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SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:

PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:

MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 1 de 40

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MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL





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1. INFORMACION GENERAL.

1.1 OBJETIVO

Establecer las estrategias y procedimientos ambientales para la atención de los riesgos que representan posibles emergencias, amenazas u oportunidades potenciales para el Sistema de Gestión Ambiental.

1.2 RESPONSABLE Coordinador del Grupo Administrativo y Líder Ambiental.

1.3 ALCANCE

Este programa aplica para todas las instalaciones y áreas de las sedes de la Superintendencia de Sociedades y para las organizaciones que lleven a cabo labores dentro de las instalaciones de la Entidad mediante la prestación de servicios.

1.4 DEFINICIONES

Amenaza: Causa potencial de un incidente no deseado, que puede provocar daños a un sistema o a la organización. SDA: Secretaria Distrital de Ambiente. Es la autoridad que promueve, orienta y regula la sustentabilidad ambiental de Bogotá, como garantía presente y futura del bienestar de la población; y como requisito indispensable para la conservación y uso de bienes y servicios ecosistémicos y valores de biodiversidad. (Secretaria Distrital de Ambiente) Eco mapa: Es una herramienta sencilla y de fácil aplicación que permite hacer un inventario rápido de prácticas y problemas de múltiples variables por medio del uso de figuras. (Espitia, 2003) citando a (Garcia, 2003) Parte Interesada o Stakeholders: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad. Riesgo: Efecto de la incertidumbre. Efecto: Desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo. Incertidumbre: Es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información, relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su posibilidad. Riesgos y Oportunidad: Efectos adversos potenciales (Amenaza), y efectos beneficiosos potenciales (Oportunidad) (ICONTEC, 2015)





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2. CONDICIONES GENERALES Este programa permite establecer las estrategias y procedimientos de gestión ambiental aplicados al “antes, durante y después” de la ejecución de las actividades o proyectos que representen riesgos u oportunidades para la Entidad, de la misma manera se establecen los procedimientos necesarios para la atención de eventos con potencial de emergencia. Adicional a esto, establece estrategias de mejora para la gestión de los aspectos ambientales producto de los procesos misionales, de direccionamiento, apoyo y/o seguimiento que puedan generar impactos significativos en el ambiente. Dichos procedimientos se deben aplicar teniendo en cuenta el alcance del sistema de Gestión Ambiental. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO A continuación se presenta el procedimiento para la identificación de los riesgos ambientales a los que se encuentra expuesta la Entidad.

3.1 Identificación y análisis de riesgos y oportunidades Se realiza la identificación de impactos ambientales significativos los cuales puedan representar amenazas u oportunidades para la Entidad en todas y cada una de sus regionales, mediante el análisis de la Matriz de Impactos Ambientales. Anexo 1. GC-F-013 Matriz de Impactos Ambientales. Se identifican los Stakeholders con mayor relevancia para el Sistema de Gestión Ambiental con el objetivo establecer las estrategias de cooperación o atención del conflicto que manifiesten. Anexo 2 Matriz identificación y clasificación de Stakeholders Anexo 3 Matriz de significancia ambiental de stakeholders Los riesgos resultantes por la interacción entre aspectos ambientales y los Stakeholders con mayor significancia ambiental, se evalúan y analizan mediante una matriz de riesgo y una de oportunidad para determinar su importancia, la cual se representa gráficamente en un mapa de calor.





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Anexo 4 Matriz de riesgos ambientales Anexo 5 Matriz de oportunidades ambientales

3.2 Emergencias ambientales Se identifican los eventos con potencial de emergencia mediante la matriz de Análisis de Riesgos y Emergencias Ambientales en donde se evalúan teniendo en cuenta las variables allí establecidas y como aplican estas según las condiciones de cada regional de la Entidad. Anexo 6 GINF-F-031 Análisis de Riesgos Emergencias Ambientales .

3.3 Diseño de Eco mapas Se lleva a cabo la identificación de las áreas estratégicas de gestión ambiental, es decir, aquellas áreas en donde se generan los aspectos más significativos con el objetivo de determinar los puntos de control en caso de presentarse una emergencia ambiental, así mismo, establecer las áreas alternativas de almacenamiento de residuos como método preventivo ante la atención de eventos potenciales de emergencia por su acumulación. Anexo 7 Eco mapas

4. PROCEDIMIENTOS DE GESTION AMBIENTAL

Una vez identificados los impactos ambientales significativos y caracterizados los Stakeholders con mayor relevancia para el SGA, se proceden a clasificar como Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades según corresponda, para así proceder a diseñar las estrategias de gestión mediante la formulación de una matriz DOFA





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4.1 GESTIÓN DEL RIESGO CON POTENCIAL DE AMENAZA A continuación se presentan cuáles son los riesgos identificados y el qué, cómo, cuándo, dónde y para qué se debe atender el riesgo. Los riesgos con potencial de amenaza deben ser atendidos con las acciones mencionadas a continuación y su cumplimiento es obligatorio, de lo contrario esto puede traer consecuencias para la Entidad como multas, sanciones, no conformidades y hasta la perdida de la certificación ISO 14001:2005 del SGA. 4.1.1 Cumplimiento de los trámites legales ambientales por parte de los contratistas: Fortalecer el control sobre los trámites legales ambientales que los contratistas deben presentar a la Entidad antes, durante y después de la ejecución del proyecto. (Únicamente para la sede de Bogotá).

4.1.1.1 Actividades que generen residuos de construcción y demolición con un volumen superior a 6 M3 en la sede de Bogotá.

ANTES

Actividad Responsable Registro

El contratista debe presentar un Plan de Gestión de Residuos de Demolición y Construcción (RCD) el cual debe contener como mínimo los siguientes aspectos

Datos generales de la obra

Manejo de los RCD en obra

Reporte de cantidades de materiales de construcción usados en la obra

Reporte de los RCD generados en obra

Indicadores (Eficiencia, Eficacia y Efectividad)

Declaración responsable del generador RCD

Este Plan de Gestión de RCD debe estar aprobado por la Secretaria Distrital de

Contratista Plan de Gestión de RCD Oficio con el número de Radicado del PIN





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Ambiente la cual al momento de su aprobación otorgará como comprobante un numero de radicado. En caso de no ser aprobado dicho Plan, el contratista tendrá un plazo de 8 días para presentar ante la autoridad ambiental competente las correspondientes correcciones. Dicho plazo puede ser prorrogable solo por petición escrita y debidamente justificada. Una vez aprobado el Plan de Gestión de RCD, el contratista deberá en la página web de la SDA el PIN de la obra el cual hace referencia al registro de la obra ante este Ente de Control. (http://www.ambientebogota.gov.co) *Estos procedimientos están establecidos por la SDA y por lo tanto es obligatorio su cumplimiento, de no ser así, no se podrá proceder a la ejecución de la obra*.

DURANTE


El contratista deberá reportar en el aplicativo de la SDA, de manera mensual, los RCD generados y/o aprovechados durante el periodo de ejecución de la obra.

Contratista Informe por escrito

DESPUES


Al finalizar la obra, se deberá solicitar por escrito a la SDA el cierre del PIN en donde se reportara a esta Entidad que la ejecución de la obra ha culminado. Una vez solicitado el cierre del PIN, la SDA llevara a cabo una visita al sitio de ejecución de la obra con el objetivo de confirmar dicha información para así realizar el correspondiente cierre. *Solo cuando se hallan llevado a cabo estos

Contratista

http://www.ambientebogota.gov.co/





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procedimientos, la Entidad podrá dar como terminada la obra*. La información requerida en el “durante y después” de la ejecución de la obra, deberá estar evidenciada en el reporte final que el contratista presentará a la Superintendencia de Sociedades, Adicional a esto se deberán anexar los correspondientes certificados de la disposición final de los RCD generados.

Reporte Final (Cumplido)

Para mayor información se puede consultar el siguiente link en donde se encuentra toda la información requerida para la gestión de los RCD: http://ambientebogota.gov.co/es/web/escombros/documentos 4.1.1.2 Para las actividades que generen un volumen igual o menor a 6 M3 de RCD deberán presentar al iniciar la obra su Plan de gestión de RCD (el cual no requiere estar aprobado por la SDA pero si estar disponible al momento de que este organismo de control lo solicite). Al finalizar la obra, el contratista deberá presentar los respectivos certificados de disposición final de los RCD, emitidos por una organización autorizada por la SDA. 4.1.1.3 Para las actividades contratadas que generen residuos peligrosos deberán presentar al iniciar la obra su Plan de gestión de RESPEL (el cual no requiere estar aprobado por la SDA pero si estar disponible al momento de que este organismo de control lo solicite). Al finalizar la obra, el contratista deberá presentar los respectivos certificados de disposición final emitidos por una organización autorizada por la SDA. Adicional a esto deberá cumplir con todas las obligaciones que cómo generador le apliquen, determinadas por la normatividad vigente en cuando a gestión de residuos peligrosos. 4.1.1.4 Para el servicio prestado por Compensar dentro de las instalaciones de la Entidad, el servicio de Restaurante, y para el contratista del servicio de aseo y cafetería se deben solicitar de manera anual, los certificados de disposición final de sus residuos peligrosos, especiales y RAEE según aplique ya que la Entidad es responsable de que sus contratistas cumplan con la normatividad legal vigente.

http://ambientebogota.gov.co/es/web/escombros/documentos





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El cumplimiento de estos procedimientos disminuye el potencial de amenaza y trae consigo beneficios, tales como:

Prevención de multas o sanciones

Disminución en la contaminación del suelo

Mayor eficiencia en el control operacional

Fortalecimiento del SGA

Cumplimiento de la normatividad 4.1.2 Control sobre la evidencia de los certificados de revisión técnico-mecánica de gases de los vehículos pertenecientes a la Entidad. Implementar sistemas de control para mantener disponible y de fácil acceso toda la información referente a la revisión técnico-mecánica de gases de los vehículos pertenecientes a la Entidad en la sede de Bogotá: Recopilación de los certificados de revisión técnico-mecánica de gases en una carpeta electrónica a fin de tener de una manera disponible y de fácil acceso la evidencia de que se ha llevado a cabo este proceso para todos los automóviles de la Entidad de manera anual, una vez pasados los primeros 6 años de uso desde la fecha de su matrícula; y para las motocicletas, a partir de los 2 años. Beneficios:


Disminución en la contaminación atmosférica


Se garantiza el correcto funcionamiento de los vehículos de la Entidad

Fortalecimiento del SGA 4.1.3 Garantizar que el personal cuente con los elementos de protección personal adecuados para atender las Emergencias Ambientales en todas las sedes de la Entidad. Solicitar asesoría de la ARL Positiva Compañía de Seguros para complementar y fortalecer las acciones diseñadas en la atención de las posibles situaciones de emergencia ambiental en la Entidad especificadas en el numeral 4.3 del presente programa.





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Contar con la asesoría de la ARL para el diseño de los procedimientos de atención ante emergencias representa una variedad de beneficios como:

Cumplimiento de la normatividad para la Gestión Integral

Atención oportuna a emergencias

Fortalecimiento del Sistema de gestión Integral 4.1.4 Control sobre la frecuencia de solicitud del servicio de recolección de residuos especiales de poda. Llevar a cabo el seguimiento sobre los residuos especiales de poda generados en la Sede de Bogotá, mediante la recopilación de los certificados de aforamiento emitidos por el funcionario de la empresa de aseo en donde se indique la fecha del aforo, el volumen y el costo de su gestión, esto con el objetivo de mantener control sobre la frecuencia de recolección de estos residuos y los costos facturados, dicho certificado se debe anexar a la carpeta de “PGIRS” en la sección “Residuos de poda”. (Únicamente para la sede de Bogotá) Es importante llevar a cabo este procedimiento ya que esto le permite a la Entidad:

Prevenir la emergencia ambiental de generación de plagas y vectores por acumulación de residuos de poda

Controlar los costos asociados evitando pérdidas monetarias por desfases injustificados en el cobro del servicio.

4.1.5 Disponibilidad y fácil acceso a la documentación soporte de los trámites legales ambientales presentados por los contratistas, solicitados en el contrato. El sistema supervisor de contratos deberá mantener copia en digital de la documentación suministrada por los contratistas en cuanto a trámites legales ambientales requeridos por la normatividad legal vigente para la ejecución de su proyecto, de modo que esta información esté disponible y de fácil acceso al momento de ser solicitada por un organismo de control. Este procedimiento representará para la Entidad beneficios como:

Fortalecimiento del control de la información

Disminuye el riesgo de recibir sanciones, multas o No conformidades por perdida de la documentación





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Mayor accesibilidad a la información 4.1.6 Cumplimiento de la normatividad ambiental legal vigente referente a emisiones atmosféricas, vertimientos y gestión de residuos generados en la Entidad. Implementar las medidas de gestión necesarias (actividades o trámites legales ambientales), determinadas por los organismos de control, que garanticen el cumplimiento de la normatividad legal vigente referente a emisiones atmosféricas, generación de residuos y vertimientos de aguas residuales. 4.1.6.1 Para la generación de residuos la Entidad ha diseñado dos programas de gestión denominados PGIRS (Programa de Gestión de Residuos Sólidos) para la separación en la fuente de residuos no peligrosos, y RESPEL (Programa de Gestión de Residuos Peligrosos) para el almacenamiento y disposición final adecuada de los residuos peligrosos. (Aplica para todas las sedes) 4.1.6.2 Dando cumplimiento al Numeral 4.1.2 (Control sobre la evidencia de los certificados de revisión técnico-mecánica de gases de los vehículos pertenecientes a la Entidad) del presente documento. (Únicamente para la sede de Bogotá) 4.1.6.3 Se deben contratar los servicios de una empresa autorizada por el IDEAM para que lleve a cabo la caracterización de aguas residuales de la Superintendencia de Sociedades con el objetivo de que indique si la Entidad requiere de un registro de vertimientos. De ser así, para dar cumplimiento a la normatividad vigente en cuanto al control y manejo de los vertimientos realizados a la red de alcantarillado público en el Distrito Capital será necesario llevar a cabo la instalación de trampas de grasa conectadas al sistema de desagüe de los vertimientos de aguas residuales no domesticas ARnD, y solicitar el registro de vertimientos ante la SDA. (Únicamente para la sede de Bogotá). Para solicitar el Registro de vertimientos es necesario ingresar al sitio web de la Secretaria Distrital de Ambiente SDA: http://ambientebogota.gov.co/es/web/sda/guia-de-tramites

http://ambientebogota.gov.co/es/web/sda/guia-de-tramites





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El personal responsable de la solicitud del registro de vertimientos debe estar registrado como usuario en la página de la SDA y contar con la siguiente información:

Origen del vertimiento

Nombre del Receptor

Establecimientos ubicados bajo el mismo NIT

Fecha de inicio de actividades

UPZ

Cedula catastral

Origen del vertimiento

Área del predio

Código CIIU

Número de empleados

Horario de Funcionamiento

Tipo de vacaciones

Número de turnos diarios

Abastecimiento de agua

Agua residual domestica

Agua residual no Domestica

Origen, tipo, frecuencia y tiempo de duración de la descarga

Tipo de la descarga

Tratamientos existentes para el control de efluentes

Anexos

A tener en cuenta:

Primero, debe registrarse en la página web de la Secretaria Distrital de Ambiente (http://www.ambientebogota.gov.co/). El sistema le pedirá crear una cuenta (usuario y clave), para poder ingresar a la solicitud de Registro de Vertimientos

cualquier aclaración, modificación o aviso del trámite por parte de la SDA, será notificado en esta cuenta

A la cuenta creada, le llegará la notificación del número de solicitud de Registro de Vertimientos asignado

El tiempo de respuesta es de 30 días hábiles

La solicitud de Registro de Vertimientos no tiene costo

El trámite se realiza una sola vez





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Cuando un Usuario cuente con varias sedes que generan vertimiento de aguas residuales no domésticas deberá registrar la totalidad de los mismos por separado

Cuando en un predio se generen más de un vertimiento de aguas residuales no domésticas, se realizará un solo registro donde se enuncien todos los vertimientos

El trámite de Solicitud de Registro de Vertimientos solo se recibirá en línea www.secretariadeambiente.gov.co, ya no es posible radicar en ninguna ventanilla de la SDA.

El cumplimiento de la normatividad referente a emisiones atmosféricas, gestión de residuos y vertimientos trae consigo beneficios como:


Disminución en la contaminación atmosférica, hídrica y del suelo


Cumplimiento de la normatividad


Aporte a la disminución de la huella de carbono de la Entidad 4.1.7 Cumplimiento de los lineamientos establecidos por los Organismos de Control en cuanto a cualquier actividad que la Entidad realice y pueda alterar o modificar el ecosistema. Solicitar apoyo y acompañamiento de los organismos de control con el objetivo de llevar a cabo una adecuada gestión ambiental. Para la intervención de los individuos arbóreos presentes dentro de las instalaciones de la Entidad es necesaria:

Solicitar la visita técnica de un profesional del área, delegado por la SDA

Evaluación de los árboles tanto aislados como de inventarios forestales con el fin de dar una viabilidad técnica

la Subdirección Jurídica expedirá la respectiva resolución para hacer tratamientos silviculturales (talas, podas y traslados) de árboles

Se debe demostrar la propiedad del predio, enviando a la SDA una copia del certificado de tradición y libertad del inmueble donde se encuentra(n) el(los) árbol(es)

(Únicamente para la sede de Bogotá).





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Cumplir con estos lineamientos le garantizará a la Entidad beneficios como:

Protección del ecosistema

Disminución de riesgo de colapso de la infraestructura

Evitar multas o sanciones por llevar a cabo el proceso de intervención de los individuos arbóreos de manera inadecuada

4.1.8 MAPA DE RIESGOS CON POTENCIAL DE AMENAZA En el siguiente mapa de calor, se representan gráficamente los riesgos identificados, los cuales fueron evaluados en la matriz de riesgos ambientales. En este mapa se ubican según su grado de criticidad a fin de que la Entidad determine simbólicamente su nivel de importancia al momento de materializarse y así llevar a cabo la gestión adecuada.





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4.2 GESTIÓN DE OPORTUNIDADES A continuación se presentan estrategias que pueden generar un fortalecimiento en el SGA de la Entidad. El no cumplimiento de estas estrategias no traen consigo sanciones, multas, no conformidades ni perdida de la certificación ISO 14001:2004 del SGA, por lo tanto su adopción y ejecución es voluntaria. 4.2.1 Optimización de recursos La Entidad cuenta con un programa para el uso y consumo inteligente de los recursos e insumos en el cual hace énfasis en la optimización del uso de la energía eléctrica y el consumo de agua, con el objetivo de potencializar estas estrategias se propone: 4.2.1.1 Cambio del sistema de iluminación actual de todas las sedes de la Entidad por iluminación LED.

El cambio de tecnología en el sistema de iluminación representará beneficios como:

Disminución de consumo energético

Reducción de costos

Disminución en la huella de carbono

Mejora de la imagen corporativa

Su vida útil superior a la de una bombilla convencional

Menor carga contaminante en su composición.

Cumplimiento de la normatividad Decreto 895 de 2008 “por el cual se modifica y adiciona el Decreto 2331 de 2007 sobre uso racional y eficiente de energía eléctrica”

4.2.1.2 Instalación de Equipos Sanitarios Eco eficientes en todas las sedes de la Entidad.

El aprovechamiento de equipos tecnológicos ecoeficientes trae consigo ventajas como:

Optimización del recurso hídrico

Disminución de costos





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Protección del medio ambiente

Cumplimiento de la normatividad Decreto 3102 de 19977 “Por el cual se reglamenta el artículo 15 de la Ley 373 de 1997 en relación con la instalación de equipos, sistemas e implementos de bajo consumo de agua” o de cualquiera que lo derogue.

4.2.2 Generación de altos volúmenes de papel provenientes de las propuestas de contratistas presentadas en cada licitación. Adicionar al pliego de condiciones como requisito a todas las personas naturales y jurídicas interesadas en licitar con la entidad, que presente sus propuestas con un tipo de letra que no supere un tamaño de 12 para textos diferentes a los títulos, e imprima por ambas caras de la hoja. La implementación de esta estrategia traería consigo beneficios como:

Reducción en el agotamiento de los recursos naturales

Optimización de recursos

Diminución en la generación de residuos

Contribución al cumplimiento de los objetivos de la Directiva presidencial 04 de 2012

4.2.3 Contaminación por el uso de plaguicidas. Influir en el contratista del servicio de fumigación, sobre el uso de plaguicidas de origen biológico los cuales están elaborados con extractos de origen natural o el uso de otro tipo de plaguicidas amigables con el ambiente los cuales estén dentro del alcance del Acuerdo Marco. (Aplica para todas las sedes). El uso de plaguicidas de origen orgánico representa una gran variedad de beneficios como:

Reducción en la contaminación atmosférica, hídrica y del suelo.

Mejora la imagen corporativa.

Protección del medio ambiente

Implementación de buenas prácticas con el ambiente.





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4.2.4 Contaminación por uso de insumos de aseo altamente tóxicos Solicitar al contratista del servicio de aseo y cafetería el uso de insumos amigables con el ambiente los cuales se puedan reconocer por eco etiquetas presentes en su empaque o embalaje y estén dentro del alcance del Acuerdo Marco. (Únicamente para la sede de Bogotá). El uso de insumos amígales con el ambiente por parte del contratista de aseo y cafetería, representa beneficios para la Entidad como lo son:

Reducción en la contaminación hídrica.

Mejora la imagen corporativa.

Protección del medio ambiente.

Implementación de buenas prácticas con el ambiente. 4.2.5 Fortalecimiento del SGA 4.2.5.1 Uso de GTC para el fortalecimiento del SGA Aprovechar las herramientas y guías técnicas GTC emitidas por el ICONTEC para reforzar los distintos procedimientos pertenecientes al SGA. (Aplica para todas las sedes).

GTC 24 Gestión Ambiental, Residuos sólidos: guía para la separación en la fuente

GTC 93 Guía para la ejecución de la revisión ambiental inicial (RAI) y del análisis de diferencias (GAP Analysis), como parte de la implementación y mejora del sistema de gestión ambiental

GTC 104 Gestión del riesgo ambiental principios y procesos

Algunos de los beneficios de tomar como base estas guías para los procesos del SGA son:

Fortalecimiento de los procesos de gestión ambiental

Minimización de impactos ambientales

Promueve la mejora continua del SGA






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Disminución de riesgos con potencial de amenaza ambiental

Aporte monetario al erario público a partir de la gestión de residuos reciclables

4.2.5.2 Certificación de diferentes Normas Técnicas Colombianas NTC Diseñar los procesos necesarios que permitan el fortalecimiento del SGA, tomando como base una o más NTC emitidas por el ICONTEC. (Aplica para todas las sedes)

NTC ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental

NTC ISO 14004:2016 Sistemas de administración ambiental. Directrices generales sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo.

NTC ISO 14031:2013 Evaluación del desempeño ambiental

Algunos beneficios para la Entidad al momento de certificarse en las diferentes NTC existentes son:

Fortalecimiento de los procesos de gestión ambiental

Minimización de impactos ambientales

Mejora de la imagen corporativa a nivel nacional e internacional

Reducción en los costos de operación

Sistematización de los procesos operativos

Minimización del riesgo de adquisición de multas o sanciones por fallos en los controles operacionales

4.2.6 Separación eficiente en la fuente Solicitar acompañamiento de la empresa gestora de residuos aprovechables en pro de optimizar el proceso de separación en la fuente. (Únicamente para la sede de Bogotá) Al obtener mayor eficiencia en la separación en la fuente se lograrán obtener beneficios como:

Reducción en el volumen de residuos generados

Optimización de recursos





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Aporte monetario al erario público a partir de la gestión de residuos reciclables

Mitigación de la contaminación

Disminución de agotamiento de los recursos 4.2.7 Reconocimiento de los logros obtenidos por la Sistema de Gestión Ambiental. Exponer las acciones ambientales positivas de la Entidad con el fin de dar a conocer a los organismos de control el compromiso que se tiene con el ambiente para que este sea destacado y resaltado por los entes pertinentes como referencia para otras organizaciones. (Aplica para todas las sedes) Al obtener reconocimiento por los logros obtenidos por el Sistema de Gestión Ambiental, la Entidad obtendrá los siguientes beneficios:

Mejora de la imagen corporativa a nivel nacional e internacional

Convertirse en punto de referencia en el área de gestión ambiental para otras entidades

Mayor posibilidad de alianzas ambientales estratégicas con otras organizaciones

Obtención de reconocimientos por parte de los organismos de control por la gestión ambiental implementada

4.2.8 Creación y fortalecimiento de alianzas con distintas fundaciones. Establecer vínculos o relaciones con distintas fundaciones que por su actividad puedan hacer uso o aprovechamiento de los recursos de la Entidad disponibles a donación y así prolongar su vida útil. (Aplica para todas las sedes). Al crear y fortalecer dichas alianzas, la Entidad se verá beneficiada de distintas formas representadas en:

Disminución de la presión sobre la vida útil del relleno sanitario

Minimización del agotamiento de recursos naturales

Contribución al desarrollo social de organizaciones sin ánimo de lucro

Optimización del uso de recursos





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Contribución a la Responsabilidad Social de la Entidad

Generación de alianzas estratégicas

4.2.9 MAPA DE OPORTUNIDADES AMBIENTALES En el siguiente mapa de calor, se representan gráficamente las oportunidades identificadas, las cuales fueron evaluadas en la matriz de oportunidades ambientales. En este mapa se ubican según su el potencial que tienen de fortalecer el SGA, el cual esta se representa gráficamente en una escala de colores.





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4.3 GESTIÓN DEL RIESGO CON POTENCIAL DE EMERGENCIA AMBIENTAL Para determinar los riesgos con potencial de emergencia es necesario evaluarlos mediante el formato Análisis de Riesgos y Emergencias ambientales. A continuación se presentan los riesgos identificados y los procedimientos necesarios para su atención en el “antes, durante y después” de presentarse la emergencia.

4.3.1 Generación de residuos por incendio

ANTES


A. Mantener el inventario de los equipos, muebles, insumos de trabajo y demás elementos presentes en la Sede.

A. Coordinador Grupo Administrativo y personal administrativo de las Intendencias

A. Inventario por Sede

DURANTE


*No se pueden llevar a cabo acciones para mitigar el impacto ambiental, hasta que no se controle totalmente dicho suceso, ya que prima la integridad del personal*

N/A N/A

DESPUES


B. Evaluar los impactos presentados al medio ambiente. C. Realizar la separación de los residuos generados por el incendio en donde se

B. Coordinador del Grupo Administrativo, Líder de Gestión Ambiental. C. Contratista de servicio de

B. Matriz de evaluación de aspectos e impactos ambientales. C. Certificado de disposición





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clasificaran entre peligrosos y no peligrosos, para ser almacenados en los sitios designados y así llevar a cabo de manera adecuada su disposición final. D. En caso de presentarse generación de escombros en baja magnitud, se deberán recoger en lonas las cuales no podrán superar la siguiente capacidad: 10 medias lonas por cada 1M3 y depositarlas en la zona de almacenamiento de escombros preestablecida. E. Llamar a la empresa de aseo correspondiente con el fin de solicitar el servicio de aforo, la cual deberá ser inferior a 21 M3. F. En los casos donde la generación de escombros supere este límite, la Sede deberá contratar el servicio desde el sector privado G. Se procede hacer la investigación de las causas de la emergencia y la elaboración del informe. H. Tomar las acciones correctivas necesarias

aseo y cafetería y personal de mantenimiento. D. Personal de mantenimiento, Personal contratista de servicio de aseo y cafetería E. Líder de Gestión Ambiental, Líder par Ambiental F. N/A G. Coordinador Grupo Administrativo y Líder de Gestión Ambiental; Líder par Ambiental H. N/A

final (para peligrosos), comprobante de aforo (para escombros). D. N/A. E. Registro de llamada. F. N/A G. Acta H. N/A

PRECAUCIONES





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La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza, capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de contaminar el medio ambiente. El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol, mascarilla y gafas.

4.3.2 Generación de emisiones atmosféricas por incendio

ANTES


A. Mantener a la mano las fichas técnicas y las hojas de seguridad de las sustancias almacenadas con potencial inflamable. B. Ubicar las sustancias lejos de tomas de corriente y en lugares con ventilación a fin de reducir el riesgo de incendio

A. Encargado del Almacén y coordinadora de aseo y cafetería contrato. B. Encargado del Almacén y coordinadora de aseo y cafetería contrato

A. Fichas técnicas y las hojas de seguridad de las sustancias. B. N/A

DURANTE


*No se pueden llevar a cabo acciones para mitigar el impacto ambiental, hasta que no se controle totalmente dicho suceso, ya que prima la integridad del personal*

N/A N/A

DESPUES






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C. Evaluar los impactos presentados al medio ambiente. D. Se procede hacer la investigación de las causas de la emergencia y la elaboración del informe. E. Tomar las acciones correctivas necesarias

C. Coordinador del Grupo Administrativo, Líder de Gestión Ambiental. D. Coordinador del Grupo Administrativo, Líder de Gestión Ambiental y Líder del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) E. Según corresponda

C. Matriz de evaluación de aspectos e impactos ambientales. D. Acta E. N/A

4.3.3 fuga de gas natural

ANTES


A. Inspecciones ambientales que permitan verificar las condiciones del entorno de los ductos de gas natural ubicados en las instalaciones del Restaurante, y registrar las anomalías evidenciadas. (No deben existir elementos pesados que afecten de algún

A. Líder de Gestión Ambiental y personal de mantenimiento

A. Formato inspecciones ambientales.





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modo los ductos, ni fuentes de calor cerca a estos diferentes a estufas y hornos) B. Solicitud de visita por parte de la empresa prestadora del servicio de gas natural a fin de verificar las condiciones de la infraestructura identificadas en las inspecciones. C. Mantenimiento de la tubería de gas si así lo determina el funcionario de la empresa de gas que llevo a cabo la visita.

B. Administrador del Restaurante C. Contratista empresa Gas Natural

B. Número de Radicado de solicitud del servicio. C. Informe de la empresa prestadora del servicio de gas natural.

DURANTE


D. Notifique al coordinador del Grupo Administrativo, sobre el escape de gas para que éste proceda a solicitar la ayuda de la empresa de gas natural y del cuerpo de bomberos. (Anexo línea telefónica de contactos para atención a la emergencia). E. Cerrar el ducto de gas natural a fin de dar control parcial a la emergencia.

D. Funcionarios de la Entidad, personal del restaurante. E. Brigadista, Personal de mantenimiento.

D. N/A E. N/A

DESPUES


F. Evaluar los impactos presentados al medio ambiente. G. Se procede hacer la investigación de las causas de la emergencia y la elaboración del

F. Coordinador Grupo Administrativo, Líder de Gestión Ambiental y Administrador del Restaurante. G. Coordinador del Grupo

F. Matriz de evaluación de aspectos e impactos ambientales. G. Acta





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informe. H. Tomar las acciones correctivas necesarias.

Administrativo, Líder de Gestión Ambiental, Líder del SGSST y Administrador del Restaurante. H. Según corresponda

H. N/A

PRECAUCIONES


4.3.4 Suspensión del servicio de recolección de residuos no peligrosos

ANTES


A. Identificación de zonas alternativas aptas para el almacenamiento de residuos no peligrosos.

A. Coordinador Grupo Administrativo, Líder de Gestión Ambiental sede Bogotá, Líder par ambiental de las Intendencias Regionales y administrador

A. N/A





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B. Ejecución de jornadas de sensibilización vía Intranet sobre el tema “separación en la fuente” para reducir el volumen de residuos no peligrosos generados.

del edificio.

B. Líder de Gestión Ambiental

B. Banner intranet.

DURANTE


C. Cuando se presente una emergencia por acumulación de residuos sólidos no peligrosos, el personal responsable deberá realizar el traslado de los residuos no peligrosos a otra zona debidamente identificada, a fin de reducir la concentración en la emisión de olores ofensivos. D. Realizar labores de aseo, de manera periódica a dichas zonas, a fin de reducir el riesgo de emisión de olores ofensivos. E. Mantenerse en contacto con la empresa de aseo correspondiente para informar la emergencia y estar al tanto del restablecimiento del sistema de operación.

C. Personal de Aseo y Cafetería y Personal de Mantenimiento. D. Personal de Aseo y Cafetería. E. Líder de Gestión Ambiental y Líder par Ambiental.

C. Evidencia fotográfica actualizando el formato de GINF-F-027-inspecciones ambientales D. N/A E. Registro de llamada

DESPUES


F. Evaluar los impactos presentados al medio ambiente. G. Intensificar las jornadas de sensibilización de manera más personalizada, a fin de mejorar los resultados de eficiencia en cuanto

F. Coordinador Grupo Administrativo y Líder de Gestión Ambiental. G. Líder de Gestión Ambiental y

F. Matriz de evaluación de aspectos e impactos ambientales. G. Registro de Asistencia.





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a la separación en la fuente con el objetivo de reducir la cantidad de residuos no peligrosos generados. H. Realizar actividades de aseo en la zona en donde se trasladaron los residuos una vez sean retirados por el servicio de aseo.

Líder par Ambiental. H. Personal contratista de aseo y cafetería

H. N/A

PRECAUCIONES


4.3.5 Derrame de sustancias químicas

ANTES


A. Realizar inspecciones periódicas a la unidad de almacenamiento identificando las condiciones locativas, de rotulación, aseo y almacenamiento. B. Informar según sea el caso sobre las mejoras a realizar. C. Capacitación al personal responsable de su manejo, con el objetivo de indicarles las acciones a llevar a cabo en caso de un derrame.

A. Líder de Gestión Ambiental y Líder del SGSST B. Líder de Gestión Ambiental y Líder del SGSST C. Líder de Gestión Ambiental y Líder del SGSST

A. Formato inspecciones ambientales B. Correo electrónico al responsable de su almacenamiento C. asistencia

DURANTE





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D. Cuando exista un derrame la persona dará aviso al Líder de Gestión Ambiental y Líder de SGSST de la Entidad. E. Aislar y/o desactivar las posibles fuentes de ignición (calor, generación de electricidad estática y materiales incompatibles). F. Se procederá a la contención del derrame y al aislamiento del área afectada empleando el kit correspondiente para posteriormente disponer los residuos conforme su tratamiento.

D. Funcionarios de la Entidad E. Personal de mantenimiento y/o personal de aseo y cafetería, Líder del SGSST. F. Brigadista , Líder Ambiental, Líder par Ambiental

D. Correo E. N/A F. N/A

DESPUES


G. Recoger los envases que contenían las sustancias químicas para almacenarlos temporalmente en la zona establecida (cuarto almacenamiento RESPEL) H. Evaluar los impactos presentados al medio ambiente. I. Se procede hacer la investigación de las causas de la emergencia y la elaboración del informe.

G. Personal de mantenimiento y/o de aseo y cafetería H. Coordinador Grupo Administrativo y Líder de Gestión Ambiental I. Coordinador Grupo Administrativo y Líder de Gestión Ambiental, Líder par Ambiental,

G. N/A H. Matriz de evaluación de aspectos e impactos ambientales I. Acta





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J. Llevar a cabo las acciones correctivas necesarias.

Líder del SGSST

J. N/A

J. N/A

PRECAUCIONES


4.3.6 Taponamiento de tubería de aguas negras

ANTES


A. Inspecciones periódicas para verificar que no existan taponamientos en los sifones, y que las cajas de inspección se encuentren en buen estado en la sede de Bogotá. Para las Intendencias se requiere la inspección de baños y cocineta a fin de verificar el estado de las tuberías. B. Mantenimientos preventivos a las tuberías.

A. Líder de Gestión Ambiental y/o personal de mantenimiento en la sede Bogotá, Líder par Ambiental. B. Contratista según corresponda.

A. Formato inspecciones ambientales B. Factura de cobro

DURANTE






30

C. Cuando exista una fuga de aguas negras se deberá dar aviso al Líder de Gestión Ambiental de la sede o Líder par Ambiental según corresponda. D. Identificar la tubería averiada y restringir el uso de los puntos de descarga y desagüe que conectan con dicha tubería a fin de reducir al máximo su generación. E. Salvaguardar los equipos y elementos de la Sede. (Alejar los equipos y elementos del punto donde se encuentra la fuga, o cubrirlos con material impermeable). F. Llevar a cabo actividades de aseo que permitan contener el derrame para que no se esparza. Señalizar la zona a fin de restringir el paso. G. Dar aviso a un contratista o a la empresa de acueducto correspondiente solicitando la atención a la emergencia. (anexo línea telefónica de contacto para dar atención a la emergencia) H. Corregir de manera permanente el daño

C. Funcionario de la Entidad. D. Personal de mantenimiento, personal de aseo y cafetería, contratista de mantenimiento. E. Funcionarios de la Entidad F. Personal de Aseo y Cafetería G. Coordinador del Grupo Administrativo, Líder de Gestión Ambiental. H. Operario de la empresa de Acueducto o contratista según corresponda

C. Correo D. N/A E. N/A F. N/A G. Registro de llamada H. Cumplido del servicio de mantenimiento

DESPUES






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I. Llevar a cabo actividades de aseo a fin de eliminar cualquier tipo de agente biológico que atente contra la salud y bienestar de los funcionarios. J. Evaluar los impactos presentados al medio ambiente. K. Se procede hacer la investigación de las causas de la emergencia y la elaboración del informe. L. Tomar las acciones correctivas necesarias

I. Personal de Aseo y Cafetería J. Coordinador Grupo Administrativo y Líder de Gestión Ambiental. K. Coordinador Grupo Administrativo y Líder de Gestión Ambiental; Líder par ambiental, Administrador del edificio. L. Según corresponda

I. N/A J. Matriz de evaluación de aspectos e impactos ambientales K. Acta L. N/A

PRECAUCIONES






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4.3.7 Rompimiento de tubería de agua potable

ANTES


A. Verificar que se cuenta con los implementos necesarios para la captación de agua por rompimiento de tubería (Escobas, traperos, baldes etc.). B. Identificar los puntos de control de fuga de agua potable (registros). C. Mantenimientos preventivos.

A. Coordinador Grupo Administrativo y Líder de Gestión Ambiental, Líder par Ambiental, encargado de almacén. B. Líder de Gestión Ambiental, Líder par Ambiental, personal de mantenimiento y/o aseo en la Sede. C. Coordinador del Grupo Administrativo.

A. Inventario de cada sede de la Entidad B. N/A C. Cumplido de Servicio de Mantenimiento,

DURANTE


D. Interrumpir el fluido eléctrico del área afectada a fin de evitar un corto circuito. E. Cerrar los registros de agua correspondientes para evitar el derrame de agua potable en exceso.

D. Brigadistas E. Líder de Gestión Ambiental, Líder par Ambiental, Personal de

D. N/A E. N/A





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F. Captar la mayor cantidad de agua posible a fin de evitar el desperdicio. G. Salvaguardar los equipos y elementos de la sede. (Alejar los equipos y elementos del punto donde se encuentra la fuga, o cubrirlos con material impermeable).

mantenimiento, Administrador del Edificio. F. Personal de mantenimiento y/o de aseo y cafetería G. Funcionarios de la Entidad

F. N/A G. N/A

DESPUES


H. Solicitar servicio de mantenimiento según la naturaleza de la tubería averiada; si es una tubería principal se debe comunicar con la empresa de acueducto y alcantarillado respectiva para dar solución definitiva a la emergencia. (Anexo línea telefónica de contacto para atención de la emergencia). Si el daño se encuentra dentro del alcance del personal de mantenimiento, solicitarles su reparación. I. Evaluar los impactos presentados al medio ambiente. J. Se procede hacer la investigación de las causas de la emergencia y la elaboración del informe.

H. Coordinador Grupo Administrativo y Líder de Gestión Ambiental, Líder par Ambiental I. Coordinador del Grupo Administrativo, Líder de Gestión Ambiental J. Coordinador Grupo Administrativo y Líder de Gestión Ambiental,

H. Cumplido del servicio de mantenimiento. I. Matriz de evaluación de aspectos e impactos ambientales J. Acta





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K. Tomar las medidas correspondientes para evitar que se repita el suceso.

Líder par Ambiental, Administrador del edificio K. Según corresponda

K. N/A

PRECAUCIONES


4.3.8 Fuga de gas refrigerante del sistema de aire acondicionado

ANTES


A. Inventario e identificación de la locación de los equipos de aire acondicionados con los que cuenta la Sede. B. Solicitud de servicio de mantenimiento preventivo del sistema de aire acondicionado. C. Mantenimiento del sistema de aire acondicionado D. Capacitaciones por parte del contratista a los funcionarios de la Entidad o al personal de mantenimiento sobre cómo

A. Líder de Gestión Ambiental, personal administrativo de la Sede B. Coordinador del Grupo Administrativo C. Contratista D. Contratista

A. Formato inventario de sustancias refrigerantes B. Correo electrónico C. Cumplido del servicio de mantenimiento D. Acta de asistencia





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identificar una fuga de gas refrigerante.

DURANTE


E. Informar al Líder de Gestión Ambiental o Líder par Ambiental sobre la emergencia. F. Señalizar el área en donde se presentó el evento a fin de restringir el paso G. Contactar al contratista a fin de solicitar su colaboración para dar solución al evento. H. Controlar de manera definitiva la emergencia.

E. Funcionarios de la Entidad F. Personal de mantenimiento y/o personal de aseo y Cafetería G. Coordinador Grupo Administrativo y Líder de Gestión Ambiental, Líder par Ambiental H. Contratista

E. Correo electrónico F. N/A G. Vía telefónica/ Correo electrónico H. Factura de cobro

DESPUES


I. Evaluar los impactos presentados al medio ambiente. J. Determinar las causas de la emergencia.

I. Coordinador del Grupo Administrativo, Líder de Gestión Ambiental. J. Coordinador Grupo Administrativo y Líder de Gestión Ambiental, Líder par Ambiental

I. Matriz de evaluación de aspectos e impactos ambientales J. Acta





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K. Tomar las acciones correctivas

K. Según corresponda

K. N/A

PRECAUCIONES


4.3.9 Generación de vectores y plagas por acumulación de residuos especiales (poda)

ANTES


A. Identificación de zonas alternativas aptas para el almacenamiento de residuos especiales (poda). B. Llevar a cabo el seguimiento y control sobre la solicitud de aforo y recolección de los residuos.

A. Coordinador del Grupo Administrativo, Líder de Gestión Ambiental, Personal de Mantenimiento, de aseo y cafetería B. Líder de Gestión Ambiental

A. N/A B. Desprendible comprobante de la visita para el aforo.

DURANTE






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C. Se debe realizar actividades que permitan ahuyentar momentáneamente las plagas y vectores como lo es la generación de humo controlado, para que el personal responsable pueda llevar a cabo el traslado de los residuos de poda a otra zona debidamente identificada, en pro de evitar el aumento de la población de vectores y plagas. D. Señalización de la zona en donde se identificaron los vectores y las plagas, a fin de restringir el paso de personas. E. Llamar a la Empresa de aseo correspondiente para reportar la urgencia del servicio de recolección de los residuos de poda (Anexo línea telefónica del contacto para atención de la emergencia). E.2 (Solo en el caso de que se presente una gran cantidad de plagas y vectores, y que la emergencia aun no sea atendida por la empresa de aseo, se debe solicitar al supervisor del contrato de Aseo y Cafetería el servicio de fumigación, de las zonas en donde estas se localizan).

C. Personal de mantenimiento y de Aseo y Cafetería. D. Personal de Mantenimiento E. Líder de Gestión Ambiental E.2 Líder de Gestión Ambiental, Coordinador del Grupo Administrativo.

C. N/A D. N/A. E. Registro de llamada E.2 Correo electrónico

DESPUES


F. Solicitar al supervisor del contrato de Aseo y Cafetería el servicio de fumigación, de las zonas en donde se localizan los vectores y plagas. G. Actualización formato GINF-F-022 Control de Fumigación.

F. Coordinador del Grupo Administrativo, Líder de Gestión Ambiental. G. Líder de Gestión Ambiental.

F. Correo Electrónico de solicitud. G. Formato control de Fumigación





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H. Evaluar los impactos presentados al medio ambiente.

H. Coordinador del Grupo Administrativo, Líder de Gestión Ambiental.

H. Matriz de evaluación de aspectos e impactos ambientales

PRECAUCIONES


Línea telefónica empresa de Aseo

Regional Telefono Empresa

Barranquilla 3614116 Triple A SA ESP

Bogotá 110 Aguas de Bogotá

Bucaramanga 6460666 EMAB

Cali 01 8000 95 00 96 EMAS Cali

Cartagena 01 8000 95 00 96 Aseo Urbano de la Costa

Manizales 110 ó 8814060 EMAS Manizales

Medellín 444 5636 EMVARIAS Grupo EPM





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Línea telefónica empresa de Acueducto

Regional Telefono Empresa

Barranquilla 3614116 Triple A SA ESP

Bogotá 116 Acueducto de Bogotá

Bucaramanga 6322000 AMB

Cali 177 EMCALI

Cartagena 116 Aguas de Cartagena

Manizales 116 Aguas de Manizales

Medellín 4444115 EPM

Línea Telefónica empresa de gas natural para atención de emergencias

Bogotá 164

5. ACTUALIZACIÓN La actualización del Programa de Gestión del Riesgo Ambiental debe ser realizada inmediatamente después de la actualización de la matriz de aspectos e impactos ambientales, siempre y cuando se presenten nuevos aspectos ambientales significativos u otros escenarios que así lo ameriten, adicional a esto se debe tener en cuenta aquellos aspectos significativos producto de las actividades u obras llevadas a cabo por los contratistas en el transcurso del año a fin de identificar nuevos riesgos con potencial de oportunidad o amenaza ambiental para la Entidad. Por otra parte, se debe tener en cuenta la actualización de la Matriz de Análisis de Riesgos y Emergencias Ambientales, en caso de que se identifiquen nuevas situaciones con potencial de emergencia se deben agregar al documento junto a los respectivos procesos para su atención. Este documento contiene una gran variedad de actividades las cuales se encuentran establecidos siguiendo los lineamientos emitidos por organismos de control o por la





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normatividad legal vigente, cuando estas actividades sean modificadas por el Ente pertinente, se deberá realizar inmediatamente la modificación del documento. Esta actualización estará a cargo tanto del Coordinador del Grupo Administrativo como del Líder Ambiental. 6. DIVULGACIÓN Una vez aprobada la actualización del Programa de Gestión del Riesgo Ambiental, éste debe ser comunicado a través de correo electrónico a los líderes pares ambientales de las Intendencias Regionales y por la Intranet. 7. ANEXOS Y REGISTROS

GC-F-013 Matriz de Impactos Ambientales GINF-F-031 Análisis de Riesgos Emergencias Ambientales 2016 8. CONTROL DE CAMBIOS

Elaboro : Profesional Grupo Administrativo

Reviso: Coordinador Administrativo

Aprobó: Coordinador Grupo de Arquitectura Empresarial y SGI

Fecha : Fecha : Fecha:

Versión Vigencia Desde

Vigencia Hasta

Identificación de los cambios

Responsable

superintendencia de sociedades código

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