standar operasional prosedur -...

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Biro Administrasi Umum, Perencanaan, Keuangan, dan Kepegawaian (BAUPKK)

UNIVERSITAS ISKANDARMUDA BANDA ACEH

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

2016

2

Kode. Dokumen : UNIDA/BAUPKK/SOP/03.001 No. Revisi : 00 Tanggal Terbit : 10 Desember 2016 Halaman : 1 dari 7

PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun

dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas

Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) 44414 / Fax. (0651) 44413 Banda Aceh 23234 – Indonesia

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA

Prosedur Penggunaan Gedung Perkuliahan UNIDA/BAUPKK/SOP/03.001


2016

3

UNIVERSITAS ISKANDARMUDA No Dok: UNIDA/BAUPKK/SOP/03.001Tanggal Terbit : 10 Desember 2016

Prosedur Penggunaan Gedung Perkuliahan

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 7

PENGESAHAN

Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor - II Rektor

Dr. Ir. Nasrullah M, MT., M.Si

Ir. Abdullah Abbas, M.Si

Prof. Dr.Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN. 0129065702 NIDN. 0023045102 NIDN. 0018045503

4



No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 7

1. TUJUAN

SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai 1.1 Prosedur dan persyaratan yang diperlukan dalam penggunaan gedung

perkuliahan; 1.2 Prosedur dan persyaratan yang diperlukan dalam pemeliharaan gedung

pekuliahan; 1.3 Prosedur dan tata cara pengamanan gedung perkuliahan.

2. RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur dan tata cara penggunaan gedung perkuliahan; 2.2 Prosedur dan tata cara pemeliharaan gedung perkuliahan; 2.3 Prosedur dan tata cara pengamanan gedung perkuliahan.

3. DEFINISI

3.1 Bangunan Gedung diartikan sebagai bangunan gedung perkuliahan Fakultas di

lingkungan Universitas Iskandarmuda; 3.2 Penggunaan ialah sebagian fasilitas Umum yang dapat digunakan secara khusus

dan untuk pelaksanaan kegiatan pengguna; 3.3 Pemeliharaan adalah tanggung jawab dalam perawatan, penjagaan kebersihan dan

keindahan; 3.4 Penggunaan adalah tanggung jawab dalam kerusakan, kehilangan, kebakaran dan

bencana; 3.5 Sarana Umum adalah sebagai bagian dari gedung yang dapat digunakan secara

bersama oleh seluruh pengguna gedung; 3.6 Pengelola adalah satuan unit kerja yang ditunjuk oleh Pimpinan Universitas

Iskandarmuda selaku Pemilik Gedung; 3.7 Pemilik gedung diartikan Rektor Universitas Iskandarmuda; 3.8 Pengguna adalah satuan unit kerja, di lingkungan Universitas Iskandarmuda yaitu

Fakultas; 3.9 Iuran Pengelolaan adalah semua biaya yang dibayar pengguna untuk biaya

pengelolaan gedung; 3.10 Biaya pemanfaatan adalah biaya penyediaan tenaga listrik, telephone, Internet,

dan petugas kebersihan; 3.11 Unit gedung adalah terdiri dari ruangan lantai gedung dan halaman.

4. INDIKATOR KEBERHASILAN:

Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

5. PROSEDUR PERSYARATAN PENGGUNA GEDUNG:

5



No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 7

Untuk mempergunakan gedung perkuliahan ini diperlukan peraturan sebagai berikut: 5.1 Pernyataan:

a. Pernyataan diperlukan untuk menjelaskan kedudukan PIHAK PERTAMA sebagai pengelola dalam hal ini kepala Biro BAUPKK Cq Kabag Umum;

b. Pernyataan diperlukan dari Rektor Unida yang berwenang untuk bertindak atas nama Pemilik Gedung Universitas Iskandarmuda

c. Pernyataan diperlukan oleh pengguna sebagai PIHAK KEDUA sebagai Pengguna/Penyewa Gedung;

d. Lembar disposisi untuk setiap bagian 5.2 Pemberitahuan Mengenai Peraturan Tata Tertib

Salinan peraturan ini akan disampaikan kepada Pemilik dan pengguna gedung dan sebagai pengumuman agar dapat diketahui oleh khalayak;

5.3 Ketaatan Terhadap Peraturan Tata Tertib Hak dan Kewajiban dalam peraturan ini harus ditaati oleh Pemilik, Pengelola dan Pengguna;

5.4 Pemindahtanganan Hak Pengguna tidak dibenarkan memindahtangankan hak kepada pengguna lain tanpa seizin pengelola

5.5 Ketenangan a. Penguna wajib menjaga ketenangan dan tidak dibenarkan mengadakan acara

yang membuat suara bising yang menimbulkan gangguan kepada pihak lain; b. Pengguna yang akan menggunakan sampai dengan Pukul 19.00 wajib

melaporkan kepada pengelola.

6. PERPARKIRAN: 6.1 Lokasi dan tata tertib perparkiran kendaraan diatur oleh petugas parkir dibawah

kordinasi Kabag Umum; 6.2 Pengguna tidak dibenarkan memarkir kendaraan ditempat yang tidak

diperuntukkan untuk hal tersebut. 6.3 Setiap kendaraan berhak memasuki area parkir dengan menggunakan identitas.

Bagi pengguna kendaraan sepeda motor wajib membawa STNK Asli.

7. GANGGUAN TERHADAP SARANA UMUM: 7.1 Pengguna dilarang menggangu/merusak fasilitas/area umum di dalam dan diluar

gedung, seperti taman, loby tangga dll; 7.2 Pengguna dilarang merubah bentuk, mengecat yang mengakibatkan kerusakan

bangunan kecuali dengan izin pengelola; 7.3 Pengguna dilarang mengubah dan merusak alat-alat bangunan seperti tangga,

jaringan listrik, telepon, internet kecuali dengan izin pengelola.

8. BAHAN BERBAHAYA: 8.1 Pengguna dilarang menyimpan bahan kimia berbahaya yang dapat mengakibatkan

6



No. Revisi : 00

Halaman : 5 dari 7

ledakan;

8.2 Bahan-bahan berbahaya yang dipergunakan untuk kepentingan praktek harus diketahui oleh Pendidik pembimbing praktek atau laboran.

9. PERUBAHAN TATA TERTIB:

9.1 Peraturan tata tertib ini berlaku sejak tanggal dikeluarkannya; 9.2 Peraturan tata tertib ini dapat diperbaharui dan disempurnakan sesuai dengan

perubahan kebijakan Universitas, atau apabila ada usulan penyempurnaan pemilik, pengelola maupun pengguna.

10. FASILITAS GEDUNG: 10.1 Jaringan dan daya listrik; 10.2 Jaringan dan perangkat telephon; 10.3 Jaringan dan perangkat Internet; 10.4 Pendingin Ruangan/AC; 10.5 Air, dan Tangga

11. PROSEDUR PERSYARATAN PEMELIHARAAN GEDUNG:

11.1 Kebersihan Gedung

a. Pengelola melakukan usaha-usaha dalam upaya membuat gedung tetap bersih indah dan nyaman;

b. Pengelola menunjuk koordinator dan petugas kebersihan guna melakukan pemeliharaan kebersihan-keindahan dan kenyamanan dengan ditetapkannya tugas-tugas yang jelas;

c. Para pengguna memberikan izin kepada petugas kebersihan untuk masuk ke dalam ruangan guna melakukan tugasnya.

d. Pengguna harus menyediakan/mengumpulkan sampah pada tempat yang telah di sediakan

e. Pengelola akan mengangkut sampah yang dihasilkan dari pengguna dan akan dibuang ke TPS yang ditentukan;

12. KERUSAKAN:

12.1 Pengguna harus memberitahukan secepatnya kepada pengelola bila terjadi

kerusakan gedung maupun instalasi peralatan yang ada dalam gedung; 12.2 Pengelola akan mengupayakan secepatnya perbaikan yang telah

dilaporkan/diberitahukan; 12.3 Kerusakan kecil yang dapat ditangani oleh petugas pemeliharaan/petugas

mekanik akan ditangani sendiri /petugas dari dalam; 12.4 Kerusakan besar yang tidak dapat ditangani oleh petugas sendiri akan

memanggil pemborong/tenaga ahli dari luar; 12.5 Kerusakan yang disebabkan karena masa pakai akan ditanggung oleh pemilik

7



No. Revisi : 00

Halaman : 6 dari 7

gedung;

12.6 Kerusakan yang disebabkan karena kelalaian pengguna akan dibebankan kepada pengguna.

13. BIAYA PEMELIHARAAN:

13.1 Biaya pemeliharaan gedung akan dibebankan kepada pengguna yang besarnya

telah ditentukan berdasarkan ketetapan yang telah ditentukan pemilik; 13.2 Pembayaran biaya pengelolaan dilakukan setiap Semester.

14. PROSEDUR DAN PERSYARATAN PENGAMANAN GEDUNG:

14.1 UMUM

a. Tanda bahaya kebakaran dan prosedur penanganan darurat dirancang sedemikian rupa untuk mengantisipasi situasi seperti kebakaran dan evakuasi korban;

b. Pengelola telah melatih petugas dalam mengatasi kebakaran dan Penanganan keadaan darurat serta berkordinasi dengan dinas kebakaran;

c. Semua pengguna wajib mengetahui mengenal prosedur penanganan keadaan darurat kebakaran secara baik;

d. Pengguna wajib melaporkan segala bentuk pencurian/kehilangan atau pengrusakan gedung dan peralatannya kepada pengelola;

14.2 Keadaan Bahaya a. Dalam keadaan bahaya kebakaran, diharapkan pengguna untuk melakukan

hal-hal sbb: - Mematikan seluruh kran air; - Mematikan semua peralatan listrik maupun gas; - Mengosongkan gedung melalui tangga darurat ke lantai dasar; - Menyelamatkan jiwa, dokumen/arsip penting dan lainnya;

Melaporkan kepada petugas pemadam kebakaran bila salah satu teman satu lantai tidak ada;

- Tetap berada dalam titik aman dan tunggu instruksi selanjutnya sampai ada pemberitahuan keadaan aman;

- Tetap tenang dan tidak panik. b. Tanda bahaya

Tanda bahaya terjadinya kebakaran gedung adalah tanda STANDARD berupa bunyi sirine;

c. Pengelola akan memberi pengumuman apabila terjadi kebakaran disampai meminta bantuan kepada dinas kebakaran.

15. ALUR KERJA:

8



No. Revisi : 00

Halaman : 7 dari 7

NO Aktivitas Pelaksanaan MutuBaku

PemilikGedung Penggunagedung waktu Output

1 Pernyataantentangpemilikdanpenggunagedung

2Pemilikdanpenggunagedungmemberikanperaturantatatertibkepadakhalayak

3 Pemilik,pengeloladanpenggunamentaatiperaturan

4 Pemindahtangananhakpenggunaharusseijinpengelola

5

Pengunawajibmenjagaketenangandantidakdibenarkanmengadakanacarayangmembuatsuarabisingyangmenimbulkangangguankepadapihaklain;

6PenggunayangakanmenggunakansampaidenganPukul19.00wajibmelaporkankepadapengelola.

16. DISTRIBUSI:

16.1 Satuan unit Kerja Fakultas; 16.2 Satuan unit Kerja Prodi; 16.3 Satuan unit Kerja Pendidik 16.4 Satuan unit Kerja Mahasiswa 16.5 Satuan unit Kerja Tenaga Kependidikan 16.6 Pengguna yang mempunyai ikatan kerja sama dengan Universitas

9






Prosedur Penggunaan Gedung Rektorat UNIDA/BAUPKK/SOP/03.002


2016

10


Prosedur Penggunaan Gedung RektoratNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 8

PENGESAHAN





11



Halaman : 3 dari 8

1. TUJUAN

1.1 Untuk memberikan penjelasan tentang prosedur dan persyaratan yang diperlukan dalam penggunaan gedung;

1.2 Untuk memberikan penjelasan prosedur dan persyaratan yang diperlukan dalam pemeliharaan gedung;

1.3 Untuk memberikan penjelasan prosedur dan persyaratan yang diperlukan dalam pengamanan gedung.

2. RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur dan tata cara penggunaan gedung 2.2 Prosedur dan tata cara pemeliharaan gedung 2.3 Prosedur dan tata cara pengamanan gedung

3. DEFINISI

3.1 Gedung Rektorat adalah gedung yang dipakai sebagai Kantor Pusat kegiatan

Administrasi, baik administrasi akademik maupun non akademik Universitas Iskandarmuda

3.2 Bangunan atau gedung diartikan sebagai Gedung Rektorat Universitas Iskandarmuda

3.3 Pengelola adalah satuan unit kerja yang ditunjuk oleh Pimpinan Universitas Iskandarmuda selaku Pemilik Gedung dalam hal ini Kepala Biro AUPPK dan Kepala Bagian Umum.

3.4 Sarana umum diartikan sebagai bagian dari gedung atau areal yang dapat digunakan secara bersama oleh seluruh pengguna gedung.

3.5 Pemilik diartikan sebagai pemilik Gedung yaitu Rektor Unida. 3.6 Pengguna satuan unit kerja di lingkungan Unida yang menggunakan sebagian

gedung dan area. 3.7 Kedaruratan ialah situasi yang dianggap sebagai keadaan darurat seperti gempa

bumi, kebakaran, banjir atau yang lainnya. 3.8 Unit Gedung ialah suatu ruangan/lantai gedung/area gedung yang digunakan oleh

unit kerja.Penggunaan adalah tanggung jawab dalam kerusakan, kehilangan, kebakaran dan bencana;




Untuk mempergunakan gedung ini diperlukan peraturan sebagai berikut:

12



Halaman : 4 dari 8

5.1 Pernyataan:

a. Pernyataan diperlukan untuk menjelaskan kedudukan PIHAK PERTAMA sebagai pengelola dalam hal ini kepala Biro BAUPKK Cq Kabag Umum;

b. Pernyataan diperlukan dari Rektor Unida yang berwenang untuk bertindak atas nama Pemilik Gedung Universitas Iskandarmuda

c. Pernyataan diperlukan oleh pengguna 5.2 Pemberitahuan Mengenai Peraturan Tata Tertib

Salinan dari peraturan ini disampaikan kepada Pemilik dan pengguna gedung dan sebagai pengumuman agar dapat diketahui oleh khalayak;

5.3 Ketaatan Terhadap Peraturan Tata Tertib Tugas dan Kewajiban dalam peraturan ini harus ditaati oleh Pemilik, Pengelola dan Pengguna;

5.4 Ketenangan a. Pengguna tidak boleh membuat kegaduhan di area milik/saran umum bersama

di dalam maupun di luar gedung sehingga maupun bersama di dalam maupun diluar gedung sehingga dapat mengganggu kenyamanan pengguna yang lain;

b. Pengguna dilarang mengadakan atau mengizinkan suatu pertemuan di dalam gedung yang dapat menimbulkan kegaduhan yang akan mengganggu ketenangan dari pengguna lain;

5.5 Parkir Kendaraan a. Lokasi dan tata tertib perparkiran kendaraan diatur oleh petugas parkir

dibawah kordinasi Kabag Umum; b. Pengguna tidak dibenarkan memarkir kendaraan ditempat yang tidak

diperuntukkan untuk hal tersebut. 5.6 Gangguan Terhadap Sarana Umum

a. Pengguna dilarang menggangu/merusak fasilitas/area umum di dalam dan diluar gedung, seperti taman, loby tangga dll;

b. Pengguna dilarang merubah bentuk, mengecat yang mengakibatkan kerusakan bangunan kecuali dengan izin pengelola;

c. Pengguna dilarang mengubah dan merusak alat-alat bangunan seperti tangga, jaringan listrik, telepon, internet dsb.

5.7 Bahan Berbahaya a. Pengguna dilarang menyimpan bahan kimia berbahaya yang dapat

mengakibatkan ledakan; b. Pengguna dilarang menyimpan bahan kimia berbahaya yang mudah terbakar.

5.8 Perubahan Struktur dan Desain a. Perubahan struktural dan ragam bentuk terhadap bagian dalam dari suatu unit

pengguna harus terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari pengelola; b. Pengelola berhak mendapatkan rencana dan spesifikasi perubahan agar

mempermudah untuk mendapatkan persetujuan; c. Bila pengguna mengusulkan adanya perubahan bentuk maupun struktur

bangunan dalam maupun luar, maka pengguna diminta memberikan usulan secara tertulis dan disertai spesifikasi tekis usulan tersebut;

d. Pengelola akan membicarakan usulan tersebut dengan pemilik dan konsultan perencana pembangunan gedung;

13



Halaman : 5 dari 8

e. Keputusan pengelola, pemilik dan konsultan perencana untuk menyetujui atau

menolak usulan rencana dan spesifikasi adalah mutlak; f. Semua biaya yang berkaitan dengan prosedur yang digariskan diatas atau biaya

perubahan ruangan menjadi beban pengguna yang akan membuat perubahan tersebut.

6. PERUBAHAN TATA TERTIB:

6.1 Peraturan tata tertib ini berlaku sejak tanggal dikeluarkannya; 6.2 Peraturan tata tertib ini dapat diperbaharui dan disempurnakan sesuai dengan

perubahan kebijakan Universitas, atau apabila ada usulan penyempurnaan pemilik, pengelola maupun pengguna.

7 FASILITAS GEDUNG: 7.1 Telepon

a. Pengelola memberikan akses telepon kepada setiap pengguna; b. Penambahan saluran telephon tambahan diperbolehkan namun harus seizin

pemeilik dan pengelola; c. Pengelola berhak untuk menarik dan memasang kabel-kabel telepon diseluruh

area gedung 7.2 Listrik

a. Gedung rektorat difasilitasi jaringan dan Arus Listrik b. Penggunaan listrik harus dijaga dan diawasi pemakainya agar tidak melebihi

kapasitas yang tersedia; c. Kebutuhan listrik untuk sarana dan pelayanan umum menjadi tanggung jawab

pengelola; d. Pengguna dapat mengajukan penambahan daya kepada pengelola gedung yang

akan diteruskan kepada pihak PLN. 7.3 Pendingin Ruangan/AC;

a. Setiap Ruangan yang digunakan sebagai perkantoran disediakan mesin pendingin/AC

b. AC dinyalakan setiap ruangan dipergunakan pada jam kantor c. Pengguna mematikan AC jika ruangan sudah tidak dipergunakan; d. Perawatan AC akan dilakukan oleh pengelola.

7.4 Air a. Air akan dialirkan ke semua unit gedung yang telah dialokasikan untuk

kepentingan toilet, dapur dll; b. Pengguna dapat menggunakan air sesuai dengan kebutuhan dengan operasi

penggunaan; c. Penggunaan air diupayakan seefisien mungkin

7.5 Jaringan Internet Kabel dan Nir Kabel (wireless) a. Jaringan internet kabel disalurkan ke seluruh ruangan yang memiliki line

telepon b. Jaringan internet nir kabel dapat diakses di lingkungan gedung Rektorat

14



Halaman : 6 dari 8

dengan menggunakan komputer laptop

c. Penggunaan internet adalah untuk keperluan kelancaran pekerjaan masing-masing unit kerja.

8 PROSEDUR PERSYARATAN PEMELIHARAAN GEDUNG:

Pengelola dalam rangka perneliharaan gedung akan melakukan pemeriksaan setiap hari terhadap seluruh seluruh fasilitas gedung, Pengguna dan pengelola bersama-sama fasilitas gedung. 8.1 Kebersihan Gedung

a. Pengelola melakukan usaha-usaha dalam upaya membuat gedung tetap bersih indah dan nyaman untuk digunakan;

b. Pengguna gedung harus memeperbolehkan petugas kebersihan untuk masuk kedalam unit kerjanya dalam melakukan kebersihan;

c. Pengguna menjaga dan memperingati kepada para tamu atau staf untuk tidak membuang sampah sembarangan terutama melalui jendela dan merokok dalam ruangan ber-AC;

d. Kerusakan atau biaya membersihkan yang diakibatkan adanya pelanggaran/kegaiatan khusus dibebankan kepada pengguna;

8.2 Pengumpulan Sampah a. Pengguna wajib mengumpulkan sampah pada tempat yang telah disediakan; b. Petugas kebersihan akan mengangkut sampah yang telah dikumpulkan oleh

pengguna ket TPS; c. Apabaila pengguna akan menyelenggarakan suatu kegiatan yang akan

menimbulkan penambahan penumpukan sampah pengguna wajib melaporkan kepada pengelola

8.3 Kerusakan a. Pengguna melaporkan secepatnya kepada pengelola apabila ada kerusakan

misalnya tentang listrik, telepon, jaringan internet, AC dan gangguan lain yang berkaitan dengan instalasi dan bangunan.

b. Pengelola akan memeriksa dan menindak lanjuti dengan pemeriksaan awal dan merencanakan untuk perbaikannya.

c. Kerusakan kecil akan di tangani oleh tehnisi dan pengelola pemeliharaan dari dalam sendiri dan bila tidak dapat ditangani maka akan memanggil kontraktor luar.

8.4 Tanggung Jawab Atas Kerusakan a. Kerusakan yang diakibatkan karena batas teknis peralatan akan diperbaiki

dan diganti oleh pengelola; b. Perbaikan kerusakan yang unit gedung atau fasilitas lainnya akibat dari

kelalaian pengguna akan dibebankan kepada pengguna. c. Kerusakan Struktur karena masa pakai akan dibebankan kepada Pemilik;

8.5 Perubahan Bentuk a. Untuk pelaksanaan kegiatannya, Pengguna diperbolehkan mengatur dan

menata unit gedung yang dipergunakan; b. Perubahan tersebut harus memperhatikan berbagai hal seperti kegunaan,

15



Halaman : 7 dari 8

pengamanan dan hal lainnya;

c. Adanya perubahan harus seizin pengelola; d. Pengelola akan membicarakan biaya kepada pengguna dan pemilik dalam

suatu pertemuan; 8.6 Biaya pengelolaan gedung akan dibebankan kepada pengguna yang besarnya

telah ditentukan berdasarkan besar atau luasnya ruangan yang akan digunakan; 8.7 Pembayaran biaya pengelolaan dilakukan setiap Semester.

9 PROSEDUR DAN PERSYARATAN PENGAMANAN GEDUNG:

Pengelola akan selalu berusaha untuk menjaga keamanan gedung dengan cara melakukan tindakan preventif agar tidak akan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dan juga mengambil langkah-langkah apabila terjadi kebakaran atau bencana lain Tanda Bahaya Kebakaran dan Prosedur tetap Penanganan Keadaan Darurat 9.1 UMUM

a. Tanda bahaya kebakaran dan prosedur penanganan darurat dirancang sedemikian rupa untuk mengantisipasi situasi seperti kebakaran dan evakuasi korban;

b. Pengelola telah melatih petugas dalam mengatasi kebakaran dan Penanganan keadaan darurat serta berkordinasi dengan dinas kebakaran;

c. Semua pengguna wajib mengetahui mengenal prosedur penanganan keadaan darurat kebakaran secara baik;

d. Pengguna wajib melaporkan segala bentuk pencurian/kehilangan atau pengrusakan gedung dan peralatannya kepada pengelola;

9.2 Keadaan Bahaya Dalam keadaan bahaya kebakaran, diharapkan pengguna untuk melakukan hal-hal sbb: a. Mematikan seluruh kran air; b. Mematikan semua peralatan listrik maupun gas; c. Mengosongkan gedung melalui tangga darurat ke lantai dasar; d. Menyelamatkan jiwa, dokumen/arsip penting dan lainnya; e. Melaporkan kepada petugas pemadam kebakaran bila salah satu teman satu

lantai tidak ada; f. Tetap berada dalam titik aman dan tunggu instruksi selanjutnya sampai ada

pemberitahuan keadaan aman; g. Tetap tenang dan tidak panik.

9.3 Tanda bahaya a. Tanda bahaya terjadinya kebakaran gedung adalah tanda STANDARD

berupa bunyi sirine; b. Pengelola akan memberi pengumuman apabila terjadi kebakaran disampai

meminta bantuan kepada dinas kebakaran. 10 ALUR KERJA:

16



Halaman : 8 dari 8


Pengelola Penggunagedung waktu Output

1 Pernyataantentangpengeloladanpenggunagedung

Pernyataan

2 Pemberitahuanmengenaiperaturan/tatatertib

Tatatertib

3 Mematuhitatatertib

4 Menjagaketenangan

5 Menggunakangedungsesuaidenganperuntukannya

11 DISTRIBUSI:

Unit kerja meliputi; Rektor, Pembantu Rektor, Kepala Biro, Kepala Bagian terdiri dari: Kepala Bagian Akademik, Kepala bagian Keuangan dan Akutansi, Kepala bagian Perencanaan, Kepala bagian Organisasi dan Kepegawaian, Kepala bagian Umum dan kepala Bagian Kemahasiswaan dan Alumni.

17






Prosedur Penggunaan Gedung Auditorium UNIDA/BAUPKK/SOP/03.003


2016

18


Prosedur Penggunaan Gedung Auditorium

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 6

PENGESAHAN





19



No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 6

1. TUJUAN

SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai: 1.1 Prosedur dan persyaratan yang diperlukan dalam penggunaan gedung Auditorium 1.2 Prosedur dan persyaratan yang diperlukan dalam pemeliharaan gedung

Auditorium 1.3 Prosedur dan tata cara pengamanan gedung Auditorium.

2. RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur dan tata cara penggunaan auditorium 2.2 Prosedur dan tata cara pemeliharaan auditorium 2.3 Prosedur dan tata cara pengamanan auditorium

3. DEFINISI

3.1 Gedung Auditorium adalah bangunan yang digunakan sebagai pusat aktivitas

mahasiswa dan sivitas akademik Universitas Iskandarmuda terutama kegiatan-kegiatan akademik maupun non akademik;

3.2 Rektor adalah Rektor Universitas Iskandarmuda yang bertindak sebagai Pemilik; 3.3 Biro AAKK adalah Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan, dan Kerjasama

yang bertindak sebagai pendukung fasilitas administrasi dan akademik gedung Auditorium;

3.4 Biro AUPKK Adalah Biro Administrasi Umum, Perencanaan, Keuangan, dan Kepegawaian yang bertindak mengawasi dalam hal Pemeliharaan gedung Auditorium;

3.5 Kepala Bagian Umum adalah kepala bagian yang bertugas melaksanakan Pemeliharaan gedung Auditorium;

3.6 Unit Pengelola Gedung Auditorium adalah unit yang mengawasi kegiatan penggunaan Auditorium.




5.1 Pengguna Auditorium adalah mahasiswa Universitas Iskandarmuda yang masih

aktif dan terdaftar; 5.2 Pengguna yang bukan mahasiswa Universitas Iskandarmuda adalah yang sudah

mempunyai kesepakatan kerja sama; 5.3 Pengguna mengajukan permohonan kepada pihak pengelola/pemilik (Rektor) Cq.

Kabag. UMUM; 5.4 Pengguna Wajib mematuhi tata tertib yang ditetapkan

20



No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 6

5.5 Pengelola mengatur tempat dan waktu yang diminta pengguna; 5.6 Pengguna memahami persyaratan yang dikeluarkan oleh pengelola; 5.7 Pengguna mendapatkan surat persetujuan penggunaan;

6. PROSEDUR PEMELIHARAAN

6.1 Unit Pengelola mengajukan usulan perbaikan/perawatan kepada Kepala Biro

AUPKK; 6.2 Kepala Biro AUPKK mendisposisikan kepada Kabag. Umum Untuk melakukan

analisa perbaikan/perawatan; 6.3 Kabag. Umum mengajukan perencanaan biaya perbaikan/perawatan kepada Biro

AUPKK untuk memeriksa perencanaan biaya perbaikan/perawatan; 6.4 Kabag. Umum mengajukan pencairan biaya yang telah disetujui oleh Kepala Biro

AUPKK 6.5 Kabag. Umum melakukan perbaikan/ perawatan atas persetujuan perencanaan

tersebut di atas; 6.6 Pelaksanaan perbaikan.

7. PROSEDUR PENGAMANAN

7.1 Pengamanan Kegiatan

a. Pengguna mengajukan permohonan pengamanan kegiatan b. Pengguna gedung mengusulkan pengamanan kegiatan kepada Kabag. Umum

agar kegiatan yang dilakukan oleh pengguna terlaksana dengan kondusif; c. Kabag. Umum mendisposisikan usulan pengguna agar suatu kegiatan yang

diselenggarakan pengguna dapat dijaga keamanannya; d. Pasukan Keamanan akan dikerahkan sesuai dengan kebutuhan suatu kegiatan; e. Kegiatan yang bersifat tidak mengundang masa pengamanan cukup dengan

Patroli biasa. f. Kegiatan yang bersifat mengundang masa secara Umum perlu pengamanan

yang dibantu dari Kepolisian atau Koramil 7.2 Pengamanan Gedung dari Bencana Kebakaran atau Gempa

Dalam keadaan bahaya kebakaran/gempa, diharapkan pengguna untuk melakukan hal-hal sbb: a. Mematikan seluruh kran air; b. Mematikan semua peralatan listrik maupun gas; c. Mengosongkan gedung; d. Menyelamatkan jiwa, dokumen/arsip penting dan lainnya; e. Melaporkan kepada petugas pemadam kebakaran; f. Tetap berada dalam titik aman dan tunggu instruksi selanjutnya; g. Tetap tenang dan tidak panik. Apabila terjadi kebakaran Pengelola akan memberi pengUmuman bahwa gedung dapat dipakai kembali atau tidak.

21



No. Revisi : 00

Halaman : 5 dari 6

8. ALUR KERJA:

Alur Kerja dapat dilihat sebagai berikut: 8.1 Flowchart penggunaan gedung Auditorium


Penguna KasubbagTU

KasubbagRT

Syarat/perlengkapan

waktu Output

1

Mengajukanpermohonandengansuratresmi(ditandatanganipenguruslembaga)kpdRektorcq.Kabag.Umum

Suratpermohonan

2 MendisposisikepadaKasubag.RumahTangga

Disposisi

3

Mengecekkegiatanygdiajukandengankegiatanyangsdhterjadwalsebelumnya.

ditolak

4 Terbitkansuratpenolakan

5 Memberikanpersetujuan&menyusunjadwal

diterima Suratpemberitahuan

6Ybsmengecek&memastikanpadaH-1penggunaangedungkpdKasubag.RumahTangga

7 Pelaksanaankegiatan

8.1 Flowchart pemeliharaan


Penguna KasubbagTU

KasubbagRT

Syarat/perlengkapan

waktu Output

1Mengajukanusulanperbaikan/perawatankepadaKepalaBiroAUPKK

Suratpermohonan

2 Melakukananalisaperbaikan/perawatan;

Disposisi

3Mengajukanperencanaanbiayaperbaikan/perawatankepadaKepalaBiroAUPKK

Proposal(rincianbiaya)

4MengajukanpencairanbiayayangtelahdisetujuiolehKepalaBiroAUPKK

Suratpermohonanpencairan

5Melakukanperbaikan/perawatanataspersetujuanKepalaBiroAUPKK

6 PelaksanaanPerbaikan

22



No. Revisi : 00

Halaman : 6 dari 6

9. DISTRIBUSI:

9.1 Civitas Akademika Unida 9.2 Biro AAKK 9.3 Biro AUPKK 9.4 Kepala Bagian (Kabag.) Umum 9.5 Mahasiswa

23






Prosedur Pemakaian Masjid UNIDA/BAUPKK/SOP/03.004


2016

24


Prosedur Pemakaian MasjidNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 5

PENGESAHAN





25



Halaman : 3 dari 5

1. TUJUAN

1.1. Untuk memberikan penjelasan tentang tata-cara penggunaan ruangan masjid

kampus Unida 1.2. Sebagai pedoman bagi masyarakat kampus dalam memanfaatkan dan

menggunakan fasilitas dalam kegiatan peribadatan dan kegiatan mahasiswa.

2. RUANG LINGKUP 2.1 Penggunaan masjid untuk beribadah oleh masyarakat kampus 2.2 Pemanfaatan masjid untuk kegiatan mahasiswa.

3. DEFINISI

3.1 Masjid adalah tempat melaksanakan kegiatani peribadatan dan fungsi yang

melekat pada dirinya. 3.2 Masjid Kampus Universitas Iskandarmuda dinamakan Masjid Kampus Unida 3.3 Penggunaan untuk beribadah oleh masyarakat kampus adalah kegiatan

melaksanakan ibadah shalat lima waktu dan shalat Jum'at. 3.4 Pemanfaatan untuk kegiatan mahasiswa adalah kegiatan yang diselenggarakan

oleh mahasiswa.

4. INDIKATOR KEBERHASILAN


5. PROSEDUR

5.1 Untuk Pemanfaatan Peribadatan Shalat

a. Pengurus Masjid mempersiapkan segala hal yang terkait dengan peribadatan shalat, termasuk peraturan-peraturan yang harus diikuti oleh jama’ah.

b. Jika telah masuk waktu shalat, masyarakat kampus dapat memanfaatkan ruangan Masjid untuk beribadah shalat.

c. Jika ada aktivitas para mahasiswa di luar peribadatan shalat di dalam masjid, Pengurus meminta mereka menghentikan atau menundanya untuk bersegera menundakan shalat.

5.2 Untuk Pemanfaatan Shalat Jum'at a. Pengurus Masjid membuat jadwal bagi petugas khatib dan imam selama

setahun ke depan, dari Januari sampai Desember setiap tahunnya. b. Dua hari sebelum pelaksanaan shalat Jum'at, Pengurus mengkomfirmasi

kesiapan petugas khatib dan imam. c. Jika petugas tersebut ada halangan, Pengurus segera mencari penggantinya

yang telah disiapkan sebagai cadangan. Jika tidak bisa juga, Pengurus sendiri yang mengambil alih tugas tersebut.

26



Halaman : 4 dari 5

d. Sebelum masuk waktu shalat Jum'at, salah seorang pengurus masjid

membacakan ayat-ayat al-Quran sekitar 15 menit dengan pengeras suara. e. 5 menit menjelang khatib naik mimbar, Pengurus memberikan pengumuman

tentang petugas shalat Jum'at dan menghimbau kepada para hadirin untuk mengisi shaf/barisan depan terlebih dahulu, serta meminta mematikan / mendiamkan hand phone mereka.

f. Setelah semuanya siap, maka pelaksanaan shalat Jum'at dimulai. 5.3 Untuk Pemanfaatan Perkuliahan

a. Pendidik yang hendak menggunakan masjid sebagi tempat kuliah memberitahukan pengurus masjid

b. Pendidik yang hendak menggunakan masjid sebagai tempat kuliah harus mengatur posisi yang terpisah antara mahasiswa dan mahasiswi

c. Pendidik dan mahasiswa yang melakukan kegiatan perkuliahan wajib menjaga kebersihan dan ketertiban masjid

d. Pemanfaatan masjid sebagai tempat perkuliahan dilakukan di luar waktu sholat 5.4 Untuk Pemanfaatan Kegiatan Mahasiswa

a. Pihak peminjam/pengguna mengajukan surat permohonan yang ditujukan kepada Pengurus Masjid Kampus.

b. Surat Permohonan mencakup informasi tentang: 1. Waktu, 2.Durasi, 3. Jumlah peserta, 5. Kontak person dan Penanggungjawab.

c. Pengurus mempertimbangkan dan memberikan izin memenuhi persyaratan. d. Saat masuk waktu shalat, mereka diminta menghentikan atau menunda acara

untuk bersiap-siap melaksanakan peribadatatn shalat. e. Tidak diperkenankan merokok dalam ruangan masjid. f. Setelah pemanfaatan, ruangan ditinggalkan dalam kondisi bersih dan rapi

seperti semula. g. Barang-barang yang tertinggal di dalam masjid, apabila setelah diumumkan

secara tertulis selama dua (2) minggu dan disimpan selama setengah (1/2) tahun tidak diambil, maka is menjadi inventaris Masjid

h. Apabila terdapat pelanggaran maka Pengurus Masjid Kampus akan memberikan teguran/peringatan dan memberikan sanksi, dan apabila tidak diindahkan maka akan menghentikan atau membubarkan acara.

6. ALUR KERJA:

27



Halaman : 5 dari 5


PengurusMasjid

ImamdanKhatib

Syarat/perlengkapan waktu Output

1 Membuatjadwalbagipetugaskhatibdanimam

2

DuaharisebelumpelaksanaanshalatJum'at,mengkomfirmasikesiapanpetugaskhatibdanimam.

Suratpemberitahuantertulis dantelepon

3

Jikapetugastersebutadahalangan,Pengurussegeramencaripenggantinyayangtelahdisiapkansebagaicadangan.Jikatidakbisajuga,Pengurussendiriyangmengambilalihtugastersebut.

4Memperdengarkanbacaanayat-ayatal-QuransebelummasukwaktushalatJum'at

5 Memberikanpersetujuan&menyusunjadwal

6

MengUmumkantentangpetugasshalatJum'atdanmenghimbaukepadaparahadirinuntukmengisishaf/barisandepanterlebihdahulu,sertamemintamematikan/mendiamkanhandphonemereka.

7 PelaksanaanshalatJum'atdimulai.


7. DISTRIBUSI:

7.1 Masyarakat di lingkungan Kampus 7.2 Pengurus Masjid 7.3 Pendidik/Tenaga Kependidikan 7.4 Mahasiswa

28






Prosedur Perubahan Fungsi Gedung UNIDA/BAUPKK/SOP/03.005


2016

29


Prosedur Perubahan Fungsi GedungNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN




Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN. 0129065702 NIDN. 0023045102 NIDN. 0018045503

30



Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

1.1 Untuk menjelaskan tata cara perubahan fungsi gedung/ruangan 1.2 Untuk menjelaskan prosedur perubahan fungsi gedung/ruangan

2. RUANG LINGKUP

2.1 Pihak-pihak yang terkait dengan perubahan fungsi gedung/ruangan 2.2 Prosedur pengusulan perubahan fungsi gedung/bangunan

3. DEFINISI

3.1 Perubahan fungsi bangunan atau ruangan adalah perubahan peruntukan/ kegunaan

suatu ruangan atau gedung di lingkungan Universitas Iskandarmuda 3.2 Perubahan fungsi diakibatkan penambahan bangunan, renovasi, dan lain-lain



5. PROSEDUR

5.1 Unit kerja mengusulkan perubahan fungsi ruangan/gedung ke Rektor Universitas

Iskandarmuda cq. Kepala Bagian Umum Universitas Iskandarmuda secara tertulis 5.2 Rektor, Kabag Umum dan unit kerja pengusul mengkaji usulan dengan melihat

rencana induk pengembangan fisik Universitas Iskandarmuda 5.3 Rektor Universitas Iskandarmuda memberikan jawaban tertulis setelah mengkaji

usulan perubahan gedung dengan Kabag Umum dan unit kerja pengusul perubahan fungsi

5.4 Jawaban dapat berupa persetujaun penuh, persetujuan dengan revisi atau penolakan usulan

5.5 Usulan perubahan fungsi gedung yang ditolak dapat diusulkan kembali setelah diadakan revisi

5.6 Setelah selesai pengerjaan konstruksi, unit kerja memberikan laporan tentang adanya perubahan fungsi ruangan/gedung ke Rektor Universitas Iskandarmuda cq. Kepala Bagian perlengkapan dan Rumah Tangga Universitas Iskandarmuda secara tertulis

31



Halaman : 4 dari 4

6. ALUR KERJA:


UnitKerja KabagUmum Rektor

Syarat/perlengkapan

waktu Output

1mengusulkanperubahanfungsiruangan/gedungkeRektorcq.KabiroAUPKKUnida

Suratpermohonan

2MengkajiusulandenganmelihatrencanaindukpengembanganfisikUnida.

RIPUNIDA

3memberikanjawabantertulissetelahmengkajiusulanperubahangedung

Suratpemberitahuan/jawaban

4

Setelahselesaipengerjaankonstruksi,memberikanlaporantentangadanyaperubahanfungsiruangan/gedungkeRektorcq.KabagUmumUNIDA

Laporanperubahanfungsigedung


7. DISTRIBUSI:

7.1. Rektor 7.2. Kepala Biro 7.3. Kabag Umum 7.4. Unit Kerja terkait

32






Prosedur Permohonan Perbaikan Gedung UNIDA/BAUPKK/SOP/03.006


2016

33


Prosedur Permohonan Perbaikan GedungNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN


Dr. Ir. Nasrullah, MT., M.Si

Drs. Abdullah Abbas, M.Si


34



Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

Prosedur ini bertujuan agar proses pemeliharaan dan perawatan Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup tahap mengajukan surat permohonan, mengecek lokasi dana, Disposisi Cek Lapangan, cel langan dan menyusun RAB, verifikasi RAB, memberikan persetujuan, dan melaksakan kegiatan

3. DEFINISI

Pemeliharan dan perbaikan gedung dibatasi pada gedung-gedung yang menjadi tanggung jawab universitas, seperti Gedung Kantor Pusat, Perpustakaan dan Gedung Ruang Kuliah Bersama, sedang prasarana umum meliputi, pos satpam, jalan, trotoar, saluran air hujan, pagar dan lampu penerangan jalan.



5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 RAB 5.2 Surat Permohonan Perbaikan Gedung 5.3 Lembar disposisi untuk setiap bagian

6. PROSEDUR:

6.1 Pemohon dari unit kerja membuat surat permohonan yang ditujukan kepada Rektor;

6.2 Atas dasar deposisi Rektor, Direktorat Sarana Prasarana mengecek alokasi dana untuk memperbaiki atau memelihara gedung/prasarana umum yang diajukan

6.3 Apabila di alokasi dana tersedia, maka Direktur SP mengeluarkan disposisi untuk cek lapangan. Cek dan survey lapangan dimaksudkan untuk mengetahui kondisi sebenarnya terkait dengan jenis permohonan yang diajukan;

6.4 Sub bagian prasarana melakuakn cek lapangan kemudian menggambar rencana perbaikan dan menghitung RAB.

6.5 SAI melakukan verifikasi terhadap harga satuan bahan yang telah disusun (RAB); 6.6 Bagian keuangan memberikan persetujuan terhadap RAB hasil verifikasi; 6.7 Sub bagian prasarana melaksanakan kegiatan pemeliharaan/perbaikan secara

langsung atau dengan cara pengadaan penyedia jasa pemborongan.

35



Halaman : 4 dari 4

7. Flow Chart :

ProsedurPermohonanPerbaikanGedung

Perencan

aan UnitKerja

Pemohon BagianPrasarana DIR-DSP Rektor SatuanAuditInternal

BagianKeuangan

HasilProses

8. DISTRIBUSI:

8.1 Rektordan Wakil-wakil Rektor 8.2 Lembaga/Unit-unit yang ada di lingkungan UNIDA.

Start

PengajuanPermohonanPerbaikannGedung

MengecekAlokasiDana

RehabRinganRehabSedangRehabBerat

CekLapangandanMenyusunRAB

DisposisiCekLapangan

VerifikasiRAB MemberikanPersetujuan

MelakskanKegiatan

Selesai

36






Prosedur Pemeliharaan Kebersihan UNIDA/BAUPKK/SOP/03.007


2016

37


Prosedur Pemeliharaan KebersihanNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





38



Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

1.1 Untuk menjelaskan prosedur pemeliharaan kebersihan lingkungan kampus

Universitas Iskandarmuda 1.2 Untuk menjelaskan pihak-pihak yang bertanggungjawab atas pemeliharaan

kebersihan lingkungan kampus`Universitas Iskandarmuda.

2. RUANG LINGKUP 2.1 Prosedur pemeliharaan kebersihan lingkungan kampus Universitas Iskandarmuda 2.2 Pihak-pihak yang bertanggungjawab atas pemeliharaan kebersihan lingkungan

kampus`Universitas Iskandarmuda 3. DEFINISI

3.1 Ruang Kantor adalah seluruh ruangan yang digunakan untuk kegiatan

administrasi dan kegiatan lain di luar kegiatan perkuliahan 3.2 Ruang kuliah adalah seluruh ruangan yang digunakan untu kegiatan perkuliahan

antara mahasiswa dan Pendidik



5. PROSEDUR

5.1 Kebersihan Gedung dan Ruangan

a. Pemeliharaan kebersihan gedung dan ruangan adalah tanggungjawab Tenaga Kependidikan honorer Universitas Iskandarmuda

b. Pemeliharaan gedung dan ruangan meliputi kebersihan bangunan, lantai, ruangan kantor, ruangan kuliah dan toilet

c. Prosedur: - Petugas datang pagi hari pukul 06.00 sebelum jam kantor untuk membuka

semua gedung dan ruangan yang telah ditentukan petugas membersihkan ruangan dan gedung yang sudah ditentukan

- Pada pukul 16.00 setelah jam kantor selesai, petugas membersihkan kembali dan mengunci seluruh gedung dan ruangan

5.2 Kebersihan Lingkungan a. Pemeliharaan kebersihan lingkungan kampus Universitas Iskandarmuda

merupakan tanggungjawab rekanan yang ditunjuk b. Pemeliharaan kebersihan lingkungan kampus Universitas Iskandarmuda

meliputi taman, halaman, tempat parkir, selokan dan saluran air.

39



Halaman : 4 dari 4

6. ALUR KERJA:


PengurusMasjid Syarat/perlengkapan waktu Output

1Membukaruangkantordanruangkuliah

Ruangkantordankuliahterbuka

2

Membersihkanruangansebelumjamkantormasuk

Suratpemberitahuantertulisdantelepon

3 Menyiapkanprasaranakerumahtanggaan.

4Membersihkanruangan Ruangkantor

dankuliahbersih

5 Mengunciseluruhruangkantordanruangkuliah

Ruanganterkunci


7. DISTRIBUSI: 7.1 Pengguna 7.2 Kabag Umum 7.3 Civitas Akademika Unida

40






Prosedur Pengamanan Kampus UNIDA/BAUPKK/SOP/03.008


2016

41


Prosedur Pengamanan KampusNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 3

PENGESAHAN





42


Prosedur Pengamanan KampusNo. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 3

1. TUJUAN

1.1 Untuk menjelaskan pihak-pihak yang bertanggungjawab atas keamanan kampus 1.2 Untuk menjelaskan prosedur pengamanan kampus Universitas Iskandarmuda

2. RUANG LINGKUP

2.1 Pihak-pihak yang bertanggungjawab atas keamanan kampus 2.2 Prosedur pengamanan kampus Universitas Iskandarmuda

3. DEFINISI

Kampus Universitas Iskandarmuda adalah kompleks kampus Unida di Jalan kampus Unida, No. 15, Surien Banda Aceh

4. PENGGUNA 4.1 Kabag Umum Universitas Iskandarmuda 4.2 Petugas keamanan

5. PROSEDUR

5.1 Pengamanan kampus dilakukan dalam tiga shift (pembagian waktu kerja) dengan

jumlah tenaga keamanan 5 orang 5.2 Posisi petugas keamanan:

a. Gerbang kampus Unida b. Gedung rektorat c. Beberapa instalasi penting di Universitas Iskandarmuda Pada malam hari

(20.00-05.00 WIB), petugas keamanan melakukan pemeriksaan keliling kompleks kampus setiap jam

6. ALUR KERJA:


KepalaSatpam

KabagUmum


1 Membuatpembagiankerjatugaspengamanan

Jadwaltugaspengamanan

2 Melaksanakantugas

3 MelaksanakanlaporanrutinkepadakepalaBagianUMUM

43






Prosedur Peminjaman Kendaraan Dinas UNIDA/BAUPKK/SOP/03.009


2016

44


Prosedur Peminjaman Kendaraan DinasNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





45



Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

1.1 Untuk menjelaskan hak dan kewajiban pemakai kendaraan dinas Universitas

iskandarmuda 1.2 Untuk menjelaskan prosedur peminjaman kendaraan dinas Universitas

Iskandarmuda

2 RUANG LINGKUP 2.1 Hak dan kewajiban pemakai kendaraan dinas Universitas Iskandarmuda 2.2 Prosedur peminjaman kendaraan dinas Universitas Iskandarmuda

3 DEFINISI

3.1 Kendaraan dinas adalah kendaraan milik Universitas Iskandarmuda berupa mobil

atau bus yang bisa dimanfaatkan untuk keperluan internal ataupun perorangan 3.2 Internal adalah pemakaian oleh Pendidik, Tenaga Kependidikan atau mahasiswa

Universitas Iskandarmuda untuk keperluan resmi atas nama Unida 3.3 Perorangan adalah pemakaian oleh Pendidik, Tenaga Kependidikan, mahasiswa

Unida atau masyarakat Umum untuk keperluan pribadi

4 PENGGUNA 4.1 Pengguna 4.2 Ka.Biro 4.3 Kabag Umum

5 PROSEDUR

5.1 Pemakai mengajukan surat peminjaman ke Rektor Universitas Iskandarmudacq

Kabag Umum 5.2 Kabag Umum memeriksa ketersediaan kendaraan dan kelaikannya 5.3 Memberikan peminjaman kendaraan sesuai dengan permintaan 5.4 Pemakai menggunakan kendaraan dan mengembalikannya setelah selesai 5.5 Pemakai internal diwajibkan membayar biaya sopir, kernet (bila kendaraan bus)

dan BBM 5.6 Pemekai perorangan diwajibkan membayar biaya sopir, kernet (bila kendaraan

bus), BBM dan biaya perbaikan bila terjadi kecelakaan atau kerusakan lainnya

46

6 ALUR KERJA:


PemakaiKabagUmum


1MengajukansuratpeminjamankeRektorUNIDAcqKabagUMUM

Suratpemberitahuantertulis

2 Memeriksaketersediaankendaraandankelaikannya

3Memberikanpeminjamankendaraansesuaidenganpermintaan

4Menggunakankendaraandanmengembalikannyasetelahselesai



Halaman : 4 dari 4

47






Prosedur Permintaan ATK UNIDA/BAUPKK/SOP/03.010


2016

48


Prosedur Permintaan ATK No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 5

PENGESAHAN





49


Prosedur Permintaan ATKNo. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 5

1. TUJUAN

Prosedur ini bertujuan agar proses pemeliharan dan perawatan Gedung Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup tahap pengajuan surat permohonan sampai penerimaan barang

3. DEFINISI

ATK adalah peralatan kantor yang digunakan untuk kegiatan administrasi maupun pengelolaan



5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Form permintaan barang 5.2 Lembar disposisi 5.3 Form inventaris barang

6. PROSEDUR: 1. Pengiriman surat ke unit kerja; kebuthan brang ATK/Inventaris pemprosesan

membutuhkan 5 hari kerja pada awal bulan keempat tahun anggaran 2. Perencanaan

Pengajuan pengadaan baang dari unit pengusul dengan alokasi waktu 20 hari kerja

3. Inventarisasi Inventarisasi kebutuhan barang oleh bagian perlengkapan membutuhkan waktu 10 hari kerja

4. Kompilasi Pemilihan barang-barang yang diajukan dari unit pengusul membutuhkan waktu 10 hari kerja

5. Hasil kompilasi diusulkan ke Rektor melalui rapat pembahasan anggaran Hasil kompilasi yang diusulkan membutuhkan waktu 10 hari kerja

6. Evaluasi dan pematrikan untuk pengadaan tahun anggaran depan Evaluasi dan pematrikan kebutuhan pengadaan tahun anggaran depan membutuhkan waktu 20 hari kerja

7. Verifikas anggaran Verifikasi RAB kebutuhan barang dalam Anggarnan Tahunan

50

8. Proses Pengadaan

Proses Pengadaan dilakukan melalui mekanisme pelelangan terbagi per paket-paket kegiatan, dengan persatu kegiatan membutuhkan maksimal membutuhkan waktu 120 hari kerja

9. Penyerapan anggaran mlalui mekanisme proses pelelangan Proses penyerapan anggaran melalui penunjukan langsung, pemilihan langsung dan pelelangan umum awal bulan ketujuh tahun anggaran

10. Penerimaan dan Pendistribusian Barang ke unit kerja Penerimaan dan Pendistribusian barang ke unit kerja pengusul dilaksanakan setelah penyedia barang/jasa mengirim barang.

7. Flow Chart :

ProsedurPermintaanATKkebagianperlengkapan

Perencan

aan

PimpinanUnitKerja BagianGudang BagianInventaris Rektor BagianAnggaran BagianPengadaan

Proses

Hasil



Halaman : 4 dari 5

sstart

Pengirimansurat

Perencanaan

inventarisasi

Kompilasi

Lapoanhasilkompilasi

Evaluasidanpemantrikananggaran

VerifikasiAnggaran

Prosespengadaan

Perencanaan

8. DISTRIBUSI:

8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 Bagian umum dan perlengkapan 8.4 Pengolaan barang inventaris



Halaman : 4 dari 5

52






Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Inventaris UNIDA/BAUPKK/SOP/03.011


2016

53


Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Inventaris

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 5

PENGESAHAN





54



No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 5

1. TUJUAN

Peminjaman barang inventaris Universitas Iskandarmudaberjalan efektif dan efisien.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku di Universitas Iskandarmuda dalam proses peminjaman barang inventaris

3. DEFINISI

Barang inventaris adalah barang yang terdaftar di dalam daftar barang inventaris



5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Form peminjaman barang inventaris 5.2 Surat peminjaman barang inventaris 5.3 Surat keterangan peminjaman barang inventaris

6. PROSEDUR: 1. Unit kerja pemohon membuat surat permohonan pengajuan pinjaman yang

ditujukan kepada Bagian Prasarana. 2. Bagian Prasarana melakukan kajian pengesahan permohonan pinjaman. 3. Apabila permohonan diterima, maka bagian prasarana menerbitkan form

peminjamn yang harus diisi oleh unit pemohon. 4. Dilakukan pengecekan awal terhadap barang yang dipinjam. 5. Barang inventaris diserahkan kepada unit pemohon. 6. Setelah selesai digunakan, unit pemohon mengembalikan barang inventaris. 7. Bagian presarana melakukan pengecekan akhir. 8. Mengisi form pengembalian barang inventaris.

55



No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 5

7. FLOW CHART :


Unit Kerja Pemohon Bagian Prasarana DIR-DSP SAI

Rencan

a

proses

Hasil

Start

MenerbitkanFormpeminjaman

Membuatsuratpermohonanpengajuan

peminjaman

Pegesahanpermohonanpeminjaman

PengisianFormpeminjaman

Ditolak/terima

Penyerahanpinjamandanpengecekanawal

Pengembalianpinjamandanpengecekanakhir

Pengembalianpinjamandanpengecekanakhir

PengisianFormpengembalian

56



No. Revisi : 00

Halaman : 5 dari 5

8. DISTRIBUSI:

8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 Sub bagian umum dan perlengkapan 8.4 Pengelolaan barang inventaris

57






Prosedur Pengadaan Barang Habis Pakai UNIDA/BAUPKK/SOP/03.012


2016

58


Prosedur Pengadaan Barang Habis PakaiNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 5

PENGESAHAN





59



Halaman : 3 dari 5

1. TUJUAN

Proses pengadaan barang habis pakai di lingkungan kerja Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien.

2. RUANG LINGKUP

Unit aset dengan keterlibatan seluruh unit kerja dilingkungan Universitas Iskandarmuda.

3. DEFINISI Barang habis dipakai adalah berbagai jenis barang yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan operasional sehari-hari, dan habis digunakan untuk jangka pendek (± 1 tahun). Misalnya : kertas, ballpoint, tinta, spidol, dan lain-lain. Waktu pengajuan pada awal RAB (Rencana Anggaran Belanja) tahunan.



5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Form pengadaan barang habis pakai 5.2 Daftar inventaris 5.3 Lembar Disposisi

6. PROSEDUR: 1. Pimpinan unit kerja mengajukan kebutuhan barang tahunan 2. Bagian Adminstrasi umum mengirimkan surat kepada pimpinan unit kerja dan

bagian inventaris mengenai kebutuhan barang tahunan. 3. Bagian inventaris melakukan inventarisir kebutuhan berdasarkan permintaan

barang dari bagian sarana dan prasarana. 4. Bagian inventaris melakukan kompilasi kebutuhan barang dari semua unit kerja. 5. Hasil kompilasi diusulkan ke Rektor melalui rapat anggaran dengan pimpinan unit

kerja. 6. Rektor menyutujui kompilasi kebutuhan barang 7. Bsgiam inventaris dengan bagian sarana prasarana melakukan evaluasi dan

pematrikan kebutuhan barang 8. Bagian anggaran melakukan verifikasi RAB 9. Setelah anggaran diverifikasi, selanjutnya panitia pengadaan melakukan proses

pengadaan melalui proses lelang.

60

10. Barang hasil pengadaan didistribusikan kepada unit kerja, bagian inventaris dan

bagian sarana prasarana.

7. FLOW CHART :

ProsedurPengadaanBarangHabisPakai

Start

PimpinanUnitKerja BAU BagianInventaris Rektor BagianAnggaran Bagian

Pengadaan

Prosees

Hasil



Halaman : 4 dari 5

Start

PengajuanKebutuhan

BarangTahunan

PengirimansuratkeUnit

Kerja

Inventarisasikebutuhanbarang

KompilasiKebutuhanBarang

KompilasiKebutuhanBarang

HasilKompilasidiusulkankeRektormelaluirapatanggarandengan

pimpinanUnitKerja

Evaluasidanpematrikankebutuhanbarang

VerifikasiRABProses

Pengadaan

Penyerapananggaranmelaluiprosespelelangan

Penerimaan,Pendistribusian,barangkeunitkerja

61



Halaman : 5 dari 5

8. DISTRIBUSI:


62






Prosedur Penerimaan Persedian Bahan Habis Pakai UNIDA/BAUPKK/SOP/03.013


2016

63


Prosedur Penerimaan Barang Habis Pakai

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





64



No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

Memastikan kegiatan penerimaan barang habis pakai di gudang, telah terindentifikasi, sesuai dengan pesanan pengguna, jumlah, spesifikasi barang, tersimpan dengan baik, dan dapat digunakan oleh unit kerja yang berkompeten terhadap data tersebut.

2. RUANG LINGKUP

Penerimaan barang habis pakai di gudang meliputi, alat tulis kantor kebutuhan unit dan program studi, alat dan bahan kegiatan akademik program studi.




5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Form pengadaan barang habis pakai 5.2 Daftar inventaris barang 5.3 Lembar Disposisi

6. PROSEDUR: 1. Panitia penerimaan barang menyerahkan berkas penerimaan barang kepada kepala

bagian gudang. 2. Pelaksanaan gudang menyiapkan peralatan pendukung penerimaan barang. 3. Proses penerimaan barang yang diterima oleh pelaksana gudang. 4. Pemeriksaan barang yang diterima oleh pelaksana gudang. 5. Pembuatan laporan hasil pemeriksaan barang yang diterima. 6. Menandatangani hasil laporan serah-terima barang oleh pelaksana gudang dan

panitia penerima barang. 7. Memverifikasikan laporan oleh kepala unit kerja. 8. Mengarsipkan berkas laporan oleh kepala unit kerja. 9. Packing

65



No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 4

7. FLOW CHART :

PanitiaPengadaanBarang BagianGudang

8. DISTRIBUSI:


Start

Menyerahkanberkaspenerimaan

Peralatanpendukungpenerimaanbarang

Prosespenerimaanbarang

Pemeriksaanbarang

Laporanhasilpemeriksaanbarang

Tandatanganserahterimabarang

Verifikasilaporan

Penerimaandanpengarsipanberkaslaporan

Packing

66






Prosedur Permintaan Barang Habis Pakai UNIDA/BAUPKK/SOP/03.014


2016

67


Prosedur Permintaan Barang Habis Pakai

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 6

PENGESAHAN





68



No. Revisi : 00

Halaman : 3dari 6

1. TUJUAN

Permintaan barang habis pakai maupun barang inventaris dari unit kerja di lingkungan unit kerja kantor pusat UNIDA ke Direktorat Sarana dan Prasarana UNIDA.

2. RUANG LINGKUP

Unit aset dengan keterlibatan seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Iskandarmuda.




5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Form pengadaan barang habis pakai/perlengkapan 5.2 RAB 5.3 Daftar inventaris barang habis pakai 5.4 Lembar Disposisi untuk setiap bagian

6. PROSEDUR: 1. Unit kerja pemohon melakukan pengecekan mengenai kebutuhan barang habis

pakai. 2. Unit kerja pemohon mengajuka permintaan barang habis pakai sesuai hasil

pengacekan kepada bagian gudang. 3. Bagian gudang melakukan analisis kelayakan permintaan, jika layak maka bagian

gudang akan mendisposisi permintaan barang kepada Bagian Administrasi Umum (BAUPKK).

4. Bagian sarana prasarana melakukan verifikasi/analisis terhadap permohonan. 5. Jika permohonana tersebut layak, maka akan mendisposisi kepada bagian gudang

untuk mengeluarkan barang sesuai permintaan. 6. Bagian gudang menerima disposisi bagian dari sarana prasarana. Jika barang

tersedia, maka bagian gudang akan membuat Daftar Order dan mengirimkan barang kepada unit pemohon.

69

7. Dalam hal ketidaktersediaan barang, maka bagian gudang akan membuat RAB

yang diteruskan kepadabagian sarana prasarana. 8. SAI melakukan verifikasi RAB. 9. Bagian keuangan melakukan persetujuan terhadap RAB yang telah diverifikasi

oleh SAI. 10. Panitia pengadaan menerima disposisi dari bagian keuangan untuk mengadakan

barang, yang selanjutnya dikirim kepda bagian gudang. 11. Setelah barang diterima, bagian gudang akan membuat DO ddan mengirimkan

barang kepada unit pemohon. 12. Barang diterima unit pemohon. 13. Selesai.

7. FLOW CHART :



No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 6

70



No. Revisi : 00

Halaman : 5 dari 6

ProsedurPermintaanBarangHabisPakai

Start

UNITKERJAPEMOHON BAGIANGUDANG BAUPKK

SATUANAUDIT

INTERNAL

BAGIANKEUANGAN

PENITIAPENGADAAN

proses

Proses

Proses

Hasil

Start

Checklist/recheckistpermohonan

Mengajukanpermohonan

Permohonanditolak

Layak/tidaklayak

selesai

selesai

Cekketersedianbarang

MembuatDO

Ada

SurveydanmembuatRAB MenyetujuiRAB

VerifikasiRABPengadaanbarang

MengeluarkanDO

Mengambilbarang

Selesai

Analisis/Verifikasi

permohonan

Tidakadabarang

71


Prosedur Penerimaan Barang Habis PakaiNo. Revisi : 00

Halaman : 6 dari 6

8. DISTRIBUSI: 8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 Bagian Administrasi Umum dan perlengkapan/ bagian sarana prasarana 8.4 Pengelolaan barang inventaris/bagian gudang 8.5 Satuan Audit Internal 8.6 Bagian Keuangan 8.7 Panitia Pengadaan

72






Prosedur Pengadaan Aktiva Tetap UNIDA/BAUPKK/SOP/03.015


2016

73


Prosedur Pengadaan Aktifa TetapNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 5

PENGESAHAN





74



Halaman : 3 dari 5

1. TUJUAN

1.1 Sebagai pedoman dalam pengelolaan aktifa tetap. 1.2 mengatur dan menertibkan pelaksanaan pengelolaan aktiva tetap milik

Universitas Iskandarmuda sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.

2. RUANG LINGKUP

Kebijakan dan prosedur ini berlaku untuk semua transaksi dan pengelolaan yang berhubungan dengan aktifa tetap.

3. DEFINISI Aktiva tetap adalah aset berwujud yang dimiliki untuk digunakan dalam operasional kegiatan akademik maupun non akademik di UNIDA, untuk direntalkan kepada ihak lain, atau untuk tujuan administratif dan diharapkan untuk digunakan selama lebih satu tahun anggaran.


Proses ini dianggapcberhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Surat permohonan pengadaan Sarana Prasarana 5.2 RAB 5.3 Lembar Disposisi

6. PROSEDUR: 1. Pimpinan unit kerja pemohon mengajukan surat permohonan pengadaan aktiva

tetap melalui bagian prasarana. 2. Bagian prasarana melakukan analisis intensitas kerusakan pada aktifa tetap yang

diajukan pengadaanya oleh pimpinan unit pemohon. 3. Bagian prasarana melakukan penilaian permohonan, dan menyampaikan hasilnya

kepada Rektor. 4. Rektor melakukan analisis pendanaan untuk pengadaan aktifa tetap yang diajukan. 5. Rektor mengadakan rapat bersama yang melibatkan pihak-pihak terkait dalm

pengadaan aktifa tetap. 6. Berdasarkan hasil rapat, Rektor memberi disposisi kepada Direktorat sarana

prasarana untuk melakukan pengadaan aktifa tetap. 7. Direktorat sarana prasarana melakukan tinjauan lokasi kepada unit kerja

75

pemohon.

8. Bagian prasarana melakukan cek lapangan dan menyusun RAB 9. RAB diteruskan ke DIR-DSP, yang kemudian dilanjutkan proses verifikasi oleh

SAI. 10. RAB terverifikasi dipelajari oleh bagian keuangan 11. Persetujuan dari bagian keuangan 12. Eksekusi pengadaan.

7. FLOW CHART :

ProsedurPengadaanAktifaTetap

Proses

UNITKERJAPEMOHON BAGIANPRASARANA BAUPKK REKTOR SATUANAUDIT

INTERNALBAGIAN

KEUANGAN

Proses

Proses–

HasilAkhir



Halaman : 4 dari 5

Start

MengajukanSurat

Permohonan

IntesitasKerusakan

• Rusakringan• Rusaksedang• Rusakberat

PenilaianPermohonan

Analisispendanaan

Rapatbersama

Disposisi

CekLapangan

danMenyusun

RAB

PerencanaanTinjauLokasi

VerifikasiRAB

MemberikanPersetujuan

EksekusiPengadaan

76


Prosedur Pengadaan Aktifa Tetap No. Revisi : 00

Halaman : 5 dari 5

8. DISTRIBUSI: 8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 Sub bagian umumdan perlengkapan 8.4 Penelolaan barang inventaris

77






Prosedur Penempatan Aktiva Tetap UNIDA/BAUPKK/SOP/03.016


2016

78


Prosedur Penempatan Aktiva TetapNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





79


Prosedur Penempatan Aktiva TetapNo. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN



2. RUANG LINGKUP

Kebijakan dan prosedur ini berlaku untuk semua transaksi dan pengelolaan yang berhubungan dengan aktifa tetap.

3. DEFINISI Aktiva tetap adalah aset berwujud yang dimiliki untuk digunakan dalam operasional kegiatan akademik maupun non akademik di UNIDA, untuk direntalkan kepada pihak lain, atau untuk tujuan administratif dan diharapkan untuk digunakan selama lebih satu tahun anggaran.



5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Surat permohonan penempatan Sarana Prasarana 5.2 RAB 5.3 Lembar Disposisi

6. PROSEDUR: 1. Pimpinan unit kerja pemohon mengajukan surat permohonan penempatan aktiva


diajukan penempatannya oleh pimpinan unit pemohon. 3. Bagian prasarana melakukan penilaian permohonan, dan menyampaikan hasilnya

kepada Rektor. 4. Rektor melakukan analisis pendanaan untuk penempatan aktifa tetap yang

diajukan. 5. Rektor mengadakan rapat bersama yang melibatkan pihak-pihak terkait dalm


prasarana untuk melaksanakan penempatan aktifa tetap.

80

7. Direktorat sarana prasarana melakukan tinjauan lokasi kepada unit kerja pemohon. 8. Bagian prasarana melakukan cek lapangan dan menyusun RAB 9. RAB diteruskan ke DIR-DSP, yang kemudian dilanjutkan proses verifikasi oleh

SAI. 10. RAB terverifikasi dipelajari oleh bagian keuangan 11. Persetujuan dari bagian keuangan 12. Eksekusi penempatan.

7. FLOW CHART :

ProsedurPengadaanAktifaTetap

Proses

UNITKERJAPEMOHON

BAGIANPRASARANA BAUPKK REKTOR SATUANAUDIT

INTERNALBAGIAN

KEUANGAN

Proses

Proses–

HasilAkhir


Prosedur Penempatan Aktifa TetapNo. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 5

Start

MengajukanSurat

Permohonan

IntesitasKerusakan


PenilaianPermohonan

Analisispendanaan

Rapatbersama

Disposisi

CekLapangan

danMenyusun

RAB

PerencanaanTinjauLokasi

EksekusiPenempatan

VerifikasiRAB


81

8. DISTRIBUSI:

8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 Sub bagian umum dan perlengkapan 8.4 Penelolaan barang inventaris


Prosedur Penempatan Aktifa TetapNo. Revisi : 00

Halaman : 5 dari 5

82






Prosedur Perawatan Aktiva Tetap UNIDA/BAUPKK/SOP/03.017


2016

83


Prosedur Perawatan Aktifa TetapNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 5

PENGESAHAN





84



Halaman : 3 dari 5

1. TUJUAN

1.1 Menertibkan pelaksanaan pembelian aset tetap arag sesuai dengan kebijakan dan

prosedur yang berlaku. 1.2 Untuk memastikan proses pembelian sesuai dengan jadwal, jumlah dan kuantitas

yang diperlukan oleh semua bagian sehingga operasional perusahaan berjalan lancar.

2. RUANG LINGKUP

Kebijakan dan prosedur ini mengatur proses pembelian aset tetap mulai dari pembelian, penerimaan, pengeluaran kas dan catatan.



Proses ini dianggapcberhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Surat permohonan penempatan Sarana Prasarana 5.2 RAB 5.3 Lembar Disposisi

6. PROSEDUR: 1. Pimpinan unit kerja pemohon mengajukan surat permohonan perawatan aktiva


diajukan perawatannya oleh pimpinan unit pemohon. 3. Bagian prasarana melakukan penilaian permohonan, dan menyampaikan hasilnya

kepada Rektor. 4. Rektor melakukan analisis pendanaan untuk perawatan aktifa tetap yang diajukan. 5. Rektor mengadakan rapat bersama yang melibatkan pihak-pihak terkait dalm


prasarana untuk melaksanakan perawatan aktifa tetap.

85

7. Direktorat sarana prasarana melakukan tinjauan lokasi kepada unit kerja pemohon. 8. Bagian prasarana melakukan cek lapangan dan menyusun RAB 9. RAB diteruskan ke DIR-DSP, yang kemudian dilanjutkan proses verifikasi oleh

SAI. 10. RAB terverifikasi dipelajari oleh bagian keuangan 11. Persetujuan dari bagian keuangan 12. Eksekusi perawatan.

7. FLOW CHART :

ProsedurPerawatanAktifaTetap

Proses

UNITKERJAPEMOHON BAGIANPRASARANA BAUPKK REKTOR SATUANAUDITINTERNAL

BAGIANKEUANGAN

Proses

Proses–

Hasil

Akhir



Halaman : 4 dari 5

Start

MengajukanSurat

Permohonan

IntesitasKerusakan


PenilaianPermohonan

Analisispendanaan

Rapatbersama

Disposisi

CekLapangan

danMenyusun

RAB

PerencanaanTinjauLokasi Verifikasi

RABMemberikanPersetujuan

EksekusiPerawatan

86



Halaman : 5 dari 5

8. DISTRIBUSI:

8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 Sub bagian umumdan perlengkapan 8.4 Pengelolaan barang inventaris

87






Prosedur Pelaporan Aktiva Tetap UNIDA/BAUPKK/SOP/03.018


2016

88


Prosedur Pelaporan Aktiva TetapNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





89



Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN



2. RUANG LINGKUP

Kebijakan dan prosedur ini berlaku untuk semua transaksi dan pengelolaan yang berhubungan dengan aktiva tetap.




5. DOKUMEN TERKAIT:

Lembar pengecekan aktiva tetap Lembar penilaian aktiva tetap Lembar Hasil Penilaian

6. PROSEDUR: 1. Unit kerja melakukan pengecekan aktiva tetap 2. Hasil dari pengecekan aktiva tetap dilaporkan kepada bagian prasarana 3. Bagian prasarana melakukan penilaian aktiva tetap 4. Penilaian aktiva tetap menentukan apakah aktiva mengalami kerusakan ringan,

sedang, atau berat. 5. Bagian prasaran membuat laporan hasil penilaian. 6. Hasil nilai diverifikasi SAI.

90



Halaman : 4 dari 4

7. FLOW CHART :

ProsedurPelaporanAktivaTetap

Proses

UNITKERJAPEMOHON BAGIANPRASARANA BAUPKK REKTOR SATUANAUDIT

INTERNALBAGIAN

KEUANGAN

Proses

Proses–HasilAk

hir

8. DISTRIBUSI:

8.1 Dekan 8.2 Kepala Tata Usaha 8.3 BAUPKK 8.4 Pengelolaan barang inventaris

Start

Pengecekanalat

Penilaianalat

Hasillaporan

IntesitasKerusakan



91






Prosedur Pengelolaan Surat Masuk UNIDA/BAUPKK/SOP/03.019


2016

92


Prosedur Pengelolaan Surat Masuk No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





93


Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

Prosedur ini ditetapkan agar proses pengelolaan surat masuk di lingkungan Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien, dengan prinsip One Day Service.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup penulisan data surat masuk di lingkungan Universitas Iskandarmuda

3. DEFINISI

• Rektor adalah Pimpinan Universitas • Wakil Rektor adalah wakil universitas • Bagian Umum Universitas adalah pegawai yang bertugas menerima surat masuk

dan surat keluar. • Dekan dalah pimpinan fakultas.



5. DOKUMEN TERKAIT: • Buku Agenda untuk mencatat surat masuk • Lembar Disposisi

6. PROSEDUR:

• Bagian Umum Universitas (Agandaris) menerima surat masuk • Agendaris mencatat nomor urut, Pengirim, tanggal masuk, nomor surat, perihal

(isi/ringkas) surat. • Agendaris melampirkan lembar disposisi pada surat masuk tersebut • Rektor menerima surat masuk • Rektor mengisi lembar disposisi • Asisten Rektor mengantarkan surat masuk tersebut kepada Bagian Umum

(Agandaris) • Agendaris mengecek lembar disposisi (1-13) • Agendaris mendistribusikan surat masuk trsebut, sesuai dengan tujuan pada

Lembar Disposisi.

94


Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 4

7. FLOW CHART :

PengelolaanSuratMasuk

SuratM

asuk BAUPKK Rektor Asisten/AjudanRektor

One

DayService

Selesai

8. DISTRIBUSI:

• Rektor • Wakil Rektor I – III • Dekan Fakultas • Tata Usaha

Mulai

MenerimaSuratMasuk

Mencatatdatasuratdanmelampirkan

disposisi

MengecekLembardisposisi

MendistribusikanSuratMasuk

MenerimaSuratdanmengisilembar

disposisi

MenyerahkanSuratMasuk

selesai

95






Prosedur Pengelolaan Surat Keluar UNIDA/BAUPKK/SOP/03.020


2016

96


Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





97


Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

Prosedur ini ditetapkan agar proses pengelolaan surat keluar di lingkungan Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup penulisan data surat keluar di lingkungan Universitas Iskandarmuda

3. DEFINISI

• Rektor adalah Pimpinan Universitas • Wakil Rektor adalah wakil universitas • Bagian Umum Universitas adalah pegawai yang bertugas menerima surat masuk

dan surat keluar. • Dekan dalah pimpinan fakultas.



5. DOKUMEN TERKAIT: • Buku Agenda untuk mencatat surat masuk dan keluar. • Lembar Disposisi

6. PROSEDUR:

• Rektor ataupun Wakil Rektor membuat konsep surat keluar • Bagian Umum Universitas membuat surat keluar • Agendaris mencatat nomor urut, tanggal surat keluar, nomor surat keluar, perihal

(isi/ringkas) surat. • Agendaris mendistrbusikan surat keluar ke ekspedisi universitas • Ekspedisi universitas mengantarkan surat keluar tersebut.

98


Prosedur Pengelolaan Surat keluar No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 4

7. FLOW CHART :

PengelolaanSuratKeluar

SuratM

asuk Rektor Bag.UmumUniversitas EkspedisiUniversitas

One

DayService

Selesai

8. DISTRIBUSI:

• Dekan Fakultas • Pihak Luar Universitas

Mulai

MembuatKonsepSurat

MembuatSuratKeluar

Mendistribusikan

MencatatNo.

MenyerahkanSuratMasuk

selesai

99






Prosedur Pengusulan Program dan Anggaran UNIDA/BAUPKK/SOP/03.021


2016

100


Prosedur Pengusulan Program dan Anggaran

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 6

PENGESAHAN





101



No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 6

1. TUJUAN

Prosedur ini dibuat untuk memastikan kelancaran proses pengusulan progam dan anggaran bagi Fakultas, Unit dan Lembaga di lingkungan Univeristas Iskandarmuda.

2. RUANG LINGKUP

Berlaku mulai tahap pengusulan yang dilakukan oleh Fakultas/Unit dan Lembaga, pemrosesan yang dilakukan oleh Bagian Perencanaan.

3. DEFINISI

• Warek adalah singkatan dari Wakil Rektor • Kasubbag adalah Kepala Sub bagian • Kabag adalag singkatan dari Kepala Bagian • Kabiro adalah singkatan dari Kepala Biro • PA adalah singkatan dari penyusunan anggaran



5. DOKUMEN TERKAIT: • Statuta Unida. • Sistem Penjaminan Mutu

6. GARIS BESAR PROSEDUR

• Fakultas/Unit/

- Mengajukan Usulan Rancangan Rencana Kerja selama satu tahun - Menentukan prioritas rencana kegiatan

• Kasubbag - Menghimpun rencan usulan - Menyusun kembali usulan dari fakultas

• Kabag Perencanaan - Mengecek kembali usulan yang dibuat - Menentukan prioritas, sesuai dengan usulan lembaga

• Kabiro AU dan WR II : Mengecek kembali usulan • Rektor : Mengecek dan menandatangani usulan program

kegiatan selama satu tahun

102



No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 6

7. PROSEDUR

7.1 Sesuai dengan waktu yang telah ditentukan Fakultas/Unit dan Lembaga di

Lingkungan Universitas Iskandarmuda menyampaikan usulan Rancangan Rencana Kerja Tahun berikutnya kepada Bagian Perencanaan minggu II bulan oktober dua tahun sebelumnya;

7.2 Kasubbag Penyusunan Anggaran (PA) menghimpun rancangan usulan dari Fakultas/Unit dan Lembaga pada minggu II bulan November dua tahun sebelumnya, apabila usulan itu sesuai dengan format (FM.PA.-01) dengan memperhatikan prosedur yang ada, maka akan diproses ke langkah berikutnya, dan apabila tidak memenuhi persyaratan, maka usulan itu dikembalikan kepada Fakultas/Unit dan Lembaga;

7.3 Kasubbag PA menyusun kembali usulan Rencana Kegiatan tahun berikutnya setelah mencapatkan pagu indikatif pada minggu III bulan april satu tahun sebelumnya;

7.4 Kasubbag PA menyampaikan Rencana Kegiatan kepada Kabag Perencanaan untuk dikoreksi dan dikomunikasikan dengan pihak terkait. Apabila benar, maka rencana kegiatan akan langsung diproses, apabila ada pembenaran, maka akan dikembalikan kepada Kasubbag PA;

7.5 Kabag Perencanaan menyampaikan Rencana Kegiatan kepada Kabiro BAUPKK untuk mengecek kembali, apabila benar maka langsung diproses, apabila ada kesalahan maka dikembalikan kepada Kabag Perencanaan untuk dibenarkan;

7.6 Apabila Rencana Kegiatan sudah benar, maka disampaikan kepada WR II untuk dikoreksi kembali, apabila benar maka langsung diproses, apabila ada kesalahan maka dikembalikan kepada Kabag Perencanaan untuk dibenarkan;

8. FLOW CHART :

NO Aktivitas

Pelaksanaan Dokumen

Pengusul

BagianPerncanaan

KasubbagPerencanaa

n

KabiroBAUUPKK

WRII

Rektor

Syarat/

perlengkapan

waktu Output

1

SesuaidenganwaktuyangtelahditentukanFakultas/UnitdanLembagadiLingkunganUniversitasIskandarmudamenyampaikanusulanRancanganRencanaKerjaTahunberikutnyakepadaBagianPerencanaan

minggu IIbulanoktoberdua tahunsebelumnya

Usulanprogramdankegiatan

103



No. Revisi : 00

Halaman : 5 dari 6

NO Aktivitas

Pelaksanaan Dokumen

Pengusul

BagianPerncanaan

KasubbagPerencanaa

n

KabiroBAUUPKK

WRII

Rektor

Syarat/

perlengkapan

waktu Output

2

KasubbagPenyusunanAnggaran(PA)menghimpunrancanganusulandariFakultas/UnitdanLembaga

padaminggu IIbulanNovemberdua tahunsebelumnya,

Himpunanrancanganusulanprogramkegiatan

3

KasubbagPAmenyusunkembaliusulanRencanaKegiatantahunberikutnyasetelahmendapatkanpaguindikatif

padaminggu IIIbulanapril satutahunsebelumnya

Usulanrencanakegiatan

4

KasubbagPAmenyampaikanRencanaKegiatankepadaKabagPerencanaanuntukdikoreksidandikomunikasikandenganpihakterkait.Apabilabenar,makarencanakegiatanakanlangsungdiproses,apabilaadapembenaran,makaakandikembalikankepadaKasubbagPA

Rencanakegiatan

5

KabagPerencanaanmenyampaikanRencanaKegiatankepadaKabiroAUuntukmengecekkembali,apabilabenarmakalangsungdiproses,apabilaadakesalahanmakadikembalikankepadaKabagPerencanaanuntukdibenarkan

Rencanakegiatan

6

ApabilaRencanaKegiatansudahbenar,makadisampaikankepadaPRIIuntukdikoreksikembali,apabilabenarmaka

Rencanakegiatan

104



No. Revisi : 00

Halaman : 6 dari 6

NO Aktivitas

Pelaksanaan Dokumen

Pengusul

BagianPerncanaan

KasubbagPerencanaa

n

KabiroBAUUPKK

WRII

Rektor

Syarat/

perlengkapan

waktu Output

langsungdiproses,apabilaadakesalahanmakadikembalikankepadaKabagPerencanaanuntukdibenarkan

105






Prosedur Penyusunan Anggaran Tahunan UNIDA/BAUPKK/SOP/03.022


2016

106


Prosedur Penyusunan Anggaran Tahunan

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 8

PENGESAHAN





107



No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 8

1. TUJUAN

Prosedur ini ditetapkan agar penetapan prosedur penyusunan anggaran berjalan efektif dan efisien serta akuntabel. a. Alat Perencana : Pernyataan formal dalam kuantitatif dalam rencana tindakan

selama satu tahun yang akan datang. b. Alat Pengendalian : Untuk memastikan semua aktivitas operasional sesuai dengan

rencana yang telah direncanakan dan tindakan-tindakan perbaikan yang harus dilakukan.

c. Kerangka Acuan/ Pedoman Kerja : Dijadikan sebagai kerangka acuan/pedoman dalam mengambil tindakan operasional.

d. Alat Koordinasi : Mengkoordinasikan aktivitas operasional diantara bahagian (Fakultas)/ untuk yang ada di lingkungan UNIDA agar selaras dan sinkron.

e. Alat Motivasi : Memotivasi pimpinan unit (Dekan sampai Ka. Prodi) untuk mencapai tujuan yang tertuang dalam anggaran.

f. Alat Pengukur Kerja : dengan membandingkan antara dengan realisasinya dan melakukan analisis terhadap varian yang terjadi akan diketahui kinerja dari setiap unit.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur penyusunan anggaran pendapatan dan belanja Universitas Iskandarmuda menjelaskan tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam penyusunan angggaran.

3. DEFINISI

Komite Anggaran merupakan otoritas tertinggi dalam Sistem Anggaran UNIDA yang berwenang dalam hal 1) menetapkan tujuan-tujuan (target) yang hendak dicapai dalam satu tahun anggaran yang akan datang, 2) membuat batasan-batasan dalam penyusunan anggaran, 3) mengarahkan dan mengkoordinasi penyusunan anggaran, 4) menyelesaikan konflik/perbedaan yang mungkin muncul dalam proses penyusunan anggaran, 5) mengawasi pelaksanaan anggaran, 6) ,memberikan persetujuan terhadap revisi anggaran.



5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Barang Usulan Anggaran Pendapatan dan Belanja 5.2 Surat edaran 5.3 Pedoman pembayaran pembiyayaan perkuliahan

108

5.4 Daftar gaji Dosen dan Karyawan 5.5 Data jumlah mahasisiwa 5.6 SK penetapan honor kegiatan/pekerjaan

6. PROSEDUR:

6.1 Penyusunan Pedoman Anggaran Komite anggaran menyusun pedoman untuk

penyusunan anggaran dasar (inisial budget) Pedoman anggaran ini disesuaikan dengan target-target dan kebijakan yang akan diambil oleh UNIDA dalam satu tahun yang akan datang, misalnya : - Pembatasan jumlah penerimaan mahasiswa baru untuk mengacu kualitas

lulusan - Pengurangan pembangunan fisik - Manaikkan pembayaran mahasiswa - Kenaikan gaji, tunjangan, honor tatap muka - Penambahan dosen tetap - Dan lain-lain.

6.2 Pembahasan dengan Komisi Anggaran Pedoman anggaran yang disusun oleh komite anggaran dibahas dalam rapat dengan komisi anggaran Senat Universitas (17 Januari sampai dengan 15 februari)

6.3 Persiapan Data Bagian anggaran mempersiapkan dana untuk proses penyusunan anggaran (21 Januari sampai dengan 15 februari)

6.4 Pengusukan Anggaran a. Pedoman Penyusunan Anggaran dikirim ke fakultas/unit disertai dengan

blanko format anggaran yang sudah disiapkan oleh Bagian Anggaran dan diteruskan ke program studi

b. Program studi menyususn anggaran sesuai dengan pedoman penyusunan anggaran yang ditetapkan oleh komite anggaran dan sesuai dengan kondisi serta program kerja masing-masing prodi dan fakultas yang selanjutnya dibahas di tingkat fakultas.

c. Fakultas menyusun anggaran dan menyerahkan usulan anggarannya ke bagia anggaran disertai soft copy (flash disk) (16 februari sampai dengan 15 maret)

6.5 Negosiasi Anggaran a. Komite anggaran menelaah kelayakan setiap anggaran yang diajukan oleh

fakultas/unit

b. Komite anggaran memanggil setiap Dekn/Kepala Unit secara terpisah untuk menegosiasikan perubahan-perubahan anggaran yang harus dilakukan, misalnya anggaran biaya terlalu tinggi atau anggaran penerimaan terlalu rendah, atau adanya biaya-biaya yang tidak sesuai keperluan (16 Maret sampai dengan 30 April)

6.6 Perbaikan Usulan Anggaran



No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 8

109

Usulan anggaran dari setiap fakultas/unit yang sudah selesai dinegosiasikan diserahkan kepada Bagian Anggaran untuk diperbaiki sesuai dengan hasil negosiasi dan sekaligus direkap menjadi anggaran UNIDA (8 April sampai dengan 30 April)

6.7 Persetujuan Anggaran oleh Komite Anggaran Usulan Anggaran yang sudah diperbaiki dan direkap menjadi anggaran UNIDA disetujui oleh Komite Anggaran untuk diajukan ke Komisi Anggaran Senat (1 Mei sampai dengan 3 Mei)

6.8 Pembahasan Anggaran di Komisi Anggaran a. Anggaran yang telah disetujui oleh Komite Anggaran dibahas Komisi

Anggaran untuk dberikan pertimbangan-pertimbangan sebelum dibahas dalam rapat pari purna Senat UNIDA

b. Komisi Anggara dapat mengusulkan perubahan yang berdifat signifikan kepada Komita Anggaran dan Komte Anggaran menegosiasikannya kembali apabila berkaitan dengan suatu fakultas/unit sebelum dibawa ke rapat paripurna Senat (4 Mei sampai dengan 15 Mei)

6.9 Koreksi Anggaran oleh Komite Anggaran Bagian Anggaran mengoreksi anggaran sesuai usulan dn pertimbangan Komisi Anggaran Senat

(16 Mei sampai dengan 21 Mei) 6.10 Pembahasan dan Pengesahn Anggaran oleh Komite Anggaran

a. Anggaran dibahas secara terbuka dam Rapat Senat Universitas. b. Setiap Anggota Senat berwenang mangusulkan koreksi, menambah,

mengurangi, atau menghapus suatu mata anggaran melalui mekanisme rapat sebelum Anggaran tersebut disetujui dan disahkan (22 – 29 Mei)

6.11 Penetapan Anggaran Rektor meng SK kan Anggaran yang telah disahkan dalam Rapat Senat Universitas sebagai pedoman kerja dalam satu tahun yang akan datang dan menyerahkan anggaran yang sudah di SK kan tersebut kepada masing-masing fakultas/unit.

(1 Juni sampai dengan 30 Juni) 6.12 Pelaksanaan Anggaran

a. Setiap Aktivitas Oprasional harus berpedoman kepada anggaran b. Komisi Anggaran Senat Universitas berwenang mengawasi pelaksanaan

anggaran secara umum (1 Juli sampai dengan 30 juni tahun berikutnya)

6.13 Revisi Anggaran Revisi Anggaran dapat dilakuka atas persetujuan Komite Anggaran dan Komisi Anggaran apabila terjadi perbedaan signifikan antara kondisi pada saat proses penganggaran denan kondisi saat pelaksanaan anggaran, misalnya perbedaan signifikan estiamasi jumlah mahasiswa baru dengan sesungguhnya diterima

6.14 Pelaporan Pelaksanaan Anggaran Dilaksanakan oleh Komite Anggaran berdasarkan Laporan Kinerja (Realisasi

Anggaran) (Akhir Tahun Anggaran)



No. Revisi : 00

Halaman : 6 dari 8

110



No. Revisi : 00

Halaman : 7 dari 8

7. Flow Chart :

Prosedur Penyusunan Anggaran

Awal

Komite Anggaran

Senat Universitas/ Komisi Anggaran Fakultas Program Studi Rektor

Proses

Hasil

MenyusunRencanaPedomanAnggaran

RapatPembahasanPedomanAnggaran

PedomanAnggaran

PedomanAnggarandipelajari

Rekapanggaranprodi,menyusun

anggaranfakultasMenelaahusulan

anggaranfakultas

MenyusunAnggaran

NegosiasiAnggaran

Perbaikananggaranhasil

negosiasi

Persetujuanhasilperbaikan

menjadianggaranUNIDA

PembahasanAnggaran

Koreksianggaranhasilpembahasan

Pembahasandanpengesahananggaran

PenetapanAnggaran

PelaksananAnggaran

111



No. Revisi : 00

Halaman : 8 dari 8

8. DISTRIBUSI:

8.1 Komite Anggaran 8.2 Rektor 8.3 Wakil Rektor II 8.4 Biro Keuangan 8.5 Dekan 8.6 Ka. Prodi

112






Prosedur Pelaporan Program dan Kegiatan UNIDA/BAUPKK/SOP/03.023


2016

113


Prosedur Pelaporan Program dan Kegiatan

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 5

PENGESAHAN





114



No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 5

1. TUJUAN

Prosedur ini dibuat untuk memastikan kelancaran proses pelaporan realisasi program dan kegiatan di lingkungan Universitas Iskandarmuda selama 3 bulan sekali.

2. RUANG LINGKUP

Berlaku mulai tahap penyampaian laporan realisasi program dari Kabag Keuangan, pemrosesan sampai dengan penyampaian laporan kepada Kabiro Perencanaan.

3. DEFINISI

• Warek adalah singkatan dari Wakil Rektor • Kasubbag adalah Kepala Sub bagian • Kabag adalag singkatan dari Kepala Bagian • Kabiro adalah singkatan dari Kepala Biro • PA adalah singkatan dari penyusunan anggaran



5. DOKUMEN TERKAIT: 5.1 Form Realisasi Program. 5.2 Form Laporan

6. GARIS BESAR PROSEDUR

• Kabag Keuangan

- Menyampaikan laporan realisasi program dan anggaran • Kabag Perencanaan

- Menerima laporan realisasi program dan anggaran dari bagian Keuangan - Merekomendasikan kepada Kasubbag EP untuk disusun laporan Triwulan - Mengoreksi kembali laporan yang dibuat oleh Kasubbag EP

• Kasubbag EP : Menyusun laporan triwulan berdasarkan laporan dari bagian keuangan

• Kabiro AU: - Mengecek kembali Pelaporan - Mengesahkan pelaporan triwulan atas nama Rektor

• Rektor : Menerima Laporan

115



No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 5

7. PROSEDUR

7.1 Setiap akhir bulan maret, juni, september dan desember. Kabag keuangan

menyampaian rekapitulasi penyerapan program dan kegiatan kepada Kabag perencanaan (FM.PEP.01)

7.2 Kabag Perencanaan menerima dan merekomendasikan kepada Kasubbag EP untuk membuat laporan triwulan (FM.PEP.02) Kasubbag EP menyusun laporan Triwulan, maksimal tanggal 3 bulan april, juli, september, januari.

7.3 Kabag perencanaan mengecek kembali apabila benar maka dilanjutkan, dan apabila salah maka akan dikembalikan kepada Kasubbag EP

7.4 Laporan yang sudah disahkan oleh Kabag Perencanaan, dilampaikan kepada Kabiro AU untuk disahkah dan ditandatangani atas nama Rektor.

8. FLOW CHART :

NO Aktivitas

Pelaksanaan Dokumen

Kabagkeuangan

Kabagperenca-naan

KasubbagEP KabiroAU

Syarat/

perlengkapan

waktu Output

1

KabagkeuanganmenyampaikanrekapitulasipenyerapanprogramdankegiatankepadaKabagperencanaanpadasetiapakhirbulanmaret,juni,septemberdandesember.

Rekappenyerapanprogramdankegiatan

2

KabagPerencanaanmenerimadanmereko-mendasikankepadaKasubbagEPuntukmembuatlaporantriwulan

rekomendasi

3

KasubbagEPmenyu-sunlaporanTriwulan,

Maksi maltanggal 3april, juli,september,januari.

Laporantriwulan

4

Kabagperencanaanmengecekkembaliapabilabenarmakadilanjutkan,danapabilasalahmakaakandikembalikankepadaKasubbagEP

laporan

116



No. Revisi : 00

Halaman : 5 dari 5

NO Aktivitas

Pelaksanaan Dokumen

Kabagkeuangan

Kabagperenca-naan

KasubbagEP KabiroAU

Syarat/

perlengkapan

waktu Output

5

LaporanyangsudahdisahkanolehKabagPerencanaan,disam-paikankepadaKabiroAUuntukdisahkahdanditandatanganiatasna-maRektor

laporan

117






Prosedur Pendapatan Pokok UNIDA/BAUPKK/SOP/03.024


2016

118


Prosedur Pendapatan PokokNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 5

PENGESAHAN





119



Halaman : 3 dari 5

1. TUJUAN

Prosedur Pendapatan Pokok ini ditetapkan agar proses pendapatan pokok di lingkungan Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur Pendapatan Pokok ini mencakup proses pendapatan pokok dari mahasiswa yang dilakukan di lingkungan Universitas Iskandarmuda.

3. DEFINISI

- Prosedur pendapatan pokok adalah merupakan proses penetapan dan penerimaan

pendapatan pokok dari mahasiswa yang dilakukan oleh Bank yang telah ditentukan

- WR. II singkatan dari Wakil Rektor II - BK singkatan dari biro keuangan - Ka. BK singkatan dari Kepala Biro Keuangan - Kabag pembukuan singkatan Kepala Bagian Pembukuan - Kabag anggaran singkatan Kepala Bagian Anggaran - Kasubag pendataan singkatan dari Kepala Sub Bagian Pendataan - Kasubag pembayaran singkatan dari Kepala Sub Bagian Pembayaran (Kasir)



5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Surat edaran 5.2 Surat Usulan dari Dekan/Direktur Pasca Sarjana tentang besaran pendapatan

pokok dari mahasiswa 5.3 Kesepakatan Anggota Senat UNIDA tentang pendapatan pokok dari mahasiswa 5.4 SK Rektor dan YPTI tentang pendapatan pokok dari mahasiswa 5.5 Formulir undangan rapat.

6. PROSEDUR

6.1 Dekan Fakultas/Direktur Pasca Sarjana mengajukan usulan ke Rektor 6.2 Rektor merekomendasikan ke Wakil Rektor II 6.3 Wakil Rektor II bersama dengan Komisi Bidang Anggaran Senat UNIDA

menginput seluruh usulan dari Dekan/Direktur Pasca Sarjana 6.4 Rektor mengundang Anggota Senat untuk membahas dan menetapkan besaran

120



Halaman : 4 dari 5

6.5 pendapatan pokok mahasiswa masing-masing fakultas/Pasca Sarjana 6.6 Rektor mengeluarkan Surat Keputusan Bersama dengan YPTI tentang besaran

pendapatan pokok yang telah disepakati oleh Rapat Senat UNIDA. 6.7 Rektor melalui stafnya mengedakan/mensosisalisasikan besaran pendapatan

pokok ke Fakultas/Pasca Sarjana di lingkungan UNIDA dan kepala pihak Bank yang telah ditentukan.

7. Flow Chart :

StandarOperasionalProsedur(SOP)PendapatanPokok

Dekan/Direktur Rektor Wakil Rektor II Komisi Anggaran Senat UNIDA/ YPTI

8. DISTRIBUSI:

1. Dekan/Direktur Pasca Sarjana 2. Rektor 3. Wakil Rektor II 4. Kepala Biro Keuangan 5. Bank yang telah ditetapkan

Mulai

Mengusulkan

Mempertimbangkan&

merekomendasikan

Merekap MerekapMempertimbangkan&menetapakan Mentrasfer

kedosenpengawas

selesai

121






Prosedur Keuangan dan Asset (Akuntansi Pendapatan Non Pokok

Dari mahasiswa) UNIDA/BAUPKK/SOP/03.025


2016

122



Dari mahasiswa)

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





123



Dari mahasiswa)

No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

Prosedur Pendapatan Pokok ini ditetapkan agar proses pelaksanaan pengendalian Keuangan dan Asset (Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari mahasiswa) di lingkungan Universitas Iskandarmuda (UNIDA) berjalan efektif dan efisien.

2. RUANG LINGKUP

1. Prosedur ini berlaku di lingkungan Universitas Iskandarmuda 2. Prosedur pengendalian Keuangan dan Asset (Akuntansi Pendapatan Non Pokok

Dari mahasiswa) ini mengatur pengendalian tata kelola Keuangan dan Asset terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, yang meliputi prosedur Pendapatan Non Pokok Dari Mahasiswa.

3. DEFINISI

1. Pendapatan merupakan kenaikan manfaat eknomi masa depan yang berkaian

dengan yang berkaitan dengan peningkatan asset atau penurunan kewajiban yang telah terjadi dan dapat diukur dengan andal. Pendapatan diklarifikasikan sebagai pendapatan dari mahasiswa dan pendapatan bukan dari mahasiswa.

2. Pendapatan Non Pokok Mahasiswa (pendapatan lain-lain dari mahasiswa) adalah pendapatan yang bersumber dari mahasiswa yang bukan kewajiban pokok mahasiswa, seperti : 1. Denda keterlambatan 2. Blanko hilang 3. Leges

3. Bank yang dimaksud adalah bank yang telah melakukan kerjasama dengan Universitas Iskandarmuda.



5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Panduan sistem Administrasi Mahasiswa berbasis Teknologi tahun 2015

6. PROSEDUR

6.1 Deskripsi Prosedur Akuntansi Pendapatan Non Pokok drai Mahasiswa 6.2 Mahasiswa harus membayar SPP dasar terlebih dahulu pada Bank mitra

Universitas sebagai tanda mahasiswa aktif

124

6.3 Mahasiswa melakukan pembayaran kewajibannnya ke bank mitra yang telah

ditunjuk oleh pihak universitas. 6.4 Mahasiswa menyerahkan berkas pembayaran ke BAAK dan Biro Keuangan 6.5 Bank mitra universitas akan memberikan laporan ke biro keuangan dan biro

akuntansi. 7. Flow Chart :

SOPPendapatanLain-LainDariMahasiswa

Mahasiswa Bank BiroKeuangan BiroAkuntansi

8. DISTRIBUSI:

1. Bank 2. Biro Keuangan 3. Biro Akuntansi 4. Rektor


Prosedur Keuangan dan Asset (Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari

mahasiswa)

No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 4

Mulai

MengisiKwitansiPembayaran

KwitansiPembayaran

PendapatanLain-LainDariMahasiswa

MenerimaKasdan

MengesahkanBukti/Kwitansi

Rekaprealisasi

pendapatansecaraberkala

PencatatanPengukurandan

PenyajianLaporanRealisasi

Pendapatan

selesai

125






Prosedur Keuangan dan Asset (Prosedur Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari Pihak Eksternal)

UNIDA/BAUPKK/SOP/03.026


2016

126


Prosedur Keuangan dan Asset (Prosedur Akuntansi Pendapatan Non

Pokok Dari Pihak Eksternal)

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 5

PENGESAHAN





127




No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 5

1. TUJUAN

Prosedur Pendapatan Pokok ini ditetapkan agar proses pelaksanaan pengendalian Keuangan dan Aset (Akuntansi Pendapatan Non Pokok Dari pihak Eksternal) di lingkungan Universitas Iskandarmuda (UNIDA) berjalan efektif dan efisien.

2. RUANG LINGKUP

1. Prosedur ini berlaku di lingkungan Universitas Iskandarmuda 2. Prosedur pengendalian Keuangan dan Asset (Akuntansi Pendapatan Non Pokok

Dari Pihak Eksternal) ini mengatur pengendalian tata kelola Keuangan dan Asset terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, yang meliputi prosedur Pendapatan Non Pokok Dari Pihak Eksternal

3. DEFINISI

1. Pendapatan merupakan kenaikan manfaat eknomi masa depan yang berkaian

dengan yang berkaitan dengan peningkatan asset atau penurunan kewajiban yang telah terjadi dan dapat diukur dengan andal. Pendapatan diklarifikasikan sebagai pendapatan dari mahasiswa dan pendapatan bukan dari mahasiswa.

2. Pendapatan Non Pokok Pihak Eksternal (pendapatan lain-lain dari Pihak Eksternal) adalah pendapatan yang bersumber dari Pihak-pihak yang bekerja sama dengan universitas Iskandarmuda, seperti : 1. Hasil Kerjasama Penelitian, Pengabdian, Pendidikan/Pelatihan, Konsultasi 2. Sewa : Lahan/tanah, Banguan, Kantin, Laboratorium, Asrama Mahasiswa 3. Bagi hasil, Bunga, laba, deviden 4. Leges

3. Bank yang dimaksud adalah bank yang telah melakukan kerjasama dengan Universitas Iskandarmuda.



5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 RENOP/RKAT tahun ajaran sebelumnya 5.2 Sasaran Kebijakan dan Strategi Anggaran Satu Tahun

6. PROSEDUR

6.1 Deskripsi Prosedur Pendapatan Non Pokok dari Pihak Eksternal 6.1.1 Hasil Kerjasama Penelitian, Pengabdian, Pendidikan/Pelatihan, Konsultasi

128

- Fakultas, LPPM, BPM, SPI, dan pihak eksternal yang menjalin

Kerjasama menandatangani surat kontrak kerjasama. - Pihak Eksternal ayang bekerjasama melakukan pembayaran dengan cara

mentransfer uang ke rekening resmi milik Universitas Iskandarmuda - Fee universitas 2,5 % dari nilai kontrak - Pengelolaan uang hasil kerja sama diserahkan sepenuhnya kepada

unit/lembaga yang melakukan kerjasama - Laporan final diserahkan ke pihak universitas minimal 1 rangkap,

kecuali bila diminta lebih. 6.1.2 Sewa

- Pihak penyewa mengajukan permohonan untuk menyewa asset UNIDA ke Rektor UNIDA.

- Rektor melalui WR IV mendisposisiksn ke Biro Administrasi Umum tentang disetujui atau ditolak dana besarnya sewa.

- Pihak penyewa menyelesaikan administrasi di BAU dan melakukan pembayaran di Bank yang telah ditunjuk

6.1.3 Bagi hasil/Bunga - Rektor menandatangani MOU dengan Bank yang ditunjuk - Bank mengelola dana UNIDA dan melaporkan bagi hasil secara berkala - Rekap laporan diberikan ke Biro Keuangan dan Biro Akuntansi.

7. Flow Chart :




No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 5

129




No. Revisi : 00

Halaman : 5 dari 5

SOPKeuangandanAsset(ProsedurAkuntansiPendapatanNonPokokDariPihakEksternal)

SumberSatuan Bank BiroKeuangan BiroAkuntansi Rektor

8. DISTRIBUSI:

1. Bank 2. Biro Keuangan 3. Biro Akuntansi 4. Rektor

Mulai

Kas MenerimaKasdan


Rekaprealisasi


PencatatanPengukuran

danPenyajianLaporanRealisasi

Pendapatan

selesai

BeritaAcaraSerahTerimaBarang

(Ya)/(Tidak)

130






Prosedur Penerimaan Dana Hibah UNIDA/BAUPKK/SOP/03.027


2016

131


Prosedur Penerimaan Dana HibahNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





132



Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

Prosedur ditetapkan agar penerapan prosedur penerimaan dana hibah berjalan efektif dan efisien serta akuntabel.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur Akuntansi Pendapatan bukan dari mahasiswa menjelaskan tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam pencatatan penerimaan, penggunaan pencatatan, pengukuran, dan penyajian dalam laporan Realisasi Pendapatan Belanja Universitas Iskandrmuda.

3. DEFINISI 3.1 Pendapatan bukan dari mahasiswa adalah pendapatan yang berasal dari selain

mahasiswa, seperti : 1. Bantuan Pemerintah (Pemerintah Pusat, Provinsi, Kabupaten/Kota, Luar

Negeri) 2. Bantuan Non Pemerintah (Perusahaan Lokal, Asing, dan Nirlaba) 3. Pendapatan lain-lain bukan dari mahasiswa (beasiswa)

3.2 Bank yang dimaksud adalah bank yang telah melakukan kerjasama dengan

Universitas Iskandarmuda. 4. INDIKATOR KEBERHASILAN:


5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Bukti /kwitansi pendapatan bukan dari mahasiswa 5.2 Rekening Koran/ Laporan Bank

6. PROSEDUR

6.1 Pihak terkait menyerahkan bantuan jika dalam bentuk uang ke rekening UNIDA 6.2 Bank memberikan laporan secara berkala kepada UNIDA melalui Biro Keuangan 6.3 Biro Keuangan merekap dan melaporkan kepada Rektor dan menyerahkan bukti

ke Biro Akuntansi 6.4 Biro Akuntansi mencatat, mengukur, dan menyajikan pendapatan tersebut dan

melaporkan realisasi penerimaan bukan dari mahasiswa secara berkala 6.5 Kepala Biro Akuntansi membuat laporan realisasi pendapatan pada akhir tahun

sebagi bagian laporan kinerja rektor.

133



Halaman : 4 dari 4

7. Flow Chart :

SOPPenerimaanDanaHibah

SumberBantuan Bank BiroKeuangan BiroAkuntansi

8. DISTRIBUSI:

1. Bank 2. Biro Keuangan 3. Bagian Pencatatan 4. Rektor

Mulai

Kas MenerimaKasdan


Rekaprealisasi


PencatatanPengukurandan

PenyajianLaporanRealisasi

Pendapatan

selesai

BeritaAcaraSerahTerimaBarang

(Ya)/(Tidak)

134






Prosedur Pengajuan Honor Mengawas UNIDA/BAUPKK/SOP/03.028


2016

135


Prosedur Pengajuan Honor MengawasNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





136



Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

Prosedur pengajuan honor mengawas ini ditetapkan agar proses pengajuan honor mengawas di lingkungan Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup pengajuan honor mengawas yang telah dilakukan di lingkungan Universitas Iskandarmuda.

3. DEFINISI

- Prosedur pengajuan honor mengawas merupakan proses mengajukan honor bagi dosen yang mengawas dalam pelaksanaan ujian tengah semester dan ujian akhir semester.

- WR. II singkatan dari Wakil Rektor II - BK singkatan dari Biro Keuangan - Ka. BK singkatan dari Kepala Biro Keuangan - Bank



5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Surat Keputusan mengawas ujian 5.2 Jadwal mengawas ujian 5.3 Absensi dosen mengawas 5.4 Absensi mahasiswa 5.5 Rekap Absensi Mengawas 5.6 Surat pengantar dari Dekan/Direktur Pasca Sarjana

6. PROSEDUR

6.1 Panitia merekap absensi kehadiran dosen yang mengawas ujian sesuai jadwal mengawas.

6.2 Panitia melaporkan ke Dekan 6.3 Dekan membuat surat pengantar ke Rektor 6.4 Rektor mendisposisi ke WR II 6.5 WR II mendisposisi ke Biro Keuangan 6.6 Biro Keuangan memproses pengajuan pencairan honor mengawas dan

137

menyerahkan ke Bank

6.7 Bank mentransfer ke masing-masing rekening pengawas. 7. Flow Chart :

SOPPengajuanHonorMengawas

Panitia Dekan Rektor WR.II BiroKeuangan Bank

8. DISTRIBUSI:

1. Panitia Ujian 2. Dekan/Direktur Pasca Sarjana 3. Rektor 4. Wakil Rektor II 5. Biro Keuangan 6. Bank



Halaman : 4 dari 4

Mulai

MerekapAbsensi

Mengawasselesai

MelaporkanAbsensi

Mengawas

Menerimaberkas&

mendisposisi

Menerimaberkas&

mendisposisi

Memproses&

menyiapkanPengawas

MentransferkerekeningPengawas

138






Prosedur Pengelolaan Kas Kecil UNIDA/BAUPKK/SOP/03.029


2016

139


Prosedur Pengelolaan Kas KecilNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 5

PENGESAHAN





140



Halaman : 3 dari 5

1. TUJUAN

Prosedur pengelolaan kas kecil ini ditetapkan agar proses pengajuan, pengelolaan dan pelaporan penggunaan kas kecil di lingkungan Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup prosedur pengajuan,pengelolaan dan pelaporan penggunaan kas kecil yang telah ditetapkan di lingkungan Universitas Iskandarmuda.

3. DEFINISI

- Prosedur pengajuan kas kecil merupakan proses pengajuan, pengelolaan dan pelaporan penggunaan kas kecil Dekan/Direktur Pasca Sarjana di lingkungan UNIDA

- WR. II singkatan dari Wakil Rektor II Bidang Administrasi dan Keuangan - BK singkatan dari Biro Keuangan pelaksana bidang keuangan - Ka. BK singkatan dari Kepala Biro Keuangan - Kabag pembukuan singkatan Kepala Bagian Pembukuan pada Biro Keuangan - Kasub pendataan singkatan dari Kepala Sub Bagian Pendataan pada Kabag

Anggaran - Kasub pembayaran singkatan dari Kepala Sub Bagian pembayaran pada Kabag

Pembukuan - Dekan/Direktur Pasca Sarjana adalah pimpinan Fakultas/Pasca Sarjana dalam

lingkungan UNIDA.


Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur pengajuan kas kecil yang telah ditetapkan dan penggunaan serta pelaporan kas kecil sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam lingkungan UNIDA.

5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Surat pengajuan kas kecil dari Dekan Fakultas/Direktur Pasca Sarjana ke Rektor 5.2 Rekomendasi Rektor ke WR II dan rekomendasi WR II ke Biro Keuangan 5.3 Kwitansi dan bukti penggunaan kas kecil 5.4 Laporan penggunaan kas kecil

6. PROSEDUR

6.1 Dekan/Direktur Pasca Sarjana mengajukan permohonan ke Rektor 6.2 Rektor merekomendasikan ke WR II

141

6.3 WR II merekomendasikan ke Kepala Biro Keuangan 6.4 Kepala Biro Keuangan mendisposisiskan ke Kasubag Pembayaran 6.5 Kabag Pembukuan mendisposisikan ke Kasubag Pembayaran 6.6 Kasubag Pembayaran menyerahkan ke Dekan/Direktur Pasca Sarjana 6.7 Dekan/Direktur Pasca Sarjana menyerahkan kas kecil ke Bagian Keuangan

Fakultas 7. Flow Chart :

SOPPengelolaanKasKecil


8. DISTRIBUSI:

8.1 Dekan/Direktur Pasca Sarjana 8.2 Rektor 8.3 Wakil Rektor II 8.4 Kepala Biro Keuangan 8.5 Kabag Pembukuan 8.6 Kasubag Pembayaran

UNIVERSITAS ISKANDARMUDA No Dok: UNIDA/BAUPK/SOP/03.029Tanggal Terbit : 10 Desember 2016


Halaman : 4 dari 5

Mulai

MerekapAbsensi

Mengawas

selesai

MelaporkanAbsensi

Mengawas

Menerimaberkas&

mendisposisi

Menerimaberkas&

mendisposisi

menyiapkanPencairanhonor

Mentransferke

rekeningPengawas

142






Prosedur Permohonan Dana Seminar / Lokakarya UNIDA/BAUPKK/SOP/03.030


2016

143


Prosedur Permohonan Dana Seminar / Lokakarya

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





144



No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

Prosedur permohonan pengajuan dana Seminar/Lokakarya ini ditetapkan agar proses pengajuan dan pelaporan dana seminar/lokakarya yang dilaksanakan di lingkungan Universitas Iskandarmuda berjalan efektif dan efisien.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur permohonan pengajuan dana Seminar/Lokakarya mencakup Prosedur permohonan pengajuan dana Seminar/Lokakarya yang dilaksanakan di lingkungan Universitas Iskandarmuda

3. DEFINISI

- Prosedur permohonan pengajuan dana Seminar/Lokakarya yang dilaksanakan dalam lingkungan UNIDA

- WR. II singkatan dari Wakil Rektor II Bidang Administrasi dan Keuangan - BK singkatan dari Biro Keuangan - Ka. BK singkatan dari Kepala Biro Keuangan - Kabag pembukuan singkatan Kepala Bagian Pembukuan - Kabag Anggaran singkatan Kepala Bagian Anggaran - Kasub pendataan singkatan dari Kepala Sub Bagian Pendataan - Kasub pembayaran singkatan dari Kepala Sub Bagian Pembayaran - Dekan/Direktur Pasca Sarjana adalah pimpinan Fakultas/Pasca Sarjana dalam

lingkungan UNIDA


Proses permohonan pengajuan dana sminar/lokakarya ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur permohonan pengajuan dana sminar/lokakarya yang telah ditetapkan.

5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Format permohonan dan pelaporan 5.2 Proposal seminar/lokakarya 5.3 Berita Acara seminar/lokakarya 5.4 Daftar hadir peserta seminar/lokakarya 5.5 Dokumentasi pelaksanaan seminar/lokakarya

145



No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 4

6. PROSEDUR

6.1 Dekan/Direktur Pasca Sarjana mengajukan permohonan pengajuan dana seminar/lokakarya ke Rektor

6.2 Rektor memberikan pertimbangan dan rekomendasikan ke WR II 6.3 WR II mengambil kebijakan sesuai dengan rekomendasi Rektor dan

merekomendasikan ke Ka. Biro Keuangan untuk dilaksakan 6.4 Ka. Biro Keuangan segera melaksanakan dengan mendisposisikan ke Kabag

pendataan 6.5 Kabag Pendataan melaksanakan sesuai disposisi Ka. Biro Keuangan dan

melanjutkan ke Kasubag Pembayaran (Kasir) 6.6 Kabag Pembayaran segera membayar sesuai dengan yang telah ditetapkan 6.7 Dekan/Direktur Pasca Sarjana segera mengambil dana seminar/lokakarya

7. Flow Chart :

SOPPermohonanPengajuanDanaSeminar/Lokakarya


8. DISTRIBUSI:

8.1 Rektor 8.2 Wakil Rektor II 8.3 Dekan/Direktur Pasca Sarjana 8.4 Ka. Biro Keuangan

Mulai

selesai

MengajukanPermohonan

Menerimaberkas&

mendisposisi

Menetapkan&Mengintruksika

n

menyiapkanPencairanhonor

Menyusun&MelaksanakanPembayaran

146






Prosedur Pengelolaan Hutang UNIDA/BAUPKK/SOP/03.031


2016

147


Prosedur Pengelolaan HutangNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





148



Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

SOP Pengelolaan Hutang ini bertujuan untuk : 1.1. Memberikan panduan tentang pengelolaan hutang 1.2. Memberikan panduan tentang prosedur pengelolaan hutang

2. RUANG LINGKUP

2.1. Prosedur pengelolaan hutang 2.2. Pihak yang terkait dengan pengelolaan hutang

3. DEFINISI Pengelolaan hutang adalah kegiatan keuangan rutin yang meliputi Proses Pengelolaan Hutang, Membuat Rekap penerimaan dan Realisasi Belanja, Mengajukan Surat Persetujuan Hutang ke Pihak Ketiga serta Proses Pencairan dana hutang dari pihak ketiga.


Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 RKAKL 6. PROSEDUR

6.1 Bendahara Penerima membuat rekap Perhitungan Penerimaan dan Rekap

Realisasi Belanja dari dana Pendidikan 6.2 Bendahara penerima menganalisa rekap penerimaan apakah dana masih

mencukupi untuk proses pencairan berikutnya 6.3 Bendahara penerima membuat rekap kebutuhan yang akan datang atas

kekurangan dana dan mengajukan hutang ke pihak ketiga 6.4 Pengajuan permohonan pengajuan hutang kepada pihak ketiga dan diajukan ke

pimpinan untuk mendapat persetujuan 6.5 Pimpinan menganalisa kebutuhan dan pengajuan atas hutang yang akan diajukan

ke pihak ketiga 6.6 Pimpinan memberikan persetujuan atau tidak atas pengajuan yang akan diajukan

kepihak ketiga 6.7 Surat pengajuan hutang yang telah disetujui oleh pimpinan dibawa ke pihak

ketiga untuk proses pengajuan hutang untuk kegiatan

149



Halaman : 4 dari 4

6.8 Bendahara penerima menerima dana atas hutang kepada pihak ketiga

7. Flow Chart :

NO Aktivitas

Pelaksanaan Dokumen

Ben.Penerima Kasubag Kabag Pimpinan

Syarat/perlengkap

anwaktu Output

1

Membuatrekapperhitunganpenerimaandanrekaprealisasibelanjadaridanapendidikan

Rekappenerimaan

3jam Rekappenerimaandanrealisasibelanja

2

Rekappenerimaandianalisa,apakahdanamasihmencukupiuntukprosespencairanberikutnya

Rekappenerimaandanrealisasibelanja


3

Membuatrekapkebutuhanyangakandatangataskekurangandanadanmengajukanhutangkepihakketiga



4

Menerimapermohonanpengajuanhutangkepadapihakketigauntukmendapatpersetujuan


30menit


5

Menganalisakebutuhandanpengajuanatashutangyangakandiajukankepadapihakketiga


1hari Rekappenerimaandanrealisasibelanja

6

Memberikanpersetujuanatautidakataspengajuanyangakandiajukankepadapihakketiga

Rekapperhitunganjasaperbankandan suratpenetapan

1hari Suratpenetapanpiutang

7

Suratpengajuanhutangyangtelahdisetujuidibawakepadapihakketigauntukprosespengajuanhutangutkkegiatan

SuratPengajuanHutang

2hari SuratPengajuanHutang

8Menerimadanaatashutangkepadapihakketiga

SuratPengajuanHutang

10menit

HutangTerpenuhi

150






Prosedur Pengelolaan Piutang UNIDA/BAUPKK/SOP/03.032


2016

151


Prosedur Pengelolaan PiutangNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 5

PENGESAHAN





152



Halaman : 3 dari 5

1. TUJUAN

SOP Pengelolaan Piutang ini bertujuan untuk : 1.1. Memberikan panduan tentang pengelolaan piutang 1.2. Memberikan panduan tentang prosedur pengelolaan piutang

2. RUANG LINGKUP

2.1. Prosedur pengelolaan piutang 2.2. Pihak yang terkait dengan pengelolaan piutang

3. DEFINISI Pengelolaan Piutang adalah kegiatan keuangan rutin yang meliputi Proses Penngelolaan Piutang, Menerima Rekap data mahasiswa, aset dan jasa perbankan, Membuat rekap piutang serta Rekap Pembayaran piutang.



5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Database Mahasiswa 5.2 Data Penyewa

6. PROSEDUR

6.1 Bendahara Penerima membuat Rekap piutang atas kewajiban yang belum

dibayarkan 6.2 Bendahara Penerima menyerahkan rekap kepihak terkait (Bag. Akademik, Bagian

Umum dan lainnya) 6.3 Pihak terkait memberikan konfirmasi atas rekap yang dikirim oleh Bendahara

Penerima 6.4 Bendahara Penerima menerima hasil konfirmasi dari pihak terkait dan

membukukan atas piutang 6.5 Bendahara Penerima menyerahkan rekap Perhitungan Piutang ke Petugas

Penyusun Laporan setiap triwulan untuk dilaporkan dalam Laporan Keuangan BLU

6.6 Pembuat Laporan mengevaluasi batas waktu piutang kepada pihak terkait, jika dilakukan pembayaran maka piutang dihapus dari Laporan Keuangan, apabila belum dilakukan pembayaran sampai batas akhir piutang maka akan proses

153



Halaman : 4 dari 5

Penghapusannya.

6.7 Pihak terkait (Bag. Akademik, Bagian Umum dan lainnya) memproses atau menerbitkan Surat Keputusan atas penghapusan Piutang

6.8 Rekap data penghapusan dan pembayaran piutang diterima petugas penyusun laporan untuk dicatat dan dilaporkan dalam Laporan Keuangan Berikutnya.

7 Flow Chart :

154



Halaman : 5 dari 5

NO Aktivitas

Pelaksanaan Dokumen

Bend.Penerima BAU Bag.

AkademikPenyusunLaporan


1

MembuatRekappiutangataskewajibanyangbelumdibayarkan

Rekap datamahasiswa

10menit


2

Menyerahkanrekapkepihakterkait

Rekap datamahasiswa,Suratpenetapan

10menit


3

PihakterkaitmemberikankonfirmasiatasrekapyangdikirimolehBendaharaPenerima

Rekappenyewaaset

10menit


4

Menerimahasilkonfirmasidaripihakterkaitdanmembukukanataspiutang.

Rekappenyewa asetdan suratpenetapan

10menit


5

MenerimarekapperhitunganpiutangsetiaptriwulanuntukdilaporkandalamLaporanKeuanganBLU

perhitunganjasaperbankanyang tertundadan suratpenetapan


6

Mengevaluasibataswaktupiutangkepadapihakterkait,jikadilakukanpembayaranmakapiutangdihapusdariLaporanKeuangan,apabilabelumdilakukanpembayaransampaibatasakhirpiutangmakaakanprosespenghapusannya.

Rekapperhitunganjasaperbankandan suratpenetapan

sesuaipelaksanaan

Suratpenetapanpiutang

7

PihakterkaitmemprosesataumenerbitkanSuratKeputusanataspenghapusanPiutang.

slippembayaran,suratpenghapusanpiutang

1hari SuratPengajuanHutang

8

MnerimarekapdatapenghapusandanpembayaranpiutanguntukdicatatdandilaporkandalamLaporanKeuanganBerikutnya.

RekappelunasanPiutang

10menit

HutangTerpenuhi

155






Prosedur Surat Perintah Pencairan Dana Internal UNIDA/BAUPKK/SOP/03.033


2016

156


Prosedur Surat Perintah Pencairan Dana Internal

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





157



No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

SOP Surat Perintah Pencairan Dana Internal ini bertujuan untuk: 1.1. Memberikan panduan tentang mekanisme Surat Perintah Pencairan Dana Internal 1.2. Memberikan panduan tentang prosedur mekanisme Surat Perintah Pencairan Dana

Internal

2. RUANG LINGKUP

2.1. Prosedur mekanisme Surat Perintah Pencairan Dana Internal

3. DEFINISI SP2D-I adalah singkatan dari Surat Perintah Pencairan Dana Internal



5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Rekening 5.2 Slip Pembayaran

6. PROSEDUR

6.1 Bendahara Pengeluaran Pembantu menyerahkan berkas SPM-I kepada Verifikatur 6.2 Verifikatur memeriksa berkas SPM-i dan diverifikasi kelengkapan dan

kebenarannya untuk diproses lebih lanjut 6.3 Kasubag VSIP, Kasubag PAP dan Kabag Keuangan dan Akuntansi memeriksa

berkas pengajuan SPM-i untuk diverifikasi dan divalidasi, jika dokumen betul untuk diproses lebih lanjut

6.4 Bendahara Penerima mebuat dan mencetak SP2D-i 6.5 Pejabat Penerbit SP2D-I Memverifikasi dan menandatangani Surat Perintah

Pencairan Dana Internal (SP2D-i) 6.6 Bendahara Penerima menandatangani Surat Perintah Pencairan Dana Internal

(SP2D-i) dan memproses pencairan 6.7 Bendahara penerima memproses pencairan untuk pemindahbukuan ke bendahara

pengeluaran Pembantu, RTGS untuk rekanan dan membayar pajak

158



No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 4

7 Flow Chart :

NO Aktivitas

Pelaksanaan Dokumen

BPPVerifikatur

Kasubag

Ka.bag

PejabatPenerbitSP2D

Bend.Penerima

Syarat/perlengka

panwaktu Output

1

MenyerahkanberkasSPM-i

SPM-i danKelengkapandokumennya

3jam BerkasSPM

2

MemeriksadanmemverifikasiberkasSPM-i


3jam BerkasSPM

3

MemeriksaberkaspengajuanSPM-iuntukdiverifikasidandivalidasi


3jam rekappenerimaanperAKUN

4MembuatdanmencetakSuratPerintahPencairanDanaInternal(SP2D-i)

DokumenSPM-i danADKSPM-i

1jam DokumenpengajuanSP2D-i

5

MemverifikasidanmenandatanganiSuratPerintahPencairanDanaInternal(SP2D-i)

DokumenpengajuanSP2D-i

10menit DokumenSP2D-iterbit

6

MenandatanganiSuratPerintahPencairanDanaInternal(SP2D-i)danmemprosespencairan

DokumenSP2D-i

2jam DokumenSP2D-i

7

memprosespencairanuntukpemindahbukuankebendaharapengeluaranPembantu,RTGS/LLGuntukrekanandanmembayarpajak

DokumenSP2D-i

1jam Dokumenterbayar

8. DISTRIBUSI

8.1 BPP (Bendahara Pengeluaran Pembantu) 8.2 Verifikatur 8.3 Kasubag 8.4 Kabag 8.5 Pejabat Penerbit SP2D 8.6 Bendahara Penerima

159






Prosedur Rekrutmen Dosen dan Pegawai UNIDA/BAUPKK/SOP/03.034


2016

160


Prosedur Rekrutmen Dosen dan Pegawai

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





161



No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan tata cara kegiatan perekrutan Dosen/Pegawai Universitas Iskandarmuda.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini menjelaskan cara-cara : 2.1. Perencanaan Perekrutan Dosen/Pegawai Unida 2.2. Persyaratan menjadi Dosen/Pegawai Unida 2.3. Proses Perekrutan Dosen Unida 2.4. Proses Penempatan Dosen Unida 2.5. Pihak-pihak yang terkait dalam proses perekrutan dosen Unida

3. DEFINISI 3.1 Pegawai Negeri Sipil adalah setiap warga negara yang telah memenuhi syarat

yang telah ditentukan diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserah tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya dengan digaji berdasarkan peraturan perundang – undangan yang berlaku.

3.2 Jabatan Struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab, dan wewenang.

3.3 Jabatan Fungsional adalah suatu kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab, dan wewenang dalam rangka menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian dan / atau keterampilan untuk mencapai tujuan organisasi.



5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1. Surat Lamaran Dosen 5.2. Surat Keputusan Penerimaan Dosen 5.3. Surat Keputusan Penempatan Dosen 5.4. Curriculum Vitae Calon Dosen 5.5. Dokumen Dosen

6. KETENTUAN UMUM

6.1 Perencanaan Kepegawaian di Unida dilakukan atas formasi ketenagaan yang ada dan didasarkan pada kebutuhan tiap– tiap unit dengan analisa kebutuhan yang

162



No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 4

didasarkan atas pada sifat pekerjaan, beban kerja dan peralatan yang tersedia.

6.2 Pegawai di Unida dipenuhi melalui Penerimaan Dosen/Pegawai 6.3 Setiap Dosen/Pegawai baik berhak mendapatkan penilaian dari Pejabat Penilai

Atasannya di Sub Bagiannya masing-masing. 6.4 Data-data karyawan terdiri dari :

· Surat Lamaran · Daftar Riwayat Hidup · Foto Kopi Warna Kartu Tanda Penduduk · Copy Ijazah · Surat Keterangan Sehat Jasmani · Surat Keterangan Sehat Rohani · Surat Keterangan Bebas Narkoba · Foto Warna 3x4 cm

7. DEFINISI 7.1 Berdasarkan identifikasi kebutuhan pegawai di Unida yang berdasar pada

kebutuhan unit, Kabag Kepegawaian mengajukan pengadaan tenaga kontrak ke Kepala Biro AUPKK Unida.

7.2 Setelah Kepala Biro AUPKK Unida menyetujui, Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum mengajukan permohonan pengisian tenaga kontrak kepada Rektor Unida.

7.3 Setelah Rektor Unida menyetujui, tim rekruitmen Unida mengadakan seleksi tenaga kontrak

7.4 Tim rekruitmen membaca dan meneliti surat lamaran yang masuk dan memberi rekomendasi sesuai kebutuhan

7.5 Tim rekruitmen memanggil pelamar yang sesuai persyaratan sebelum pelaksanaan tes melalui surat panggilan dan mengadakan tes masuk yang antara lain terdiri dari : - Tulis. - Wawancara. - Praktek (baca tulis Al-quran)

7.6 Penentu lolos seleksi calon tenaga kontrak adalah tim rekruitmen 7.7 Apabila diterima pelamar / calon tenaga kontrak mendapat surat panggilan dan

hasil tes

8. DISTRIBUSI 8.1 Kepala Biro AUPKK 8.2 Dekan 8.3 Kabag Umum 8.4 Calon Dosen/Pegawai

163






Prosedur Evaluasi Kinerja Dosen UNIDA/BAUPKK/SOP/03.035


2016

164


Prosedur Evaluasi Kinerja DosenNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 6

PENGESAHAN





165



Halaman : 3 dari 6

1. TUJUAN

SOP Evaluasi kinerja dosen bertujuan untuk dijadikan sebagai pedoman evaluasi kinerja dosen tetap di Lingkungan Universitas Iskandarmuda.

2. RUANG LINGKUP

SOP evaluasi kinerja dosen ini meliputi: 2.1. Waktu evaluasi kinerja dosen Unida 2.2. Materi evaluasi kinerja dosen Unida 2.3. Proses evaluasi kinerja dosen Unida 2.4. Pihak-Pihak terkait dengan proses evaluasi kinerja dosen Unida

3. DEFINISI

3.1 SKP : Sasaran Kinerja Pegawai 3.2 Angket : Daftar Materi Pertanyaan tertentu kepada responden 3.3 BPMU : Badan Penjaminan Mutu Universitas



5. DOKUMEN TERKAIT:

5.1 Buku Pedoman Pendidikan Universitas Iskandarmuda 5.2 Kebijakan Akademik Universitas Iskandarmuda 5.3 Manual Mutu Akademik Universitas Iskandarmuda 5.4 Standar Mutu Akademik Universitas Iskandarmuda 5.5 Peraturan Perundang-undangan tentang Dosen yang masih berlaku

6. KETENTUAN UMUM

6.1 Dalam menilai kinerja pegawai, ada tiga perangkat yang digunakan, yakni SKP (Sasaran Kinerja Pegawai), Laporan Beban Kerja Dosen dan Angket Pembelajaran Dosen.

6.2 Dekan sebelum menandatangani SKP melakukan audiensi kepada dosen terkait untuk mencegah terjadinya miss-komunikasi.

6.3 Evaluasi kinerja dosen juga dilakukan dengan pembuatan laporan beban kerja dosen (BKD). Form ini dibuat oleh Unida. Pada laporan ini, dosen melaporkan semua kewajibannya baik di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat maupun kegiatan penunjang lainnya.

166



Halaman : 4 dari 6

6.4 Perangkat untuk mengevaluasi kinerja dosen berikutnya adalah angket

pembelajaran dosen. Angket Evaluasi Pembelajaran Dosen disusun oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM) Universitas Iskandarmuda. Angket ini disebarkan kepada mahasiswa untuk mengevaluasi pembelajaran dosen. Penyusunan angket dimaksudkan untuk mengetahui pembelajaran yang dilakukan dosen ketika mengajar di kelas atau pun penugasan di luar kelas serta untuk mengetahui sejauh mana kepuasan mahasiswa terhadap seluruh sistem pembelajaran yang telah dilaksanakan dosen Universitas Iskandarmuda. Hasil dari angket “Survey Evaluasi Pembelajaran Dosen ”merupakan acuan bagi Dekan di lingkungan Universitas Iskandarmuda dalam mengadakan pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan dan memperbaiki kinerja dosen.

7. DEFINISI Prosedur Penilaian Kinerja Dosen dengan menggunakan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) 7.1 Dosen Fakultas di lingkungan Universitas Iskandarmuda mengisi form SKP. 7.2 Dosen menyerahkan Isian SKP ke Dekan untuk diverifikasi. 7.3 Dekan menyerahkan SKP yang sudah ditandatangani ke Bagian Kepegawaian

Fakultas untuk diarsipkan Prosedur Penilaian Kinerja Dosen dengan mengunakan Angket Pembelajaran Dosen 7.1 Badan Penjaminan Mutu (BPM) Universitas Iskandarmuda memberikan angket

“Survey Evaluasi Pembelajaran” kepada mahasiswa. 7.2 Mahasiswa menilai kinerja dosen dengan mengisi angket “Survey Evaluasi

Pembelajaran” yang telah diberikan oleh BPM Universitas Iskandarmuda 7.3 Ketua Jurusan menarik angket yang telah diisi oleh mahasiswa. 7.4 Ketua jurusan memberikan angket yang telah diisi oleh mahasiswa kepada BPM

Universitas Iskandarmuda 7.5 BPM Universitas Iskandarmuda mengolah hasil angket dan membahas data yang

diperoleh dalam rapat evaluasi BPM yang dihadiri seluruh Sistem yang terkait dengan proses akademik di Universitas Iskandarmuda.

7.6 Hasil olah data yang telah dilakukan BPM Universitas Iskandarmuda diberikan kepada Dekan di lingkungan Universitas Iskandarmuda. Data tersebut dijadikan acuan utama dalam proses pembenahan internal dosen di lingkungan Universitas Iskandarmuda dalam meningkatkan kinerja dosen

Prosedur Penilaian Kinerja Dosen dengan mengunakan Laporan Beban Kerja Dosen (BKD) 7.1 Dosen mengunduh File Form Beban Kerja Dosen dari www.unidaaceh.ac.id. 7.2 Dosen mengisi form beban kerja dosen 7.3 Form yang telah diisi disetorkan pada kasubbag kepegawaian fakultas. 7.4 Kasubbag kepegawaian fakultas mengirimkan form beban kerja dosen yang telah

167



Halaman : 5 dari 6

diisi (file dan print out) ke Badan Penjamin Mutu (BPM) Universitas Iskandarmuda.

8. FLOW CHART

NO Aktivitas

Pelaksanaan MutuBaku

Dosen Dekan KabagKepegawaian

Syarat/perlengka

panwaktu Output

1 MengisidanmenyerahkanformSKP

2 VerifikasiSKPDosen

3 MenandatangaiSKP

4 MengarsipSKP

NO Aktivitas


BPM Mahasiswa KetuaJurusan Dekan

Syarat/perlengka

panwaktu Output

1Memberikanangket“SurveyEvaluasiPembelajaran

2Mahasiswamenilaikinerjadosendenganmengisiangket

3Menarikangketyangtelahdiisiolehmahasiswa

4

MengolahhasilangketdanmembahasdatayangdiperolehdalamrapatevaluasiBPM

5 MemberikanHasilolahankepadaDekanFakultas

168



Halaman : 6 dari 6

NO Aktivitas


DosenKasubbag

KepegawaianFak

BPMSyarat/

perlengkapan

waktu Output

1MengunduhFileFormBebanKerjaDosendariwww.unidaaceh.ac.id

2 mengisiformbebankerjadosen

3 MengumpulkanBebanKerjaDosen

4 MenyerahkankeBPM

8. DISTRIBUSI

8.1 Dekan 8.2 Dosen Unida

169






Prosedur Kenaikan Gaji Berkala UNIDA/BAUPKK/SOP/03.036


2016

170


Prosedur Kenaikan Gaji BerkalaNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





171



Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

Prosedur ini dibuat untuk memastikan proses penerbitan kenaikan gaji berkala bagi di lingkungan Universitas Iskandarmuda berjalan dengan baik, sehingga tidak terjadi keterlambatan kenaikan gaji.

2. RUANG LINGKUP

2.1. Persaratan Kenaikan Gaji Berkala 2.2. Prosedur Kenaikan Gaji Berkala 2.3. Pihak-pihak yang terkait dengan Kenaikan Gaji Berkala

4. DEFINISI

Kenaikan gaji berkala adalah kenaikan gaji dosen dan pegawai yang diberikan apabila telah mencapai masa kerja golongan yang ditentukan untuk kenaikan gaji berkala.



6. PENGGUNA

5.1. Kepala Biro AUPKK Universitas Iskandarmuda 5.2. Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda 5.3. Kasubbag Kepegawaian Universitas Iskandarmuda 5.4. Pengadministrasi Kepegawaian Universitas Iskandarmuda

7. KETENTUAN UMUM

7.1 Kenaikan gaji berkala adalah kenaikan gaji yang diberikan kepada pegawai yang

telah mencapai masa kerja golongan yang ditentukan untuk kenaikan gaji berkala yaitu setiap 2 (dua) tahun sekali dan apabila telah memenuhi persyaratan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

7.2 Kenaikan gaji berkala untuk pertama kali bagi seorang Pegawai yang diangkat diberikan setelah mempunyai masa kerja 2 (dua) tahun sejak diangkat menjadi pegawai dan selanjutnya 2 (dua) tahun sekali.

8. PROSEDUR KEGIATAN

8.1 Pengadministrasi Kepegawaian mengumpulkan data pendukung untuk

172



Halaman : 4 dari 4

mengkonsep Kenaikan Gaji Berkala dalam waktu satu (1) bulan.

8.2 Pengadministrasi Kepegawaian mengkonsep dan mengetik konsep Kenaikan Gaji Berkala paling lambat dalam kurun waktu satu (1) minggu.

8.3 Kasubbag Kepegawaian meneliti dan memeriksa serta memvalidasi konsep Kenaikan Gaji Berkala paling lambat dalam kurun waktu satu (1) minggu.

8.4 Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum meneliti dan memeriksa serta memvalidasi kembali konsep Kenaikan Gaji Berkala untuk diproses lebih lanjut dan disampaikan kepada kepala Biro AUPKK paling lambat dalam kurun waktu satu (1) minggu.

8.5 Kepala Biro AUPKK menandatangani SK Kenaikan Gaji Berkala. SK Kenaikan Gaji Berkala disampaikan ke bagian Keuangan untuk bisa ditindaklanjuti dalam perubahan gaji PNS yang bersangkutan dengan kurun waktu kurang dari satu (1) bulan.

9. FLOW CHART

NO Aktivitas


Pengadm

inistrasiKepegawaian

KasubagKepeg

KabagOrg,KepegdanHukum

BiroAUPKK

Pembuat

DaftarGaji

Syarat/perlengka

panwaktu Output

1

mengumpulkandatapendukunguntukmengkonsepKenaikanGajiBerkala

1bulan Berkaskenaikangaji

2mengkonsepdanmengetikkonsepKenaikanGajiBerkala

1minggu Konsepkenaikangajiberkala

3

menelitidanmemeriksasertamemvalidasikonsepKenaikanGajiBerkala

1minggu SuratKeputusankenaikangajiberkala

4

menelitidanmemeriksasertamemvalidasikembalikonsepKenaikanGajiBerkala

1minggu SuratKeputusankenaikangajiberkala

5 menandatanganiSKKenaikanGajiBerkala

SKkenaikanGaji

6PembuatDaftarGajimemprosesperubahangaji

173






Prosedur Jabatan Fungsional Dosen UNIDA/BAUPKK/SOP/03.037


2016

174


Prosedur Jabatan Fungsional DosenNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





175



Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

SOP Kenaikan Jabatan fungsional ini bertujuan untuk: 1.1. Menjelaskan persyaratan atau ketentuan kenaikan pangkat/jabatan fungsional 1.2. Menjelaskan proses kenaikan pangkat/ jabatan fungsional dosen

2. RUANG LINGKUP

2.1. Persyaratan kenaikan pangkat/ jabatan fungsional dosen 2.2. Prosedur kenaikan pangkat/jabatan fungsional dosen

3. DEFINISI 3.1 Kenaikan Pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan

pengabdian terhadap negara. 3.2 Jabatan Fungsional adalah suatu kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung

jawab, wewenang, dan hak seseorang dosen dalam rangka menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian dan / atau keterampilan untuk mencapai tujuan organisasi.



5. PENGGUNA

5.1. Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda 5.2. Kasubbag Kepegawaian Universitas Iskandarmuda 5.3. Dekan 5.4. Dosen 5.5. Pegawai

6. KETENTUAN UMUM Bagi CPNS dengan formasi dosen harus memenuhi angka kredit untuk melampaui tahapan jabatan sebagai berikut: 6.1. Asisten Ahli; 6.2. Lektor; 6.3. Lektor Kepala; 6.4. Guru Besar.

176



Halaman : 4 dari 4


7.1 Pengadministrasi Kepegawaian menerima dan memeriksa kelengkapan berkas

kenaikan pangkat/ jabatan fungsional dosen untuk dibuatkan checklist kelengkapan berkas kepada Biro AUPKK selama kurang lebih satu bulan.

7.2 Kasubbag Kepegawaian bertanggung jawab meneliti dan memeriksa kembali berkas kelengkapan kenaikan pangkat/ jabatan fungsional dosen untuk diproses lebih lanjut dalam waktu paling lambat dua (2) minggu.

7.3 Setelah memenuhi angka kredit yang diperlukan dan memenuhi persyaratan administrasi maka diajukan pada sidang penilaian angka kredit

7.4 Untuk jabatan Lektor Kepala sampai Guru Besar dilengkapi dengan rekomendasi Senat Institusi.

7.5 Kepala Bagian Organisasi Kepegawaian dan Hukum bertanggung jawab kepada Kepala Biro AUPKK dalam memproses DUPAK /PAK jabatan fungsional dosen dan pengajuan kenaikan pangkat.

7.6 Untuk jabatan fungsional diusulkan ke Biro Kepegawaian Kopertis XIII wil Aceh.

8 FLOW CHART

NO Aktivitas


PengadministrasiKepegaw

aian

KasubagKepeg

KabagOrg,KepegdanHukum

BiroAUPKK

Syarat/perlengka

panwaktu Output

1

menerimadanmemeriksakelengkapanberkaskenaikanpangkat/jabatanfungsionaldosen

1bulan Berkaskenaikanpangkat

2

menelitidanmemeriksakembaliberkaskelengkapankenaikanpangkat/jabatanfungsionaldosen

2minggu Berkaskenaikanpangkat

3

memprosesDUPAK/PAKjabatanfungsionaldosendanpengajuankenaikanpangkat

DUPAK/PAK

4SKdiusulkandiusulkankeBiroKepegawaianKopertisXIII

DUPAK/PAK

177






Prosedur Peminjaman File UNIDA/BAUPKK/SOP/03.038


2016

178


Prosedur Peminjaman FileNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 5

PENGESAHAN





179



Halaman : 3 dari 5

1. TUJUAN

SOP Peminjaman File inibertujuanuntukmenjelaskan: 1.1. Persyaratan peminjaman file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum

Universitas Iskandarmuda. 1.2. Prosedur peminjaman file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum

Universitas Iskandarmuda. 1.3. Prosedur pengembalian file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum

Universitas Iskandarmuda .

2. RUANG LINGKUP

2.1. Syarat yang harus dipenuhi untuk melakukan proses peminjaman file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda.

2.2. Proses peminjaman file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda.

2.3. Proses pengembalian file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda.

2.4. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses peminjaman file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda.

3. DEFINISI

4.1. ID Card adalah Kartu Identitas berupa KTP, SIM, atau tanda pengenal lainnya 4.2. Buku Kendali adalah Buku catatan peminjaman file yang terdiri kolom nomor,

tanggal, file yang dipinjam, tandatangan, keterangan 4.5. File adalah Surat/dokumen/berkas



5. PENGGUNA

5.1. Pengadministrasi file di Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas

Iskandarmuda 5.2. Peminjam file (dosen, pegawai, mahasiswa atau pihak lain yang akan meminjam

file)

6. KETENTUAN UMUM Peminjaman file kepegawaian dilakukan oleh pihak yang membutuhkan berkaitan dengan data file kepegawaian Universitas Iskandarmuda.

180



Halaman : 4 dari 5


7.1 Peminjam file mengajukan surat permohonan peminjaman file kepada Kabag

Kepegawaian/Kasubbag yang menangani file yang dibutuhkan 7.2 Pegawai yang menangani file memeriksa file yang akandipinjam paling lama

dalam satu minggu setelah surat permohonan peminjaman file masuk 7.3 Jika surat permohonan peminjaman file dari peminjam disetujui, maka Peminjam

mengisi buku kendali peminjaman file; 7.4 Peminjam menyerahkan ID Card yang masih berlaku. ID Card bisa berupa KTP,

SIM, STNK, Kartu perpus, dll. 7.5 Petugas bagian pinjam meminjam file di Bagian Organisasi, Kepegawain dan

Hukum mencarikan file yang dipinjam serta memeriksa keutuhan file kepeminjam 7.6 Petugas bagian pinjam meminjam file sebelum memberikan file di Bagian

Organisasi, Kepegawain dan Hukum memberikan file kepada peminjam file dengan memberikan batas waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan.

7.7 Peminjam mengembalikan file pada waktu yang telah ditentukan. 7.8 Pengadministrasi Bagian Organisasi, Kepegawain dan Hukum mengisi kolom

pengembalian pada buku kendali peminjaman file serta mengecek deadline tanggal kembali file;

7.9 Petugas mengembalikan ID Card peminjam file dalam waktu yang sama ketika peminjam mengembalikan file.

181



Halaman : 5 dari 5

8 FLOW CHART

NO Aktivitas


PeminjamFile

Kabag/kasubagOrg,KepegdanHukum

Pegbagpeminjamanfile


1

Mengajukansuratpermohonanpeminjamanfile

SuratPermohonanpeminjamanfile

2

Menerimaataumenolaksuratpermohonanpeminjamanfile

Apabiladitolak, suratbalasanpermohonanditolak

3

Mencarikandanmenyerahkanfiledanmenyerahkanfilejikasudahselesai

ID Card, bukukendalipeminjamanfile

4

Mengisikolompengembalianpadabukukendalipeminjamanfile&menyerahkanIDCard

Buku kendalipeminjamanfile

9 DOKUMEN

8.1. Buku pedoman tentang peminjaman file 8.2. Peraturan-peraturan tentang penyimpanan file

182






Prosedur Pengelolaan Pegawai UNIDA/BAUPKK/SOP/03.039


2016

183


Prosedur Pengelolaan PegawaiNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 11

PENGESAHAN





184



Halaman : 3 dari 11

1. TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan tata cara pengelolaan pegawai yang meliputi dari perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi pegawai di lingkungan Universitas Iskandarmuda.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini menjelaskan cara-cara: 2.1 Proses Pemenuhan Pegawai di Unida (Tahap perencanaan) 2.2 Proses Pemenuhan Hak Pegawai di Unida (tahap pelaksanaan) 2.3 Diklat Struktural (tahap pelaksanaan/pengembangan) 2.4 Diklat Fungsional (tahap pelaksanaan/pengembangan) 2.5 Mutasi Pegawai (tahap evaluasi) 2.6 Proses Pensiun Pegawai di Unida. 2.7 Pemberhentian Pegawai di Unida (tahap evaluasi) 2.8 Dokumentasi File Pegawai

3. DEFINISI 3.1. Pegawai adalah setiap warga negara yang telah memenuhi syarat yang telah

ditentukan diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya dengan digaji berdasarkan peraturan perundang – undangan yang berlaku.

3.2. Penilaian Pegawai adalah suatu metode untuk memberikan penilaian terhadap kinerja pegawai di Unida berupa penilaian positif dan negatif.

3.3. Pangkat adalah kedudukan yang menunjukan tingkat seorang Pegawai berdasarkan jabatannya dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian.

3.4. Jabatan Struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seseorang Pegawai dalam rangka memimpin suatu satuan organisasi negara.

3.5. Jabatan Fungsional adalah suatu kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seseorang Pegawai dalam rangka menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian dan / atau keterampilan untuk mencapai tujuan organisasi.

3.6. Kenaikan Pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian Pegawai.

3.7. Kenaikan Gaji adalah yang diberikan atas kerja dan pengabdian Pegawai. 3.8. Pegawai Tidak Tetap Pemerintah adalah merupakan pegawai yang diangkat

dengan perjanjian kerja dalam jangka waktu paling singkat 12 (dua belas) bulan pada Instansi dan Perwakilan.

185



Halaman : 4 dari 11



5. PENGGUNA

5.1 Kepala Biro AUPKK melalui Kepala Bagian Organisasi, Kepegawaian dan

Hukum Unida. 5.2 Kasubbag Kepegawaian Fakultas di lingkungan Unida 5.3 Pegawai baik yang Tetap maupun Non Tetap di lingkungan Universitas

Iskandarmuda

6. KETENTUAN UMUM 6.1 Perencanaan Kepegawaian di Universitas Iskandarmuda dilakukan atas formasi

ketenagaan yang ada dan didasarkan pada kebutuhan tiap–tiap unit dengan analisa kebutuhan yang didasarkan atas : - Sifat Pekerjaan. - Beban Kerja. - Peralatan yang tersedia.

6.2 Pegawai di Unida dipenuhi dari Kopertis XIII dan Pegawai Tetap 6.3 Data-data karyawan terdiri dari :

- Daftar Riwayat Hidup - Kartu Pegawai Negeri Sipil - Copy Ijazah - Copy Sertifikat Pelatihan - Copy SK Kenaikan Pangkat - Copy SK Jabatan - KGB - SK CPNS - SPMT / SPMJ - TASPEN/KARIS/KARSU

6.4 Perpanjangan masa kontrak pegawai tidak tetap yang telah habis masa kontraknya tergantung dari hasil evaluasi selama 12 bulanan

6.5 Perpanjangan kontrak diajukan dari Dekan Fakultas ke Rektor Unida atas dasar kebutuhan dan hasil evaluasi.

6.6 Persyaratan Pengajuan Kartu Pegawai : - Fotokopi SK CPNS (Legalisir) - Fotokopi SK Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil.

186



Halaman : 5 dari 11

- Fotokopi Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan ( STTP ) / latihan

prajabatan. LEGALISIR - Pas Foto hitam putih ukuran 3x4 sebanyak 3 Lembar. - Surat untuk diterbitkan KARPEG dari pimpinan

6.7 Persyaratan Pengajuan Kartu Istri / Suami. - Blanko isian dari BKN - Fotokopi Surat Nikah / Akta Perkawinan. Legalisir KUA setempat - Pas Foto Hitam Putih dari Istri atau Suami Pegawai Negeri Sipil 3x4 cm

sebanyak 5 Lembar. 6.8 Jenis Kenaikan Pangkat :

- Kenaikan Pangkat Reguler. - Kenaikan Pangkat Pilihan - Kenaikan Pangkat Jabatan Fungsional

6.9 Persyaratan Usulan Kenaikan Pangkat Reguler : - Fotokopi Ijazah terakhir. - Fotokopi Karpeg. - DP3 ( Daftar Penilaian Pekerjaan Pegawai ) 2 tahun terakhir - DRH ( Daftar Riwayat Hidup) bagi gol IIId ke atas. - FC SK Pangkat Terakhir. Untuk pejabat struktural perlu tambahan : - Surat pernyataan pelantikan - Surat pernyataan melaksanakan tugas - Surat pernyataan mendududuki jabatan

6.10 Persyaratan Usulan Kenaikan Pangkat Jabatan Fungsional : - Fotokopi Ijazah terakhir. - DP3 ( Daftar Penilaian Pekerjaan Pegawai ) 2 tahun terakhir - DRH ( Daftar Riwayat Hidup) bagi golongan III keatas - SK Pangkat Terakhir. - PAK yang lama - Mengumpulkan kum sesuai usulan jabatan - Dilengkapi dengan Surat Pernyataan Keabsahan Karya Ilmiah, bebas Plagiat

dan telah di nilai oleh 2 orang teman sejawat (Tim Peer Riview) 6.11 Persyaratan Penetapan Angka Kredit ( PAK ) di dasarkan pada hasil siding TIM

Penilai Angka Kredit untuk jabatan Lektor kebawah dan untuk jabatan Lektor Kepala harus melalui sidang yang disetujui/direkomendasi oleh rapat senat.

6.12 Persyaratan Kenaikan Gaji Berkala : - Kenaikan Gaji Berkala Terakhir

6.13 Persyaratan Pindah / Mutasi Jabatan :

187



Halaman : 6 dari 11

- Surat Permohonan Pindah Keluar dari Rektor yang ditujukan ke Kopertis XIII - Surat Pernyataan Persetujuan Penerimaan - CPNS / PNS - Karpeg - Kenaikan Pangkat Terakhir - Daftar Riwayat Hidup/Pekerjaan - Ijazah - DP3 - Surat permohonan dari ybs - Surat rekomendasi dari instansi ybs (lolos butuh)

6.14 Persyaratan Lamaran Kerja tenaga kontrak: - Permohonan - Daftar Riwayat Hidup / Pekerjaan - Ijazah - Pengalaman - Pas Foto 4x6 sebanyak 2 lembar

6.15 Persyaratan Pensiun Mencapai Batas Usia Pensiun. - Batas usia 70 tahun bagi dosen yang mempunyai gelar professor - Batas usia 60 tahun bagi pejabat struktural eselon I dan II - Usia 56 tahun bagi pejabat eselon III dan pegawai Lainnya - Data Perorangan Calon Penerima Pensiun ( DPCD ) - Fotokopi SK Pertama ( Calon Pegawai ) / SK PNS (dilegalisir) - Fotokopi SK Kenaikan Pangkat terakhir (dilegalisir) - Fotokopi Kenaikan Gaji Berkala terakhir (dilegalisir). - Fotokopi Kartu Pegawai ( Karpeg ) (dilegalisir) - Fotokopi SK Jabatan terakhir bagi yang memangku jabatan (dilegalisir) - Fotokopi Surat Nikah ( dilegalisir ) - Fotokopi akte kelahiran putra / putri dibawah 25 tahun yang masih sekolah /

kuliah, belum bekerja dan belum pernah nikah (dilegalisir ). - DP3 terakhir. - Pernyataan dari satuan kerja tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin klasifikasi

ringan maupun berat sesuai PP yang berlaku - Surat pernyataan tidak pinjam/telah mengembalikan barang milik negara (BMN) - Daftar susunan Keluarga - Copy akte kelahiran anak yang masih masuk daftar gaji - Pas foto 4x6 hitam putih 8 lembar - Setiap berkas dibuat rangkap 5 kecuali pas foto.

6.16 Persyaratan Pensiun Atas Permintaan Sendiri.

188



Halaman : 7 dari 11

- Telah berusia minimal 50 ( limapuluh ) tahun. - Telah memiliki masa kerja minimal 20 ( duapuluh ) tahun. - Permohonan dari yang bersangkutan. - Fotokopi SK Pertama ( Calon Pegawai ). (dilegalisir) - Fotokopi SK Kenaikan Pangkat terakhir. (dilegalisir) - Fotokopi Kenaikan Gaji Berkala terakhir. (dilegalisir) - Fotokopi Kartu Pegawai ( Karpeg ). (dilegalisir) - Fotokopi SK Jabatan terakhir bagi yang memangku jabatan(dilegalisir) - Fotokopi Surat Nikah ( dilegalisir ). - Fotokopi akte kelahiran putra / putri dibawah 25 tahun yang masih sekolah /

kuliah, belum bekerja dan belum pernah nikah ( dilegalisir ). - DP3 terakhir. - Daftar Susunan Keluarga.. - Pas foto 4x6 hitam putih 8 lembar ( tanpa tutup kepala) - Tiap-tiap berkas dibuat rangkap 5 kecuali pas foto.

6.17 Persyaratan Pensiun Janda/Duda. - Surat kematian PNS dari PNS yang telah dilegalisir - Fotokopi SK Pertama ( Calon Pegawai ) (dilegalisir) - Fotokopi SK Kenaikan Pangkat terakhir. (dilegalisir) - Fotokopi Kenaikan Gaji Berkala terakhir. (dilegalisir) - Fotokopi SK Jabatan terakhir bagi yang memangku jabatan. (dilegalisir) - Fotokopi Surat Nikah ( dilegalisir ) - Fotokopi akte kelahiran putra / putri dibawah 25 tahun yang masih - sekolah / kuliah, belum bekerja dan belum pernah nikah ( dilegalisir ). - DP3 terakhir. - Daftar Susunan Keluarga. - Surat Kematian Desa / Kelurahan ( dilegalisir ) - Pas foto 4x6 (janda/duda) hitam putih 8 lembar ( tanpa tutup kepala) - Tiap-tiap berkas dibuat rangkap 5 kecuali pas foto.

6.18 Mutasi Pegawai adalah kegiatan yang dilakukan oleh lembaga untuk memindahkan / mengalihkan pegawai dari satu tempat ke tempat lain dengan tujuan penyegaran, motivasi kerja dan mutasi yang bisa dilakukan antar Fakultas atau bagian di tingkat Rektorat.

6.19 Pelaksana Harian ( PLH ) diangkat apabila terdapat pejabat yang tidak dapat melaksanakan tugas sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja maka untuk tetap menjamin kelancaran pelaksanaan tugas segera menunjuk pejabat lain di lingkungannya sebagai PLH. Pejabat Pelaksana Harian tidak mempunyai kewenangan untuk mengambil atau menetapkan keputusan.

189



Halaman : 8 dari 11

6.20 Pejabat Sementara (Pgs) diangkat apabila ada kekosongan pejabat definitive

atau pejabat definitif berhalangan melaksanakan tugas selama 7 hari keatas, karena melaksanakan pendidikan, haji, cuti, tugas dinas keluar daerah


7.1 Perencanaan Pegawai.

a. Wakil Rektor II Unida menerima pengajuan perencanaan pemenuhan pegawai di Unida berdasarkan atas : - Kebutuhan. - Analisa Jabatan dan beban kerja Fakultas dan Kantor Pusat.

b. Apabila Unida kekurangan pegawai, berdasar telaah dari Fakultas, unit atau bagian di tingkat Rektorat, yang ada pada nomor (a) bab ini, Bagian Kepegawaian Unida mengidentifikasi kebutuhan pegawai.

c. Setelah dilakukan identifikasi, selanjutnya Bagian Kepegawaian mengajukan draft usulan pemenuhan pegawai ke Rektor Unida.

7.2 Pengadaan Tenaga Tidak Tetap a. Berdasarkan identifikasi kebutuhan pegawai di Unida yang berdasar pada

kebutuhan unit, Kabag Kepegawaian mengajukan pengadaan tenaga kontrak ke Kepala Biro AUPK Unida.

b. Setelah Kepala Biro AUPK Unida menyetujui, Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum mengajukan permohonan pengisian tenaga kontrak kepada Rektor Unida.

c. Setelah Rektor Unida menyetujui, tim rekruitmen Unida mengadakan seleksi tenaga kontrak

d. Tim rekruitmen membaca dan meneliti surat lamaran yang masuk dan memberi rekomendasi sesuai kebutuhan

e. Tim rekruitmen meneliti kembali lamaran kerja yang memenuhi syarat. Dari lamaran yang masuk tim rekruitmen memanggil pelamar yang sesuai persyaratan sebelum pelaksanaan tes melalui surat panggilan dan mengadakan tes masuk yang antara lain terdiri dari : - Tulis. - Wawancara. - Praktek (baca tulis Al-quran) - Kesehatan

f. Penentu lolos seleksi calon tenaga kontrak adalah tim rekruitmen g. Apabila diterima pelamar / calon tenaga kontrak mendapat surat panggilan

dan hasil tes

190



Halaman : 9 dari 11

h. Peserta yang diterima sebagai tenaga kontrak menjalani orientasi kerja dan

masa uji coba selama 3 ( tiga ) bulan. Apabila selama masa uji coba oleh pihak Unida dinilai memenuhi syarat, maka akan dilakukan perjanjian kontrak kerja, dan akan ditempatkan secara definitif dengan surat keputusan dan surat tugas Rektor sesuai dengan perjanjian kontrak.

i. Perjanjian Kontrak di tandatangani tenaga kontrak dan Kepala Biro AUPK dan diketahui Rektor.

7.3 Penempatan Tenaga a. Unit membuat telaah kebutuhan tenaga dan diajukan ke Rektor Unida b. Penempatan tenaga berasal dari Tenaga Baru atau Mutasi Intern. c. Proses penempatan Tenaga Baru :

- Pegawai yang bersangkutan menghadap ke kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum untuk menerima surat tugas penempatan

- Selanjutnya berdasarkan surat tugas tersebut tenaga baru menuju ke tempat atau unit kerja.

d. Proses Mutasi Intern : Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum mengajukan penempatan tenaga kontrak ke Rektor.melalui Kepala Biro AUPK.

e. Setelah Rektor menyetujui, SK penempatan diterbitkan f. Proses Mutasi Ekstern

Pegawai yang dimutasi membawa surat penghadapan dari Kementerian Agama RI ke Rektor melalui Kepala Biro AUPK

7.4 Mutasi Pegawai Keluar a. Pegawai bersangkutan membuat permohonan pindah keluar yang ditujukan

kepada Rektor Unida yang kemudian dilanjutkan ke Kopertis XIII sesuai dengan surat permohonan dari pemohon

b. Bersama persyaratan berkas, pegawai bersangkutan mengajukan kepada Kepala Biro AUPK .

c. Kepala Biro AUPK mengajukan ke Rektor untuk dimintakan persetujuan. d. Apabila Rektor setuju, selanjutnya Kepala Biro AUPK mengajukan

permohonan pindah keluar kepada Kopertis XIII. 7.5 Proses Pemenuhan Hak Pegawai.

a. Dalam rangka proses penilaian pegawai, diharuskan membuat kontrak kerja antara atasan langsung dan staf untuk digunakan sebagai alat bantu untuk menilai pegawai secara periodik setahun sekali

b. Penilaian dilakukan oleh atasan langsung setelah kesepakatan kontrak kerja selama 1 (satu) tahun

c. Dasar penilaian kinerja dan prilaku pegawai,

191



Halaman : 10 dari 11

d. Dasar penilaian lain adalah daftar kehadiran pegawai. e. Pelanggaran terhadap PP No.53 Th. 2010 diberikan sanksi dengan urutan

berupa : - Peringatan Lisan oleh atasan. - Teguran tertulis I. - Teguran tertulis II. - Teguran III tidak diindahkan maka akan diteruskan pimpinan yang lebih

tinggi. f. Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum melalui kasubbag Organisasi

menghimpun sasaran kinerja Pegawai yang telah dibuat. 7.6 Diklat Struktural.

a. Pelaksanaan Diklat Struktural / Kepemimpinan diatur dalam PP No.101 Th. 2000 tentang Diklat.

b. Jenis – jenis Diklat Struktural : - Diklatpim IV untuk Pejabat eselon IV - Diklatpim III untuk Pejabat eselon III. - Diklatpim II untuk Pejabat eselon II - Diklatpim I untuk Pejabat eselon I.

c. Persyaratan Diklat Struktural : - Menduduki jabatan struktural. - Atau dipromosikan ke jabatan struktural yang lebih tinggi. - Diusulkan oleh instansi terkait

7.7 Diklat Fungsional a. Diklat fungsional dilakukan berdasarkan pengajuan dari tiap-tiap unit b. Jenis diklat yang diajukan berdasarkan persyaratan jabatan untuk memenuhi

kompetensi yang diperlukan c. Tata cara pelaksanaan diklat fungsional dijelaskan dalam Prosedur Mutu

Peningkatan Kompetensi 7.8 Proses Pensiun atau Pemberhentian Pegawai

a. Macam-macam pemberhentian dengan hormat : - Mencapai Batas Usia Pensiun. - Atas Permintaan Sendiri. - Meninggal Dunia.

b. Pengajuan Pensiun / Pemberhentian dengan Hormat diusulkan oleh Kepala Biro AUPK ke Kopertis XIII dengan persyaratan sesuai jenis pensiun pegawai

c. Kopertis XIII memproses Pemberhentian dengan Hormat dan selanjutnya Surat Keputusan tentang Pensiun / Pemberhentian dengan Hormat

192



Halaman : 11 dari 11

diturunkan melalui Kepala Biro AUPK.

7.9 Pengajuan cuti dan ijin bagi pegawai a. Cuti terdiri dari :

- Cuti Tahunan - Cuti Besar - Cuti Sakit - Cuti Bersalin - Cuti Karena Alasan Penting - Cuti Diluar Tanggungan Negara.

b. Pegawai yang akan mengambil cuti, membuat surat permohonan ke atasan langsung untuk meminta persetujuan

c. Setelah atasan pegawai yang akan mengambil cuti menyetujui maka surat permohonan tersebut diserahkan ke Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum untuk diteruskan ke tingkat yang lebih tinggi sesuai dengan hirarki, untuk mendapatkan persetujuan.

d. Pejabat berwenang menerbitkan persetujuan cuti kepada pegawai yang bersangkutan

8. DOKUMEN

8.1. Daftar pegawai Universitas Iskandarmuda 8.2. Daftar Pegawai Mutasi 8.3. Daftar Pegawai Cuti dan Ijin 8.4. Daftar Pegawai Pensiun 8.5. Daftar Peserta Diklat Struktural dan Diklat Fungsional 8.6. Dokumen file pegawai

193






Prosedur Peningkatan Kompetensi UNIDA/BAUPKK/SOP/03.040


2016

194


Prosedur Peningkatan KompetensiNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 5

PENGESAHAN





195



Halaman : 3 dari 5

1. TUJUAN

SOP Peningkatan Kompetensi ini bertujuan untuk menetapkan tata cara meningkatkan kompetensi Pegawai di lingkungan Universitas Iskandarmuda melalui Diklat (pendidikan kilat), kursus dan workshop.

2. RUANG LINGKUP

2.1. Prosedur Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) 2.2. Prosedur Kursus 2.3. Prosedur Workshop

3. DEFINISI 3.1 Pegawai Negeri Sipil adalah setiap warga negara yang telah memenuhi syarat

yang telah ditentukan diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya dengan digaji berdasarkan peraturan perundang – undangan yang berlaku.

3.2 Diklat adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan Pegawai.

3.3 Kursus adalah bentuk pendidikan berkelanjutan untuk mengembangkan kemampuan peserta kursus dengan penekanan pada penguasaan keterampilan, standar kompetensi, pengembangan sikap kewirausahaan serta pengembangan kepribadian profesional.

3.4 Workshop adalah sebuah pelatihan yang bertujuan untuk mengembangkan pengetahuan, pemahaman dan keterampilan Pegawai Unida.

3.5 Kompetensi adalah kemampuan untuk melaksanakan tugas, kemampuan mengintegrasikan pengetahuan, kerampilan-ketrampilan, sikap-sikap dan nilai-nilai pribadi serta kemampuan untuk membangun pengetahuan dan ketrampilan yang didasarkan pada pengalaman dan pembelajaran yang dilakukan



5. PENGGUNA

5.1. Pimpinan di Universitas Iskandarmuda 5.2. Kepala Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Hukum Universitas Iskandarmuda 5.3. Kepala Sub Bagian Kepegawaian Universitas Iskandarmuda 5.4. Dosen Universitas Iskandarmuda 5.5. Pegawai Universitas Iskandarmuda

196



Halaman : 4 dari 5

6. KETENTUAN UMUM

6.1. Macam-macam diklat, terdiri dariDiklat Prajabatan dan Diklat dalam Jabatan 6.2. Diklat dalam jabatan, terdiri dari:

- Diklat Kepemimpinan (Diklatpim) - Diklat Fungsional - Diklat Teknis

6.3. Peserta Diklat, kursus dan workshop semua Pegawai Universitas Iskandarmuda, baik yang masih menjadi Capeg (CPNS) maupun yang sudah menjadi PNS baik berada di tingkat / golongan rendah maupun di tingkat / golongan tinggi.

6.4. Peserta Diklatpim adalah PNS yang akan atau telah menduduki jabatan struktural 6.5. Peserta Diklat Fungsional adalah PNS yang akan atau telah menduduki jabatan

fungsional tertentu 6.6. Peserta Diklat Teknis adalah PNS yang membutuhkan peningkatan kompetensi

teknis dalam pelaksanaan tugasnyarsedia menerima sanksi akademik apabila melanggarnya.


7.1 Diklat, kursus dan Workshop

a. Lembaga pemerintah / swasta di luar Universitas Iskandarmuda meminta pengiriman peserta untuk mengikuti Diklat paling lambat satu (1) bulan sebelum pelaksanaan Diklat.

b. Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum merekomendasi nama yang ditunjuk setelah ada disposisi dari Wakil Rektor II dan Biro AUPK paling lambat satu (1) minggu setelah menerima disposisi.

c. Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum melakukan koordinasi dengan Kabag Umum agar dibuatkan Surat Tugas dalam kurun waktu selambat-lambatnya satu (1) minggu

d. Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum memberikan Surat Tugas kepada peserta Diklat paling lambat satu (1) minggu sebelum acara Diklat.

e. Setelah melaksanakan tugas peserta diklat menyerahkan surat keterangan telah mengikuti diklat kepada Kabag Organisasi, Kepegawaian dan Hukum paling lambat satu (1) minggu.

7.2 Persyaratan administrasi mengikuti Diklat, kursus dan workshop a. Surat Tugas dari Unida. b. Copy SK terakhir c. Biodata

197



Halaman : 5 dari 5

d. Pasphoto ukuran 3x4

8. FLOW CHART

NO Aktivitas


WRII BiroAUPKK

KabagOrg,Kepegdan

Hukum

Pesetadiklat,kursusdan

workshop

Syarat/perlengkap

anwaktu Output

1

Menunjukpegawaiyangakanmengikutidiklat,kursusdanworkshopberdasarkansuratdariLembagaPemerintah/Swasta

Surat dariLembagaPemerintah/Swasta

1minggu

DisposisiPegawaiyangmengikutidiklat,kursusdanworkshop

2MendisposisisesuaiarahanWarekII

Disposisidari WarekII

1hari Disposisi

3

Memprosessurattugasuntukpegawaiyangditunjuk

DisposisiWarek IIdan BiroAUPK

1minggu

SuratTugas

4

Melaksanakantugasdanmenyerahkansuratketerangantelahmengikutidiklat,kursusdanworkshop

Surattugas SesuaisuratdariLembagaPemerintah/Swasta

SuratKeterangantelahmengikutidiklat,kursusdanworkshop

9. DOKUMEN

9.1. Peraturan-peraturan tentang Diklat, kursus dan workshop 9.2. Informasi tertulis tentang Diklat, kursus dan workshop 9.3. Lembar disposisi dari Wakil Rektor II dan Biro AUPK 9.4. Daftar peserta Diklat, kursus dan workshop 9.5. Surat Tugas untuk mengikuti Diklat, kursus dan workshop 9.6. Surat Keterangan telah mengikuti Diklat, kursus dan worksop

standar operasional prosedur -...

Documents