studi tributari e centri servizi · ricezione e conservazione fatture anche un file pdf (senza...
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IL PROCESSO CONTABILE CARTACEO
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IL PROCESSO CONTABILE CARTACEO
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VISUALIZZAZIONE
Gecom Multi richiama
Doc Finder è può
visualizzare i documenti
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GLI ARCHIVI DI CONSERVAZIONE
Gli archivi di conservazione (genericamente definiti DAV Documenti Acquisto e Vendita) Archivio unico per ditta in grado di contenere Fatture acquisto Fatture Vendita Note Credito Documenti Contabili Per diversi sezionali Per diversi anni
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CREARE GLI ARCHIVI DI CONSERVAZIONE
La creazione degli archivi avviene con una maschera guidata che agevola la creazione massiva.
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A PROPOSITO DI ANAGRAFICHE
La eliminazione delle anagrafiche inutili con la DISATTIVAZIONE aiuta ad avere un archivio più facile da gestire
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LA SCANSIONE
La eliminazione delle anagrafiche inutili con la DISATTIVAZIONE aiuta ad avere un archivio più facile da gestire
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LA REGISTRAZIONE
I documenti PROCESSATI vengono inviati al gestionale e visualizzati dai menu di registrazione.
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L’AGGIORNAMENTO DEI DATI
Lanciare il comando STPRI. Scegliere “Gen. Spool per Archivia ordinario” o “Gen. Spool per Archivia se2mplificato” Impostare i filtri di esportazione Impostare il nome del file STPRIO.TXT o STPRIS.TXT che verrà generato Selezionare la ditta o le ditte da esportare Cliccare su stampa e confermare ESEGUIRE ARCHIPRINT PER ARCHIVIARE LA PRIMA NOTA GENERATA Eseguire Archiprint e attivare l’archiviazione spuntando il flag “Archiviazione Spools di stampa”
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GLI ARCHIVI DI CONSERVAZIONE
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RICEZIONE E CONSERVAZIONE FATTURE
Anche un file pdf (senza firma digitale) può essere validato
Per fattura elettronica si intende la
fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.
autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante • sistemi di controllo di gestione che
assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile,
• ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente
• Ovvero tramite EDI
Il DL 216 semplifica la conservazione delle fatture elettroniche
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Cos’è il sistema di controllo richiesto ?
• Fattura servizi – Utenza corrisponde
– Pagamento tracciato
– Servizi plausibili
– Importi ragionevoli.
– oppure esiste contratto
– Email di ricezione
• Fattura di merci – Il cliente ha tutte le bolle
relative e gli ordini
• Fattura con firma digitale
• Estendibile ad altri documenti – Si (estratti conto , contabili,
acquisti on line)
In tutti questi casi la fattura elettronica può essere conservata come tale .
Non è necessaria la stampa, l’etichettatura , la scansione
Per approfondire il concetto di Sistema di controllo è utile questo documento
http://ec.europa.eu/taxation_customs/resources/documents/taxa
tion/vat/traders/invoicing_rules/explanatory_notes_it.pdf
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L’ACCORDO
E NON MANCANO INTERPRETAZIONI
RIGIDE
il ricorso alla fattura elettronica e' subordinato all'accettazione da parte del destinatario.
Negli anni passati sono state concesse accettazioni all’invio di fatture PDF Fino ad ora il ricevente doveva stampare il pdf e trattarlo come cartaceo Ora secondo la direttiva quello è un documento elettronico e come tale andrebbe trattato
Il DL 216 PREVEDE COMUNQUE CHE TRA LE
PARTI VI SIA UN ACCORDO
Non è quindi da escludere che qualche competitor in queste condizioni parli di OBBLIGO ad attivare la conservazione elettronica
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GLI EFFETTI POTREBBERO ESSERE POSITIVI
Negli studi
Una buona fetta di fatture può essere ricevuta in formato pdf tramite email, una parte si può scaricare dal sito del fornitore.
COME FACCIO A GESTIRE I DOCUMENTI ELETTRONICI ? ARRIVANO AL CLIENTE DEVO PRENDERMI CARICO DELLE EMAIL ? DEVO PRENDERMI CARICO DEL PERCORSO DI CONTROLLO ?
IN AZIENDA
Ipotizzabile che più del 50% delle fatture diventeranno elettroniche
Evoluzione Anche i documenti contabili (estratti conto, contabili banche, altri costi) possono essere conservati in modalità elettronica
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Estensione ai documenti contabili ?
Se la garanzia di originalità di una fattura è data da percorsi di controllo che ne dimostrino la coerenza, per un estratto conto bancario ci possono essere dubbi ? L’e.c. carta di credito ? Contabili Bancarie ? Pagamenti imposte ? Costi del personale ? Acquisti web treni aerei navi ?
Un buon 50% dei documenti può essere elettronico
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SOLUZIONE STUDI
Indispensabile il coinvolgimento della
ditta
si
Il cliente ha internet ? Il cliente ha un pc ? Il cliente ha una multi funzione , o scanner ? Il cliente ha una segretaria o una competenza sufficiente per gestire l’invio documenti ?
COLLEGO LA DITTA
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Il percorso contabilE
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L’ACCORDO CON LA DITTA
• La Ditta si assume la responsabilità della originalità dei documenti immessi nel sistema (con l’invio attesta etc. etc.)
• Le tipologie di documenti e le forme ammesse (cartaceo o elettronico) sono decise al momento del rilascio del client
• I documenti cartacei dovranno essere preventivamente divisi e numerati con le etichette
• Quelli elettronici vanno solo identificati nella tipologia.
L’accordo si tramuta in una serie di indicatori che
specificano i tipi di file da riceve e relativi sezionali
cod_tipo_
doc_f cartacei elettronici
0 contabili 0 1
1 fatt. vendita 0 1
2 fatt. acquisto 0 1
4 Note credito 0 1
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CONFIGURAZIONI PIU ARTICOLATE
La configurazione personalizzata
Configurazione protocolli standard
prog Cod_tdf tdf descrizione cartaceo elettronico
1 0 Documenti Contabili 0 1
2 1 Fatture vendita 0 1
3 2 Fatture Acquisto 0 1
4 3 Note debito 0 1
5 4 Note Credito 0 1
Esempio di personalizzazione
prog Cod_tdf tdf descrizione cartaceo elettronico
1 0 Documenti Contabili 0 1
2 0 Documenti Contabili Filiale senigallia 2 3
3 1 Fatture vendita 0 1
4 1 Fatture vendita Filiale senigallia 2
5 2 Fatture Acquisto 0 1
6 2 Fatture Acquisto Filiale senigallia 2 3
7 3 Note debito 0 1
8 4 Note Credito 0 1
Esempio ditta quater
1 0 Documenti Contabili 0 1
2 1 Fatture vendita Alimentari 1
3 1 Fatture vendita Tabaccheria 1
4 2 Fatture Acquisto Alimentari 0 1
5 2 Fatture Acquisto Tabaccheria 2 3
6 3 Note debito 0 1
7 4 Note Credito 0 1
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internet
IL SERVIZIO DI RICEZIONE
Il programma in esecuzione sul server Archivia Plus (anche pc win7 no xp) è attivo in ascolto su una apposita porta. La porta reindirizzata dal server di accesso consente ai client di autenticarsi e dialogare. L’autenticazione avviene a livello di programma. Il file di configurazione viene generato dallo studio. Si può gestire ogni tipologia con diversi sezionali e, in prospettiva, consentire l’imputazione di maggiori dati .
Client documentale
Pc o server
Archivia
ip pubblico
Server pubblico
o firewall
Porta xx
ip locale
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I file ricevuti
I documenti elettronici vengono immediatamente protocollati da AutoSpool. Le immagini dei documenti cartacei finiscono nell’archivio scansioni per il processo Bar Code di ArchiScan
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LO STUDIO RICEVE DOCUMENTI DA UNA EMAIL
• Creare 2 aree per il protocollo Inviati ricevuti DITTE Inviati ricevuti Studio
• Con l’Addins di Outlook (o con il protocollo pec), possiamo Protocollare l’email ricevuta e inviare il file allegato (la fattura vera e propria) alla cartella di conservazione.
• Il sistema di protocollo dei files provvederà a inserire il documento nell’archivio e ad avviare l’esportazione per la registrazione
• Tra l’email e la fattura archiviata rimane un collegamento .
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LO STUDIO RICEVE DOCUMENTI DA UNA EMAIL
IL COLLEGAMENTO TRA EMAIL E FATTURA E’ UN ELEMENTO
DI AUTENTICITA’
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CARTELLE PER DITTA
• Le cartelle vengono create dalla anagrafica ditta
• contestualmente vengono pianificati in Archifile i trattamenti per i documenti elettronici che verranno depositati in quei percorsi
• Significa che per OTTENERE IL PROTOCOLLO ELETTRONICO delle varie tipologie di documenti basta depositarli nelle apposite cartelle
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ArchiFile raccoglie e protocolla
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I due processi
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ESPORTAZIONE PER LA REGISTRAZIONE
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VISUALIZZAZIONE
Gecom Multi richiama
Doc Finder è può
visualizzare i documenti
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SISTEMA IBRIDO ?
CARTELLE PER DITTA
CLIENT
SCANSIONE IN STUDIO
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TIPI DOCUMENTI ELETTRONICI
• FATTURE VENDITA
• NOTE CREDITO
• FATTURE ACQUISTO (PARTE)
• finanziari – ESTRATTI CONTO BANCA
– CONTABILI BANCARIE
– ESTRATTI CONTO CARTE CREDITO
– Pagamenti imposte - tributi
• BIGLIETTI VIAGGIO (PARTE)
• RIEPILOGHI DI FATTURE MENO DI 150 EURO
• COSTI PERSONALE
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GLI ASPETTI CRITICI
Dl 216 Per fattura elettronica si intende la
fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante • sistemi di controllo di gestione
che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile,
• ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente
• Ovvero tramite EDI
DM 23/01/2004 1. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: - hanno la forma di documenti statici non
modificabili; - sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della
data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;
- sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6; - sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia
garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.
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GLI ASPETTI CRITICI
Dl 216 Per fattura elettronica si intende la
fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante • sistemi di controllo di gestione
che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile,
• ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente
• Ovvero tramite EDI
DM 23/01/2004 1. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: - hanno la forma di documenti statici non
modificabili; - sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della
data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;
- sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6; - sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia
garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.
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GLI ASPETTI CRITICI – chiusura quindicinale
DM 23/01/2004 2. Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene mediante le modalità di memorizzazione previste al comma 1, lettera d), e secondo il Procedimento indicato nell'art. 3 della deliberazione dell’AIPA n. 42 del 2001 e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell’ AIPA n. 42 del 2001. Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti.
DM 23/01/2004 modifiche previste 3. La conservazione di cui ai commi 1 e 2 è effettuata con cadenza almeno annuale.
Avviare la conservazione digitale delle fatture senza preoccuparsi della cadenza quindicinale è ragionevole
Non c’è motivo per non effettuare la firma quindicinale
in quelle emesse
In caso di problemi, numerazione con programma e stampa (risoluzione
14/e e 161/e)
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REQUISITI
Archivia Plus Suite
• Estensione Sql Express
• ArchiScan
• Client in numero adeguato (1 collegamento 1 client)
• No xp
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Novità già introdotte
Aggiornamenti automatici
• Miglioreremo con flag per aggiornamenti indispensabili e facoltativi
• Personalizzabile
Tele assistenza con supporto audio
• Personalizzabile
Controllo rapido anagrafiche
• Per disattivare velocemente quelle inutili
• Filtri per creare liste
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Feedback
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