Standard Operating Procedure

AUDIT INTERNAL

LABORATORIUM STATISTIK DAN REKAYASA KUALITAS

Universitas Brawijaya

Malang

2017

Hal. i

LEMBAR IDENTIFIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F07/88/HK.01.02.a/003

17 November 2017

AUDIT INTERNAL 0

Halaman i dari 5

AUDIT INTERNAL

Proses

Penanggungjawab

Tanggal

Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Fachrezy

Pangestu Widi

Koordinator

Asisten

17 November 2017

2. Pemeriksaan Debrina Puspita

Andriani, ST.,

M.Eng.

Kepala

Laboratorium

17 November 2017

3. Persetujuan Ishardita

Pambudi Tama

ST., MT., Ph.D.

Ketua

Jurusan

Teknik

Industri

20 November 2017

4. Penetapan Dr. Ir. Pitojo Tri

Juwono, MT.

Dekan

Fakultas

Teknik

20 November 2017

5. Pengendalian Dr. Ir. Surjono,

MTP.

Wakil Dekan

I Fakultas

Teknik

20 November 2017

Hal. ii

DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i

DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii

A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1

C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1

D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1

E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2

F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

Hal. 1

A. Tujuan

Tujuan dilaksanakannya audit internal adalah sebagai berikut:

1. Melakukan verifikasi terhadap efektivitas dari penerapan sistem mutu

secara efektif dan efisien.

2. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan

masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan.

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Ruang lingkup dan unit yang terkait yaitu semua kegiatan audit internal

yang dilaksanakan di semua bidang terkait dalam penerapan sistem

manajemen mutu di Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yaitu

sebagai berikut:

1. Kepala Laboratorium Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

2. Asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

3. Auditor

4. Tim Audit Jurusan Teknik Industri FT-UB

C. Standar Mutu yang Terkait

Standar Mutu yang terkait dengan diadakannya audit internal adalah

standar capaian, standar proses dan penilaian dimana dalam audit internal

nantinya akan dievaluasi proses selama setahun terkait Laboratorium

sehingga dapat diketahui standar capaian dan hal-hal yang harus dievaluasi

untuk perbaikan kedepannya.

D. Istilah dan Definisi

1. Audit Internal adalah Audit yang dilakukan untuk memastikan

kesesuaian antara keberadaan sistem manajemen mutu dengan

pelaksanaannya.

2. Divisi Quality Assurance adalah pihak yang bertanggung jawab

mengurus segala dokumen yang dibutuhkan untuk audit bersama

Kepala Laboratorium

3. Tim UJM Jurusan adalah pihak yang bertanggung jawab mengenai unit

jaminan mutu jurusan

Hal. 2

E. Urutan Prosedur

Berikut merupakan prosedur diadakannya kegiatan audit internal:

1. Menetapkan jadwal pelaksanaan audit internal oleh pihak

laboratorium sesuai dengan pilihan jadwal yang disediakan oleh

audio.

2. Divisi Quality Assurance menyiapkan segala dokumen yang

dibutuhkan untuk keperluan audit. Divisi Quality Assurance

menyusun rencana Audit Internal Sistem Mutu untuk periode 12

bulan, setiap bagian minimal satu kali dalam satu tahun.

3. Divisi Quality Assurance akan mengoordinasikan seluruh asisten

laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas dalam pembuatan

dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk audit sesuai dengan

divisi-divisi yang bersangkutan dengan kebutuhan dokumen.

4. Divisi Quality Assurance mengoordinasikan seluruh asisten

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas untuk membuat

laporan pertanggung jawaban setiap divisi dan setiap program kerja

serta dokumen-dokumen pendukung lainnya yang dimiliki oleh

seluruh divisi yang dibutuhkan untuk kepentingan audit internal.

5. Divisi Quality Assurance mengonsultasikan seluruh dokumen audit

internal kepada Kepala Laboratorium.

6. Pelaksanaan audit internal Laboratorium Statistik dan Rekayasa

Kualitas yang dihadiri oleh Kepala Laboratorium, asisten laboratorium

SRK, tim audit internal jurusan, dan auditor yang sudah ditentukan

oleh pihak universitas.

7. Divisi Quality Assurance mencatat segala ketidak-sesuaian hasil audit

dan mengonfirmasikannya kepada auditor.

8. Auditor menerima dan mengklarifikasi temuan ketidak-sesuaian dan

mengajukan tindakan perbaikan melalui borang klarifikasi.

9. Pihak laboratorium melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan

atas temuan ketidak-sesuaian yang dikoordinasikan oleh Kepala

Laboratorium.

10. Melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan

yang telah dilakukan bersama Kepala Laboratorium dan seluruh

asisten yang terkait.

11. Memantau tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan.

12. Divisi Quality Assurance melaporkan hasil audit internal secara

manajemen.

13. Melaksanakan kegiatan audit internal.

Hal. 3

F. Bagan Alir

Ketua Jurusan

Kepala

Laboratorium

Pihak Auditor

Asisten

laboratorium

(Divisi Quality

Assurance)

Asisten

laboratorium

(Divisi Quality

Assurance)

Seluruh asisten

laboratorium

• Ketua Jurusan

• Tim UJM Jurusan

Kepala

laboratorium

• Pihak Auditor

Asisten

laboratorium

(Divisi Quality

Assurance)

Kepala

laboratorium

Auditor

Mulai

Menetapkan Jadwal Pelaksanaan Audit Internal oleh Pihak Laboratorium (1

minggu)

Jadwal visitasi

oleh auditor

Divisi Quality Assurance menyiapkan segala dokumen untuk keperluan audit (3

bulan)

Seluruh dokumen

untuk audit mutu

Divisi Quality Assurance

mengoordinasikan seluruh asisten

Laboratorium SRK untuk membuat

dokumen audit (1-2 bulan)

Laporan pertanggung

jawaban program

kerja dan divisi

Pelaksanaan audit internal Laboratorium

Statistik dan Rekayasa Kualitas (1 hari)

Notulensi Divisi Quality Assurance mencatat segala

ketidaksesuaian audit dan

mengonfirmasikannya kepada auditor.

(1 hari)

A

Hal. 4

• Auditor

• Asisten

Laboratorium

• Kepala

Laboratorium

• Auditor

• Auditor

G. Referensi

Referensi yang digunakan adalah:

1. Manual Prosedur Pengolahan Dokumen Laboratorium Statistik &

Rekayasa Kualitas

2. Dokumen job description Laboratorium Statistik dan Rekayasa

Kualitas

Auditor menerima dan mengklarifikasi

temuan ketidaksesuaian dan mengajukan

tindakan perbaikan melalui borang klarifikasi. (6 bulan)

Temuan

laboratorium oleh

Auditor

Melakukan verifikasi terhadap tindakan

perbaikan dan pencegahan

(1 bulan)

PDCA

Memantau tindakan perbaikan dan

pencegahan yang dilakukan

(1 bulan)

Divisi Quality Assurance melaporkan hasil

audit internal secara manajemen

(1 hari).

Selesai

A

Hal. 5

H. Lampiran

1. Formulir Evaluasi Laboratorium

TIMELINE AUDIT INTERNAL

2016 December

MONDAY TUESDAY WEDNESDAY THURSDAY FRIDAY SATURDAY SUNDAY

28 29 30 01 02 03 04Menentukan

jadwal audit

internal

Menentukan

jadwal audit

internal

Menentukan

jadwal audit

internal

Menentukan

jadwal audit

internal

Pelaksanaan

internal audit

Lab SRK

05 06 07 08 09 10 11QA mencatat

temuan dan

konfirmasi ke

auditor

12 13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24 25

26 27 28 29 30 31 01

02 03a. Menentukan jadwal audit internal: 7 hari; b. QA menyiapkan semua dokumen

(September- November 2016 atau 3 bulan); c. QA koordinasi ke asistan lab srk

untuk membuat dokumen (October-November 2016); d. QA mengkonsultasikan ke

Kalab (November 2016); e. Auditor menerima & klarifikasi temuan dan perbaikan

melalui borang (6 bulan= December-June 2017); f. Verifikasi perbaikan dan

pencegahan(Juni-Juli 2017); g. Memantau tindakan perbaikan (Juli-Agustus 2017)

Notes: