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Summary of Changes

Permanent Note: On May 1, 2006, the Interim Internal Purchasing Guidelines were replaced by the Postal Service’s Supplying Principles and Practices (SPs and Ps).

The SPs and Ps have been updated to reflect the following:

7-12 Restrictions on Contracting with Former Postal ServiceOfficers, Executives, Employees, and Other Sources

The title of topic 7-12 has been changed from Contracts with former Postal Service Officers, Executives, and Employees, and Employees and their Immediate Families to Restrictions on Contracting with Former Postal Service Officers, Executives, Employees, and Other Sources.

7-12.1, Restrictions on Contracting with Postal Service Employees, Spouses, Family Members, and Others, has been completely revised. The revisions reflect changes in the policies concerning contracts with Postal Service employees and their family members.

The prohibition against contracting with employees and immediate family members has been replaced with a restriction on considering offers from or awarding contracts to Postal Service employees, their spouses, other family members of a Postal Service employee, individuals residing in the same household as a Postal Service employee, and business organizations substantially owned or controlled by such.

Restricted sources must identify themselves as such in revised Provision 4-3: Representations and Certifications (November 2012).

7-12.1.1, Employee Exceptions, is added to state that offers from employees will only be considered if they meet one of two exceptions; the lease of an employee’s vehicle or the licensing of an employee’s patented invention. Exceptions relating to real estate have been deleted, as the SPs and Ps do not apply to real estate.

7-12.1.2, Offers from Employees’ Spouses, Other Family Members, Individuals Residing in the Same Household as an Employee, and Business Organizations Substantially Owned or Controlled by Such, is revised to require contracting officers to seek the review and recommendation of the Ethics Office when they receive offers from employees’ spouses, other family members, individuals residing in the same household as an employee, and business organizations substantially owned or controlled by such, before deciding

November 29, 2012 i

Supplying Principles and Practices

whether to consider the offer. The rationale for the decision must be documented in the contract file along with the recommendation from the Ethics Office, and offerors must be notified if an offer will not be considered.

7-12.1.3, Provision 4-3, Representations and Certifications is added to require offerors to disclose whether they are such a person or organization.

Solicitation Provisions

Provision 4-3, Representations and Certifications (November 2012)

Paragraph A of Provision 4-3: Representations and Certifications (November 2012) has been revised to require offerors to disclose whether they are Postal Service employees, the spouse of a Postal Service employee, other family members of a Postal Service employee, individuals residing in the same household as a Postal Service employee, and business organizations substantially owned or controlled by such. Paragraph B has been revised to require offerors to complete a copy of IRS Form W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, and include it with their proposals.

ii SPs and Ps

Contents

Introduction to the Postal Service Supplying Principles and Practices . . . . 1

United States Postal Service Supplying Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3General Overview of United States Postal Service Supplying Principles. . . . . . . . . . . . . . . . 3

Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Purpose of Principles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Responsible Parties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Change Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Postal Service Supplying Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Authority and Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Best Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Ethics and Social Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Business Ethics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Conflicts of Interest. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Financial Conflicts of Interest, Impartiality in Performing Official Duties, and Misuse of Position . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Organizational Conflicts of Interest. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Post-Employment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Environmental Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

People and Culture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Professionalism. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Empowerment and Risk-taking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Performance Based Culture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Planning and Strategies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Best Practices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Strategic Planning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Market Research. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Forecasting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Leveraging Spend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Demand Management and Product Standardization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Statutory and Regulatory Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Supplier Relations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Supplier Base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Teaming and Communications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

November 29, 2012 iii


1 USPS Supplying Practices Process Step 1: Identify Needs . . . . . . . . . . . . . . 131-1 Define and Understand Client Needs, Goals, and Strategies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1-1.1 Client Focusing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1-1.2 Quadrant Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

1-1.2.1 Quadrant I: Noncore/Customized Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-1.2.2 Quadrant II: Core/Customized Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-1.2.3 Quadrant III: Noncore/Standard Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-1.2.4 Quadrant IV: Core/Standard Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-2 Form Purchase/SCM Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-2.1 Assigning Roles and Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1-2.2 Team Charters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1-2.3 Project Kickoff Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1-2.4 Members and Types of Purchase/SCM Teams. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1-3 Identify Key Stakeholders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1-3.1 Prioritize and Understand Stakeholders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1-4 Prepare Preliminary Business Justification for the Need . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

1-4.1 Strategic Fit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.2 Achievability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.3 Affordability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.4 Business Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.5 Commercial Availability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1-4.6 Other Topics Considered. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1-5 Assess Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1-5.1 Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20


1-6 Involve Suppliers Early . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1-6.1 Recommended Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1-6.2 Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

1-6.3 Postal Service Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

1-6.4 Supplier Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

1-7 Develop Preliminary TCO Estimates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

1-7.1 Design Cost Model(s). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

1-7.2 Calculate the Preliminary TCO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25


1-8 Identify Cost Reduction Levers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

1-8.1 Determine Possible Levers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

1-8.2 Develop Preliminary TCO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

1-8.3 Example of Relevant Cost Component Areas Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27


1-8.4.1 Quadrant I: Custom/Noncore Purchase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1-8.4.2 Quadrant II: Custom/Core Purchase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1-8.4.3 Quadrant III: Standard/Noncore Purchase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1-8.4.4 Quadrant IV: Standard/Core Purchase. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

iv SPs and Ps

Contents


1-9 Develop Demand Management Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

1-9.1 Independent and Dependent Demand. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

1-9.2 Internal and External Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

1-9.3 Usage and Product Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

1-9.4 Inventory Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

1-9.5 Forecasting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

1-10Conduct Market Research and Benchmarking Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

1-10.1 Market Research . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

1-10.2 Benchmarking Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

1-10.2.1 Step 1: Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.2.2 Step 2: Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.2.3 Step 3: Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.2.4 Step 4: Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.3 Benchmarking Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-11Define Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

1-11.1 Methodologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

1-11.2 Determine Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1-11.3 Requirement Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1-12Analyze State of Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1-12.1 Analysis of Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

1-12.2 Leverage Existing Assets/Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

1-12.3 Buy or Purchase a Commercial Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

1-12.4 Make or Build a Custom Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

1-12.5 Make vs. Buy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

1-13Revisit/Update Resource Assessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

1-13.1 Resource Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

1-13.2 Funding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39


1-14Develop, Issue, and Analyze Responses from RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

1-14.1 Develop RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

1-14.2 Issue RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

1-14.3 Analyze Responses to RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

1-14.4 Other Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41


1-14.6 Clauses and Provisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

1-15Manage Risks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

1-15.1 Risk Management Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

1-15.2 Benefits of Risk Taking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

1-15.3 Risk Identification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

1-15.4 Risk Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

1-15.5 Risk Response Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

1-15.6 Liquidated Damages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

November 29, 2012 v


1-15.7 Risk Tracking and Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

1-15.8 Risk Reaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

1-16Conduct Make vs. Buy Decision Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

1-16.1 Strategic Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

1-16.2 Operating Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

1-16.3 Cost Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

1-16.4 Justify Postal Service Investment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49






1-17Analyze Unsolicited Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

1-17.1 Receipt of Unsolicited Proposals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

1-17.2 The Unsolicited Proposal Program Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

1-17.3 Initial Consideration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-17.4 Discussion and Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-17.5 Acceptance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-17.6 Denial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-18Develop Logistics Support Strategy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

1-18.1 Operating Concept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

1-18.2 Product Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

1-18.3 Development and Deployment Schedules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

1-18.4 Maintenance Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

1-18.5 Current and Projected Demand Patterns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

1-18.6 Supply Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

1-18.7 Provisioning Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.8 Consumables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.9 Test Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.10 Quality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.11 Distribution Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.12 Customer Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

1-18.13 Process Improvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

1-18.14 Data Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

1-18.15 Investment Recovery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

1-18.16 Risk Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58


1-19Update Business Justification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

1-19.1 Strategic Fit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

1-19.2 Achievability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

1-19.3 Affordability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

1-19.4 Business Option Appraisal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

1-19.5 Commercial Availability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61


vi SPs and Ps

Contents

2 USPS Supplying Practices Process Step 2: Evaluate Sources . . . . . . . . . . . 632-1 Develop Purchase Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

2-1.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

2-1.2 Preliminary Purchase Method Recommendation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

2-1.3 Components of a Purchase Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

2-1.3.1 Competitive Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

2-1.3.2 Noncompetitive Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

2-1.4 Purchase Plan Review and Approval . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65


2-2 Start Request for Proposal Development . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

2-2.1 Requests for Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

2-2.2 Statement of Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

2-2.3 Statement of Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

2-2.4 Performance Work Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

2-2.5 Specifications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

2-2.6 Product Descriptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68


2-3 Update/Refine Total Cost of Ownership Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

2-3.1 TCO Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

2-3.2 TCO Estimate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

2-3.3 TCO Formula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70


2-4 Formulate Project Budget and Request Funding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

2-4.1 Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

2-4.2 Request Funding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

2-4.3 Supply Chain Management Impact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72


2-5 Perform Value Chain Mapping and Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

2-5.1 Importance of Value Chain Mapping and Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

2-5.2 Constructing a Value Chain Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

2-5.3 Activity Based Costing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

2-5.4 Key Performance Indicators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

2-6 Involve Suppliers in Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

2-6.1 Identification of the Right Suppliers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

2-6.2 Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

2-6.3 Well-Documented and Understood Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

2-6.4 Purchase/SCM Team Project-Level Expertise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79


2-7 Conduct Should-Cost Analysis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

2-7.1 When to Conduct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

2-7.2 Sources for Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

2-7.3 Possible Results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

2-7.4 Components of a Should-Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

November 29, 2012 vii



2-8 Conduct Spend Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

2-8.1 Spend Analysis Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

2-8.2 Define and Extract Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

2-8.3 Review Item Purchase History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

2-8.4 Validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

2-8.5 Refine and Classify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

2-8.6 Analyze Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

2-8.7 Identify Opportunities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86


2-9 Perform Switching-Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

2-9.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

2-9.2 Types of Switching Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

2-10Determine Extent of Competition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

2-10.1 Market Surveillance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2-10.2 Competitive Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2-10.3 Noncompetitive Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2-10.3.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2-10.3.2 Business Scenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2-10.3.3 Noncompetitive Purchase Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

2-10.3.4 Competition Advocate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

2-10.3.5 Contracting Officer Evaluation and Recommendation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

2-10.3.6 Collaboration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

2-10.3.7 Purchase Method Approval Authorities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

2-10.3.8 Publicizing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

2-10.3.9 Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91


2-11Develop Life-Cycle Support Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

2-11.1 Component Categories and Supporting Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

2-11.2 Life Cycle Management Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

2-11.3 Life-Cycle Phases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

2-11.4 Concept Development Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

2-11.5 Planning and Specification Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

2-11.6 Purchase Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

2-11.7 Production and Deployment Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

2-11.8 Operations (Use) and Support Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

2-11.9 Relocation and Disposal Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

2-11.9.1 Relocation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

2-11.9.2 Disposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95



2-12Develop Preliminary Investment Recovery Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

2-12.1 Identify Surplus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

viii SPs and Ps

Contents

2-12.2 Supplier Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

2-12.3 Make Preliminary Decision. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

2-12.4 Recycle (Scrap) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

2-12.5 Reallocate (Relocate and Redeploy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

2-12.6 Resell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

2-12.7 Remarket (Resell to the Supplier) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

2-12.8 Return . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

2-12.9 Remanufacture. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

2-12.10 Remove . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99








2-13Purchase From Mandatory Sources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

2-13.1 Javits-Wagner-O’Day Act (41 U.S.C. 46—48c) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

2-13.2 Randolph-Sheppard Act (20 U.S.C. 107 et seq.). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

2-13.3 Defense Energy Support Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102


2-14Clarify Data Rights and Intellectual Property Issues. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

2-14.1 The Postal Service’s Motivation on Data Rights and Intellectual Property . . . . . . . . . 102

2-14.2 Defining Data Rights and Intellectual Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

2-14.3 Technical Data Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

2-14.4 Computer Software Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

2-14.5 Special Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

2-14.6 Existing Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

2-14.7 Patent Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

2-14.8 Indemnity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

2-14.9 Limited and Restricted Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

2-14.10 Royalties and License Fees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

2-14.11 Repair Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

2-14.12 Professional Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

2-14.13 Purchase/SCM Team. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107


2-15Consider Auctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2-15.1 Forward Auction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2-15.2 Reverse Auctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2-15.3 Postal Service Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2-15.4 State of the Marketplace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

2-15.5 Number of Qualified Suppliers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

2-15.6 Commodity Product. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

November 29, 2012 ix


2-15.7 Buyer’s Importance to Potential Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.8 Excess Capacity in Industry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.9 Price . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.10 Flexibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.11 Award. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.12 Supplier Perspective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.13 Auction Services and Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

2-15.14 Key Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113







2-16Consider Performance-Based Contracting Arrangements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

2-16.1 Appropriate Circumstances for Use of Performance-Based Contracts . . . . . . . . . . . 115

2-16.2 Different Types of Performance-Based Contracts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

2-16.3 Key Elements of Performance-Based Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

2-16.4 Indicators and Performance Measures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

2-16.5 Incentives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

2-16.6 Quality Assurance Plan and Examination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

2-16.7 Considerations for Using a Performance-Based Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117







2-17Determine Need for Progress or Advance Payment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

2-17.1 Advance Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

2-17.2 Progress Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119



2-18Select Contract Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

2-18.1 Contract Selection Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

2-18.2 Contract Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

2-18.3 Firm Fixed Price Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

2-18.4 Fixed-Price Incentive Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

2-18.5 Fixed-Price Contract with Economic Price Adjustment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

2-18.6 Cost-Reimbursement Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

2-18.6.1 Cost Plus Incentive Fee Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

2-18.6.2 Cost Plus fixed-fee Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

2-18.6.3 Cost Plus Award Fee Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

x SPs and Ps

Contents

2-18.6.4 Provision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

2-18.6.5 Clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

2-18.7 Time and Materials Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

2-18.8 Indefinite-Delivery Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

2-18.9 Performance-Based Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

2-18.10 Letter Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

2-18.11 Ordering Agreements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

2-18.11.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

2-18.11.2 Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

2-18.11.3 Content of the Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

2-18.11.4 Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

2-18.11.5 Pricing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

2-18.11.6 Basic Pricing Agreements (BPAs). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

2-18.11.6.1General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

2-18.11.6.2Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

2-18.11.6.3Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

2-18.11.6.4Restrictions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

2-18.11.6.5Ordering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131



2-19Consider Use of Renewals and Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

2-19.1 Renewals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

2-19.2 Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

2-19.3 Consideration of Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

2-19.4 Options in Solicitation-Related and Contractual Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134



2-20Develop and Finalize Sourcing Strategy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

2-20.1 Sourcing Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

2-20.1.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

2-20.1.2 Sourcing Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

2-20.2 Use of Multiple Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

2-20.3 Use of Single Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137


2-20.5 Other Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

2-21Define Supplier Diversity Objectives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

2-21.1 Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

2-21.2 Supplier Diversity Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

2-21.3 Supporting Supplier Diversity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

2-21.4 Management Involvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

2-21.5 Communication/Outreach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

2-21.6 Sourcing Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

2-21.7 Subcontracting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

November 29, 2012 xi


2-21.8 Training and Development . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

2-21.9 Tracking Progress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

2-21.10 Performance Indicators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

2-21.11 Recognition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142



2-22Prequalify Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

2-22.1 Evaluation Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

2-22.1.1 Past Performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

2-22.1.2 Supplier Capability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

2-22.2 Preliminary Prequalification Survey . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

2-22.3 Selecting Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

2-22.4 Notification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

2-22.5 Reassessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

2-23Define Contract Management Metrics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

2-23.1 Measurable Performance Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

2-23.2 Aspects of Performance Metrics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

2-23.3 Risk Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

2-23.4 Sources for Metrics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

2-23.5 Metrics Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

2-23.6 Defining the Baseline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148


2-24Review and Finalize Request for Proposals (RFP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

2-24.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

2-24.2 Types of Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

2-24.3 Presolicitation Workshops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

2-24.4 Verify Available Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

2-24.5 Draft RFPs Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

2-24.6 Contract Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151



2-25Form Proposal Evaluation Team. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

2-25.1 Identification of Proposal Evaluation Team Members . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

2-25.2 Identifying and Selecting Members . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

2-25.3 Identifying and Selecting Functions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153


2-26Develop Proposal Evaluation Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

2-26.1 Best Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

2-26.2 Proposal Evaluation Strategy and Factors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

2-26.3 Cost/Price Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

2-26.3.1 Relationship of Cost or Price Factors to Other Evaluation Factors . . . . . . . . . . . 154

2-26.4 Past Performance and Supplier Capability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

2-26.4.1 Past Performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

xii SPs and Ps

Contents

2-26.4.2 Supplier Capability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

2-26.4.2.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

2-26.4.2.2 Technical Capabilities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

2-26.4.2.3 Financial Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

2-26.4.2.4 Other Business Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

2-26.5 Site Visits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

2-26.6 Preaward Survey . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

2-26.7 Subcontractors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

2-26.8 Other Evaluation Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

2-26.8.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

2-26.8.2 Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

2-26.8.3 Scoring Systems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159







2-27 Issue RFPs and Publicize Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

2-27.1 Publicizing Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

2-27.2 Availability of the RFPs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

2-27.3 Government Point of Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

2-27.4 Other Media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

2-27.5 Presolicitation Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

2-27.6 Preproposal Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162


2-28Conduct Reverse Auctions Where Appropriate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

2-28.1 Plan and Define Auction Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

2-28.2 Determine Software Platform/Service Provider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

2-28.3 Communication and Training. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

2-28.4 Conduct Auction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

2-28.5 Award. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165


2-29 Issue Amendments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

2-29.1 Amendment Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

2-29.2 Failure to Acknowledge Amendments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167


2-30Receive and Record Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

2-30.1 Modification and Withdrawal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

2-30.2 Late Proposals and Modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167


2-31 Implement Proposal Evaluation Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

2-31.1 Proposal Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

November 29, 2012 xiii


2-31.2 Individual Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

2-31.3 Comparative Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

2-31.4 Disclosure and Use of Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

2-31.4.1 Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

2-31.4.2 After Receipt of Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169



2-32Assess Technology Implications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

2-32.1 Personnel Checking the Technology Implications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

2-32.2 Knowledge of the Postal Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

2-32.3 Feasibility of the Supplier Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

2-32.4 Effect of the Solution on the Postal Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

2-32.5 Viability of the Solution and Emerging Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172


2-33Perform Risk Analysis on Supplier Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

2-33.1 Risk Analysis Objective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

2-33.2 Proposal Risks Identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

2-33.3 Proposal Risk Assessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

2-33.4 Risk Analysis Output . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175


2-34Conduct Price/Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

2-34.1 Comparison of Competitive Offers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

2-34.2 Comparison with Regulated, Catalog, or Market Prices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

2-34.3 Comparison with Historical Prices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

2-34.4 Pricing Noncompetitive Offers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

2-34.5 Use of Independent Cost Estimates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

2-34.6 Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

2-34.7 Allowable Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

2-34.8 Reasonableness. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

2-34.9 Allocable to the Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

2-34.10 Unallowable Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

2-34.11 Cost Realism . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

2-34.12 Allowances and Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

2-34.13 Cost or Pricing Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184



2-35 (Reserved) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

2-36Evaluate Foreign and Domestic Proposals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

2-36.1 Domestic End Products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

2-36.2 End Products from Designated WTO GPA and FTA Countries . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

2-36.3 Designated WTO GPA and FTA Countries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

2-36.4 WTO GPA and FTA Eligibility Thresholds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

2-36.5 Lease, Rental, and Lease-Purchase Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

xiv SPs and Ps

Contents

2-36.6 WTO GPA and FTA Service Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

2-36.7 Construction Materials. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

2-36.8 Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

2-36.9 Non-Available Products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190



2-37Hold Discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

2-37.1 Discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

2-37.2 Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

2-37.3 Potential Points of Conflict . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194


2-38Negotiate with Suppliers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

2-38.1 Negotiation Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

2-38.2 Prepare for Negotiations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

2-38.3 Best Alternative to a Negotiated Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

2-38.4 Conducting Negotiations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

2-38.5 Documenting Results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197







2-39Subcontracting with SMWOBs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

2-39.1 Subcontracting Plans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

2-39.2 Suppliers Use of Subcontractors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199



2-40Produce Contract Award Recommendation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

2-40.1 Contract Awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

2-40.2 Best Value Determination and Award Recommendation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

2-40.2.1 Competitive. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

2-40.2.2 Noncompetitive. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

2-40.3 Contract File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

2-40.3.1 Contract Files for Competitive Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

2-40.3.2 Contract Files for Noncompetitive Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

2-40.4 Required Preaward Activities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202


2-41Obtain Selected Reviews and Approvals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

2-41.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

2-41.2 Reviews and Approvals of Contractual Actions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

2-41.2.1 Purchase Plans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

2-41.2.2 Reviews and Approvals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

November 29, 2012 xv


2-41.2.3 Review and Approval Process for Competitive Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

2-41.2.4 Review and Approval Process for Noncompetitive Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

2-41.3 Terminations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

2-41.4 Actions Exceeding a Contracting Officer’s Delegated Authority . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

2-41.5 Reporting and Certifying Contractual Actions Valued at $25 Million or More . . . . . . . 206

2-41.6 Consultation with Assigned Counsel and the General Counsel/Law Department . . . 206

2-41.6.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

2-41.6.2 Final Decisions on Contract Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207


2-42Postal Accountability and Enhancement Act Related Reports and Certifications . . . . . . . . . 208

2-42.1 Reports on Contractual Actions Valued at $25 Million or More. . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

2-42.2 Quarterly Certifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

2-43Simplified Purchasing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

2-43.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

2-43.2 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

2-43.3 Use. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209


2-43.5 Soliciting Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

2-43.5.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

2-43.5.2 Solicitation Requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

2-43.5.3 Relative Importance of the Evaluation Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

2-43.5.4 Oral Solicitations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

2-43.5.5 Written Solicitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

2-43.6 Evaluation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

2-43.7 Discussions and Negotiations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

2-43.8 Contract Award . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

2-43.9 Notification to Unsuccessful Offerors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

2-43.10 Contract Files for Simplified Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213


3 USPS Supplying Practices Process Step 3: Select Suppliers . . . . . . . . . . . . 2153-1 Award Contract and Notify Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

3-1.1 Award and Notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215


3-2 Announce Award . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

3-2.1 Advance Announcement of Contract Award to Corporate Communications . . . . . . . 216

3-2.2 Announcement of Contract Award for Board of Governors’ Approved Programs . . . 216

3-2.3 Publicizing Contract Awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217



3-3 Provide Feedback. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

3-3.1 Suppliers’ Perspective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

3-3.2 Medium and Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

xvi SPs and Ps

Contents

3-3.3 Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219


3-4 Conduct Postaward Orientation Where Applicable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

3-4.1 Selecting Contracts for Postaward Orientation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

3-4.2 Postaward Orientation Arrangements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

3-4.3 Postaward Orientation Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

3-4.4 Postaward Orientation Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221


3-5 Appoint Contracting Officers Representatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

3-5.1 Appointing a COR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

3-5.2 Evaluate Background and Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

3-5.3 Formally Designate COR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222


3-6 Define and Initiate Contract Management Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

3-6.1 Contract Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

3-6.2 Change Control Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

3-6.3 Charges and Cost Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

3-6.4 Management Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

3-6.5 Asset Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

3-6.6 Continuous Improvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

3-6.7 Allocate Resources for Contract Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

3-6.8 Plan for Contract Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

3-6.9 Current Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

3-6.10 Cost and Price Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

3-6.11 Resource Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

3-6.12 CORs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

3-6.13 Investment Recovery Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227


3-7 Finalize Investment Recovery Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

3-7.1 Removal of Surplus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

3-7.2 Final Removal Decision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

3-7.2.1 Recycle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

3-7.2.2 Reallocate (Relocate and Redeploy). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

3-7.2.3 Resell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

3-7.2.4 Remarket (Resell to Supplier) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

3-7.2.5 Return . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

3-7.2.6 Remanufacture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

3-7.2.7 Remove. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

3-7.2.8 Donate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231


November 29, 2012 xvii


4 USPS Supplying Practices Process Step 4: Deliver and Receive Requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

4-1 Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

4-1.1 Ordering and Requisitioning Channels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

4-1.2 Federal Standard Requisitioning and Issue Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

4-1.3 Contract Vehicles for Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

4-1.4 Orders Against Indefinite-Delivery Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

4-1.4.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

4-1.4.2 Single Indefinite-Delivery Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

4-1.4.3 Multiple Indefinite-Delivery Contracts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

4-1.5 Orders against Ordering Agreements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

4-1.5.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

4-1.5.2 Competition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

4-1.6 Ordering Agreements and Task Orders . . . . .