CENTENNIAL  COLLEGE  CCPR/MOVEMBER  EVENT  PROPOSAL      

 STACHE  BASH  2013  “Start  your  stache!”  

   

   

           

 Mo  Sistas:  Sharla  Farrell  Mandy  Boreskie  Daniella  Di  Adamo  Melissa  Esposito  Jillian  Lajoie  Juanita  Onochie  

 

10/30/2013 1  

Organizational  Goal      Stache  Bash  2013  is  a  fun  and  engaging  moustache-­‐social  to  raise  funds  for  Movember.    We  aim  to  promote  awareness  and  understanding  in  young  men  and  women  of  the  health  risks  men  face,  as  well  as  prompt  conversation  about  these  issues  through  our  event.        As  Mo  Sistas  (supporters  of  the  power  of  the  Mo),  our  goal  is  to  encourage  our  guests  to  not  only  donate  and  be  active  Mo’s,  but  encourage  the  men  they  know  to  learn  more  about  their  health  as  well.        Stache  Bash  2013  will  be  a  memorable  event  for  all  local  Mo’s  and  Mo’s  to  come.    The  fate  of  the  stache  is  in  their  hands  (and  by  hands,  we  mean  their  face).        Objective(s)  for  the  event      

To  raise  a  minimum  contribution  of  $1500  for  Movember  through:   Admission  ticket  sales     Raffle  ticket  sales   Mo  tee-­‐shirt  sales  (moustache  inspired  tees  donated  by  Halfwits)    

To  spread  awareness  about  men’s  health  issues  (and  the  power  of  the  Mo,  of  course)  through:  

Social  media  promotions  leading  up  to  the  event   Influential  guest  speakers      

To  have  guest  attendance  of  100+         To  kick-­‐off  Movember  with  a  bang  and  get  our  attendees  in  the  spirit  for  the  month  of  moustache-­‐mania  and  fundraising  ahead    

To  provide  guests  with  killer  prizes,  entertainment  and  memorable  moustache  fun   To  gain  exposure  for  Movember  and  Stache  Bash  2013  through  new  (social/online)  and  traditional  media  

To  compliment  and  encourage  Mo  Bros                    

10/30/2013 2  

Date:  November  6,  2013    Reason:  Prime  season  to  start  your  stache.    Time:  8:00  p.m.  -­‐  12:00  p.m.  Reason:  No  one  likes  to  stache  and  dash.    We  have  guest  speakers,  entertainment,  and  prizes  to  raffle  off,  and  all  the  while  the  drinks  will  be  flowing.    Guests  are  encouraged  to  stay  and  mingle  afterwards,  but  it  is  a  week  night;    Early  in,  early  out  and  not  one  moustache  misses  out!      Location:    Bar  Italia  582  College  St.      

6000  square  foot  space;  Upstairs  area  has  a  capacity  of  170   Creative  work  of  award-­‐winning  architects  Giannone  &  Associates,  winning  Bar  Italia  the  “Best  Bar  Design”  award  from  Toronto  Life.  

Reason:  The  venue  is  prime  for  an  evening  event  since  it  is  also  a  bar,  provides  alcohol  (which  is  a  staple  to  our  party),  has  the  capacity  to  hold  our  desired  guest  amount,  is  already  sound/AV  equipped  for  our  guest  speakers  and  entertainment,  provides  a  fun  and  upscale  environment/decor  that  caters  to  our  target  audience  (all  of  which  help  us  to  justify  our  slightly  higher  than  average  admission  price  of  $10).  Also,  there  is  enough  space  for  us  to  set-­‐up  a  raffle  table  and  the  venue  has  agreed  to  promote  the  event  inside  the  venue  prior.        

               

10/30/2013 3  

Event  Vision,  Theme  &  Décor   Event  name:  Stache  Bash  2013      When  envisioning  an  event  for  Movember,  a  relaxed,  fun  and  casual  theme  comes  to  mind.  A  stiff  and  classy  theme  does  not  align  with  the  image  of  Movember.    Stache  Bash  2013  is  a    “bar  night  with  a  purpose”.    Our  event  is  the  kickoff  of  Movember;  an  event  where  men  can  show  off  the  start  of  their  stache.  

Movember  is  a  fun  and  funny  way  to  raise  awareness  for  prostate  and  testicular  cancers.  Our  theme  will  capture  this  through  our  entertainment  and  activities  (i.e  photo  section  with  fake  moustaches).  

Looking  at  past  Movember  themes,  checking  out  Movember  websites,  noticing  the  attitudes  of  the  people  who  participate  in  Movember  and  using  our  own  intuition  about  the  charity,  we  knew  that  this  would  be  a  suitable  theme  for  our  event.  

The  theme  easily  ties  in  with  our  event  and  all  that  we  will  have  present  that  night:  music,  drinks,  photos,  prizes,  and  good  casual  company.  

The  bar’s  original  decor  is  suitable  to  our  vision;  it  gives  off  a  relaxed,  fun,  and  casual  feel.    We  will  add  Movember  swag  throughout  the  rooms  (posters,  fake  moustaches)  to  remind  people  of  the  cause.  

 Audience    

Target  towards  men  but  women  are  also  welcome  (existing  and  potential  Mo  Bros  and  Sistas)  

Ages:  21-­‐35   Socially  responsible/conscientious  and  informed  individuals   Young,  hip,  influential  and  don’t  take  themselves  too  seriously   Students  and  middle  income  earners   Competitive  moustache  growers  and  enthusiasts   Those  aligned  with  Movember’s  target  audience:  “The  road  less  travelled  will  be  their  path  and,  united  under  one  flag,  they  will  crank  up  the  volume,  make  some  noise,  and  fight  the  good  fight.  Welcome  to  Movember  2013.  Welcome  to  Gen  Mo”.  

Invitation  List   Centennial  students  and  faculty   Movember  enthusiasts/participants/supporters   Media  

VIP  Guests   Rocco  Rossi,  CEO  of  Prostate  Cancer  Canada   Tyler  and  Jeff,  representatives  from  Movember   Life  sized  cardboard  cutout  of  “the  most  interesting  man  in  the  world”,  Mr.  Dos  Equis    

 

10/30/2013 4  

Critical  Path      

 Food,  Beverage,  Staffing/Volunteers    

Our  theme  does  not  entail  a  sit  down  meal.  Bar  Italia  will  provide  appetizers.  We  will  also  provide  finger  foods  to  ensure  all  guests  will  have  something  to  eat  

We  made  sure  that  there  are  no  traces  of  peanuts  in  the  food  that  will  be  provided  by  the  venue  as  well  as  in  the  food  we  are  providing.  

The  cash  bar  will  be  open  all  night  providing  alcoholic  and  non-­‐alcoholic  beverages.   We  will  also  be  promoting  a  signature  Movember  cocktail  at  the  event,  The  Ron  Burgundy,  which  is  whiskey,  cranberry  juice,  and  ginger  ale.  This  “mo-­‐tail”  will  be  $6,  expecting  that  it  will  be  the  most  popular  drink  of  the  night.  

There  will  be  regular  staff  of  Bar  Italia  (for  their  normal  pay),  along  with  our  team,  working  the  event.  

 

!"#$%$#&'' ()*+,$-)' .)/01-/$2$,$#&' 3#*#4/'

!"#$%&'$()&*+,-$'%#"$*),$"."&#$ /(#0$1$ 2)$!+3#%3$ 4)-56"#"$

7"3"%,(8$."&9"$)5#+)&3$ /(#0$:$ 2)$!+3#%3$ 4)-56"#"$

;+3+#$<%,$=#%6+%$ /(#0$>$ 2)$!+3#%3$ 4)-56"#"$

!"(9,"$<%,$=#%6+%$%3$."&9"$ /(#0?@$ !8%,6%$ 4)-56"#"$

4,"%#"$35)&3),38+5$6+3#$ /(#0$??$ A%&+"66%$ 4)-56"#"$

!"6"(#$B,%58+($'"3+B&",$*),$5)3#",$ /(#0$??$ C+66+%&$ 4)-56"#"$

A"."6)5$+&.+#"$ /(#0$?1$ 2)$!+3#%3$ $

A+3#,+D9#"$5)3#",3E$+&.+#"3$ /(#0$?:$ 2)$!+3#%3$ 4)-56"#"$

F),G%,'$-"'+%$-%#",+%63$*),$

%55,).%6$

/(#0$?:$ !8%,6%E$2%&'HE$%&'$2"6+33%$ 4)-56"#"$

4)&#%(#$B9"3#$35"%I",3$ /(#0$?J$$ 2%&'H$ 4)-56"#"$

4)&#%(#$35)&3),3E$')&),3$%&'$

-"'+%$

/(#0$?K$ A%&+"66%$ 4)-56"#"$

A"."6)5$35"%I+&B$5)+&#3$ /(#0$?K$ C9%&+#%E$2"6+33%$ 4)-56"#"$

4)&#%(#$%&'$8+,"$'""L%H$ /(#0$?K$ 2)$!+3#%3$ 4)-56"#"$

M55,)."$-"'+%$-%#",+%63$ /(#0$N?$ 2%&'H$ 4)-56"#"$

4)&'9(#$*)66)GO95$G+#8$*+&%6$

35)&3),3$

/(#0$N?$ C+66+%&$ 4)-56"#"$

4)-5+6"$%&'$(,"%#"$6+3#$)*$%66$

35)&3),3$$

/(#0$N1$ C9%&+#%$$ 4)-56"#"$

4,"%#"$-"&9$%&'$',+&I$)5#+)&3$ /(#0$N1$ 2)$!+3#%3$ 4)-56"#"$

10/30/2013 5  

Publicity      Communications  and  marketing  is  a  large  part  of  Stache  Bash  2013.  We  are  very  interactive  online  in  order  to  push  our  cause,  as  well  as  our  event  to  those  following  us.  Our  primary  message  is  to  raise  awareness  towards  men’s  health  by  promoting  motivation  for  a  great  cause.  Through  social  media,  we  want  to  communicate  the  real  message  of  starting  moustaches  and  get  men  and  even  women  to  embark  on  the  Movember  journey.    For  publicity  we  have  incorporated  non-­‐traditional  media,  traditional  media  and  a  social  media  plan  in  order  to  promote  our  event.        Our  traditional  media  plan  includes  printed  materials  such  as  posters  and  postcards.  Posters  will  be  placed  around  Centennial  College  and  Stache  Bash  postcards  will  be  handed  out  to  students  and  staff  a  week  prior  to  the  event.    We  are  posting  the  posters  in  various  coffee  shops  and  boards  around  Bar  Italia  so  locals  will  know  about  the  event.    We  will  be  sending  out  a  news  release  and  a  social  media  release  in  preparation  for  the  event  that  will  hopefully  help  the  event  gain  more  media  attention.    As  well,  we  have  contacted  Toronto  bloggers  in  hopes  that  they  will  post  our  event  on  their  websites.  So  far,  the  event  has  been  posted  on  Toronto  street  and  culture  websites,  The  Grid  and  BlogTO.  We  may  potentially  get  someone  to  cover  the  event.    Our  invitations  are  also  a  major  part  of  our  publicity:  Cut  out  stache’s  were  given  to  VIP  guests  and  Centennial  staff  and  students.  These  can  be  used  at  the  event  (for  those  who  are  unable  to  grow  a  moustache),  but  they  are  fun  and  memorable  invites  that  ultimately  represent  our  cause.    To  market  Stache  Bash  towards  our  demographic,  we  are  active  on  Twitter  and  Instagram.  We  believe  that  these  social  media  platforms  are  the  best  way  to  connect  with  our  guests  and  potential  guest’s  as  we  believe  that  Twitter  and  Instagram  are  the  two  most  used  applications  by  those  between  the  ages  of  21-­‐35.    Social  media  has  allowed  us  to  connect  with  people  in  Toronto  who  have  an  interest  in  raising  money  for  Movember  as  well  as  connect  with  Rocco  Rossi  who  will  subsequently  be  speaking  at  our  event.    Both  the  Twitter  and  Instagram  are  used  to  promote  the  event,  showcase  various  raffle  prizes,  give  information  about  Movember  and  men's  cancers  and  offer  a  humorous  approach  to  moustaches  and  Movember.    The  mix  of  information  has  allowed  the  group  and  the  event  to  gain  a  strong  following.        

10/30/2013 6  

   

   We  have  a  Facebook  event  to  track  invitees  and  gauge  the  amount  of  interest  towards  this  event.    Post-­‐event  we  will  be  creating  a  photo  album  on  Facebook  for  our  guests  to  see  the  photographs  that  they  took  throughout  the  night  with  their  ‘staches.  We  will  thank  all  of  our  guests  on  Facebook  and  Twitter  with  a  message.  We  will  personally  deliver  thank  you  notes  to  our  VIP  guests.    We  will  also  announce  the  amount  of  money  that  we  raised  for  the  charity  over  Facebook,  Twitter  and  Instagram.  

10/30/2013 7  

Budget    

Budget  Item   Expected   Actual  

Venue   0   0  

Printing  -­‐  posters   20   22  

Printing  -­‐  postcards   20   120  

Printing  -­‐  large  event  poster   20   0  

Food   100   TBD  

Invitations   10   10  

Entertainment  -­‐  DJ   0   0  

Raffle  items   0   0  

Event  speaker   0   0  

Photo  booth  supplies   20   15  

Decor     20   0  

Contingency  Funds   40   40  

Total   250   167  +  Food  costs  TBD  

 Sponsorship  We  have  accumulated  various  sponsorships  in  order  to  run  the  event  on  our  very  limited  budget.    Most  of  the  sponsors  have  donated  items  to  be  part  of  the  raffle:  

Bar  Italia  -­‐  Bar  Italia  has  donated  the  venue  and  staff  for  the  night   S-­‐Trip  -­‐  trip  to  Tremblant  for  Snowjam  2014  to  be  raffled  off   Varsity  Brown  -­‐  Locally  made  leather  goods  will  be  donated  for  a  raffle  prize   Halfwits  -­‐    Sponsoring  us  with  product  donations  and  graphic  design  assistance  with  our  Stache  Bash  promotional  materials  

Edible  Arrangements  -­‐     Kawasaki  -­‐     Men  Essentials  -­‐  Have  donated  shaving  sets     Swiss  Army-­‐    Have  provided  us  with  a  mens  watch  and  tennis  rackets     Sharp  Magazine  -­‐  Will  be  providing  100  complimentary  magazines  for  the  event   Masciangelo  Designs  -­‐  Have  donated  a  custom  pocket  square  and  silk  tie     Umbro  -­‐  Have  donated  30  cans  of  shaving  cream   Pure  Fitness  Gym  -­‐  Have  donated  gift  cards  (discount  on  membership  and  fitness  classes)  

10/30/2013 8  

Event  Roll  Out/Event  Flow      

November  5,  2013  9:00  a.m.  -­‐    6  p.m.  

Contact: Guest speakers – Rocco Rossi, Jeff and Tyler of Movember DJ Halfwits clothing Bar Italia to confirm event set-up arrival for team and next day preparations

Social media and word of mouth reminders to all invitees 7:00  p.m.  -­‐    7:30p.m.    

Group debriefing to arrange transportation and confirm of preparations and rolls for delivery of event

 

November  6,  2013    5:00  p.m.    

Mo  Sistas  arrive  to  set  up  (includes  food/decor/logo  projection)  Note:  We  will  be  escorting  Mr.  Dos  Equis  to  the  venue  This  a  pre-­‐arranged  time  set  with  the  venue  and  gives  ample  time  to  set  up  before  event  begins  

 6:00  p.m.  

Venue  set-­‐up  complete   Dj  arrives  to  set  up  own  equipment  and  do  own  sound  check  

We  are  providing  him  with  early  start  time  in  case  he  arrives  late  or  comes  across  gear  issues  

 6:15  p.m.  

Sound/equipment  check   Mandy  and  Melissa  rehearse  introductions  and  welcome/thank  you  speech  

We  want  to  rehearse  before  guest  speakers  arrive  so  we  are  prepared  and  do  not  take  away  from  their  rehearsal  time  

 7:00  p.m.  

Photographer  arrives  to  set  up/prepare  and  will  be  available  throughout  the  night  to  take  photos  

 

10/30/2013 9  

7:15  p.m.   Guest  speakers  arrive    

 7:30  p.m.  

Run-­‐through  with  guest  speakers    8:00  p.m.  

Guests  arrive/collect  donations   Guests  are  greeted  as  they  arrive,  drinks  available  at  the  bar  

 8:30  p.m.  

Food  provided  by  Bar  Italia  brought  out  We  want  this  food  to  be  warm  for  our  guests  so  we  are  waiting  until  this  point  when  the  majority  have  arrived  to  bring  it  out  

 9:00  p.m.    

Mandy  and  Melissa  introductions  and  welcome/thank  you  speech  Expected  that  majority,  if  not  all,  of  guests  have  arrived  at  this  point,  had  a  chance  to  settle  in  and  mo-­‐mingle.    Great  time  to  get  things  rolling.  

 9:10  p.m.  

Rocco  Rossi  speaks    9:20  p.m.  

Jeff  and  Tyler  from  Movember  speak    9:30  p.m.  

Party  time!  DJ...spin  that  track  (music  begins)    10:30  p.m.  

Raffle  begins       Note:  raffle  tickets  will  be  sold  throughout  the  night  until  raffle  begins.    

This  gives  people  time  to  buy  tickets  and  mingle  prior  to  raffle.   We  have  a  lot  of  prizes  to  give  away  and  think  it  may  take  an  hour  or  so  and  our  event  ends  at  midnight  

 12:00  a.m.  

Mo  Sistas  thank  guests  for  coming,  encourage  guests  to  stay,  mingle  and  drink.    

10/30/2013 10  

12:10  a.m.   Stache  Bash  2013  is  complete   Guests  begin  departing  

 12:30  

Final  guests  depart   Tear  down  begins  

 1:00  a.m.  

Tear  down  complete      Evaluation  

Twitter  feedback   Media  coverage   Responses  from  guests  during  event/after  event   Feedback  between  group  members  with  follow-­‐up  meeting   Feedback  from  stakeholders  (questions  regarding  how  they  feel  the  event  went  sent  along  with  thanks  you  for  their  participation/attendance)