný zdroj „pravdy“)

Konsolidace nestrukturovaného obsahu

Možnost workflow

Platforma do budoucna (možnosti rozšíření a propojitelnosti)

hlavní výhody

34SEFIRA spol. s r.o. 27. října 2009



Spolehlivost

Robustnost i flexibilita

Škálovatelnost a vysoká dostupnost

Rozšiřitelnost a modularita

Otevřenost (SOA)

klíčové rysy architektury

27. října 2009



možnosti přizpůsobení (1/2)

Webové rozhraní – grafika respektování grafického manuálu logotyp a layout

Webové rozhraní – obsah dodatečné informace o dokumentech agregace obsahu komfortnější přístup a práce

Přidávání nových typů dokumentu formuláře modelování metadat

27. října 2009



možnosti přizpůsobení (2/2)

Vysoká modularita systému možnost rozfázování projektu připravené upravitelné komponenty možnost doplnění nových komponent

Př. komponent nad obsahem sledování – statistiky, sestavy integrace aplikací konverze kategorizace

27. října 2009



sledování moderních trendů

Service Oriented Architecture (SOA)

Personalizace dle nejnovějších trendů ESS Enterprise Social Software = Web 2.0 + Enterprise tagy, blogy, wiki, IM, komunity pasivní spotřebitel

=> aktivní tvůrce

27. října 2009



Analýza Návrh řešení (agendy, dokumenty, uživatelé, procesy,

workflow) Návrh infrastruktury (HW, SW, zálohování) Návrh metodiky Úvodní studie, studie proveditelnosti Procesní analýza

Ověření konceptu (PoC)

Poskytované službyposkytované služby (1/2)

27. října 2009



Nasazení (instalace a nastavení)

Přizpůsobení na míru (uživatelské rozhraní)

Propojení s dalšími systémy (např. LDAP, spisová služba)

Migrace a konsolidace dat (např. z FS)

Školení (uživatelů i administrátorů)

Poskytnutí dokumentace

Testování

Technická podpora

Rozvoj řešení (podpora předmětu činnosti zákazníka)

Poskytované službyposkytované služby (2/2)

27. října 2009



obchodní a licenční politika

Alžběta KrálováSales ManagerAlžběta KrálováSales Manager



Lídr trhu ECM i WCM dle spol. Gartner, Inc. (2009)

postavení na trhu (1/2)

27. října 2009



Původně produkt firmy Stellent (od r. 1998)

Akvizice firmy Stellent (11/2006)

Více než 5 000 referencí celosvětově

Silná pozice v USA

Postupný průnik do Evropy

postavení na trhu (2/2)

27. října 2009


Licence dle počtu uživatelů na uživatele na procesor

Licence dle funkčnosti UCM Standard Edition UCM Enterprise Edition


licenční politika


1. etapa UCM Standard Edition Implementace konkrétních agendy, kterou lze hned používat Napojení na LDAP Plnohodnotný provoz DMS bez napojení na okolí

2. etapa Upgrade na UCM Enterprise Edition Napojení UCM na okolní systémy

(účetní systém, provozní systém, spisová služba, poštovní server, příp. archivní systém, call centrum, intranet ad.)

Implementace RMS, WCM, DAM


fáze nasazení



vybrané zahraniční reference řešení Oracle UCM

27. října 2009

Výroba / Utility

OEM

Zdravotnictví / PojišťovnyNákup / MédiaLetectví / Doprava

High Tech / TelekomunikaceFinance St. správa / Vzdělávání

OEM


diskuze, odpovědi na Vaše dotazy


Děkujeme za pozornost

Alžběta Králová Patrik Plhoň[email protected] [email protected]



Prestávka

27. října 2009

správa podnikového obsahu - oracle ucm

Business