sûreté et monétique

Sûreté et Monétique

Guide de l'utilisateur

Les virements

Les virements 2 .

Guide de l'utilisateur : Les virements

Table des matières

L e s v ir e m e n t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1 - Gestion des transferts entre porte-monnaie et virements ........................................................... 42 - Importation d un montant externe ................................................................................................ 53 - Gérer les virements ...................................................................................................................... 74 - Création du fichier de virement .................................................................................................. 105 - Utilitaires des fichiers de virements ........................................................................................... 126 - Configuration des paramètres bancaires pour les virements ................................................... 13

Les virements 3 .


Les virements

Le menu Finances / Virements permet de gérer les paiements par virement qui concernent lesresponsables (bourses ou primes, excédents ou remboursement de porte-monnaie…)

Le fichier des virements peut être alimenté de trois manières :· soit en provenance des frais scolaires depuis le porte-monnaie Avance forfait

(excédents ou bourses au moment des validations).· soit par un transfert de porte-monnaie vers virements. (remboursement d'excédents,

de caution, remise à zéro de porte-monnaie)· soit par la commande "importation de virements" (utilise la fonctionnalité des

virements sans incidence sur les porte-monnaie des personnes)

Tant que le fichier n'est pas réalisé, les virements restent en attente.C'est le responsable de la personne qui est le bénéficiaire. Quand il y a plusieurs responsablesayant un RIB renseigné, il faut choisir lequel sera payé. Il est également possible de créer unresponsable en cours de virement.

Ce sont tous les paiements encours qui proviennent des fraisscolaires, transferts de PM oud'importation

VIREMENTSEN ATTENTE

Éditiondes virements en attente

parmi les virements en attentesélection de ceux que l'on veutpayer

PREPARATIONDES VIREMENTS

Éditiondes virements préparés

CREATION DUFICHIER DE VIREMENTSet envoi à la TG ou banque

Édition duBordereaudʼaccompagnement

Le fichier de virements est en général au format SEPA et est compatible avec le portail EFCI.

Remarque : ne pas confondre la commande remboursement et virement. Dans GEC, leremboursement est un remboursement direct qui vide le porte-monnaie sans autre procédure. Ils'agit ensuite d'effectuer le paiement à part, (espèce, chèque…) ou non (recette de reliquats).

Les virements 4 .


1 - Gestion des transferts entre porte-monnaie etvirements

Il est possible de faire ces transferts dans les deux sens :· Transfert porte-monnaie vers virements

Utile pour rembourser les excédents des porte-monnaieEx : reliquat d'argent sur le porte-monnaie 1 pour les personnes parties ou remboursement decaution ou trop perçu au niveau des frais scolaires (porte-monnaie "avance forfait")…

· Transfert virements vers porte-monnaieUtile pour réaffecter l'argent qui était en cours de virement sur le porte-monnaie.Ex : pour quelqu'un qui n'a pas de RIB, ou réaffectation d'argent sur le porte-monnaie pourl'utiliser le trimestre suivant…

Pour vérifier les montants à transférer, il est intéressant d'éditer auparavant la liste despersonnes ayant un porte-monnaie positif (filtre sur valeur de porte-monnaie de 0.01 € à 999999€)

Le menu Finances \ Virements \ Transfert avec les virements permet de faire ces transferts.

1. Choisir le type de transfert "Porte-monnaie vers virements" ou virements vers porte-monnaie.

2. Sélectionner le porte-monnaie concerné par le transfert.3. Renseigner les filtres :

Les virements 5 .


· tout le monde ou personne par personne· par classe ou par catégorie

Le bouton propose les personnes concernées par le transfert :

Dans cette fenêtre, il est possible de modifier les montants à transférer pour chaque personne.Pour cela, cliquer sur la personne, modifier le montant à transférer puis cliquer sur "OK".Renseigner le compte comptable à créditer si demandé. En général, pour effectuer unremboursement de trop perçu, le compte comptable sera le 4664 et pour remboursement debourses et primes, le compte sera le 4662.Le bouton lance les transferts demandés après confirmation.Une opération financière et comptable est alors créée pour chaque transfert.

Une fois les transferts réalisés, les montants à payer sont dans les virements en cours, visiblesdans Finances \ Virements \ Virements bancaires.

2 - Importation d un montant externe

Cette commande permet de payer une personne par virement pour un montant qui n'a rien à voiravec le restaurant ou les frais scolaires.Cette importation de montant n'a aucune incidence sur les éditions comptables de GECpuisqu'elle ne passe pas par les porte-monnaie.

Les virements 6 .


C'est essentiellement une commande de maintenance, à n'utiliser qu'après consultation del'assistance téléphonique d'ARD. Normalement, l'ajout d'un paiement dans GEC doit passer parun transfert depuis les porte-monnaie.

Pour entrer dans la commande il faut renseigner le mot de passe donné par le technicien ARDdans la fenêtre suivante :

Les personnes en rouge correspondent aux personnes inactives et celles en noir aux personnesactives dans GEC.

Après validation ces personnes apparaissent dans la liste des virements en cours avec pourorigine "Impor".

Les virements 7 .


3 - Gérer les virements

Le menu Finances \ Virements \ Virements bancaires permet d'accéder à la fenêtre ci-dessous :

Préparation du virementTous les virements en cours sont présentés, mais ne seront effectifs que lorsqu'ils serontconfirmés (virements préparés).La colonne "disponible" présente le montant en attente de virement et la colonne "A virer"présente le montant qui va être payé. Par défaut, le montant à virer est à zéro ; cʼest lapréparation du virement qui va remplir le montant qui va être payé et le responsable associé àce virement.Il est possible de ne pas payer la totalité en modifiant manuellement le montant à payer ; dans cecas, la différence reste dans les virements.

Les virements 8 .


Sélection individuelleCocher directement la ligne concernée dans la colonne "sélection". Le montant à payer devientle montant total. Il est possible de modifier le montant à payer dans le détail de la fiche.S'il y a plusieurs responsables avec IBAN, il convient de cocher le bon bénéficiaire.Dans tous les cas, des compléments d'informations peuvent être saisis sur le responsable ; c'estle cas de l'IBAN

Il est possible de créer un responsable en cliquant sur le bouton "Ajouter".

Préparation du virement par lotLes boutons en bas de liste permettent de préparer les virements

Le bouton permet d'annuler tous les virements préparés. Ces virements ne sontpas effacés et peuvent être de nouveau préparés à tout moment.La colonne "A virer" est donc à zéro et aucun responsable nʼest coché.

Le bouton prépare les virements selon des critères de sélection. Enlaissant les données cochées tel quelles dans le filtre, le paiement sera préparé pour toutes lespersonnes qui ont leur coordonnées bancaires complètement renseignées.

Le bouton permet de supprimer un virement en cours. Seuls les virements issus dela commande "importer un montant externe" peuvent être supprimés.Pour annuler un virement issu d'un transfert depuis un porte-monnaie, il faut le supprimer dansl'onglet finances de la fiche de la personne. (ou faire le transfert dans l'autre sens)

Les virements 9 .


Il est possible de filtrer en fonction des catégories, classes, provenance ainsi que sur unefourchette de montant (ex : préparation des virements supérieurs à 8 €).La coche sur "choix par utilisateur" permettra de choisir pour chaque personne le responsablequi sera destinataire du virement.

S'il y a des virements déjà préparés, un message de confirmation indique que la préparationprécédente va être écrasée. Cela n'a pas d'incidence sur les montants à payer.

Gestion des responsables (payeurs)La gestion des responsables peut être faite :

· depuis chaque personne, onglet responsables,· depuis le menu Personnes \ Personnes \ Responsables,· ou directement dans la fenêtre des virements.

Depuis cette fenêtre, il est possible de compléter les informations manquantes :· Saisie du RIB dans la zone IBAN (si le compte est connu)· Ajout d'un responsable ou compte bancaire par

· Modification d'un responsable ou compte bancaire par

Ce sont les responsables qui sont payés ; Si c'est la personne elle-même qui doit être payée,elle doit être créée en tant que responsable.

La liste "Responsables associés" présente· en bleu, les responsables "financiers"· en noir, les autres responsables déclarés.

Par défaut, le responsable "financier" sera bénéficiaire du virement.Le RIB du responsable doit être présent et juste ; un contrôle est réalisé par GEC à la saisie duRIB.Seuls les virements avec un responsable et RIB correctement saisis seront acceptés lors de lacréation du fichier.

Les virements 10 .


Les éditions

L'édition permet d'éditer la liste des virements en cours.

L'édition n'édite que les virements qui ont été préparés et sert dejustificatif pour le fichier de virements qui sera créé.

4 - Création du fichier de virement

Avant de lancer la création du fichier, ne pas oublier d'éditer la liste .Une fois le fichier créé, il n'y a plus de possibilité d'édition de justificatif.

Le bouton permet de créer le fichier de virement auformat XML.

Les virements 11 .


1.Vérifier les coordonnés de l'établissement etrenseigner la date du virement ainsi que lechamp "correspondance" qui apparaîtra dansle relevé d'opération bancaire.

2.Petit message de sécurité pour vérifier que laliste des virements a bien été éditée.

3.Édition du bordereau

4.Confirmation de la création du fichier qui n'aplus qu'à être envoyé à la TG ou la banque.

Le fichier est à récupérer dans le dossierindiqué et a pour nomnumEtab_date_heure.xmlEx 0380033x_2015-05-19_11-13-56.xml

A la fin de la procédure de création du fichier, l'écran de gestion des virements revient. Lespersonnes dont les virements ont été faits ont disparu, sauf pour celles qui ont eu un virementpartiel ou nul.Le fichier obtenu peut être envoyé à la TG ou à la banque, depuis le portail EFCI, ou bien traitépar GFC en paiement externe.

Les virements 12 .


5 - Utilitaires des fichiers de virements

Correction d'un fichier de virementsLe menu Finances \ Virements \ Corriger un fichier de virements permet de corriger unfichier de virements.

· Sélectionner le fichier xml à l'aide du bouton · Apporter les modifications voulues dans la colonne "Nouvelle valeur"· Cliquer sur

Les modifications peuvent porter sur les éléments suivants :· Date de présentation· Code guichet· Code remettant· N° de compte· Nom du remettant

Régénération d'un fichier de virement ou réimpression du bordereaud'accompagnementEn cas de problème dans le transfert du fichier de virement, lors de l'édition du bordereaud'accompagnement du fichier, il est possible de les régénérer.En cliquant sur le bouton du menu Finances \ Virements \Virements bancaires, une fenêtre contenant la liste des virements déjà effectués s'ouvre.

Les virements 13 .


La partie gauche de la fenêtre présente les dates et heures des fichiers de virements déjàeffectués.Sélectionner le ficher sur lequel il faut travailler, puis cliquer sur le bouton correspondant à ce quevous souhaitez faire.

permet de visualiser le ficher brut, tel qu'il a été généré. Ce peutêtre utile si vous avez effectués plusieurs fichiers de virement le même jour et que vous ne savezlequel vous souhaitez modifier. Dans les premières lignes vous retrouvez 2 informationsintéressantes avec le montant total du fichier de virement ainsi que le nombre de virements dansle fichier.

Ici , 258 virements pour un montant total de 54990,04€. permet de ré-imprimer le bordereau SEPA d'accompagnement du

fichier. permet de re-créer le fichier de virement

Le fichier est alors créé sous le nom virement.xml. Par défaut, le fichier est créé dans ledossier C:\ProgramData\ARD\GEC\Export. Après recréation du fichier, il est égalementproposé de ressortir le bordereau d'accompagnement SEPA.Éventuellement il conviendra de renommer ce fichier avec le numéro d'établissement et date etheure (ex : 0380033x_2015-05-19_11-13-56.xml) pour traitement. (EFCI)

6 - Configuration des paramètres bancaires pour lesvirements

Utiliser le menu Administration \ Sites, onglet Virement.Cette configuration est à faire une seule fois.Si plusieurs établissements sont concernés, il faut le faire pour chacun des sites.

Les virements 14 .


Pour les informations paiement SEPA, il faut renseigner les coordonnées du teneur de compte.En général, il s'agit de la TG du département.Le codique du teneur de compte commence par 0, puis le n° du département et 0000. Saufpour certains départements où il y a plusieurs "Recette des Finances".L'IBAN du teneur de compte correspond à l'IBAN de la TG.Le BIC et le MEN ne sont pas modifiables.

L'onglet général reprend les informations bancaires avec l'IBAN et le BIC.

Les virements 15 .


sûreté et monétique

Documents