storgruppsmöte 17 december

Införande av nytt ekonomisystem

Storgruppsmöte 17 december

NEKK

Delprojekt ekonomihantering

Agenda

Inledning & syfte med dagen

Status i utformningsarbetet

Utrullningsstrategi och grupperingar

Utrullningen ur förvaltningens perspektiv

Nästa steg

Fördjupning integrationer

NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17 2

Johan

Syfte med dagen


Skapa en förståelse för hur utrullningen kommer gå till samt förvaltningarnas ansvar under utrullningen.

Johan

Nytt ekonomikoncept – NEKKbättre planering och styrning av ekonomin och inköpen i stadenmed hjälp av gemensam teknik och gemensamma arbetssätt.

Delprojekt 1

Ekonomistyrning och uppföljning av verksamheten

Chefer och ekonomerSystem NEKKSUS

(2013)

Delprojekt 2

Beställning till betalning med inköp och fakturor i samma system – e-handel?10 000 medarbetare

System Gasell ersätts med system

Winst 2.0(2014)

Delprojekt 3

Ekonomihantering för effektiv ekonomi-

administrationEkonomiavdelningarSystem Horisonten ersätts med system

Unit4 Agresso(2015)

4

Nytt ekonomikoncept

NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Johan

Genom att styra upp indata, standardisera flöden och tillföra ny funktionalitet.

Nyttoeffekter – vad delprojektet ska leda till


•Färre speciallösningar (S)•Upphandlad standardiserad

molntjänst ger lägre driftskostnad (S)•Upphandlad standardiserad

ekonomiapplikation ger lägre – genom delade – utvecklingskostnader (S)

• Färre användare i ekonomisystemet reducerar behov av support- & underhållstjänster (S)

•Tillgång till utökad funktionalitet som dagens systemlösning ej erbjuder. (A+S)

• Färre användare i ekonomi-systemet (S)

•Förändrade roller och ansvarsfördelning baserat på ny förvaltningsmodell (S)

•Färre applikationer & gränssnitt (A)•Färre & enklare inloggningar (A)•Standardiserade informationsflöden

(S)•Goda exempel /best practise

kommer användarna till godo (A+S)•Mer robusta integrationer (S)

Delprojektet syftar till att ersätta befintliga ekonomisystem

(A) = Utifrån ett användarperspektiv(S) = Utifrån ett Stadenperspektiv

Genom att en mer standardiserad och integrerad lösning ger färre kopplingar och en mer homogen systemmiljö.

Genom att effektivare verksamhets-processer skapar förutsättning för omfördelning av tid och arbetsuppgifter.

MINSKADE UNDERHÅLLS & UTVECKLINGSKOSTNADER

MÖJLIGGÖRA UTVECKLING MOT ÖNSKVÄRDA ROLLER

EFFEKTIVA VERKSAMHETS-PROCESSER

Johan

Johan

Staden i siffror…ca:

• 530 000 invånare

• 310 000 arbetstillfällen

• 49 000 anställda i Göteborgs Stad

• 30 000 anställda i Göteborgs Kommun

• 30 miljarder i årlig omsättning (Kommun)

• 12,2 miljoner huvudbokstransaktioner per år

• 1 miljon leverantörsfakturor per år

• 1 miljon kundfakturor per år

• >100 kartlagda integrationer till/från ekonomisystemet


Johan

2012 2014 20152011 2013

FörberedelserFörberedelser PilotPilot UtrullningUtrullning


Avtal

Avtal Överlämnat


Avtal Överlämnat

FörberedelserFörberedelser UtrullningUtrullning

Beställning till Betalning (Winst 2.0)

Ekonomisystem(Unit4 Agresso)

Koncern-konsolidering(Cognos)

Ekonomi-styrning(Hypergene)

Överlämnat

7

UtvecklingUtveckling

Överlämnat


Färdplan NEKKJohan

Agenda





Nästa steg



Johan

Utformnings- & uppsättningsprocessen


MIG

Integrationer

Kartläggningoch

mappningav

integrationer

MIG

Integrations-strategi

Integrations-paket

Nyttoeffekteroch

inriktningar

Andreas

Integrations-specifikation

per integration

Redo för produktions-

sättning

Ekonomiapplikation

Nyttoeffekter och

inriktningar

MPG

Utformning Redo för produktions-

sättning

Design-specifikation

Konfigurering Test ochleverans-

godkännande

Utformnings-principer

LokalKonfigurering

Utvecklingochtest

av integrationer

Modell och process – viktiga utformningsfrågor under höstens arbete

•Val av flera redovisningsenheter

•Förändrad ordningsföljd i kodsträngen

•Vidareutveckling av gemensam kod- och relationsstruktur

•Gemensamma konteringsregler utifrån konto

•Manuella utbetalningar till privatpersoner via kundreskontran, till organisationer via leverantörsreskontran

•Gemensamt kund- och leverantörsregister för interna kunder (en förekomst)

•Fakturering via försäljningsorder och artiklar

•Attestflöden för BFO och försäljningsorder

•Ny modell och process för investeringsredovisning och gemensamt anläggningsregister

•Migrering främst via Excel

Projektplan Delprojekt Ekonomihantering 10

Insikter…• Komplext införande – tidigare/nuvarande lösningar

kommer upp till ytan

• Mångfacetterad verksamhet med olika behov utmanar gemensam lösning

• Standardiserad lösning ger möjligheter men också begränsningar

• Tight tidplan för utformning

• Lokal systemuppsättning för att fylla/komplettera systemet återstår

• Vissa områden utformas efter test och pilot

• Olika funktioner för webb- vs klientanvändare

Lars

Förändrad kodsträng


Konto Dim 1 Dim 2 Dim 3 Dim 4 Dim 5 Dim 6 Dim 7

Konto Ansvar Projekt Spec

(Anläggning)

AktAO Objekt Verk Motpart

Konsekvenser

•Förslaget utnyttjar Agressos nuvarande och framtida funktionalitet på bästa sätt och skapar också möjlighet att vid behov ansluta moduler för Tid- och projekt och Serviceorder utan att befintlig struktur måste ändras eller att systemet måste anpassas.

•Lokala ”krockar” och behov av anpassningar kan uppstå när gemensamma uppföljningsbehov flyttas från aktivitet till spec.

•Avlämnande och mottagande system kan lämna och ta emot information utan större förändringar. •Möjliggör också att befintliga koder i största utsträckning kan återanvändas men ger också utrymme för ett fortsatt arbete mot mer gemensamma koder och dimensionsdefinitioner.

•Användarna kommer att använda en annorlunda kodsträngsordning än tidigare. Winst och Nekksus – och ev. även andra system – kommer att behöva anpassas efter den nya kodsträngen.

Lars

Utformnings- & uppsättningsprocessen


MIG

Integrationer

Kartläggningoch

mappningav

integrationer

MIG

Integrations-strategi

Integrations-paket

Nyttoeffekteroch

inriktningar

Bosse

Integrations-specifikation

per integration

Redo för produktions-

sättning

Ekonomiapplikation

Nyttoeffekter och

inriktningar

MPG

Utformning Redo för produktions-

sättning

Design-specifikation

Konfigurering Test ochleverans-

godkännande


LokalKonfigurering

Utvecklingochtest

av integrationer

Migrering & Integration – viktiga utformningsfrågor under hösten

• Gemensam integrationsstrategi

• Kartläggning av befintliga integrationer

• Mall för integrations- och filspecifikationer

• Kartläggning av migreringsbehov.


Insikter…• Dagens integrationer – långt ifrån standardisade

lösningar.

• Standardiserade informationsflöden utmanar – engagemang och vilja kommer att behövas för att förändra.

• Succesiv utrullning ställer krav på migrering och integrationer.

• Tight tidplan för realisering av integrationer.

Bosse

Agenda





Nästa steg



Bosse

Utrullningsstrategi – principer

•Omfattar samtliga förvaltningar (ej bolag)

•Winst 2.0 fullt utrullat innan nytt

ekonomisystem rullas ut

•Successiv utrullning med pilotgrupp och fyra

utrullningsgrupper

•Samtliga moduler driftsätts samtidigt på

förvaltning

•Absolut övergång för förvaltning – ingen

bokföring parallellt i nytt och gammalt

ekonomisystem

•Bokslut under hela införandet görs alltid i ett

system (Agresso eller Horisonten)

•Gemensam utrullningsprocess för alla

förvaltningar


•Lokala projektledare per förvaltning

•Riktad kommunikation under införandet

(gemensamma möten, möten per

utrullningsgrupp och möten per förvaltning)

•Utbildning i modell, process och system

Johan

Utrullningsgrupper


=BTB

=Nytt Ekonomisystem

Johan

Utrullningsgrupper

17

• Färdtjänstnämnden• Miljö- och klimatnämnden• Kommuncentrala poster

(N900)**

• Koncernenhet (KC01)• Testenheter

Pilot - Grupp 1 (1/5)*

• SDN Centrum • SDN Lundby • SDN Majorna-Linné • SDN Västra Hisingen • SDN Östra Göteborg• SDN Askim-Frölunda-Högsbo• SDN Norra Hisingen• SDN Västra Göteborg• SDN Örgryte-Härlanda• SDN Angered• Sociala resursnämnden

Grupp 2 (1/10)*

• Kulturnämnden• Vuxenutbildningsnämnden• Byggnadsnämnden• Revisorskollegiet• Valnämnden• Överförmyndarnämnden• Nämnden för konsument och

medborgarservice• Arkivnämnden• Kommunledningen• Nämnden för Intraservice• Utbildningsnämnden

Grupp 3(1/11)*

• Park- och naturnämnden• Fastighetsnämnden• Idrotts- och

föreningsnämnden • Lokalnämnden• Trafiknämnden

Grupp 4(1/1)*

• Kretslopp och vattennämnden

Grupp 52015 (datum ej bestämt)

• Kommungemensamma integrationer samt funktioner för ekonomiadministrativa tjänster (Personec, IDP, Nekksus, Winst 2.0, BGC, Visma Collector, Extern CTD, leverantörsreskontraprocessen, kundreskontraprocessen)

*Datum avser bokföringsdatum. **Start av vissa flöden – bokföringsstart i senare utrullningsgrupp


Johan

Agenda





Nästa steg



Andreas

FÖRBEREDELSER

UTBILDNING GO LIVE/DRIFTSTART KOMMUNIKATION & UPPFÖLJNING

Utrullningsprocessen


Gemensammamöten

Stormöten och per utrullningsgrupp

Införandeplan ochUtrullnings-

grupper

Möten modelloch integrationmed vissa förvaltningar

(modell, process)

Central utbildning

från projektet

Lokal utbildning

Välkomstbrev med checklista

inför driftsstarttill förvaltningen

?Kommunikation

Frågor ochutvecklingsförslag

Nyhetsbrev

Uppföljningav mål

per förvaltning

Förberedelser initiering projekt-

organisation

Förberedelsersystemuppsättning

enligt instruktioner

Instruktioneruppsättning

Aktiviteter vid driftsättning

= Återkommande aktivitet

= Lokalt arbete

= NEKK-projektet

Driftsstartper grupp avförvaltningar

Förberedelser För- och efter-

system

Andreas

Ansvarsområden projekt och förvaltning (exempel)

20NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Område Projekt Förvaltning

Utrullning •Samordnar införandet som helhet•Tidplan (planering och uppföljning)•Gemensam uppsättning av system och nya processer

•Stöd till förvaltningarna (möten, instruktioner etc.)

•Riskhantering

•Samordnar det lokala införandet•Lokal tidplan (planering och uppföljning)•Genomförande av lokal utrullning och lokal uppsättning (modell, process, integration) enligt tidplan och instruktioner från projektet

Lokala förberedelser •Tidplan •Stöd till förvaltningarna (ex. instruktioner, checklistor, utformningsprinciper)

•Genomförande av lokala förberedelser enligt tidplan (ex. tvätt och rensning av begrepp och relationsvärden)

•Besvarar instruktioner från projektet enligt tidplan

Utbildning •Tar fram övergripande utbildningsplan

•Genomför utbildning av vissa användarkategorier

•Tillhandahåller gemensamt utbildningsmaterial

•Lokal utbildningsplan utifrån projektets tidplan

•Genomför lokal utbildning av vissa användarkategorier

•Lokal tillämpning av utbildningsmaterial

Andreas

Ansvarsområden projekt och förvaltning (exempel)

21NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Område Projekt Förvaltning

Utformning och uppsättning integrationer

•Tidplan•Formatspecifikationer•Planering och koordinering•Nödvändiga förändringar i NEKK-systemen

•Säkerställa kvalitet i informationsflödet och integration till nytt ekonomisystem

•Genomföra och finansiera eventuella förändringar i för-/eftersystem enligt projektets tidplan

Utformning och uppsättning system

•Design av nya processer•Gemensam uppsättning av system•Tar fram utformningsprinciper och utbildningsmaterial

•Tillämpning och anpassning till nya processer

•Lokal uppsättning av system enligt projektets instruktioner och utformningsprinciper

Ny kodsträng •Tar fram ny kodsträng efter Agresso standard

•Genomför övergripande konsekvensanalys

•Genomför lokal konsekvensanalys•Genomföra nödvändiga anpassningar till förändrad kodsträng

Förslags-/önskemålshantering

•Tar fram process för hantering•Sammanställning

•Fånga upp och kommunicera till projektet

Andreas

Exempel lokala förberedelser


Begrepp och koder

Konterings-regler

Användare ochbehörigheter

Kundfakturering

Migrering

Integration

Driftsättning och övergång

Lokal utbildning

Vilka dimensioner, relationer, koder och relationsvärden som ska gälla i Agresso.

Definiera lokala behov utifrån centrala/gemensam uppsättning gällande konteringsregler.

Lista lokala användare och mappa mot definierade roller utifrån nya processer. Koppla användare/roller till attestflöden.

Komplettera med manuella kunder, kundgrupper och artiklar utifrån projektets förslag. Upp-sättning av abonnemang.

Genomgång av kundinformation och anläggningar som ska läggas in i Agresso.

Säkerställa informationsflöde, utveckla integration och genomföra ev. anpassningar i för-/eftersystem (enbart förvaltningar med egna integrationer)

Aktiviteter och tidpunkter vid driftstart inkl. lokala övergångsregler (ex. hantering levfakturor, periodiseringar, fakturering, rapporter, mallar, avstämningar och uppföljning)

Lokal utbildningsplan och genomförande (all utbildning kommer ej genomföras av projektet)

Andreas

23

Roller och ansvar på förvaltningen

Införandet kommer ställa stora krav på planering, koordinering och genomförande enligt tidplan

Införandet kommer ställa stora krav på planering, koordinering och genomförande enligt tidplan

Tydlighet & stöd

Tidplan &ambition

Lokal projektledare

• Ansvarig för information och förankring på förvaltningen

• Projektets kontaktperson vid utformning, utbildning och utrullning

• Engagera och driva det lokala införandet och förändringsarbetet i syfte att uppnå önskvärd nytta

• Hålla sig á jour och informerad om projektets status och plan framåt

• Förbereda mottagande av processer och systemlösning

• Samla upp och förmedla frågor, behov av stöd och förslag/önskemål

• Delta i möten/stormöten • Tillsammans med lokal systemansvarig driva

arbetet med ev. förvaltningsspecifika integrationer (fackförvaltningar).

Ekonomichef

• Ansvarar för att kommunicera och förankra projektet i förvaltningsledningen

• Ansvarig för att säkerställa lokala resurser för införandet

• Säkerställa att LPL har mandat och tid att genomföra förändringsarbetet

• Ansvarig för att beslut kring det lokala införandet dokumenteras och kommuniceras

• Ansvarig för att säkerställa finansiering för eventuella förändringar i för- och eftersystem för att möjliggöra integration till nytt ekonomisystem (fackförvaltningar)

• Delta i möten/stormöten

Lokalt systemansvarig(enbart fackförvaltningar med integrationer)

• Ansvarar för att säkerställa informationsflödet till/från nytt ekonomisystem

• Tillsammans med lokal projektledare driva arbetet med ev. förvaltningsspecifika integrationer (fackförvaltningar).

• Ansvarar för att genomföra eventuella anpassningar i för- och eftersystem för att möjliggöra integration till/från nytt ekonomisystem (fackförvaltningar)


Johan

Vad är på gång?

Nyhets-brev

Detaljeradutrullnings-

plan (DURP)

Vad behöver vi på förvaltningen göra nu?Återkoppling och svar

till projektet?

Checklistor Instruk-tioner

Hur presenterar och förankrar jag på hemmaplan?

Presen-tations-material

Dokumenten publiceras (i takt med att de färdigställs) på projekthemsidan: quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk

Utbildningsmaterialfrån projektet?Utbildnings-

material

Viktiga principer för utrullningen?

Utrullnings-strategi

Stöd för förvaltningarnas förberedelser

24


Hur är systemlösningen utformad?


28 feb28 feb

28 feb28 feb

Vår/HöstVår/Höst

31 mars31 mars

20 mars20 mars

15 april15 april

Hur kommer jag i kontakt med projektet?

[email protected]

Lokal projektledare

(LPL)

Etc…

Johan

Dialog

1. Vilka utmaningar ser ni med införandet?

2. Hur kan vi (projektet och/eller förvaltningarna) hantera dessa?

3. Andra medskick och synpunkter till projektet?


Johan

Agenda





Nästa steg



Johan

Nästa steg

• Initiera lokal projektorganisation

• Initiera lokala förberedelser• Upprätta kontakt med systemleverantörer

• Informera den egna organisationen

• Initiera registervård

• Inventera lokala rutiner och ekonomiprocesser (ej Nekksus & Winst)

• Inventera användare

• Förändrad kodsträng – lokala konsekvenser?

• Passa på att genomföra förändringar i den lokala ekonomimodellen

• Möten med projektet• Uppstartsmöten med piloterna och därefter resterande grupper

• Demo av optioner (Tid/projekt, Service & Lager) 18 februari

• Stormöte med LPL efter genomförd pilot - juni


Johan

Agenda





Nästa steg



Johan

Verksamhetssystem

Servicebyrå BGC Inkasso

Autogiro

Bet. InformationReskontra

Fakt.underlag

e–fakturap–faktura

swefaktura

Ärenden Betalning

Winst

Leve–rantörer

AnkomstbokningSlutbokning Betaln.info

Nordea

Nordea

Betalningar &återrapport

NekksusPersonec

Kommungemensamma system

Master–data Bokf.

transarBokf.

transar

Bokf.transar

AgressoBokf.

transar Utbetalnings–information

Kund

Kunddata

TDSAutentisering

Inbetalningar

ÖversiktBosse


Leveransmodell

Filintegration från verksamhetssystem till Agresso realiseras i ett tekniskt informationsflöde som styrs av format- och innehållsspecifikation från leverantören av Agresso (U4A).

ApplikationenVerksamhets

systemFilbibliotekmottagning

Specifikationfilintegration

Filkonvertering Attributmappning

Attributkorrigering

kompletteringDistribution

Tekniskt informationsflöde

Specifikationerfilintegrationer

ApplikationenVerksamhets

systemFilbibliotekDistribution FilkonverteringAttribut

mappning

Attributkorrigering

komplettering

FilbibliotekMottagning

Tekniskt informationsflöde

Filintegration till verksamhetssystem från Agresso realiseras i ett tekniskt informationsflöde som styrs av format- och innehållsspecifikation från respektive verksamhetssystemsleverantör.

Bosse


Format och innehåll

Fil frånVerksamhets

system

Fil frånVerksamhets

system

Rätt format, rätt infoRätt format, rätt info

Fel format, rätt infoFel format, rätt info

Verifiera formatVerifiera format

Fil tillAgresso InData

Fil tillAgresso InData

Rätt format, otillräcklig infoRätt format, otillräcklig info

Fel format, otillräcklig infoFel format, otillräcklig info

Konvertera formatKonvertera format

Komplettera infomha regler


Konvertera formatKonvertera format Komplettera infomha regler





Komplettera info mha regler

t.ex. kodkomplettering

Komplettera info mha regler

t.ex. kodkomplettering

Import av försystems-transaktioner

AgressoBizTalk

Bosse


Exempel faktureringsunderlag till kundfaktura och reskontra/huvudbok

32

FörsystemFörsystem

Intern GL07SO13Fakturering

ABW Invoice

Huvud-bok

Kundres-kontra

BizTalk

CS15/motsv

LG04/motsv

Svefakt(EDI)

CTD

Papper E-faktura

ABW InvoiceInternt till Winst

xxxxAutogiroBetalnings-uppdrag

KodkompletteringFelhantering

Bosse

Avstämnings-underlag

Avstämnings-underlag

Externa kunder

CS15

FsgorderLG04 (inklInterna fsg.order med Internt kundid)

Kunder

Fsg.order

Avstämning


Integrationspaket


Mall förIntegrations-specifikation

FilspecifikationGL07CS15LG04

Tabellverk

Mall för tidplan

Exempel på flödesscheman

Utarbetande av integrations

specifikationen

Integrations-Specifikation för integration

X

Bilagor y-z

GODKÄNNANDEMIG/DPG

Utveckling,test &drift

Modellfrågorförsystems-integrationer

Bosse

Utveckling av integrationer


Ta fram &godkännaintegrations-specifikation

Utvecklingintegrationer

Bastest,Integrationstest& Systemtest

Acceptanstestintegrationer

Produktions-Sättningintegrationer

Utveckling och test av integrationer


Tekniskt flöde/ICC AgressoAvlämnade system

BastestBastest


IntegrationstestIntegrationstest

AcceptenstestAcceptenstest

PilotdriftPilotdrift

BastestBastest


BastestBastest

KonfigureringKonfigurering

IntegrationstestIntegrationstest

Systemtest IntegrationSystemtest Integration

Löpande direktkontakter och –avstämningar under hela processen Löpande direktkontakter och –avstämningar under hela processen

Bosse

Utrullningsgrupper

36

• Färdtjänstnämnden• Miljö- och klimatnämnden• Kommuncentrala poster

(N900)**

• Koncernenhet (KC01)• Testenheter

Pilot - Grupp 1 (1/5)*

• SDN Centrum • SDN Lundby • SDN Majorna-Linné • SDN Västra Hisingen • SDN Östra Göteborg• SDN Askim-Frölunda-Högsbo• SDN Norra Hisingen• SDN Västra Göteborg• SDN Örgryte-Härlanda• SDN Angered• Sociala resursnämnden

Grupp 2 (1/10)*

• Kulturnämnden• Vuxenutbildningsnämnden• Byggnadsnämnden• Revisorskollegiet• Valnämnden• Överförmyndarnämnden• Nämnden för konsument och

medborgarservice• Arkivnämnden• Kommunledningen• Nämnden för Intraservice• Utbildningsnämnden

Grupp 3(1/11)*

• Park- och naturnämnden• Fastighetsnämnden• Idrotts- och

föreningsnämnden • Lokalnämnden• Trafiknämnden

Grupp 4(1/1)*

• Kretslopp och vattennämnden

Grupp 52015 (datum ej bestämt)

• Kommungemensamma integrationer samt funktioner för ekonomiadministrativa tjänster (Personec, IDP, Nekksus, Winst 2.0, BGC, Visma Collector, Extern CTD, leverantörsreskontraprocessen, kundreskontraprocessen)

*Datum avser bokföringsdatum. **Start av vissa flöden – bokföringsstart i senare utrullningsgrupp


Bosse

37

Kontakt och mer information

Nyhetsbrev

[email protected]

https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk


storgruppsmöte 17 december

Documents