struktur organisasi dan job desc rumah sakit

24

Click here to load reader

Upload: donny-narendra

Post on 19-Jan-2016

373 views

Category:

Documents


125 download

DESCRIPTION

Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

TRANSCRIPT

Page 1: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

74

BAB 3

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Gambaran Umum dan Sejarah Perusahaan

Pendirian Klinik Kharisma Citra Medika pada awalnya dikarenakan adanya

kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan yang mudah dijangkau. Klinik ini

secara resmi didirikan pada Juli 2004. Klinik ini berlokasi di Jalan Tebet Barat

Dalam Raya No.14 Jakarta Selatan dan pada waktu itu memiliki fasilitas pelayanan

kesehatan poli spesialis dan gigi.

Dengan bergulirnya waktu dan semakin meningkatnya kebutuhan

masyarakat akan pelayanan kesehatan yang baik maka Klinik Kharisma Citra

Medika menambah fasilitas layanannya antara lain spesialis anak, spesialis

penyakit dalam, spesialis kebidanan, spesialis bedah, poli gigi, dan apotik. Klinik

Kharisma Citra Medika juga bekerja sama dengan distributor-distributor obat

seperti : PT. Indofarma Global Medika, PT. Millennium Pharmacon

International.Tbk, PT.Junger Farma Distribusi, PT. AntarMitra Sembada, Akbar

Indo Makmur Stimec Tbk, dan beberapa distributor obat-obatan lainnya untuk

memasok obat pada apotik.

Dalam menjalankan fungsinya sebagai tempat untuk melayani masyarakat

dalam pelayanan kesehatan diharapkan agar semua elemen yang ada di dalam

perusahaan mampu bekerja semaksimal mungkin dan dituntut untuk menjadi

profesional. Sesuai dengan fungsinya maka Klinik Kharisma Citra Medika berada

Page 2: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

75

di bawah Departemen Kesehatan Republik Indonesia yang fungsinya diatur di

dalam peraturan perundang–undangan yang berlaku.

Dalam perjalanannya Klinik Kharisma Citra Medika mempunyai visi

menjadi pelayan masyarakat yang profesional dalam rangka mewujudkan

masyarakat sehat. Sedangkan misinya mewujudkan Klinik Kharisma Citra Medika

sebagai wadah untuk membantu masyarakat, mewujudkan Klinik Kharisma Citra

Medika sebagai mitra terpercaya didalam kesehatan, dan mengembangkan Klinik

Kharisma Citra Medika menjadi lembaga yang terkemuka dalam bidang pelayanan

kesehatan.

3.2 Struktur Organisasi Klinik Kharisma Citra Medika

Struktur organisasi yang berlaku pada Klinik Kharisma Citra Medika

adalah seperti yang tercantum sebagai berikut :

STRUKTUR ORGANISASI KLINIK KHARISMA CITRA MEDIKA

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Komisaris

Manager Keuangan

Manager Marketing

Manager Operasional

Ass.Akuntansi

Ass.Marketing

Kasir Apoteker Admin

Page 3: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

76

Jabatan tertinggi pada struktur organisasi Klinik Kharisma Citra Medika

yaitu Komisaris yang ditunjuk berdasarkan musyawarah para pemegang saham.

Kemudian komisaris membawahi tiga orang manager, yaitu Manager Keuangan,

Manager Marketing dan Manager Operasional. Manager Keuangan secara umum

menangani semua masalah keuangan perusahaan yang membawahi Kasir dan

Asisten Akuntansi. Manager Marketing secara umum menangani masalah

pemasaran yang dibantu oleh Asisten Marketing. Manager Operasional menangani

masalah operasional klinik yang di bantu oleh Apoteker dan Admin.

Wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian pada struktur

organisasi Klinik Kharisma Citra Medika adalah sesuai keputusan yang telah

ditetapkan dalam klinik ini. Adapun wewenang dan tanggung jawabnya sebagai

berikut :

1.Komisaris

Wewenang :

Berwenang untuk menentukan kebijakan strategi klinik.

Menetapkan standar pelayanan yang dilakukan oleh dokter.

Tanggung Jawab:

Memimpin dan mengelola klinik sehingga bertanggung jawab atas

perkembangan klinik.

2. Manager Keuangan

Wewenang :

Menangani semua hasil pendapatan klinik.

Page 4: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

77

Menerima laporan keuangan, yaitu : pendapatan dari bagian kasir,

pengeluaran dari bagian penyediaan obat.

Tanggung jawab :

Bertanggung jawab terhadap pengeluaran yang dilakukan oleh klinik.

Mempresentasikan laporan keuangan kepada pimpinan.

3. Manager Marketing

Wewenang :

Menangani masalah yang berkaitan dengan pemasaran seperti

penjualan obat.

Menerima laporan dari bagian apotik.

Tanggung jawab :

Menjaga hubungan baik dengan supplier (pemasok) obat.

Bertanggung jawab atas ketepatan waktu dalam hal pemasokan obat-

obat.

4. Manager Operasional

Wewenang :

Mengatur dan mengawasi kinerja operasional klinik meliputi bagian:

keperawatan, kasir, obat dan pendaftaran.

Menerima laporan medis / operasional dari bagian administrasi.

Tanggung jawab :

Menjaga mutu pelayanan klinik.

Page 5: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

78

Bertanggung jawab akan kepuasan pelanggan.

Bertanggung jawab atas keluhan dari pelanggan.

5. Asisten Keuangan

Wewenang :

Membantu manager keuangan dalam menangani semua hasil pendapatan

klinik.

Membuat laporan keuangan, yaitu : pendapatan dari bagian kasir.

Tanggung jawab :

Melakukan pencatatan dan laporan keuangan yang akan diserahkan kepada

pimpinan.

6. Kasir

Wewenang :

Menangani pendapatan dari hasil pembayaran pasien.

Tanggung jawab :

Bertanggung jawab atas pencatatan hasil pendapatan ke bagian keuangan.

7. Asisten Marketing

Wewenang :

Membantu manager marketing menangani masalah yang berkaitan

dengan pemasaran seperti penjualan obat.

Membuat laporan dari bagian apotik.

Page 6: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

79

Tanggung jawab :

Menjaga hubungan baik dengan supplier (pemasok) obat.

8. Apoteker

Wewenang :

Menangani dan mengawasi kerja dari petugas obat secara langsung.

Memberikan alternatif obat untuk penggantian obat yang tidak tersedia di

depot obat kepada dokter sebelum diberikan kepada pasien.

Tanggung jawab :

Bertanggung jawab atas obat yang keluar agar sesuai dengan resep yang

ada.

Bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan oleh petugas obat agar

sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

9. Admin

Wewenang :

Memeriksa semua buku catatan masing-masing bagian untuk keperluan

administrasi klinik.

Tanggung jawab :

Memeriksa antara buku tamu dan buku catatan dokter untuk menentukan

honor dokter.

Menyimpan resep yang telah diperiksa sebagai arsip.

Membuat laporan adminstrasi.

Page 7: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

80 3.3 Prosedur Kerja Yang Sedang Berjalan

3.3.1 Prosedur Pemeriksaan Poli

Pasien yang datang harus mendaftarkan diri ke bagian pendaftaran dan

menentukan poli yang dituju. Petugas pendaftaran akan menanyakan pada pasien

apakah sudah pernah berobat di Klinik Kharisma Citra Medika. Apabila pasien

tersebut sudah pernah berobat maka petugas pendaftaran akan meminta pasien

untuk menunjukkan kartu berobat dimana data pada kartu berobat tersebut akan

dicatat pada buku tamu.

Apabila pasien tidak membawa kartu berobat maka petugas pendaftaran

harus mencari rekam medik pasien. Jika rekam medik tersebut ditemukan maka

akan dibuat kartu berobat sesuai rekam medik yang ditemukan tersebut.

Sebaliknya jika tidak ditemukan, atau pasien belum pernah berobat maka bagian

pendaftaran harus membuat kartu berobat baru untuk pasien. Informasi yang

terdapat pada kartu berobat pasien adalah nomor kartu berobat (unik untuk setiap

pasien), nama, umur, alamat, poli yang dituju. Setelah itu, petugas pendaftaran

akan mencatat data pasien pada buku tamu, dimana data yang dicatat adalah

sebagai berikut :

Nomor kartu berobat

Nama pasien.

Alamat

Nomor telepon (bila ada)

Poli yang dituju

Umur

Page 8: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

81

Kemudian dilakukan pencarian rekam medik pasien untuk pasien lama

sesuai dengan nama, alamat dan poli yang dituju pada kartu berobat pasien. Untuk

pasien baru maka dilakukan pembuatan rekam medik yang baru. Informasi yang

terdapat pada sebuah rekam medik pasien adalah nomor rekam medik, nama,

alamat, telepon, tanggal pembuatan rekam medik, jenis poli, umur, tgl

pemeriksaan, anamnese(keluhan), diagnosa dan therapie.

Kemudian rekam medik pasien akan dibawa oleh perawat dan diberikan

kepada dokter yang bertugas pada poli yang dituju pasien. Pasien akan menunggu

panggilan perawat untuk dipersilakan masuk ke ruang konsultasi. Setelah pasien

selesai konsultasi, dokter akan memberikan resep obat untuk diambil baik di

apotik Kharisma Citra Medika maupun di apotik luar Klinik Kharisma Citra

Medika. Informasi yang terdapat pada resep adalah tanggal resep, nama dokter,

nama pasien, umur, nama obat, dosis, dan aturan pakai obat.

Pembayaran biaya konsultasi akan dibayar oleh pasien pada bagian kasir

klinik sesuai dengan jenis poli. Komisi dokter untuk setiap pasien yang

berkonsultasi tergantung kesepakatan antara dokter dan pihak Klinik Kharisma

Citra Medika. Jadi setiap akhir bulan dokter akan menerima gaji sesuai dengan

jumlah pasien yang berkonsultasi dalam bulan tersebut.

Setelah pasien membayar konsultasi , kasir klinik harus mencatat setiap

pembayaran tersebut pada buku laporan kasir klinik. Informasi yang terdapat pada

lembar ini adalah nama kasir, tanggal, nama pasien, poli, jumlah biaya.

Setelah pasien diperiksa, rekam medik pasien disimpan kembali ke tempat

penyimpanan kartu sesuai dengan abjad. Bagian pendaftaran harus melengkapi

Page 9: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

82

informasi pada buku tamu yaitu nama dokter, biaya konsultasi dokter, dan biaya

obat sesuai dengan informasi pada resep dokter.

3.3.2 Penjualan Obat

Setelah melalui pemeriksaan dan mendapatkan resep dari dokter, pasien

kemudian menyerahkan resep ke petugas apotik Kharisma Citra Medika. Petugas

apotik akan mengambil obat pasien sesuai dengan resep dokter. Setelah obat

diperiksa kembali, petugas apotik menghitung biaya obat harus dibayarkan oleh

pasien di kasir apotik.

Setelah pasien membayar biaya berobat maka pasien akan menerima struk

kertas pembayaran dan petugas obat menyerahkan obat kepada pasien dan

menjelaskan aturan minum obat tersebut.

Transaksi penjualan obat akan dicatat pada kartu persediaan obat dengan

mencantumkan nama barang, tanggal, jumlah dan nomor resep, jumlah keluar dan

sisa obat beserta paraf petugas. Bagian apotik juga memiliki catatan persediaan

obat yang diperbaharui setiap kali mengeluarkan obat. Pencatatan pengeluaran obat

dikelompokkan perbulan. Informasi yang diperlukan dalam pencatatan adalah

bulan (mm/yy), nama obat, sisa bulan lalu, tanggal obat keluar, jumlah obat keluar

dan sisa obat. Apabila persediaan pada apotik sudah minimum maka petugas

apotik akan mengeluarkan request order (order permintaan) yang berisi nama

obat serta jumlah obat yang dinginkan.

Page 10: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

83 3.3.3 Pembelian Obat

Bagian pembelian dalam membeli obat tergantung permintaan dari petugas

apotik. Apabila persediaan suatu jenis obat sudah mencapai minimum sesuai

dengan catatan pada kartu persediaan obat, petugas apotik akan mengeluarkan

request order (order permintaan) yang berisi tanggal, nama obat (biasanya

digolongkan per perusahaan farmasi), dan permintaan jumlah obat. Persediaan

suatu obat diketahui dari catatan persediaan obat. Dalam catatan ini terdapat

informasi bulan (mm/yy), nama obat, sisa bulan lalu, tanggal obat masuk, tanggal

obat keluar, dan sisa obat.

Pembelian obat ini dilakukan jika persediaan obat sudah menipis atau ada

kebutuhan obat yang mendesak. Berdasarkan request order (order permintaan),

bagian pembelian akan memeriksa harga obat dari penawaran yang dilakukan oleh

supplier sebelumnya. Apabila obat yang diminta belum pernah dibeli sebelumnya,

bagian pembelian akan menanyakan harga obat ke supplier melalui telepon.

Setelah membuat perbandingan harga, bagian pembelian akan membuat order

pembelian (purchased order) ke supplier yang menawarkan harga paling

kompetitif. Dalam daftar order pembelian (purchased order) terdapat informasi

tentang Apotik Kharisma Citra Medika yang mengajukan order pembelian

(purchased order), pihak supplier yang dituju, nama barang dan jumlah pembelian.

Kemudian setelah obat diterima, bagian apotik yang merangkap bagian

penerimaan harus melakukan pemeriksaan dan pencocokan kesesuaian antara obat

dan jumlah yang ada pada order pembelian (purchased order) dengan faktur dari

pihak supplier. Setelah pemeriksaan obat selesai dan benar, bagian apotik akan

Page 11: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

84

memberikan paraf pada faktur obat. Lembar pertama (lembar asli) diserahkan

kembali ke pihak supplier sedangkan lembar kedua dan ketiga (lembar copy) untuk

apotik dan bagian keuangan. Bagian keuangan akan membuat laporan pembelian

serta melakukan pembayaran sesuai dengan jatuh tempo yang tertera pada faktur

tersebut.

Sementara bagian apotik harus melakukan pencatatan pada persediaan obat.

Dalam pencatatan persediaan obat pada bagian apotik ini, diperlukan data nama

obat, sisa bulan lalu, tanggal obat masuk beserta jumlahnya dan sisa obat.

3.3.4 Retur Pembelian Obat

Retur pembelian obat dilakukan jika obat yang diterima setelah diperiksa

tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian

(purchased order). Retur ini dilakukan apabila obat yang diterima mengalami

kerusakan dimana dalam hal ini kualitas / kondisi obat di bawah standar yang

ditetapkan atau obat yang diterima tidak sesuai dengan pemesanan. Apabila ada

obat yang harus di retur maka bagian apotik melakukan retur kepada supplier.

Bagian apotik kemudian akan menghubungi pihak supplier untuk

pemberitahuan untuk dilakukannya retur obat lalu menyiapkan semua obat yang

akan di retur sesuai dengan memo retur obat dan menyerahkannya ke pihak

supplier bersamaan dengan memo retur obat.

Bagian apotik kemudian harus mengubah kartu persediaan obat di apotik.

Dari retur obat ini, akan memotong utang Klinik Kharisma Citra Medika kepada

pihak supplier atas pembelian obat tersebut.

Page 12: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

85 3.3.5 Laporan Keuangan

Laporan keuangan pada Klinik Kharisma Citra Medika diperlukan

sebagai salah satu sumber informasi yang digunakan untuk mengambil keputusan

perusahaan. Setiap formulir yang berisi pemasukan atau pengeluaran keuangan

perusahaan akan dikumpulkan.dan dibagi-bagi menjadi beberapa kelompok sistem

akuntansi, yaitu : penjualan, pembelian, order permintaan, order pembelian, retur

pembelian, pembayaran hutang, serta biaya operasional. Berbagai sistem diatas

akan menghasilkan sistem akuntansi pokok, yaitu cash voucher dan general

ledger. Dari sistem akuntansi pokok inilah kemudian dihasilkan laporan keuangan,

antara lain Income Statement dan Balance Sheet yang sangat berguna bagi

perusahaan.

Page 13: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

86 3.4 Diagram Aliran Dokumen Yang Sedang Berjalan

3.4.1 Diagram Aliran Pemeriksaan Poli

Gambar 3.2 Diagram Aliran Prosedur Pendaftaran Pasien

Page 14: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

87

Gambar 3.3 Diagram Aliran Prosedur Pemeriksaan Poli

Page 15: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

88 3.4.2 Diagram Aliran Penjualan Obat

Gambar 3.4 Diagram Aliran Penjualan obat

Page 16: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

89 3.4.3 Diagram Aliran Pembelian Obat

Gambar 3.5 Diagram Aliran Pembelian Obat

Page 17: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

90 3.4.4 Diagram Aliran Retur Pembelian Obat

Gambar 3.6 Diagram Aliran Retur Pembelian Obat

Page 18: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

91 3.4.5 Diagram Aliran Laporan Keuangan

Gambar 3.7 Diagram Aliran Laporan Keuangan

Page 19: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

92 3.5 Kebutuhan Informasi

Informasi yang dibutuhkan Klinik Kharisma Citra Medika dalam

menjalankan kegiatan operasional adalah sebagai berikut :

Pasien

Klinik Kharisma Citra Medika sangat membutuhkan informasi mengenai pasien

karena di dalam kegiatan operasionalnya selalu berhubungan dengan pasien.

Informasi yang dibutuhkan antara lain : data mengenai pasien serta informasi

rekam medik yang berisi catatan kesehatan pasien.

Pendaftaran

Informasi yang diperlukan dari pendaftaran adalah detail pendaftaran dan data

diri pasien. Dari informasi ini, pihak klinik dapat mengetahui jumlah pasien yang

mendaftar selama periode tertentu.

Profit center

Informasi yang berkaitan dengan profit center meliputi kode profit center dan

keterangannya.

Dokter

Informasi tentang dokter yang dibutuhkan Klinik Kharisma Citra Medika yaitu

data diri dokter yang ada pada setiap poli.

Jadwal praktik dokter

Informasi yang dibutuhkan dari jadwal praktik dokter, antara lain adalah nama

dokter, hari, serta waktu praktik masing-masing dokter.

Page 20: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

93

Pemeriksaan poli kesehatan

Pemeriksaan poli kesehatan dilakukan pasien serta ditangani oleh seorang dokter,

baik dokter gigi maupun dokter spesialis. Informasi yang dibutuhkan dari

pemeriksaan poli antara lain: jumlah pasien beserta detil pemeriksaan yang

dilakukan pada suatu poli kesehatan dan biaya konsultasi yang dikenakan kepada

pasien atas pemeriksaan yang dilakukan.

Apotik

Informasi yang dibutuhkan dari apotik atau persediaan obat yaitu nama obat,

jenis obat, harga serta persediaan obat di apotik sehingga dapat diketahui jumlah

obat yang telah mencapai batas minimum.

Supplier

Informasi yang dibutuhkan dari supplier, yaitu : nama supplier, alamat, telepon,

fax, email, nama contact person, dan telepon contact person.

Penjualan obat

Informasi yang dibutuhkan dari penjualan obat yaitu: nomor penjualan, nomor

resep, keterangan obat yang dijual sesuai resep serta total harga. Selain itu, nama

karyawan yang menangani juga disertakan.

Pembelian obat

Apabila persediaan obat di apotik mencapai minimum, bagian apotik akan

membuat order permintaan pembelian obat ke bagian pembelian. Informasi yang

dibutuhkan dari pembelian obat antara lain: detil order pembelian yang dikirim

ke supplier, detil penerimaan obat beserta keterangan jumlah pembayaran.

Retur pembelian obat

Page 21: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

94

Terkadang obat yang diterima dari supplier harus diretur karena tidak sesuai

dengan ketentuan order pembelian baik kuantitas maupun kualitas obat.

Informasi yang dibutuhkan dalam retur pembelian antara lain: detil retur yang

dilakukan, tanggal dan jumlah retur serta karyawan yang menangani retur

tersebut. Retur ini akan mengurangi hutang kepada supplier.

Bank

Informasi yang dibutuhkan dari bank adalah nama bank, alamat, contact person,

telepon dan no rekening klinik pada bank yang bersangkutan. Setiap bank akan

menangani penarikan dan penyetoran saldo secara tunai yang dilakukan oleh

klinik.

Karyawan

Data yang dibutuhkan dari karyawan adalah nama karyawan, alamat, telepon,

jabatan.

Request Order (Order Permintaan)

Request Order dihasilkan ketika ada permintaan pembelian dari apotik untuk

memenuhi kebutuhan obat yang sudah menipis atau mendesak. Informasi yang

dibutuhkan Request Order, yaitu : tanggal order permintaan, tanggal dibutuhkan,

nama obat dan jumlah obat yang diinginkan, serta nama supplier yang memasok

obat tersebut.

Purchased Order (Order Pembelian)

Dalam daftar order pembelian dibutuhkan informasi tentang Apotik Kharisma

Citra Medika yang mengajukan order pembelian, pihak supplier yang dituju,

Page 22: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

95

nama obat, jumlah pembelian, dan total pembelian serta order permintaan yang

mendasari diterbitkannya order pembelian.

Pembayaran Hutang

Informasi yang berkaitan dengan pembayaran hutang meliputi tanggal

pembayaran, nama supplier yang bersangkutan, jumlah pembayaran serta nama

karyawan yang menangani pembayaran.

Account Code

Account code adalah kode-kode yang mewakili setiap transaksi keuangan yang

terjadi pada klinik Kharisma Citra Medika. Kode-kode ini akan dicatat di dalam

general ledger. Informasi yang berkaitan dengan account code, yaitu kode

account, keterangan, format position, dan level.

Cash Voucher

Cash voucher digunakan untuk mencatat detail transaksi yang berhubungan

dengan pengeluaran kas. Data yang diperlukan antara lain, kode cash voucher,

tanggal terjadinya transaksi, keterangan, serta jumlah biaya yang dikeluarkan.

General Ledger

General ledger merupakan buku besar yang mencatat setiap transaksi yang

melibatkan pemasukan dan pengeluaran kas. Informasi yang berkaitan dengan

general ledger meliputi kode account dari setiap transaksi, tanggal pencatatan

dan tanggal terjadinya transaksi, dan jumlah dana yang diperlukan pada setiap

transaksi.

Page 23: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

96 3.6 Permasalahan yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi Klinik Kharisma Citra Medika dalam

menjalankan kegiatan operasionalnya antara lain:

1. Penyimpanan kartu pasien yang berisi rekam medik dari dokter masih

menggunakan rak-rak sehingga dalam pencarian suatu kartu pasien

membutuhkan waktu yang relatif cukup lama.

2. Penyusunan laporan, baik laporan keuangan maupun laporan operasional

klinik membutuhkan waktu yang lama, karena data transaksi harus diproses

secara manual.

3. Persediaan obat pada apotik masih dicatat secara manual dan tidak ada

pemisahan data-data obat berdasarkan jenis obatnya, sehingga mengalami

kesulitan dalam pencarian data. Hal ini menyebabkan sulitnya mengetahui

obat yang persediaannya mencapai minimum dimana seharusnya dilakukan

pemindahan atau permintaan pembelian obat.

4. Belum adanya informasi yang menyatakan secara spesifik berapa jumlah

penjualan untuk suatu obat tertentu sehingga sulit untuk mengambil

keputusan dalam menentukan jumlah permintaan pembelian obat.

5. Laporan pembelian obat pada supplier masih dicatat secara manual, sehingga

sering terjadi kesalahan pada pengisian data.

6. Laporan pengembalian obat (retur pembelian obat) masih dicatat secara

manual, sehingga sering terjadi kesalahan pada pengisian data.

Page 24: Struktur Organisasi Dan Job Desc rumah sakit

97 3.7 Usulan Pemecahan Masalah

Melihat masalah-masalah yang dihadapi perusahaan, maka diusulkan suatu

rancangan basis data kepada Klinik Kharisma Citra Medika sehingga diharapkan

basis data yang dihasilkan dapat membantu memecahkan masalah-masalah di atas.

Dalam rancangan basis data yang diajukan harus memenuhi kebutuhan informasi

pada Klinik Kharisma Citra Medika sebagai berikut :

1. Proses pencarian kartu pasien tidak akan membutuhkan waktu yang lama

karena dilakukan penyimpanan informasi rekam medik pasien pada basis data

klinik.

2. Dibuat suatu sistem yang dapat mengelola data transaksi dan membuat laporan,

baik laporan keuangan maupun laporan operasional secara komputerisasi,

sehingga waktu pemrosesan akan berjalan dengan cepat.

3. Dengan sistem basis data baru, persediaan obat pada apotik akan diketahui

dengan cepat dan mudah. Basis data klinik secara otomatis harus dapat

menyesuaikan (menambah dan mengurangi) persediaan obat.

4. Bagian apotik harus dapat mengetahui jumlah penjualan suatu obat tertentu

dari basis data klinik sehingga dapat menentukan jumlah permintaan

pembelian.

5. Dibuat suatu sistem yang dapat mengelola data transaksi pada suatu pembelian

obat, sehingga akan mempermudah dan mengurangi kesalahan dalam pengisian

data.

6. Dibuat suatu sistem yang dapat mengelola data transaksi pada suatu retur obat,

sehingga akan mempermudah dan mengurangi kesalahan dalam pengisian data.