strategi meningkatkan komunikasi yang efektif
TRANSCRIPT
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
1/23
Strategi Meningkatkan Komunikasi yang Efektif Antara
Pemimpin dan Anggota Organisasi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Orang yang mampu berkomunikasi dengan baik memiliki kehidupan pribadiyang bahagia, sebab dapat mempengaruhi orang. Paling tidak, dapat mengalihkan
idenya kepada orang lain. Sebagian besar orang demikian menerima tanggapan
positif terhadap permintaannya dibandingkan dengan orang yang memiliki
komunikasi yang buruk. Peneliti mengungkapkan bahwa 8! kepuasan
pelanggan berasal dari hubungan baik yang merupakan hasil dari komunikasi
yang baik "#endarin$. Oleh karena itu komunikasi efektif dianggap sebagai
elemen penting untuk keberhasilan suatu organisasi. %agaimana mungkin orang
lain bisa menangkap ide kita kalau kita tidak dapat mengungkapkannya kepada
orang lain dengan baik.
Komunikasi yang efektif dalam organisasi men&adi hal sangat penting,
seperti halnya aliran darah bagi suatu organisasi, dan miskomunikasi memberi
kontribusi yang dapat disamakan dengan rusaknya sistem peredaran darah dalam
lebih dari satu organisasi. Komunikasi men&adi faktor terpenting bagi organisasi
dalam mendapatkan informasi. Muhammad "'(()$ menyebutkan bahwa dengan
adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat ber&alan lan*ar dan begitu
pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat ma*et
atau berantakan. +anpa komunikasi yang efektif di antara berbagai pihak, pola
hubungan yang kita sebut organisasi tidak akan melayani kebutuhan seseorang
dengan baik.
Kegagalan dalam organisasi banyak yang disebabkan oleh kurang
tertatanya komunikasi yang dilakukan para pelaku di organisasi tersebut. Seperti
yang dikatakan uthans "'((-$ bahwa komunikasi yang tidak efektif adalah akar
http://gofaztrack.com/training-komunikasi/http://gofaztrack.com/training-komunikasi/http://gofaztrack.com/training-komunikasi/
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
2/23
utama permasalahan dalam organisasi. Komunikasi yang efektif antara pimpinan
dan anggota men&adi faktor penting bagi pen*apaian tu&uan suatu organisasi.
Pemimpin organisasi sebagai leader memiliki peran penting dalam berkomunikasi
dengan anggota. ntuk itu dalam makalah ini akan dibahas mengenai strategi
peningkatan komunikasi yang efektif antara pemimpin dan anggota dalam sebuah
organisasi.
B. Rumusan Masalah
/ari latar belakang di atas maka rumusan masalah dalam makalah ini adalah0
1. Apakah komunikasi yang tidak efektif dari seorang pemimpin organisasi
mempengaruhi kiner&a anggota dalam men*apai tu&uan organisasi2
'. %agaimanakah strategi agar mampu melakukan komunikasi yang baik,
komunikasi yang dua arah, komunikasi yang efektif, sehingga target informasi
yang harus disampaikan ataupun diserap sesuai dengan harapan2
3. %agaimana strategi komunikasi organisasi dari pimpinan ke anggota "downward
communication$2
4. %agaimana Strategi Komunikasi dari Anggota ke Pimpinan "Upward
Communication$2
C. Tujuan
/ari latar belakang dan rumusan masalah di atas maka tu&uan makalah ini adalah0
1. Mengidentifikasi pentingnya komunikasi yang efektif dari seorang pemimpin
organisasi dalam men*apai tu&uan organisasi.
'. Mengetahui strategi agar mampu melakukan komunikasi yang baik, komunikasi
yang dua arah, komunikasi yang efektif, sehingga target informasi yang harus
disampaikan ataupun diserap sesuai dengan harapan.
3. Mengetahui strategi komunikasi organisasi dari pimpinan ke anggota "downward
communication$.
4. Mengetahui strategi komunikasi dari anggota ke pimpinan "Upward
Communication$.
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
3/23
BAB II
KAJIAN TERI
A. rgan!sas!
Keberadaan organisasi sebenarnya setua se&arah peradaban manusia di muka
bumi. Sepan&ang hidupnya manusia telah menggabungkan diri dengan orang lain
untuk men*apai tu&uan bersama. 5amun, tidak semua orang sadar bahwa mereka
sebenarnya telah berorganisasi. %erkembangnya kesadaran mengenai pentingnya
organisasi bagi setiap orang sebenarnya melalui per&alanan yang amat lamban
dibandingkan dengan peradaban manusia itu sendiri. Karena baru dalam beberapa
dasawarsa terakhir orang mulai *enderung untuk melakukan studi tentang
organisasi beserta perilakunya se*ara mendalam.
6inugroho mendefinisikan Organisasi sebagai sekelompok orang yang
saling berinteraksi dan beker&asama untuk merealisasikan tu&uan bersama.
%erdasarkan definisi tadi &elaslah bahwa dalam suatu organisasi minimum
mengandung 3 elemen yang saling berhubungan. Ketiga elemen tersebut yaitu
sekelompok orang, interaksi dan ker&a sama sertan tu&uan bersama.
Salah satu *irri utama dari suatu organisasi adalah adanya sekelompok orang
yang menggabungkan diri dengan suatu ikatan norma, peraturan, ketentuan, dan
kebi&akan yang telah dirumuskan dan masing7masing pihak siap untuk
men&alankannya dengan penuh tanggung &awab.
iri yang kedua adalah bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas
sekelompok orang tersebut saling mengadakan hubungan timbal balik, saling
memberi dan menerima, dan &uga saling beker&a sama untuk melahirkan dan
merealisasikan maksud, sasaran, dan tu&uan.
iri yang ketiga adalah bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas
sekelompok orang yang saling berinteraksi dan beker&a sama tersebut diarahkan
pada suatu titik tertentu, yaitu tu&uan bersama dan ingin direalisasikan. Setiap
organisasi memiliki tu&uan yang telah dirumuskan se*ara bersama7sama. +u&uan
bersama yang hendak direalisasikan tersebut dapat merupakan tu&uan &angka
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
4/23
pan&ang maupun tu&uan &angka pendek. Mungkin &uga tu&uan yang pen*apaiannya
se*ara rutin maupun tu&uan yang pen*apaiannya se*ara berkala sa&a.
Oleh karena itu, organisasi dikatakan sebagai wadah berarti suatu tempat
orang berinteraksi dan beker&a sama. Sedangkan organisasi dikatakan sebagai alat
berarti sebagai alat untuk merealisasikan tu&uan bersama di antara orang yang
berinteraksi dan beker&a sama tersebut. Selain itu, organisasi dapat diartikan
dalam arti dinamis maupun dalam arti statis. Organisasi dalam arti dinamis adalah
suatu proses penetapan dan pembagian ker&a yang akan dilakukan, pimpinan tugas
dan kewa&iban, otoritas dan tanggung &awab, serta penetapan hubungan di antara
elemen organisasi. /engan demikian, orang yang bergabung dalam organisasi
tersebut dapat beker&a sama untuk merealisasikan tu&uan bersama se*ara efisien
dan efektif.
Organisasi dalam arti statis adalah suatu bagan atau struktur yang berwu&ud
dan bergerak demi ter*apainya tu&uan bersama, dalam istilah lain sering disebut
sebagai struktur atau tata raga organisasi. 9adi, struktur organisasi adalah suatu
manifestasi:perwu&udan organisasi yang menun&ukkan hubungan antara fungsi
otoritas dan tanggung &awab yang saling berinteraksi dari orang yang diberi tugas
dan tanggung &awab atas setiap akti;itas. Struktur organisasi dapat dipandang
sebagai desain yang terpadu dan utuh yang menun&ukkan hubungan fungsi dari
masing7masing orang yang terikat didalamnya. 9adi, organisasi dalam arti dinamis
lebih *enderung disebut organisasi sebagai suatu wadah.
B. K"mun!kas!
Se*ara etimologis komunikasi berasal dari bahasa atin yaitu*um, sebuah
kata depan yang artinya dengan, atau bersama dengan,dan kata units, sebuah kata
bilangan yang berarti satu. /ua kata tersebut membentuk kata
%enda *ommunio, yang dalam bahasa
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
5/23
berteman. 9adi,komunikasi berarti pemberitahuan pembi*araan, per*akapan,
pertukaran pikiran atau hubungan "#ard&ana dalam estari dan Maliki, '((-$.
Komunikasi merupakan proses penyampaian gagasan seseorang kepada
orang lain. Komunikasi &uga sebagai penggerak untuk menggambarkan suatu
akti;itas yang dilakukan oleh manusia. Komunikasi &uga dapat men*iptakan suatu
tempat menyimpan ide bersama, memperkuat perasaan kebersamaan dengan tukar
menukar berita dan mengubah pemikiran men&adi tindakan, yang menggambarkan
setiap emosi dan kebutuhan mulai dari usaha mempertahankan hidup yang paling
sederhana sampai dengan usaha manusia yang sangat ilmiah.
Selain itu &uga dalam kehidupan sehari7hari, komunikasi yang baik sangat
penting untuk berinteraksi antar indi;idu maupun antar masyarakat agar ter&adi
keserasian dan dapat men*egah konflik. /i sisi lain, komunikasi &uga dibutuhkan
oleh setiap 5egara untuk saling berhubungan dengan 5egara lain "hubungan
bilateral$.
/i awal dikatakan bahwa organisasi merupakan wadah orang berinteraksi
dan beker&a sama. +entu sa&a dalam berinteraksi, orang7orang yang terlibat dalam
organisasi tersebut melakukan komunikasi. 9ika komunikasi yang terbentuk tidak
efektif, tentu sa&a tu&uan organisasi tersebut tidak optimal.
C. Ham#atan $alam K"mun!kas!
#endrian mengungkapkan beberapa hambatan dalam berkomunikasi. #ambatan
tersebut yaitu0
1. Hambatan organisasional
a. +ingkatan hierarki
%ila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan
berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan "&en&ang$
tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk men*apai tempat
tu&uan dan *enderung berkurang ketepatannya.
b. 6ewenang pemimpin
%anyak pimpinan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima
berbagai masalah, kondisi, atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah.
Sebaliknya, banyak anggota menghindari situasi dimana mereka harus
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
6/23
mengungkapkan informasi yang dapat membuat mereka dalam kedudukan yang
tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesen&angan antara pimpinan dan
anggota.
*. Spesialisasi
enderung memisahkan orang7orang, bahkan bila mereka beker&a saling
berdekatan. Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah7istilah peker&aan dapat
membuat orang7orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda.
Akibatnya dapat menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami,
dan mendorong ter&adinya kesalahan7kesalahan.
%. Hambatan antar pribadi
a. Persepsi selektif
Merupakan pengharapan yang mengarahkan seseorang untuk melihat atau
mendengar ke&adian, orang, ob&ek, atau situasi adalah sesuatu yang dia ingin lihat
atau dengar.
b. Status atau kedudukan
Ke*enderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas
dasar karakteristik pengirim "sumber$, terutamanya kredibilitasnya.
*. Keadaan membela diri
Mengakibatkan ekspresi wa&ah, gerakan tubuh, dan pembi*araan tertentu, dan
sebaliknya, meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain.
d. Pendengaran lemah
%erbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi.
1$ Mendengar hanya permukaannya sa&a
'$ Memberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda7tanda
3$ Menun&ukkan kebosanan atau ke&engkelan
4$ Mendengar dengan tidak aktif
e. Ketidaktepatan penggunaan bahasa
ontoh, perintah pemimpin untuk menger&akan =se*epat mungkin> bisa berarti
satu &am, satu hari atau satu minggu. /i samping itu, bahasa7bahasa non;erbal
yang tidak konsisten, seperti nada suara, ekspresi wa&ah, dan sebagainya.
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
7/23
&. 'trateg! K"mun!kas! rgan!sas! $ar! P!m(!nan ke Angg"ta ) Downward
Communication*
?ibson dalam Syasyikirana mengungkapkan bahwa dalam strategi
komunikasi perlu adanya rasa saling saling per*aya yang di*iptakan antara
komunikator dan komunikan. Kalau tidak ada unsur saling memper*ayai,
komunikasi tidak akan berhasil. +idak adanya rasa saling per*aya akan
menghambat komunikasi.
Sebelum melan*arkan proses komunikasi, hal yang harus dilakukan
adalah mempela&ari siapa yang akan men&adi sasaran komunikasi pimpinan.
Adapun hal7hal yang perlu diketahui dari komunikan adalah kerangka referensi
dan situasi serta kondisi mereka.
+iap indi;idu memiliki karakter yang berbeda7beda oleh karena itu
perlakuan saat memberikan informasi atau pesan &uga berbeda7beda. #al tersebut
berlaku bila akan mengomunikasikan se*ara personal, namun bila se*ara serentak
biasanya diumumkan saat rapat mingguan setiap hari Sabtu atau saat rapat ke*il
yang berbeda7beda setiap timnya.
nsur selan&utnya yang men&adi penting adalah bagaimana mengemas
pesan atau instruksi tersebut agar ditanggapi oleh komunikan. Pengemasan pesan
akan mempengaruhi penerimaan pesan itu sendiri oleh komunikan, dalam hal ini
adalah anggota. Pada dasarnya sistem komunikasi ke bawah mengandalkan
berbagai &enis media *etak dan oral untuk menyebarkan informasi. %eberapa
*ontoh media tertulis menurut uthans "'((-$ berupa buku panduan organisasi,
buku petun&uk, ma&alah, koran, dan surat yang dikirim ke rumah atau dibagikan
dalam peker&aan, item papan pengumuman, poster, dan display informasi@ dan
laporan standar, deskripsi prosedur, dan memo.
+. 'trateg! K"mun!kas! $ar! Angg"ta ke P!m(!nan )Upward Communication*
Komunikasi ke atas merupakan sumber informasi yang penting dalam
membuat keputusan, karena dengan adanya komunikasi ini pimpinan dapat
mengetahui bagaimana pendapat anggota mengenai pimpinan, mengenai
peker&aan mereka, mengenai teman7temannya yang sama beker&a dan mengenai
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
8/23
organisasi. Karena pentingnya komunikasi tersebut maka organisasi perlu
memprogramnya.
Komunikasi ke atas merupakan sumber informasi yang penting dalam
membuat keputusan, karena dengan adanya komunikasi ini pimpinan dapat
mengetahui bagaimana pendapat anggota mengenai pimpinan, mengenai
peker&aan mereka, mengenai teman7temannya yang sama beker&a dan mengenai
organisasi. Karena pentingnya komunikasi tersebut maka organisasi perlu
memprogramnya.
5amun, terkadang komunikasi ke atas lebih sulit dibandingkan
komunikasi ke bawah. #al tersebut dikemukakan Sharma "Pa*e Baules, '(($.
Ada empat alasan yang mendasari mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit.
Pertama, adanya ke*enderungan pegawai menyembunyikan pikiran mereka.
Kedua, pegawai *enderung melihat pimpinan tidak akan tertarik dengan masalah
yang sedang mereka hadapi. Selan&utnya, seringkali pimpinan tidak berhasil
memberi penghargaan kepada pegawai yang telah melakukan komunikasi ke atas.
+erakhir, adanya perasaan bahwa pimpinan tidak dapat dihubungi dan tidak
tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.
Anggota merasa dirinya tidak memiliki kuasa untuk menyampaikan
sesuatu kepada pimpinan. Kalaupun ada, itupun adalah sesuatu yang mereka
terima dari sesama karyawan. Anggota organisasi merasa kesulitan untuk
berkomunikasi ke atas karena alasan adanya perasaan bahwa pimpinan tidak dapat
dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.
Menurut penelitian sebelumnya "Muhammad '(()$, ada lima hal yang
mempengaruhi efekti;itas komunikasi ke atas. /ua di antaranya adalah, pesan
haruslah mendukung kebi&aksanaan yang baru dan pesan memiliki daya tarik
untuk kema&uan organisasi ke depannya. Permasalahan yang men&adi poin penting
dalam hal ini adalah bagaimana anggota mengemas pesan &ika nyatanya
komunikasi ke atas dirasa sangat sulit. CiDa menyatakan bahwa dia selalu
mengkomunikasikan pesan langsung kepada komunikasi yang menangani pesan
itu se*ara langsung. #al tersebut sesuai dengan pernyataan Muhammad "'(()$
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
9/23
bahawa komunikasi ke atas akan lebih efektif &ika komunikasi itu langsung
kepada penerima yang dapat berbuat mengenai hal itu.
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
10/23
BAB III
PEMBAHA'AN
A. Permasalahan
,. Pent!ngn-a K"mun!kas! -ang Eekt! $ar! Pem!m(!n rgan!sas!
Komunikasi dengan kepemimpinan sangat erat hubungannya. Seorang
pemimpin harus memiliki wawasan yang luas, &u&ur, bertanggung &awab, berani
dalam mengambil keputusan, dan ia &uga harus mempunyai keahlian
berkomunikasi yang sangat baik. Karena komunikasi dapat menentukan berhasil
atau tidaknya seorang pemimpin dalam men&alankan tugasnya. Setiap pemimpin
pasti memiliki bawahannya dimana bawahannya tersebut akan mengeluarkan
gagasan:ide yang akan dipaparkan. Sehingga seorang pemimpin tersebut dapat
mengambil keputusan berdasarkan gagasan:ide tersebut. 5amun, terkadang
pemimpin sebuah organisasi tidak dapat berkomunikasi se*ara efektif. Apakah
komunikasi yang tidak efektif dari seorang pemimpin organisasi mempengaruhi
kiner&a anggota dalam men*apai tu&uan organisasi2
%. 'trateg! K"mun!kas! -ang Eekt!
Se*ara garis besar, komunikasi dapat dibedakan antara komunikasi ;erbal
dan non7;erbal. /i antara &enis komunikasi non7;erbal adalah komunikasi tertulis.
/i kehidupan nyata kita kering menemukan orang7orang yang gagap dalam
menyampaikan ide7idenya se*ara lisan, namun mampu penyampaian se*ara
tertulis baik berupa proposal penelitian dan menyusun laporan penelitian.
Sebagaimana sering dikatakan, komunikasi adalah sebuah kegiatan
mentransfer sebuah informasi. 5amun, tidak semua orang mampu melakukannya
dengan baik. %agaimanakah *aranya agar kita mampu melakukan komunikasi
yang baik, komunikasi yang dua arah, komunikasi yang efektif, sehingga target
informasi yang harus disampaikan ataupun diserap sesuai dengan harapan2
&. 'trateg! K"mun!kas! rgan!sas! $ar! P!m(!nan ke Angg"ta ) Downward
Communication*
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
11/23
Kegagalan dalam organisasi banyak yang disebabkan oleh kurang tertatanya
komunikasi yang dilakukan para pelaku di organisasi tersebut. Komunikasi yang
tidak efektif adalah akar utama permasalahan dalam organisasi. Komunikasi yang
efektif antara pimpinan dan anggota men&adi faktor penting bagi pen*apaian
tu&uan suatu organisasi. Pemimpin organisasi sebagai leader memiliki peran
penting dalam komunikasi. ntuk itu dalam makalah ini akan dibahas mengenai
strategi komunikasi organisasi dari pimpinan ke anggota.
+. 'trateg! K"mun!kas! $ar! Angg"ta ke P!m(!nan )Upward Communication*
Komunikasi ke atas lebih sulit dibandingkan komunikasi ke bawah. Ada
empat alasan yang mendasari mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit.
Pertama, adanya ke*enderungan pegawai menyembunyikan pikiran mereka.
Kedua, pegawai *enderung melihat pimpinan tidak akan tertarik dengan masalah
yang sedang mereka hadapi. Selan&utnya, seringkali pimpinan tidak berhasil
memberi penghargaan kepada pegawai yang telah melakukan komunikasi ke atas.
+erakhir, adanya perasaan bahwa pimpinan tidak dapat dihubungi dan tidak
tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.
Anggota merasa dirinya tidak memiliki kuasa untuk menyampaikan sesuatu
kepada pimpinan. Kalaupun ada, itupun adalah sesuatu yang mereka terima dari
sesama karyawan. Anggota organisasi merasa kesulitan untuk berkomunikasi ke
atas karena alasan adanya perasaan bahwa pimpinan tidak dapat dihubungi dan
tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. 9adi masalah yang ingin
dibahas adalah mengenai strategi komunikasi dari anggota ke pimpinan.
B. U(a-a (t!mal!sas!
,. Pent!ngn-a K"mun!kas! -ang Eekt! $ar! 'e"rang Pem!m(!n rgan!sas!
Kepemimpinan yang berhasil mempengaruhi orang lain sangat ditentukan
oleh keterampilan dan kemampuan men&alankan fungi komunikasi se*ara baik
karenanya komunikasi yang baik dan men&adi efektif akan ditentukan pula oleh
keper*ayaan dan keyakinan seorang pemimpin dalam memimpin untuk
mempengaruhi bawahan. Keyakinan dan keper*ayaan hanya dapat terbentuk
apabila pemimpin menyadari suatu lingkungan yang harmonis antara pimpinan
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
12/23
dengan para bawahannya yang dapat benar7benar berkomunikasi dengan baik
yang se&alan dengan makna fungsi komunikasi.
Komunikasi yang efektif dari seorang pemimpin sangatlah penting karena
akan mempengaruhi kiner&a anggota dalam men*apai tu&uan organisasi, hal ini
dikarenakan tiga alasan utama, yaitu0
a. Komunikasi menyediakan saluran umum untuk proses mana&emen, yaitu
meren*anakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan.
b. Keterampilan komunikasi yang efektif dapat membuat pemimpin menggunakan
berbagai bakat yang tersedia dalam dunia multibudaya dari organisasi.
*. Kenyataan bahwa pemimpin banyak menghabiskan waktunya untuk
berkomunikasi. 9arang sekali kita men&umpai pemimpin sendirian di me&anya
berpikir, membuat ren*ana, atau mempertimbangkan berbagai alternatif.
d. Pemimpin merupakan u&ung tombak pen*apaian ;isi dan misi suatu organisasi.
9ika pemimpin tidak dapat berkomunikasi dengan efektif maka akan ter&adi
keka*auan.
%. 'trateg! Men!ngkatkan K"mun!kas! -ang Eekt!
Komunikasi efektif dapat dilakukan oleh setiap orang. 9ika ada yang
merasa tidak mampu, hal ini lebih karena masalah kebiasaan sa&a. Melatih orang
berkomunikasi sederhana se*ara efektif bisa dilakukan dengan langsung pada
prakteknya. 6alaupun sepintas sepele, hal ini dapat membantu setiap indi;idu
untuk men*apai sebuah kesuksesan baik di dalam kehidupan pribadinya maupun
dalam kehidupan karirnya.
ntuk dapat melakukan komunikasi efektif, sebuah sumber menyatakan
ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan yaitu menganalisa, menyalahkan,
menghakimi, menasehati, dan menginterogasi.
ang tak kalah pentingnya dalam melakukan komunikasi efektif adalah
keterampilan mendengarkan dan bertanya. /alam proses berkomunikasi,
seseorang harus mampu mendengarkan dan memahaminya dengan baik.
Kemudian menga&ukan pertanyaan7pertanyaan yang saling memiliki keterkaitan
dan mengarah pada suatu solusi. Sehingga tu&uan utama dalam komunikasi yang
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
13/23
efektif adalah sebuah win-win solution. +ak ada satupun orang yang mau
disalahkan.
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
14/23
ara untuk mengatasi perbedaan persepsi adalah pesan harus di&elaskan
sehingga dapat dipahami oleh penerima yang mempunyai pandangan dan
pengalaman berbeda. Kalau mungkin, kita harus mempela&ari mengenai latar
belakang mereka yang akan berkomunikasi dengan kita.
'. Emosi
Ceaksi emosional marah, *inta, mempertahankan pendapat, ben*i, *emburu,
takut, malu, dapat mempengaruhi *ara kita memahami pesan orang lain dan *ara
kita mempengaruhi orang lain dengan pesan kita sendiri.
Pendekatan terbaik untuk berhubungan dengan emosi adalah menerimanya
sebagai bagian dari proses komunikasi dan men*oba untuk memahaminya ketika
emosi menimbulkan masalah.
3. Ketidakkonsistenan antara komunikasi ;erbal dan non7;erbal
%anyak yang berpendapat bahwa bahasa lisan dan tertulis sebagai medium
utama komunikasi, tetapi pesan yang kita kirimkan dan kita terima amat
dipengaruhi oleh faktor non;erbal seperti gerakan tubuh, pakaian, &arak berdiri
antar orang yang berbi*ara, postur, gerakan anggota badan, ekspresi wa&ah,
gerakan mata, dan sentuhan badan. %ahkan pesan yang amat sederhana seperti
=Selamat pagi>, dapat di sampaikan dengan maksud berbeda7beda dengan
komunikasi non;erbal.
Kun*i untuk menghilangkan ketidakkonsistenan dalam komunikasi adalah
mewaspadainya dan ber&aga7&aga agar tidak mengirimkan pesan palsu.
Komunikasi non;erbal harus selaras dengan pesan ;erbal.
4. Keper*ayaan
Seorang penerima memper*ayai atau men*urigai suatu pesan pada umunya
merupakan fungsi kredibilitas dari pengririm dalam pikiran penerima. Kredibilitas
pengirim dipengaruhi oleh lingkungan dalam konteks dia mengirirmkan pesan.
Pada umumnya, kredibilitasseorang pemimpin akan tinggi kalau dia dianggap
oleh orang lain berpengetahuan luas, dapat diper*aya, dan tulus menyangkut
kese&ahteraan lain. Kredibilitas merupakan hasil dari proses &angka pan&ang yang
mana ke&u&uran seseorang, keadilan, dan maksud baik dikenal oleh orang lain.
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
15/23
Seorang pemimpin dituntut untuk menguasai komunikasi ;erbal se*ara
efektif. ntuk itu maka sebaiknya menyadari kelemahannya dan berusaha
menutupi kekurangannya dengan mengupayakan diri memperbaiki diri. saha
yang dapat dilakukan adalah mempraktikkan kemahiran bi*aranya di pantai dan
berpidato di sana. /ia keluarkan suaranya sekeras7kerasnya melawan suara
ombak. +entu sa&a, dengan seringnya berlatih demikian, maka pada saat
menghadapi audiens atau lawan bi*ara yang sebenarnya dia tidak mendapat
kesulitan lagi.
saha kedua yang dapat dilakukan adalah mengikuti training mengenai
komunikasi. Seperti disebutkan di atas, keterampilan dalam berkomunikasi se*ara
efektif dapat dipela&ari dan dikuasai dengan latihan rutin dan berkesinambungan
se*ara terus menerus. ntuk itu, saat ini ada lembaga yang menyelenggarakan
training, khusus melatih pesertanya dalam keterampilan berkomunikasi efektif.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam men*iptakan suatu
komunikasi yang efektif.
1. Ketahui mitra bicara (Audience)
Kita harus sangat sadar dengan siapa kita bi*ara, apakah dengan orang tua,
anak7anak, laki7laki atau perempuan, status sosialnya seperti apa pangkat, &abatan
dan sema*amnya petani, pengusaha, guru, kyai, dan lain7lain. /engan
mengetahui audiencekita, kita harus *erdik dalam memilih kata7kata yang
digunakan dalam menyampaikan informasi atau buah fikiran kita. Artinya, bahasa
yang dipakai harus sesuai dengan bahasa yang mudah dipahami olehaudience kita.
%erbi*ara dengan orang dewasa tentu akan sangat berbeda dengan berbi*ara
kepada ana7kanak.
%erbi*ara dengan atasan tentu akan berbeda berbi*ara pada bawahan atau
teman sedera&at. Pengetahuan mitra bi*ara kitapun harus diperhatikan.
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
16/23
'. Ketahui tujuan
+u&uan kita berkomunikasi akan sangat menentukan *ara kita
menyampaikan informasi, tentu komunikasi kita bersifat pengumuman. +etapi bila
kita bermaksud membeli atau men&ual barang komunikasi kita akan bersifat
negosiasi. ain pula *ara kita berkomunikasi apabila tu&uan kita untuk menghibur,
membu&uk, atau sekedar basa7basi.
3. Perhatikan Konteks
Konteks disini bisa berarti keadaan atau lingkungan pada saat
berkomunikasi. Pada saat berkomunikasi, konteks sangat berperan dalam
memper&elas informasi yang disampaikan. Bormalitas dalam konteks tertentu &uga
dapat mempengaruhi *ara berkomunikasi seseorang. ?aya komunikasi atasan dan
bawahan di lingkungan dunia ker&a, bahkan komunikasi antar sesama atasan
maupun sesama bawahan pasti berbeda. Apabila orang7orang ini bertemu diluar
kantor gaya komunikasi diantara mereka akan sangat lain dengan gaya pada saat
mereka berada di kantor. Mengirim bunga kepada orang yang berulang tahun atau
kepada orang yang kita kasihi, akan berbeda maknanya bila disampaikan kepada
orang yang sedang berduka. %ahkan &enis bunga yang disampaikanpun membawa
pesan atau kesan tersendiri.
4. Pelajari Kultur
Kultur atau budaya, habit atau kebiasaan orang atau masyarakat &uga perlu
diperhatikan dalam berkomunikasi.
. Paham! Bahasa.
Bahasa menun&ukkan bangsa artinya bahasa dapat men&adi identitas suatu
bangsa. /engan memahami bahasa orang lain berarti berusaha menghargai orang
lain. +etapi memahami bahasa di sini tidak berarti harus memahami semua bahasa
yang dipakai oleh mitra bi*ara kita. ang lebih penting adalah memahami gaya
orang lain berbahasa. ntuk memper&elas pesan yang hendak disampaikan dalam
berkomunikasi, gunakanlah kalimat7kalimat sederhana yang mudah dipahami.
Kalimat pan&ang dan kompleks seringkali mengaburkan makna. Kepiawaian
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
17/23
dalam menggunakan kalimat7kalimat yang sederhana dan tepat dalam berbahasa
akan sangat mempengaruhi efektifitas komunikasi kita.
&. 'trateg! K"mun!kas! rgan!sas! $ar! P!m(!nan ke Angg"ta ) Downward
Communication*
?ibson dalam Syasyikirana mengungkapkan bahwa dalam strategi
komunikasi perlu adanya rasa saling saling per*aya yang di*iptakan antara
komunikator dan komunikan. Kalau tidak ada unsur saling memper*ayai,
komunikasi tidak akan berhasil. +idak adanya rasa saling per*aya akan
menghambat komunikasi.
Sebelum melan*arkan proses komunikasi, hal yang harus dilakukan
adalah mempela&ari siapa yang akan men&adi sasaran komunikasi pimpinan.
Adapun hal7hal yang perlu diketahui dari komunikan adalah kerangka referensi
dan situasi serta kondisi mereka.
+iap indi;idu memiliki karakter yang berbeda7beda oleh karena itu
perlakuan saat memberikan informasi atau pesan &uga berbeda7beda. #al tersebut
berlaku bila akan mengomunikasikan se*ara personal, namun bila se*ara serentak
biasanya diumumkan saat rapat mingguan setiap hari Sabtu atau saat rapat ke*il
yang berbeda7beda setiap timnya.
nsur selan&utnya yang men&adi penting adalah bagaimana mengemas
pesan atau instruksi tersebut agar ditanggapi oleh komunikan. Pengemasan pesan
akan mempengaruhi penerimaan pesan itu sendiri oleh komunikan, dalam hal ini
adalah anggota. Pada dasarnya sistem komunikasi ke bawah mengandalkan
berbagai &enis media *etak dan oral untuk menyebarkan informasi. %eberapa
*ontoh media tertulis menurut uthans "'((-$ berupa buku panduan organisasi,
buku petun&uk, ma&alah, koran, dan surat yang dikirim ke rumah atau dibagikan
dalam peker&aan, item papan pengumuman, poster, dan display informasi@ dan
laporan standar, deskripsi prosedur, dan memo.
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
18/23
Karena komunikasi lisan se*ara tatap muka akan mempengaruhi sikap dan
perilaku anggota.
%entuk oral communication yang biasa dilakukan berupa rapat dan
koordinasi se*ara personal. Setiap minggu rutin dilaksanakan rapat yang
membahas mengenai banyak hal termasuk e;aluasi kiner&a. Men*iptakan suasana
rapat yang santai, menurut membuat pesan atau informasi yang mau disampaikan
men&adi lebih efektif.
Agar tidak bosan dengan rapat yang begitu7begitu sa&a, sesekali suasana
rapat dirubah. +erkadang rapat dapat dilakukan di luar kantor sambil makan atau
bahkan dilakukan di salah satu rumah anggota rapat. Selain untuk men&adikan
pikiran fresh kembali, kekompakan dan silaturahmi antar karyawan men&adi lebih
erat.
Selain menggunakan komunikasi oral atau lisan, sering dilakukan
menggunakan metode komunikasi tulisan yang &uga di7midengan gambar. Sesuai
dengan hasil penelitian Pa*e dan Baules "'((-$ yang menun&ukkan metode lisan
diikuti tulisan yang paling efektif.
Komunikasi yang dilakukan dari pimpinan ke anggota, selain
mengandalkan komunikasi langsung &uga mengandalkan media, baik elektronik,
*etak, maupun ma&alah dinding untuk mengkomunikasikan informasi yang ada.
5amun, media digunakan sebagai pengulang "redundanc!:repeatation$ dari
komunikasi lisan yang telah dilakukan. "edundanc! "repeatation$ adalah *ara
mempengaruhi komunikan dengan &alan mengulang7ulang pesan kepada
komunikan. /engan teknik ini komunikan akan lebih memperhatikan pesan itu
daripada pesan yang tidak diulang.
Ada beberapa ma*am media yang dipakai untuk mengkomunikasikan pesan
dari pimpinan ke anggota. akni, job description, hand book , map, papan
pengumuman, surat tertulis, dan memo. ntuk men*apai keseragaman, efesiensi
dan efekti;itas ker&a sesuai yang diharapkan organisasi dapat menggunakan
media job description yang mengatur pembagian ker&a masing7masing karyawan
yang meliputi wewenang dan tugas yang harus diker&akan.
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
19/23
Selain itu, sebuah organisasi &uga dapat menyediakanhandbook sebagai
buku pedoman atau panduan bagi anggota. Selain itu penggunaan map yang
berisikan info7info penting mengenai tugas anggota. Oleh karena itu kehilangan
map sama sa&a kehilangan informasi penting. Selain berfungsi sebagai media
penyalur informasi7informasi penting, map &uga berfungsi untuk men*iptakan
suasana akrab. /i dalam map bisa berisikan *andaan7*andaan lu*u sebagai
moti;asi anggota organisasi, bahkan dapat &uga gosip7gosip terbaru di dalam
organisasi tersebut.
Sebaiknya map dapat menarik perhatian karyawan. /ari segi bahasa
hingga la!out &uga dibuat semenarik mungkin.
6ilburS*hramm mengemukakan apa yang
disebut dengan A#ailabilit!"mudahnya diperoleh$ dan Contrast "kontras$ kedua h
al ini adalahmenyangkut dengan penggunaan tanda7tanda komunikasi (sign
ofcommunication) dan penggunaan medium "Arifin, 1))4$.
Metode tulisan yang digunakan dalam menginformasikan pesan dapat &uga
berbentuk surat. %iasanya penyampaian pesan dengan *ara ini menyangkut
persoalan kiner&a indi;idu atau bisa &uga berupa pemberitahuan sesuatu yang
bersifat rahasia.
Pesan tertulis lainnya yang bersifat personal adalah memo. %iasanya
pimpinan akan membuat memo yang ditempelkan di me&a anggota yang diberikan
instruksi.
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
20/23
elektronik berupa SMS, telepon hingga email, &eå sosial seperti twitter
serta chat room di %%M dan line memang tidak bisa ditinggalkan. /engan
menggunakan media7media tersebut proses komunikasi dapat men&adi lebih
mudah dan *epat.
+. 'trateg! K"mun!kas! $ar! Angg"ta ke P!m(!nan )Upward Communication*
ara penyampaian pesan dari anggota ke pimpinan pun berbeda dengan
*ara penyampaian pesan yang dilakukan pimpinan ke anggota. %ila, pimpinan
menggunakan media sebagai teknik redundanc! atau pengulang dari informasi
sebelumnya, anggota &ustru &arang menggunakan media untuk berinteraksi dengan
pimpinan. Kalaupun ada itu &uga untuk bertanya, bukan untuk mengulang
informasi yang diberikan anggota ke pimpinan.
#al tersebut sesuai dengan pernyataan Planty dan Ma*ha;er "Pa*e
Baules '(($ bahwa metode yang paling efektif dari komunikasi ke atas adalah
kontak tatap muka sehari7hari dan per*akapan di antara pemimpin dan anggota.
Komunikasi tatap muka yang dilakukan anggota paling sering ter&adi pada saat
rapat mingguan maupun rapat tim. Capat memungkinkan ter&adinya komunikasi
dua arah, baik dari pimpinan ke anggota maupun anggota ke pimpinan.
%erdasarkan media yang dipakai oleh anggota untuk mengkomunikasikan
pesan ke pimpinan &uga tidak sebanyak seperti informasi yang diberikan pimpinan
ke anggota. Sebab, anggota lebih banyak menggunakan komunikasi oral se*ara
tatap langsung. Meskipun demikian tidak menutup kemungkinan kesempatan
anggota untuk berkomunikasi melalui media, seperti line, wattsap, dan twitter,
%iasanya anggota organisasi &arang menggunakan media untuk
mengkomunikasikan sesuatu pada pimpinan. Sebagai *ontoh, papan informasi
yang ada sebenarnya bukan hanya diperuntukkan untuk pimpinan sa&a, namun
pihak anggota pun dapat ikut serta untuk menempelkan informasi di sana. 5amun
se&auh ini hanya pihak pimpinan sa&a yang menuliskan pesan atau informasi di
papan informasi.
Selain itu, untuk teknik penyampaian pesannya, anggota lebih sering
menggunakan metode canaliing% yakni suatu *ara yang dilakukan oleh
komunikator dengan mengetahui terlebih dahulu tentang referensi:pengetahuan
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
21/23
dan pengalaman yang dimiliki komunikannya, kemudian komunikator menyusun
pesan dan metode yang sesuai dengan itu. Agar komunikan dapat menerima pesan
yang disampaikan komunikator dan kemudian perlahan7lahan komunikator
merubah pola pikir dan sikap komunikan pada arah yang dikehendaki
komunikator. /engan meren*anakan pesan sebelum diutarakan ke pimpinan akan
membawa dampak yang baik. Misalnya, dalam mengkomunikasikan ide7ide.
Komunikasi ke atas adalah feedback dari adanya komunikasi ke bawah.
/engan adanya komunikasi ke atas pimpinan dapat memperkuat peralatan untuk
merekam ide7ide dan bantuan dari anggotanya. #al ini membantu pimpinan
memperoleh &awaban yang lebih baik mengenai masalah7masalah mereka dan
tanggung &awab mereka. /engan terbukanya komunikasi ke atas, pimpinan dapat
membantu arus dan penerimaan komunikasi ke bawah.
BAB I/
PENUTUP
A. Kes!m(ulan
1. Komunikasi yang efektif dari seorang pemimpin sangatlah penting karena akan
mempengaruhi kiner&a anggota dalam men*apai tu&uan organisasi karena
pemimpin merupakan u&ung tombak pen*apaian ;isi dan misi suatu organisasi.
9ika pemimpin tidak dapat berkomunikasi dengan efektif maka akan ter&adi
keka*auan.
'. Seorang pemimpin dalam organisasi harus dapat berkomunikasi dengan baik.
ntuk itu pemimpin tidak boleh menganalisa, menyalahkan, menghakimi,
menasehati, dan menginterogasi. Selain itu &uga seorang pemimpin harus
menguasai keterampilan mendengarkan dan bertanya dan mengupayakan
komunikasi dua arah. Seorang pemimpin harus menyadari kelemahannya dalam
komunikasi dan berusaha menutupi kekurangannya dengan mengupayakan diri
memperbaiki diri dengan berlatih. Strategi dalam membangun komunikasi efektif0
ketahui mitra bi*ara (audience)%ketahui tu&uan, perhatikan konteks, pela&ari kultur,
dan pahami bahasa.
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
22/23
3. Strategi komunikasi yang dilakukan atasan kepada pihak bawahan dalam
mengkomunikasikan pesan pada pembuatan rubrik polling, ada beberapa
kesimpulan. Pertama, saat memberikan informasi atau pesan yang meliputi
instruksi tugas pimpinan menggunakan teknik redundanc!, yaitu mengulang pesan
yang telah disampaikan. Selain itu, dalam menyalurkan pesannya pihak pemimpin
dapat menggabungkan komunikasi formal dan informal sekaligus. Pemimpin &uga
dapat menggunakan se¨ah media untuk melan*arkan komunikasi dengan
bawahan, yakni melipuri media se*ara lisan, gambar dan tulisan. Media lisan
se*ara langsung yang digunakan berupa rapat mingguan dan rapat per tim.
Sedangkan media lisan se*ara tak langsung menggunakan telepon genggam.
Pimpinan dapat menggabungkan media lisan dengan media tulisan dan gambar.
aitu, berupa job description, hand book , map, papan pengumuman, surat tertulis,
dan memo.
4. Sedangkan strategi komunikasi yang dilakukan pihak bawahan kepada pihak
atasan dalam mengkomunikasikan pesan pada pembuatan rubrik polling, ada
beberapa kesimpulan.dalam mengkomunikasikan pesan pada pembuatan rubrik
polling. Pertama, bawahan mengandalkan komunikasi lisan se*ara langsung dan
menggunakan teknik *analiing . akni suatu *ara yang dilakukan oleh
komunikator dengan mengetahui terlebih dahulu referensi:pengetahuan dan
pengalaman yang dimiliki komunikannya, kemudian komunikator menyusun
pesan dan metode yang sesuai dengan itu. Agar komunikan dapat menerima pesan
yang disampaikan komunikator dan kemudian perlahan7lahan komunikator
merubah pola pikir dan sikap komunikan pada arah yang dikehendaki
komunikator.
B. 'aran
Komunikasi yang efektif sangat mempengaruhi pen*apaian ;isi dan misi
suatu organisasi. ntuk itu, kita dituntut untuk meningkatkan kemampuan
berkomunikasi.
-
8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif
23/23
DA0TAR PU'TAKA
Arifin, Anwar. 1))4, trategi Komunikasi, F Amri*o, %andung.
#endarin, /ikdik. Komunikasi Efektif Mengantarkan Kita Kepada Kesuksesan.
Gtersedia on lineH bandung.lan.go.id. diakses Selasa, ) September '(14.
estari dan Maliki, '((-. Komunikasi yang Efektif Modul Pendidikan /an Pelatihan
Pra&abatan ?olongan