sumari - serveis de transformació digitalsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/... ·...

Sumari

• Suport als ajuntaments en matèria d’administració digital (context)• Estratègia de la Diputació de Barcelona • La necessitat d’incorporar una metodologia de treball: e‐SET• Tecnologia: eines i integracions• SeTDIBA: contingut i impacte• Com ho estem fent?• Implantacions pilot• Procés d’implantació: grups, etapes, ...• Condicions d’accés: fases, compromisos i criteris de priorització• Obertura del servei: convocatòria

Suport als ajuntaments en administració digital: context

• Fins a la LPACAP/LRJSP l’administració electrònica s’havia vist com una “possibilitat”

• “relativament” obligada (Llei 11/2007)• enfocada a la interacció ciutadà‐administració; • no enfocada a la gestió interna

• (tret del dret a conèixer l’estat de l’expedient, que si es volia fer “on line”, requeria d’una gestió interna digital)

• sense una percepció clara del benefici per a l’organització• sense una demanda “solvent” per part de la ciutadania,... ni de la

direcció política

• ...opció en la millora dels serveis públics, però des d’una perspectiva, sovint, sectorial

CCCB31 d’octubre de 2018


LPACAP:.. tot i el RDL 11/2018...... el procediment és electrònic (vigència: 03.10.2016)

Competència pròpia / servei obligat de les diputacions (LRSAL 2013):• Prestació de serveis d’administració electrònica en els municipis de

menys de 20.000 habitants


< 5.000

5.000 ‐ 20.000

181

85

Municipis BCN Acum % % acum Catalunya Acum % % acum

Població1‐1000 94 94 30,23% 30,23% 487 487 51,37% 51,37%1001‐2000 25 119 8,04% 38,26% 108 595 11,39% 62,76%2001‐5000 62 181 19,94% 58,20% 144 739 15,19% 77,95%5001‐10000 49 230 15,76% 73,95% 88 827 9,28% 87,24%10001‐20000 36 266 11,58% 85,53% 57 884 6,01% 93,25%20001‐35000 18 284 5,79% 91,32% 29 913 3,06% 96,31%35001‐50000 8 292 2,57% 93,89% 12 925 1,27% 97,57%50001‐100000 12 304 3,86% 97,75% 13 938 1,37% 98,95%>100000 7 311 2,25% 100,00% 10 948 1,05% 100,00%Total 311 100,00% 948 100,00%


Estratègia en matèria d’administració digital

€

< 5.000

5.000 ‐ 20.000 (+ consells comarcals)

Suport a eines d’administració digital

181

85 (+12)

La necessitat d’incorporar una metodologia de treball

• Millorar la gestió pública és una necessitat preexistent a la irrupció de la tecnologia

Seguirem treballant igual que ho fem en paper, però fent servir eines tecnològiques?

• Una bona utilització de la tecnologia en la gestió pública facilita la introducció de canvis en la manera de treballar

• Les obligacions legals catalitzadores d’aquesta transformació

Més enllà de la prescripció legal envers la digitalització, els ajuntaments de població reduïda tenen reptes en la seva gestió quotidiana com ara:

1. Tenir controlat allò que cal fer• Procediments• Tasques de servei• Tasques de gestió institucional,...

2. Tenir controlada la documentació de forma que el seu accés no depengui de les persones concretes que la gestionen.

3. Poder gestionar amb ubiqüitat (accedir a la informació i a la documentació i, si és el cas, formalitzar‐la): alcaldes, regidors, tècnics, secretaris,... amb dedicació parcial.

Assignació de tasques i terminisLlibreta personal de tasquesAgenda de l’organització

Organització i codificació d’expedients i documents

Documents accessibles electrònicament:• Digitalització en l’entrada de documents• Incorporació d’eines electròniques /signatura

Aprofitar l’oportunitat per a donar compliment a la legislació, però fer‐ho abordant alhora altres necessitats organitzatives de millora de la gestió

Això vol dir canviar

la m

anera de

treb

allar

Responsabilització de la feina que cal fer:individualment/colectivament (col∙laboració)

Necessitat de coordinació interna

Eliminar el format paper en la documentació elaborada internament.

Aprendre a treballar en suport digital

Assumir que la documentació no és de qui la gestiona, i cal seguir criteris i regles

(introduir tècniques de gestió documental)


• Millorar la gestió pública és una necessitat preexistent a la irrupció de la tecnologia

Seguirem treballant igual que ho fem en paper, però fent servir eines tecnològiques?

• Una bona utilització de la tecnologia en la gestió pública facilita la introducció de canvis en la manera de treballar

• Les obligacions legals catalitzadores d’aquesta transformació

Mètode de treball per a ajuntaments de dimensió organitzativa reduïda

Un pas en la transformació digital dels ajuntaments de població reduïda


• no és una solució tecnològica!!!

• conjunt de normes internes que defineixen una manera de treballar per al conjunt de l’organització, que utilitza diverses eines i serveis tecnològics per a desenvolupar‐la, i que permet fer un salt a la gestió digital i alhora una millora en la prestació dels serveis.

• s’adopta ...perquè està funcionant! • no és l’únic mètode, segur; però aquest, funciona!• metodologia estàndard‐AOC visió “país” compartida

• porta a l’administració digital (al compliment legal) ... ... però com a resultat d’un procés de transformació per a la millora

interna.


Tecnologia: eines i integració

Gestió comptable

Gestió digital de la despesa

PadróInventari activitats

Inventari patrimoniSubvencions

Òrgans col·legiats Videoactes

Perfil del contractant

Portal transparència SITMUN (...)

FIRMADOCgestor d’expedients

ACCEDEregistre

Estratègia en matèria d’administració digital

€

< 5.000

5.000 ‐ 20.000 (i consells comarcals)

Suport a eines d’administració digital

181

85 (+12)

SeTDIBA: contingut

Els serveis que la Diputació de Barcelona ofereix als ens locals en base a la implantació d’un model de treball consensuat i de les eines tecnològiques que fan possible la gestió electrònica municipal.

SeTDIBA incorpora les integracions amb sistemes d’informació supramunicipals per assegurar la transparència i eficiència en les relacions interadministratives i amb la ciutadania.

... I suport en la utilització i en la gestió del canvi (formació, divulgació, comunicació,...)

SeTDIBA: contingut

• Implantació del model de treball e‐SET i de les eines de registre i gestió d’expedients electrònics.• Formació, assessorament i suport continuat en ambdós vessants

• Integracions amb serveis i solucions digitals que ofereix la Diputació de Barcelona i el Consorci AOC.

• Adaptacions de les eines a l’evolució dels requeriments normatius.• Prestació tecnològicament centralitzada

• Accessible mitjançant Internet• Seguretat de la informació i protecció de dades de caràcter personal

• Suport en l’àmbit comunicatiu i relacional• Suport funcional en l’àmbit de l’administració digital

• Materials de suport metodològics, modelatges,...

Impacte sobre les entitats que adoptin SeTDIBA

0 paperEs deixarà de gestionar els expedients en suport paper

Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i tasques.

La signatura serà electrònica en tots els casos

S’eliminarà el paper a les taules

Es compartirà la informació, a excepció dels expedients de serveis socials, policia, tresoreria i recursos humans

criteris comuns

signatura electrònica

cleanning

treball compartit

Impacte sobre les entitats que adoptin SeTDIBA

Els expedients tindran terminis; i les tasques, també.

Els post-its per assignar tasques seran electrònics

Si els interessats són subjectes obligats, se’ls notificarà electrònicament

El tauler serà, com a mínim, electrònic

Tothom sabrà buscar els expedients dins del gestor

Les unitats de xarxa del servidor estaran organitzades de igual manera que el gestor d’expedients

Hi ha responsables de l’impuls dels expedients

tasques i tràmits

notificació electrònica

e‐tauler

els originals, al gestor

sense unitats “personals”

impulsor

terminis

Com ho estem fent?

Com ho estem fent? Comitè tècnic transversal• Gabinet d’Innovació Digital• Direcció de Serveis de Tecnologies i Sistemes Corporatius• Oficina de Patrimoni Cultural

i amb la col∙laboració de:

Objectius• Evolucionar el model e‐SET (millores en l’àmbit de la gestió documental)• Adequar la solució tecnològica disponible per prestar els serveis SeTDiBa• Cohesionar el model amb les línies d’assistència de la Diputació preexistents

• DS de Formació• G. de Premsa i Comunicació• DS de Cooperació Local• Intervenció General (Servei d’Assist. Eco‐Financera)• ... Consells comarcals

Com ho estem fent?

COMARCA MUNICIPI Població

Baix Llobregat Collbató 4.396 Baix Llobregat Papiol 4.075 Bages Pont de Vilomara i Rocafort 3.724 Anoia Torre de Claramunt 3.722 Osona Folgueroles 2.298 Osona Santa Eugènia de Berga 2.246 Alt Penedès Sant Quintí de Mediona 2.121 Alt Penedès Avinyonet del Penedès 1.665 Osona Santa Eulàlia de Riuprimer 1.266 Berguedà Cercs 1.183 Osona Masies de Roda 714

pilots

Característiques i situacions diferentsProcessos d’implantació diversos

Implantacions pilot

Equip impulsorFormat com a mínim pel Secretari/ària + 1 personaPot estar format per personal tècnic o electesRequereix d’un capità de l’expedició

L’assoliment dels objectius però, són individuals per cada ajuntament, tot i que seran compartits dins del grup d’implantació.

Cada ajuntament, per assolir aquests objectius haurà de configurar un equip impulsor:

Grup d’implantació

• conjunt d’ajuntaments que implanten metodologia i tecnologia de forma conjunta.

• comparteixen sessions de formació i dubtes i materials en l’entorn virtual.

Desplegament – grups d’implantació

Procés d’implantació i etapes

Indicadors

Etapa 1 Etapa 2

Inici de projecte

Metodologia Registre Diligència i alta d’exp.

Sessió de seguiment

Tasques i creació docs.

Signatura electrònica

Seguiment i tancament

SESS

IONS 11 33 44 55 66 77 8822 99 1010

Indicadors

3h 6h 5h 5h 7h 7h3h 4h4h5h

Possibles sessions especials si : • l’ajuntament ja utilitza la metodologia e‐SET adaptacions del SeTDiBa (QdC,...)• l’ajuntament ja té implantada la gestió digital de la despesa • l’ajuntament està interessat a implantar la gestió digital de la despesa

Implantació: a qui afecta? qui hi està implicat?

Tot el personal de registreTot el personal que participa en el procediment administratiuTot el personal que elabora informes o fa propostesTot el personal que valida facturesTot el personal que notifica,...

Col∙lateralment: les persones que han d’informar d’incidències i, en general, tasques de servei.

Com intervé el personal procedent d’altres administracions? • personal dels consells comarcals

Com intervé el personal contractat?

Equip impulsor ElectesTramitadors Treballadors públics

Implantació: a qui afecta? qui hi està implicat?

Inici de projecte

Metodologia Registre Diligència i alta d’exp.

Sessió de seguiment

Tasques i creació docs.

Signatura electrònica

Seguiment i tancament

SESS

IONS

11 33 44 55 66 77 88

Equip impulsor ElectesTramitadors Treballadors públics

22 99 1010

3h 6h 5h 5h 7h 7h3h 4h4h5h

Condicions d’accés• Descriuen:

• el contingut del recurs “SeTDIBA: serveis de suport per a la transformació digital” del Catàleg de serveis 2018 del Pla Xarxa de Governs Locals

• les actuacions que per a la seva posada a disposició realitzarà la Diputació de Barcelona

• les condicions que hauran de complir els ajuntaments i les entitats municipals descentralitzades que els vulguin utilitzar.

• L’acceptació d’aquestes condicions d’accés és requisit per a la sol∙licitud del recurs i la prestació continuada dels serveis derivats.

• Diagnosi verificar que des de la perspectiva organitzativa i tecnològica ...la implantació pot ser exitosa. Recollir la informació per a configurar els sistemes...

• Implantació que el personal de l’ens destinatari assoleixi els coneixements tant metodològics, com de les eines que es faran servir en el marc del projecte... fins a “l’arrencada en real”.

• Consolidació i finalització verificar que l’ens destinatari aplica la metodologia i utilitza les eines correctament i resoldre dubtes o reforçar conceptes.

• Manteniment: té per objectiu donar suport a l’ens destinatari al llarg del temps tant en aspectes metodològics com d’ús de les eines i fer seguiment de la continuïtat del model de treball al llarg del temps.

Condicions d’accés: fases del procés d’implantació

Condicions d’accés: compromisos dels ens locals beneficiaris

Durant la fase de diagnosi:• Facilitar informació veraç i actualitzada per a l’elaboració de la diagnosi

inicial... • Lliurar la informació necessària per poder realitzar la configuració del

registre i del gestor d’expedients ...• Identificar un cap de projecte i l’equip impulsor que coordinarà el

projecte dins de l’ens local, recopilarà la informació necessària per la configuració i vetllar pel compliment de la metodologia, els requisits previs i els acords adoptats, i realitzarà les accions de comunicació sobre el projecte a tota l’organització de l’ens local. • En aquest equip impulsor ha de participar el secretari/ària‐

interventor/a de l’entitat.

• ...

Un cop realitzada la fase d’implantació de les eines i del model de treball:• Assegurar la continuïtat del model e‐SET en l’ens local un cop

finalitzada la fase d’implantació.• el GID, periòdicament, traslladarà els resultats del seguiment de l’ús

dels serveis i farà, si s’escau, propostes d’actuació.• Gestionar els usuaris del registre i del gestor d’expedients a través del

referent SVUS (perfil, càrrec, unitats de treball, etc.) i mantenir les seves dades.

• Comunicar a la Diputació de Barcelona qualsevol anomalia que detectin en l’ús de les aplicacions.

• ...


Un cop realitzada la fase d’implantació de les eines i del model de treball:• No es preveu la migració de dades de registre, entenent que aquestes

dades quedaran consolidades en els llibres anuals de registre municipal.

• En el cas que l’ens local disposi de gestor d’expedients previ, amb documents autèntics signats digitalment, el cost econòmic, les adaptacions a l’estructura i metadades SeTDIBA i la revisió de la càrrega de dades en el gestor d’expedients serà responsabilitat de l’ens local. Des de la Diputació de Barcelona es facilitarà la informació tècnica i l’assessorament per realitzar la migració de les dades i documents i que l’ens pugui validar‐ne el resultat.

• ...


Imprescindible... ...el compromís amb el canvi

Considerem que per a garantir l’èxit cal que els màxims responsables polítics i tècnics de l’organització s’hi impliquin:• Informin del projecte i del que suposa per a l’organització• Participin de manera activa en les sessions de formació• ...que hi “militin” lideratge polític i professional


Durant les fases d’implantació i consolidació:• Adoptar com a instruments municipals de gestió documental (quadre

de classificació, tipologies documentals i altres que s’hi escaiguin) els adaptats al model SeTDIBA per l’Oficina de Patrimoni Cultural de la Diputació de Barcelona.

• Realitzar les accions de comunicació adreçades a la ciutadania que garanteixin el coneixement del projecte de transformació digital i el funcionament dels canals de relació telemàtica amb l’ens local.

• Facilitar l’accés com a administradors al personal que realitza el suport en nom de la Diputació de Barcelona. En el cas de ser beneficiaris del suport d’arxivers itinerants de la Diputació de Barcelona, facilitar‐los els permisos d’accés necessaris per garantir l’exercici de les seves funcions.


Condicions d’accés: criteris de priorització per al desplegament • Planificació d’inici de la fase de diagnosi amb el que s’inicia el procés

d’implantació de cada sol∙licitud acceptada.• Modificable en funció de l’evolució d’implantació, dels recursos tant

propis com aliens destinats al projecte, així com de la variació dels calendaris...

• Criteris de ponderació per a la priorització de l’inici de la fase de diagnosi :• Municipis amb població inferior o igual a 1.000 habitants: 30 punts• Municipis d’entre 1.001 i 3.000 habitants: 15 punts• Municipis d'entre 3.001 i 5.000 habitants i EMD: 10 punts• Ens locals que comparteixen o acumulen funcions de secretaria‐intervenció

quan un d’ells tingui la metodologia e‐SET implantada o sigui sol∙licitada per ambdós: 25 punts

• Ens locals sense solució de gestor digital d’expedients implantada: 15 punts• Ens locals amb la metodologia e‐SET implantada: 5 punts• Ens locals que formen part de la Xarxa d’Arxius Municipals (XAM):10 punts

Criteris de ponderació per al desplegament • En el cas dels ens beneficiaris del suport SeTDIBA que, a més, hagin

sol∙licitat el recurs “Gestió digital de la despesa”, d’acord amb el Protocol complementari al conveni tipus sobre l’assumpció de funcions d’assistència en la gestió econòmica local (ASGEL), la implantació d’aquest es farà de forma coordinada entre el Gabinet d’Innovació Digital i el Servei d’Assistència Econòmico‐Financera de la Diputació de Barcelona

• El desplegament es podrà dur a terme tant per part de Diputació de Barcelona, com a través de mecanismes de coordinació i col∙laboració amb els consells comarcals que participin en el projecte.

• En el cas de les comarques en les que el respectiu consell comarcal realitzi tasques de desplegament del model, la ponderació anterior es podrà realitzar en relació amb els ens locals de la seva comarca.

Condicions d’accés: criteris de priorització per al desplegament

Consells comarcals• Definició d’un model que possibiliti la

col∙laboració amb els consells comarcals per accelerar el desplegament en l’àmbit comarcal respectiu

Condicions d’accés: revocació i renúnciaRevocació• Si en la fase de diagnosi s’identifiquen mancances tecnològiques i/o

organitzatives que dificultin la continuïtat del projecte. • GID proposarà:

• mesures a adoptar i el termini per a realitzar‐les / mesures de suport. • Si passat aquest termini, no es pot garantir la correcta implantació del

projecte, GID iniciarà els tràmits per a la revocació del suport. • Possible sol∙licitud en futures convocatòries del Catàleg de serveis.

Renúncia per part de l’ens local• Caldrà acordar entre les parts:

• el calendari en el que es produirà la finalització de la prestació.• com es realitzarà el retorn de la informació de l’ens local, essent

responsabilitat de l’ens local la migració de dades cap a altres sistemes.

Comunitat virtual

http://setdiba.diba.cat/

• text

Obertura del servei: convocatòria

Obertura del servei: convocatòria

Com?

Catàleg de serveis 2018 (incorporació d’un nou recurs)

(Junta de Govern del 27.10.2018)

Quan?

• Període de presentació de sol∙licituds (2018):

15 d’octubre – 15 de novembre