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   Conductores

En esta tabla definiremos los conductores con los que trabajaremos en el planning. Pueden ser conductores de la empresa o colaboradores fijos.

Países, Provincias, Poblaciones, KM Tabla que nos permite la definición de países , provincias o departamentos dentro de cada país y poblaciones dentro de cada provincia. A su vez se pueden definir grupos de poblaciones que llamamos zonas. Definición de Kms. entre poblaciones

Equipos de seguridad y transvase Control de diferentes tipos de equipos que pueden ir asociados tanto al vehículo como al conductor. Vehículos Definición de vehículos tanto propios como ajenos con sus características. A cada vehículo le asociaremos información sobre: Características generales, Inspección, características particulares, seguros, tarjetas de gasóleo .  

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SPYRO  Transporte  Clases de vehículos : Tratamiento tanto de vehículos propios como de colaboradores con cabezas tractora, colaboradores con vehículo completo, colaboradores externos Seguimiento : A través del organizador se puede realizar un seguimiento de lo ocurrido a cada vehículo. Instrucciones de uso y Documentación: Diferentes tipos de observaciones, fotos, planos, documentos asociadas al vehículo. Equipos de seguridad y trasvase: asignados a cada vehículo Mercancías Mantenimiento de los diferentes tipos de mercancías que se transportan.

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ESPECIFICACIONES DE SERVICIOS Peticiones de posibles servicios por parte del cliente, pueden ser para trabajos puntuales o para servicios que se repitan periódicamente. Para definir una especificación se debe detallar: • Origen y destino del viaje : lo que nos da los Kms • Puntos de carga y descarga intermedios • Mercancía • Periodicidad con la que se debe repetir el servicio • Precio puede ser: Precio fijo, por km, por volumen, por mts, por unidades • Otros gastos asociados : autopistas, ferry, tren, complementos por carga y descarga • Documentación y controles : Documentos , datos, observaciones asociados a una

especificación de servicio • Seguimiento : A través del organizador se puede realizar un seguimiento de lo ocurrido en

cada especificación • Trazabilidad Diario de especificación La carpeta ‘precios’ permite consultar la evolución de los precios de las especificaciones en el tiempo . Un doble clic nos permite acceder tanto a la revisión actual como a las históricas Este programa permite incrementar los precios de las especificaciones guardando revisiones de las especificaciones modificadas

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SPYRO  Transporte  PEDIDOS DE SERVICIOS Creación de un pedido a partir de una especificación ya definida de ese cliente Doble clic permite navegar para consultar o modificar los datos del pedido Un pedido es la confirmación de una especificación. Partiendo de todas las especificaciones de servicio que tenemos acordadas con un cliente seleccionamos una, toda la información que ya estaba asociada a la especificación pasa al pedido y se podrá completar si es necesario indicando: Fecha y hora para cada punto de carga / descarga • Definición de otros gastos que pueden surgir al concretar el pedido • Documentación y controles : Documentos , datos, observaciones asociados al pedido • Seguimiento : A través del organizador se puede realizar un seguimiento de lo ocurrido en cada pedido También es posible definir un pedido sin que exista un especificación previa En el caso de tener definida una periodicidad para el servicio se utiliza un botón para generar automáticamente los pedidos entre fechas. La consulta de trazabilidad nos permite ver la evolución de un pedido: a partir de que especificación se ha creado, que viaje ha generado y en que nº de albarán se ha facturado. Doble clic en cualquiera de los documentos permite navegar al detalle de cada uno PLANIFICACION A partir de tener confirmados los pedidos de los clientes nos surge la necesidad de planificación de medios materiales. El planning nos muestra tres visiones diferentes. En el planning se gestionan los siguientes conceptos. • Asignación de medios materiales propios

- Cabeza tractora - Remolque

- Conductor • Asignación de medios materiales de colaboradores fijos

- Cabeza tractora - Remolque - Conductor • Asignación de medios materiales ajenos: Proveedor - Matrícula - Precio • Visión gráfica de medios y pedidos con colores en función de estados • Criterios de asignación • Consultas por pedido, cabeza tractora, remolque • Control de estados de los vehículos : Averiado, reparación, parado.. • Control de estados de conductores : Baja, vacaciones ... • Gestión de tramos en vacío

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El planning nos permite asociar conductor y medios materiales a los diferentes tramos de un recorrido. VIAJE Al confirmar la planificación, la asignación de medios y conductores nos genera el viaje. Un viaje es una orden de trabajo. Impresión de la orden de carga para el conductor • Posibilidad de viajes de carga completa o carga parcial • Definición de tramos • Posibilidad de cambio de medios antes o durante el viaje , a todo el viaje o para diferentes tramos • Seguimiento : A través del organizador se puede realizar un seguimiento de lo ocurrido en cada viaje • Recargos u otros gastos asociados al viaje Descuentos / Recargos: Gastos asociados al viaje que se repercuten en la factura del cliente Otros Gastos: Gastos asociados al viaje que no van a la factura del cliente Planificación diaria: Bloque de pedidos nos muestra todos los pedidos de clientes pendientes de realizar viaje las líneas que aparecen en rojo nos indican que vamos retrasados respecto a la fecha prevista inicialmente. Este bloque se puede dividir en dos partes para diferenciar pedidos completos o pedidos cuya carga no completa el camión, por lo que nos interesa agrupar varios pedidos en el mismo camión. Bloque de colaboradores: Nos muestra todos los recursos que tenemos disponibles para realizar los viajes, tiene en cuenta las fechas de finalización de los viajes que tiene asignado cada medio así como la situación. Al seleccionar un pedido en el bloque de colaboradores nos muestra inicialmente los que están en la misma zona de carga del pedido Ayudas a la planificación: Desde cualquier pedido nos permite visualizar que transportistas han hecho anteriormente este servicio y en el caso de autónomos o externos ver lo que han cobrado. Viajes asignados: Nos muestra los viajes que tienen asignados medios pero todavía no han finalizado, pueden estar asignados pero pendientes de salir, en tránsito .., los colores nos indican los diferentes estados. Desde esta pantalla se permite modificar el estado de un viaje así como anularlo

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Pedidos: El primer bloque nos muestra los pedidos de clientes asociados al viaje Proveedores: En el caso de que el viaje lo realicen colaboradores fijos o externos en este bloque nos muestra los importes a pagar por el viaje. La tarifa, los precios a pagar (precio fijo, por kms ) dependerán de los acuerdos que tengamos con cada proveedor. FIN DE VIAJE El fin de viaje realiza los siguientes procesos

• •Liberar medios materiales utilizados y conductor • Creación de albaranes para facturar a clientes • Creación de albaranes a proveedores : transportistas, ferrys ,tren...

• Enlace con facturación Diario de Viajes FACTURACION Con los albaranes que se han generado al finalizar el viaje se puede controlar el proceso de facturación a clientes: crear e imprimir facturas. Mantenimiento de albaranes A partir de la factura podremos enlazar con el módulo financiero de SPYRO que se compone de los siguientes bloques : contabilidad general, presupuestaria, analítica, activos fijos, tesorería, gestión de cobros y pagos La contabilidad analítica nos va a permitir definir diferentes tipos de análisis y centros de costo para un control mas detallado.

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SPYRO  Transporte  En el ejemplo vemos el desglose de una factura de ventas en dos centros de costo: tractora y remolque que han realizado el viaje. INFORMES • Listados de revisiones de vehículos • Informe de posición de flota • Informe de Pedidos : entre fechas

Por Estado : Todos, Pendientes, cancelados, realizados. • Informe de kilometrajes : entre fechas, detallado s/n

- Medios propios : Por clase de medio Por matrícula - Unidades completas - Traccionistas

- Alquilados Externos - Conductores Informe de kilometrajes detallado por tramos Informe de conductores detallado por tramos

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GESTION DE PROVEEDORES Este punto permite el control de los proveedores: colaboradores fijos, colaboradores externos, proveedores de ferry, tren .... Diario de albaranes de Proveedores Consulta de albaranes de proveedor, estos albaranes se crearán tanto manual como automaticamente a partir de los gastos asociados al viaje o de los transportistas. Generación de Albaranes por recargos A partir del desglose detallado en los gastos del viaje se pueden generar automáticamente los albaranes pendientes de recibir de nuestros proveedores. Casación de facturas La casación de facturas nos permite un control entre la factura enviada por el proveedor y los albaranes internos. Se podrán gestionar los siguientes puntos : • Creación e impresión de facturas para nuestros colaboradores • Comprobación de las facturas enviadas por otros proveedores. • Contabilización de facturas y gestión de la cartera de pagos si esta integrado con el módulo financiero de SPYRO

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OTRAS FUNCIONALIDADES;

• Revisión de precios: Modificación de precios y recargos en las especificaciones para nuevos periodos de facturación.

• Bloqueo de documentos por riesgo en la creación de pedidos.

• Introducción de dietas de conductores.

• Gestión de proveedores: Facturación y Refacturación de gastos de vehículos.

Integraciones con sistemas externos:

• Integración con el poste de gasoil ALVIC.

• Integración con elementos embarcados (SATDATA).

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