subcapÍtulo 1.3 procedimiento de certificación sms fase iv

FECHA 01-septiembre-2020

AGENCIA FEDERAL DE AVIACION CIVIL

MANUAL DE AUTORIDADES AERONÁUTICAS OPERACIONES

REVISIÓN 7ª. Re-Edición

Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.3 Página 1 de 16

DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE AVIACIÓN

SUBCAPÍTULO 1.3 Procedimiento de Certificación SMS Fase IV

PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN SMS

FASE IV

PS-A-03

Luis Villanueva Barragan Subdirector de

Certificación SMS

Actualizó

Elic Jacob Herrera Hernández

Director de Seguridad Aérea

Revisó

J. Jesús Moreno Bautista Director General Adjunto

de Seguridad Aérea.

Aprobó

21 de enero de 2020





Capítulo 1 Subcapítulo 1.3 Página 2 de 16 Volumen IV


Contenido

1. Registro de Revisiones ....................................................................................................................................................... 3

2. Introducción........................................................................................................................................................................ 4

3. Objetivo .............................................................................................................................................................................. 4

4. Alcance .............................................................................................................................................................................. 4

5. Responsabilidades ............................................................................................................................................................. 4

6. Políticas de operación y observación................................................................................................................................... 4

7. Documentos de Referencia ................................................................................................................................................. 5

8. Definiciones y Términos ...................................................................................................................................................... 6

9. Procedimiento ............................................................................................................................................................ 7

9.1 Diagrama de procedimiento .......................................................................................................................................... 7

9.2 Descripción de actividades ......................................................................................................................................... 11

9.3 Formatos utilizados .................................................................................................................................................... 16

4. Recursos Humanos e Infraestructura ................................................................................................................................ 16







1. Registro de Revisiones

Revisión Fecha de Aprobación

Puntos Modificados Resumen de Cambios

Original 31/01/13 Documento Nuevo N/A

Revisión 1 21/01/20 Actualización Actualización imagen y AA







2. Introduccion El presente procedimiento describe los lineamientos a seguir para la aprobación de la fase IV, que deberán acreditar los proveedores de servicio como parte de la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional (SMS) en sus organizaciones.

3. Objetivo Establecer la metodología y criterios para la revisión documental y en sitio de los procesos de la garantía de la seguridad operacional con base en lo establecido en la NOM-064-SCT3-2012, correspondiente a la fase IV del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional (SMS), lo anterior, con el fin de garantizar la implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad Operacional.

4. Alcance Aplica a la Dirección General Adjunta de Seguridad Aérea, Dirección de Seguridad Aérea, Subdirección de Certificación SMS y Proveedores de Servicio.

5. Responsabilidades Subdirección de Certificación SMS: Es el responsable del proceso, así como, de verificar el cumplimiento del mismo. Jefaturas de Certificación SMS: Son los responsables de llevar acabo todas las acciones aquí mencionadas, para que se cumpla el objetivo de este procedimiento, así como mantenerlo actualizado, las jefaturas son las siguientes:

Aerolíneas y Centros de Adiestramiento; Aeropuertos y SENEAM; Talleres, Taxis Aéreos y Aeronaves XC.

Inspectores SMS: Es responsabilidad de cada integrante el cumplir y hacer cumplir lo estipulado en la normatividad vigente, siguiendo los lineamientos contenidos en este procedimiento. Proveedor de Servicio: Entrega de documentación en tiempo y forma.

6. Polí ticas de operacion y observacion

Debido a la cantidad de proveedores de servicio, cualquier Jefatura de Certificación SMS podrá atender todo tipo de trámites referente al Sistema de Gestión de Seguridad Operacional, sin importar el Proveedor de Servicios.







Se podrán solicitar cambios en la documentación sujeta a revisión vía correo electrónico, en cualquiera de los siguientes casos:

- Omisiones a la NOM-064-SCT3-2012.

- Existan errores de formato.

El correo electrónico mencionado en el punto anterior, deberá contener lo siguiente:

- Hacer referencia con la información del trámite, tal como fecha y numero de VUS, nombre del proveedor de servicio y tipo de trámite.

- Contener las observaciones que se requieran atender.

- Fecha límite de cumplimiento para la entrega.

- Deberá estar dirigido al proveedor de servicio, así como marcar copia al Jefe de Certificación SMS inmediato, al Subdirector de Certificación SMS y en caso de que el Director de Seguridad Aérea lo solicite, se enviara copia.

En el caso de que el proveedor de servicios tenga dudas sobre las observaciones detectadas, se deberá contemplar lo siguiente:

- Podrá solicitar una reunión mediante un correo electrónico dirigido a la Subdirección de Certificación SMS, con copia al Jefe de Certificación SMS y al Inspector SMS encargado del trámite.

- El Inspector SMS debe hacer del conocimiento al proveedor de servicios que deberán ser dudas específicas y puntuales, ya que solo se cuenta con una hora como tiempo límite.

- El Inspector SMS deberá hacer una minuta de los puntos acordados, así como una lista de asistencia de los participantes, la cual deberá ser enviado vía correo electrónico al proveedor de servicios, con copia al Jefe de Certificación SMS y al Subdirector de Certificación SMS.

7. Documentos de Referencia

Ley de Aviación Civil Reglamento de la Ley de Aviación Civil Norma Oficial Mexicana NOM-064-SCT3-2012 “Que establece las especificaciones del

Sistema de Gestión de Seguridad Operacional (SMS)”. Anexo 19 al Convenio sobre Aviación Civil Internacional, Gestión de la seguridad

operacional, última enmienda. Doc. 9859 de la OACI, Manual de Gestión de Seguridad Operacional, ultima enmienda. Manual del Programa Estatal de Seguridad Operacional (SSP).







8. Definiciones y Terminos DGASA: Dirección General Adjunta de Seguridad Aérea. DSA: Dirección de Seguridad Aérea. No conformidad: Incumplimiento de un requerimiento establecido la NOM-064-SCT3-2012, o en el Manual del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional, o en el Plan de Implementación. Oportunidad de Mejora: Recomendación con base en las Mejores prácticas de la industria o proceso que requiere complementarse. PA: Plan de Acción Proveedores de Servicio: Concesionarios y permisionarios del transporte aéreo de servicio al público, los concesionarios y permisionarios aeroportuarios, Aeropuertos y Servicios Auxiliares (ASA), los permisionarios de talleres aeronáuticos, los prestadores de servicios de tránsito aéreo, los centros de formación o de capacitación y adiestramiento que cuenten con aeronaves y los operadores aéreos de aeronaves de estado distintas de las militares. SMS: Sistema de Gestión de Seguridad Operacional. VUS: Ventanilla Única de Servicios.







9. Procedimiento 9.1 Diagrama de procedimiento

a

RS-A-04

RS-A-03

RS-A-02

FS-A-08 / FS-A-09

6.-Elaboración de la Respuesta a la solicitud

de inspección

5.-Programación de Inspección

INICIO

1.-Ingreso de solicitud de Inspección para Fase

IV

2.-Recepción, revisión y asignación de la

solicitud

3.-Revisión de la Solicitud de Inspección.

4. ¿Cumple?

NO

SI

Se rechaza la solicitud de inspección

FIN







Pago de Inspección

FS-A-12

FS-A-10 y FS-A-11

FS-A-13

a

7.-Salida de Trámite en Ventanilla única

9.-Recepción, revisión y asignación de la

solicitud

SI

NO

10.-Planificación de la Inspección

8. ¿Se Ingresó el pago en tiempo?

11.-Coordinación y notificación de la

Inspección

12.-Ejecucción de la Inspección

Se cancela la inspección

FIN

b







13 - Cierre de la Inspección

15 - No aprobación de FASE

16 - Ingreso de Plan de Acción

17 - Revisión del Plan de Acción (PA)

18- ¿Es acorde el

PA?

14-¿Existen No Conformidades?

Aprobación de FASE

SE SOLICITA PAGO PARA EMISIÓN DE CERTIFICADO DE APROBACIÓN.

b

NO

NO

SI

SI

c

FS-A-17/FS-A-18

RS-A-04

FS-A-15

FIN







c

SI

19 - Se ingresa evidencia de la Implementación del

PA

20-¿Se solventan las No conformidades?

SE SOLICITA PAGO PARA EMISIÓN DE

CERTIFICADO DE APROBACIÓN.

NO

RS-A-04

FS-A-17 Aprobación de FASE IV

FS-A-16

FIN







9.2 Descripción de actividades

No. Responsable (s) Actividad

1 Proveedor de Servicios

Ingresa por Ventanilla única de Servicios su solicitud de inspección para la Fase IV, para la cual, debe asegurar haber concluido la implementación los procesos de garantía de la seguridad operacional del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional con base a los tiempos estipulados en el Cronograma de Gantt última enmienda Aprobada de su organización.

2

Director General Adjunta de

Seguridad Aérea.

Director de Seguridad Aérea

La Dirección General Adjunta de Seguridad Aérea/Dirección de Seguridad Aérea recibe de la Ventanilla única de Servicios el escrito de solicitud de inspección, la cual se canaliza a la Subdirección de Certificación SMS.

3 Subdirector de Certificación SMS

Registra la solicitud en la base de control RS-A-02 (BD Cert SMS VUS) y turna el trámite a un inspector.

4 Inspector SMS

El inspector se asegura que la organización que se va a inspeccionar haya concluido la implementación de garantía de la seguridad operacional lo anterior con base en el Cronograma de Gantt de la última enmienda aprobada del Plan de Implementación de su organización. En caso de que aún no se encuentren implementados los procesos de garantía de la seguridad operacional se rechaza la solicitud de inspección a través del FS-A-20 (Contestación de temas diversos), el cual deberá estar rubricado por la Jefatura de Departamento Correspondiente, por el Subdirector de Certificación y firmado por el Director de Seguridad Aérea. Se dará salida a dicho documento a través de Ventanilla Única de Servicios.

5

Subdirector de Certificación SMS

Jefe del

Departamento Correspondiente

La Subdirección de Certificación SMS en coordinación con el Jefe de Departamento registra la inspección en RS-A-03 (Calendario de Inspecciones), donde asignan la fecha y equipo de inspección.

6 Inspector SMS

Elabora el oficio de respuesta de solicitud de Inspección, a través del cual confirma la fecha de la inspección y la solicitud del pago, el cual debe ser entregado en la fecha indicada en el oficio. Posteriormente se da salida al trámite a través de Ventanilla única de Servicios.







No. Responsable (s) Actividad Nota: En caso de ser una inspección en la Cd. De México, no se solicita pago. Con base en el lugar de la inspección de elabora el formato: FS-A-08 (Respuesta de Solicitud de Inspección Cd. De México) FS-A-09 (Respuesta de Solicitud de Inspección Foránea)

7

Inspector SMS

El inspector entrega el trámite rubricado a la Jefatura correspondiente de Certificación SMS. El Jefe de Departamento revisa y rubrica el trámite y entrega a la Subdirección de Certificación SMS. Posteriormente la Subdirección de Certificación SMS lo rubrica y lo entrega a la Dirección de Seguridad Aérea. La Dirección de Seguridad Aérea firma el trámite. Una vez firmado el trámite, el inspector lo escanea y se coloca el trámite en formato digital en el Servidor en la carpeta del proveedor de Servicios, carpeta Fase Iv. El trámite en físico se baja a Ventanilla Única de Servicios


Ingresa su pago a través de Ventanilla Única de Servicios con fecha límite de acuerdo a lo señalado en el oficio FS-A-08 o FS-A-09. Nota: En caso de no contar con el pago en tiempo, el inspector líder cancelará la inspección, notificándolo vía correo electrónico al proveedor de servicios, con copia a la Jefatura correspondiente y a la Subdirección de Certificación SMS.

9 Subdirector de Certificación SMS

Registra el trámite en la base de datos RS-A-02 (BD Cert SMS VUS) y lo asigna al inspector líder.

10 Inspector Líder

Elabora los oficios: FS-A-10 (Oficio de Notificación de Inspección) FS-A-11 (Oficio de Comisión de Inspección) Los cuales se pasan a firma por el Jefe de Área, el Subdirector de Certificación SMS, el Director de Seguridad Aérea y el Director General







No. Responsable (s) Actividad Adjunto de Seguridad Aérea.

11 Inspector Líder

1. Realiza la coordinación y logística de la inspección (solicitud de transporte

y verifica el hospedaje) 2. Elabora el programa de inspección FS-A-12 (Programa de Inspección) 3. Envía el correo de notificación al proveedor de servicios, el cual incluye:

o FS-A-10 (Oficio de Notificación de Inspección) o FS-A-11 (Oficio de Comisión de Inspección) o FS-A-12 (Oficio de Programa de Inspección)

4. Envía correo de notificación a comandancia regional y comandancia de base de estación, el cual incluye:

o FS-A-11 (Oficio de Comisión de Inspección).

12

Inspector Líder

Subdirector de Certificación SMS

ó

Jefe del Departamento

Se realiza la inspección donde se llevan a cabo las siguientes actividades: 1. Reunión de apertura.-El inspector líder explica la forma de trabajo

durante la inspección conforme al programa de inspección, entrega oficio de notificación, copia de los oficios de comisión al proveedor de servicios, solicitándole que le firme de recibida copia de los mismos documentos. Asimismo, explica los elementos que conforman el informe de inspección, el cual se compone de No conformidades, Oportunidades de Mejora y Observaciones.

2. Ejecución de la inspección en sitio.-Se realiza la revisión documental de la implementación del sistema con base en la última enmienda aprobada del Manual del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional, Plan de Implementación y NOM-064-SCT3-2012, revisión a instalaciones/equipo y se realizan entrevistas con el personal de la organización. El inspector y proveedor de servicios firman en cada tema visto el programa de inspección conforme se van atendiendo los temas plasmados en este.

3. Información de la inspección con el Área Central: En el trascurso de la inspección se envía vía correo electrónico el informe al Subdirector de Certificación SMS o al Jefe de Departamento encargado (en caso de no encontrarse el subdirector), con la finalidad de que el mismo este enterado.







No. Responsable (s) Actividad Correspondiente

13 Inspector líder / Equipo Inspector

Se hace la entrega al Proveedor de Servicios el FS-A-13 (Informe de inspección), donde se hace un breve resumen de los resultados: No conformidades.- Se comenta la naturaleza de la misma y se solicita al proveedor ingresar en un plazo no mayor a 10 días hábiles la evidencia que solvente la No conformidad o en su caso un Plan de Acción para solventar la misma. Oportunidades de Mejora.-Se comenta que para la atención a éstas, se hará un seguimiento a través de la Vigilancia SMS como parte del Proceso de Mejora Continua, se solicita al proveedor realice un análisis para adoptarlas, no adoptarlas y justificar el por qué, o en su caso proponer una alternativa diferente para implementarlas. NOTA: Durante la reunión de cierre se deberá entregar el original del FS-A-13 (Informe de Inspección). Asimismo, el Inspector Líder se deberá asegurar de que en el FS-A-12 (Programa de Inspección) se hayan rubricado las columnas de conformidad por parte del Equipo de Inspección y de la persona designada por el Proveedor de servicios.

14 Inspector líder

En caso de no haber detectado durante la inspección No Conformidades, deberá emitir el FS-A-17 (Aprobación de Fase IV). Una vez emitido dicho documento, deberá ser revisado y rubricado por la Jefatura de Departamento Correspondiente, por el Subdirector de Certificación SMS, el Director de Seguridad Aérea y firmado por el Director Adjunto de Seguridad Aérea. Asimismo, el inspector líder enviará un correo electrónico al proveedor de Servicios para que recoja dicho documento de forma directa en el área de Subdirección de Certificación SMS. También se solicitara presente el pago correspondiente para la emisión del certificado de aprobación.

15 Inspector líder

En caso de haber detectado No conformidades durante la inspección, deberá emitir el FS-A-18 (No Aprobación de Fase IV). Una vez emitido dicho documento, deberá ser revisado y rubricado por la Jefatura de Departamento Correspondiente, por el Subdirector de Certificación SMS, el Director de Seguridad Aérea y firmado por el Director Adjunto de Seguridad Aérea.







No. Responsable (s) Actividad Asimismo, el inspector líder enviará un correo electrónico al proveedor de Servicios para que recoja dicho documento de forma directa en el área de Subdirección de Certificación SMS.


Ingresa su Plan de Acción para su revisión a través de Ventanilla única de Servicios, propone acciones correctivas o preventivas e indica los tiempos para su implementación, los cuales no deben exceder 30 días naturales.

17 Inspector líder

Revisa que el plan de acción propuesto por el Proveedor de Servicios solvente la No conformidad detectada y no exceda los 30 días naturales para su implementación. En caso de que la estrategia propuesta no solvente la No conformidad, solicitará que se realice la adecuación correspondiente. Lo anterior será notificado a través del FS-A-15 (VoBo del Plan de Acción), el cual deberá estar rubricado por la Jefatura de Departamento Correspondiente, por el Subdirector de Certificación SMS y firmado por el Director de Seguridad Aérea

18 Inspector líder

En caso de ser correcto el Plan de Acción se dará continuidad para su implementación a través del FS-A-15 (VoBo del Plan de Acción), el cual deberá estar rubricado por por la Jefatura de Departamento Correspondiente, por el Subdirector de Certificación y firmado por el Director de Seguridad Aérea.


Ingresa la evidencia documental para su revisión a través de Ventanilla única de Servicios.

20 Inspector líder

Revisa que la evidencia ingresada: En caso de que dicha evidencia no solvente la No Conformidad, solicitará evidencia complementaria a través de FS-A-16 (Valoración de Pruebas) y el estatus de la fase se conservará como No aprobado hasta que dicha evidencia sea entregada. En caso de que la evidencia solvente la No conformidad se notificará a través del FS-A-16 (Valoración de Pruebas) y se emitirá el FS-A-17 (Aprobación de Fase IV). Una vez emitido dicho documento, deberá ser revisado y rubricado por la







No. Responsable (s) Actividad Jefatura de Departamento Correspondiente, por el Subdirector de Certificación SMS, el Director de Seguridad Aérea y firmado por el Director General Adjunto de Seguridad Aérea. Asimismo, el inspector líder enviará un correo electrónico al proveedor de Servicios para que recoja dicho documento de forma directa en el área de Subdirección de Certificación SMS.

9.3 Formatos utilizados RS-A-02 (BD Cert SMS VUS) RS-A-03 (Calendario de Inspecciones) FS-A-08 (Respuesta de Solicitud de Inspección Local) FS-A-09 (Respuesta de Solicitud de Inspección Foránea) FS-A-10 (Notificación de Inspección) FS-A-11 (Comisión de Inspección) FS-A-12 (Programa de Inspección) FS-A-15 (VoBo del Plan de Acción) FS-A-16 (Valoración de Pruebas) FS-A-17 (Aprobación de Fase IV). FS-A-18 (No Aprobación de Fase IV). FS-A-20 (Contestación de temas diversos)

4. Recursos Humanos e Infraestructura Titular de DGASA. Titular de DSA. Titular de Subdirección de Certificación SMS. Jefes de Departamento de Certificación SMS. Inspectores SMS. Equipo de cómputo, correo institucional (Outlook), paquetería office, internet e

impresora, Adobe Pro. Teléfono y Papelería. Expedientes.

Indicadores de Gestión CRITERIO DE ACEPTACIÓN

Nombre Formula y unidad MALO REGULAR BUENO Periodo de evaluación

1

Porcentaje de eficacia en la ejecución de Inspecciones de Certificación.

No. de Inspecciones Ejecutadas No. de Solicitudes de Inspección * 100 IG ≤ 40% 40% < IG < 70% IG ≥ 70% Trimestral

subcapÍtulo 1.3 procedimiento de certificación sms fase iv

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