strategian ja projektien kytkentä – mikä on projektisalkun rooli

of 29 /29
1 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Strategian ja projektien kytkentä – mikä on projektisalkun rooli? Lassi Lindblom 21.1.2012

Author: suomen-projekti-instituutti-oy-project-institute-finland-ltd

Post on 18-Jul-2015

121 views

Category:

Leadership & Management


5 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • 1 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Strategian ja projektien kytkent mik on projektisalkun rooli?

    Lassi Lindblom

    21.1.2012

  • 2 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Keskustelu

    Mist yrityksen johto tiet:

    Onko yrityksen strategia toteutumassa?

    Toteuttavatko kaikki kehityspanostukset ja investoinnit strategiaa?

  • 3 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    K: Mihin projektijohtamista (projektinhallinta, hanke/ohjelmajohtaminen, projektisalkunhallinta) tarvitaan?

  • 4 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Mit on projektisalkunhallinta?

    Organisaation projektisalkku koostuu kaikista samanaikaisesti kynniss olevista projekteista ja projekti-ideoista. Salkun projektit jakavat viime kdess samat organisaation strategiset tavoitteet ja kilpailevat samoista resursseista.

    Projektisalkunhallinnalla tarkoitetaan projekti-toiminnan kokonaisvaltaista johtamistapaa, jossa projekteja tarkastellaan strategiaa toteuttavina projektisalkkuina.

    oikeisiin asioihin investoiminen oikeiden projektien valinta resurssien varmistaminen valituille projekteille ptksenteon tekeminen nkyvksi

  • 5 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Projektisalkunhallinnan tavoitteet

    Esim. Riskitaso Tuotto Projektin kesto Projektityyppi Kohdemarkkinat

    Cooper R, Edgett S, Kleinschmidt E. Portfolio managementIn new product development: Lessons From the leadersI. Research technology management 1997, Vol.40(5).

    Salkun strategianmukaisuus

    Salkun tasapaino

    Salkunmaksimaalinenarvo

  • 6 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Projektisalkku on kuin kaupan hedelmtiski...

  • 7 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Projektien luokitus ja jsentely,

    projektitietokanta

    Valvonta ja ohjaus(Ohjausryhmty)Resurssienhallinta

    ValintaPriorisointiPtksen-tekoprosessiArviointi

    Jlki-seurantaOppiminenHydyt

    Projektisalkun johtaminen

  • 8 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Esimerkki: Projektisalkun strategisen tasapainon tarkastelu

    Plan Current

    Strateginen alue 1 Strateginen alue 2

    Strateginen alue 3 Strateginen alue 4

    Suunnitelma Nykyinen

    Jako:

    a) Projektien budjetti / strateginen alue

    tai

    a) Projektien mr / strateginen alue

    Strateginen alue 1 Strateginen alue 2

    Strateginen alue 3 Strateginen alue 4

  • 9 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Projekti on investointi

    +

    Aika

    Aikataulu

    Hytytavoitteet = MIKSI(esim. uuden tuotantoprosessin tuomat kustannussstt)

    Projektin kustannus-

    arvioProjektin tuotokset = MIT(esim. uusi tuotantoprosessi, jota varten tarvitaan mys uusi tietojrjestelm)

    Arvo

    Aika Kustannukset ja resurssit

    Laajuus ja laatu

    Projektinhallinnan menestystekijt

    Projektin arviointi:1. Hydyt2. Panokset3. Riskit

    Projekti = MITEN

  • 10 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Projektien arviointinkkulmat

    Projektin tulos / tuoteProjektin toteutus

    Riskit ja mahdollisuudet

    Vaikutukset

    Panostukset eli resurssit ja niiden saatavuusAika, raha, henkiltytunnit, laitteet, tilat..

    Tuotokset ja vaikutuksetRahallinen tuotto, asiakashydyt, strategiset hydyt, osaamisen kehittyminen

    Riskit ja mahdollisuudet

    Toteutuksen riskitTuotoksen/vaikutusten riskitAvautuvat mahdollisuudet

  • 11 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Pisteytysmalli arviointitykaluna: esimerkki

    Kriteeri Painoarvo

    Taloudellinen hyty 25 %

    Asiakashydyt 10 %

    Prosessien ja toimintatapojen

    kehitys5 %

    Oppiminen 5 %

    Rahallinen panostus 15 %

    Henkiltymr 10 %

    Projektin kesto 20 %

    Projektin riskitaso 10 %

    TUOTOS

    PANOS

    RISKI

    Lhde: Lehtonen; Lindblom; Simonen; Korpinen: Projektisalkunhallinta

  • 12 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Esimerkki: projektin pisteytystuloksen laskeminen

    Pakollinen projekti? EI

    Strategian mukainen? ON

    paino kertaapiste-mr

    Taloudellinen hyty 0,25 x 2 = 0,50

    Asiakashydyt 0,1 x 4 = 0,40

    Prosessien ja toiminta-tapojen kehitys 0,05 x 5 = 0,25

    Oppiminen 0,05 x 3 = 0,15

    Rahallinen panostus 0,15 x 3 = 0,45

    Hltymr 0,1 x 4 = 0,40

    Projektin kesto 0,2 x 4 = 0,80

    Projektin riskitaso 0,1 x 3 = 0,30

    3,25Painotettu keskiarvo (tulojen summa):

    Lhde: Lehtonen; Lindblom; Simonen; Korpinen: Projektisalkunhallinta

  • 13 Suomen Projekti-Instituutti Oy

  • 14 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Keskustelu pisteytysmallin painotus eri tilanteissa

    Mit asioita tulisi arvottaa muita trkemmiksi pisteytyskriteereiksi seuraavissa tilanteissa?

    Yrityksen strategia: Paras tuote Yrityksen strategia:

    Kustannusjohtaja Markkinatilanne: Laskusuhdanne,

    yrityksell hyv maksuvalmius ja vahva tase

    Markkinatilanne: Laskusuhdanne, yrityksell kyseenalainen maksuvalmius ja vahva tase

    Markkinatilanne: Noususuhdanne, yrityksell hyv maksuvalmius ja vahva tase

    Markkinatilanne: Noususuhdanne, yrityksell kyseenalainen maksuvalmius ja vahva tase

  • 15 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    X

    Y

    Z

    kapasiteetti

    Projekti

    Henkilresurssit asettavat rajoitteen salkunhallinnalle

    aika

    Yhteenlaskettukuormitus

    aika

  • 16 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Projekti 1

    Projekti 2

    Projekti 3

    Projekti 4 Pro

    jek

    ti 1

    Pro

    jek

    ti 2

    Pro

    jek

    ti 3

    Pro

    jek

    ti 4

    Re

    su

    rssit

    Re

    su

    rssit

    t t

    Keskustelu: mit eroa on oheisilla karkeilla neljn projektin toteutusskenaarioilla?

  • 17 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    ABC Projektimalli

    Salkunhallinnan taso

    Projektijohtamisen taso

    Projektityn toteutustaso

    G0 G1 G2 G3 G4

    Projektin tuotos

    MS MS

    Toteutusvaihe LopetusvaiheSuunnittelu-vaiheValmistelu-vaihe

    Asettaminen

    Toteutuksen ohjaus

    Lopetus

    Valmistelun aloitus

    Suunnittelu-pts

    Toteutus-pts

    Tuotosten hyvksyminen

    Projektin lopetus

    Projekti-idea/asiakastarve

    Hytyjenarviointi

    PE

    Jlki-arviointi

    Projektin suunnittelu

    Projekti-ehdotus

    Projekti-kuvaus

    Projekti-suunni-telma

    Loppu-raporttiEdistymisraportit

  • 18 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Projekti-ideat

    Projektiehdotukset

    Projektit

    Trket salkku-

    ptksetP0

    P1

    P2P3 P4 AR

    Pit olla suppilo ei tunneli!

    PROJEKTISALKKU

  • 19 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Strateginen jaoperatiivinenvuosikello

    Tam

    Hel

    Maa

    Huh

    Tou

    KesHei

    Elo

    Syy

    Lok

    Mar

    Jou

    Strateginen salkunhallinta

    Operatiivinen salkunhallinta

    Salkkukatselmointi

    Salkkukokous(salkkuseuranta, G1 G4 ptksi, vuoden aikana esiin tulevien projektien G0 ptksi) Projektisalkun katselmointi

    Projektisalkun budjetti Roadmapit Pisteytysmallin tarkistus strat. perusteella)

    Projektisalkunkatselmointi

    Projektisalkunkatselmointi- Salkkujen budjettien ja resurssimrien

    tarkistaminen vuosisuunnitelmien perusteella.

    - Seuraavan vuoden projektien alustavat kynnistysptkset (G0)

    - Varaus vuoden aikana kynnistyville

    Strategia valmis

    Strategiset tavoitteet jalkautetaan salkkuun

    Seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja budjetit valmiita

    Projektisalkun sislt sytteenstrategian luontiin

    Projektisalkun nykyinen sislt sytteenvuosisuunnitteluun

    Muokaten: Lehtonen, Lindblom, Simonen, Korpinen: Projektisalkunhallinta kehitystoiminnan strateginen johtaminen, ISBN 951-37-4689-5, Edita 07/2006

  • 20 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Tyypillinen vuosisuunnitelman sislt

    Tam Hel Maa Huh Tou Kes Hei Elo Syy Lok Mar Jou

    Edelliselt vuodelta jatkuvat

    Vuosisuunnitelman uudet projektit

    Kesken vuoden

    nousevat

  • 21 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    ABC Projektimallin osat

    4

    31

    2

    Salkunhallinnan malli ja ohjeetDokumenttipohjat

    Projektinjohtamisenmalli ja ohjeetDokumenttipohjat

    Ohjelmajohtamisenmalli ja ohjeetDokumenttipohjat

    Resurssienhallinnanmalli ja ohjeet

    Yhteinen terminologia

  • 22 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Examples of over 40 organizations that use ABC Project Model

  • 23 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Projektikulttuurin kehittyminen

    +

    time

    Euro,

    Value

    added

    I

    Project

    A development project

    has two different objectives

    End results / Deliverables: what is the concrete

    end result / what characteristics it has

    Business benefits: what

    business- / imago- /

    wellfare benefits

    the project creates

    Projektinhallinta

    Hydyt

    Risk

    Benefit (NPV)

    high

    low

    highlow

    AA

    DD

    CC

    BB

    EE

    Strateginen projektisalkunhallinta

    Hydyt Toteutuva strategia Suurempi ROI ja NPV Vhemmn riskej

    Projektit pttyvt ajallaan, budjetissaan ja tuottavat halutun lopputuloksen sek laadun

    Tyntekijt jaksavat paremmin Pitkll thtimell projektien kestot

    ja kustannukset pienenevt

    Project 1Project 1

    Project 2Project 2

    Project 3Project 3

    Project 4Project 4 Pro

    ject

    1P

    roje

    ct

    1

    Pro

    ject

    2P

    roje

    ct

    2

    Pro

    ject

    3P

    roje

    ct

    3

    Pro

    ject

    4P

    roje

    ct

    4

    Reso

    urc

    es

    Reso

    urc

    es

    t t

    1 2 3 4 5 76 8

    A

    B

    C

    1 2 3 4 5 76 8h/week

    0

    40

    80

    Normal

    working week

    Work hours

    90 h

    80 h

    150 h

    30 30 30

    20 20 20 20

    30 30 30 30 30

    The workload of expert expected by tasks A, B and C

    30 50 80 50 50 h/week

    Task

    30 30

    Operatiivinen projektisalkunhallinta

    Hydyt

    Projektien kestot lyhenevt Tuotokset ja hydyt nopeammin kyttn Kyvykkyys reagoida nopeammin

    liiketoimintaympristn muutoksiin Projektisalkun vlivarastoon on sitoutunut

    vhemmn pomaaVhemmn resurssikonfliktitilanteita

  • 24 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Tutkimustulos: Projektisalkunhallinnan onnistuminen

    Lhde: TKK/BIT Tutkimuskeskus, 2003

    27%

    6%2%

    13%

    1%

    67%

    50%

    32%

    54%

    20%

    3%

    26%

    46%

    23% 24%

    4%

    17% 18%

    9%

    49%

    0% 1%2% 1%

    6%

    0%

    10%

    20%

    30%

    40%

    50%

    60%

    70%

    Projektien tavoitteet

    ovat organisaation

    strategian mukaisia

    Resurssien allokointi

    projekteille vastaa

    strategian suuntalinjoja

    Projektikokonaisuudella

    saadaan optimaalinen

    tuotto (/sstt)

    Projektikokonaisuus

    toteuttaa hyvin

    organisaation

    strategiaa

    Projektikokonaisuuden

    ajallinen kuormitus on

    tasaista

    tysin samaa mielt jokseenkin samaa mielt ei samaa eik eri mielt jokseenkin eri mielt tysin eri mielt

  • 25 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Miksi projektit eponnistuvat yleisimmt syyt

    %-luku kertoo, kuinka moni vastaaja ilmoitti kyseisen syyn kolmen suurimman joukossa

    Monet asiat aiheuttavat harvemmin

    haasteita kypsn projektikulttuurin organisaatioissa!

  • 26 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Miten kypsyystaso vaikuttaa onnistumiseen?

    KustannustavoitteetAikataulutavoitteet Tymrtavoitteet

    Tuotostavoitteet Pitkn aikavlin hytytavoitteet

  • 27 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    1. Tietoisuus kynniss olevista

    projekteista

    5. Liiketoimintahytyjen etu- ja

    jlkikteisseuranta ja jatkuva

    projektikulttuurin kehittminen

    2. Priorisoitu projektisalkku, miss

    tiedetn projektien tilanne ja salkun

    tasapaino

    3. Resurssienhallinta kattaen

    projektit ja linjatyn

    4. Lpinkyv ptksenteko

    perustuen priorisointiin ja

    resurssisuunnitelmiin

    Salkuhallinnan kypsyystasot

  • 28 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    1. Tietoisuus kynniss olevista

    projekteista

    5. Liiketoimintahytyjen etu- ja

    jlkikteisseuranta ja jatkuva

    projektikulttuurin kehittminen

    2. Priorisoitu projektisalkku, miss

    tiedetn projektien tilanne ja salkun

    tasapaino

    3. Resurssienhallinta kattaen

    projektit ja linjatyn

    4. Lpinkyv ptksenteko

    perustuen priorisointiin ja

    resurssisuunnitelmiin

    Pllekkinen kehitysty vhenee Projektien strategiakytkent pystytn tarkastelemaan

    Salkuhallinnan kypsyystasot ja trkeimmt hydyt

    Johdolla selke yleisksitys salkun hallitsemiseksi (esim. strategian mukaisuus, yltason korjaavat toimenpiteet

    mahdollisia)

    Vaadittu parempi projektien laajuuden ja aikataulujen suunnittelu sinns parantaa onnistumisastetta

    Ei ylikuormitettuja resursseja Vhemmn stressaantunut henkilst Projektien lpimenoajat lyhenevt oleellisesti Parempilaatuisia projektien tuotoksia

    Strategia toteutuu nopeammin ja tehokkaammin

    Tiedetn projektisalkun todellinen liiketoiminnallinen arvo

    Projektien onnistumisaste paranee jatkuvasti

  • 29 Suomen Projekti-Instituutti Oy

    Aikataulusuunnitelmat ja edistymisraportointi kaikista projekteista yhteisesti sovitun raportointisyklin mukaisesti

    Tymrsuunnitelmat (mys linjaty) ja yhteinen pivityssykli

    Resurssien ja kapasiiteetin mr tiedossa

    Tuntiraportointi toimii

    (Ohjelmistotykalu tukemaan resurssienhallintaa)

    Pisteytysmalli tai muu systemaattinen priorisointitapa

    Prosessi pisteytystiedon kermiseen

    Strategiaprosessiin kytketty salkkukatselmointiprosessi

    Projektilista jota pivitetn snnllisesti

    Selket projektien tavoitemrittelyt (Projektikuvaukset)

    Sanan projekti tsmllinen mritelm

    Prosessi projektioppien kermiseen

    Prosessi liiketoimintahytyjen arvioimiseen linkittyen liiketoiminnan tuloskorttien seurantaan

    Toistuvat projektikulttuurin ja KPI:den mittaaminen

    Salkuhallinnan kypsyystasot ja trkeimmt mahdollistajat

    1. Tietoisuus kynniss olevista

    projekteista

    5. Liiketoimintahytyjen etu- ja

    jlkikteisseuranta ja jatkuva

    projektikulttuurin kehittminen

    2. Priorisoitu projektisalkku, miss

    tiedetn projektien tilanne ja salkun

    tasapaino

    3. Resurssienhallinta poikki

    projektien ja linjatyn

    4. Lpinkyv ptksenteko

    perustuen priorisointiin ja

    resurssisuunnitelmiin