standar operasional prosedur (sop) · nama sop pelayanan perbaikan instalasi listrik / air ... umum...

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP) SUBBAG UMUM BNN KOTA MATARAM

KEGIATAN PELAYANAN SUBBAG UMUM

1. SOP PERMINTAAN PERBAIKAN INSTALASI LISTRIK

2. SOP PERMINTAAN INVENTARIS KANTOR

3. SOP PERMINTAAN KONSUMSI

4. SOP PEMAKAIAN RUANGAN DAN PERALATAN

5. SOP PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS

6. SOP PEMELIHARAAN

7. SOP PENGAMANAN

8. SOP PELAYANAN TAMU

Badan Narkotika Nasional Kota Mataram

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP PELAYANAN PERBAIKAN INSTALASI LISTRIK / AIR

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Nomor : PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan

4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional

5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota

1. Kepala BNN Kota Mataram. 2. Kasubbag Umum BNN Kota Mataram. 3. Pelayanan Subbag Umum.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Permintaan Perbaikan 2. SOP Pemeliharaan

Meja, kursi, ATK, telepon, peralatan tekhnisi

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

1. Prosedur ini tidak berlaku bagi perawatan rutin dan berkala. 2. Usulan perbaikan yang dilayani adalah untuk perbaikan ringan atau sifatnya

betul-betul mendesak.

1. Surat / blanko permohonan permintaan perbaikan instalasi listrik

2. Buku Kendali

No Kegiatan Pelayanan

Subbag Umum Kasubbag

Umum Kepala BNN

Kota Mataram

Mutu Baku

Keterangan Kelengkapan Waktu Output

1. Mengajukan permohonan Permintaan perbaikan Instalasi listrik / air.

Blangko/surat permohonan

1 jam

Terkirimnya blangko/ surat permohonan.

2. Meneliti dan mendisposisikan blangko/surat permohonan kepada Pelaksana.

Blangko/surat permohonan

5 menit

Terdisposisinya blangko/surat permohonan.

3. Memeriksa tingkat kerusakan dan mencatatnya dalam Buku Kendali.

Buku Kendali 10 menit

Terdeteksinya Tingkat kerusakan dan tercatatnya jenis kerusakan dalam Buku Kendali.

4. Memperbaiki kerusakan Instalasi listrik / air.

Bukti kerusakan

1 jam atau tergantung

tingkat kerusa kan.

Teratasinya kerusakan Instalasi listrik / air.

Jika tingkat kerusakan ringan ditangani secara swakelola, tapi jika tidak mampu maka dilaporkan kepada PLN / PAM.

5. Melaporkan pelaksanaan Perbaikan kepada Pimpinan.

Laporan

10 menit

Adanya Laporan pelaksanaan perbaikan.

Minimal 2 Jam 25 Menit

Kepala BNN Kota Mataram

Drs. H. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

FLOWCHART SOP PELAYANAN PERBAIKAN INSTALASI LISTRIK / AIR

MULAI

PERINTAH UMUM KOMANDAN PELETON

PIMPINAN UNIT KERJA

PENGECEKAN DAN PENCATATAN TINGKAT

KERUSAKAN

TEKHNISI

SELESAI

PETUGAS PLN

LAPORAN


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP PERMINTAAN PERBAIKAN INVENTARIS KANTOR








1. SOP Pengadaan barang 2. SOP Pemeliharaan

Meja, kursi, komputer/laptop, peralatan tehnisi


Jika tidak koordinasi dengan bagian terkait maka tidak mendapatkan penggantian barang yang baru.

Buku Kendali

No Kegiatan

Pelayanan

Subbag Umum

Kasubbag Umum


Mutu Baku

Keterangan Pemohon/Pelapor

Kelengkapan Waktu Output

1. Melaporkan kerusakan barang inventaris kepada Sub bagian terkait.

Bukti kerusakan

5 menit

Tersampaikannya Laporan kerusakan

2. Membuat Surat permintaan perbaikan ditujukan kepada Pimpinan.

Laporan kerusakan

1 jam

Terealisasinya Pembuatan surat Permintaan perbaikan

3. Turun disposisi surat permintaan perbaikan dari Pimpinan tersebut kepada Pelaksana.

Surat permintaan perbaikan

5 menit

Terdisposisinya surat permintaan Perbaikan kepada Pelaksana.

4. a. Melakukan analisa awal terhadap tingkat kerusakan alat olah data

b. Memperbaiki alat barang inventaris di subbag terkait jika tingkat kerusakan ringan.

c. Memperbaiki barang inventaris jika tingkat kerusakan berat.

1. Lembar surat perbaikan

2. Terdapatnya barang inventaris yang rusak

5 jam

Terselesaikannya perbaikan barang Inventaris jika kerusakan ringan

5. Membuat surat izin mengeluarkan barang kepada pelaksana.

Barang inventaris yang kondisinya kerusakan berat

5 menit

Terealisasinya pembuatan surat izin mengeluarkan barang.

6. a. Mengarsipkan surat tsb b. Melakukan perbaikan c. Melakukan penggantian

Spare part jika perlu d. Mengajukan pembelian

sparepart. e. Membuat laporan hasil

kerja perbaikan olah data f. Mengembalikan alat olah

data

Surat izin mengeluarkan barang

6 jam

Terselesaikannya Perbaikan barang Inventaris kantor

1

7. Memberikan Nota Dinas Rekomendasi penggantian Barang inventaris jika sudah tidak layak pakai ditujukan kepada Pimpinan.

Barang inventaris tidak dapat diperbaiki

5 menit

Terealisasinya Nota dinas Rekomendasi

8. Mengajukan permintaan alat olah data.

Nota Dinas rekomendasi penggantian barang baru

5 menit

Terealisasinya penggantian barang baru


Drs. H. Nur Rachmat, Apt NIP. 19660408 199203 1 013

1

FLOWCHART SOP PERMINTAAN PERBAIKAN INVENTARIS KANTOR

MULAI

LAPORAN KERUSAKAN

ANALISA TINGKAT KERUSAKAN

RINGAN

SELESAI

BERAT

PELAKSANAAN PERBAIKAN

LAPORAN PERBAIKAN

SURAT IJIN MENGELUAR KAN BARANG

NOTA DINAS REKOMENDASI PENGGANTIAN

BARANG

PENGEMBALIAN

BARANG

TIDAK LAYAK

PAKAI

MASIH LAYAK

PAKAI


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP PELAYANAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS








1. SOP Kegiatan 2. SOP Pemeliharaan

Kendaraan dinas, meja, kursi, komputer/laptop, ATK, telepon.


1. Peminjaman/penggunaan kendaraan dinas dilayani jika kendaraan dinas tersedia dan dalam kondisi layak jalan.

2. Jika terjadi kerusakan / kecelakaan /kehilangan maka menjadi tanggung jawab Peminjam.

1. Surat / blanko permohonan penggunaan kendaraan dinas 2. Buku kendali

No Kegiatan Pemohon Pelayanan

Subbag Umum

Kasubbag Umum


Mutu Baku


1. Mengajukan permohonan Penggunaan kendaraan dinas ke kasubbag Umum.

Blangko /surat permohonan

1 jam

Terkirimnya blangko/surat permohonan


Blangko /surat permohonan

5 menit

Terdisposisinya blangko/surat permohonan

3. Mencatat peminjaman kendaraan dinas dalam Buku Kendali.

Buku Kendali

5 menit

Tercatatnya Peminjaman kendaraan dinas di buku kendali

4. Menugaskan kepada pengemudi atau penanggung jawab dari pihak peminjam untuk mengemudikan kendaraan yang dipinjam.

Perintah atau serah terima kunci kendaraan + STNK

5 menit

Terselesaikannya serah terima peminjaman kendaraan dinas

5. Mengembalikan kendaraan Kepada subbag terkait.

Pengembalian Kunci kendaraan + STNK

5 menit

Kembali-nya Kendaraan dinas dalam kondisi Seperti semula


Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013

FLOWCHART SOP PELAYANAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS

MULAI

SURAT PERMOHONAN DARI PEGAWAI

SELESAI

SURAT PERMOHONAN DARI BAGIAN

TERKAIT

PIMPINAN

DIPROSES OLEH PELAKSANA

TIDAK

PEMOHON

PENGEMUDI

PEMOHON

YA

PENGEMBALIAN


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP PELAYANAN PERMINTAAN KONSUMSI



Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan





SOP Rapat

ATK, telepon, toko kue dan rumah makan.


Untuk permintaan konsumsi surat permohonan diajukan ke Kasubbag TU sebelum kegiatan berlangsung.

Surat / blanko permohonan permintaan konsumsi.

No Kegiatan

Pemohon Pelayanan

Subbag Umum

Kasubbag Umum


Mutu Baku


1. Mengajukan permohonan permintaan konsumsi pada bagian terkait.

Blangko / surat permohonan

1 jam

Terkirimnya blangko/surat permohonan


Blangko / surat permohonan

5 menit

Terdisposisinya blangko/surat permohonan

3. Memesan konsumsi sesuai dengan permintaan pemohon.

Pesanan konsumsi

10 menit

Pesanan konsumsi

4. Menerima konsumsi yang dipesan.

Tanda Terima / Kwitansi

10 menit

Diterimanya konsumsi yang dipesan

5. Menyerahkan pesanan Konsumsi kepada pemohon.

Pesanan konsumsi

5 menit

Diterimanya Pesanan konsumsi Oleh pemohon

6. Mencatat Bukti Pengeluaran.

Bukti pengeluaran dari Penyedia Jasa Konsumsi

5 menit

Tercatatnya bukti pengeluaran

1 Jam 35 Menit



FLOWCHART

SOP PELAYANAN PERMINTAAN KONSUMSI

MULAI

SURAT PERMOHONAN

PELAKSANA BAGIAN TERKAIT

YA

SELESAI

TIDAK

PENCATATAN BUKTI

PENGELUARAN

PEMESANAN KONSUMSI KPD

PENYEDIA JASA

PENYERAHAN PESANAN

KONSUMSI KPD PEMOHON

PEMOHON


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP PELAYANAN PEMAKAIAN TEMPAT / RUANGAN DAN PERALATAN








SOP Pelaksanaan Rapat.

Ruangan, peralatan, meja, kursi, komputer/ laptop, ATK, telepon.


Peminjaman/penggunaan ruangan dan peralatan dilayani jika tidak sedang digunakan dalam kegiatan lain.

1. Surat/blanko permohonan penggunaan ruangan/peralatan. 2. Buku Kendali.

No Kegiatan

Pemohon Pelayanan

Subbag Umum

Kasubbag Umum


Mutu Baku

Keterangan

Kelengkapan Waktu Output

1. Mengajukan permohonan Penggunaan ruangan/ Peralatan ke Kasubbag Umum

Blangko /surat Permohonan.

1 jam

Terkirimnya blangko/ surat permohonan.

2. Meneliti dan mendisposisikan blangko/surat permohonan Kepada Pelaksana/ Pelayanan Subbag Umum.

Blangko /surat permohonan.

5 menit

Terdisposisinya blangko/ surat permohonan.

3. 1. Mencatat peminjaman ruangan/peralatan dalam Buku Kendali.

2. Menyiapkan ruangan/ Peralatan dan menyerahkannya Pada penanggung jawab dari pihak peminjam sesuai aturan yang berlaku.

Disposisi Kasubbag Umum.

5 menit

1

jam

Tercatatnya peminjaman ruangan/ peralatan di buku kendali. Tersedianya ruangan/ Peralatan yang siap untuk digunakan.

4. Melaporkan pemakaian ruang /tempat kepada Kasubbag Umum / Kepala BNN Kota Mataram

Laporan 5 menit

Kembalinya Ruangan dan peralatan dalam kondisi seperti semula.

2 Jam 15 Menit



FLOWCHART SOP PELAYANAN PEMAKAIAN TEMPAT / RUANGAN DAN PERALATAN

MULAI

SURAT PERMOHONAN DARI KASUBBAG TERKAIT

KASUBBAG Umum BNN Kota Mataram

YA

TIDAK

DIPROSES OLEH PELAKSANA

SUBBAG Umum

PEMOHON

LAPORAN SELESAI

KEGIATAN

SELESAI

PEMOHON


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP PEMELIHARAAN, GEDUNG, KENDARAAN DINAS, PERALATAN KANTOR DAN BARANG INVENTARIS








1. SOP Pencairan dana LS 2. SOP Pengadaan 3. Penyedia Jasa

Meja, kursi, komputer/laptop, mesin tik, ATK, faksimile, telepon.


Seluruh jenis pemeliharaan BMN harus dilaksanakan oleh Subbag Rumah Tangga dengan persetujuan PPK.

Buku Kendali.



Umum Kepala BNN

Kota Mataram

Bendahara

Mutu Baku

Keterangan Pengeluaran Kelengkapan Waktu Output

1. Mendisposisi surat permintaan perbaikan kpd Kasubbag TU terkait untuk memproses pelaksanaan pekerjaan.

Nota dinas

1 Jam

Terdisposisinya Surat Permintaan Perbaikan.

2. 1. Menganalisa surat yang telah didisposisi Pimpinan.

2. Menugaskan pelaksana Untuk membuat konsep Surat permintaan penawaran Harga kepada penyedia barang/jasa terpilih.

Surat tugas/Memo

1 Jam

1. Terselesaikannya analisa disposisi

2.Tersampaikannya Perintah pembuatan surat permintaan Penawaran.

3. 1. Membuat konsep Surat Permintaan Penawaran.

2. Menyiapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS).

3. Menyerahkan konsep Surat Permintaan Penawaran dan HPS kepada bagian terkait.

1. Konsep Surat Permintaan Penawaran

2. Konsep HPS

2 Hari

1. Terselesaikannya Konsep Surat Permintaan Penawaran

2. Tersiapkannya HPS

3. Terserahkannya Konsep HPS

4. 1. Menganalisa dan menandatangani konsep Surat permintaan penawaran

2. Meneliti HPS. 3. Menugaskan

pelaksana untuk mengirim Surat Permintaan Penawaran kepada penyedia barang/jasa.

1. Konsep Surat Permintaan Penawaran

2. Konsep HPS

2 Jam

1. Terbubuhinya Tanda tangan pada surat permintaan penawaran

2. Terselesaikannya Analisa HPS

3. Tersampaikannya Perintah utk kirim surat Permintaan penawaran Kepada rekanan.

5. Menyampaikan Surat Permintaan Penawaran Kpd penyedia barang/jasa.

Surat Permintaan Penawaran.

1 jam

Terkirimnya Surat Permintaan penawaran.

6. 1. Menerima,meneliti penawaran harga dari penyedia barang/jasa.

2. Mengoreksi dan menegosiasi harga penawaran dengan penyedia barang/jasa.

3. Membuat dan menyelesaikan Surat Perintah Kerja (SPK).

4. Meneliti kuitansi,faktur, SSP dan faktur pajak selanjutnya menugaskan Pelaksana untuk membuat Bukti KasTetap (BKT).

1. Kuitansi,faktur, SSP dan faktur pajak

2. Surat penawaran Harga,Berita Acara Pemenang Pemilihan Lelang

Maksimal 30 hari

1. Surat Penawaran Harga

2. SPK 3. Faktur 4. Kuitansi

7. Membuat konsep BKT dan Menyampaikannya kepada Sub bagian terkait.

Konsep BKT 1 jam

Setelah pekerjaan Selesai.

8. Meneliti dan memaraf BKT dan menyampaikannya kepada Pimpinan.

BKT 1 jam

Terbubuhinya paraf pada BKT.

9. Meneliti dan menandatangani BKT dan menugaskan pelaksana Untuk menyampaikannya Kepada Bendahara.

BKT 1 jam

Terbubuhinya tanda Tangan pada BKT.

10. Menyampaikannya BKT kepada Bendahara.

BKT 1 jam

Tersampaikannya BKT kepada Bendahara.



FLOWCHART SOP PEMELIHARAAN, GEDUNG, KENDARAAN DINAS,

PERALATAN KANTOR DAN BARANG INVENTARIS

MULAI

PENGAJUAN

KONSEP SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA KEPADA

PENYEDIA JASA

MENYIAPKAN HPS

MENYAMPAIKAN SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

KEPADA PENYEDIA BARANG/JASA

SETUJU

ANALISA

SELESAI

DITOLAK

KONSEP BKT

PIMPINAN

BENDAHARA


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP PENGAMANAN








1. SOP SIMAK 2. SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN

Kamera CCTV, HT, Lampu Senter, Buku laporan, Pentungan.


Siaga dan waspada dalam melakukan tugas pengamanan. 1. Daftar absensi satuan pengamanan 2. Buku catatan peristiwa 3. Buku catatan keluar masuk barang dari

kantor



Umum Kepala BNN

Kota Mataram

Mutu Baku


1. Memberikan perintah secara umum.

Surat Tugas

5 Menit

Terdapatnya perintah secara umum.

2. Mengeluarkan perintah harian dan mengkoordinasikan kegiatan harian.

Surat Tugas

5 Menit

Terdapatnya perintah harian dan terkoordinasikannya kegiatan harian.

3. a. Melakukan tindakan pengamanan gedung beserta barang inventaris kantor.

b. Melakukan pengamanan pada kendaraan dinas kantor dan kendaraan pribadi.

c. Memberikan pelayanan kepada setiap pimpinan.

d. Mengawasi keluar masuknya barang inventaris kantor.

e. Mencatat Setiap kendaraan yang keluar masuk di lingkungan Balai Diklat.

f. Menanyakan dan memeriksa setiap tamu yang datang baik keperluan maupun tujuannya

Surat Tugas

24 jam

Terlaksananya tugas harian Satuan Pengamanan.

4. Menerima laporan pelaksana Perihal kehilangan barang, Mengeluarkan barang dari kantor, penitipan ranmor.

Laporan

5 menit

Teridentifikasinya Laporan.

5. Menerima perintah: 1. Menginvestigasi kasus

kehilangan (Pencurian) 2. Mendampingi pelaksana

pada saat mengeluarkan barang dari kantor.

3. Menjaga kendaraan Bermotor.

Perintah

Segera

a. Terinvestigasinya kasus kehilangan

b. Terdampinginya pelaksana pada saat mengeluarkan barang

c. Terjaganya kendaraan bermotor

6. Melaporkan kasus Pencurian kepada Pimpinan dan Mengkoordinasikan Kasus pencurian/Tindak pidana lainnya dengan kepolisian wilayah setempat jika dibutuhkan.

Bukti

Segera

Terdapatnya laporan dan terkoordinasi baik dengan pihak kepolisian setempat.


Drs.H. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013

FLOWCHART SOP PENGAMANAN

MULAI

SURAT PERMOHONAN

PERINTAH HARIAN KOMANDAN REGU

PELAKSANAAN TUGAS PENGAMAN

LAPORAN PELAKSANAAN TUGAS

LAPORAN KASUS/TINDAK PIDANA KE POLISI SETEMPAT

SELESAI


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP PELAYANAN TAMU






1. Kepala BNN Kota Mataram 2. Kasubbag Umum BNN Kota Mataram. 3. Pelayanan Subbag Umum.


1. SOP Permintaan Konsumsi 2. SOP Pengamanan

Meja , Kursi , ATK , Telepon


Setiap tamu yang datang harus menunjukkan Kartu Identitas dan atau Surat Tugas (kecuali untuk tamu VVIP)

Buku Tamu



Umum Kepala BNN

Kota Mataram

Mutu Baku


1. Meminta Kartu Identitas dan atau Surat Tugas dari setiap tamu yang datang.

Kartu Identitas dan atau Surat Tugas.

5 menit

Diketahuinya Kartu Identitas dan atau Surat Tugas dari tamu yang datang.

2. Mencatat Identitas serta Maksud dan tujuan dari tamu yang datang.

Buku Tamu

5 menit

Tercatatnya Identitas Serta maksud dan tujuan dari tamu yang datang.

3. Memberikan Kartu Tamu.

Kartu Tamu

1 menit

Teridentifikasinya setiap tamu yang datang.

4. Mengkomunikasikan kepada Pimpinan melalui staff pimpinan perihal kedatangan Tamu.

Telephone

5 menit

Tersampaikannya kepada Pimpinan perihal kedatangan Tamu.

5. Mengkonfirmasikan kesediaan dan waktu Pimpinan untuk menerima Tamu.

Telephone

5 menit

Informasi kesediaan dan waktu Pimpinan untuk menerima Tamu.

6. Mengarahkan tamu ke ruang pimpinan.

Ruang Pimpinan 5 menit

Tertujunya Tamu pada Pimpinan yang dimaksud.

7. Menyiapkan Jamuan Tamu Pimpinan.

Permintaan Jamuan Tamu

1 Jam

Tersedianya Jamuan Tamu.

8. Menyiapkan kendaraan Untuk transportasi Tamu Pimpinan.

Permintaan peminjaman Kendaraan Dinas.

15 menit

Tersedianya Kendaraan.


Drs.H.Nur Rachmat,Apt. NIP. 19660408 199203 1 013

FLOWCHART SOP PELAYANAN TAMU

MULAI

MEMINTA KARTU IDENTITAS ATAU SURAT TUGAS TAMU

MENCATAT IDENTITAS TAMU

MEMBERIKAN KARTU TAMU

MENGKOMUNIKASIKAN KEPADA PIMPINAN MELALUI STAFF PIMPINAN PERIHAL

KEDATANGAN TAMU

MENGARAHKAN TAMU KE RUANG PIMPINAN

SELESAI

MENYIAPKAN JAMUAN TAMU PIMPINAN

standar operasional prosedur (sop) · nama sop pelayanan perbaikan instalasi listrik / air ... umum...

Documents