sugarcrm勉強会#010 sugarのキソ知識。

SugarCRM勉強会 #010

「Sugarのキソ知識。」リニューアル資料編

株式会社ビーコンIT

吉田雄哉2010年7月12日月曜日

株式会社ビーコンＩＴプロダクトインテグレート部ＸＤチーム吉田　雄哉

　情報システムの受託開発会社を経て、製造業の情報システム部門へ。　生産管理、品質管理等の社内システム開発やERPパッケージ導入、　PC・サーバ・ネットワークの管理／運営などの実務や　情報システム企画などを担当し、ビーコンITへ。　ビーコンIT内の情報システム部門にて社内では数少ない「システムを利用する側」として活動し、現在は開発部門のデザインチームに所属。

　Ubuntu(Linux)とRuby(プログラム言語)とモバイル機器を　こよなく愛する「ライフハック」好き。

2010年7月12日月曜日

この資料について

業務フローに従って、一通りの機能を見てみる

勝手に意味を解説してしまう

疑問・考察を述べっぱなしにしてしまう

この資料は第10回のSUGARCRM勉強会にて発表したスライドを元に作成したものです。内容としては、

という発表でした。発表時にアニメーションを付けた画像を別スライド化し、かつ解りにくかったと思う部分を加筆してあります。


では、プロローグ(?)


一般的な要件を満たそうとしている業務システムは、標準的な業務フローと発生するデータを想定して作ってあるはずだ。


一般的な要件を満たそうとしている業務システムは、標準的な業務フローと発生するデータを想定して作ってあるはずだ。ようは、OSSやパッケージとか。


一般的な要件を満たそうとしている業務システムは、標準的な業務フローと発生するデータを想定して作ってあるはずだ。顧客データが発生する活動

関連データが発生する活動


一般的な要件を満たそうとしている業務システムは、標準的な業務フローと発生するデータを想定して作ってあるはずだ。

企業・顧客・従業員活動の結果　等


リード作成

ミーティング作成

ノート作成

Convert Lead

ミーティング結果入力

カレンダー確認

ターゲットリスト作成

キャンペーンウィーザード

ケース作成

コラボレーション

商談作成

一通り知るための流れ


イメージはこんな感じリード

取引先取引先担当者

電話　メール会議　その他商談

キャンペーン

ケース

プロジェクト

バグトラック

ターゲットリスト


では、マスタ系から見ていきましょう。　リード　取引先　取引先担当者


リードとは？

リードとはなんらかのSourceより登録された、不明確な取引相手。

登録する上で、必要なのは名前だけ。


リードの画面リードには一通りの属性を登録出来る。後に会社と個人に分けて登録可能。


リードに加えられる情報。リードへの活動履歴も保存可能で正式な顧客にした場合も引き継がれる。


リードの特徴後のことを考えて、なるべく項目は埋めておくとよい。

電話番号にハイフンを入れれます。

vCardのリンクがありますが、ファイルが文字化けしました。

ルールが必要郵便番号にハイフンを入れるか住所は、都道府県、市町村、その他で入れる


リードの作成方法

直接打つ！

vCardから

CSVファイルを作りインポート更新　と　新規作成の両方に対応してます。


リードの便利機能”Convert Lead”

リードをコンバートし、取引先(Account)と取引先担当者(Contact)に昇格させることができます。

これにより、リードのマスタデータや活動のデータなどを引き継いだ、正式な顧客データを楽につくれます。


リードの画面に「CONERT LEAD」があるリードから１画面の入力で取引先(企業マスタ)、取引先担当者(顧客)が作れる。


“Convert Lead”について

リードから取引先、取引先担当者、予定などいろいろ作ってくれる

が、Convert後もリードにはデータが残る。リードに残って欲しいケースってなんだろう？？


取引先・取引先担当者

取引先が企業マスタ

取引先担当者が顧客マスタ


取引先の画面取引先とは「企業マスタ」になります。


取引先担当者の画面取引先担当者とは「顧客マスタ」です。取引先に所属させられます。


取引先担当者のエクスポート例殆どの一覧はエクスポート機能付き。CSVでエクスポートされます。

※この画面は、本来はCSVです。　IPADはCSVファイルを受け取ると、上のような　表形式で表示してくれます。


リード、Convert、取引先をどう使うか考えてみた。営業が飛び込みで訪問、名刺もらえずならリードに登録で終了。

後日、名刺をもらえたらConvert Leadを使う

いきなり感触の良い訪問が出来た。名刺も獲得。名刺を見てリードを作成し、Convertを使って取引先、取引先担当者、ミーティングを一気に作成。

以上は運用の例です。このように、どこまでの機能をどのように使うかは事前によく考える必要があります。


次は、活動もの　ミーティング　ノート　タスク


ミーティング本人でも、他人でも登録可能。自分で予定して、誰かに約束をとってもらい、その結果を入れてもらうとかいう使い方も出来る。

ステータスは完了(Held)と未実施(Not Held)に出来る。どちらかにすると、活動が終わったとみなされる。

取引先担当者にミーティングをつけるても、取引先には関連が自動ではできない。（つまり、今日この会社で起きている会議全部を把握したいなどの場合には、ミーティング設定時に取引先を関連に設定をしないと行けない）


ミーティングの画面画面右中程の「関連先」をうまく使う必要がある。


ミーティング

ミーティングの画面で、例えば自分の上司もニーティングに参加するよう設定・・・は出来るの？

答え：出来る。


ノート

一番汎用性が高いもの。文章なら何でも書いて保存しておくことが出来る。

ミーティングというレベルじゃない会話だけど、ちょっと記録は残しておきたいなどで使える。


タスク

メール・電話・ノートなどの記録とは違い、やらないといけないこと。つまりTodoを保存出来る。

もちろんやった・やらないの管理にも使える。

ちょっといまいちな事象になった。


＜運用例＞顧客より、追加の資料を送るよう連絡があった

タスクに「資料送付」を作成

作業完了とともに、「資料送付」タスクを完了させる

これで「資料送付」の履歴が残るため、もし顧客より「届かないけど送った？」と問い合わせがあった時に「お客様の担当者が、システム上に送付したと記録しているので、そろそろ届きますよ。」と別の人が言うことができる。


タスク追加、一覧の完了を押すタスクを追加し完了させることで作業記録を残す、という方法。


活動（メール、電話、ミーティング、タスク）まとめ

顧客情報がリードや取引先担当者でも、活動を記録することが出来る。

各フィールドは履歴を持つため、どの項目が誰によって書き換えられたかを確認できます。


「タスク」を使いいじわるなことをやってみた。


リードの時にタスクを作り完了させずにConvertした。

取引先担当者のタスクとして完了するときに、取引先を関連に追加した。

番外ちょっといじわるなことをしてみたら


以下のようなシナリオを想定してのオペレートです。

１、リードに登録した直後に何か頼まれごとを受けた。２、「頼まれごと」を完了する前に、契約になりそうな　　本格的な商談が始まってしまった。　　そのため、リードから取引先・取引先担当者に　　昇格させないといけなくなった。３、「頼まれごと」が完了したので、完了とステータスを　　変更する。その時に、「頼まれごと」の完了履歴を　　取引先担当者だけではなく、取引先からも見えるように　　したかったので、関連を使った。


資料送付が作成されたタスク。完了と登録したら３本になった。

「資料送付」がそのタスク。３本になっている！なぜ？？？


カレンダー上にも、もちろん３本。。。

なぜ、もともと１本だったタスクが３本になったか。１つ目はリードの分。２つ目は取引先の分。３つ目は取引先担当者の分。


３本のタスク問題・解説編

なぜ３本になったか。１、リード時代にタスクが追加されていて、完了していない。　　その結果、未完了のタスクが残った。２、未完了のタスクへの関係がCONVERTにより取引先担当者に発生した。３、タスクの完了時に、取引先への関係をさらに追加した。ということで、１つのタスクに対して　・リード　　※リードはCONVERTされて取引先・取引先担当者に昇格しても削除されない。　・取引先担当者　・取引先の３つへ「関係」が作成されてしまったために起きた現象。　　＜回避策＞実質上、３本も完了が記録されるのはウザったいので、何とかしたい。１、リードは昇格したら削除する。　これで１つ減らせる。２、取引先への関係登録は最小にしましょう。　これで１つ減らせるかも。


さらに、使い込む。　ターゲットリスト　キャンペーン　商談


ターゲットリスト

取引先担当者、リードで作成が出来る

リストを保存しておくと再利用可能。


ターゲットリストのサンプル「労働基準法関連」と名前を付けたリスト。いつ、誰が作ったか記録が残る。


リストに登録できるものターゲット、取引先担当者、リード、ユーザ、取引先をリストに入れられる。


使い方など重点的に営業をかけようとしている取引先をまとめたもの、などリスト化したければ使えます。

「ターゲット」というターゲットリスト専用のリードがあるので、活用しよう。

エクスポート可能なので、Sugarでリストを作り配布資料はエクスポートしたデータから作成、というようなことが可能です。


キャンペーンウィーザードに従って設定を行える

メールを送る、またはイベントなどの効果算定をしたい期間のデータ収集をしやすくするもの。

費用対効果ROIを算出できます。出来るんですけど、予算・出費については合計を入れる欄があるので、別途管理が必要です。

ターゲットリストと合わせて使うことが多いでしょう


商談ここが一番力が入っているポイント

基本、マスタは名前だけ入れれば大体登録できるが、商談は別！

商談名、取引先、金額、受注予定日、セールスステージが必須

名前で区別するので、ちょっと苦しい。


商談で保存出来る項目はこれら。2010年7月12日月曜日

商談運用上の調整が一番必要。例えば、管理されたくないため入力しないなど。ルールとして、「ステージ管理を行い、ステージに乗ったところで、商談にすること。」「受注予定日が未定の場合は、１００年後にする」「金額は不明の場合は０円」

エクスポートできるのでExcelで分析なども可能


商談

商談に対して、活動、リード、取引先、取引先担当者、プロジェクトを関連させられる

使い道いろいろです。


最後に


だいぶ割愛してごめんなさい。ですが、以上の内容が解れば、SugarCRMが使えるかどうかの判断は可能だと思います。

個人的には必要最低限の機能は十分あると思います。プラグインやカスタムフィールド、モジュールビルダーなど、機能拡張についても豊富に準備されているので（力があれば）思い通りにできます


おまけ (作業風景)

iPad + keyboardSugar担当

Mac book Proメモ担当


SugarCRMのiPad対応状況この資料に差し込んでいる画面の画像はiPadのスクリーンショットです！

つまり、iPad(のSafari)でSugarCRMを使うことが可能です。

使えなかったのは、「印刷」と「ダッシュボードのFlash」だけ！！


ありがとうございました。

ご質問、ご感想等はこちらへ。 [email protected] twitter : yuya_lush

なお、この資料は私が所属するいかなる団体とも関係がありません。


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