stakeholder management

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Stakeholder Management PPt

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  • 25/07/2014 1

    Project stakeholders management

    Instructor:

    Jos Pantoja Magaa

    Agosto, 2014

    Diplomado en Administracin de Proyectos

    Administracin de los Stakeholders

  • Jose Pantoja Magaa

    Ing. Qumico UNAM (1967-1971) M en C Fisicoqumica UNAM ( 1975-1977) M. en C. Liderazgo FIU ( 1987-1989) M. en C. Calidad La Salle (1991-1993) Diplomados Impartidos: Habilidades Gerenciales Administracin de Proyectos Desarrollo de Habilidades Docentes Desarrollo de Habilidades Administrativas Calidad en el Trabajo Liderazgo Administracin del tiempo Control Estadstico del Proceso (FORD-ITESM) Certificacin Black Belt y Green Belt Six- sigma 5S + 1 Habilidades Docentes ,,,,,,,,Y otros ms

  • Objetivo

    Identificar los procesos principales de la Gestin de Stakeholders del proyecto y sus interacciones con las diferentes reas de conocimientos de acuerdo con las definiciones del PMBOK.

    3

  • Procesos a estudiar:

    1.- Identificacin de los Stakeholders I

    2.- Plan Stakeholders Management P

    3.- Manage Stakeholder Engagement E

    4.- Control Stakeholders Engagement M

  • Project stakeholder management

    Esta rea de conocimiento incluye: Los procesos requeridos para

    identificar la gente, grupos u organizaciones que pueden impactar o ser impactadas por el proyecto, analizar las expectativas de los Stakeholders y sus impactos sobre el proyecto.

    El desarrollo de estrategias de administracin adecuadas para involucrar de manera efectiva a los Stakeholders en la toma de decisiones y ejecucin del proyecto.

    .

  • Project stakeholder management

    Tambin se enfoca en la continua comunicacin con los stakeholders entendiendo sus necesidades y expectativas , direccionando adecuada y oportunamente los incidentes que ocurran, manejar los conflictos de intereses y buscar la manera de involucrarlos en las actividades y decisiones propias del proyecto.

    La satisfaccin de los Stakeholders debe ser vista y manejada como un objetivo del proyecto

    6

  • procesos que se incluyen en project stakeholder management:

    Identificacin de Stakeholders

    Plan Stakeholder Management

    Manage Stakeholder Engagement

    Control Stakeholder Engagement

  • Identificacion de stakeholders

    Su principal objetivo es :

    Identificar a la gente, grupos u organizaciones que

    podran impactar o ser impactadas por una decisin, actividad., o salida del proyecto, y analizar y documentar todo lo relevante considerando sus intereses, involucramiento, interdependencias, influencia y potencial impacto que puedan tener para el xito del proyecto.

    Etapa de Inicio

  • 9

    Identify Stakeholders

    Project Charter

    Procurement documents

    Enterprise enviromental factors

    Organizational process assets

    Inputs

    Stakeholder analysis

    Expert judgment

    Meetings

    Tools and techniques

    Stakeholder register

    Outputs

  • Plan stakeholder management

    Su principal objetivo es :

    Desarrollar las estrategias adecuadas para

    administrar un involucramiento efectivo de los Stakeholders a lo largo del ciclo de vida del proyecto, basndose en el anlisis de sus necesidades, intereses, y potencial impacto que puedan tener para el xito del proyecto.

    Etapa de Planeacin

  • 11

    Plan Stakeholder Management

    Project Management Plan

    Stakeholder Register

    Enterprise enviromental factors

    Organizational process assets

    Inputs

    Expert judgment

    Meetings

    Analytical techniques

    Tools and techniques

    Stakeholder Management Plan

    Project documents updates

    Outputs

  • Manage stakeholder engagement

    Su principal objetivo es :

    Comunicar y trabajar con Stakeholder para identificar sus necesidades y expectativas.

    Direccionar adecuadamente los incidentes que ocurran, y fomentar apropiadamente su compromiso de manera efectiva en las actividades del proyecto a los largo de su ciclo de vida.

    Etapa de Ejecucin

  • 13

    Manage Stakeholder Engagement

    Stakeholder Management Plan

    Communications Management Plan

    Change log

    Organizational process assets

    Inputs

    Communications methods

    Interpersonal skills

    Management skills

    Tools and techniques

    Issue log

    Change requests

    Project management plan updates

    Project documents updates

    Organizational process assets updates

    Outputs

  • Control stakeholder engagement

    Su principal objetivo es :

    Monitorear en forma global las interrelaciones de los

    Stakeholders ajustando estrategias y planes para asegurar el compromiso de estos con el desarrollo del proyecto.

    Etapa de Monitoreo y Control.

  • 15

    Control Stakeholder Engagement

    Project Mangement Plan

    Issue log

    Work performance data

    Project documents

    Inputs

    Information management systems

    Expert judgment

    Meetings

    Tools and techniques

    Work performance information

    Change requests

    Project management plan updates

    Project documents updates

    Organizational process assets updates

    Outputs

  • 16

    Resulta critico para el xito del proyecto, identificar tempranamente el el proyecto y analizar sus niveles de nteres, sus expectativas individuales, as como su importancia e influencia en el desempeo del proyecto Esta evaluacin inicial debe ser revisada y actualizada regularmente. Deben ser clasificados de acuerdo a su interes, influencia, e involucramiento en le proyecto. .

  • 17

    Identify Stakeholders

    Project Charter

    Procurement documents

    Enterprise enviromental factors

    Organizational process assets

    Inputs

    Stakeholder analysis

    Expert judgment

    Meetings

    Tools and techniques

    Stakeholder register

    Outputs

  • ENTRADAS

    Project Charter.- Puede proveer informacin acerca de los participantes externos e internos relacionados con el proyecto y afectados por los resultados de la ejecucin del proyecto, tales como el sponsor, miembros del equipo, grupos y departamentos participantes en el proyecto y otra gente u organizaciones afectadas por el proyecto

    18

  • 19

    Documentos de Procuracin.- Si el proyecto es el resultado de actividades de procuracin o esta basado en un contrato establecido, los participantes del contrato sern los diferentes tipos de Stakeholders. Otros participantes relevantes , tales como proveedores , deben ser considerados dentro de la lista de los Stakeholders del proyecto

  • 20

    Factores ambientales de la empresa.- Cultura y estructura organizacional Estndares industriales y gubernamentales, y/o Regulaciones . Tendencias locales, regionales y globales. Hbitos y costumbres

  • 21

    Activos de los procesos organizacionales.- Templates o plantillas del Registro de Stakeholders y su anlisis. Lecciones aprendidas de fases previas o proyectos anteriores Registros de Stakeholders de proyectos anteriores.

  • HERRAMIENTAS Y TCNICAS

    Anlisis de Stakeholders .- Es una tcnica de agrupar y analizar cualitativa y cuantitativamente la informacin que determina los intereses que deben ser considerados a travs del proyecto.

    Identifica los intereses, expectativas e influencia de los Stakeholders y sus relaciones con el propsito del proyecto.

    Tambin puede ayudar a identificar las interrelaciones entre ellos , para provocar coaliciones, sinergia o sociedades potenciales entre ellos y que sirvan para resaltar las oportunidades de xito del proyecto.

    22

  • Pasos para el Anlisis de Stakeholders

    Identificar todos los potenciales Stakeholders documentando informacin relevante, tal como sus roles, departamentos, intereses, rea de conocimiento, expectativas y niveles de influencia en la toma de decisiones que puedan impactar los resultados del mismo

    .

    Analizar el potencial impacto o apoyo que cada Stakeholder puede generar y clasificarlos para definir una estrategia . Resulta importante priorizar la importancia de cada uno de ellos en la ejecucin del proyecto para asegurar el uso eficiente y esfuerzos de comunicacin necesarias para manejar adecuadamente sus expectativas

    23

  • Pasos para el Anlisis de Stakeholders

    Evaluar sus probables reacciones ante varias situaciones, con el fin de planear como estas pueden influir en ellos con el fin de intensificar su apoyo y mitigar posibles impactos negativos ,

    Modelos:

    Power/Interest grid

    Power/Influence grid (Involvement)

    Influence/Impact grid

    Salience Model.-Diferentes clases de impacto de un Stakeholder basados en su autoridad, urgencia de atencin, y legitimidad de

    involucramiento en el proyecto

    24

  • Juicios de Expertos.-

    Senior Management Otras unidades dentro de la Organizacin Stakeholders Identificados Project Managers que han trabajado en proyectos en la misma

    rea SME s Profesionales y Asociaciones tcnicas , cuerpos reguladores y

    organizaciones no gubernamentales

    25

  • Juntas .- + Con el fin de identificar, desarrollar y entender

    mediante un anlisis de perfiles de los Stakeholders sus intereses, conocimientos, postura con respecto al proyecto y posible impacto en el mismo

    26

  • SALIDAS

    La principal salida es el Registro de los Stakeholders, la cual debe de contener todos los detalles relacionados a estos incluyendo:

    Informacin de Identificacin.- Nombre, posicin en la organizacin, rol en el proyecto, informacin para contactarlo-

    Informacin de la Evaluacin .-Principales requerimientos, principales expectativas ,influencia potencial en el proyecto, fase del ciclo del proyecto en que muestran ms inters

    Clasificacin de los Stakeholders.- Externos e internos, apoyadores, neutrales, resistentes, interesados, etc.

    27

  • 28

    Plan Stakeholder Management

    Project Management Plan

    Stakeholder register

    Enterprise enviromental factors

    Organizational process assets

    Inputs

    Expert judgment

    Meetings

    Analytical techniques

    Tools and techniques

    Stakeholder Management Plan

    Project documents updates

    Outputs

  • Project Management Plan.- La informacin obtenida de este documento integrador servir para :

    Seleccionar del ciclo de vida del proyecto los procesos que sern aplicados a cada fase.

    La descripcin de como el trabajo ser ejecutado para cumplir los objetivos del proyecto.

    La descripcin de los requerimientos de recursos humanos necesarios, as como sus roles y responsabilidades, relaciones de informacin, y otros que ayuden a evaluar sus comportamientos y desempeo.

    Necesidades y tcnicas para comunicarse con y entre stakeholders

    29

  • Registro de Stakeholders.- Que contenga la informacin necesaria para planear adecuadamente el compromiso necesario de estos en el proyecto.

    Factores Ambientales de la Empresa.-Todos los factores ambientales son usados como entradas para estos procesos debido a que la administracin de los Stakeholders debe adaptarse al ambiente del proyecto.

    De estos, la cultura organizacional, estructura, polticas de trabajo son de particular importancia, debido a que ayudarn a determinar las mejores opciones de apoyo o adaptacin para cada actividad planeada.

    30

  • Activos de los Procesos Organizacionales.-

    Son importantes los registros de lecciones aprendidas e informacin histrica debido que estas permitirn tener una visin en las estrategias y su efectividad para administrar a los stakeholders

    31

  • Herramientas y Tcnicas

    Juicios de Expertos.

    Juntas o Reuniones

    Tcnicas Analticas.- El nivel de compromiso de los Stakeholders puede ser clasificado como sigue:

    Unaware.- Ajeno o inconsciente del proyecto y sus impactos potenciales, alejado del proyecto.

    Resistant.- Consciente del proyecto y sus potenciales impactos pero resistente al cambio.

    32

  • Neutral.-Conscientes del proyecto, pero an ni apoyadores ni resistentes.

    Supportive.-Conscientes del proyecto e impactos potenciales y partidarios del cambio.

    Leading.- Conscientes del proyecto e impactos potenciales, compromiso autntico y activo asegurando el xito del proyecto

    33

  • SALIDAS

    Stakeholder Management Plan.-

    Un componente bsico del Project Management Plan que identifica las principales estrategias para lograr el compromiso efectivo de los Stakeholders.

    Este puede ser formal o informal, altamente detallado o ampliamente referenciado y basado en las necesidades del proyecto.

    En adicin a los datos recolectados en el registro de los Stakeholders, tambin debe proveer de lo siguiente:

    34

  • Deseos y niveles de compromiso de stakeholders

    Alcance e impacto

    Identificacin de posibles interrelaciones y potenciales traslapes de influencia e impacto de los Stakeholder

    Requerimientos de comunicacin de los Stakeholders dependiendo de la fase del proyecto.

    Tipo de informacin a ser distribuida, incluyendo lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle.

    35

  • Razn para la distribucin de la informacin e impacto esperado en el compromiso de los Stakeholders.

    Marco de tiempo y frecuencia para la distribucin de la informacin

    Mtodos para actualizar y afinar detalles para el progreso del proyecto.

    Project Documents Updates

    36

  • 37

    Manage Stakeholder Engagement

    Stakeholder Management Plan

    Communications Management Plan

    Change log

    Organizational process assets

    Inputs

    Communications methods

    Interpersonal skills

    Management skills

    Tools and techniques

    Issue log

    Change requests

    Project management plan updates

    Project documents updates

    Organizational process assets updates

    Outputs

  • Este proceso involucra actividades tales como: Involucramiento o Compromiso de Stakeholders en etapas

    apropiadas o adecuadas del proyecto para obtener o confirmar su compromiso para el xito del proyecto.

    Hacerse cargo de las expectativas de los Stakeholders a travs de le negociacin y comunicacin, asegurar el logro de metas.

    Direccionar intereses potenciales para evitar futuros incidentes o problemas .

    Estos intereses debern ser identificados y discutidos tan pronto como sea posible, y de esta manera evaluar potenciales riesgos del proyecto.

    Clarificar y resolver issues que han sido identificados

    38

  • Incrementar la probabilidad de xito del proyecto mediante el aseguramiento del claro entendimiento de las metas, objetivos, beneficios y riesgos del proyecto con los Stakeholders.

    Incrementar el apoyo activo de Stakeholders y guiar a la mejor toma de decisiones.

    Anticiparse a las reacciones de la gente involucrada en el proyecto mediante acciones proactivas que ayuden a ganar apoyo y minimizar impactos negativos.

    39

  • 40

    Este proceso ayudar a incrementar la probabilidad de xito del proyecto mediante la adecuada y seguro entendimiento de los Stakeholders de las metas del proyecto, objetivos, beneficios y riesgos. Podra asegurar un apoyo activo y ayudara a guiar la mas adecuada toma de decisiones para el proyecto, anticiparse a las reacciones hacia el proyecto y generar acciones proactivas que ayuden a minimizar impactos negativos. El Project Manager es el encargado de enganchar o comprometer a los Stakeholders y recurrir como ltima instancia al Sponsor para que lo asista en caso necesario.

  • Inputs:

    Stakeholder Management Plan

    Communications Management Plan

    Change Log

    Activos de los procesos organizacionales : Requerimientos de comunicacin organizacional

    Procedimientos de Administracin de Issues

    Procedimientos de Control de Cambios

    Informacin histrica

    41

  • Stakeholder Management Plan.- Aqu se describirn mtodos y tecnologas adecuadas para mantener informados a los stakeholders.

    Communications Management Plan.- Proporciona una gua e informacin sobre las expectativas der los Stakeholders proporcionando entre otros. Requerimientos de comunicacin. Informacin a ser comunicada incluyendo lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle, razones para la distribucin de esta informacin, personas o grupos quienes la recibirn.

    Change Log.- Documentacin debidamente informada de los cambios efectuados, su impacto en trminos de tiempo, costo y riesgo

    Activos de los Procesos Organizacionales

    42

  • Herramientas y tcnicas.

    Communications Methods

    Interpersonal Skills:

    Building trust

    Resolving conflicts

    Active Listening

    Overcoming resistance to change

    43

  • Interpersonal Skills Leadership

    Team building

    Motivation

    Communication

    Influencing

    Decision making

    Political and Cultural Awareness

    Negotiation

    Trust building

    Conflict Management

    Coaching

    44

  • Management Skills:

    Facilitar consenso para lograr los objetivos del proyecto

    Influenciar a la gente que soporta o da apoyo al proyecto

    Acuerdos negociando ganar- ganar que satisfagan las necesidades del proyecto

    Modificar el comportamiento organizacional y competencias de la gente involucrada.

    45

  • Outputs:

    Issue Log.- A project document used to document and monitor elements under discussion or in dispute between project Stakeholders o Project Staff members.

    Change Request.- Acciones correctivas y preventivas

    Project Management Plan Updates

    Project Documents Updates

    Actualizacin de Activos de los procesos organizacionales, dentro de los cuales cabe destacar para este proceso los siguientes:

    46

  • Notificaciones a los Stakeholders .- Informacin pertinente para resolver issues aprobar cambios e incluir en el project status

    Reportes del proyecto.- Reportes formales e informales que describan el status del proyecto e incluyan lecciones aprendidas , issue logs, reportes de cierre, y salidas de cualquier rea de conocimiento del proyecto.

    Presentaciones del proyecto.- informacin formal o informal presentada al equipo de proyecto u otros Stakeholders.

    Registros o records del proyecto.- Incluyendo correspondencia, memos, minutas de reuniones y otros documentos descriptivos del proyecto.

    47

  • Feedback proveniente de Stakeholders .

    Informacin recibida de los Stakeholders concerniente a las operaciones del proyecto que puede ser compartida y usada para modificar y/o mejorar el desempeo.

    Documentacin de lecciones aprendidas.-

    Documentacin que incluye el anlisis de las causas raz de conflictos vividos, el razonamiento de las acciones correctivas escogidas, y otro tipo de lecciones aprendidas que deben formar parte del acervo histrico de la organizacin , para la mejora continua .

    48

  • 49

    Control Stakeholder Engagement

    Project Management Plan

    Issue log

    Work performance data

    Project documents

    Inputs

    Information management systems

    Expert judgment

    Meetings

    Tools and techniques

    Work performance information

    Change requests

    Project management plan updates

    Project documents updates

    Organizational process assets updates

    Outputs

  • Control stakeholder engagement

    Proceso para monitorear las inter relaciones entre Stakeholkders, ajustar estrategias y planes para comprometer o enganchar a los Stakeholders, servir para mantener o incrementar la eficiencia y efectividad de su desempeo y accionar respecto al proyecto y poder generar cambios ambientales que beneficien al proyecto y a la organizacin

  • Inputs: Project Management Plan.- El ciclo de vida seleccionado para el

    proyecto y los procesos que se aplicarn en cada fase

    Issue Log

    Work Performance data.- Observaciones primarias y mediciones identificadas durante las actividades que ayuden a un mejor desempeo en el trabajo. Por ejemplo: % de trabajo terminado o de la meta propuesta , % de entregables documentados y aprobados, medidas tcnicas de desempeo, inicio y trmino de actividades calendarizadas en el Schedule, nmero de cambios requeridos, nmero de defectuosos, costo actual, riesgos actuales, etc.

    Documentos del proyecto. Que soporten las diferentes etapas del proyecto desde el inicio y planeacin al cierre ( Schedule; Registro de Stakeholders, Issue log, Change log, Project Communications, etc.

    51

  • Herramientas y Tcnicas:

    Information Management Systems.-

    Como una herramienta para estandarizar la captura, almacenamiento, y distribucin de informacin del proyecto acerca de costos, presupuestos, progreso del Schedule, alcance y desempeo.

    Tambin permite al Project Manager a consolidar reportes de varios sistemas y facilitar la distribucin de los diferentes reportes de desempeo.

    Expert Judgment

    Meetings.- Intercambiar y analizar informacin relevante

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  • Outputs:

    Work performance Information

    Change Request.- Acciones correctivas y Acciones preventivas recomendadas

    Project Management Plan Updates

    Change Management Plan

    Communications Management Plan

    Cost Management Plan

    Human Resources Management Plan

    Stakeholder Management Plan

    53

  • Procurement Management Plan

    Quality Management Plan

    Requeriments Management Plan

    Risk Management Plan

    Schedule Management Plan

    Scope Management Plan

    Project Documents Updates Stakeholder register

    Issue log

    Organizational Process Assets Updates

    54

  • GRACIAS

    POR TU PARTICIPACIN !