SAI No: 40

        

AUIN

                 

  

0113‐012‐759

DIT REPONDUSTRIAFor the 

9/14 

ORT OF PRAL WASTperiod 2

STATE AU

REPARATE MANAG23rd Marc

Podgoric

 

DIT INSTIT

TION ADVGEMENT h 2011 ti(final) 

ca, 27th July 2

 

TUTION 

VANCE FOAND CLEll 15th De

2015 

OR MONTEAN‐UP Pecember 2

TENEGROPROJECT 2014  

O 

2  

 

AUDIT REPORT OF PREPRATION ADVANCE FOR MONTENEGRO INDUSTRIAL WASTE MANAGEMENT AND CLEAN‐UP PROJECT  

for the period from 23 March 2011 to 15 December 2014  Pursuant to Article 9 of the Law on the State Audit Institution and the Decision of the relevant Auditing  Board,  composed  by  a  Leader  of  the  Auditing  Board,  Milan  Dabović,  PhD  and  a member of the Auditing Board, Dragiša Pešić, the State Audit Institution has performed audit of Preparation Advance for the “Montenegro Industrial Waste Management and Clean‐up Project” financed  by  the  International  Bank  for  Reconstruction  and  Development  (World  Bank)  – Preparation  Advance  no.  IBRD  P4600‐ME,  for  the  period  23rd March  2011  –  15th December 2014.  The  Report  on  Loan  Proceeds  is  within  the  jurisdiction  of  the Ministry  of  Finance,  as  the signatory  of  the  Loan  Agreement  and  the  Environmental  Protection  Agency,  as  the implementing entity of the “Montenegro Industrial Waste Management and Clean‐up Project”.  The audit was conducted pursuant to Articles 4 and 9 of the Law on the State Audit Institution, relevant SAI  international standards  (ISSAI) and  the Annual Plan of  the State Audit  Institution for 2015, no: 4011‐06‐1799 as of 25 December 2014. In accordance with the SAI  international standards  (ISSAI),  the State Audit  Institution complied with ethical requirements and planned and  conducted  the  audit  as  to  ensure  reasonable  confidence  that  there  are  no materially incorrect presented data.  In our opinion,  the audit did not determine  irregularities  in  implementation of  the  legislation related  to  performance  of  the  project  activities  for  which  the  advance  was  provided.  The contracts  for  consulting  services  were  prepared  and  realized  in  line  with  the  Advance Agreement  for Preparation of  the  “Montenegro  Industrial Waste Management and Clean‐up Project” (Preparation Advance no. IBRD P4600‐ME), Standard Conditions for Advances Made by the World Bank under its Project Preparation Facility (dated July 2010), Disbursement Letter for the  Advance  and  World  Bank  Disbursement  Guidelines  for  Projects  (dated  May,  2006). Activities  envisaged  by  the  consulting  contracts were  realized  in  line with  defined  terms  of references and refinancing dates, approved by the World Bank. 

The public procurement procedure for selection of the consultants based on quality and costs (QCBS)  and  public  procurement  procedure  for  selection  of  the  consultants  based  on consultants’ qualifications (QBS) are carried out  in  line with the Guidelines of the World Bank for Selection and Employment of Consultants under IBRD Loans and IDA Credits by World Bank Borrowers.  

Transfer of proceeds of the Advance by the World Bank was conducted in line with concluded contracts with  consulting  firms, disbursement  letters  issued by  the Environmental Protection Agency  and  issued  invoices  for  eligible  expenses.  The  revenues  and  expenditures  of  the “Montenegro  Industrial Waste Management  and Clean‐up Project”  and  financial  situation of 

3  

the Project were presented, in all material aspects, in real and objective manner. The revenues and payments were executed in line with the relevant World Bank Disbursement Guidelines for Projects,  during  the  period  of  the  Project  effectiveness,  i.e.  from  23 March  2011  until  15 December 2014  and  therefore,  the  relevant Auditing Board has expressed unqualified  audit opinion with emphasis on the following: 

1. The Environmental Protection Agency has indicated that the amount of EUR 769,231.00 was  withdrawn  as  of  11  May  2015.  The  Environmental  Protection  Agency  has  not reduced  this  amount  by USD  51,207.51  repaid  to  the World  Bank  as  of  09  February 2015.  

 The Environmental Protection Agency together with the Ministry of Finance shall determine the  precise  amount  of  withdrawn  funds,  which  will  be  included  in  the  loan  amount,  in conformity with  the  Loan Agreement  for  “Montenegro  Industrial Waste Management  and Clean‐up Project”, the total value of which amounts to EUR 50,000,000.00.  

2. The Environmental Protection Agency, as the spending unit responsible for the project implementation,  has  failed  to  compile  the  Project‐related  records,  so  to  enable monitoring  thereof  and  to  enable  the  Ministry  of  Finance,  as  the  beneficiary,  to supervise the implementation.  

In line with the World Bank Disbursement Guidelines for Projects and Standard Conditions for Advances Made by  the World Bank,  the Environmental Protection Agency  shall  furnish  the records  and  supporting  documents  showing  eligible  costs  and  performed  activities  for  the following projects and retain them within prescribed deadlines.  

3. The Environmental Protection Agency has  failed to submit to the World Bank  financial reports in form satisfactory to the World Bank, therefore violating the Loan Agreement, Item  2.05,  b)  –  Financial  Reporting,  governing  that  the  Borrower  shall  prepare  and furnish  to  the Bank not  later  than  forty‐five  (45) days after  the end of each  calendar quarter,  interim  unaudited  financial  reports  for  the  Projects  covering  the  quarter,  in form and substances satisfactory to the Bank. 

 In  line with  the Loan Agreement,  the Environmental Protection Agency  shall  submit  to  the World  Bank  interim  unaudited  financial  reports  on  Project‐related  revenues  and expenditures.   

                                                                                PRESIDENT OF SENATE                                                                                              PhD Milan Dabović, leader of Auditing Board  

(duly signed and stamped)    

4  

Introduction  At request of  the World Bank,  the State Audit  Institution has performed audit of Preparation Advance  for  the  “Montenegro  Industrial Waste Management and Clean‐up Project”  financed from the  loan granted by the  International Bank  for Reconstruction and Development  (World Bank) – Preparation advance no. IBRD P4600‐ME.  The audit  report of Preparation Advance  for  the “Montenegro  Industrial Waste Management and  Clean‐up  Project”  contains  the  review  of  utilization  of  proceeds  in  the  period  from  23 March 2011 until 15 December 2014,  i.e.  in  the period  from  the day of  signing of  the  Loan Agreement no. IBRD P4600‐ME until the last refinancing date approved by the World Bank. The project  implementation  is  governed  by  the  World  Bank  rules  governing  the  Project implementation, procurements,  contract management, eligible expenses, audit and  reporting to the Bank.  1.  Audit  Objective  ‐  The  objective  of  the  audit  is  to  express  opinion  on  the  financial situation of the Project, revenues and expenses incurred during the period from 23 March 2011 until  15  December  2014  and  compliance  with  the  regulatory  framework  in  terms  of implementation of activities for which proceeds of the advance were requested.  2.  Project Description – At  request  for  financial assistance made by Montenegro no. 02‐12647/1 as of 12 November 2010, the International Bank for Reconstruction and Development (World  Bank)  granted  the  preparation  advance  from  the  World  Bank  project  preparation facilities  amounting  to  USD  1,000,000.00,  in  compliance  with  conditions  stated  in  the Agreement on Preparation Advance  for  the  “Montenegro  Industrial Waste Management and Clean‐up Project”.  As  of  23  March  2011,  the  Government  of  Montenegro  –  Ministry  of  Finance  signed  the Agreement on Preparation Advance  for  the  “Montenegro  Industrial Waste Management and Clean‐up Project” – Preparation advance no. IBRD P4600‐ME. The beneficiary is the Ministry of Finance,  as  the  authorized  representative  of  Montenegro.  The  Environmental  Protection Agency is the implementing entity, responsible for the implementation of activities. 3.   Refinancing ‐ The Agreement, Article III – Withdrawal of Advances, Item 3.03, stipulates that the refinancing date shall be 01 October 2012. In compliance with the letter of the Ministry of  Finance  no.  06‐4329  as  of  27  October  2014  requesting  from  the  International  Bank  for Reconstruction and Development to postpone the refinancing date of the project preparation stage, the Bank determined 15 December 2014 as the latest refinancing date. 4.  Description of Project Activities – Article  II,  Item 2.01 Description of Activities, of  the Agreement sets activates for which the advance is granted: ‐  Site  investigations and preparation  study  to determine  remediation  requirements and budgets for the selected historic industrial waste disposal sites; ‐  Siting and feasibility study for the development of a national hazardous waste disposal facility in Montenegro; ‐  Environmental  Impact Assessment  for  industrial disposal  sites  remediation works  and establishment of national hazardous waste disposal facility; 

5  

‐  Project  management,  including  fiduciary  functions,  procurement  and  financial management, monitoring and evaluation.  Item  2.03  of  the  Agreement  regulates  that  the  advance  is  made  available  to  the  project implementing entity, in accordance with terms and conditions defined by the World Bank.  Item 2.04 – Project Monitoring, Reporting and Evaluation ‐ of the Agreement regulates that the Recipient  shall monitor  and  evaluate  the  progress  of  the  activities  in  accordance  with  the provisions of Section 2.08 of the Standard Conditions.  Establishment of Project‐related bodies and working groups   Pursuant  to Article 55 of  the Decree on Organization and Work of  the Public Administration, (“Official Gazette of Montenegro”, no. 05/12), the Environmental Protection Agency passed the Decision no. 16‐655/1 as of 21 February 2012 on formation of the Steering Committee for the Implementation of  the  “Montenegro  Industrial Waste Management and Clean‐up Project”. This Decision establishes the Steering Committee consisting of 9 members and sets their terms of references. Item 3 thereof regulates that “Expenses for work of the Steering Committee shall be  borne  by  the  institution  employing  the  members  of  the  Steering  Committee”.  The Environmental  Protection  Agency  has  not  effectuated  payments  for  remuneration  of  the members of the Steering Committee (Item 3 of the Letter D‐1609/1 as of 16 June 2016).  Pursuant  to Article  9 of  the Decree on Organization  and Work of  the Public Administration, (“Official Gazette of Montenegro”, nos.  07/11,  40/11),  the  Environmental Protection Agency passed  the  Decision  no.  38971  as  of  19  December  2011  on  establishment  of  the  technical working  group  for  the  “Montenegro  Industrial Waste Management  and  Clean‐up  Project” defining  the  following:  members  of  the  technical  working  group;  terms  of  references; evaluation  of  reports  and monitoring work  conducted  by  consultants;  costs  of work  of  the working  group  (to be paid by  the Environmental Protection Agency);  remuneration  costs  for members.  Pursuant to the Decision no. 05‐D‐389172, total costs for work of the technical working group paid from the budget of the Environmental Protection Agency amount to EUR 1,000.00 (split in tranches amounting to EUR 250.00).  In  the  letter  no.  D‐2434/1  as  of  30  October  2012,  the  Environmental  Protection  Agency informed the World Bank on formation of the Project Management Unit (PMU). Members of the Project Management Unit are employees of the Environmental Protection Agency: Vladan Dragutinović – project manager; Almina Bucan – communication officer; Monika Figaj – advisor for project  results monitoring; Zoran Amidžić –  financial management expert. Moreover,  the letter  states  that  the  Project  Management  Unit  will  engage  two  experts  (environmental protection expert/civil engineer and waste management expert), the engagement of which will be conducted through the open bid procedure at the moment their involvement is considered 

6  

to  be  necessary.  All  procurement‐related  activities  shall  be  conducted  by  experts  from  the Technical Support Unit (TSU).  II FINDINGS AND ESTABLISHMENT OF FACTS  The Government of the Republic of Montenegro, Ministry of Finance and International Bank for Reconstruction and Developments signed the Loan Agreement for the “Montenegro Industrial Waste  Management  and  Clean‐up  Project”  as  of  10  October,  of  the  total  value  of  EUR 50,000,000.00.  For  the  purpose  of  the  project  preparation,  the  Advance  Agreement  for  Preparation  of  the Montenegro  Industrial Waste Management  and  Cleanup  Project  –  Preparation  Advance  no. IBRD P4600‐ME amounting to USD 1,000,000.00 was concluded as of 23 March 2011 between the Government of Montenegro – Ministry of Finance and World Bank.  Based on data  from the Agency, the amount spent during the Project preparation stage (USD 1,000,000.00) is included in the loan amount, set by the Loan Agreement for the main Project. Proceeds  included  in  the  loan amount pursuant  to  the  Loan Agreement  (EUR 50,000,000.00) are considered as withdrawn and according to data provided by the Environmental Protection Agency amounted to 769,231.00 as of 11 May 2015.  The Table below indicates an overview of USD amounts disbursed by the World Bank.   

Disbursement  USD 

Direct disbursement of the World Bank for consultant services              818.648,52  

Disbursement to the Environmental Protection Agency              181.351,48  

Total          1.000.000,00  

Return of unspent proceeds as of 09 February 2015                51.207,51  

Total              948.792,49  

 Through direct payments  to suppliers  (consultants),  the World Bank disbursed  the amount of USD  818,648.52  and USD  181,351.48  to  the  foreign  currency  account  of  the  Environmental Protection Agency, opened with the Montenegro Commercial Bank (Montenegrin Commercial Bank) in Podgorica, for the purpose of Project financing.   Unspent proceeds on the foreign currency account of the Environmental Protection Agency as of  21  January  2015  amounting  to USD  51,094.51  as well  as  unspent  proceeds  on  the  euro account amounting to EUR 195.17 were returned to the World Bank as of 09 February 2015 in the total amount of USD 51,207.51.  The preparation advance withdrawn by the Environmental Protection Agency  for the purpose of  the  Project  preparation  phase  amounted  to  EUR  769,231.00  as  of  11 May  2015. When 

7  

calculating  the above amount,  the Environmental Protection Agency has not calculated  funds amounting to USD 51,207.51 returned to the World Bank as of 09 February 2015.  Recommendation:  The  Environmental  Protection  Agency  together  with  the  Ministry  of Finance shall determine the precise amount of withdrawn funds, which will be included in the loan  amount,  aligned  with  the  Loan  Agreement  for  the  “Montenegro  Industrial  Waste Management and Clean‐up Project”, the total value of which amounts to EUR 50,000,000.00.  Project‐related  accounting  records  shall be  kept by  the Ministry of  Finance, pursuant  to  the national legislation i.e. Rulebook on Unified Classification of Accounts for the Republic Budget, Extrabudgetary Funds and  Local Budgets. However,  the Environmental Protection Agency, as the Project Implementing Entity, has failed to keep project‐related records in a proper form, in order to enable monitoring and enable the Ministry of Finance, as the beneficiary, to supervise the implementation, which is not in line with World Bank Disbursement Guidelines for Projects (dated May, 2006), Item 4.3 Types of Documents and Standard Conditions for Advances Made by  the World  Bank  under  its  Project  Preparation  Facility  (dated  31  July  2010),  Item  2.7  – Documents and Records.  Recommendation:  In  line with  the World  Bank  Disbursement  Guidelines  for  Projects  and Standard Conditions  for Advances Made by  the World Bank,  the Environmental Protection Agency  shall  furnish  the  records  and  supporting  documents  showing  eligible  costs  and performed activities for the following projects and retain them within prescribed deadlines.  The auditing of  the Project Advance  for  the “Montenegro  Industrial Waste Management and Clean‐up Project” for the period from 23 March 2011 until 15 December 2014 (i.e. from the day of signing of the Loan Agreement no. IBRD P4600‐ME until the last refinancing date) covered as follows: 

1. Financial statements 2. Project revenues and expenditures 3. Accounts of the Environmental Protection Agency 4. Realization of contracts concluded with consultants for consultant services 5. Public procurements 

 

1. FINANCIAL STATEMENTS 

Preparation of financial statements,  including also proper disclosure,  is under responsibility of the Environmental Protection Agency. 

The Environmental Protection Agency has failed to submit to the World Bank financial reports in required forms, therefore violating the Loan Agreement, Item 2.05 b) – Financial Reporting, governing that the Borrower shall prepare and furnish to the Bank not later than forty‐five (45) 

8  

days after the end of each calendar quarter, interim unaudited financial reports for the Projects covering the quarter, in form and substances satisfactory to the Bank. 

In  line with  the Loan Agreement,  the Environmental Protection Agency  shall  submit  to  the World  Bank  interim  unaudited  financial  reports  on  Projected‐related  revenues  and expenditures. 

The table below presents an overview of proceeds disbursed by the World Bank, based on the World Bank data:   

Year  Granted loan amount          USD 

Disbursement date  

Disbursement amount            USD 

Disbursement amount              EURO 

Supplier  

2011     1.000.000,00   22.11.2011     90.000,00     DA‐A (Deposit account) 2012     06.01.2012          50.028,97            38.555,00  ECOREM NV                 25.014,48            19.277,50  ECOREM NV 

      02.05.2012        100.050,04            75.652,20  CDM EUROPE               100.050,03            75.652,20  CDM EUROPE       28.06.2012          76.786,48     DA‐A (Deposit account)       16.07.2012        138.307,35         113.478,30  CDM EUROPE       19.09.2012          50.493,56            38.555,00  ECOREM NV       01.10.2012          57.231,35            44.493,00  COWI 

      15.10.2012          38.157,20            29.662,00  COWI 

      19.12.2012          99.497,77            75.652,20  CDM EUROPE 

2013     03.01.2013          14.565,00     DA‐A (Deposit account) 

      05.02.2013          79.373,71            58.194,00  ECOREM NV 

      19.04.2013         38.458,92            29.277,50  ECOREM NV 

      03.05.2013          41.985,14            32.104,87  CDM EUROPE 

   Ukupno       1.000.000,00         630.553,77    

              818.648,52     Direct payments  

              181.351,48     DA‐A (Deposit account)  Proceeds  disbursed  by  the  World  Bank  to  finance  the  “Montenegro  Industrial  Waste Management and Clean‐up Project” in the period from 23 March 2011 to 15 December amount to USD 1,000,000.00.   

2. PROJECT REVENUES AND EXPENSES   

2.1. Project Revenues   The table below presents an overview of proceeds disbursed in USD and EUR::  

Disbursement   USD  USD  USD  Euro 

Direct disbursement              818.648,52          818.648,52     630.553,77 

Payments to the Agency              181.351,48            344,57        181.006,91      38.318,23 

Total           1.000.000,00          999.655,43     768.872,00 

Return of unspent funds                 51.207,51      51.207,51      41.973,37   

Total               948.792,49     948.447,92   726.898,63 

9  

 Amount  difference  of  USD  344.57  between  proceeds  transferred  by  the World  Bank  (USD 181,351.48) and  inflow of  funds to the Agency’s account  (USD 181,006.91) refers to the bank transaction fees.   

2.2. Project Expenses    Incurred Project expenses amounting to EUR 727,984.99 are shown in the Table below:   

Description  Amount 

Expenses for consultant services stemming from concluded contracts 

                      713.969,40  

Expenses for consultant services stemming from public procurements 

                        12.712,37  

Expenses for public procurement announcements                              1.022,00  

Bank fees                                 86,75  

Total                        727.790,52  

Bank fees for transfer of funds to the Bureau for the Settlement of Payment (ZOP) 

194,47 

Total  727.984,99 

 Expenses  for  consultant  services  amount  to  EUR  713,969.40,  whereas  direct  payments effectuated by the World Bank account for EUR 630,553.77 (USD 818,648.52) while payments effectuated by the Environmental Protection Agency account for EUR 83,415.63.  The Environmental Protection Agency effectuated payment of other Project‐related expenses amounting  to EUR 13,821.12  from  the deposit account. The amount of EUR 194.47  refers  to Bank charges for transfer of funds to the Bureau for the Settlement of Payment (ZOP).   The  Table  below  shows  an  overview  of  direct  disbursements made  by  the World  Bank  and payments made by the Environmental Protection Agency.  No. 

DESCRIPTION   CONTRACT 

DISBURSEMENTTOTAL 

World Bank Agency

USD € € USD  €

I  Disbursed funds  1.000.000,00  769.230,00

1.  Consortium  CDM  EUROPE  GMBH  and Hidroinženjering d.o.o 

IWMCP‐PPF‐CS1 

479.890,33 372.539,77   479.890,33  372.539,77

2.  ECOREM LTD (Belgium) i Hidroplan d.o.o  IWMCP‐PPF‐CS2 

243.369,64 183.859,00   243.369,64  183.859,00

3.  COWI A/S  IWMCP‐CS‐CQ‐CS3 

95.388,55 74.155,00   95.388,55  74.155,00

II  Direct  World  Bank  disbursement  –  TOTAL (1+2+3) 

818.648,52 630.553,77   818.648,52  630.553,77

4.  Consortium  CDM  EUROPE  GMBH  and Hidroinženjering d.o.o 

IWMCP‐PPF‐CS1 

5.721,23     5.721,23

5.  ECOREM LTD (Belgium and Hidroplan d.o.o + VAT 

IWMCP‐PPF‐CS2 

65.088,05     65.088,05

6.  VAT stemming from the Contract IWMCP‐CS‐CQ‐CS3 

IWMCP‐CS‐CQ‐CS3 

12.606,35     12.606,35

10  

7.  Public procurement consultant   12.712,37     12.712,37

8.  Daily newspaper "Pobjeda" 1.022,00     1.022,00

9.  Bank fees   86,75     86,75

10.  Withheld bank fees   194,47     194,47

III  Direct  disbursement  of  the  Agency  and withheld fees (4+5+6+7+8+9 +10) 

97.431,22  130.143,97  97.431,22

IV  Total disbursement (II + III) 97.431,22  948.792,49  727.984,99

V  Unutilized funds returned to the World Bank account (I‐IV) 

  51.207,51  41.245,01

  

3. ACCOUNTS OF THE ENVIRONMENTAL PROTECTION AGENCY   Based  on  the  Application  no.  D/904/1  as  of  27 May  2011  submitted  by  the  Environmental Protection Agency  requesting  opening  of  a  foreign  currency  account  for  the  purpose  of  the implementation of the “Montenegro Industrial Waste Management and Clean‐up Project”, the Ministry of Finance opened a special foreign currency account no. 2345011‐126‐02010658 with the Montenegro Commercial Bank (Crnogorska komercijalna banka), pursuant to provisions of the relevant General Conditions and relevant financial agreements. Proceeds shall be managed by responsible people within the Ministry of Finance.    

3.1. Foreign currency account of the Environmental Protection Agency   The  Table  below  shows  an  overview  based  on  analytical  record  cards  of  the Montenegro Commercial  Bank  on  inflows  and  outflows  on  the  foreign  currency  account  of  the Environmental Protection Agency  for  the period  from 01  January 2011  to 21  January 2015  in USD:  

Analytical Records Cards in USD ‐ 126‐02010658

Date  Order  Inflow Outflow Balance

22.09.2011  57479915  89.849,72 89.849,72 06.10.2011   57740728  89.849,72 ‐

28.06.2012  63025877  76.646,52 76.646,52 28.11.2012   66099725  13.065,85 63.580,67 03.01.2013   66869898  14.510,67 78.091,34 28.02.2013   67931410  13.274,92 64.816,42

 16.05.2013   69583267  13.721,90 51.094,52      181.006,91 129.912,39 51.094,52

 1) Inflow of funds in the above period ..........................181.006,91 USD 2) Outflow of funds in the above period ..........................129.912,39 USD 3) Balance .......................................................................51.094,52 USD 

 

Proceeds  on  the  foreign  currency  account  of  the  Environmental  Protection Agency  as  of  21 January 2015 amounted to USD 51,094.51 and were returned to the World Bank  (included  in the amount of EUR 51,207.51) as of 09 February 2015.      

11  

3.2. Account  of  the  Environmental  Protection  Agency  opened with  the Montenegro Commercial Bank in EUR (ZOP) 

 The  Table  below  shows  an  overview  of  sale  (conversion)  of  foreign  currency  proceeds  and transfer into the ZOP account broken down by years:   

Year  Outflow from the foreign account in 

USD 

Inflow‐ purchase of foreign 

currency in EUR  

Exchange    USD/€ 

Transfer to ZOP 126‐02010658  

Bank charges  

End‐of‐year balance  

2011  89.849,72  67.126,39  1,34  12.657,05  25,31  54.444,03 2012  13.065,85  10.000,00  1,31  63.988,31  127,97  327,75 

2013  26.996,82  20.500,00  1,32  20.591,39  41,19  195,17 

  129.912,39  97.626,39  1,33  97.236,75  194,47  195,17  From  the USD  foreign  currency account of  the Agency,  the amount of USD 129,912.39  (EUR 97,626.39) was sold (conversion was conducted by applying the average exchange rate of 1.33 USD/EUR). Outflow of funds in the period from 01 January 2011 to 21 January 2015 amounted to EUR 97,236.75, bank fees accounted for EUR 194.47 and the balance as of 21 January 2015 amounted  to  EUR  195.17, which was  returned  to  the World  Bank  account  (included  in  the amount of EUR 51,207.51) as of 09 February 2015.   

4. REALIZATION OF CONTRACTS CONCLUDED WITH CONSULTANTS FOR CONSULTANT SERVICES 

 4.1. Contract on  consultant  services,  IWMCP‐PPF‐CS1,  concluded  as of  04 November 

2011 between:  

1. Environmental  Protection  Agency  of  Montenegro  –  Ministry  of  Sustainable Development and Tourism; and  

2. CONSORTIUM consisting of: CDM EUROPE GMBH with the head office in Germany and  HIDROINZENJERING D.O.O. with the head office in Slovenia.  

The scope of  the Contract  for provision of consultant services  is as  follows: site  investigation and  feasibility  study  for  remedial  works  on  environmentally  most  important  locations  in Montenegro.  The  value of  the  contract  in  the  local  currency  amounts  to  EUR 323,300.00; plus VAT  (17%) amounting to EUR 54,961.00, totaling EUR 378,261.00.  The Table below shows an overview of payments stemming from the aforestated Contract.   

 

  Invoices,in complto EUR 3Environmto  EUR financing37,826.1  

4.2.

 1. E

D2. C

EH 

The  scoplocation Montene The  valuamountin AmendmAgency, made  byproject inthe Worlamendedcontract  

  including thiance with c378,261.00. mental Prote372,539.77 g  the  Projec0). 

Contract 2011 betw

nvironmentDevelopmentONSORTIUMCOREM LTDHIDROPLANT

pe of  the Coand preparaegro.  

e of  the  cong to EUR 32

ments  to  theEcorema Coy  consultantn two locatiold Bank as od  documentto EUR 248,

he VAT amoconcluded cPayments aection Agencand  payme

ct  amountin

on  consultween: 

al  Protectit and TourismM consisting  with the heT D.O.O. with

ontract  for ation of  stu

ntract  in  th2,771.75, tot

e  Contract wompany  andts  implying ons (Nikšić aof 27 July 20t  –  amende,946.75 (incr

ounts, are  issontracts. Exare effectuatcy, though dents  from  tg  to  EUR  5,

ant  services

on  Agencym; and  of: 

ead office in h the head o

provision ofdy  required

e  local  currtaling EUR 2

were  signedd Hidroplanaadditional  aand KAP). Th12 for approed  terms  of rease of the 

12 

sued and paxpenses stemted based oirect paymethe  Agency ,721.23  (po

s  IWMCP‐P

y  of  Mon

Belgium andffice in Croa

f  consultant  for a natio

rency  amoun225,546.75.

d  by  the  Dira Companyamount  of he Agency suoval. The Woreference  acontract val

aid. Paymenmming fromon disbursements made byaccount,  ortion  of  the

PF‐CS2  conc

ntenegro  –

d  atia. 

t  services  is onal hazardo

nts  to  EUR 

rector  of  thas of 31  JuEUR  20,000ubmitted theorld Bank haand  increaslue by 10.37

nts of consul the above ment  requesy the World opened  for e  invoice  am

cluded  as  o

Ministry 

as  follows: ous waste d

192,775.00;

he  Environmly 2012, ba0.00  in  ordee draft ameas no objectse  of  the  to7%). 

ltant servicecontract amsts  issued b Bank amouthe  purpos

mounting  to

of  04  Nove

of  Sustain

selection oisposal  facil

; plus VAT  (

mental  Protesed on  the er  to  finalizended Contrations to the otal  value  o

 

es are mount y  the nting se  of o  EUR 

mber 

nable 

of  the ity  in 

(17%) 

ection offer e  the act to draft 

of  the 

 

The  valu(17%) am The Table 

 Invoices,in complEUR  212Environmto  EUR financingthe amou 

4.3.

 1. E

D2. C

 The scopsocial im The valu(17%) am The Table 

e  of  the  ammounting to 

e below sho

 excluding tiance with a2,775.25.  Pamental Prote183,859.00 g the Projectunt of EUR 3

Contract 2012 betw

nvironmentDevelopmentOWI A/S wit

pe of the Copact assessm

e of the ammounting to 

e below sho

mended  conEUR 36,171.

ws an overv

he VAT amoamended conyments  areection Agencand  paymet amounting36,171.80 re

on  consultween: 

al  Protectit and Tourismth the head 

ntract for prment (ESIA).

mended contEUR 12,606.

ws an overv

ntract  in  loca.75 totaling 

view of paym

ounts, are isntracts. Expee  effectuatecy, though dents  from  tg to EUR 65,fers to VAT)

ant  service

on  Agencym; and  office in Den

rovision of c 

ract  in the  l.35, totaling

view of paym

13 

al  currency EUR 248,946

ments stemm

sued and paenses stemmd  based  onirect paymethe  Agency ,088.05 (the. 

s  IWMCP‐C

y  of  Mon

nmark.  

consultant s

ocal currenc EUR 86,761

ments stemm

amounts  to6.75. 

ming from th

aid. Paymenming from thn  disbursements made byaccount,  o

e invoice am

CS‐CQ‐CS3  c

ntenegro  –

ervices is as

cy amounts 1.35. 

ming from th

o  EUR  212,7

he aforestate

nts of consulhe above coment  requesty the World opened  for mounts to EU

oncluded  a

Ministry 

s follows: En

to EUR 74,

he aforestate

775.00;  plus

ed Contract.

ltant servicentract amouts  issued  by Bank amouthe  purpos

UR 28,916.25

s  of  18  Jan

of  Sustain

nvironmenta

155.00; plus

ed Contract.

s VAT 

  

 

es are unt to y  the nting se  of 5 and 

nuary 

nable 

al and 

s VAT 

  

 

 Invoices,in compl74,155.0Environmto  EUR  7purpose  Conclusio

1. CAMStPB 

2. Ad 

3. TwA

  

5. P Public prand Emp The Envir

1. Q2. Q

 5.1.

Selectionconsistin

 excluding tiance with t0.  Paymenmental Prote74,155.00  aof financing

on: 

ontract  on Advance AgrManagementtandard  Coreparation Fank Disburs

Activities envefined term

ransfer of awith  consultaAgency and i

UBLIC PROC

rocurementsloyment of C

ronmental PQuality and cQuality‐based

Quality a 

n of consultag  of  CDM 

he VAT amothe contractts  are  effeection Agencnd  VAT  payg the Project 

consultant eement for t  and  Cleaonditions  foFacility (datesement Guid

visaged by tms of referen

dvances by ant  companssued invoic

CUREMENTS

s were condConsultants 

Protection Agost‐based sed selection (

nd cost‐base

ants for the EUROPE  G

ounts, are ist. Expenses ectuated  bacy, though dyment  effecamounting 

services  arethe Preparan‐up  Projeor  Advanceed July 2010delines for P

the contractnces and refi

the World Bnies, disbursces for eligib

S 

ducted  in  linunder IBRD

gency applieelection (QCQBS). 

ed selection

contract onMBH  and  H

14 

sued and pastemming frased  on  direct paymectuated  fromto EUR 12,6

e  compiled ation of thect”  (Prepars  Made  by0), DisburseProjects (dat

ts on consuinancing dat

Bank was exsement  requble expense

ne with Guid Loans and I

ed the followCBS) 

n (QCBS)  

n provision oHidroinzenje

aid. Paymenrom the abodisbursemenents made bym  the  Agen606.35. 

and  execute Project “Mration  Advay  the  Worment Letterted May, 200

ltant servicetes set by th

xecuted in linuests by  th. 

delines of  thDA Credits b

wing public p

of consultanering  d.o.o. 

nts of consulove contractt  requests y the World cy  account,

ted  in  compMontenegro ance  no.  IBld  Bank  unr for the Adv06). 

es are execuhe World Ba

ne with cone Environm

he World Baby World Ba

procuremen

t services by(IWMCP‐PP

ltant servicet amount toissued  by

 Bank amou  opened  fo

pliance withIndustrial WBRD  P4600‐nder  its  Prvance and W

uted  in  line nk.  

ncluded contmental Prote

ank  for Selenk Borrowe

t methods:

y the consorPF‐CS1)  and

 

es are o EUR y  the nting r  the 

h  the Waste ‐ME), roject World 

with 

tracts ection 

ection rs.  

rtium d  the 

15  

contract  on  provision  of  consultant  services  by  the  joint  venture  consisting  of  ECOREM  LTD (Belgium) and Hidroplan d.o.o. (IWMCP‐PPF‐CS2) was conducted in compliance with the quality and cost‐based selection procedure  (QCBS) and  in  line with the Guidelines of the World Bank for Selection and Employment of Consultants under IBRD Loans and IDA Credits by World Bank Borrowers.  The public procurement for the quality‐based selection (QCBS) covered as follows: preparation of  the  terms of  reference; publication of  the  request  for expression of  interest;  short  list of candidates; preparation of the report on evaluation of applications based on the expression of interest;  preparation  of  the  request  for  proposals  (RFP),  to  be  forwarded  solely  to  the  best qualified company; evaluation of combined technical and financial offers; negotiations with the best qualified company; drafting of the contract; contract signing.  The World  Bank  submitted  no  objection  to  the  following  documents:  amended  report  on evaluation of  applications based on  the  request  for  expression of  interest; draft  request  for proposal; draft contract. Signed contract was submitted to the World Bank.   

5.2. Qualification based selection (QBS)           

Selection of consultants  for the contract on provision of consultant services by the COWI A/S (IWMCP‐CS‐CQ‐CS3)  was  conducted  in  compliance  with  the  Qualification  based  selection procedure  (QBS)  and  in  line  with  the  Guidelines  of  the  World  Bank  for  Selection  and Employment of Consultants under IBRD Loans and IDA Credits by World Bank Borrowers.   The  public  procurement  for  the  qualification  based  selection  (QBS)  covered  as  follows: preparation of  the  terms of  reference; publication of  the  request  for expression of  interest; short  list; preparation of  the  report on evaluation of applications based on  the expression of interest; preparation of the request for proposals (RFP), forwarded solely to the best qualified company;  evaluation  of  combined  technical  and  financial  offer;  negotiations  with  the  best qualified company; drafting of the contract; contract signing.   The World  Bank  submitted  no  objection  to  the  following  documents:  amended  report  on evaluation of  applications based on  the  request  for  expression of  interest; draft  request  for proposal; draft contract. Signed contract was submitted to the World Bank.                                                                                                            PRESIDENT OF SENATE                                                                                              PhD Milan Dabović, leader of Auditing Board    

16  

Mr. Milan Dabović President  State Audit Institution Novaka Miloseva Street Podgorica, Montenegro   Preliminary Audit Report  of  Preparation Advance  for Montenegro  Industrial Waste Management  and Clean‐Up Project, IBRD 84280  Dear Mr. Dabović,  Thank you for submitting to us the above report. I would like to stress that the report has been compiled in compliance with agreed terms of references and the audit has been conducted  in  line with relevant auditing  standards. The preliminary  report meets all  requirements and we agree  that  the State Audit Institution shall finalize the report, upon taking into account comments expressed by the entity subject to the audit.  We would  like to thank you  in advance for submitting the final version of the report as well as for the current and future cooperation.  Best regards, Aleksandar Crnomarković Senior Financial Management Specialist  World Bank