1 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Strategian ja projektien kytkent mik on projektisalkun rooli?

Lassi Lindblom

21.1.2012

2 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Keskustelu

Mist yrityksen johto tiet:

Onko yrityksen strategia toteutumassa?

Toteuttavatko kaikki kehityspanostukset ja investoinnit strategiaa?

3 Suomen Projekti-Instituutti Oy

K: Mihin projektijohtamista (projektinhallinta, hanke/ohjelmajohtaminen, projektisalkunhallinta) tarvitaan?

4 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Mit on projektisalkunhallinta?

Organisaation projektisalkku koostuu kaikista samanaikaisesti kynniss olevista projekteista ja projekti-ideoista. Salkun projektit jakavat viime kdess samat organisaation strategiset tavoitteet ja kilpailevat samoista resursseista.

Projektisalkunhallinnalla tarkoitetaan projekti-toiminnan kokonaisvaltaista johtamistapaa, jossa projekteja tarkastellaan strategiaa toteuttavina projektisalkkuina.

oikeisiin asioihin investoiminen oikeiden projektien valinta resurssien varmistaminen valituille projekteille ptksenteon tekeminen nkyvksi

5 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektisalkunhallinnan tavoitteet

Esim. Riskitaso Tuotto Projektin kesto Projektityyppi Kohdemarkkinat

Cooper R, Edgett S, Kleinschmidt E. Portfolio managementIn new product development: Lessons From the leadersI. Research technology management 1997, Vol.40(5).

Salkun strategianmukaisuus

Salkun tasapaino

Salkunmaksimaalinenarvo

6 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektisalkku on kuin kaupan hedelmtiski...

7 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektien luokitus ja jsentely,

projektitietokanta

Valvonta ja ohjaus(Ohjausryhmty)Resurssienhallinta

ValintaPriorisointiPtksen-tekoprosessiArviointi

Jlki-seurantaOppiminenHydyt

Projektisalkun johtaminen

8 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Esimerkki: Projektisalkun strategisen tasapainon tarkastelu

Plan Current

Strateginen alue 1 Strateginen alue 2

Strateginen alue 3 Strateginen alue 4

Suunnitelma Nykyinen

Jako:

a) Projektien budjetti / strateginen alue

tai

a) Projektien mr / strateginen alue

Strateginen alue 1 Strateginen alue 2

Strateginen alue 3 Strateginen alue 4

9 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projekti on investointi

+

Aika

Aikataulu

Hytytavoitteet = MIKSI(esim. uuden tuotantoprosessin tuomat kustannussstt)

Projektin kustannus-

arvioProjektin tuotokset = MIT(esim. uusi tuotantoprosessi, jota varten tarvitaan mys uusi tietojrjestelm)

Arvo

Aika Kustannukset ja resurssit

Laajuus ja laatu

Projektinhallinnan menestystekijt

Projektin arviointi:1. Hydyt2. Panokset3. Riskit

Projekti = MITEN

10 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektien arviointinkkulmat

Projektin tulos / tuoteProjektin toteutus

Riskit ja mahdollisuudet

Vaikutukset

Panostukset eli resurssit ja niiden saatavuusAika, raha, henkiltytunnit, laitteet, tilat..

Tuotokset ja vaikutuksetRahallinen tuotto, asiakashydyt, strategiset hydyt, osaamisen kehittyminen

Riskit ja mahdollisuudet

Toteutuksen riskitTuotoksen/vaikutusten riskitAvautuvat mahdollisuudet

11 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Pisteytysmalli arviointitykaluna: esimerkki

Kriteeri Painoarvo

Taloudellinen hyty 25 %

Asiakashydyt 10 %

Prosessien ja toimintatapojen

kehitys5 %

Oppiminen 5 %

Rahallinen panostus 15 %

Henkiltymr 10 %

Projektin kesto 20 %

Projektin riskitaso 10 %

TUOTOS

PANOS

RISKI

Lhde: Lehtonen; Lindblom; Simonen; Korpinen: Projektisalkunhallinta

12 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Esimerkki: projektin pisteytystuloksen laskeminen

Pakollinen projekti? EI

Strategian mukainen? ON

paino kertaapiste-mr

Taloudellinen hyty 0,25 x 2 = 0,50

Asiakashydyt 0,1 x 4 = 0,40

Prosessien ja toiminta-tapojen kehitys 0,05 x 5 = 0,25

Oppiminen 0,05 x 3 = 0,15

Rahallinen panostus 0,15 x 3 = 0,45

Hltymr 0,1 x 4 = 0,40

Projektin kesto 0,2 x 4 = 0,80

Projektin riskitaso 0,1 x 3 = 0,30

3,25Painotettu keskiarvo (tulojen summa):

Lhde: Lehtonen; Lindblom; Simonen; Korpinen: Projektisalkunhallinta

13 Suomen Projekti-Instituutti Oy

14 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Keskustelu pisteytysmallin painotus eri tilanteissa

Mit asioita tulisi arvottaa muita trkemmiksi pisteytyskriteereiksi seuraavissa tilanteissa?

Yrityksen strategia: Paras tuote Yrityksen strategia:

Kustannusjohtaja Markkinatilanne: Laskusuhdanne,

yrityksell hyv maksuvalmius ja vahva tase

Markkinatilanne: Laskusuhdanne, yrityksell kyseenalainen maksuvalmius ja vahva tase

Markkinatilanne: Noususuhdanne, yrityksell hyv maksuvalmius ja vahva tase

Markkinatilanne: Noususuhdanne, yrityksell kyseenalainen maksuvalmius ja vahva tase

15 Suomen Projekti-Instituutti Oy

X

Y

Z

kapasiteetti

Projekti

Henkilresurssit asettavat rajoitteen salkunhallinnalle

aika

Yhteenlaskettukuormitus

aika

16 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projekti 1

Projekti 2

Projekti 3

Projekti 4 Pro

jek

ti 1

Pro

jek

ti 2

Pro

jek

ti 3

Pro

jek

ti 4

Re

su

rssit

Re

su

rssit

t t

Keskustelu: mit eroa on oheisilla karkeilla neljn projektin toteutusskenaarioilla?

17 Suomen Projekti-Instituutti Oy

ABC Projektimalli

Salkunhallinnan taso

Projektijohtamisen taso

Projektityn toteutustaso

G0 G1 G2 G3 G4

Projektin tuotos

MS MS

Toteutusvaihe LopetusvaiheSuunnittelu-vaiheValmistelu-vaihe

Asettaminen

Toteutuksen ohjaus

Lopetus

Valmistelun aloitus

Suunnittelu-pts

Toteutus-pts

Tuotosten hyvksyminen

Projektin lopetus

Projekti-idea/asiakastarve

Hytyjenarviointi

PE

Jlki-arviointi

Projektin suunnittelu

Projekti-ehdotus

Projekti-kuvaus

Projekti-suunni-telma

Loppu-raporttiEdistymisraportit

18 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projekti-ideat

Projektiehdotukset

Projektit

Trket salkku-

ptksetP0

P1

P2P3 P4 AR

Pit olla suppilo ei tunneli!

PROJEKTISALKKU

19 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Strateginen jaoperatiivinenvuosikello

Tam

Hel

Maa

Huh

Tou

KesHei

Elo

Syy

Lok

Mar

Jou

Strateginen salkunhallinta

Operatiivinen salkunhallinta

Salkkukatselmointi

Salkkukokous(salkkuseuranta, G1 G4 ptksi, vuoden aikana esiin tulevien projektien G0 ptksi) Projektisalkun katselmointi

Projektisalkun budjetti Roadmapit Pisteytysmallin tarkistus strat. perusteella)

Projektisalkunkatselmointi

Projektisalkunkatselmointi- Salkkujen budjettien ja resurssimrien

tarkistaminen vuosisuunnitelmien perusteella.

- Seuraavan vuoden projektien alustavat kynnistysptkset (G0)

- Varaus vuoden aikana kynnistyville

Strategia valmis

Strategiset tavoitteet jalkautetaan salkkuun

Seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja budjetit valmiita

Projektisalkun sislt sytteenstrategian luontiin

Projektisalkun nykyinen sislt sytteenvuosisuunnitteluun

Muokaten: Lehtonen, Lindblom, Simonen, Korpinen: Projektisalkunhallinta kehitystoiminnan strateginen johtaminen, ISBN 951-37-4689-5, Edita 07/2006

20 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Tyypillinen vuosisuunnitelman sislt

Tam Hel Maa Huh Tou Kes Hei Elo Syy Lok Mar Jou

Edelliselt vuodelta jatkuvat

Vuosisuunnitelman uudet projektit

Kesken vuoden

nousevat

21 Suomen Projekti-Instituutti Oy

ABC Projektimallin osat

4

31

2

Salkunhallinnan malli ja ohjeetDokumenttipohjat

Projektinjohtamisenmalli ja ohjeetDokumenttipohjat

Ohjelmajohtamisenmalli ja ohjeetDokumenttipohjat

Resurssienhallinnanmalli ja ohjeet

Yhteinen terminologia

22 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Examples of over 40 organizations that use ABC Project Model

23 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektikulttuurin kehittyminen

+

time

Euro,

Value

added

I

Project

A development project

has two different objectives

End results / Deliverables: what is the concrete

end result / what characteristics it has

Business benefits: what

business- / imago- /

wellfare benefits

the project creates

Projektinhallinta

Hydyt

Risk

Benefit (NPV)

high

low

highlow

AA

DD

CC

BB

EE

Strateginen projektisalkunhallinta

Hydyt Toteutuva strategia Suurempi ROI ja NPV Vhemmn riskej

Projektit pttyvt ajallaan, budjetissaan ja tuottavat halutun lopputuloksen sek laadun

Tyntekijt jaksavat paremmin Pitkll thtimell projektien kestot

ja kustannukset pienenevt

Project 1Project 1

Project 2Project 2

Project 3Project 3

Project 4Project 4 Pro

ject

1P

roje

ct

1

Pro

ject

2P

roje

ct

2

Pro

ject

3P

roje

ct

3

Pro

ject

4P

roje

ct

4

Reso

urc

es

Reso

urc

es

t t

1 2 3 4 5 76 8

A

B

C

1 2 3 4 5 76 8h/week

0

40

80

Normal

working week

Work hours

90 h

80 h

150 h

30 30 30

20 20 20 20

30 30 30 30 30

The workload of expert expected by tasks A, B and C

30 50 80 50 50 h/week

Task

30 30

Operatiivinen projektisalkunhallinta

Hydyt

Projektien kestot lyhenevt Tuotokset ja hydyt nopeammin kyttn Kyvykkyys reagoida nopeammin

liiketoimintaympristn muutoksiin Projektisalkun vlivarastoon on sitoutunut

vhemmn pomaaVhemmn resurssikonfliktitilanteita

24 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Tutkimustulos: Projektisalkunhallinnan onnistuminen

Lhde: TKK/BIT Tutkimuskeskus, 2003

27%

6%2%

13%

1%

67%

50%

32%

54%

20%

3%

26%

46%

23% 24%

4%

17% 18%

9%

49%

0% 1%2% 1%

6%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Projektien tavoitteet

ovat organisaation

strategian mukaisia

Resurssien allokointi

projekteille vastaa

strategian suuntalinjoja

Projektikokonaisuudella

saadaan optimaalinen

tuotto (/sstt)

Projektikokonaisuus

toteuttaa hyvin

organisaation

strategiaa

Projektikokonaisuuden

ajallinen kuormitus on

tasaista

tysin samaa mielt jokseenkin samaa mielt ei samaa eik eri mielt jokseenkin eri mielt tysin eri mielt

25 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Miksi projektit eponnistuvat yleisimmt syyt

%-luku kertoo, kuinka moni vastaaja ilmoitti kyseisen syyn kolmen suurimman joukossa

Monet asiat aiheuttavat harvemmin

haasteita kypsn projektikulttuurin organisaatioissa!

26 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Miten kypsyystaso vaikuttaa onnistumiseen?

KustannustavoitteetAikataulutavoitteet Tymrtavoitteet

Tuotostavoitteet Pitkn aikavlin hytytavoitteet

27 Suomen Projekti-Instituutti Oy

1. Tietoisuus kynniss olevista

projekteista

5. Liiketoimintahytyjen etu- ja

jlkikteisseuranta ja jatkuva

projektikulttuurin kehittminen

2. Priorisoitu projektisalkku, miss

tiedetn projektien tilanne ja salkun

tasapaino

3. Resurssienhallinta kattaen

projektit ja linjatyn

4. Lpinkyv ptksenteko

perustuen priorisointiin ja

resurssisuunnitelmiin

Salkuhallinnan kypsyystasot

28 Suomen Projekti-Instituutti Oy

1. Tietoisuus kynniss olevista

projekteista

5. Liiketoimintahytyjen etu- ja

jlkikteisseuranta ja jatkuva

projektikulttuurin kehittminen

2. Priorisoitu projektisalkku, miss

tiedetn projektien tilanne ja salkun

tasapaino

3. Resurssienhallinta kattaen

projektit ja linjatyn

4. Lpinkyv ptksenteko

perustuen priorisointiin ja

resurssisuunnitelmiin

Pllekkinen kehitysty vhenee Projektien strategiakytkent pystytn tarkastelemaan

Salkuhallinnan kypsyystasot ja trkeimmt hydyt

Johdolla selke yleisksitys salkun hallitsemiseksi (esim. strategian mukaisuus, yltason korjaavat toimenpiteet

mahdollisia)

Vaadittu parempi projektien laajuuden ja aikataulujen suunnittelu sinns parantaa onnistumisastetta

Ei ylikuormitettuja resursseja Vhemmn stressaantunut henkilst Projektien lpimenoajat lyhenevt oleellisesti Parempilaatuisia projektien tuotoksia

Strategia toteutuu nopeammin ja tehokkaammin

Tiedetn projektisalkun todellinen liiketoiminnallinen arvo

Projektien onnistumisaste paranee jatkuvasti

29 Suomen Projekti-Instituutti Oy

Aikataulusuunnitelmat ja edistymisraportointi kaikista projekteista yhteisesti sovitun raportointisyklin mukaisesti

Tymrsuunnitelmat (mys linjaty) ja yhteinen pivityssykli

Resurssien ja kapasiiteetin mr tiedossa

Tuntiraportointi toimii

(Ohjelmistotykalu tukemaan resurssienhallintaa)

Pisteytysmalli tai muu systemaattinen priorisointitapa

Prosessi pisteytystiedon kermiseen

Strategiaprosessiin kytketty salkkukatselmointiprosessi

Projektilista jota pivitetn snnllisesti

Selket projektien tavoitemrittelyt (Projektikuvaukset)

Sanan projekti tsmllinen mritelm

Prosessi projektioppien kermiseen

Prosessi liiketoimintahytyjen arvioimiseen linkittyen liiketoiminnan tuloskorttien seurantaan

Toistuvat projektikulttuurin ja KPI:den mittaaminen

Salkuhallinnan kypsyystasot ja trkeimmt mahdollistajat

1. Tietoisuus kynniss olevista

projekteista

5. Liiketoimintahytyjen etu- ja

jlkikteisseuranta ja jatkuva

projektikulttuurin kehittminen

2. Priorisoitu projektisalkku, miss

tiedetn projektien tilanne ja salkun

tasapaino

3. Resurssienhallinta poikki

projektien ja linjatyn

4. Lpinkyv ptksenteko

perustuen priorisointiin ja

resurssisuunnitelmiin