UNIVERSITATEA BABEŞ-BOLYAI CENTRUL DE COOPERĂRI INTERNAŢIONALE

Universitatea Babeş-BolyaiCentrul de Cooperări Internaţionale

Str. Avram Iancu Nr. 68400083, Cluj-Napoca

RomâniaTel: 0264 429.762Fax: 0264 429.755

E-mail: cci@staff.ubbcluj.ro

Sunt student ERASMUS. Ce trebuie să fac?

Cronologic, etapele pe care trebuie să le parcurgeţi ca student ERASMUS din momentul în care aţi fost declarat selectat şi până la încheierea mobilităţii şi implicit încetarea calităţii de student ERASMUS pot fi împărţite în următoarele categorii: formalităţile care trebuie efectuate înainte de plecarea în mobilitate, în timpul mobilităţii şi după întoarcerea din mobilitate. Demersuri înainte de începerea mobilităţii Durata şi perioada Primele lucruri pe care trebuie să le decideţi sunt: à perioada de desfăşurare a mobilităţii, adică semestrul I sau II (pentru mobilităţile de cel mult un semestru); Notă: mobilităţile mai mari de 6 luni trebuie să înceapă în semestrul I. à perioada exactă a mobilităţii. Precizări referitoare la durata mobilităţii: - durata unei mobilităţi poate fi cuprinsă între 3 şi 12 luni ale aceluiaşi an academic; - numărul lunilor de mobilitate este stabilit prin acordul bilateral care stă la baza fiecărei mobilităţi din cadrul Programului Sectorial ERASMUS; Notă: 1. reducerea duratei mobilităţii cu maximum 20% din totalul numărului de luni iniţial se acceptă, pe baza unei solicitări scrise (şi semnate) a beneficiarului mobilităţii şi semnate de către conducerea Universităţii, atunci când apar neconcordanţe între durata stabilită în acord şi calendarul anului academic de la universitatea parteneră. Această modificare a numărului de luni de mobilitate nu determină nici o modificare a grantului lunar. 1. prelungirea perioadei mobilităţii se poate aproba în următoarele condiţii: - se poate acordă o singură prelungire; - fără sprijin financiar din partea Programului Sectorial ERASMUS; - întreaga perioadă de mobilitate să nu depăşească 12 luni ale aceluiaşi an academic; - data întoarcerii din mobilitate să nu depăşească data de 31 august 2010. Informaţiile referitoare la durata, respectiv, perioada de desfăşurare a mobilităţii trebuie comunicate coordonatorului ERASMUS de la facultate (Anexa 2), care va confirma la universitatea parteneră lista studenţilor selectaţi.

Studentul selectat nu trebuie să întreprindă nici un demers până când facultatea nu comunică universităţii partenere lista studenţilor. Odată încheiată această etapă, puteţi demara pregătirea propriu-zisă pentru plecarea în mobilitate. Pe toată durata acestor pregătiri, în timpul efectuării mobilităţii şi până la încheierea ei, beneficiaţi de sprijinul şi asistenţa Biroului pentru Programe Comunitare din cadrul Centrului de Cooperări Internaţionale al Universităţii Babeş–Bolyai (programul de lucru cu publicul şi coordonatele le găsiţi în Anexa 2). În funcţie de nivelul de studiu la care sunteţi înmatriculat, demararea formalităţilor pentru plecarea în mobilitate se va face după cum urmează: v nivel licenţă: imediat după confirmarea de către coordonatorul ERASMUS de la facultate a studenţilor selectaţi la Biroul pentru Programe Comunitare, respectiv la universitatea parteneră; v nivel master şi doctorat: după finalizarea admiterii, respectiv a selecţiei la respectivele nivele de studiu (la sfârşitul lunii septembrie 2009) şi confirmarea de către coordonatorul ERASMUS de la facultate a studenţilor selectaţi la Biroul pentru Programe Comunitare, respectiv la universitatea parteneră. Relaţia cu universitatea parteneră După confirmarea selecţiei de către coordonatorul ERASMUS de la facultate trebuie să luaţi legătura cu universitatea de destinaţie, prin e-mail sau telefonic, adresându-vă persoanei care se ocupă de Programul Sectorial ERASMUS, componenta INCOMING. Datele de contact le puteţi găsi în broşurile universităţilor partenere puse la dispoziţia dvs. la Biroul pentru Programe Comunitare, pe pagina web a universităţii partenere sau cu ajutorul coordonatorului ERASMUS de la facultate. În acest fel, veţi afla informaţii referitoare la: · modalitatea de obţinere a invitaţiei; invitaţia este documentul care confirmă primirea dvs. la universitatea parteneră şi stă la baza întocmirii actelor necesare efectuării mobilităţii; Atenţie! Unele universităţi vă vor solicita în vederea completării invitaţiei date suplimentare (de exemplu: data naşterii, domiciliul stabil, numărul paşaportului, datele de sosire/plecare, date de contact etc.). Originalul scrisorii de invitaţie va fi trimis de către universitatea parteneră la adresa comunicată de către dvs. şi va fi necesar în vederea obţinerii actelor necesare efectuării mobilităţii. Pentru realizarea formalităţilor la Biroul pentru Programe Comunitare este valabilă şi o copie a invitaţiei (care poate să fie primită şi prin fax) sau o invitaţie scanată şi trimisă prin e-mail. Notă: Nu se acceptă confirmări trimise prin e-mail. · formalităţile în vederea înmatriculării la universitatea parteneră Unele universităţi solicită completarea şi trimiterea unui formular de înscriere (care se găseşte pe internet), iar altele folosesc poşta electronică. De asemenea, universitatea parteneră vă mai poate solicita şi o dovadă a obţinerii mobilităţii ERASMUS, adică Certificatul de student ERASMUS (model, Anexa 4), care se eliberează de către Biroul pentru Programe Comunitare din cadrul Centrului de Cooperări Internaţionale al Universităţii Babeş-Bolyai sau alte acte (de exemplu, foaia matricolă).

posibilităţile de cazare pe care le oferă universitatea parteneră (în spaţii proprii sau în chirie), precum şi asistenţa pe care o oferă studenţilor internaţionali pentru găsirea unui spaţiu de cazare (eventuale formulare sau adrese de contact ale unor agenţii cu care universitatea respectivă cooperează, costurile, condiţiile de cazare etc.); Atenţie! Rezervarea unei camere, plata anticipată a chiriei (unele universităţii solicită acest lucru) şi garantarea ocupării ei la data planificată este responsabilitatea exclusivă a dvs. calendarul anului academic, util în stabilirea datelor de plecare şi, respectiv, întoarcere din mobilitate, date care vor fi asumate prin Contractul Financiar ce va fi semnat la Biroul pentru Programe Comunitare de către o persoană împuternicită notarial (pentru studenţii care îşi încep mobilitatea în semestrul I) sau de către dvs. (după achiziţionarea biletului de transport) cu câteva zile înainte de plecarea în mobilitate (pentru studenţii care îşi încep mobilitatea în semestrul al II-lea); materiile de studiu: este obligatorie stabilirea unui program de studiu, care va fi înscris în Contractul de studiu (Learning Agreement, Anexa 9); Notă: programul de studiu îl veţi stabili împreună cu coordonatorul ERASMUS de la facultate. permisul de şedere şi procedura de obţinere; cheltuielile de întreţinere în localitatea de destinaţie; alte informaţii utile. Relaţia cu Universitatea Babeş-Bolyai Documente eliberate de către Universitatea Babeş-Bolyai Înainte de plecarea în mobilitate trebuie să obţineţi de la Biroul pentru Programe Comunitare următoarele documente (Anexa 6) şi formulare tipizate: Documente eliberate (conform procedurilor prezentate mai jos): 1. Dispoziţia Rectorului; 2. Certificatul de student ERASMUS (model , Anexa 4); 3. Contractul Financiar (model, Anexa 7); Formulare tipizate (anexate prezentei broşuri/publicate pe pagina de internet www.cci.ubbcluj.ro/ pot fi solicitate de la coordonatorul ERASMUS de la facultate): 4. Contractul de studiu (Learning Agreement, Anexa 9); 5. Foaia matricolă (Transcript of Records, Anexa 11); 6. Atestat înmatriculare (Anexa 5); 7. Raport Narativ (Anexa 12); 8. Atestat privind perioada de studiu (Anexa 13); 9. Europass Mobility (model , Anexa 14). Notă: Documentele menţionate mai-sus se eliberează doar după obţinerea invitaţiei conform procedurilor prezentate mai jos 1. Dispoziţia Rectorului Completarea şi semnarea formularului tip de cerere pentru Dispoziţia Rectorului a) completaţi formularul tip de cerere pentru obţinerea Dispoziţiei Rectorului [formularul este anexat prezentei broşuri (Anexa 8), poate fi obţinut

de la Biroul pentru Programe Comunitare, de pe pagina web (www.cci.ubbcluj.ro) sau de la coordonatorul ERASMUS de la facultate]; b) cererea tip trebuie semnată la facultate (de către Şeful de Catedră şi Decan) şi ştampilată (ştampila se aplică pe semnătura Decanului); c) depuneţi formularul tip de cerere pentru Dispoziţia Rectorului, la care anexaţi copia scrisorii de invitaţie şi formularul tip pentru Contractul Financiar (Anexa 10) la Biroul pentru Programe Comunitare de luni până joi, între orele 10:00 – 13:00. Documente suplimentare pentru doctoranzi: adresă conducător doctorat, contract cu Universitatea Babeş-Bolyai (2 exemplare original) pe care se va obţine şi avizul Departamentului de Resurse Umane şi semnătură de luare la cunoştinţă a responsabilului cu facultatea de la Serviciul Salarizare. Notă: cererea pentru Dispoziţia Rectorului trebuie supusă aprobării şedinţei Colegiului Senatului care se întruneşte în fiecare săptămână, de obicei în ziua de luni. Eliberarea Dispoziţiei Rectorului, a Certificatului de student ERASMUS Certificatul de student ERASMUS se eliberează, împreună cu Dispoziţia Rectorului, în termen de 7-10 zile de la depunerea formularul tip de cerere pentru Dispoziţia Rectorului. Notă: Actele pot fi obţinute şi în regim de urgenţă (aproximativ 2 zile lucrătoare), contra unei taxe de 30 lei (se plăteşte direct la secretariatul Centrului de Cooperări Internaţionale în momentul eliberării documentelor). 2. Certificatul de student ERASMUS atestă calitatea de student în cadrul Programului Sectorial ERASMUS, perioada şi universitatea parteneră la care veţi fi înmatriculat. 2. Contractul de studiu (Learning Agreement) 3.1 Completaţi formularul tip de Learning Agreement (Anexa 9) incluzând toate materiile pe care intenţionaţi să le studiaţi la universitatea parteneră; 3.2 Programa de studiu şi lista materiilor care pot fi studiate la universitatea parteneră se găsesc, de regulă, pe pagina web a universităţii partenere. Atenţie! Înainte de completarea contractului de studiu, trebuie să consulaţi coordonatorul ERASMUS de la facultate, astfel încât programul de studiu stabilit să poată fi recunoscut la întoarcerea din mobilitate. În stabilirea materiilor de studiu, împreună cu coordonatorul ERASMUS de la facultate, veţi ţine seama de: · informaţiile privind conţinutul cursurilor de la universitatea parteneră; · programul de studiu pe care trebuie să îl parcurgeţi la Universitatea Babeş-Bolyai. 3.3 Specificaţi numărul de credite ECTS aferent fiecărei materii, astfel încât să respectaţi numărul minim total de credite pentru fiecare mobilitate: v 20 de credite ECTS, obţinute la universitatea parteneră, pentru o mobilitate de trei luni; v 30 de credite ECTS, obţinute la universitatea parteneră, pentru o mobilitate de un semestru;

v 60 de credite ECTS, obţinute la universitatea parteneră, pentru o mobilitate de un an. Atenţie! În cazul în care solicitaţi prelungirea mobilităţii cu un trimestru sau un semestru, va trebuie să obţineţi creditele necesare şi pentru perioada de prelungire. 3.4 Semnaţi Learning Agreement-ul, în ordinea de mai jos: v coordonatorul ERASMUS de la facultate, care în acest fel atestă compatibilitatea programului de studiu de la universitatea parteneră cu cel de la Universitatea Babeş–Bolyai; v coordonatorul Instituţional LLP (din cadrul Biroul pentru Programe Comunitare). Atenţie! Programul de studiu ales şi convenit de cele două părţi trebuie respectat de către beneficiarul mobilităţii. Modificările Learning Agreement-ul: v trebuie aprobate de către coordonatorul ERASMUS de la facultate; v se menţionează pe verso Learning Agreement-ului în spaţiul special prevăzut. 3.5 La sfârşitul perioadei de studii, universitatea parteneră trebuie să confirme, prin semnătură, în spaţiul special alocat în Learning Agreement, îndeplinirea programului de studiu. De asemenea, aceasta trebuie să completeze Transcript of Records cu notele şi creditele obţinute la cursurile stabilite în program. 3. Foaia matricolă (Transcript of Records) Acest formular (Anexa 11) va fi completat la universitatea din străinătate cu notele pe care le veţi obţine în perioada de mobilitate ERASMUS. În cazul studenţilor masteranzi sau doctoranzi care nu au urmat cursuri la universitatea parteneră, ci au desfăşurat activităţi de documentare, justificarea îndeplinirii programului de studiu ERASMUS se face printr-o scrisoare de la profesorul îndrumător în care să se precizeze că au fost îndeplinite obiectivele mobilităţii şi că munca depusă permite acordarea a 20, 30 sau, respectiv, 60 de credite ECTS (în funcţie de durata mobilităţii). 4. Contractul Financiar şi actul adiţional 5.1 Contractul Financiar (Anexa 7): · este documentul pe baza căruia se primeşte grantul ERASMUS şi în care sunt stipulate: părţile contractante, drepturile şi obligaţiile părţilor (Universitatea Babeş-Bolyai, studentul ERASMUS şi garantul), cuantumul lunar al grantul ERASMUS şi modalitatea de plată conform coordonatelor bancare comunicate de către beneficiar, actele necesare pentru efectuarea decontului, modul de soluţionare la eventualelor litigii; · se încheie în trei exemplare originale: un exemplar vă revine dumneavoastră, în calitate de beneficiar al mobilităţii, un exemplar pentru garantul dumneavoastră, iar un exemplar rămâne la Universitate (Biroul pentru Programe Comunitare); · Contractul Financiar şi actul adiţional aferent mobilităţii trebuie semnate înainte de plecarea dvs. din ţară la Biroul pentru Programe Comunitare. Studenţii care pleacă în mobilitate în primul semestru nu pot semna personal Contractul Financiar, acesta urmând a fi semnat de către o persoană împuternicită notarial. Notă: în cazul în care vă stabiliţi plecarea în mobilitate începând cu semestrul I, înainte de a fi stabilit numărul de luni pentru care se acordă finanţare din fondurile Programului Sectorial ERASMUS, semnarea

Contractului Financiar se va face de către o persoană împuternicită prin procură notarială. Persoana împuternicită va semna Contractul Financiar la Biroul pentru Programe Comunitare pe baza unei programări telefonice prealabile, făcută cu cel puţin o săptămână înainte. 5.2 Garantul trebuie să fie o persoană fizică angajată cu carte de muncă sau pensionară, care se obligă să restituie grantul, parţial sau total, în cazul în care nu vă respectaţi obligaţiile asumate prin Contractul Financiar. 5.3 Împuternicitul este persoana pe care o alegeţi să vă reprezinte şi să semneze documentele legate de mobilitatea ERASMUS pentru perioada cât lipsiţi din ţară. Contractul Financiar poate fi semnat: I. Personal A). Garantul este prezent la semnarea Contractului Financiar şi semnează Actul adiţional: în acest caz trebuie să prezentaţi următoarele documente: - copie bilet de transport; - copii acte de identitate (paşaport - pagina cu date personale şi C.I) – beneficiar mobilitate; - adeverinţă de salariu garant (eliberată cu cel mult o săptămână înainte de semnarea Contractului Financiar)/cupon pensie garant (din luna anterioară semnării Contractului Financiar) - în original; - copie după cartea de identitate a garantului; - copie după numărul de cont şi codul IBAN. B). Garantul nu este prezent - copie bilet de transport; - copii acte de identitate (paşaport - pagina cu date personale şi C.I) – beneficiar mobilitate; - declaraţie de garantare (în original); o declaraţie notarială din partea garantului prin care acesta se angajează să restituie grantul primit în cazul în care studentul nu-şi va respecta obligaţiile menţionate în Contractul Financiar; - adeverinţă de salariu garant (eliberată cu cel mult o săptămână înainte de semnarea Contractului Financiar)/cupon pensie garant (din luna anterioară semnării Contractului Financiar) - în original; - copie după cartea de identitate a garantului; - copie după numărul de cont şi codul IBAN. II. de către un împuternicit a) împuternicitul şi garantul sunt una şi aceeaşi persoană. În acest caz, actul adiţional de garantare la Contractul Financiar va fi semnat de către împuternicit de faţă cu unul dintre responsabilii din cadrul Biroul pentru Programe Comunitare. În momentul semnării Contractului Financiar, trebuie prezentate: - copie bilet de transport; - atestat de înmatriuculare la Universitatea parteneră (Anexa 5); poate fi trimis şi prin fax la Biroul pentru Programe Comunitare, la nr. fax +40 264 429755; - copii acte de identitate (paşaport - pagina cu date personale şi C.I) – beneficiar mobilitate;

- împuternicirea notarială pentru semnarea Contractului Financiar- în original; - adeverinţă de salariu garant (eliberată cu cel mult o săptămână înainte de semnarea Contractului Financiar)/cupon pensie garant (din luna anterioară semnării Contractului Financiar) - în original; - copie după cartea de identitate a garantului/împuternicitului; - copie după numărul de cont şi codul IBAN. b) împuternicitul şi garantul sunt persoane diferite. Există 2 situaţii: A). Se prezintă la CCI în vederea semnării Contractului Financiar atât împuternicitul, cât şi garantul. În momentul semnării Contractului Financiar trebuie prezentate: - copie bilet de transport; - copii acte de identitate (paşaport - pagina cu date personale şi C.I) – beneficiar mobilitate; - împuternicirea notarială pentru semnarea Contractului Financiar- în original; - adeverinţă de salariu garant (eliberată cu cel mult o săptămână înainte de semnarea Contractului Financiar)/cupon pensie garant (din luna anterioară semnării Contractului Financiar) - în original; - copie după cartea de identitate a garantului şi a împuternicitului; - copie după numărul de cont şi codul IBAN. - atestat de înmatriculare (Anexa 5); poate fi trimis şi prin fax la Biroul pentru Programe Comunitare, la nr. fax +40 264 429755; B). Se prezintă la CCI în vederea semnării Contractului Financiar doar împuternicitul În acest caz, trebuie prezentate următoarele documente: - copie bilet de transport; - copii acte de identitate (paşaport - pagina cu date personale şi C.I) – beneficiar mobilitate; - împuternicirea notarială pentru semnarea Contractului Financiar (dacă este cazul), în original; - adeverinţă de salariu garant (eliberată cu cel mult o săptămână înainte de semnarea Contractului Financiar)/cupon pensie garant (din luna anterioară semnării Contractului Financiar) - în original; - copie după cartea de identitate a garantului şi a împuternicitului; - copie după numărul de cont şi codul IBAN; - o declaraţie notarială din partea garantului prin care acesta se angajează să restituie grantul în cazul în care studentul nu-şi va respecta obligaţiile menţionate în Contractul Financiar; - atestat de înmatriculare (Anexa 5); poate fi trimis şi prin fax la nr. +04 0264 429755. 5.4 Viramentul grantului ERASMUS Grantul ERASMUS se virează în contul bancar menţionat în Contractul Financiar (model, Anexa 7) amintit mai sus. Contul bancar în care se va efectua viramentul grantului trebuie să fie un cont în EUR, deschis la orice bancă din România sau din lume, pe numele dvs.. Atenţie! Comisioanele interbancare vor fi suportate de către dumneavoastră. Recomandări referitoare la contul bancar:

· să solicitaţi şi un card în EUR astfel încât să puteţi avea acces la contul dvs. şi în străinătate; · să desemnaţi un împuternicit pe cont, fie că este vorba de contul curent sau de cel de card. Suma de bani virată va fi calculată în funcţie de durata şederii efective în străinătate şi menţionată în Contractul Financiar, chiar dacă numărul iniţial de luni (cel menţionat în acordul bilateral şi pe afişul de promovare a mobilităţilor) este mai mare. Granturile vor fi virate studenţilor care au semnat Contractul Financiar (după virarea banilor de către Agenţia Naţională pentru Programe Comunitare în Domeniul Educaţiei şi Formării Profesionale către Universitatea Babeş-Bolyai), după cum urmează: v semestrul I: banii vor fi viraţi în conturile personale în termen de maximum 2 săptămâni; v semestrul al II-lea: viramentul va putea fi efectuat cu cel mult 10 zile lucrătoare înainte de plecarea în mobilitate. Notă: Din momentul semnării Contractului Financiar, procedura de virare a banilor, care presupune acţiuni ale Biroul pentru Programe Comunitare, Serviciului Financiar şi ale băncilor durează, în medie, 10 zile lucrătoare. 5. EuroPass (Anexa 14): după semnarea Contractului Financiar veţi primi pe e-mail formularul tipizat, pe care v-a trebuit sa-l completaţi, să-l listaţi şi să-l semnaţi la universitatea parteneră. La întoarcerea din mobilitate Europass-ul va fi semnat şi de către Coordonatorul Instituţional LLP de la Biroul pentru Programe Comunitare din cadrul Centrului de Cooperări Internaţionale al Universităţii Babeş-Bolyai. Este un document esenţial pentru încheierea decontului. Recomandări: I. Este bine să luaţi cu dvs.: 2. câteva fotografii tip paşaport pentru diferite acte care vor fi necesare la destinaţie; 3. fotocopii ale actelor eliberate de Universitatea Babeş–Bolyai. II. Să vă rezervaţi biletul de călătorie cu suficient timp înainte, pentru ca plecarea să nu fie întârziată în raport cu perioada definită în Contractul Financiar. III. Documentele de călătorie în original se vor păstra pentru decont la întoarcere. IV. Cardul ISIC (International Student Identity Card) (opţional) Este un card care vă permite să beneficiaţi de o serie de reduceri de preţ la obiective turistice, librării, locuri de cazare, transport etc. în întreaga lume. 3.2 Demersuri în timpul efectuării mobilităţii 1) Să obţineţi atestatul de înmatriculare la universitatea parteneră (Anexa 5), la care trebuie să anexaţi şi o copie a biletului de transport dus şi să le trimiteţi prin fax la Biroul pentru Programe Comunitare (+04 0264 429755); 2. Studenţii ERASMUS care beneficiază de mobilităţi mai mici de un an academic au posibilitatea de a solicita prelungirea perioadei de studiu în străinătate, în cadrul Programului Sectorial ERASMUS, însă fără finanţare din partea programului (cheltuielile prilejuite de şederea în continuare în străinătate vor fi suportate integral de către student), beneficiind însă de

gratuitatea studiilor la universitatea parteneră şi de bursa de la Universitatea Babeş-Bolyai (în funcţie de situaţia fiecărui student). Data întoarcerii în ţară, dată care va fi trecută pe Dispoziţia Rectorului şi de care se va ţine cont la efectuarea decontului este cel mult 31 august 2010. Notă: Prelungirea mobilităţii se poate face până la o durată de 12 luni ale aceluiaşi an academic (incluzând şi durata iniţială menţionată în Contractul Financiar). Cererile pentru prelungirea mobilităţii trebuie trimise înainte de expirarea Dispoziţiei Rectorului şi vor fi primite la Centrul de Cooperări Internaţionale până cel târziu în data de 30 aprilie 2010. Documentele necesare pentru realizarea prelungirii (o nouă Dispoziţie a Rectorului) sunt următoarele: ® O nouă invitaţie de la universitatea parteneră în care să se specifice că studentul este în continuare admis acolo de la data de…. (data finalizării perioadei iniţiale menţionate în Contractul Financiar) până la data de…..(cel mult 31 august 2010), în scop de studiu (finalizarea examenelor, participare la practică etc); ® O cerere întocmită de către dvs., în care se va specifica că doriţi să rămâneţi în continuare pe perioada de ….(se specifică datele exacte), în scop de studiu. Dacă nu este specificat clar scopul de studiu, cererea de prelungire nu va fi aprobată; ® un formular tip de cerere pentru Dispoziţia Rectorului aprobat de către facultate (de către Şeful de Catedră şi Decan); Notă: 1. Obţinerea semnăturilor pentru noua cerere se va face de către o persoană desemnată de către dumneavoastră. 2. Rezultatul solicitării vă poate fi comunicat, la cerere, prin e-mail. 3. La sfârşitul perioadei de mobilitate, prezentaţi la Biroul de Relaţii Internaţionale al universităţii partenere atestatul perioadei de studiu (Anexa 13), care trebuie să conţină numele şi prenumele, perioada de studiu în calitate de student ERASMUS, precum şi semnătura responsabilului ERASMUS şi ştampila instituţiei. Atestatul de studiu este documentul cel mai important la întoarcerea din mobilitate, pentru că prin el se confirmă respectarea perioadei de mobilitate angajată prin Contractul Financiar semnat cu Universitatea Babeş-Bolyai. Notă: durata de studiu în străinătate se calculează începând cu data începerii cursurilor în străinătate şi până la data la care coordonatorul ERASMUS de la universitatea parteneră semnează documentele studentului – confirmând încheierea stagiului. Durata astfel identificată trebuie să coincidă cu durata prevăzută în Contractul Financiar. 3.3 Demersuri la întoarcerea din mobilitate În termen de 48 de ore de la revenirea în ţară, în timpul programului de lucru cu publicul (luni – joi între orele 10:00-13:00) sunteţi obligat să vă prezintaţi la Biroul pentrul Programe Comunitare şi să depuneţi actele justificative impuse de prevederile de decontare prevăzute în Contractul Financiar (Anexa 7). La stabilirea datei de întoarcere din mobilitate şi la efectuarea eventualei rezervări pe mijlocul de transport, trebuie să aveţi în vedere obligativitatea de a vă întoarce în ţară la data specificată în Dispoziţia Rectorului. Dacă nu v-aţi prezentat la Biroul pentru Programe Comunitare din cadrul Centrului de Cooperări Internaţionale, în 3

zile de la data menţionată în Contractul Financiar, conform acestuia din urmă vi se vor aplica penalizări de întârziere de 0,5 %/zi de întârziere, din grantul total primit. Formalităţile ce trebuie îndeplinite la întoarcere din mobilitate sunt (în ordine cronologică): v efectuarea decontului financiar (documentele se predau la Biroul pentru Programe Comunitare); v efectuarea decontului academic (documentele se predau la Biroul pentru Programe Comunitare); v prezentarea la facultate a documentelor în vederea recunoaşterii programului de studii. 3.3.1 Decontul financiar Etape în efectuarea decontului financiar: 1) Ridicarea şi înregistrarea unui Ordin de Deplasare, de la Registratura Universităţii, care se găseşte la parterul sediului central al Universităţii Babeş–Bolyai (str. Mihail Kogălniceanu, nr. 1); Atenţie! Studenţii care au beneficiat de o prelungire a mobilităţii vor solicita 2 ordine de deplasare, câte unul pentru fiecare Dispoziţie a Rectorului; 2) Ordinul de Deplasare completat va fi prezentat conducerii facultăţii pentru a fi semnat de către Decan şi ştampilat; 3) Ordinul de Deplasare (având semnătura decanului şi ştampila facultăţii) va fi predat responsabilului ERASMUS din cadrul Biroului pentru Programe Comunitare împreună cu următoarele documente: - copie a Dispoziţiei Rectorului (cei care au solicita prelungirea Dispoziţiei Rectorului trebuie să anexeze şi o copie a Dispoziţiei Rectorului de prelungire); - biletele de transport, dus şi întors, în original; - chitanţe primite la achitarea costului cazării în original; - copie paşaport (pagina cu date personale); - declaraţie olografă din care să reiasă data şi ora ieşirii, respectiv data şi ora intrării în România; Notă: 1. În cazul în care nu aveţi biletele de transport sau o dovadă a cazării, veţi da o declaraţie în acest sens care va servi pentru încheierea decontului. Nerespectarea integrală a perioadei de studiu specificată în atestatul de la universitatea parteneră atrage după sine restituirea integrală a grantului primit. Excepţie o fac cazurile speciale (de exemplu, cazurile medicale) care sunt supuse atenţiei conducerii universităţii şi, respectiv, Agenţiei Naţională pentru Programe Comunitare în Domeniul Educaţiei şi Formării Profesionale. Toate documentele medicale trebuie depuse în original şi trebuie să fie vizate de către policlinica studenţească a Universităţii Babeş-Bolyai. Dacă cererea studentului este aprobată de aceste două foruri de decizie se impune restituirea numai a părţii din ajutorul financiar corespunzătoare numărului de zile/luni neefectuate. 2. Toate documentele menţionate mai sus sunt obligatorii pentru efectuarea decontului. 3.3.2 Decontul academic Se efectuează la Biroul pentru Programe Comunitare, actele în original rămânând în dosarul dvs. de mobilitate.

În acest caz trebuie să predaţi la Biroul pentru Programe Comunitare următoarele documente, în original: a) Atestatul de studiu eliberat de universitatea parteneră (Anexa 13); b) Transcript of Records (Anexa 11); c) Learning Agreement (Anexa 9); Programul de studiu se consideră îndeplinit comparând obligaţiile din Learning Agreement cu notele în original înscrise în Transcript of Records. Se verifică, de asemenea, promovarea examenelor şi îndeplinirea numărului minim de credite, inclusiv pentru perioada de prelungire. Nerespectarea programului de studiu asumat de student prin Learning Agreement cu universitatea de origine atrage după sine restituirea integrală a ajutorului financiar. Atenţie! Trebuie să păstraţi copii după fiecare din categoriile de documente menţionate mai sus. d) Copie paşaport (pagina cu datele personale); e) raportul narativ (Anexa 12); f) EuroPass mobility (Anexa 14). Raportul narativ (Narative Report) este un chestionar de evaluare menit să aducă în atenţia tuturor celor implicaţi în derularea programului beneficiile, dar şi obstacolele cu care s-a confruntat studentul, în scopul optimizării abordării relaţiilor cu beneficiarii programului şi cu partenerii externi. g) Declaraţie olografă pe proprie răspundere, din care să reiasă că nu aţi stat în România mai mult de 8 zile în perioada mobilităţii (pentru mobilităţile mai mari de 3 luni). Recunoaşterea contractului de studii se va face la facultate: trebuie predate coordonatorului ERASMUS de la facultate copii după Transcript of Records. 4 Recunoaşterea programului de studiu desfăşurat la universitatea parteneră Pentru ca programul de studii efectuat în străinătate să poată fi recunoscut, trebuie să obţineţi numărul de credite ECTS aferent duratei mobilităţii şi precizat în Learning Agreement, chiar dacă pe parcursul studiilor apar modificări; orice modificare care intervine trebuie comunicată imediat coordonatorului ERASMUS de la facultate, în vederea aprobării ei de către Universitate. Conform criteriilor reciproc acceptate de cele două universităţi partenere prin acordul bilateral ERASMUS, perioada de studii în străinătate trebuie să beneficieze de recunoaştere academică totală. Universitatea Babeş-Bolyai admite că perioada de studii în străinătate, inclusiv examenele sau alte forme de evaluare, înlocuieşte o perioadă de studii comparabilă în ţară, cuprinzând şi examenele sau alte forme de evaluare, chiar dacă programa are un conţinut diferit. Procedura de echivalare a rezultatelor se realizează în întregime la facultate de către Comisia de Echivalare. Comisia este aceeaşi pe parcursul unui an academic. În vederea echivalării şi a recunoaşterii rezultatelor, trebuie să prezentaţi Comisiei de Echivalare de la facultate fotocopii după Learning Agreement (Anexa 9) şi după Transcript of Records (Anexa 11).

Sunteţi rugaţi să comunicaţi echipei Biroului pentru Programe Comunitare din cadrul Centrului de Cooperări Internaţionale eventualele dificultăţi întâmpinate în recunoaşterea studiilor efectuate în străinătate. Rezultatele examenelor la disciplinele care nu-şi găsesc echivalentul în programul de la Universitatea Babeş-Bolyai vor fi preluate şi recunoscute în pachetele de cursuri opţionale.