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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
INFORME DE SEGUIMIENTO A
PLAN ANUAL DE GESTIÓN (PAG) SEGUNDO SEMESTRE DE LA VIGENCIA 2014
OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, D. C., Marzo de 2015
Tabla de contenido
1. OBJETIVO .............................................................................................................................................3
2. ALCANCE..............................................................................................................................................3
3. MÉTODO..............................................................................................................................................3
4. MARCO NORMATIVO ..........................................................................................................................4
5. LIMITACIONES .....................................................................................................................................6
6. INFORME .............................................................................................................................................7
6.1 SUPERITENDENCIA DELEGADA PARA LA SUPERVISIÓN DE RIESGOS ..................................................9
6.2 SUPERITENDENCIA DELEGADA PARA LA PROTECCIÓN AL USUARIO ............................................... 17
6.3 SUPERITENDENCIA DELEGADA PARA LA SUPERVISIÓN INSTITUCIONAL ......................................... 26
6.4 SUPERITENDENCIA DELEGADA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS .................................................. 39
6.5 SUPERITENDENCIA DELEGADA PARA LAS MEDIDAS ESPECIALES .................................................... 42
6.6 SUPERITENDENCIA DELEGADA PARA LA FUNCIÓN JURISDICCIONAL Y DE CONCILIACIÓN ............. 46
6.7 SECREARÍA GENERAL ........................................................................................................................ 50
6.8 OFICINA ASESORA JURÍDICA ............................................................................................................ 67
6.9 OFICINA DE METODOLOGÍAS DE SUPERVISIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGOS ........................................ 70
6.10 OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS E IMAGEN INSTITUCIONAL ................ 74
6.11 OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN ......................................................................... 78
6.12 OFICINA CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO ................................................................................ 91
6.13 OFICINA DE CONTROL INTERNO .................................................................................................... 93
6.14 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN .............................................................................................. 99
7. CONCLUSIONES .............................................................................................................................. 108
8. RECOMENDACIONES ...................................................................................................................... 110
1. OBJETIVO
El objetivo del presente informe de seguimiento, es presentar los resultados consolidados
del monitoreo y seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno de la
Superintendencia Nacional de Salud al cumplimiento de las actividades programadas en
el Plan Anual de Gestión (PAG) para el Segundo Semestre de la vigencia 2014, las
cuales se constituyen en un insumo fundamental para el logro de los objetivos
institucionales y que se establezcan en elemento de juicio para la toma de decisiones.
Por otra parte, se estipula en el Acuerdo 27 de 2008 de la Comisión Nacional del Servicio
Civil, que la evaluación de la gestión, que realiza por dependencia la Oficina de Control
Interno se debe tener en cuenta como criterio calificador para evaluar el desempeño
laboral de los funcionarios.
2. ALCANCE
El alcance del presente seguimiento se circunscribe a realizar la verificación en el período
comprendido entre los meses de Julio a Diciembre de la vigencia 2014, a las
modificaciones efectuadas durante el mismo período al Plan Anual de Gestión y los
informes de ejecución trimestral al mismo plan, presentados por la Oficina Asesora de
Planeación.
3. MÉTODO
La metodología utilizada para realizar el seguimiento a la ejecución del Plan Anual de
Gestión, correspondiente al Segundo Semestre de la vigencia 2014, tuvo como insumos,
el Plan Anual de Gestión publicado en la página web de la Entidad1 del mes de Octubre
de 2014. El Informe Trimestral se realizó desde la óptica del comportamiento de su
ejecución y tuvo como insumo inicial el cotejo de los compromisos registrados en el Plan
de cada Dependencia de la Supersalud, con los reportes mensuales entregados a la
Oficina Asesora de Planeación quien elabora el correspondiente informe, a fin de
determinar la coherencia de la información y la respectiva verificación de la ejecución,
soportada, con la correspondiente evidencia objetiva aportada por las dependencias, de
modo que el examen y resultado de las pruebas permitieran argumentar, de acuerdo a
las evidencias encontradas, las observaciones y recomendaciones presentadas en este
informe.
1 http://www.supersalud.gov.co/supersalud/conozcanos/políticas,planesyprogramas/plananualde gestión
Para este seguimiento, se tomó muestra aleatoria de las actividades correspondientes a
las Superintendencias Delegadas, Oficinas Asesoras y Secretaría General con sus
correspondientes grupos.
4. MARCO NORMATIVO
Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993. “Artículo 9o. "DEFINICIÓN DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIÓN DEL
CONTROL INTERNO. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de
nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y
economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del
proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de
los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
PARÁGRAFO. Como mecanismos de verificación y evaluación del control interno se
utilizarán las normas de auditoria generalmente aceptadas, la selección de indicadores
de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de
control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad".
Decreto 1537 del 26 de Julio 2001.
"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos
técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades
y organismos del Estado".
“..Artículo 3o. "DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO. En desarrollo de las
funciones señaladas en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, el rol que deben desempeñar
las oficinas de control interno, o quien haga sus veces, dentro de las organizaciones
públicas, se enmarcan en cinco tópicos, a saber: valoración de riesgos, acompañar y
asesorar, realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con
entes externos".
Decreto 2482 del 3 de Diciembre de 2012.
“Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la
planeación y la gestión”
“..Artículo 7. Monitoreo, control y evaluación del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión: En la Rama ejecutiva del orden nacional, el monitoreo, control y evaluación del
Modelo Integrado de Planeación y Gestión se adelantará a través del Sistema de
Seguimiento a Metas de Gobierno del Departamento Nacional de Planeación, el cual
contiene la información de seguimiento a los indicadores de Gobierno definidos por los
diferentes sectores, y del Modelo Estándar de Control Interno -MECI -o el que lo
remplace, el cual proporciona mecanismos e instrumentos de control para la verificación
y evaluación de la estrategia y la gestión de las entidades”.
Decreto 2462 del 7 de Noviembre 2013.
"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos
técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades
y organismos del Estado"
Resolución 2352 del 12 de Diciembre de 2013 "Por la cual se aprueba el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Nacional de
Salud para la vigencia fiscal 2014"
Resolución 1485 del 6 de Agosto de 2014. "Por la cual se modifica el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Nacional de
Salud para la vigencia fiscal 2014"
Resolución 2011 del 22 de Septiembre de 2014. "Por la cual se modifica el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Nacional de
Salud para la vigencia fiscal 2014"
Contrato 77 de 2012 con la Firma ITS SOLUCIONES ESTRATÉGICAS SAS
Objeto: "Adquisición e implementación de una Solución Tecnológica (Software)
debidamente licenciada que facilite la articulación del Plan Estratégico Institucional, los
planes, programas, proyectos, los sistemas de información de gestión de calidad, MECI,
y migrar la información existente en el sistema de Información del tablero de control".
5. LIMITACIONES
La Oficina Asesora de Planeación, informa a la Oficina de Control Interno, mediante
correo electrónico del 19 de Marzo de 2015, “Nos permitimos comunicar que el Informe
de ejecución del IV trimestre y acumulado del PAG2014, está publicado en la web de la
Superintendencia en Conózcanos / Informes de gestión, para los fines pertinentes”;
similar información se reportó a través del memorando NURC 3-2015-005215 del 19 de
Marzo de 2015.
Fuente: Página Web SNS2
Ahora bien, es pertinente mencionar, que mediante memorando NURC 3-2015-004050 del 03 de Marzo de 2015, cuyo asunto es “Informe de Avance del PAG Cuarto trimestre 2014”, la Oficina Asesora de Planeación remite “informe de avance del Plan Anual de Gestión, correspondiente al acumulado de la vigencia 2014 y del cuarto trimestre del presente año, para sus comentarios y visto bueno en lo concerniente a la dependencia que dirige; posteriormente se publicará en la página web de la entidad”3 Adicionalmente señala: “El plazo para sus comentarios es el día 06 de marzo del presente año, si en el término de esta fecha no recibimos sus comentarios y observaciones este será publicado”4. Esto es para la Oficina de Control Interno, que de no presentarse comentario alguno por las dependencias, se entenderá que opera la presunción, que la información contenida
2 www.supersalud.gov.co/conozcanos/InformesdeGestión 3 Cursivas nuestras 4 Negrillas nuestras
en el documento en cuestión se considera validada, en la medida que se guardó silencio sobre el particular durante el termino de traslado del mismo, asumiendo como ciertos los registros allí incorporados y tomando como insumo para el presente informe el contenido en el NURC 3-2015-004050 del 03 de Marzo de 2015. Mediante correo electrónico del Jueves 12 de Marzo de 2015, la Oficina Asesora de Planeación puso en conocimiento de la Oficina de Control Interno diferentes situaciones que afectaron de manera directa la respectiva y oportuna publicación del Informe de Avance del Plan Anual de Gestión del Cuarto Trimestre, como lo son la presentación extemporánea de “comentarios” al Informe del Cuarto Trimestre por parte de: Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos. Oficina de Tecnología de la Información (esta área a 26 de febrero no había reportado información alguna). La Oficina de Tecnología de la Información, con memorando NURC 3-2015-004518 del 10 de marzo de 2015, reportó por primera vez (extemporánea) el reporte citado, datos que no pudieron ser consolidados en el informe remitido por la Of. Asesora de Planeación a las diferentes áreas con memorando NURC 3-2015-004050. La Oficina Asesora Jurídica con memorando NURC 3-2015-004229 del 05 de marzo hace observaciones, sin embargo la Of. Asesora de Planeación objeta lo observado con memorando 3-2015-004668 del 12 de marzo de 2015; está pendiente la respuesta. El grupo de Gestión documental mediante memorando NURC 3-2015-004485 del 09 de marzo hizo observaciones al respecto, en forma extemporánea. La Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos con memorando 3-2015-004484 del 09 de marzo hace observaciones al respecto, en forma extemporánea.
Lo anterior evidencia las dificultades que tuvo que afrontar el equipo auditor de la Oficina de
Control Interno, para ejecutar la actividad que ahora se reporta; recomendando desde ahora que
hacia futuros ejercicios, las dependencias de la Entidad puedan allegar oportunamente la
información de la ejecución del Plan Anual de Gestión a la Oficina Asesora de Planeación; y ésta
a su vez, pueda consolidar oportunamente la información, realizando la publicación en la página
web de la Institución, del informe respectivo, en términos mucho más expeditos; brindando de
esta manera y conforme lo establece la normativa vigente, acceso oportuno de la información a
la ciudadanía (Ley 1712 de 2014).
6. INFORME
La Oficina de Control Interno de acuerdo a las funciones señaladas en la Ley 87 de 1993
y sus decretos reglamentarios, como el Decreto 1537 de 2001, entre otros, realizó
evaluación y seguimiento al estado final de las actividades, con base en los resultados
obtenidos en la aplicación de los indicadores definidos en la Matriz del Plan Anual de
Gestión y efectuó un análisis objetivo de aquellas variables y/o factores que se
consideran influyentes en los resultados logrados, o en la variación de los avances.
La mencionada evaluación se realizó con base en la información reportada por cada una
de las dependencias a la Oficina Asesora de Planeación y la posterior verificación
efectuada en trabajo de campo por los auditores de la Oficina de Control Interno, la que
se desarrolló, atendiendo la normativa vigente, por muestreo.
Ahora bien, conforme al Decreto 2462 de 2013, “Por medio del cual se modifica la
estructura de la Superintendencia Nacional de Salud”, la Entidad cuenta para el
desarrollo de sus funciones la Siguiente estructura:
Para el desarrollo del seguimiento que ahora nos ocupa, se contó con un universo de
147 actividades programadas en el Plan Anual de Gestión - Segundo Semestre de la
Vigencia 2014, de la cuales se realizó seguimiento y verificación a 99 de ellas, es decir
se realizó verificación al 67% de las actividades consignadas en el PAG, para el período
anteriormente descrito.
Dependencia No. Actividades
en PAG Muestreo
Porcentaje Muestreo
Superintendencia Delegada Para la Supervisión Institucional
18 8 44%
Superintendencia Delegada Para la Función Jurisdiccional y de Conciliación
11 7 64%
Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales
6 4 67%
Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos
4 2 50%
Oficina de Control Interno Disciplinario 1 1 100%
Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos
8 5 63%
Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario
11 8 73%
Secretaría General 21 16 76%
Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional
8 6 75%
Oficina Asesora de Planeación 11 9 82%
Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos
4 3 75%
Oficina de Tecnologías de la Información 9 7 78%
Oficina Asesora Jurídica 4 4 100%
Oficina Control Interno 31 19 61%
TOTAL 147 99 67%
Fundamentado en lo anterior, a continuación la Oficina de Control Interno, presenta el
seguimiento efectuado al Plan Anual de Gestión correspondiente al Segundo Semestre
de la Vigencia 2014.
6.1 SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA SUPERVISIÓN DE RIESGOS
Conforme al Decreto 2462 de 2013, la Superintendencia Delegada Para la Supervisión
de Riesgos, se encuentra conformada por dos (2) Direcciones; Dirección para la
Supervisión de Riesgos Económicos y Dirección para la Supervisión de Riesgos en
Salud.
De acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Gestión que se encuentra publicado
en la página web de la Entidad (modificación de Octubre de 2014), se tienen establecidas
actividades sobre las cuales, la Oficina de Control Interno, efectúo seguimiento a la
gestión de esa Superintendencia Delegada; para lo cual se presentan los márgenes de
cumplimiento junto con las observaciones que permitan ilustrar a la Alta Dirección
respecto de las actividades programadas para el segundo semestre de la vigencia 2014.
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Propuesta de modelo de supervisión basado en
riesgos
Actividades realizadas para el diseño del modelo de supervisión basado en riesgos / Actividades programadas para el diseño de supervisión basado en riesgos
Diseñar, en coordinación
con la Oficina de
Metodologías de
Supervisión y Análisis de
Riesgo, el modelo de
supervisión basado en
riesgos, que incluya la
actualización de la
circular única
incorporando la
implementación de NIIF,
los análisis de suficiencia
y pertinencia de la
información contenida
en la nota técnica.
X
Este producto tiene programado una meta anual,
para la entrega en Diciembre de 2014, y cuyo
cumplimiento según lo expuesto por la
Superintendencia Delegada se evidencia de la
siguiente manera:
Programación de dos actividades durante el
segundo semestre, las cuales se realizaron de la
siguiente manera:
1. El 9 de Septiembre de 2014 se suscribió el
contrato de prestación de servicios profesionales
No 095 de 2014 con el centro de Estudios en
Protección Social y Economía de la Salud – PROESA,
cuyo objeto es el ‘’Apoyo técnico especializado a la
Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis
de Riesgos y a la Superintendencia Delegada para la
Supervisión de Riesgos de la Supersalud, en la
definición de un esquema de gobierno corporativo
que mejor se adapte a los vigilados del sector salud,
como uno de los componentes del Modelo de
Supervisión basado en riesgos que va a ser
implementado por la Supersalud’’. En este sentido,
y en cumplimiento del contrato en mención
PROESA efectuó a la Supersalud la entrega de los
Superintendencia Delegada Para la Supervisión de Riesgos
Dirección para la Supervisión de Riesgos Económicos
Dirección para la Supervisión de Riesgos en Salud
Despacho Superintendente Nacional de Salud
productos contratados, conforme a lo informado
por la Superintendencia Delegada para la
Supervisión de Riesgos.
2. Supervisión Basada en Riesgos:
Se efectuó el proceso de suscripción del convenio
081 del 25 de agosto de 2014 con el Banco Mundial,
donde esta entidad conforme a lo expuesto por la
Superintendencia Delegada Para la Supervisión de
Riesgos, proporcionó a la Supersalud un servicio de
Asesoría reembolsable o RAS para desarrollar
herramientas que fortalezcan la capacidad de
supervisión de la Entidad, apuntando a la
implementación de un sistema de supervisión
basado en riesgos ; y apoyar la adopción de las
Normas internacionales de información financiera
(NIIF) en el sistema General de Seguridad Social en
Salud.
El Banco Mundial según lo expuesto por la
Superintendencia Delegada para la Supervisión de
Riesgos, efectuó la entrega de una hoja de ruta para
implementar el modelo de supervisión basada en
riesgos y las instrucciones informativas para el
modelo de supervisión basado en riesgos
Se aportó evidencia al equipo auditor de la Oficina
de Control Interno, consistente en correo
electrónico donde se enuncian los soportes antes
mencionados por la Superintendencia Delegada
para la Supervisión de Riesgos a la Oficina Asesora
de Planeación el 10/10/2014.
Propuesta de modificación
de circular única
Actividades realizadas para la
propuesta de modificación y
actualización de la circular única incorporando la implementación
de NIIF / Actividades
programadas para la propuesta de modificación y actualización de la circular única incorporando la implementación
de NIIF
X
Este producto tiene programado una meta anual, para la entrega en Diciembre de 2014. La normatividad expedida en cumplimiento del producto propuesto, se presenta mediante dos actividades, las cuales están adoptadas mediante una Resolución y Circular, de la siguiente manera: Mediante la Resolución número 004175 del 29 de Diciembre de 2014, que, modifica la Resolución 724 de 2008, por la cual se emite el Plan Único de Cuentas para las entidades Promotoras de Salud y Entidades que administran Planes adicionales, hoy voluntarios de salud y servicios de Ambulancia por Demanda. -La Circular Externa número 000007 del 29 de Diciembre de 2014, por la cual se hacen adiciones, eliminaciones y modificaciones a la Circular Número 047 de 2007 (Circular Única); y se imparten instrucciones para la verificación de las condiciones financieras y de solvencia de las entidades autorizadas para operar el aseguramiento en salud.
Metodologías e
instrumentos implementad
os para la supervisión y
análisis de riesgos
Total de fases de implementación de metodologías e instrumentos
realizadas / Total de fases de
implementación de metodologías
Elaborar el plan de acción para la
implementación de metodologías e
instrumentos para la supervisión y análisis de
riesgos
X
El Plan Anual de Gestión registra como Meta Anual el 100%, Se tiene fraccionado para cada trimestre un cumplimiento del 25%. Este indicador no se cumple, toda vez, que solamente muestra el Plan de acción para la implementación de metodologías e instrumentos para la supervisión y análisis de riesgos de las ESES, pero no se evidencia la inclusión de otros vigilados.
e instrumentos programadas
De conformidad con los reportes realizados, este producto se socializó mediante el NURC 3-2015-000427 de 13/01/2015, en el cual se incluye la Guía Metodológica Plan Gestión Integral Riesgo Supersalud. Esta guía incluye cinco secciones, que para efectos del plan de acción para la implementación de metodologías e instrumentos para la supervisión y análisis de riesgos, se involucra la sección quinta de la siguiente manera: -En la quinta sección se plantean, a partir del marco legal vigente y de las herramientas propuestas para las formulaciones Plan de Gestión Integral del Riesgo de las ESE, los instrumentos generales para adelantar el proceso de revisión por la Superintendencia Nacional de Salud. 1. La presentación del Plan de Gestión Integral del Riesgo de las ESES dentro de los términos definidos por la Superintendencia Nacional de salud. 2. La adecuación del Plan de Gestión Integral del Riesgo de las ESES a los parámetros generales de contenidos, Seguimiento y evaluación determinados, para su diseño, por parte de la Superintendencia Nacional de Salud. 3. La consistencia de las medidas propuestas en el Plan de Gestión Integral del Riesgo de las ESES frente al Restablecimiento de la solidez económica y financiera de la Empresa Social del Estado. 4. La coherencia del Plan de Gestión Integral del Riesgo de las ESES y la articulación de la Empresa Social del Estado Con el Programa Territorial de Reorganización, Rediseño y Modernización de Redes de Empresas Sociales del Estado –ESE. 5. Los compromisos de apoyo a la ejecución del Plan de Gestión Integral del Riesgo de las ESES, por parte de la Respectiva entidad territorial, determinada, cuantificada y ponderada en el tiempo, con el correspondiente acto Administrativo de aporte de recursos 6. La identificación y valoración del pasivo a cargo de la Empresa Social del Estado y un análisis de la incorporación De ese pasivo en el Marco Fiscal de Mediano Plazo del Departamento, Distrito o Municipio como contingencia.
Informe de evaluación de los programas
de saneamiento
fiscal y financiero - PSFF - de las
Empresas Sociales del
Estado
(No. de informes de evaluación
realizados /No. de PSFF recibidos
en el período)*100
Evaluar los programas de saneamiento fiscal y financiero - PSFF - de las
Empresas Sociales del Estado.
X
Este producto tiene una meta anual de
cumplimiento del 100%.De conformidad con la
remisión que establece mes a mes el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público a la Supersalud sobre las
ESES que presentan el concepto de inviabilidad del
Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero, la
Delegada de Supervisión de Riesgos procede a
realizar los informes de evaluación
correspondientes. Y nos muestra los siguientes
resultados:
Resultado Indicador Julio 2014: 5 / 5 = 100%. Se
evidencia el envío del reporte con el listado de las
ESES evaluadas, a la Oficina Asesora de Planeación
mediante correo del 06/08/2014.
Resultado Indicador Agosto 2014= 34 / 34= 100%.
Se evidencia el envío del reporte con el listado de
las ESES evaluadas, a la Oficina Asesora de
Planeación mediante correo del 12/09/2014.
Resultado Indicador Octubre 2014= 31 / 31= 100%.
Se evidencia el envío del reporte con el listado de
las ESES evaluadas, a la Oficina Asesora de
Planeación mediante correo del 07/11/2014.
Resultado Indicador Noviembre 2014= 15 /15 =
100%. Se evidencia el envío del reporte con el
listado de las ESES evaluadas, a la Oficina Asesora
de Planeación mediante correo del 07/11/2014.
Resultado Indicador Diciembre 2014= 27 /27 = 100%. Se evidencia el envío del reporte con el listado de las ESES evaluadas, a la Oficina Asesora de Planeación mediante correo del 06/01/2014.
Informe de verificación al cumplimiento de estándares
de permanencia,
utilizando como insumo los reportes de Circular
Única
No. de informes de verificación
realizados
Verificar el cumplimiento de
estándares de permanencia en el Sistema General de Seguridad Social en
Salud
X
En relación con el cumplimiento en la entrega de
este producto, la Delegada de Supervisión de
Riesgos, realiza la publicación en la página
únicamente hasta el tercer trimestre, toda vez, que
los vigilados, tienen plazo en reportar lo que
corresponde al Cuarto Trimestre (Oct-Dic 2014) a
Supersalud, hasta el 25 de Febrero de 2015, lo
correspondiente al trimestre Oct-Dic 2014.
Este reporte se puede consultar en los siguientes
links:
-Régimen Contributivo:
http://www.supersalud.gov.co/supersalud/Default
.aspx?tabid=955 . Agrupa la siguiente información:
Contiene los principales indicadores financieros de las EPS del Régimen Contributivo a Septiembre de 2014
Reporta los Indicadores de Permanencia (Suficiencia Patrimonial y Patrimonio Mínimo) y Afiliados por Entidad
Corresponde a los valores a favor de la EPS por cobrar a entidades deudoras del Sistema
Corresponde a las Obligaciones contraídas por las EPS a favor de terceros
Afiliados Activos BDUA publicados por el Ministerio de Salud y Protección Social a Septiembre de 2014
Catálogo de cuentas reporta el saldo de las cuentas de balance y resultado de las EPS de Régimen Contributivo
Situación financiera EPS. Análisis de Ingresos, Costos y Gastos, Activos y Pasivo, Capital de Trabajo y Liquidez, Patrimonio y Flujo de Recursos de las EAPB con corte a Septiembre de 201
-Régimen Subsidiado:
http://www.supersalud.gov.co/supersalud/Default
.aspx?tabid=956. Agrupa la siguiente información:
Catálogo de cuentas reporta el saldo de las cuentas de balance y resultado de las EPS de Régimen Subsidiado
Contiene los principales Indicadores Financieros de las EPS del Régimen Subsidiado a Septiembre de 2014
Reporta los Indicadores de Permanencia (Suficiencia Patrimonial y Patrimonio Mínimo) y Afiliados por Entidad para las entidades públicas y privadas
Corresponde a los valores a favor de la EPS por cobrar a entidades deudoras del Sistema
Corresponde a las Obligaciones contraídas por las EPS a favor de terceros. Afiliados Activos BDUA publicados por el Ministerio de Salud y Protección Social a Septiembre de 2014
Afiliados Activos BDUA publicados por el Ministerio de Salud y Protección Social a Septiembre de 2014
Situación financiera EPS. Análisis de Ingresos, Costos y Gastos, Activos y Pasivo, Capital de Trabajo y Liquidez, Patrimonio y Flujo de Recursos de las EAPB con corte a Septiembre de 2014
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
La Oficina de Control Interno revisó los (4) objetivos específicos incluidos en el Informe
de Gestión elaborado por la Oficina Asesora de Planeación, estos objetivos incluyen a
su vez, las actividades realizadas en el tercer trimestre y cuarto trimestre y el porcentaje
de ejecución.
La Oficina de Control Interno sobre las actividades antes evaluadas en lo que refiere a
la programación definida para el tercer y cuarto trimestre de la vigencia 2014, frente al
"Informe de Ejecución Plan Anual de Gestión segundo semestre 2014" se permite
exponer lo siguiente:
OBJETIVO ESPECIFICO No 1: Implementar metodologías e instrumentos de
supervisión y análisis del riesgo financiero y económico de los vigilados mediante la
identificación de puntos críticos para realizar actividades de inspección y vigilancia sobre
los riegos financieros y económicos inherentes al SGSSS. Para lograr el cumplimiento
del presenten objetivo la Delegada realizó entre otras las siguientes actividades:
Actividades Realizadas Tercer Trimestre %Cantidad
realizada
%Cantidad
Programada
Ejecución
%
Elaborar el plan de acción para la implementación de
metodologías e instrumentos para la supervisión y
análisis de riesgos
25 25 100
Actividades realizadas cuarto trimestre Meta realizada Meta
Programada
%
Ejecución
Elaborar el plan de acción para la implementación de
metodologías e instrumentos para la supervisión y
análisis de riesgos
25% 25% 100
OBJETIVO ESPECIFICO No 2: Ejercer inspección y vigilancia sobre las Empresas
Sociales del Estado, de acuerdo con lo establecido en el artículo 81 de la Ley 1438 de
2011, Para lograr el cumplimiento del presenten objetivo la Delegada realizó entre otras
las siguientes actividades
Actividades Realizadas Tercer Trimestre Cantidad
realizada
Cantidad
Programada
Ejecución
%
Evaluar los programas de saneamiento fiscal y financiero
- PSFF - de las Empresas Sociales del Estado. 70 70 100
Actividades realizadas cuarto trimestre Meta realizada Meta Programada %
Ejecución
Evaluar los programas de saneamiento fiscal y financiero -
PSFF - de las Empresas Sociales del Estado. 100% 100% 100
OBJETIVO ESPECIFICO No 3: Ejercer monitoreo sobre el cumplimiento de las normas
que regulan la permanencia de los vigilados en el Sistema General de Seguridad Social
en Salud, para lograr el cumplimiento del presenten objetivo la Delegada realizó entre
otras las siguientes actividades
Actividades Realizadas Tercer Trimestre Cantidad
realizada Cantidad Programada
Ejecución
%
Evaluar los programas y Verificar el cumplimiento de
estándares de permanencia en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud
1 1 100
Actividades realizadas cuarto trimestre Meta realizada Meta Programada %
Ejecución
Evaluar los programas y Verificar el cumplimiento de
estándares de permanencia en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud
2 2 100
OBJETIVO ESPECÍFICO No 4: Implementar metodologías e instrumentos de
supervisión y análisis del riesgo asociado al servicio de salud de los vigilados mediante
la identificación de puntos críticos para realizar actividades de inspección y vigilancia
sobre los riegos del servicio de salud.
Actividades Realizadas Tercer Trimestre Cantidad
realizada Cantidad Programada
Ejecución
%
Elaborar el plan de acción para la implementación de
metodologías e instrumentos para la supervisión y análisis de
riesgos
25 25
100
Actividades realizadas cuarto trimestre Meta realizada Meta Programada %
Ejecución
Elaborar el plan de acción para la implementación de
metodologías e instrumentos para la supervisión y análisis de
riesgos
25 25 100
En relación con el cumplimiento de este objetivo y la actividad en la cual se solicita
‘’Elaborar el plan de acción para la implementación de metodologías e instrumentos para
la supervisión y análisis de riesgos’’, la manera como se redactó la meta hace inferir que
el plan de acción debía involucrar todos los grupos de sujetos vigilados de la
Superintendencia Nacional de Salud; sin embargo la aplicación de la herramienta se
direccionó a las ESES, sin demeritar que hacía futuro se extienda a otros grupos de
vigilados (Vgr: EPS, GENERADORES DE RECURSOS, ENTIDADES TERRITORIALES,
entre otros), si la herramienta lo permite. Ahora bien, si se habla en la meta de “Elaborar
el plan de acción” para luego “implementar metodologías e instrumentos para la
supervisión y análisis de riesgos”, si bien se diseñó una herramienta para la supervisión
y análisis de riesgos, no existe un Plan de cómo se actuara (Plan de Acción) que incluya
aspectos como tiempos y fases entre otros.
En este orden de ideas, la observación de la Oficina de Control Interno va dirigida que
hacía futuro se tenga especial cuidado en la delimitación de las metas a incorporar en el
Plan Anual de Gestión, señalando el grupo objetivo al que va direccionada inicialmente
la actividad que se va a ejecutar; no dejando abierta a interpretaciones la respectiva
meta; y adicionalmente en lo que respecta a la programación en cuanto a la ejecución
en el tiempo de estas, tomar decisiones relativas a los indicadores pertinentes; ya que
como se evidencia en los cuadros anteriormente incorporados, se programaron
ejecuciones trimestrales con cumplimientos del 25% en cada uno de ellos, sin embargo
conforme a las evidencias aportadas, se puede concluir que la meta se cumplió con la
actividad propuesta; esto es “Elaborar el plan de acción para la implementación de
metodologías e instrumentos para la supervisión y análisis de riesgos”; pero no en los
tiempos programados en el Plan Anual de Gestión 2014. En este orden de ideas,
conforme a todo lo expuesto; la Oficina de Control Interno en relación con esta actividad
mal podría darla por cumplida
b. Recomendaciones
Para la dependencia que ahora nos ocupa, la Oficina de Control Interno recomienda que
hacía futuro se tenga especial cuidado en la delimitación de las metas a incorporar en el
Plan Anual de Gestión, señalando el grupo objetivo al que va direccionada la actividad
que se va a ejecutar, conforme a lo expuesto anteriormente.
Adicionalmente, no se atendieron las programaciones incorporadas en el Plan Anual de
Gestión, por lo que esta dependencia evaluadora no podría dar como cumplida las
actividades.
6.2 SUPERITENDENCIA DELEGADA PARA LA PROTECCIÓN AL USUARIO
Despacho Superintendente Nacional de Salud
Superintendencia Delegada Para la
Protección al Usuario
Dirección de Atención al Usuario
Conforme al Decreto 2462 de 2.013, la Superintendencia Delegada Para la Protección
al Usuario, se encuentra conformada por dos (2) Direcciones; Dirección de Atención al
Usuario y Dirección de Participación Ciudadana.
De acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Gestión que se encuentra publicado
en la página web de la Entidad (modificación de Octubre de 2014), se tienen establecidas
actividades sobre las cuales, la Oficina de Control Interno, efectúo seguimiento a la
gestión de esa Superintendencia Delegada; para lo cual se presentan los márgenes de
cumplimiento junto con las observaciones que permitan ilustrar a la Alta Dirección
respecto de las actividades programadas para el segundo semestre de la vigencia 2014.
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Caracterización y Encuestas diligenciadas y
evaluadas
Total actividades acumuladas
realizadas dentro del plan para la
caracterización de usuarios / Total de
actividades establecidas en el
plan para la caracterización de
usuarios
Aplicar instrumentos de
medición de calidad a los
actores del SGSSS
X
Una vez analizado lo registrado en
el aplicativo SPI - Seguimiento a
Proyectos de Inversión del
Departamento Nacional de
Planeación y la documentación
suministrada por la
Superintendencia Delegada para la
Protección al Usuario, como
soporte al cumplimiento mensual
de esta actividad, se estableció que
las metas registradas como
cumplidas no guardan coherencia
con lo consignado en el Proyecto
de Inversión, impidiendo hacer un
análisis comparativo.
Se evidencia que la Oficina Asesora
de Planeación, no realiza un
análisis de cumplimiento de metas
de Plan Anual de Gestión vinculado
a la ejecución de Proyectos de
Inversión, por cuanto, en los
Informes de Ejecución del Tercer y
Cuarto Trimestre 2.014, consignó
un cumplimiento de metas del
100%, lo cual, de conformidad con
las evidencias aportadas no
obedece a la realidad.
Modelo de Observatorio a seguir
No. De actividades realizadas para el
modelo de observatorio/
actividades programadas para el
modelo de observatorio
Presentación de un modelo de observatorio a
seguir
X
De conformidad con las evidencias aportadas por la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario, en el marco del Congreso Iberoamericano de Órganos de Regulación y de Control de los Sistemas de Salud llevado a cabo en el mes de Octubre 2.014, se presentó el Modelo de Observatorio de Regulación y Control de los Sistemas de Salud en Iberoamérica. A partir de la versión del mes de Agosto 2.014, esta actividad aparece registrada en el mes de Noviembre y, según lo informado por la Oficina Asesora de Planeación se presenta así a causa de un error de digitación.
Actualización de instructivo de Rendición
de Cuentas de los sujetos vigilados obligados a la
ciudadanía
Anteproyecto presentado
Presentar documento de
anteproyecto de instrucciones en relación con la rendición de
cuentas de los sujetos vigilados
obligados a la ciudadanía
X
Una vez revisadas las evidencias aportada por la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario, se verificó el cumplimiento de la meta programada y se cuenta con un Proyecto de Instructivo para la rendición de cuentas por parte de los sujetos vigilados de la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario, de conformidad con el Memorando NURC 3-2014-014765.
Mecanismos de participación ciudadana
Actividades realizadas para promover la
participación ciudadana / actividades
programadas para promover la participación
ciudadana
Realizar Jornadas de capacitación a los veedores en
salud y/o representantes
de las asociaciones de usuarios en la
normatividad del SGSSS y en
modalidades y formas de
participación
X
Verificada la documentación soporte presentada, se evidencio el cumplimiento a la ejecución de las Jornadas de capacitación en la normatividad del SGSSS, a los veedores en salud y/o representantes de las asociaciones de usuarios.
Suministro de información en materia jurídica y respuesta a los
Derechos de petición
Total de tutelas a las que se les ha hecho
seguimiento y evaluación de acuerdo con el
tiempo establecido en el procedimiento en el período / Total
Realizar el seguimiento al
cumplimiento de las tutelas contra
actores del sistema allegadas
a la Delegada
X
Conforme a la programación definida en la meta anual del PAG (80%), durante el Segundo Semestre de la vigencia 2014, se tiene cumplimiento superior al 80%; por lo que la Oficina de Control Interno fundamentada en la verificación realizada, establece que este indicador se cumplió. *
de tutelas recibidas en el período
Seguimiento y evaluación Fallos de Tutelas
Tutelas con tramite realizado / Tutelas
recibidas en las que la SNS está vinculada
Realizar el trámite a las
acciones requeridas
dentro de las acciones de
tutela en las que la SNS está
vinculada por presunta
vulneración del derecho de
petición.
X
Verificada la información IN SITU, con base en la información
suministrada, se cumplió con el indicador en un 100%
Seguimiento y Evaluación Fallo de Tutelas
Tutelas a las que se les ha hecho
seguimiento y evaluación vigencia
2013 / Total de Tutelas de la vigencia
2013
Realizar el seguimiento al
cumplimiento de las Tutelas contra
actores del sistema allegados a la Delegada de la vigencia 2013
X
Se evidencio cumplimiento de la meta, según lo programado en el
PAG para la Vigencia 2014.
Reclamaciones y Solicitudes al SGSSS
gestionadas
Total de PQRS respondidas y/o trasladadas en el
periodo / (Total de PQRD recibidas en el período – Las PQRD que quedaron en el
periodo anterior)
Responder y/o trasladar las
PQRD X
De acuerdo al seguimiento realizado por la Oficina de Control
Interno, la Superintendencia Delegada para la Protección al
Usuario CUMPLIO, con la actividad programada en el PAG.
* La Oficina de Control Interno precisa que en el mes de Agosto hubo un registro del indicador “Realizar el seguimiento al
cumplimiento de las tutelas contra actores del sistema allegadas a la Delegada” del 40.72%, siendo la meta el 80%. La dependencia
evaluada aclara que ello se debió a que en el último día hábil de ese mes, se recibió un importante volumen de registros que no
quedaban reflejados como tramitados en el indicador, sino solo recibidos. No obstante lo acaecido en el mes de Agosto se establece
que, con base en la comprobación realizada por la Oficina de Control Interno, la Superintendencia Delegada cumplió con este
indicador en el semestre Julio-Diciembre.
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
Al realizar el comparativo de los Informes de Ejecución del Plan Anual de Gestión,
correspondientes al III y IV Trimestre de la vigencia 2.014, publicados por la Oficina
Asesora de Planeación y lo verificado por la Oficina de Control Interno, respecto de las
actividades seleccionadas se puede evidenciar lo siguiente, de conformidad con las
siguientes precisiones:
Actividad Aplicar instrumentos de medición de calidad a los actores del SGSSS
La actividad que ahora nos ocupa es “Aplicar instrumentos de medición de calidad a los
actores del SGSSS”, la cual debía ejecutarse de la siguiente manera: Una (1) en Julio,
Una (1) en Agosto y Cinco (5) en Diciembre.
Al momento de la verificación del cumplimiento de esta actividad por parte del equipo de
seguimiento de la Oficina de Control Interno, se encontró que:
a. En Julio lo ejecutado fue la socialización de la Guía de Caracterización de ciudadanos
expedida por el DNP como actividad previa para la contratación de la aplicación de
encuestas de satisfacción de los usuarios del SGSSS frente a su EPS
b. En Agosto lo ejecutado fue obtener cotizaciones realizadas por cuatro (4) empresas
DATEXCO, CENTRO NACIONAL DE CONSULTORIA, GFK y Yanhaas.
c. En Diciembre lo ejecutado fue la formulación, corrección, concreción, definición y
aprobación del instrumento de medición para la ejecución del contrato NO. 115 de 2.014
con Consultores en Información Informetrika S.A.S. Adicionalmente el contratista
presentó y ajustó el cronograma o plan de acción para la ejecución del contrato el cual
fue aprobado por la supervisión del contrato. Se hizo entrega al contratista de las bases
de datos de usuarios para el cumplimiento del objeto contractual y este realizó el diseño
muestral presentándolo y entregándolo mediante el correspondiente documento
aplicación a la muestra. El contratista presentó una primera versión del informe de la
prueba piloto. Se revisaron los informes de avance y se solicitó al contratista la necesidad
de aplicar el total de registros en las zonas donde no era posible alcanzar el 100% de lo
contratado. Adicionalmente se informó sobre la circular 006b de 2.014 se Secretaría
General de la Superintendencia Nacional de Salud relacionada con la programación de
pagos y radicación de cuentas. El contratista presentó el informe final arrojando un total
de 6.070 encuestas efectivas
Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, el equipo de la Oficina de Control Interno
al ejecutar una comparación de la ejecución de recursos de Inversión y por tanto la
herramienta SPI del Departamento Nacional de Planeación, encuentra que no puede
ejecutarse un análisis comparativo adecuado, por no guardar coherencia las metas
mensuales, con las ejecutadas, conforme se entra a explicar:
En el Plan Anual de Gestión se señalaban actividades que debían ejecutarse en periodos
de tiempo específicos(Julio Agosto y Diciembre) y si bien conforme a lo expuesto el fin
último se cumplió, es decir “Aplicar instrumentos de medición de calidad a los actores
del SGSSS”, conclusión a la que se llega al exponer la Superintendencia Delegada para
la Protección al Usuario la realización de 6.070 encuestas efectivas, las actividades no
fueron ejecutadas conforme se encontraban programadas en el Plan Anual de Gestión.
De lo anteriormente expuesto, también se evidencia que la Oficina Asesora de
Planeación no realiza un análisis de cumplimiento de metas del Plan Anual de Gestión
vinculándolo a la ejecución de Proyectos de Inversión, por cuanto lo registrado en los
anexos del aplicativo de Seguimiento a Proyectos de Inversión del Departamento
Nacional de Planeación se aprecia que el Producto es la Encuesta de calidad
implementada y evaluada.
Realizar el seguimiento al cumplimiento de las Tutelas contra actores del sistema
allegados a la Delegada de la vigencia 2013
De acuerdo a los Informes de Ejecución del Plan Anual de Gestión del Tercer y Cuarto
Trimestre de 2014, presentado por la Oficina Asesora de Planeación, y publicado en la
página Web de la Superintendencia Nacional de Salud, se evidencio el reporte de esta
actividad.
Responder y/o trasladar las PQRD
Con relación a esta actividad, la información respecto a la ejecución, se encuentra
conforme, según lo reportado por la Superintendencia Delegada para la Protección al
Usuario, en el Informe de Ejecución del Plan Anual de Gestión del Tercer Trimestre de
2014, publicado en la página Web.
Para la Ejecución del Cuarto Trimestre, la información no corresponde con la reportada
por la Delegada (146.690 PQRD Tramitadas), la cual difiere del Informe de Ejecución
publicado en la página Web, ya que en este último se presenta una meta realizada de
42.394, es decir un valor menor a lo realmente ejecutado.
b. Seguimientos de Auditorías en la vigencia 2014
Al respecto, la Oficina de Control Interno se permite traer a referencia, recomendación que elevara en el pasado (Noviembre de 2014), en la cual de antemano se ha evidenciado acciones emprendidas por la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario, para su acogimiento, y es la relativa, al proyecto que fue presentado al señor Superintendente Nacional de Salud, en el sentido de practicar modificaciones a la Circular Única de la Entidad, con el propósito de fijar criterios, que permitan conceder plazos o términos perentorios a los vigilados para dar contestación de PQRD, respecto de requerimientos que le hiciera la Superintendencia en cumplimiento de sus funciones de Inspección y Vigilancia.
c. Conclusiones
Actividad Aplicar instrumentos de medición de calidad a los actores del SGSSS
De lo anteriormente expuesto, se evidencia que la Oficina Asesora de Planeación no
realiza un análisis de cumplimiento de metas del Plan Anual de Gestión vinculándolo a
la ejecución de Proyectos de Inversión, por cuanto, lo registrado en los anexos del
aplicativo de Seguimiento a Proyectos de Inversión del Departamento Nacional de
Planeación se aprecia que el Producto es la Encuesta de calidad implementada y
evaluada.
La Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario, presenta debilidad en la
aplicación del Autocontrol en la gestión, por cuanto el seguimiento realizado a la
ejecución de los Planes y Proyectos, se realiza aisladamente y sin la vinculación que
tiene el cumplimiento de metas propuestas con la ejecución del presupuesto asignado.
Actividad Realizar el seguimiento al cumplimiento de las Tutelas contra actores del
sistema allegados a la Delegada de la vigencia 2013
En el seguimiento efectuado al segundo semestre de la vigencia 2014, a la actividad
Realizar el seguimiento al cumplimiento de las Tutelas contra actores del sistema allegados a la
Delegada de la vigencia 2013, se programó un total de 799 seguimientos, de los cuales se
ejecutó un total de 399, en los meses de Octubre y Noviembre, según lo señalado por la
Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario, lo anterior debido a que en el
mes de Mayo, se encontraba programado 204 seguimientos y se realizaron 1236.
La Superintendencia Delegada para Protección al Usuario, programó para el segundo
semestre de la vigencia 2014, ejecutar respecto de la actividad Responder y/o trasladar las
PQRD, el 80% mensual de las PQRD recibidas, de acuerdo a lo observado por la Oficina
de Control Interno se obtuvo una ejecución del 95% en cada uno de los meses, sin
embargo la Delegada reporto un 98%, la diferencia consiste en que al momento de
reportar no se incluyeron aquellas PQRD recepcionadas en SUPEQR, teniendo en
cuenta que el reporte a la Oficina Asesora de Planeación debe realizarse los Siete (7)
primeros días del mes y a esa fecha solo se cuenta con la información recepcionada en
el software de People Contact.
Se observa por parte de la Oficina de Control Interno, que el Informe de Ejecución del
Plan Anual de Gestión, presentado por la Oficina Asesora de Planeación, no presenta la
ejecución de todas las actividades programadas en el PAG, para la Superintendencia
Delegada para la Protección al Usuario.
Así mismo, la información consignada en el Informe de Ejecución del Plan Anual de
Gestión, Cuarto Trimestre, publicado en página Web de la Entidad, por parte de la Oficina
Asesora de Planeación, respecto de la actividad Responder y/o trasladar las PQRD, no
corresponde a la remitida por la Superintendencia Delegada para la Protección al
Usuario, según los soportes presentados.
d. Recomendaciones
Para la Oficina Asesora de Planeación la recomendación es que en virtud de las
funciones asignadas Mediante el Decreto N°2482 del 7 de Noviembre de 2.013, se
establezcan Directrices e Instrumentos, que integren todos los tópicos a considerar en el
seguimiento y evaluación de planes y proyectos, que permitan documentar técnicamente
y efectivamente los informes de gestión que son de conocimiento público.
Al momento de elaborar el Informe de Ejecución del Plan Anual de Gestión, se incluyan
todas las actividades realizadas por las dependencias de la Entidad, esto con el fin de
mostrar de forma integral la gestión adelantada por estas y no tomar un muestreo de las
que la Oficina Asesora de Planeación considera más importantes, como se viene
ejecutando en este momento. Esto porque una actividad que puede ser importante para
la dependencia evaluada no lo puede ser para la Oficina Asesora de Planeación y
viceversa.
Complementario a lo anterior, se recomienda verificar la información reportada por las
dependencias, al momento de realizar el Informe de Ejecución del Plan Anual de Gestión,
con el fin de que lo allí reportado, muestre de forma real la gestión adelantada.
Efectivamente considera la Oficina de Control Interno, que independientemente de que
el objetivo final sea cumplido, debe brindarse información veraz a la Alta Dirección en
cuanto al cumplimiento de los indicadores incorporados por las dependencias en el Plan
Anual de Gestión y la efectiva ejecución de las actividades en los tiempos establecidos
en el referido Plan, de lo contrario no tendría razón de ser establecer metas en fechas
previamente establecidas y no tener en cuenta estas al momento de generar los
respectivos reportes, también configura una falta de planeación.
Para la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Oficina Asesora de
Planeación la respetuosa recomendación de la Oficina de Control Interno apunta a la
aplicación del Principio de Autocontrol, recomendando a los responsables de estas dos
(2) dependencias, fortalecer las actividades de seguimiento a la gestión; integrando el
cumplimiento de las metas propuestas e incorporadas en el Plan Anual de Gestión, con
la ejecución del presupuesto asignado, a fin de detectar oportunamente posibles
desviaciones; e implementar en tiempo los correctivos pertinentes, solicitando las
modificaciones o ajustes, en caso que ello fuere necesario.
6.3 SUPERITENDENCIA DELEGADA PARA LA SUPERVISIÓN INSTITUCIONAL
Conforme al Decreto 2462 de 2.013, la Superintendencia Delegada Para la Supervisión
Institucional, se encuentra conformada por cuatro (4) Direcciones; 1. Dirección
Inspección y Vigilancia para Entidades Administradoras de Planes de Beneficios, 2.
Dirección de Inspección y Vigilancia para Prestadores de Servicios en Salud, 3. Dirección
de Inspección y Vigilancia para Entidades de Orden Nacional, 4. Dirección de Inspección
y Vigilancia para Entidades de Orden Territorial.
De acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Gestión que se encuentra publicado
en la página web de la Entidad, se tienen establecidas actividades sobre las cuales, la
Oficina de Control Interno, efectúo medición de la gestión a esa Superintendencia
Delegada; para lo cual se presentan los márgenes de cumplimiento junto con las
observaciones que permitan ilustrar a la Alta Dirección respecto a la ejecución de las
actividades programadas para el segundo semestre de la vigencia 2014.
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
(*)Informes de auditorías institucionales integrales
que incluyan el componente financiero
Total de auditorías institucionales
integrales realizadas en el período / Total
de auditorías institucionales
integrales programadas en el
periodo X 100
Realizar auditorías
institucionales integrales
X Se evidencia en el PAG que se programaron 9 y se realizaron 52
(*)Planes de mejoramiento suscritos por los sujetos vigilados con base en los hallazgos identificados incluido el componente
financiero
Total de planes de mejoramiento
suscritos por los vigilados/Total de
auditorías institucionales integrales con hallazgos en el periodo X 100
Suscripción de planes de
mejoramiento X
La actividad no cumple frente a la formula señalada; sin embargo, la solicitud de plan de mejoramiento a las Entidades con hallazgos identificados se realiza; se recomienda ajustar la fórmula para que realmente se midan las solicitudes de levantamiento de planes de mejoramiento que es lo que se pretende medir.
Despacho Superintendente Nacional de Salud
Superintendencia Delegada Para la Supervisión Institucional
Dirección Inspección y Vigilancia para Entidades Administradoras de Planes de Beneficios
Dirección de Inspección y Vigilancia para Prestadores de Servicios en Salud
Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades de Orden Nacional
Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades de Orden Territorial
(*)Seguimiento a planes de mejoramiento incluyendo
acciones de mejora del componente financiero
Total de seguimientos a planes de
mejoramiento / Total de planes de
mejoramiento suscritos X 100
Realizar seguimiento a
planes de mejoramiento
X
Al realizar la evaluación mensual, la actividad no cumple, frente a la formula señalada; más sin embargo la actividad de solicitud de plan de mejoramiento a las Entidades con hallazgos identificados se realiza; por lo que se recomienda ajustar la fórmula.
(*)Hallazgos del componente financiero,
trasladados a la Delegada de Procesos
Administrativos y a las demás instancias
competentes
Total de hallazgos del componente
financiero trasladados a la
Delegada de Procesos y a las demás
instancias competentes / Total
de hallazgos del componente
financiero a ser trasladados
Realizar el traslado de
hallazgos a la Delegada de
Procesos y a las demás instancias
competentes
X
Al realizar la evaluación mensual, la actividad se cumple, dando traslado a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos de los hallazgos por auditorías y acciones de en cumplimiento a la función de Inspección y Vigilancia
(*)Informes de análisis de información financiera,
reportada por los vigilados
Total de informes de análisis realizados de
la información reportada / Total de informes de análisis
de información reportada
programados X 100
Realizar informes de análisis de información reportada
X
Al realizar la evaluación mensual la actividad se cumple. Se recomienda reestructurar el porcentaje de cumplimiento de las metas, toda vez que la actividad se está cumpliendo mes a mes al 100%
Modificaciones de cobertura
Total de actos administrativos resolviendo las solicitudes de
modificación de cobertura / Total de
solicitudes de modificación de
cobertura recibidas
Realizar el proyecto de acto
administrativo resolviendo la
solicitud de modificación de
cobertura
X Al realizar la evaluación mensual la actividad se cumple, al ser un indicador por demanda
Autorización, revocatoria o suspensión de la
habilitación o funcionamiento
Total de actos administrativos
resolviendo autorizaciones, revocatoria o
suspensión de la habitación o
funcionamiento / Total de solicitudes
de autorización, revocatoria o suspensión de habilitación o
funcionamiento
Realizar el proyecto de acto
administrativo resolviendo sobre
la habilitación, funcionamiento,
suspensión temporal o
revocatoria de funcionamiento
X Este es un indicador por demanda y en periodo analizado no se presentó solicitud alguna de este tipo.
Proyectos de Decreto o Resolución
Total de proyectos de Decretos o
Resoluciones presentados al
Ministerio / Total de proyectos de Decretos o
Resoluciones programados X 100
Presentar propuestas de Decreto o de Resolución
respecto de los artículos 118 y 119 de la Ley
1438
X Este es un indicador por demanda y en periodo analizado no se presentó solicitud alguna de este tipo.
Los productos que tiene un asterisco (*), son tomados en el Plan Anual de Gestión de la
Superintendencia Delega para la Supervisión Institucional, quien los presenta al
momento de incorporarlos en el Plan Anual de Gestión, como si fueran tres(3) productos
diferentes.
Esta Superintendencia Delegada al realizar auditorías integrales a los vigilados en
ejercicio de las funciones de Inspección y Vigilancia, en el momento en que realizan el
ejercicio auditor, verifica tres (3) componentes a saber:
1. Financiero,
2. Calidad y Aseguramiento y
3. Sanitario,
Al tratarse de auditorías integrales, en la Superintendencia Delegada para la Supervisión
Institucional al presentar un (1) informe de auditoría; lo disgrega como tres (3) productos
independientes, conforme a los componentes antes señalados formulando indicadores
para cada uno de ellos; a pesar que reiteramos, se trata de un solo producto (Auditoría
Integral).
Para explicar aún más la recomendación de mejora que se presenta hacía futuro, a
continuación y para ilustración de la Alta Dirección, se incorpora la parte atinente del Plan
Anual de Gestión de la Superintendencia Delegada de Supervisión Institucional
Subrayados.
Fuente: PAG 2014 SDSI
d. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
Al realizar comparación con el "Informe de ejecución Plan Anual de Gestión, elaborado
por la Oficina Asesora de Planeación, las cifras que en este informe se reportan, no
coinciden con las aportadas por la Superintendencia Delega para la Supervisión
Institucional, ni con las evidenciadas por la Oficina de Control Interno; por tanto, no se
vislumbra acompañamiento en el seguimiento, el análisis y la retroalimentación que debe
realizar la Oficina Asesora de Planeación a la Gestión del Plan de Acción Institucional y
en concreto a la desarrollada por la Superintendencia que ahora nos ocupa.
En el cuadro siguiente se muestran las actividades realizadas por la Superintendencia
Delegada Para la Supervisión Institucional durante el segundo semestre de 2.014,
información tomada de los informes del tercero y cuarto trimestre elaborados por la
Oficina Asesora de Planeación (Primera y segunda columna) y las evidencias entregadas
por la Delegada a la Oficina de Control Interno (tercera columna), encontrándose simetría
en la información reportada por estas dos(2) dependencias, con diferencias significativas
como se puede observar.
Las diferencias expuestas obedecen a lo que entramos a explicar a continuación:
Analizado el Plan Anual de Gestión (PAG) de la Superintendencia Delegada Para la
Supervisión Institucional, encontramos que esta tiene tres (3) objetivos y dentro de cada
uno de estos objetivos se realizan auditorias institucionales integrales; por lo tanto, con
el fin de cumplir con los tres objetivos se dividen las auditorias en: 1. Auditorias
Institucionales Integrales Componente Financiero; 2. Auditorias Institucionales
Integrales Componente Calidad y Aseguramiento y finalmente 3. Auditorias
Institucionales Integrales Componente Sanitario.
De otro lado, cuando nos remitimos al producto final que se debe entregar para
considerar cumplida la actividad, vemos que este es el “Informes de auditorías
institucionales integrales….”, por lo tanto, en consideración de lo anterior, para la
elaboración de este informe, se tomaron todas las auditorias integrales (incluidos los tres
componentes, 1. Financiero, 2. Calidad y Aseguramiento y 3. Sanitario).
En el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Delegada Para la Supervisión
Institucional, se evidencian indicadores que no son muy claros, ya que las actividades
que se realizan por demanda, no debe aparecer en el indicador la palabra
“programada”, ante esto se debe definir con precisión cuales son las actividades que la
delegada realiza por demanda y cuales las actividades que programa para realizar
durante la vigencia.
Si nos remitimos a los Nurc con los cuales se realizaron las entregas del informe final de
auditoria al auditado, nos encontramos que en el segundo semestre (Julio a Diciembre)
de 2.014, en lo referente al primer indicador “Porcentaje de cumplimiento del Plan Anual
de Auditorias Institucionales Integrales” solamente se hizo entrega por parte de los
contratistas de 52 informes de Auditorias Integrales, (incluidos los tres objetivos
específicos) en su orden 22 en el mes de Julio, 16 en el mes de Agosto y finalmente 14
en el mes de Diciembre.
Las auditorías programadas con personal propio, no se realizaron debido a que no había
disponibilidad presupuestal de gastos de funcionamiento para el rubro de viáticos y
pasajes.
En lo que respecta a las Auditorias Forenses (componente financiero), las cuales no se
deben incluir dentro del primer indicador, cuya actividad es “Realizar Auditorías
Integrales”, se evidencia en la información entregada por la Superintendencia Delegada
para la Supervisión Institucional que se tenían programadas nueve (9) auditorias y se
realizaron catorce (14) auditorias forenses así: seis (6) en el mes de Noviembre de 2.014
y ocho (8) en el mes de Diciembre de 2.014; siendo así, estas auditorías forenses no
quedaron incluidas en el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Nacional de
Salud.
Ahora nos remitimos a los demás indicadores, tomando en su orden el segundo indicador
“Porcentaje de suscripción de planes de mejoramiento”, incluidos los tres objetivos
específicos, donde se evidencia en la información entregada por la Superintendencia
Delegada para la Supervisión Institucional que en el segundo semestre (Julio a
Diciembre) de 2.014, se suscribieron cuarenta y dos (42) Planes de Mejoramiento así:
dieciséis (16) en el mes de Julio, veintitrés (23) en el mes de Agosto y finalmente tres (3)
en el mes de Septiembre.
El indicador “Porcentaje de seguimiento a los planes de mejoramiento” se evidencia en
la información entregada por la Superintendencia Delegada para la Supervisión
Institucional que en el segundo semestre (Julio a Diciembre) de 2.014 se le realizó
seguimiento a ciento dieciocho (118) planes de mejoramiento con fecha de radicación
del informe de seguimiento de la siguiente manera: veintisiete (27) en el mes de Julio,
quince (15) en el mes de Agosto, diecinueve (19) en el mes de Septiembre, treinta y siete
(37) en el mes de Octubre, trece (13) en el mes de Noviembre y finalmente siete (7) en
el mes de Diciembre.
En lo que tiene que ver con el indicador “Porcentaje de hallazgos del componente
financiero trasladados a la Delegada de Procesos y a las demás instancias
competentes”, se evidencia cumplimiento de este indicador en la información entregada
por la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, ya que en el segundo
semestre (Julio a Diciembre) de 2.014 se realizaron ochenta (80) traslados; cuarenta y
cinco (45) en el mes de Julio y treinta cinco (35) en el mes de Agosto, en los meses de
Septiembre a Diciembre no se realizaron traslados.
El indicador “Realizar el proyecto de acto administrativo resolviendo la solicitud de
modificación de cobertura”, se realizaron seis (6) actos administrativos en el segundo
semestre de 2.014, cumpliendo con este indicador
Con respecto al indicador “Porcentaje de actos administrativos resolviendo
autorizaciones, revocatorias o suspensión de habilitación o funcionamiento”, no se
presentaron solicitudes durante el segundo semestre de 2.014.
Finalmente con respecto al indicador “Realizar informes de análisis de información
reportada” se realizaron 23 informes; se recomienda reestructurar el porcentaje de
cumplimiento de las metas, toda vez que la actividad se está cumpliendo mes a mes al
100%
Una vez realizada la visita de auditoria y presentado el informe final de auditoría integral
al auditado, en la verificación realizada por el auditor de la Oficina de Control Interno a
los cincuenta y dos (52) informes presentados en el segundo semestre de 2.014, se
evidencia inoportunidad en los informes finales de las auditorias integrales, ya que se
encontró que el tiempo transcurrido entre estas dos fechas (Fecha de la visita - vs –
Fecha de entrega del informe final) han transcurrido entre dos meses y medio (70 días)
y siete (7) meses y medio (222 días), tiempos muy diferentes a los establecidos en el
Manual de Visitas de la Superintendencia Nacional de Salud y que a continuación se
transcribe lo pertinente a los tiempos.
En el cuadro anterior se puede observar en algunos contratos, la fecha de la visita, la
fecha del informe y el tiempo transcurrido entre estas dos fechas. De igual manera en la
última columna se observa el número de días transcurridos entre la fecha de la firma del
contrato y el informe final.
Resolución 2190 de 2013, Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución
número 1242 de 2008, “por medio de la cual se adopta el Manual de Visitas de la
Superintendencia Nacional de Salud.
Artículo 5o. Modificar el artículo 10 de la Resolución número 1242 de 2008, el cual
quedará así:
Artículo 10. De la elaboración del informe preliminar y final de visita. Para la elaboración
del informe preliminar y final de visita se tendrán en cuenta las actividades del
Procedimiento de Visitas del Manual de Procesos y Procedimientos de la
Superintendencia Nacional de Salud, y estos deberán ser elaborados por los visitadores
responsables, sean funcionarios o personas que actúen como visitadores en desarrollo
de los contratos de auditoría, en un término no mayor a los 5 días hábiles a la terminación
de la visita, para la elaboración del informe preliminar, o de 5 días hábiles al recibo de la
contestación de las observaciones o descargos que realice el sujeto visitado con
respecto al informe preliminar, para la elaboración del informe final.
Si vencido el término de 10 días hábiles posteriores al recibo del informe preliminar de
visita por parte del sujeto visitado, no se recibe retroalimentación del mismo en ejercicio
de su derecho a la contradicción, se entenderá que el informe preliminar ha sido
aceptado y este mismo corresponderá al informe final de visita.
e. Seguimientos de Auditorías en la vigencia 2014
Con memorando radicado con el NURC 3-2014-019744 del 11de Noviembre de 2.014,
la Oficina de Control Interno presentó al señor Superintendente Nacional de Salud el
Informe Final “Auditorías realizadas con Personal Propio (Funcionarios) de la
Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de su función de Inspección y
Vigilancia”, en el cual se hicieron las siguientes recomendaciones, las cuales fueron
evaluadas por la Oficina de Control Interno y plasmadas en el Informe denominado
“Seguimiento Recomendaciones Acogidas Implementación Acciones de Mejora”
del mes de Febrero de 2.015, identificado con NURC 3-2015-003295 del 20 de Febrero
de 2.015,en el cual estableció:
Se evidencia debilidad en el autocontrol de los formatos definidos en el Sistema de
Gestión de Calidad - Listado Maestro de Documentos; situación que evidencia una NO
Conformidad por incumplimiento a la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública
NTCGP 1000:2009, numeral 4.2.3 Control de los Documentos.
Conclusión: La Delegada de Supervisión Institucional acogiendo la recomendación
formulada por la Oficina de Control Interno, ajustó formatos como Auto de Visita, Acta de
Visita, Informe Preliminar, Informe Final y el de Plan de Desempeño.
Complementario a esto, aprovechando la capacitación realizada para la ejecución de las
Auditorias de aplicación de la Sentencia T-760, éstas se socializaron entre los
funcionarios de la Delegada los nuevos formatos a ser utilizados, brindando la instrucción
de la ruta de acceso dentro del Sistema Integrado de Gestión.
Igualmente, a los vigilados a los cuales se les remite los Informes Finales de Auditoria y
se les solicita la presentación de los Planes de Desempeño se les ha remitido el nuevo
Formato para su diligenciamiento de conformidad con el instructivo que lo acompaña.
Considerando el incumplimiento reiterativo en los términos establecidos para la
presentación de Informes de Visita (preliminar y final), se recomienda efectuar un análisis
de tiempos y movimientos coherentes con los procedimientos a construir o actualizar por
parte de la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, que permita
establecer objetivamente las actividades y tiempos del procedimiento y así presentar una
propuesta de ajuste a la Alta Dirección, que evite continuar con los incumplimientos
evidenciados y de esta manera mitigar las diferentes situaciones que se puedan generar
ante los vigilados del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Seguimiento efectuado por la Oficina de Control Interno a la recomendación antes
expuesta: La Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, ajustó sus
cronogramas de realización de visitas, con el fin de mejorar los tiempos en la elaboración
de informes preliminares y finales y evitar que se afecten los procesos; además para el
caso de las auditorías relacionadas con la Sentencia T-760, se ajustó el procedimiento
para su realización, se capacitaron nuevamente a los funcionarios que participarían en
ellas, se ajustaron los formatos utilizados y así mismo fueron socializados al interior de
la Delegada.
En cuanto al procedimiento de auditorías, la Superintendencia Delegada para la
Supervisión Institucional elevó solicitud a todas las Dependencias que dentro de sus
funciones está la de realizar auditoría, para que se realizara una reunión "con el fin de
establecer las necesidades y aspectos procedimentales, técnicos y normativos que lo
circunscriben, y de esta forma establecer un plan de trabajo institucional que permita
concertar un solo procedimiento para toda la entidad, que contemple los lineamientos
generales, políticas, instrumentos y actividades a ser implementados, así como la
definición de términos claros, precisos y apropiados para el desarrollo de estas
actividades".
f. Conclusiones
La Oficina de control Interno una vez efectuada el seguimiento a las dieciocho (18)
actividades a cumplir por la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional
durante el segundo semestre de la vigencia 2014, concluye que se cumple en cinco (5)
indicadores, incluidas las auditorias forenses, frente a las metas fijadas en el Plan Anual
de Gestión de la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional; situación
que afecta evaluaciones y seguimientos que frente al Plan Anual de Gestión se realicen
a esa área; más sin embargo, es preciso señalar, que se efectúan actividades que
permiten observar la gestión realizada por cuenta de la Delegada que ahora nos ocupa.
Del seguimiento practicado por la Oficina de Control Interno al Plan Anual de Gestión del
correspondiente al segundo semestre de la vigencia 2.014, se concluye la debilidad en
la planeación por parte de la Oficina Asesora de Planeación; en lo que respecta al
asesoramiento y acompañamiento que debe brindarse a las dependencias de la
Institución, evidenciado específicamente con la circunstancia de crear indicadores de
manera separada para cuando se presenta un solo producto como son las auditorías
integrales, ya que en salvo mejor concepto en contrario, en el sentir de la Oficina de
Control Interno, al tratarse de AUDITORIAS INTEGRALES, en la que por cada vigilado
se presenta un producto (Informe), debe ser evaluado con un solo indicador pudiendo
sugerirse Auditorías Integrales Programadas / Auditorías Integrales efectivamente
ejecutadas, independientemente de los componentes que en la ejecución de la auditoría
se realizan; situación que impacta de manera directa el Sistema de Control Interno en
la Entidad y el cumplimiento de metas de la Superintendencia Delegada Para la
Supervisión Institucional.
Igualmente, se pudo detectar, que a la fecha no se evidencia ningún tipo de
retroalimentación u observación producto del seguimiento que debe realizar la Oficina
Asesora de Planeación frente a los reportes generados mensualmente por la
Superintendencia Delegada Para la Supervisión Institucional a situación que fue
corroborada por la dependencia visitada en el momento de efectuar el seguimiento por
parte de la Oficina de Control Interno.
Incumplimiento de los tiempos establecidos dentro del Manual de Visitas, en lo que respecta a la
entrega de Informes Preliminares y Finales, ya que estos fueron remitidos al Vigilado en algunos
casos, superando los siete (7) meses, cuando lo establecido en el manual es de cinco (5) días
hábiles. Se reitera las conclusiones al respecto del Informe de auditoría Superintendencia
Delegada Para la Supervisión Institucional; situación que reitera la Oficina de Control Interno en
el literal anterior “Seguimiento Recomendaciones – Acciones de Mejora” mediante los Nurc 3-
2014-019200 y 3-2014-019744
g. Recomendaciones
La Oficina de Control Interno recomienda que la Superintendencia Delegada Para la
Supervisión Institucional solicite a la Oficina Asesora de Planeación el apoyo para que
se operen modificaciones hacia futuro en el Plan Anual de Gestión que se consideren
necesarias, para que actividades y productos guarden la debida coherencia y correlación
con las fórmulas que se dispongan para medir adecuada gestión de la Superintendencia
Delegada Para la Supervisión Institucional; para lo cual, es perentorio la Oficina Asesora
de Planeación se encuentra en condiciones de brindar el acompañamiento metodológico
respectivo para que los ajustes que se efectúen garanticen la coherencia necesaria en
el PAG.
Se recomienda a la Oficina Asesora de Planeación, mayor autocontrol de la información
presentada en el Informe de Ejecución del Plan Anual de Gestión, teniendo en cuenta
que este, en algunos casos, no es congruente con la realidad y que el informe de gestión
es un documento donde se pone en conocimiento de la opinión pública y organismos del
Estado; las actividades de la Administración ejecutadas durante un período de tiempo.
Por lo tanto, este documento deberá ser técnicamente elaborado, registrando las
acciones desarrolladas e indicando las fuentes y los alcances obtenidos, con la
referencia a documentos que posibiliten la constatación de los hechos descritos.
La recomendación apunta a que los informes publicados, cuenten además de cifras, con
datos que permitan evidenciar que si alguna actividad no se ejecutó, existieron
circunstancias para que ello ocurriera, cualquier que ella sea; y que en el caso de
cumplimiento, pueda de manera breve informarse los logros alcanzados.
Dar cumplimiento a los tiempos establecidos en el Manual de Visitas, para la remisión
de Informes Preliminares y Finales. En este punto consideramos oportuno recomendar,
cumplir y hacer cumplir los términos establecidos en los procedimientos, no solo por el
auditor en su obligación de presentar tanto informes preliminares como finales, sino de
cada uno de los funcionarios que intervienen en desarrollo del proceso auditor
(Directores, Superintendentes Delegados, entre otros).
6.4 SUPERITENDENCIA DELEGADA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
De acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Gestión que se encuentra publicado
en la página web de la Entidad (modificación de Octubre de 2014), se tienen establecidas
actividades sobre las cuales, la Oficina de Control Interno, efectúo medición de la gestión
de esa Superintendencia Delegada; para lo cual se presentan los márgenes de
cumplimiento junto con las observaciones que permitan ilustrar a la Alta Dirección
respecto de las actividades programadas para el segundo semestre de la vigencia 2014.
PRODUCTO NOMBRE DEL INDICADOR
FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Procesos administrativos
adelantados
Realizar segundo diagnóstico de los
procesos administrativos (con Siad y sin Siad) por
incumplimiento a las normas del SGSSS
recibidos de las Delegadas de
Atención en Salud, Recursos Económicos
y Protección al Usuario
No. de procesos administrativos
diagnosticados / No. de procesos
administrativos recibidos
Adelantar procesos administrativos e
imponer las medidas a que haya lugar por el incumplimiento a
las normas del SGSSS.
X
En cuanto a este indicador la
Superintendencia Delegada de Procesos
Administrativos NO CUMPLE, por cuanto obtuvo una ejecución
del 73% de lo programado durante el
Semestre Julio-Diciembre de 2.014,
cuando la meta era del 100%
Responder derechos de
petición y requerimientos de organismos
de control, Congreso de la
República y Corte
Constitucional
Trámite de Derechos de petición,
requerimientos de organismos de
control, Congreso de la República y Corte
Constitucional
No. de derechos de petición y
requerimientos contestados / No. de derechos de petición
y requerimientos recibidos
Responder derechos de petición y
requerimientos de organismos de
control, Congreso de la República y Corte
Constitucional
X
Se evidencio
cumplimiento de la
meta, según lo
programado en el PAG
para la Vigencia 2014
Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos
Despacho Superintendente Nacional de Salud
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
En este acápite, se precisa que la evaluación de la Oficina Asesora de Planeación
coincide con lo evaluado por la Oficina de Control Interno en este informe.
a. Seguimientos de Auditorías en la vigencia 2014
Mediante memorando NURC 3-2014-011111 del 16 de julio de 2.014 se presenta el
Informe Final de la Auditoría practicada a la Superintendencia Delegada de Procesos
Administrativos en el cual se solicitó las acciones correctivas o Plan de Mejoramiento.
Con memorando NURC 3-2014-011775 del 23 de julio de 2.014 la Delegada de Procesos
Administrativos informa a la Oficina de Control Interno las acciones desarrolladas frente
a cada una de las conclusiones específicas y las recomendaciones propuestas.
En el Informe denominado “Seguimiento Recomendaciones Acogidas
Implementación Acciones de Mejora” del mes de Febrero de 2.015, evaluada la
anterior recomendación, la Oficina de Control Interno estableció, respecto de las
siguientes recomendaciones lo siguiente:
1. Dar el impulso procesal pertinente y en forma inmediata, respecto de los
Recursos de la Vía Gubernativa –Artículo 52 de la Ley 1437 de 2.011.
Se evidenció que la Delegada de Procesos Administrativos ha realizado una serie de
actividades, que no han permitido la caducidad de los procesos, materializando la
recomendación que la Oficina de Control formuló.
2. Implementar un plan de choque, mediante la contratación de personas naturales
o jurídicas expertas en la materia.
Para realizar esta acción de mejora, se elaboró el proyecto de inversión para el año
2.015, que se encuentra en el “BANCO DE PROYECTOS DE INVERSION NACIONAL”
del Departamento Nacional de Planeación, denominado "Diseño implantación e
implementación del Sistema Nacional de Inspección, Vigilancia y Control para el Sistema
General de Seguridad Social En Salud"., en el producto “Investigaciones
administrativas”, en el cual una parte de los recursos del mismo, se encuentra asignada
una partida a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos.
Actualmente Superintendencia Delegada solicitó cotizaciones y se encuentra a la espera
de las mismas para elaboración de estudio de mercado y estudios previos de
contratación con el fin de adelantar un proceso de licitación pública.
Los avances se informaron mediante memorando 3-2015-004423 del 09 de marzo de
2.015, a la Oficina Asesora de Planeación.
b. Conclusiones
Respecto a este indicador la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos
obtuvo una ejecución del 73% de lo programado durante el Semestre Julio-Diciembre de
2.014.
6.5 SUPERITENDENCIA DELEGADA PARA LAS MEDIDAS ESPECIALES
Conforme al Decreto 2462 de 2.013, la Superintendencia Delegada Para las Medidas
Especiales, se encuentra conformada por dos (2) Direcciones; Dirección de Medidas
Especiales para Entidades Administradoras de Planes de Beneficios, Dirección de
Medidas Especiales para Prestadores de Servicios y las Entidades de Orden Territorial.
De acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Gestión que se encuentra publicado
en la página web de la Entidad (modificación de Octubre de 2014), se tienen establecidas
actividades sobre las cuales, la Oficina de Control Interno, efectúo medición de la gestión
de esa Superintendencia Delegada; para lo cual se presentan los márgenes de
cumplimiento junto con las observaciones que permitan ilustrar a la Alta Dirección
respecto de las actividades programadas para el segundo semestre de la vigencia 2014.
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Entidades con intervención o
medida especial adoptada
No. de entidades con intervención forzosa o medida especial/No. de entidades que de
acuerdo con el análisis de riesgos deben ser
sujetos de alguna medida
Realizar tomas de posesión a las entidades a las que se le ordena la
intervención forzosa administrativa para
administrar o liquidar o intervención técnico
administrativa Adoptar los planes de acción que desarrollan las medidas especiales
X
En el segundo semestre de la vigencia de 2014, se realizaron dos (2) tomas de posesión de entidades a las cuales
se les ordeno intervención (E.S.E. Federico Lleras Acosta – con
Resolución No. 1690 de Septiembre de 2014 y Clínica Montería –
Resolución No. 2319 de Octubre de 2014).
Informe integral por vigilado bajo
medida especial, utilizando como
insumo informes de Circular Única,
informes interventor,
Contralor y SISPRO
No. de informes integrales por entidad
bajo medida realizada/No. de entidades bajo
medida en el periodo
Realizar seguimiento a las medidas adoptadas y
a la gestión de los Agentes interventores,
liquidadores y Contralores
X
En el segundo semestre de la vigencia de 2014, se programó realizar la
actividad en el mes de Agosto, esta se realizó a veintinueve (29) entidades bajo intervención de treinta y ocho (38) intervenidas; ascendiendo el
porcentaje de cumplimiento al 76%, del 100% programado. Lo anterior
tiene fundamento en el hecho de que los vigilados no reportan la
información necesaria para efectuar los seguimientos, o la cargan de forma
extemporánea limitando el ejercicio de seguimiento de la Delegatura. Debe señalarse, que en el mes de Diciembre de 2014, se efectuó un
reporte de seguimiento adicional de seguimiento a la gestión de los
Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales
Dirección de Medidas Especiales para Entidades Administradoras de Planes de Beneficios
Dirección de Medidas Especiales para Prestadores de Servicios y las Entidades de Orden Territorial
Despacho Superintendente Nacional de Salud
Agentes Interventores, el cual conforme al (P.A.G) no estaba
programado
Acuerdos de Reestructuración aprobados y con
seguimiento.
No. de solicitudes de acuerdo de
reestructuración evaluados/No. de
solicitudes de acuerdo de reestructuración
presentados durante el bimestre
Evaluar las solicitudes de aceptación de acuerdo de reestructuración y realizar seguimiento a
los planes presentados.
x
Esta actividad no se ha realizado, en la medida de que no se han allegado a la
Delegatura de Medidas Especiales solicitudes de este tipo, al menos en
las dos (2) últimas vigencias. Debiendo precisar, que la actividad se mantiene en el Plan Anual de Gestión (P.A.G.), en razón a que el Decreto 2462 de
2013, asigna la función a esta dependencia misional
Propuesta de adopción, prórroga,
modificación o levantamiento de
medidas especiales
No. de propuestas presentadas de
acuerdo al análisis realizado de adopción prórroga, modificación
o levantamiento de medidas especiales/
No. de entidades bajo medida
Analizar el riesgo de las entidades bajo medida.
x
Como evidencia de la ejecución de la actividad, se solicitaron las solicitudes de prórroga a intervención, y análisis de las mismas presentados mediante Memorias Justificativas y Concepto,
de las siguientes entidades bajo medida de intervención:
*Prorroga UBA Nuestra señora del Carmen E.S.E.
*Prorroga E.S.E. Eduardo Santos Municipio de Itsmina Chocó
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
Para el tercer y cuarto trimestre de la vigencia de 2014, el informe de la Oficina Asesora
de Planeación, en lo que refiere a la actividades de “Realizar seguimiento a las medidas
adoptadas y a la gestión de los Agentes interventores, liquidadores y Contralores”,
“Realizar Tomas de posesión a las entidades a las que se les ordena la intervención
forzosa administrativa para administrar o liquidar o intervención técnico administrativa”,
las cifras allí contenidas, corresponden a las reportadas por el área misional.
Respecto la restante actividad, esto es, “Evaluar las solicitudes de aceptación de acuerdo
de reestructuración y realizar seguimiento a los planes presentados”, no hubo
pronunciamiento por parte de la Oficina Asesora de Planeación, en la medida que esa
dependencia decidió priorizar actividades, en este caso no efectuando seguimiento a la
cual se hace mención.
b. Seguimiento a Recomendaciones de auditorías del 2014
En seguimiento realizado al proceso denominado “Seguimiento a informes presentados
por Agentes Interventores, Liquidadores y Contralores”, para el mes de Septiembre la
Oficina de Control Interno al realizar ejercicio de seguimiento, elevo la siguiente
recomendación:
“Si se considera oportuno y pertinente, se modifique lo exigido en circular Única por la
Superintendencia Nacional de Salud; en el sentido de que el componente jurídico de
los informes de los interventores, liquidadores y contralores, no solo se circunscriba a
cuantificar acciones judiciales ordinarias y el valor de sus pretensiones, sino otros
aspectos que pueden resultar relevantes como es el oportuno tramite de las
actuaciones que esos procesos jurídicos exige, tales como notificaciones,
contestaciones, impugnaciones de providencias de tramite e interlocutorias,
alegaciones de conclusión etc., aunado, al análisis del agotamiento de los procesos
precontractuales, contractuales y pos contractuales que la entidad intervenida deba
agotar, ya que de este análisis, en nuestro concepto es que se puede inferir si la gestión
jurídica del Agente Interventor designado ha sido eficiente, efectiva y eficaz”.
Al respecto debe mencionarse, que la Delegada de Medidas Especiales en reunión de
conciliación del informe, manifestó estar de acuerdo con la misma, emprendiendo a futuro
las acciones pertinentes para materializarla, aspecto, este que será objeto de valoración
en ejercicios de seguimiento a recomendaciones a efectuar, en la presente vigencia de
2015 por parte de la Oficina de Control Interno.
c. Conclusiones
Se concluye que la Superintendencia Delegada de Medidas Especiales, de las cuatro (4)
actividades objeto de seguimiento, en tres de ellas obtuvo los márgenes de cumplimiento
programados, no siendo así para la actividad de “Realizar seguimiento a las medidas
adoptadas y a la gestión de los Agentes interventores, liquidadores y Contralores”, al no
obtener el porcentaje de cumplimiento programado del 100%, siendo este del 76%,
debido a las causas expuestas en la columna de observaciones del seguimiento que por
este se reporta.
d. Recomendaciones
Que de los informes de seguimiento que efectúe y dé a conocer la Oficina Asesora de
Planeación, se pronuncie la Delegatura en los términos que se concedan para ello,
señalando si las cifras allí incorporadas corresponden a los valores suministrados por
estas, con el objeto, la información que se consolide sea veraz, y puedan reportarse
porcentajes de cumplimiento ajustados a la realidad.
Se recomienda ajustar la programación del Plan Anual de Gestión, en lo referente a la
actividad de “Realizar seguimiento a las medidas adoptadas y a la gestión de los Agentes
interventores, liquidadores y Contralores”, teniendo en cuenta las vicisitudes que se
puedan presentar, en especial, al no reporte de información o carga extemporánea de
esta por parte de los vigilados, permitiendo cumplir las metas en los porcentajes que se
defina para esos efectos.
6.6 SUPERITENDENCIA DELEGADA PARA LA FUNCIÓN JURISDICCIONAL Y DE
CONCILIACIÓN
De acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Gestión que se encuentra publicado
en la página web de la Entidad (modificación de Octubre de 2014), se tienen establecidas
actividades sobre las cuales, la Oficina de Control Interno, efectúo medición de la gestión
de esa Superintendencia Delegada; para lo cual se presentan los márgenes de
cumplimiento junto con las observaciones que permitan ilustrar a la Alta Dirección
respecto de las actividades programadas para el segundo semestre de la vigencia 2014.
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Prejornadas de Conciliación realizadas
Prejornadas de Conciliación
realizadas/Prejornadas de Conciliación programadas
Realizar Prejornadas de
Conciliación 2014 X
En el segundo semestre las Prejornadas que se tenía programado
realizar en los meses de Agosto y Octubre, no se realizaron, en atención
a la instrucción que diera sobre el particular el señor Superintendente
Nacional de Salud, obligando a la Delegatura a modificar su (P.A.G), por
solicitud que se hiciera mediante memorando NURC 3-2014-016462 de
fecha 18 de Septiembre de 2014.
Informe de la pre jornada de
Conciliación
Prejornadas de Conciliación con
informe/Prejornadas de Conciliación realizadas
Realizar informe de pre jornada de
Conciliación x
Al no realizar Prejornadas de Conciliación en el segundo semestre
no se presentaron informes.
Jornada de Conciliación
realizada
Jornadas de Conciliación realizadas/Jornadas de
Conciliación programadas
Realizar jornadas de Conciliación
2014 x
Mediante memorando NURC 3-2014-016462 de fecha 18 de Septiembre de 2014, se solicitó a la Oficina Asesora
de Planeación modificación del (P.A.G), reprogramando la jornada
faltante para el mes de Noviembre, la cual se realizó en la ciudad de Cali el Departamento del Valle del Cauca,
cancelando la programada para el mes de Agosto que se realizarla en la
ciudad de Ibagué Departamento del Tolima
Superintendencia Delegada Para la Función Jurisdiccional y de Conciliación
Despacho Superintendente Nacional de Salud
Tramites conciliatorios
surtidos
Solicitudes de Conciliación
atendidas/Total de Solicitudes de
Conciliación recibidas
Realizar análisis y tramites de las solicitudes de conciliación
x
Con el objeto de verificar el cumplimiento de esta actividad se escogieron en forma aleatoria diez
(10) solicitudes de conciliación De las anteriores solicitudes, se
evidenció que las mismas fueron tramitadas; en los términos
contenidos en la ley 640 de 2001
Informes de seguimiento a las
actas de conciliación suscritas
Total de informes al
cumplimiento de las actas
suscritas en un periodo y
con un mínimo
porcentual/Total de
informes programados en
un periodo
Realizar el
seguimiento a las
actas de conciliación
suscritas.
x
El informe de seguimiento a las actas
de conciliación suscrita se presentó
según lo programado, el día 31 de
Diciembre de 2014.
Actividades de socialización de la
función de conciliación
desarrollada.
Total de socializaciones desarrolladas/Total de
socializaciones programadas
Realizar actividades de socialización
X
La actividad de socialización se desarrolló desde el mes de Febrero de
2014, culminando en el mes de Diciembre del mismo año, con la
entrega del producto final del proyecto de inversión que se estaba ejecutando con la firma DERSOCIAL conforme a lo
programado.
Autos y fallos y oficios de respuesta
ilustrativa
Número de solicitudes tramitadas en el mes/número de
solicitudes recibidas en el mes
Surtir el proceso jurisdiccional de la
Supersalud X
Conforme a la verificación realizada, se pudo evidenciar, que de los seis (6) meses que componen el segundo
semestre de la vigencia de 2014, en tres (3) de ellos se cumplió la meta
establecida del 70%, esto es Septiembre, Noviembre y Diciembre; y
en los tres restantes Julio, Agosto y Octubre no se cumplió la meta
establecida. De lo anterior se puede observar que finalizando la vigencia, en los meses de Noviembre y Diciembre la producción de la Delegatura aumento
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
Al respecto, debe mencionarse que en lo atinente a la actividad de “Realizar Prejornadas
de conciliación en el 2014”, esta actividad allí no está contenida en el informe de la
Oficina Asesora de Planeación para el tercer trimestre de 2014, debido a que bajo el
criterio de esta dependencia, se priorizaron las actividades y algunas se descartaron,
como la que ahora se enuncia.
De otro lado, debe mencionarse que en el informe de la Oficina Asesora de Planeación
del tercer trimestre se encuentra la actividad denominada “Relación de evacuación de
solicitudes finalizadas en el periodo -Surtir el proceso jurisdiccional de la Supersalud”,
actividad está que no está contenida en el Plan Anual de Gestión de esta Delegatura.
(Ver Versión de Octubre de 2014), aspecto que fue corregido en el borrador de informe
del cuarto trimestre, en la medida de que allí esa actividad no está incorporada.
En lo referente a las cifras que se reportan en el informe de la Oficina Asesora de
Planeación en su informe de tercer trimestre, se evidenció, que las mismas no son
congruentes con lo reportado por la delegada a la Oficina de Control Interno, ya que en
el documento se reportó como solicitudes allegadas (70), y tramitadas (70) para un
porcentaje de cumplimiento del 100%, reiterando que lo reportado por la Delegada a la
Oficina de Control Interno con ocasión del seguimiento que por este se presenta, se
indicó, que en el tercer trimestre se allegaron (327) solicitudes y se tramitaron (205) para
un porcentaje de cumplimiento del 63%, debiendo precisar que el indicador de gestión
es mensual, y que tal como ya se dijo en dos (2) meses no cumplieron la meta, y en uno
(1) si, discriminación que tampoco se encuentra allí contenida.
b. Seguimiento a Recomendaciones de auditorías y seguimientos del 2014
Respecto de las actividades que ejecuta la Superintedencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, se trae a colación recomendación que se elevara, en el
sentido de poder evidenciar a la ciudadania en general, actores del SGSSS y entes de
control, la importante labor que se ha efectuado en el marco de la circular 030 de 2013.
La recomendación expuesta al señor Superintendente Nacional de Salud fue la siguiente:
“Consideramos que la Circular Conjunta suscrita entre las dos entidades es un excelente
mecanismo para cumplir con la misión de la Institución que Usted lidera, sin embargo no
puede quedarse en abstracto, por lo que la recomendación de esta Oficina, si Usted lo
considera pertinente y conducente; es que se establezcan fechas puntuales a cada una
de las dependencias que conforme a las funciones asignadas por el Decreto 2462 de
2013 deben involucrarse en el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la
Entidad, para que en el transcurrir de la vigencia puedan presentarle informes de
cumplimiento de los compromisos adquiridos con la suscripción de la mencionada
Circular Conjunta.
Con estos insumos, podría la Superintendencia Nacional, el Ministerio de Salud y
protección Social o las dos (2) Entidades en conjunto, publicar en sus páginas web, los
resultados de esta gestión, en procura de evidenciar la labor que se viene realizando
para el cumplimiento de los objetivos de la Circular Conjunta que ahora nos ocupa, si
Usted y el Señor Ministro de Salud lo tienen a bien”.
Así las cosas, la Oficina de Control Interno en ejercicio del control posterior que le asiste,
procura el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la Entidad en el marco de la
Circular aludida, y de las metas y objetivos institucionales.
c. Conclusiones.
Se concluye que la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de
Conciliación, en la función de “Jurisdiccional” cumplió en tres (3) meses la meta
propuesta y en tres (3) no, y en lo concerniente a la función de “Conciliación”, han
realizado las actividades propuestas, en las fechas programadas; debiendo precisar, que
el área misional, en lo que respecta a la función de Jurisdiccional, ha sido consiente que
por algunos factores como el trámite operativo secretarial, así como el sustancial de los
procesos, no se puede prever, un cumplimiento del 100% al impulsar la totalidad de
procesos mensualmente en los cuales ha avocado conocimiento, definiendo para la
vigencia de 2015 porcentajes de cumplimiento en un 70%.
d. Recomendaciones
Se recomienda que en los indicadores de gestión que a futuro se diseñen, se tengan en
cuenta la totalidad de trámites secretariales y de sustanciación de los procesos al
ejecutar la función Jurisdiccional, para efectos de la medición de su gestión, aspectos
estos, los cuales son necesarios para el desarrollo de las funciones asignadas y del
cumplimiento de los fines y cometidos de la Superintendencia Delegada.
Que de los informes de seguimiento que efectúe y dé a conocer la Oficina Asesora de
Planeación, se pronuncie la Delegatura en los términos que se concedan para ello,
señalando si las cifras allí contenidas corresponden a las reportadas, con el objeto, la
información que se consolide sea veraz y puedan reportarse porcentajes de
cumplimiento ajustados a la realidad.
6.7 SECREARÍA GENERAL
Mediante Decreto 2462 del 7 de Noviembre de 2013, se modificó la estructura de la
Superintendencia Nacional de Salud, la cual en el artículo No. 5, numeral No. 8, detalla
la estructura de Secretaria General, la cual quedó conformada por Dos Grupos a su cargo
(Notificaciones y Talento Humano) y Dos (2) Subdirecciones (Administrativa y
Financiera); así mismo se crearon Grupos Internos de Trabajo mediante Resolución No.
0180 del 17 de Enero de 2014, a los que se asignaron funciones y Coordinadores.
De acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Gestión que se encuentra publicado
en la página web de la Entidad (modificación de Octubre de 2014), se tienen establecidas
actividades sobre las cuales, la Oficina de Control Interno, efectúo medición de la gestión
de la Secretaria General; para lo cual se presentan los márgenes de cumplimiento junto
con las observaciones que permitan ilustrar a la Alta Dirección respecto de las
actividades programadas para el segundo semestre de la vigencia 2014.
Despacho Superintendente Nacional de Salud
Secretaria General
Grupo Presupuesto
Grupo Tesorería
Grupo Contabilidad
Grupo Cartera
Subdirección Administrativa
Subdirección Financiera
Grupo de Contratación Bienes y Servicios
Grupo Recursos Físicos
Grupo Gestión Documental
Grupo Correspondencia
Grupo Notificaciones
Grupo Talento Humano
GRUPO DE TALENTO HUMANO
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Administración del talento
humano
No registra fórmula
Medir el impacto de las actividades realizadas de
administración del personal*
X
De conformidad con las evidencias aportadas por el Grupo de Trabajo de Talento Humano de la
Secretaría General, Informe y Correo de reporte a la Oficina Asesora de Planeación, se concluye
que el Grupo e Talento Humano CUMPLIÓ con la meta programada.
La Oficina Asesora de Planeación en el Informe Preliminar de Ejecución Plan Anual de Gestión
Cuarto Trimestre 2014, omitió incluir lo correspondiente a esta actividad.
(*) Actividad enlazada al indicador “Informe resultados evaluación de desempeño laboral”
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
En desarrollo del seguimiento, se procedió a examinar el reporte sobre la actividad en
cuestión que realizó el Grupo de Talento Humano a la Oficina Asesora de Planeación,
constatándose que mediante correo electrónico del 11 de Noviembre de 2.014, la Dra.
Elizabeth Ardila Guzmán, Profesional del Grupo de Talento Humano, remitió a los Dres.
Mayerline Ballesteros Arroyo y Henry Arcadio Lozano Córdoba, Profesionales de la
Oficina Asesora de Planeación la información correspondiente a la ejecución del Plan
Anual de Gestión del mes de Octubre 2.014, relacionando el “Informe de resultados de
la Evaluación del Desempeño Laboral”.
Además, se verificó si el producto derivado de la actividad fue reportado en los Informes
de Ejecución del Plan Anual de Gestión del Tercer y Cuarto Trimestre de 2014,
presentados por la Oficina Asesora de Planeación y publicado en la página Web de la
Superintendencia Nacional de Salud5; de lo cual se evidencia que, en ninguno de los
documentos se reportó la ejecución de esta actividad.
No obstante que con Memorando NURC 3-2015-004050, suscrito por la Jefe de la Oficina
Asesora de Planeación, se remitió el Informe de Avance del PAG Cuarto Trimestre 2.014
y se plantea que se pueden efectuar comentarios sobre lo consignado en el mismo, La
Secretaría General - Grupo de Talento Humano no presentó ninguna observación sobre
la actividad analizada.
5 (http://www.supersalud.gov.co/supersalud/Default.aspx?tabid=91)
b. Conclusiones
Grupo de Talento Humano
Por lo anteriormente expuesto y revisadas las evidencias aportadas por el Grupo de
Talento Humano, se concluye que se CUMPLIÓ con la meta establecida para el mes de
Octubre de 2.014, por cuanto elaboró el Informe de Resultados de la Evaluación del
Desempeño Laboral realizada a 146 funcionarios de Carrera Administrativa, por el
período comprendido entre el 1° de Enero y el 30 de Junio de 2.014; resultado que fue
puesto en conocimiento de la Oficina Asesora de Planeación mediante correo electrónico
suscrito el 11 de Noviembre de 2.014.
No obstante lo anterior, en su momento el Informe se elaboró en una plantilla diferente
a la adoptada institucionalmente:
El Grupo de Talento Humano de la Secretaría General, presenta debilidad en
esquemas de Verificación a los Reportes de Autogestión reportados y presentados por
la Oficina Asesora de Planeación.
Oficina Asesora de Planeación
De conformidad con el Decreto N°2462 del 7 de Noviembre de 2.013, dentro de las
funciones asignadas a la Oficina Asesora de Planeación está la de “Definir directrices,
metodologías, instrumentos y cronogramas para la formulación, evaluación, seguimiento
y capacitación de planes, programas y proyectos de la Superintendencia”. (Subrayado
fuera de texto).
El Mapa de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud,
adoptado mediante Resolución N°4086 del 19 de Diciembre de 2.014, carece del
contenido del procedimiento para la Implementación y Evaluación del Planes
Institucionales.
El Informe Preliminar de Ejecución Plan Anual de Gestión Cuarto Trimestre 2014,
registra:
“Los logros y/o resultados obtenidos incluyen el desarrollo de las actividades programadas para la vigencia
2014 y aprobadas por el Superintendente Nacional de Salud mediante la Resolución No. 2352 de 2013, y los
indicadores de medición de cada una de ellas.”
De lo anterior se concluye:
La Oficina Asesora de Planeación no preestableció ningún tipo de muestreo para
realizar el seguimiento a los indicadores y actividades registrados en el Plan Anual de
Gestión 2.014, por consiguiente, éste debe efectuarse a todos y cada uno de los
registrados en el Plan.
La Oficina Asesora de Planeación en el Informe de Ejecución Plan Anual de Gestión
Cuarto Trimestre 2014, no contempló la actividad “Medir el impacto de las actividades
realizadas de administración del personal” y por consiguiente se carece del respectivo
reporte de ejecución.
c. Recomendaciones
Después de efectuar seguimiento al indicador seleccionado del Plan Anual de Gestión
de la Secretaría General - Grupo de Talento Humano, la Oficina de Control Interno se
permite recomendar:
Al Grupo de Talento Humano se recomienda dar cumplimiento a lo establecido en el
Sistema Integrado de Gestión, en lo pertinente a la adopción de plantillas para la
elaboración de documentos.
En aplicación del Principio de Autocontrol, se recomienda al Coordinador del Grupo de
Talento Humano realizar verificación periódica a los instrumentos de Evaluación
Institucional presentados por la Oficina Asesora de Planeación, con el objeto de detectar
desviaciones y efectuar los correctivos oportunamente para evitar omisiones e
inconsistencia en la información suministrada respecto a las actividades bajo su
responsabilidad.
A la Oficina Asesora de Planeación se recomienda que como responsable de definir las
directrices y metodologías para la evaluación y seguimiento del Plan Anual de Gestión
de la Superintendencia Nacional de Salud, debe dar prioridad al diseño, adopción y
socialización de un procedimiento que brinde herramientas y parámetros estandarizados
para el Seguimiento y Evaluación de los Planes Anuales de Gestión adoptados y
ejecutados por la Entidad.
GRUPO DE NOTIFICACIONES
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Actos Administrativos Notificados Tasa - y
demás actos de competencia
No. de Actos Administrativos
Notificados / Total de Actos recibidos para
notificar
Notificar de acuerdo a la parte resolutiva y
a la normatividad vigente, los actos administrativos
expedidos por las diferentes
dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud
x
En cuanto a este indicador, el Grupo de Notificación NO
CUMPLE, por cuanto obtuvo una ejecución del 84% de lo
programado durante el Semestre Julio-Diciembre de 2.014, cuando la meta era del
100%
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
En cuanto al indicador del Grupo de Notificaciones se pudo evidenciar que lo plasmado en dicho Informe no coincide con lo realmente ejecutado, respecto de la cantidad total analizada reportada por la dependencia evaluada versus cantidad total evaluada en los informes dela Oficina Asesora de Planeación. No obstante, de acuerdo a los resultados porcentuales se coincide que la dependencia evaluada NO CUMPLE.
Respecto a este indicador el Grupo de Notificaciones obtuvo una ejecución del 84% de
lo programado durante el Semestre Julio-Diciembre de 2.014, de lo programado lo cual
era el 100%.
b. Conclusiones
En cuanto al Grupo de Notificaciones, la Oficina de Control Interno estableció, conforme
al análisis de la muestra, que la mayoría de actos administrativos recibidos al final del
mes se notifican en el mes siguiente, evidenciando que el indicador establecido
actualmente no es el adecuado y, para efecto de medir la Efectividad siempre presenta
dificultades.
Además, se estableció que en el Tercer Trimestre presenta un porcentaje de realización
de 190,5%, casi el doble de la meta del 100% y, en el Cuarto Trimestre presentó un 69%,
muy por debajo de la meta, lo que significa que la sumatoria de los dos trimestres arroja
un 84%, estableciéndose que la actividad del Tercer Trimestre mejora el comportamiento
del Cuarto Trimestre, situación que evidencia que el indicador está mal diseñado y se
debe corregir, en razón a la naturaleza de la actividad y del volumen de actos
administrativos que debe notificar.
c. Recomendaciones
En lo referente al indicador del Grupo de Notificaciones, y con base en la conclusión anterior, la Oficina de Control Interno recomienda al Grupo de Notificaciones rediseñe el indicador y establezca uno que refleje realmente la actividad y que se pueda establecer realmente el factor de EFICACIA. En el diseño del nuevo indicador, además, es importante tener en cuenta que en el
proceso de notificación de actos administrativos, se debe dar cumplimiento a términos y
procedimientos establecidos en normas internas de la Superintendencia Nacional de
Salud –Resoluciones Nos. 1212 de 2007, 3140 de 2.011 y 4086 de 2014-, en
concordancia con la Ley 1437 de 2.011, Código de Procedimiento Administrativo y delo
Contencioso Administrativo –CPACA
SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Administración de Cartera
Recaudo reportado por la Entidad Financiera /
Recaudo registrado en las aplicaciones dispuestas
para su control
Validar el registro del recaudo frente a lo
reportado por la Entidad Bancaria a través de Tesorería
X
El Grupo de Cartera – Subdirección Financiera, de
acuerdo a lo evidenciado por la Oficina de Control Interno
CUMPLIO con la actividad programada.
Número de requerimientos de
información formulados por los vigilados / Número
de requerimientos resueltos
Responder oportunamente a los
requerimientos de información
formulados por los vigilados a través de
los medios de comunicación
dispuestos por la Superintendencia
(SUPERCORP – LOTUS)
X
Se evidencio por parte de la Oficina de Control Interno, de acuerdo a los soportes presentados, que el Grupo de Cartera – Subdirección
Financiera CUMPLIO con la actividad planteada.*
Estados Financieros Consolidados
(Partidas Conciliatorias Depuradas / Partidas
Conciliatorias Presentadas) * 100
Coordinar y controlar el registro contable
de los hechos económicos de la
Entidad en condiciones de
calidad y oportunidad
X Se CUMPLIO, con la meta
programada para la Vigencia 2014.**
12 Informes Contables Presentados
Elaborar y presentar Estados Financieros
oportunamente X
Se CUMPLIO, parte del Grupo de Contabilidad de la Subdirección Financiera, la
actividad planteada de acuerdo a lo evidenciado, por la Oficina de Control
Interno.
Pagos de las Obligaciones Financieras
Oportunamente
Total de Obligaciones mensuales pagas oportunamente/Sobre el total de obligaciones recibidas para pago
Realizar el pago y recaudo de recursos financieros
X
Según lo evidenciado por la Oficina de Control Interno, el Grupo de Tesorería-Subdirección Financiera NO CUMPLIO, la actividad.
Despacho Superintendente Nacional de Salud
Secretaria General
Subdirección Financiera
Grupo Presupuesto Grupo Tesorería Grupo Contabilidad Grupo Cartera
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
De acuerdo al Informe de Ejecución del Plan Anual de Gestión del Tercer y Cuarto
Trimestre de 2014, presentado por la Oficina Asesora de Planeación y publicado en la
página Web de la Superintendencia Nacional de Salud, se evidencio por parte de la
Oficina de Control Interno, para las actividades de la Subdirección Financiera:
De la muestra seleccionada, para el seguimiento del Plan Anual de Gestión de la
Subdirección Financiera, se evidenció que en el Informe de Ejecución del Plan Anual de
Gestión, del segundo semestre, no se encuentra el registró de Dos (2) actividades, la
primera corresponde al Grupo de Contabilidad, Coordinar y controlar el registro contable de
los hechos económicos de la Entidad en condiciones de calidad y oportunidad y la segunda al
Grupo de Tesorería, Realizar el pago y recaudo de recursos financieros.
Para la actividad del Grupo de Cartera, Validar el registro del recaudo frente a lo reportado
por la Entidad Bancaria a través de Tesorería, se evidenció en el Informe de Ejecución del
Plan Anual de Gestión del Tercer Trimestre, que lo ejecutado se encuentra expresado
en términos monetarios, lo cual difiere del Plan Anual de Gestión aprobado, en el cual se
encuentra determinado en valor porcentual, lo cual también fue evidenciado en la
actividad, Responder oportunamente a los requerimientos de información formulados por los
vigilados a través de los medios de comunicación dispuestos por la Superintendencia
(SUPERCORP – LOTUS), del mismo Grupo.
Se observó por parte de la Oficina de Control Interno, diferencias entre lo reportado por
la Subdirección Financiera a la Oficina de Planeación, y el Informe de Ejecución del Plan
Anual de Gestión del Cuarto Trimestre, publicado en la página Web, ya que en la
actividad Responder oportunamente a los requerimientos de información formulados por los
vigilados a través de los medios de comunicación dispuestos por la Superintendencia
(SUPERCORP – LOTUS), el primero reporto mediante correo electrónico cumplimiento del
100% de la actividad, y en el segundo se informó ejecución del 67% de lo programado.
b. Seguimientos de Auditorías en la vigencia 2014
Respecto a este acápite, la Oficina de Control Interno de acuerdo a las cifras reportadas
por esta dependencia en las actividades verificadas, en esta oportunidad no hace
mención, respecto de una recomendación que se elevara con ocasión de ejercicios de
seguimiento o auditoria a la gestión.
c. Conclusiones
La Oficina de Control Interno, de acuerdo a lo evidenciado en el seguimiento realizado
al Plan Anual de Gestión, de la Subdirección Financiera, Segundo Semestre del 2014
puede concluir:
El Grupo de Cartera – Subdirección Financiera, cumplió con la actividad Responder
oportunamente a los requerimientos de información formulados por los vigilados a través de los
medios de comunicación dispuestos por la Superintendencia (SUPERCORP – LOTUS), sin
embargo, es de aclarar que el Grupo de Cartera se creó mediante Resolución No. 00180
del 17 de Enero del 2014, consecuencia del rediseño institucional, aprobado mediante
Decreto 2462 de Noviembre de 2013.
De acuerdo a lo anterior, la Oficina de Control Interno, observó durante la verificación del
seguimiento que para la actividad Responder oportunamente a los requerimientos de
información formulados por los vigilados a través de los medios de comunicación dispuestos por
la Superintendencia (SUPERCORP – LOTUS), la información se recolectaba de forma
manual, ya que solo hasta el mes de Diciembre fueron aprobados mediante Resolución
No. 4086 del 19 de Diciembre de 2014, los procesos y procedimientos, así como los
formatos para el Grupo de Cartera, lo que dificultaba la consolidación de la información
para el reporte a la Oficina Asesora de Planeación, referente a la ejecución del Plan
Anual de Gestión, lo que no impidió que se realizará el debido reporte.
El Grupo de Contabilidad – Subdirección Financiera, CUMPLIO con la Actividad Coordinar
y controlar el registro contable de los hechos económicos de la Entidad en condiciones de calidad
y oportunidad, para la cual tenía como meta anual del 100% y una mensual del 10%, sin
embargo en los meses Julio, Agosto, Septiembre, Noviembre y Diciembre, no se ejecutó
lo programado, según lo expuesto por la Coordinadora del Grupo de Contabilidad, ya
que se inició la vigencia 2014 con 26 partidas conciliatorias, de las cuales en el primer
semestre del 2014 se depuraron Veintidós (22), quedando pendiente para el segundo
semestre Cuatro (4), las cuales solo se pudieron depurar hasta el mes de Octubre, estas
partidas hacían parte de la Cuenta de Tasa N°12603689757 de Bancolombia.
El Grupo de Tesorería – Subdirección Financiera, NO CUMPLIO con la actividad, Realizar
el pago y recaudo de recursos financieros, se evidencio por parte de la Oficina de Control
Interno, de acuerdo a la meta mensual del 100%, que para los meses de Septiembre,
Octubre y Noviembre de 2014, no se dio cumplimiento a la meta, ya que no se realizó el
pago de la totalidad de las obligaciones a pagar en los meses anteriormente
mencionados, lo cual fue evidenciado en el reporte del avance del Plan Anual de Gestión,
reportado a la Oficina Asesora de Planeación.
De otra parte, se evidencio en algunos casos que la información reportada a la Oficina
Asesora de Planeación, en este caso por la Subdirección Financiera, no corresponde
con lo reportado en el Informe de Ejecución del Plan Anual de Gestión Cuarto Trimestre,
publicado en la página Web de la Entidad, sin embargo mediante memorando Nurc No.
3-2015-004050, suscrito por la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, se remitió el
Informe de Avance del PAG Cuarto Trimestre 2.014 (Preliminar) y se plantea que se
pueden efectuar comentarios sobre lo consignado en el mismo, La Subdirección
Financiera - Grupo de Cartera no presentó ninguna observación sobre la actividad
analizada.
d. Recomendaciones
Teniendo en cuenta, las conclusiones de la Oficina de Control Interno, dentro del
Seguimiento al Plan Anual de Gestión, se recomienda:
A la Oficina Asesora de Planeación, al momento de realizar el Informe de Ejecución del
Plan Anual de Gestión, las actividades queden expresadas en los términos que fueron
aprobados en el Plan Anual de Gestión.
Se recomienda a la Subdirección Financiera, realizar la validación pertinente de lo
reportado por la Oficina Asesora de Planeación en el Informe de Avance del Plan Anual
de Gestión (Preliminar), cuando sea remitido para la revisión.
Igualmente se recomienda realizar actividades de autocontrol que permita cumplir con
las metas incorporadas en el Plan Anual de Gestión, recomendación derivada del
incumplimiento en lo que hace referencia a la actividad Realizar el pago y recaudo de
recursos financieros; que como se expuso no fue cumplida.
La actividad enunciada en el párrafo anterior no fue reportada por la Oficina Asesora de
Planeación en el informe de ejecución, situación a la que se reitera; se recomienda
estructurar acción correctiva, incorporando en el mencionado documento; la totalidad de
las actividades incorporadas en el Plan Anual de Gestión; y no una muestra de las
mismas, ya que circunstancias como las ahora mencionadas pueden presentarse; no
permitiendo a la Alta Dirección observar las desviaciones pertinentes.
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
GRUPO DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
PRODUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACIONES
Adquisición de bienes y servicios y obras públicas
de la entidad
No. de estudios de mercado y estudios previos con asesoría en el período/ Total de estudios de mercado y estudios previos recibidos en el grupo de Contratación de bienes y servicios
Revisar las fechas programadas y generar las alertas a cada una de las dependencias
X
Verificada la información IN SITU, con base en la información suministrada, se cumplió con el indicador en un 100%
Adquisición de bienes y servicios y obras públicas
de la entidad
No. de fechas cumplidas en el plan de contratación en el período /Total de fechas programadas en el período
Revisar las fechas programadas y generar las alertas a cada una de las dependencias
X
Verificada la información IN SITU, con base en la información suministrada, se cumplió con el indicador en un 100%
Adquisición de bienes y servicios y obras públicas
de la entidad
No. de modificaciones contractuales realizadas en el periodo/ Total de modificaciones contractuales solicitadas en el periodo
Realizar las modificaciones contractuales en el periodo
X
Verificada la información IN SITU, con base en la información suministrada, se cumplió con el indicador en un 100%
Adquisición de bienes y servicios y obras públicas de la entidad
No. de liquidaciones de contratos realizadas en el período/ Total de liquidaciones de contrato que se requieren en el periodo
Realizar los seguimientos para la liquidación en el periodo
X
Verificada la información IN SITU, con base en la información suministrada, se cumplió con el indicador en un 100%
Despacho Superintendente Nacional de Salud
Secretaria General
Subdirección Administrativa
Grupo de Contratación Bienes y Servicios
Grupo Recursos Físicos
Grupo Gestión Documental
Grupo Correspondencia
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
En este Grupo, la Oficina de Control Interno evaluó cuatro (4) indicadores, del Producto: “Adquisición de bienes y servicios y obras públicas de la entidad”, en los cuales verificada la información la información suministrada con base en la muestra seleccionada, se cumplió con los indicadores en un 100%. La Oficina de Control Interno, exalta el proceder del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, respecto del manejo de indicadores analizados, en razón a que por la naturaleza de la actividad y del volumen de procesos que adelanta esa dependencia, los mismos son dispendiosos, y se cumplió a cabalidad con los factores de EFICACIA Y EFICIENCIA.
b. Conclusiones
Respecto al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, durante el Semestre Julio-Diciembre de 2.014, cumplió con los indicadores en un 100%.
GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Servicios de Apoyo
Administrativo a la Entidad
Número de informes de seguimiento elaborados
Elaborar y hacer seguimiento a la
ejecución del Plan de adquisiciones
X
Este producto tiene una meta de (6) informes al año, los cuales se realizan en periodo bimensual. Se evidencia la elaboración de tres informes de presentaciones en Power Point en el segundo semestre, de la siguiente manera: Los informes son presentados a el Secretario General en agosto 2014-octubre 2014-diciembre 2014. Los informes se actualizan cada periodo e incluyen información contractual, que contiene el Plan de contratación 2014 ejecutado y por ejecutar, Plan de Contratación: distribución de funcionamiento e inversión, Desagregado de funcionamiento, desagregado de inversión, Porcentaje de participación por dependencia en el presupuesto.
No registra fórmula
Mantener actualizado el inventario de
elementos, equipos y bienes.
X
Este producto tiene el cumplimiento de una meta en Diciembre, para lo cual, El grupo de Recursos Físicos, elabora el Informe de almacén, el cual, incluye, entre otros temas, la medición de los inventarios de la Superintendencia Nacional de Salud, que para esta fecha presentó la actualización de: (301) inventarios por responsable y puesto de trabajo ubicados en el piso 6 y (193) inventarios por responsable y puesto de trabajo ubicados en el piso 7. En cuanto a los bienes inventariados la cantidad registrada fue de 5209, que corresponde a equipos de
cómputo (CPU, monitor, teclado, mouse), sillas, archivadores, mesas, impresoras, calculadoras y apoya pies. Este informe se envió mediante NURC 3-2015-002765 del 13 de febrero de 2015.
Conclusiones
Respecto al Grupo de Recursos Físicos, durante el Semestre Julio-Diciembre de 2.014,
cumplió con los indicadores tomados como muestra en un 100%.
GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Sistema integral de gestión
documental puesto en
producción y funcionando en la Superintendencia Nacional de Salud
Total avance implementación del sistema de
gestión documental /
Total del sistema de gestión
documental programado.
Implementar el sistema de
gestión documental en
la entidad
X
El Plan Anual de Gestión registra como Meta Anual el 100%, De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%. Con el fin de implementar el sistema de gestión documental en la Entidad, se efectuaron actividades mes a mes, de la siguiente manera: Julio: para el cumplimiento del indicador, se elaboraron dos informes: -Informe de Conformación de expedientes virtual de la serie de Contratos piloto del Grupo de Contratación. Se evidencia que este informe se envió mediante correo interno a la Coordinadora de Gestión Documental el 29/07/2014. El alcance de este informe es conformar expedientes virtuales en la herramienta Supercor para los contratos del 01 al 043 de 2.014. -Informe de Resultados – Pruebas de Usuario Supercor Web. El alcance de este informe es mostrar el desarrollo y resultado de las pruebas de usuario realizado por el Grupo de Gestión Documental sobre la versión web del Supercor. Agosto: Documento de alineación con el Sistema Integrado de Gestión de Calidad del Subsistema de Gestión Documental. Enviado mediante correo electrónico a la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental el 27/08/2014. Septiembre: Despliegue de objetivos del Subsistema Gestión Documental, alineado con el SIG / Programación de transferencias secundarias al Archivo General Nación / Programación de transferencias primarias al Archivo General Nación / Envío de tablas de valoración documental al Archivo General Nación. Transferencia primarias: 3-2014-016589 y Circular interna 009 de 2014 - Transferencia secundaria: 2-2014-100089 del 30-09-2014– Tablas Valoración Documental: oficio 2-2014-094129 del 17/09/2014 y Resolución 1860 de 2014. Noviembre: Se evidencia el Plan Gerencial subsistema de Gestión Documental alineado con el
SIG y verificación de recibos de transferencias primarias Correo Enviado : 5/12/2014 a la Coordinadora Grupo Gestión Recursos Físicos Diciembre: Se evidencia el Mapa de Riesgos del Proceso de gestión Documental y Correo Enviado: 5/12/2014 a la Coordinadora Grupo Gestión Recursos Físicos
Total archivo central
organizado / total archivo central
recibido
Desarrollar y organizar el
archivo central de SNS
X
Se evidencia que este indicador se cumplió en un 88%, por lo cual, no alcanzó la meta del 100%. Cabe aclarar, que Contratista Colvatel no reportó entregas en ejecución del Contrato No 515 de 2013 suscrito con la Superintendencia Nacional de Salud, en el periodo de Julio a Noviembre de 2014, por lo cual, el indicador muestra como resultado cero en este periodo. Resultado del Indicador En Diciembre 2014: 257/257=100%. Se realiza la entrega total del contratista en diciembre 2014, la cual, suma un total de 257 metros lineales. Total año= 1857 mts Meta Anual= 2.101 mts
Total archivo de gestión
organizado / total archivo de gestión
en áreas
Desarrollar y organizar el archivo de
gestión de SNS
X
Se evidencia que este indicador se cumplió en un 88%, por lo cual, no alcanzó la meta del 100%. De acuerdo a la verificación realizada este indicador no se cumplió al 100%, toda vez, que la meta anual era 510 mts y el total de archivo de gestión organizado a noviembre 30 de 2014 es: 452.2. Cabe precisar que en diciembre 2014, no se organizó el archivo de gestión.
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
La Oficina Asesora de Planeación para la Actividad Desarrollar y Organizar el Archivo
Central de SNS en el Informe de Ejecución del 3er Trimestre reportó un cumplimiento de
la actividad del 100%. Para el Cuarto Trimestre la Oficina Asesora de Planeación reporta
una ejecución de la Actividad del 33%.
Al promediar la ejecución de los dos trimestres evaluados (3er y 4to) nos arroja un 66%,
que no concuerda con los datos que el equipo auditor de la Oficina de Control Interno
recaudó en la verificación en sitio realizada en el Grupo de Gestión Documental.
Ahora bien, en lo que respecta a la Actividad Desarrollar y Organizar el Archivo de
gestión de SNS, la Oficina Asesora de Planeación reportó como ejecutado un porcentaje
de 100%, lo cual no encuentra concordancia con los datos suministrados como evidencia
por el Grupo de Gestión Documental al equipó de la Oficina de Control Interno, quien
como se expone en el cuadro que antecede determinó con aquella que ascendió a un
88%.
b. Conclusiones y Recomendaciones
La visita de campo efectuada al Grupo de Gestión Documental y la comparación del
informe de ejecución presentado por la Oficina Asesora de Planeación, nos permite
concluir que las dos (2) actividades incluidas en la muestra tomada antes relacionadas,
denominadas Desarrollar y Organizar el Archivo Central de SNS y Desarrollar y
Organizar el Archivo de gestión de SNS; no se cumplieron.
Ante incumplimiento evidenciado en los indicadores de las actividades programadas y
antes enunciadas, a la Oficina de Control Interno se le explicaron por parte del Grupo de
Gestión Documental las causas por las cuales no se cumplió con la meta del 100%, sin
embargo se recomienda tomar las acciones pertinentes por parte del Supervisor del
Contrato del Contratista Colvatel; y el Ordenador del Gasto de la Entidad, tomando las
medidas pertinentes, para que situaciones como las comentadas hacía futuro no se
vuelvan a presentar.
CONCLUSIONES GENERALES SECRETARÍA GENERAL
Con Memorando NURC 3-2015-004050, suscrito por la Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación, remitió el Informe de Avance del PAG Cuarto Trimestre 2014 y se plantea
que se pueden efectuar comentarios sobre lo consignado en el mismo. La Secretaría
General, no presentó ninguna observación sobre la actividad analizada.
RECOMENDACIONES GENERALES SECRETARÍA GENERAL
En aplicación del Principio de Autocontrol, se recomienda a los Coordinadores de los
Grupos Internos de la Secretaría General, realizar verificación periódica a los
instrumentos de Evaluación Institucional presentados por la Oficina Asesora de
Planeación, con el objeto de detectar desviaciones y efectuar los correctivos
oportunamente para evitar omisiones e inconsistencia en la información suministrada
respecto a las actividades bajo su responsabilidad.
Además de lo anteriormente expuesto, la Oficina de Control Interno, en relación con el
Grupo de Gestión Documental, cuyo desempeño en cuanto al cumplimiento de sus metas
depende en gran parte del actuar del Contratista Colvatel; reitera recomendación a
Secretaría General, como cabeza del grupo antes mencionado; y como Ordenador del
Gasto, para que con los informes que presente el supervisor del contrato en mención,
tome las medidas pertinentes, conforme a la normativa de contratación estatal vigente,
evitando de esta manera que los indicadores o metas propuestas en el Plan Anual de
Gestión se incumplan por el actuar de un tercero como el ya descrito.
6.8 OFICINA ASESORA JURÍDICA
De acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Gestión que se encuentra publicado
en la página web de la Entidad (modificación de Octubre de 2014), se tienen establecidas
actividades sobre las cuales, la Oficina de Control Interno, efectúo medición de la gestión
de esa Oficina Asesora; para lo cual se presentan los márgenes de cumplimiento junto
con las observaciones que permitan ilustrar a la Alta Dirección respecto de las
actividades programadas para el segundo semestre de la vigencia 2014.
PRODUCTO FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Suministro de información en materia
jurídica y respuesta a los Derechos de
petición
Total de solicitudes atendidas y derechos de
petición dentro de los términos legal/ Total de
requerimientos de información y derechos
de petición recibidos
Atender Peticiones conforme a lo dispuesto en el artículo 13
y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo
y de lo Contencioso Administrativo, requeridos por agentes internos a la Superintendencia, como
también externos.
X
Verificada la información IN SITU, con base en la información suministrada, se cumplió con el indicador evaluado
Actos Administrativos de recuperación de
cartera por concepto de multas, sanciones y tasa (Cobro Persuasivo, Mandamiento de Pago, Auto de Embargo, Auto
de Terminación del Proceso) y demás
actuaciones administrativas
conducentes al cobro de las obligaciones
Actos administrativos ejecutoriados/Total de actos administrativos
para cobro jurídico
Realizar el cobro persuasivo o por jurisdicción coactiva de la multas, sanciones, tasas pagos
o contribuciones de los diferentes actores del SGSSS
X
Verificada la información IN SITU, con base en la información suministrada, se cumplió con el indicador evaluado
Respuestas a los Despachos Judiciales y
Extrajudiciales
Total de respuestas atendidas a los despachos judiciales y extrajudiciales
dentro de los términos legales/ Total de requerimientos
solicitudes de respuesta recibidos por parte de los
despachos judiciales y extrajudiciales
Proyección de respuesta a los diferentes Despachos
Judiciales X
Verificada la información IN SITU, con base en la información suministrada, se cumplió con el indicador evaluado
Oficina Asesora Jurídica
Despacho Superintendente Nacional de Salud
Resoluciones de recursos atendidos
Actos administrativos proyectados (2 meses)/
Total de expedientes recibidos en el bimestre
Proyectar y resolver recursos de reposición y apelación
contra los actos administrativos proferidos por
el Superintendente y los relativos a la apelación
interpuesta contra los de los Superintendentes Delegados y
los recursos de tasa.
X
Verificada la información IN SITU, con base en la información suministrada, se cumplió con el indicador evaluado
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
Al realizar el comparativo del Informe de Ejecución del Plan Anual de Gestión,
correspondiente a los Trimestres III y IV del año 2.014, presentado por la Oficina Asesora
de Planeación y lo verificado por la Oficina de Control Interno, respecto de estos
indicadores se puede evidenciar que lo plasmado en dicho Informe no coincide con lo
realmente ejecutado por la Oficina Asesora Jurídica, para lo cual, específicamente en el
IV Trimestre se hacen las siguientes precisiones:
1. En el primer indicador: Producto: “Suministro de información en materia jurídica y
respuesta a los Derechos de Petición”, siendo responsable el Grupo Conceptos y Apoyo
Jurídico; el funcionario evaluador de la Oficina de Control Interno verificó el indicador IN
SITU, y con base en la información suministrada y mediante selección aleatoria de todos
los meses, estableció que se cumplió con el indicador en un 100%.
En este indicador, en el informe de Ejecución presentado por la Oficina Asesora de
Planeación, se indicó que no se cumplía con el 100% de la actividad, a pesar que la
dependencia remitió Memorandos con NURC Números 3-2015-004229 del 5 de Marzo
de 2.015 y 3-2015-005215 del 19 de Marzo de 2.015, en los cuales se aclaraba que
efectivamente si se había cumplido, siendo la respuestas al Derecho de petición un
número de 246 durante el Cuarto Trimestre mensualizado, por lo que ante las evidencias
aportadas en sitio, la Oficina de Control Interno da por cumplida esta actividad
incorporada en la muestra
2. En el Tercer indicador: Producto: “Respuestas a los Despachos Judiciales y
Extrajudiciales”, siendo responsable el Grupo de Defensa judicial, el porcentaje de
ejecución no corresponde a la Meta realizada, puesto que el porcentaje de ejecución no
es del 90% sino con una realización del 100%, y así lo verificó la Oficina de Control
Interno, por lo cual da por cumplida esta actividad.
3. En el cuarto indicador: Producto: “Resoluciones de recursos atendidos”, siendo
responsable el Grupo de Única y Segunda Instancia, se precisa que la Meta realizada y
el porcentaje de ejecución tiene un valor de 7%. El funcionario evaluador de la Oficina
de Control Interno verificó el indicador IN SITU, y con base en la información suministrada
y mediante selección aleatoria de todos los meses, estableció que se cumplió con el
indicador en un 100%.
b. Conclusiones
La Oficina Asesora Jurídica lleva internamente un control de actividades Bimestral, tanto
en el Grupo de Única y Segunda Instancia y Trimestral, en el caso del Grupo de Defensa
Judicial, control que identifica la actividad mensual, situación que se puede prestar a
confusión en el evento del reporte al Plan Anual de Gestión.
La Oficina Asesora Jurídica presenta un buen comportamiento durante el Segundo
Semestre de la vigencia 2.014, conforme a la programación y ejecución verificada,
cumpliendo con las metas propuestas, de lo cual se puede dar constancia por la visita
en sitio efectuada por el grupo de funcionarios de la Oficina de Control Interno.
c. Recomendaciones
En consideración a que en el Plan Anual de Gestión vigente para el año de 2.015 hubo
cambio en los indicadores y se aumentaron actividades, la Oficina de Control Interno,
con base en la anterior conclusión, respetuosamente recomienda a la Oficina Asesora
Jurídica se atienda a lo establecido en la meta de indicador que registra el Plan Anual de
Gestión, que para el caso de esa dependencia es mensual, independientemente que en
el Plan estén registradas “Metas Programadas por Trimestre”, implementando
Autocontrol que permita solicitar a la Oficina Asesora Jurídica realizar oportunamente
correcciones en caso que ello sea necesario.
6.9 OFICINA DE METODOLOGÍAS DE SUPERVISIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGOS
De acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Gestión que se encuentra publicado
en la página web de la Entidad (modificación de Octubre de 2014), se tienen establecidas
actividades sobre las cuales, la Oficina de Control Interno, efectúo medición de la gestión
de esa Oficina Asesora; para lo cual se presentan los márgenes de cumplimiento junto
con las observaciones que permitan ilustrar a la Alta Dirección respecto de las
actividades programadas para el segundo semestre de la vigencia 2014.
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Metodologías diseñadas
Metodologías e instrumentos diseñados /
Metodologías e instrumentos
programados para diseño en el período
Diseñar metodologías e
instrumentos para análisis de riesgos
X
De conformidad con las evidencias aportadas por la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos, como son
el Documento de Metodología y el Correo de reporte a la Oficina Asesora de Planeación,
se concluye que CUMPLIÓ con la meta programada; pero tiene inconsistencias en la
presentación de la Meta alcanzada por cuanto no adoptó los lineamientos
establecidos en el Procedimiento ASPD01 - Elaboración y Control de Documentos y
Registros.
La Oficina Asesora de Planeación en el Informe de Ejecución Plan Anual de Gestión Cuarto Trimestre 2014, omitió incluir este
indicador y la Meta cumplida, enunciándolo tan solo como otra actividad de gestión.
Fases realizadas para el diseño de
metodologías de análisis de riesgos / Fases programadas parar el diseño de metodologías de
análisis de riesgos
Realizar estudios técnicos para la elaboración de instrumentos y metodologías
para análisis de riesgos
X
De conformidad con las evidencias aportadas por la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos, como son el Correo y sus anexos con el cual reportó a
la Oficina Asesora de Planeación, se concluye que CUMPLIÓ con la meta programada; pero tiene inconsistencias en la presentación de las mismas considerando que no adoptó los
lineamientos establecidos en el Procedimiento ASPD01 - Elaboración y
Control de Documentos y Registros.
Metodologías e instrumentos diseñados /
Metodologías e instrumentos
programados para diseño en el período
Diseñar metodologías e
instrumentos para realizar
inspección, vigilancia y
control
X
La Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos, NO CUMPLIO, con la
Actividad programada en el Plan Anual de Gestión, del Segundo semestre 2014.
Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos
Despacho Superintendente Nacional de Salud
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
Actividad Diseñar metodologías e instrumentos para análisis de riesgos
En desarrollo del seguimiento, se procedió a examinar el reporte sobre las actividades
que realizó el Jefe de la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos a
la Oficina Asesora de Planeación, constatándose que mediante correo electrónico del 16
de Enero de 2.015, el Dr. Daniel Andrés Pinzón Fonseca remitió a la Dra. Olga Mireya
Morales Torres la información correspondiente a la ejecución del último trimestre 2.014
del Plan Anual de Gestión, relacionando para el mes de Noviembre 2.014 la “Metodología
para la elaboración de planes de gestión Integral del Riesgo” y para los meses de
Octubre a Diciembre los Estudios Técnicos realizados para la elaboración de
instrumentos y metodologías para el análisis de riesgos.
También, se verificó si los productos derivados de las actividades fueron reportados en
los Informes de Ejecución del Plan Anual de Gestión del Tercer y Cuarto Trimestre de
2014, presentados por la Oficina Asesora de Planeación y publicados en la página Web
de la Superintendencia Nacional de Salud6; de lo cual se evidenció que en ninguno de
los documentos se reportó la ejecución de la Metodología programada.
Actividad Diseñar metodologías e instrumentos para realizar inspección, vigilancia y control
Igualmente, en los Informe de Ejecución del Plan Anual de Gestión precitados, se pudo observar la ausencia de la ejecución de la actividad Diseñar metodologías e instrumentos
para realizar inspección, vigilancia y control, la cual estaba programada para el Cuarto Trimestre.
En respuesta al Memorando NURC 3-2015-004050, suscrito por la Jefe de la Oficina
Asesora de Planeación, el 9 de Marzo de 2.015 el Jefe de la Oficina de Metodologías de
Supervisión y Análisis de Riesgo, con Memorando NURC 3-2015-004484 aclara que lo
registrado como “Otras Actividades de gestión” en el Informe de Avance del PAG Cuarto
Trimestre 2.014, son un resumen e interpretación del informe de gestión y no incluyen
todas las actividades de la oficina acumuladas del PAG del año 2014 y menciona las
actividades que deben ser relacionadas en el informe.
La Oficina Asesora de Planeación, desatendió los requerimientos de ajuste presentados
por el Jefe de la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgo.
6 (http://www.supersalud.gov.co/supersalud/Default.aspx?tabid=91)
b. Conclusiones
Oficina Asesora de Planeación
La Oficina Asesora de Planeación en el Informe de Ejecución del Plan Anual de
Gestión Cuarto Trimestre 2014, no contempló la actividad “Diseñar Metodologías e
instrumentos para análisis de riesgos”.
Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgo
Actividades “Diseñar metodologías e instrumentos para análisis de riesgos” y
“Realizar estudios técnicos para la elaboración de instrumentos y metodologías
para análisis de riesgos”
Revisadas las evidencias aportadas por la Oficina de Metodologías de Supervisión y
Análisis de Riesgos, se concluye que se CUMPLIÓ con las metas establecidas, por
cuanto se diseñó la “Metodología para la elaboración de planes de gestión Integral del
Riesgo” y durante el Semestre en análisis, se elaboraron Estudios Técnicos para la
elaboración de instrumentos y metodologías para el análisis de riesgos; resultado que
fue puesto en conocimiento por la dependencia objeto de seguimiento a la de la Oficina
Asesora de Planeación, mediante correo electrónico del 16 de Enero de 2.015, suscrito
por el Dr. Daniel Andrés Pinzón Fonseca y remitido a la Dra. Olga Mireya Morales Torres.
Actividad “Diseñar metodologías e instrumentos para realizar inspección, vigilancia y control”
La Oficina de Metodología de Supervisión y Análisis de Riesgos, NO CUMPLE con la
actividad Diseñar metodologías e instrumentos para realizar inspección, vigilancia y control, al
momento de la verificación, los soportes evidenciados fueron dos presentaciones en
Power Point 1. Proyecto Informe y metodologías para el análisis del desempeño EPS
y 2. Proyecto Informe y metodologías para el análisis del desempeño IPS, las cuales
fueron presentadas al señor Superintendente Nacional de Salud, según lo informado
durante el seguimiento por el Jefe de la Oficina.
Sin embargo la Oficina de Control Interno, no evidenció la metodología debidamente
formalizada, y al momento de preguntar al Jefe de la Oficina de Metodología de
Supervisión y Análisis de Riesgos, su respuesta fue que el documento era confidencial,
lo que impidió evidenciar el cumplimiento de la actividad.
En lo que se refiere a documentación bajo reserva, debe tenerse en cuenta lo que señala la Ley sobre este particular:
Ley 1712 de 2014 "Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del Derecho de acceso a la información pública nacional y se Dictan otras disposiciones". Artículo 4. Concepto del derecho. En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la
información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. El acceso a la información solamente podrá ser restringido excepcionalmente. Las excepciones serán limitadas y proporcionales, deberán estar contempladas en la ley o en la Constitución y ser acordes con los principios de una sociedad democrática. (…) Artículo 28. Carga de la prueba. Le corresponde al sujeto obligado aportar las razones y
pruebas que fundamenten y evidencien que la información solicitada debe permanecer reservada
o confidencial. En particular, el sujeto obligado debe demostrar que la información debe
relacionarse con un objetivo legítimo establecido legal o constitucionalmente. Además, deberá
establecer si se trata de una excepción contenida en los artículos 18 y 19 de esta ley y si la
revelación de la información causaría un daño presente, probable y específico que excede el
interés público que representa el acceso a la información.
Por lo anteriormente expuesto, la Actividad Diseñar metodologías e instrumentos para
realizar inspección, vigilancia y control, se da por No Cumplida.
Por otra parte, la Oficina de Control Interno, evidencio que el Informe de Ejecución
Trimestral del Plan Anual de Gestión, publicado en la página Web de la Entidad, respecto
de la Oficina de Metodología de Supervisión y Análisis de Riesgos, no son reportados en
su totalidad, tal como se evidencio en la actividad Diseñar metodologías e instrumentos para
realizar inspección, vigilancia y control.
c. Recomendaciones
Después de efectuar seguimiento a los indicadores seleccionados del Plan Anual de
Gestión de la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos, la Oficina
de Control Interno se permite recomendar, respetuosamente:
A la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos, para futuros
ejercicios de auditoría, tener en cuenta que la Oficina de Control Interno no tiene reserva
al interior de la Entidad, para poder conocer evidencias y documentos de trabajo que
lleven a dar constancia del cumplimiento de procesos y procedimientos, y en este caso
específico de actividades incorporadas en el Plan Anual de Gestión, recordando que para
el caso en que se alegan reservas, estas deben sustentarse con la norma pertinente.
La limitación expuesta no permite a la Oficina de Control Interno cumplir cabalmente con
sus funciones; recordando que conforme a la normativa vigente, los informes de esta
dependencia son plena prueba, por lo cual de manera respetuosa nos permitimos
exponerle al Jefe de la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos,
que las normas de auditoría llevan a una obligación al auditor de guardar el debido sigilo
de los datos e información que conozca en ejercicio de sus funciones y adicionalmente,
el Estatuto Anticorrupción ha dado una categoría especial a estas Oficinas, reflejado en
el hecho que sus responsables son nombrados directamente por el Presidente de la
República, aspectos que deben tenerse en cuenta para en una actividad desarrollada
con sujeción a las normas vigentes, se aleguen supuestas reservas, sin sustentación
legal alguna.
A la Oficina Asesora de Planeación se recomienda atender la retroalimentación generada
por los responsables de las Dependencias vinculados a las actividades de los esquemas
de planificación institucional, y así, maximizar la calidad de la información de seguimiento
reportada al público.
Igualmente se recomienda a la Oficina Asesora de Planeación incluir la ejecución de todas las actividades realizadas por Oficina de Metodología de Supervisión y Análisis de Riesgos, en el Informe de Ejecución del Plan Anual de Gestión, y no como actualmente se viene ejecutando, es decir, reportar un muestreo de las que a su criterio son más importantes en su criterio, ya que para la dependencia ejecutante pueden ser más importante otras, afectando la gestión de una determinada Oficina, como es el caso que ahora nos ocupa, recomendación que busca fortalecer el autocontrol en la elaboración del Informe de Ejecución del Plan Anual de Gestión, con el propósito de emitir un documento técnico e idóneo que efectivamente evidencie el cumplimiento de logros institucionales alcanzados durante los periodos de ejecución del Plan Anual de Gestión y que guarden coherencia con los otros instrumentos de medición de la gestión aplicados.
6.10 OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS E IMAGEN
INSTITUCIONAL
Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional
Despacho Superintendente Nacional de Salud
De acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Gestión que se encuentra publicado
en la página web de la Entidad (modificación de Octubre de 2014), se tienen establecidas
actividades sobre las cuales, la Oficina de Control Interno, efectúo medición de la gestión
de esa Oficina; para lo cual se presentan los márgenes de cumplimiento junto con las
observaciones que permitan ilustrar a la Alta Dirección respecto de las actividades
programadas para el segundo semestre de la vigencia 2014.
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Campañas de comunicaciones
internas y externas realizadas
Campañas internas y externas
realizadas / Total de campañas internas y
externas programadas para
la vigencia
Diseñar, planear y ejecutar estrategias de comunicación externa e interna orientadas a divulgar entre los usuarios la misión, visión y objetivos institucionales; capacitar a los ciudadanos acerca de sus derechos y deberes en materia de salud y difundir las órdenes impartidas por la Entidad hacia sus vigilados
X
De las 12 campañas internas y externar programadas en el PAG del segundo
semestre vigencia 2014, se ejecutaron (conforme a las evidencias aportadas) 12 de ellos; por lo tanto, se evidencia
un cumplimiento del 100%.
Comunicados de Prensa Emitidos
Comunicados de prensa emitidos/ comunicados de
prensa solicitados por la Alta Dirección
Escribir y difundir comunicados de prensa sobre las decisiones adoptadas y eventos realizados por la Entidad
X
Toda vez que esta actividad es a demanda, conforme a requeridos por
parte de la Alta Dirección, se ejecutaron (de acuerdo a las evidencias aportadas) 56 comunicados de prensa durante el segundo semestre de 2014
(39 Tercer Trimestre y 17 Cuarto Trimestre).
Programa de tv y radio emitidos y revistas
publicadas
Programas de televisión, radio y
revistas realizados/ Programas de
televisión, radio y revistas
programados.
Producir y emitir programas de televisión y radio y publicar revista institucional con el fin de educar a los ciudadanos sobre sus derechos y deberes e informar a los vigilados sobre las decisiones adoptadas por la Entidad
X
De las 31 programas (26 Tv, 4 Radio, 1 Revista) definidos en el PAG, del
segundo semestre vigencia 2014, se ejecutaron (conforme a las evidencias aportadas) 25 de ellos (24 Tv, 0 Radio,
1 Revista); por lo tanto, si bien se evidencia un cumplimiento del 81%, también lo es que en los meses de Julio, Agosto y Diciembre no se da cumplimiento a la programación definida para esta actividad uy al producto definido para la misma
"Programas de Tv y radio emitidos y revistas publicadas"; adicionalmente se
manifestó que en lo referente a los 4 programas radiales programados para el mes de Agosto no se efectuaron por
situaciones de orden contractual.
Informe diario de noticias
Número de informes diarios
producidos/número de informes diarios
programados
Revisar los diferentes medios de comunicación vía web, consolidar la información y enviar informes
de las noticias emitidas a los colaboradores de la Entidad
X
De los 117 informes diarios de noticias programados en el PAG del segundo
semestre vigencia 2014, se ejecutaron (conforme a las evidencias aportadas) 109; por lo tanto, si bien se evidencia
un cumplimiento del 93%, y la realización de un informe más en el
mes de Septiembre, también lo es que
en 3 (Julio, Agosto, y Noviembre) de los 6 meses no se da cumplimiento a la
programación definida para esta actividad; adicionalmente es
pertinente verificar la fórmula diseñada toda vez que se establece medición
diaria para esta actividad
Imagen Institucional y medios electrónicos
de comunicación de la Superintendencia
Supervisados
Número de medios electrónicos
supervisados/número de medios electrónicos existentes
Revisar que los contenidos actualizados por las áreas en el sitio
Web de Supersalud e Intranet correspondan a la política editorial de la Entidad (Cartelera interactiva) y velar por la oportuna respuesta a los usuarios de las Redes Sociales
X
Las evidencias aportadas por la dependencia, no guardan directa
relación con la actividad descrita; ahora bien, toda vez que la programación
definida es a demanda, se ejecutaron (conforme a las evidencias aportadas)
428 actualizaciones a la cartelera Interactiva - Sitios web de la página web de la Supersalud (137 Tercer Trimestre y 291 Cuarto Trimestre)
Audiencia Pública de Rendición de Cuentas
Número de audiencias públicas
realizadas
Apoyo logístico para la producción de la audiencia pública de rendición
de cuentas X
Se efectuaron las acciones tendientes a brindar el apoyo logístico necesario para la realización de la Audiencia
Pública de Rendición de Cuentas, la cual se desarrolló el día viernes 25 de
Agosto de 2014 en el Hotel Estelar ubicado en la Ciudad de Bogotá
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
Al realizar verificación con el "Informe de ejecución Plan Anual de Gestión del Cuarto
Trimestre 2014", elaborado por la Oficina Asesora de Planeación, las cifras que en este
informe se reportan, no coinciden con las aportadas por la Oficina Asesora de
Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional en la actividad “Diseñar, planear y
ejecutar estrategias de comunicación externa e interna orientadas a divulgar entre los
usuarios la misión, visión y objetivos institucionales; capacitar a los ciudadanos acerca
de sus derechos y deberes en materia de salud y difundir las órdenes impartidas por la
Entidad hacia sus vigilados”, toda vez que en el informe se reporta cumplimiento de 9
actividades cuando las evidencias aportadas dan cuenta de 6.
Ahora bien, frente a la actividad “Producir y emitir programas de televisión y radio y
publicar revista institucional con el fin de educar a los ciudadanos sobre sus derechos y
deberes e informar a los vigilados sobre las decisiones adoptadas por la Entidad”, las
cifras reportadas tanto en el Informe del Tercer y Cuatro Trimestre por la Oficina Asesora
de Planeación, no coinciden con las aportadas por la Oficina Asesora de
Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional; toda vez que en los informes se
reporta cumplimiento de 13 y 12 actividades (respectivamente), cuando las evidencias
aportadas dan cuenta de 12 y 13 actividades (respectivamente).
Lo anteriormente expuesto evidencia debilidad en el autocontrol tanto de la Oficina
Asesora de Planeación como de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e
Imagen Institucional, de las cifras de cumplimiento registradas en los informes de
ejecución del Plan Anual de Gestión correspondientes al tercer y cuarto trimestre de la
vigencia 2014.
b. Seguimientos de Auditorías en la vigencia 2014
En lo que respecta a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen
Institucional, durante el período que ahora se evalúa, no se efectúo ejercicio de auditoría
o seguimiento a esa dependencia.
c. Conclusiones
La Oficina de Control Interno una vez efectuada el seguimiento a las actividades
programadas en el Segundo Semestre de la vigencia 2014, concluye que de las ocho (8)
registradas en el PAG por la Oficina que ahora nos ocupa, se efectúo verificación de
manera aleatoria a seis (6) de ellas, encontrando que si bien se han realizado diferentes
actividades tendientes a su cumplimiento, tres (3) no cumplen frente a las fórmulas y
productos fijados en el Plan Anual de Gestión; situación no solo afecta los porcentajes
de cumplimiento al interior de esa Oficina y que deben verse reflejadas en el informe final
(Cuarto Trimestre), sino también evidencian debilidad en el autocontrol de la información
estadística como producto del desarrollo de sus actividades.
Así mismo, se evidencia desatención por parte de la Oficina Asesora de Comunicaciones
Estratégicas e Imagen Institucional ante los comunicados emitidos por la Oficia Asesora
de Planeación (NURC 3-2014-021641 del 12 de Diciembre de 2014 y NURC 3-2015-
004050 del 03 de Marzo de 2015) mediante los cuales se solicitaba a las dependencias
emitir los “comentarios y visto bueno en lo concerniente a la dependencia que dirige”,
cuya consecuencia, se evidencia en los informes trimestrales del PAG presentados y
publicados por la Oficina Asesora de Planeación.
Se evidencia que actividades como “Revisar que los contenidos actualizados por las áreas en el
sitio Web de Supersalud e Intranet correspondan a la política editorial de la Entidad (Cartelera interactiva)
y velar por la oportuna respuesta a los usuarios de las Redes Sociales”, cuyo producto señala “Imagen
Institucional y medios electrónicos de comunicación de la Superintendencia supervisados” e indicador
establece “Porcentaje de medios de comunicación electrónicos supervisados”, no guardan relación
con las acciones desarrolladas y evidenciadas aportadas por la dependencia y más aún
cuando por parte de la misma se incorpora “velar por la oportuna respuesta a los usuarios
de las Redes Sociales”, situación que si bien puede llegar a brindarse como apoyo –
puente de interacción, a los requerimientos que efectúan los usuarios a través de las
redes sociales con que dispone la Entidad, no es la dependencia llamada a cumplir con
esta situación. (Negrillas fuera del texto son nuestras).
d. Recomendaciones
Se recomienda a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen
Institucional, configurar mecanismos de control al interior de la Dependencia, que
permitan y garanticen un efectivo seguimiento de la información estadística, como
producto de las actividades que ejecuta; así como la reportada en los informes que se
producen por cuenta de la Oficina Asesora de Planeación y para el caso en concreto, los
vinculados con el cumplimiento del Plan Anual de Gestión.
Así mismo, se recomienda a esa Oficina Asesora, analizar y validar la debida
concordancia entre productos, indicadores, fórmulas y actividades, frente a las
actuaciones y resultados que esté generando el proceso y así determinar de forma clara
y precisa los productos a presentar en cumplimiento de la misma.
6.11 OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
1. Grupo de Gestión Administrativa
2. Grupo de Operaciones y Soporte de T.I.
3. Grupo de Gestión de Arquitectura, Riesgos y Seguridad de T.I.
4. Grupo de Aplicaciones e Infraestructura
Dentro del Plan Anual de Gestión de esta Oficina, se tienen definidos dos grandes
objetivos, a los cuales se les asignan unas actividades, las cuales se relacionan a
continuación:
OBJETIVO ESPECÍFICO No. 1: Proveer la infraestructura tecnológica requerida por la
SNS en correcto funcionamiento mediante la implementación de tecnologías, la
realización de actividades de administración, seguimiento y control para mantener los
niveles de seguridad de la información e incrementar la productividad institucional
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Plan estratégico de las TICs
elaborado y con seguimiento
Total de actividades realizadas en el
período del plan estratégico de las
TICs /Total actividades
programadas en el período del plan
estratégico de las TICs
Diseñar, implementar y
hacer seguimiento al
plan estratégico de las TICs
X
Conforme al nivel de ejecución del plan de adquisición de la Oficina de Tecnologías de la Información y de los recursos de inversión disponibles para la vigencia del 2014, el nivel de actividades realizadas en el periodo del Plan Estratégico de las TICs fue del 74%. En consecuencia, el reporte del 100% efectuado por la Oficina de Tecnologías de la Información a la Oficina Asesora de Planeación no corresponde al real. VER NOTA 1.
Servidores, Equipos de cómputo e
infraestructura de comunicaciones
de la SNS funcionando con
controles de seguridad aplicados
Sumatoria (Total horas mensuales disponibles del
Servidor(i)) / (Número Total de
Servidores * 720) + Sumatoria ( Total horas mensuales disponibles del equipos PC(j) ) /
(Número Total de equipos PC * 720) +
Establecer y ejecutar procesos de adquisición y
administración de servidores, equipos de cómputo e
infraestructura de comunicaciones
X
La meta mensual propuesta fue de 90%. El promedio de cumplimiento durante el II Semestre de 2014, fue del 57% conforme a los informes presentados por los diferentes grupos internos de trabajo. Ante lo expuesto, la Oficina de Tecnologías de la Información indica que efectivamente, no todos los grupos reportan oportunamente, lo cual se evidencia en los porcentajes tan bajos registrados.
Según la estructura orgánica, esta es una
Oficina Asesora del Despacho del
Superintendente Nacional de Salud, tal
como señala el Decreto 2462 de 2013;
mediante Resolución No. 1621 del 21 de
Agosto de 2014, se conforman cuatro (4)
grupos internos de trabajo, se asignan
funciones y se definen los Coordinadores
de cada uno de ellos, así:
Sumatoria (Total horas mensuales disponibles del
equipos Activo(k) ) / (Número Total de equipos Activos *
720)
Definir, actualizar e implementar
controles de seguridad de la
información particularmente a
1 proceso misional y 1
proceso de apoyo
X
La Oficina de Tecnologías de la Información indica que se implementaron controles de seguridad a la infraestructura de redes, las cuales cubren tanto a procesos misionales como de apoyo. Dentro del PAG vigencia 2014, la Oficina de Tecnologías de la Información programó que habría una ejecución del 100% de estas actividades para el mes de Noviembre de 2014. De acuerdo con el reporte enviado a la Oficina Asesora de Planeación, se indicó que las actividades realizadas para cumplir este ítem, cubren el 80%, sin embargo, al ejecutar visita en sitio y revisar las evidencias, la OCI encontró que se cumplió esta actividad programada al 100% VER NOTA 2.
NOTA 1
En cuanto al producto “Plan estratégico de las TICs elaborado y con seguimiento”, en la
actividad “Diseñar, implementar y hacer seguimiento al plan estratégico de las TICs”, no se
logró la meta debido a que, de los 29 procesos contractuales planificados, cuatro (4) no
fueron oportunamente realizados. Ellos fueron:
Adquisición de equipos de cómputo, impresoras y scanner para las 5 regionales por
$100’000.000
Adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de un Sistema de Gestión
Contractual, Recepción y Administración de la Correspondencia y un Sistema de
Administración de Recursos Físicos Basado en un licenciamiento BPM por
$2.000.000.000
Ajustes de Supercor, interacción con Sistema de Jurisdiccional y Conciliación por
$30.000.000
Ajustes de Supercor interacción con Sistema de Tasa por $50.000.000.
De los proyectos que se indican a continuación hubo prórrogas:
Contrato 112 de 2014 cuyo objeto es: “Prestar los servicios de Soporte Premier, Enterprise
Strategy Program (ESP) y servicios conexos para la plataforma Microsoft que soporta el sistema
de información misional y de infraestructura de la Superintendencia Nacional de Salud, de
acuerdo con la propuesta, la cual hace parte integral del presente contrato”, cuyo valor es de
$1.048.000.000, de los cuales están pendientes por pagar $439.416.887, se prorrogó
hasta el 30 de junio de 2015.
Contrato 118 de 2014 suscrito con la firma Origin IT SAS por valor de $120.000.000
con objeto “adquisición de servidores y servicios conexos para la instalación, configuración y
puesta en operación de los mismos, acorde con la ficha técnica, y con la propuesta presentada.”
se prorrogó hasta el 30 de Enero de 2015.
Contrato 120 de 2014 con objeto “Compra e instalación de televisores-monitores
industriales para la Superintendencia Nacional de Salud. acorde con las especificaciones
contenidas en el Anexo No. 1-"Ficha Técnica", por valor de $200.660.000, se amplió el plazo
hasta el 27 de Febrero de 2015.
NOTA 2
En cuanto al producto “Servidores, Equipos de cómputo e infraestructura de comunicaciones
de la SNS funcionando con controles de seguridad aplicados”, en la actividad “Definir,
actualizar e implementar controles de seguridad de la información particularmente a 1 proceso
misional y 1 proceso de apoyo”, la Oficina de Tecnologías de la Información indica que se
implementaron controles de seguridad a la infraestructura de redes, las cuales cubren
tanto a procesos misionales como de apoyo, cumpliendo así la meta propuesta (100%).
Dentro del PAG vigencia 2014, la Oficina de Tecnologías de la Información programó
que habría una ejecución del 100% de estas actividades para el mes de noviembre de
2014. De acuerdo con el reporte enviado a la Oficina Asesora de Planeación, por parte
de la Oficina de Tecnologías de la Información, se indicó que las actividades realizadas
para cumplir este ítem, cubren el 80%. Este reporte no se ajusta a la realidad, ya que
tanto las explicaciones, como los soportes aportados, indican que SI se cumplió la meta
del 100%.
Las actividades que soportan este ítem, son las siguientes:
La infraestructura de redes, mediante la suscripción del contrato 052 de 2014 con
Openlink Sistemas de Redes de Datos SAS, por el cual se incluyó la implementación de
protocolos de seguridad para acceso a la Red alámbrica e inalámbrica de la Entidad.
En la solución de Cisco, con el mismo contratista, se implementó la asignación de
VLan dinámicas para clasificar los usuarios definidos en el Dominio.
En la plataforma de Meraki fue activado MDM (Mobile Device Management) donde se
puede tener control de todos los dispositivos conectados a la red, llevando inventario,
conociendo el software y hardware de los dispositivos que se encuentran en red
Además de lo anterior, la Oficina de Tecnologías de la Información estableció varios
controles generales de Seguridad, a raíz de incidentes de Seguridad detectados.
A continuación se copia cuadro donde se extracta el cumplimiento reportado por la
Oficina de Tecnologías de la Información a la Oficina Asesora de Planeación, mediante
NURC 3-2015-004518 del 10 de marzo de 2015, relacionadas con el objetivo 1:
OBJETIVO ESPECIFICO No. 2: Proveer a los procesos misionales y usuarios los
Sistemas de Información requeridos mediante el diseño e implementación del modelo de
operación de la gestión de Tecnologías de Información que permita disponer de la
información para la toma de decisiones y la satisfacción de las necesidades de los
usuarios y como referente para la formulación del anteproyecto de Arquitectura
Institucional.
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Diseño e Implementación del Modelo de Operación
de la Gestión de Tecnologías de la
Información
Total de Actividades Cumplidas para el
diseño e implementación del modelo / Total de
actividades formuladas para el
diseño e implementación del
modelo
Implementación y Estabilización del
Modelo de Operación de la
Gestión de TI
X
Del 40% programado para el mes de Diciembre, se cumplió un 29%. Para el cumplimiento de esta actividad, se implementaron en la herramienta y se documentaron, los 7 procedimientos contratados, tal como se especifica en la NOTA 3.
Plan Estratégico de Tecnologías de la información y las comunicaciones
formulado
Documento Plan Estratégico de
Tecnología de la Información y las Comunicaciones
Definir el plan de trabajo para la
formulación del anteproyecto Arquitectura institucional
X
Se ejecutó el Contrato Interadministrativo 105 de 2014 suscrito con la firma Corporación Colombia Digital cuyo objeto fue “Elaborar el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y comunicaciones (PETIC) de la Superintendencia Nacional de Salud”, por valor de $420.000.000. La Oficina de Tecnologías de la Información señala que fue ejecutado y recibido a satisfacción a 31 de diciembre de 2014. En consecuencia la meta de esta actividad se logró
Sistemas de Información misional operando
Sumatoria ( Total horas mensuales
disponibles del SI(i) ) / (Número Total de SI
* 720)
Mantener las funcionalidades y
servicios de los Sistemas de
Información de la entidad
X
Para el calcular el nivel de disponibilidad de los sistemas de información se toman únicamente 4 aplicativos, a saber: RVCC, SUPERCOR, WEB, SUPERSIAD. La meta mensual propuesta fue de 90%, definiéndose como el
JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Diseñar, implementar y hacer seguimiento al plan
estratégico de las TICs50% 100%
Establecer y ejecutar procesos de adquisición y
administración de servidores, equipos de computo e
infraestructura de comunicaciones
NR 83% 56% 50% 90% 61%
Definir, actualizar e implementar controles de seguridad de
la información particularmente a 1 proceso misional y 1
proceso de apoyo
30% 80%
ACTIVIDADES
METAS PROGRAMADAS POR
PROGRAMADO III PROGRAMADO IV
porcentaje de disponibilidad "mínimo" de los aplicativos, que debe garantizar la OTI. Teniendo en cuenta los reportes de los responsables de los sistemas antes indicados, el promedio de cumplimiento durante el II Semestre de 2014, fue de 87%, debido a que en el mes de Julio de 2014 sobre el aplicativo RVCC no se entregó reporte debido a que se estaba recibiendo cargue de información, periodo 41. Se evidencia que de los 23 aplicativos (software) “operando” para el apoyo de los procesos de la Entidad, tan solo se efectúa el reporte de disponibilidad (conforme al indicador) a 4 de ellos; más no se mide la funcionalidad de los sistemas de información en operación (23). Por lo tanto, el indicador propuesto frente a la actividad y producto, no guardan la coherencia respectiva. Por lo anterior no se evidencia incumplimiento tanto de la actividad como del producto.
Implementación de nuevos
Desarrollos al Sistema de
Información de la entidad
X
Este indicador comenzaría a reflejarse desde el mes de agosto de 2014, con un promedio mensual del 90%. En la NOTA 4, se explican las razones por las cuales, esta meta no se cumplió. El indicador propuesto frente a la actividad y producto, no guardan la coherencia respectiva.
NOTA 3
Para la actividad “Implementación y Estabilización del Modelo de Operación de la
Gestión de TI”, se tenía programada una ejecución del 40%, pero realmente se efectuó
el 29%. Lo anterior, se soporta en que se implementaron en la herramienta y se
documentaron los 7 procedimientos contratados, que a continuación se indican:
* Gestión de Requerimientos
* Gestión de Incidentes
* Gestión de Control de Cambios
* Gestión de Catálogo de Servicios
* Gestión de Problemas
* Gestión de Configuración
* Gestión de Niveles de Servicios
De los estos procedimientos, los primeros 3 son de uso diario para la gestión de soporte
a usuario, software y hardware, y son los que se entienden “estabilizados”; en cuanto a
los procedimientos de Catálogo y Configuración, se usan por demanda; y los
procedimientos de Gestión de Problemas y de Niveles de Servicio, dependen de la
estabilización de la operación de T.I., según recomendaciones recibidas del contratista.
Los 4 últimos procedimientos están definidos en la herramienta, se encuentran
operativos, pero en la medida que se utilicen y se alimenten, se entenderán estabilizados;
y como son de poco uso, no se pudo cumplir con el porcentaje de estabilización
incorporado en el Plan Anual de Gestión.
NOTA 4
Los nuevos aplicativos involucrados en este indicador, son:
• TASA (SGT), el cual comenzó pruebas y puesta en producción desde Agosto de 2014
(el contrato finalizó el 31 de Agosto de 2014).
• El software para la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de
Conciliación (SJC), el cual debió terminar el 31 de julio de 2014. En el mes de Agosto
hubo citación a Conciliación por Presunto Incumplimiento al Contrato 574 de 2014, con
el cual se desarrollaba el software mencionado. Finalmente, después de todos los
trámites y pruebas derivadas de este proceso, el producto se recibió en Diciembre de
2014. Para la vigencia 2015, el software se encuentra en periodo de garantía y soporte
por parte del Contratista.
La meta mensual propuesta fue del 90%, a partir del mes de Agosto; pero el promedio
de cumplimiento durante el II Semestre de 2014 fue de 36%, debido a que, además de
las razones expuestas, durante dos meses (Agosto y Octubre) no se generó reporte, y
de los periodos que se aprecia presentaron un cumplimiento bajo, es porque alguno de
sus componentes no presentó reporte. Por lo anterior, los niveles de ejecución mensual,
variaron y bajaron notoriamente la meta propuesta.
A continuación se copia cuadro donde se extracta, el cumplimiento reportado por la
Oficina de Tecnologías de la Información a la Oficina Asesora de Planeación, mediante
NURC 3-2015-004518 del 10 de marzo de 2015, relacionadas con el objetivo 2:
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
Informe del tercer trimestre de 2014, publicado en la página web de la Entidad.
En relación con los datos reportados en ese informe, solo indican valores de ejecución
sin realizar un análisis o comentario que complemente dicha información. Solo se
manifiesta que hay un cumplimiento del 45%, porcentaje que coincide con los datos
suministrados por la Oficina de Tecnologías de la Información a la Oficina de Control
Interno.
Informe del cuarto trimestre de 2014, publicado en la página web de la Entidad.
En relación con los datos reportados en ese informe, solo indican valores de ejecución
sin realizar un análisis o comentario que complemente dicha información. Se manifiesta
que hay un cumplimiento del 62% porcentaje que no coincide con los datos suministrados
por la Oficina de Tecnologías de la Información a la Oficina de Control Interno, ya que
de ellos se deriva un cumplimiento del 66.16%.
En este último informe (4º. Trimestre 2014), la Oficina Asesora de Planeación hace
mención de algunos contratos y actividades realizadas por la Oficina de Tecnologías de
la Información, los cuales considera relevantes en la gestión de esta dependencia, y que
ya han sido mencionados dentro de este informe, para el logro de los objetivos
específicos determinados en el PAG 2014.
b. Seguimientos de Auditorías en la vigencia 2014
Durante la vigencia 2014, la Oficina de Control Interno presentó informes de seguimiento
y de auditorías practicadas a procesos y procedimientos de la Entidad, dentro de los
cuales en algunos de ellos se hizo referencia a aplicativos o sistemas de información, los
JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Implementación y Estabilización del Modelo de Operación
de la Gestión de TI29%
Sensibilización Organizacional sobre Arquitectura
Institucional (Empresarial )0%
Definir el plan de trabajo para la formulación del
anteproyecto Arquitectura institucional0
Mantener las funcionalidades y servicios del Sistemas de
Información de la entidad72% 90% 90% 90% 90% 90%
Implementaciòn de nuevos Desarrollos al Sistema de
Información de la entidad.NR 30% NR 60% 90%
ACTIVIDADES
METAS PROGRAMADAS POR
PROGRAMADO III PROGRAMADO IV
cuales son apoyados por la Oficina de Tecnologías de la Información, y de los cuales
enunciamos los siguientes:
SISTEMA INTEGADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
NURC FECHA INFORME RECOMENDACIONES
3-2014-004007 18 de Marzo
de 2014
Seguimiento PAG II semestre vigencia
2013
Capacitar a todas las dependencias de la actualización oportuna de su ejecución mensual
3-2014-004670 31 de Marzo
de 2014,
Evaluación a sistemas de
información-ITS
Solicitar al contratista, efectuar ajustes al software, módulo auditoría, sin que implique erogaciones para la entidad A la Oficina Asesora de Planeación realizar depuraciones y validaciones de formatos
3-2014-014759 29 de Agosto
de 2014
Seguimiento PAG I semestre vigencia
2014
El software no está operativo y las dependencias reportan mediante memorando, mensualmente a la Oficina Asesora de Planeación
PROCESO CÁLCULO, LIQUIDACIÓN Y RECAUDO DE TASA
Mediante NURC 3-2014-006122 del 30 de Abril de 2014, se presentó el informe sobre
la Auditoría de Tasa, donde se mencionaron varios aplicativos que deben tener
interoperabilidad para que el proceso sea exitoso, entre los cuales para este informe se
destacaron RVCC, BI, SIGTA, SUPERSIAD (como aplicativos internos) los cuales
presentaban en su momento (abril de 2014), falencias que no aportaban información
confiable al proceso, sin embargo, se puede observar en el documento que ahora se
presenta, que quedaron $80.000.000.oo pendientes de ejecutar que hubieran podido
contribuir a perfeccionar la interoperabilidad de los sistemas SGT y Software de
Conciliación y Jurisdiccional con el sistema Supercor.
SISTEMA INTEGRADO PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL - SUPERCOR
NURC FECHA INFORME RECOMENDACIONES
3-2014-005898 25 de Abril
de 2014
Seguimiento Tramites (Puntos
Rojos)
Realizar los ajustes técnicos necesarios, para garantizar la confiabilidad y precisión en los reportes; así como generar Alertas o alarmas de vencimiento de términos, con el fin de adoptar medidas que prevengan el incumplimiento de términos
3-2014-020718 28 de
noviembre de 2014
Seguimiento Puntos Rojos por
dependencia
para realizar los ajustes técnicos necesarios al sistema SUPERCOR, para garantizar la confiabilidad y precisión en los reportes que genera y mantener sus bases de datos actualizadas y depuradas
SISTEMA SUPQR
NURC FECHA INFORME RECOMENDACIONES
3-2014-007585 29 de Mayo
de 2014
Verificación al Procedimiento de
PQRD
Realizar mesa de trabajo entre la Delegada de Protección al Usuario y la OTI, para definir
cronograma de actividades para el paso a producción del aplicativo SUPQR Realizar mesa de trabajo entre la Oficina de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, para materializar el procedimiento de recepción, trámite y respuesta de PQRD
3-2014-020540 26 de
noviembre de 2014
Auditoría a las PQRD
Se evidenció la entrega por parte del contratista del software SUPQR, aunque se presentó “baja o nula funcionalidad”, por lo que se recomendó a la Superintendencia Delegada, presentar los ajustes requeridos para poner operativo el aplicativo.
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO:
En la Auditoría a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos, cuyo
informe se presentó mediante NURC 3-2014-011111 del 16 de Julio de 2014, se formuló
la siguiente recomendación:
Otros informes:
NURC FECHA INFORME RECOMENDACIONES
3-2014-009633 27 de Junio de
2014
Seguimiento Auditorías a Sistemas
de Información
Se tomó una muestra de 14 aplicativos para analizar su estado, en relación con auditorías anteriores de la Oficina de Control Interno, de los cuales se resaltan los siguientes: SUPERSIAD, SUPERCOR, RVCC, los cuales
requieren ajustes o mejoras. SOFTWARE AUDITOR ERA, no está operativo SIGTA, no se ajusta al proceso de TASA
3-2014-017322 30 de
Septiembre de 2014
Auditoria a la Contratación de
Auditorías Integrales y Auditorías con
Funcionarios
Se analizó el estado de aplicativos que tienen que ver con este proceso: SUPERSIAD, SUPERCOR, RVCC, ERA, a los
cuales al Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, había solicitado ajustes a la Oficina de Tecnologías de la Información El Software Auditor ERA, no está operativo
3-2014-018897 24 de
Octubre de 2014
Auditoría a Dirección IPS, de la SDSI
En cuanto al software ERA, se recomienda que se
eleve solicitud de ajustes requeridos a la Oficina de Tecnologías de la Información, así como la actualización de fichas técnicas.
3-2014-021959 17 de
diciembre de 2014
Acompañamiento a la entrega del cargo de Jefe de la Oficina de
Tecnologías de la Información
En el documento de entrega se relacionan 23
aplicativos, dentro de los cuales se presenta el estado
de los contratos y el de los productos; además se
indicó cuáles requerían ajustes y/o modificaciones y
cuales estaban inactivos.
c. Conclusiones
Si bien es cierto, que la evaluación que ahora nos ocupa muestra que no se han cumplido
todas las actividades de la manera que fueron programadas para la vigencia en revisión,
también lo es que la Oficina de Tecnologías de la Información ha llevado a cabo todo lo
programado para el cumplimiento de sus objetivos y compromisos institucionales.
Dentro de las mejoras a resaltar en la Gestión de la Oficina de Tecnologías de la
Información, se encuentran:
Implementación de nuevos Desarrollos al Sistema de Información de la entidad:
Software de TASA (SGT) y el software para la Superintendencia Delegada para la
Función Jurisdiccional y de Conciliación. Sobre estos dos aplicativos, se hizo
seguimiento constante a la ejecución de los contratos y a la implementación de los
mismos por parte de la Oficina de Control Interno.
Se implementaron controles de seguridad a la infraestructura de redes de la Entidad
Se realizó la Implementación y Estabilización del Modelo de Operación de la Gestión
de TI, y como uno de sus resultados está la creación de cuatro (4) Grupos Internos de
Trabajo; se adquirió una herramienta que tiene definidos 7 procedimientos, los cuales se
implementaron y documentaron.
Se inició el contrato para la migración del contenido de las páginas web e intranet de
la Entidad, el cual fue prorrogado hasta el 30 de Junio de 2015.
Dentro del plan estratégico de las TIC, el proyecto que no pudo realizarse y que bajó
notablemente el porcentaje de ejecución, fue la Adquisición, instalación y puesta en
funcionamiento de un Sistema de Gestión Contractual, Recepción y Administración de la
Correspondencia y un Sistema de Administración de Recursos Físicos Basado en un
licenciamiento BPM por $2.000.000.000.
Todo lo anterior, se evidencia con los soportes e información suministrada por la Oficina
de Tecnologías de la Información.
En cuanto a la definición de los productos y sus actividades dentro del PAG, podemos
evidenciar las siguientes situaciones:
En el producto “Servidores, Equipos de cómputo e infraestructura de comunicaciones de la Superintendencia Nacional de Salud funcionando con controles de seguridad aplicados”, para la actividad “Definir, actualizar e implementar controles de seguridad de la información particularmente a 1 proceso misional y 1 proceso de apoyo”, dentro de la programación del PAG aprobada en Diciembre de 2013, se indicó una proyección del 100%. El informe presentado por la Oficina de Tecnologías de la Información a la Oficina Asesora de Planeación mencionó un avance del 80%, siendo el real 100%.
En el producto “Servidores, Equipos de cómputo e infraestructura de comunicaciones de la SNS
funcionando con controles de seguridad aplicados”, para la actividad “Establecer y ejecutar
procesos de adquisición y administración de servidores, equipos de cómputo e infraestructura de
comunicaciones”, se propuso una meta anual del nivel de disponibilidad del 90%,
pudiendo considerarse un valor más alto.
En esta actividad para determinar el nivel de disponibilidad, en la fórmula se involucran
servidores, equipos de cómputo e infraestructura, datos que deben ser suministrados por
los Grupo Internos de Trabajo; actividad que no se realizó en su totalidad, lo que refleja
baja ejecución de la meta, además de presentar información poco confiable.
En cuanto a las actividades “Mantener las funcionalidades y servicios de los Sistemas de Información de la entidad”, e “Implementación de nuevos Desarrollos al Sistema de Información de la entidad”, planteadas para el producto “sistemas de información misional operando”, no guardan coherencia con la fórmula “Sumatoria ( Total horas mensuales disponibles del SI(i) ) / (Número Total de SI * 720)”, ya que ésta define la disponibilidad de los aplicativos, y no su funcionalidad y no se evalúa la implementación de nuevos desarrollos
c. Recomendaciones
La Oficina de Control Interno, muy respetuosamente recomienda al Jefe de la Oficina de
Tecnologías de la Información, que en aplicación del Principio de Autocontrol se
fortalezcan las actividades de seguimiento a la gestión de cada uno de los Grupos
Internos de Trabajo, con el fin que todos sus colaboradores se concienticen de la
importancia de reportar información en forma oportuna, veraz, completa, con calidad y
debidamente soportada, no solo para presentar el avance de ejecución del Plan Anual
de Gestión, sino para todas las demás actividades que involucran el logro de sus metas
y objetivos, y así detectar desviaciones y efectuar los correctivos oportunamente para
evitar incumplimientos, inconsistencias y desviaciones en las actividades bajo su
responsabilidad.
En cuanto a las actividades “Mantener las funcionalidades y servicios de los Sistemas
de Información de la entidad”, e “Implementación de nuevos Desarrollos al Sistema de
Información de la entidad”, planteadas para el producto “sistemas de información
misional operando”, no guardan coherencia con la fórmula “Sumatoria ( Total horas
mensuales disponibles del SI(i) ) / (Número Total de SI * 720)”, ya que como se puede
apreciar ésta define la disponibilidad de los aplicativos, y no su funcionalidad y no se
evalúa la implementación de nuevos desarrollos, por lo cual se recomienda que los
indicadores y actividades sean replanteados de manera coherente hacía futuro.
Además, se evidencia que de los 23 aplicativos (software) “operando” para el apoyo de
los procesos de la Entidad, tan solo se efectúa el reporte de disponibilidad (conforme al
indicador) a 4 de ellos, recomendando que se analice la totalidad de los aplicativos
misionales y de apoyo.
Por lo anteriormente expuesto, se evidencia incumplimiento tanto de las actividades
como del producto, lo cual hace que la información allí relacionada no sea confiable ni
cierta, reflejando baja ejecución de las metas; por lo que la Oficina de Control Interno,
recomienda que al reportar el cumplimiento de actividades para el logro de los
indicadores, se garantice que la información sea clara, confiable y precisa.
6.12 OFICINA CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO
De acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Gestión que se encuentra publicado
en la página web de la Entidad (modificación de Octubre de 2014), se tienen establecidas
actividades sobre las cuales, la Oficina de Control Interno, efectúo medición de la gestión
de esa Oficina; para lo cual se presentan las márgenes de cumplimiento junto con las
observaciones que permitan ilustrar a la Alta Dirección respecto de las actividades
programadas para el segundo semestre de la vigencia 2014.
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Procesos Disciplinarios
No. de Procesos Disciplinarios
Iniciados/ No. de quejas e informes
recibidos
Tramitar los procesos
disciplinarios X
Debe manifestarse que la forma en que estaba dispuesto el
indicador, así como las metas de cumplimiento la cuales para la
vigencia de 2014, esta dependencia las tenía al 100%,
exigían de la misma la realización de los trámites o impulsos a las
quejas recibidas en el mismo mes, y si una de estas era allegada en
los últimos días hábiles de determinada mensualidad, era
imposible materializar el cumplimiento de la actividad.
Ante tal situación la dependencia solicitó mediante memorandos con NURC 3-2014-020450 de 25/11/2014 y NURC 3-2015-
005166 de 19/03/2015 el ajuste que permitiera medir de forma
efectiva la gestión de la dependencia.
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
Oficina de Control Disciplinario Interno
Despacho Superintendente Nacional de Salud
Para el tercer trimestre de la vigencia de 2014, la Oficina Asesora de Planeación reporto,
un total de treinta y cuatro (34) tramites, respecto de un número igual de quejas recibidas;
debiendo precisar, que conforme a lo reportado por esta dependencia a la Oficina de
Control Interno con ocasión del presente seguimiento, se reportó un total de Cincuenta y
Seis (56) tramites o impulsos a igual número de quejas recibidas, no siendo congruente
con el informe de la Oficina Asesora de Planeación.
De otro lado para el cuarto trimestre de la vigencia de 2014, en el informe de la Oficina
Asesora de Planeación, se reportó un total de Cincuenta y Siete (57) tramites a igual
número de quejas recibidas. Ahora bien, esta dependencia reportó con ocasión del
seguimiento, a la Oficina de Control Interno, un total de Cincuenta y Siete (57) trámites,
encontrando congruencia para este trimestre, entre lo reportado por la Oficina Asesora
de Planeación y lo soportado por la dependencia objeto de seguimiento, a la Oficina de
Control Interno.
b. Seguimiento a Recomendaciones de auditorías del 2014
Conforme a lo contenido en el artículo 95 de la ley 734 de 2002 “Reserva de la actuación
Disciplinaria”, la Oficina De Control Interno de Gestión, no realiza auditorías a los
procesos disciplinarios de que conoce la Oficina de Control Disciplinario Interno, si
efectuando seguimientos de gestión como el que por este se presenta, en el cual no se
presentaron recomendaciones, dado que en el último monitoreo que se realizó, se
observó un cumplimiento cabal de la gestión programada.
c. Conclusiones
Se concluye que si bien es cierto la Oficina de Control Disciplinario Interno en el segundo
semestre de la vigencia de 2014, no cumplió la actividad contenida en el Plan Anual de
Gestión institucional (P.A.G) en cuanto a tiempos de realización de los trámites que debe
realizar conforme a las funciones a ella asignadas, también lo es, que esa situación
obedecía a que en la forma en que estaba dispuesto su indicador y metas de
cumplimiento, no reflejaban la realidad de las actuaciones surtidas en el marco del
procedimiento disciplinario ejecutado, el cual contiene términos mayores a los contenidos
en su Plan Anual de Gestión para la vigencia de 2014; aspecto este, que como se
evidencio, ya fue objeto de ajuste en ejercicio del autocontrol a la gestión que debe
caracterizar a las dependencias misionales y de apoyo, dado que se presentó
modificación de su Plan Anual de Gestión (PAG).
d. Recomendaciones
Que de los informes de seguimiento que efectúe y dé a conocer la Oficina Asesora de
Planeación, se pronuncie la Oficina de Control Disciplinario Interno en los términos que
se concedan para ello, señalando si las cifras allí incorporadas, corresponden a las
reportadas por la dependencia, con el objeto, la información que se consolide sea veraz
y puedan reportarse porcentajes de cumplimiento ajustados a la realidad.
6.13 OFICINA DE CONTROL INTERNO
De acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Gestión que se encuentra publicado
en la página web de la Entidad (modificación de Octubre de 2014), se tienen establecidas
actividades sobre las cuales, la Oficina de Control Interno, efectúo medición; para lo cual
se presentan los márgenes de cumplimiento junto con las observaciones que permitan
ilustrar a la Alta Dirección respecto de las actividades programadas para el segundo
semestre de la vigencia 2014.
De acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Gestión que se encuentra publicado
en la página web de la Entidad (modificación de Octubre de 2014), se tienen establecidas
actividades sobre las cuales, la Oficina de Control Interno, efectúo medición; para lo cual
se presentan los márgenes de cumplimiento junto con las observaciones que permitan
ilustrar a la Alta Dirección respecto de las actividades programadas para el segundo
semestre de la vigencia 2014.
PRODUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Informes de auditorías internas
de Gestión a los procesos de la
Superintendencia Nacional de Salud
Nº de Informes de Auditorías Internas de Gestión debidamente
soportados, generados en los tiempos
establecidos / Total de Informes de Auditorías
de Gestión Programados para la vigencia
Realizar Auditorías internas de gestión
practicadas a los procesos.
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante los NURC 3-2014-014896 del 01/09/2014, 3-2014-019394 del 06/11/2014 y 3-2015-000697 del 16/01/2015.
Oficina de Control Interno
Despacho Superintendente Nacional de Salud
Realizar Evaluación a los Sistemas de Información
y/o Aplicativos de la Superintendencia Nacional de Salud.
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante los NURC 3-2014-012607 del 01/08/2014, y 3-2014-021167 del 05/12/2014.
Realizar Auditoría a las Peticiones, Quejas,
Reclamos y Denuncias (PQRD) de la
Superintendencia Nacional de Salud,
conforme con a la Ley Nº 1474 de 2011.
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante NURC 3-2014-021167 del 05/12/2014.
Realizar Acompañamiento a
Visitas de Seguimiento efectuado por la
Superintendencia Delegada para las
Medidas Especiales a los Agentes Interventores,
Liquidadores y Contralores o,
Verificación a Pre jornadas o Jornadas de
Conciliación o, Consultas Ciudadanas
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante los NURC 3-2014-014896 del 01/09/2014 y 3-2014-019394 del 06/11/2014.
Realizar visitas a Regionales
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante los NURC 3-2014-012607 del 01/08/2014, 3-2014-017850 del 09/10/2014 y 3-2014-021167 del 05/12/2014.
Realizar Evaluación al Mapa de Riesgos y
Política de Administración del Riesgo de la S.N.S.
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante NURC 3-2014-019394 del 06/11/2014.
Realizar Seguimiento a las Recomendaciones
producto de las Auditorías de Gestión
practicadas por la O.C.I.
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante NURC 3-2014-019394 del 06/11/2014.
Informes de Arqueo a las Cajas Menores
del Grupo de Recursos Físicos y a
la de Viáticos y Gastos de Viaje, al Almacén General
y/o a la Caja General de Tesorería
Nº Arqueos practicados debidamente soportados
/ No. Arqueos Programados para la
vigencia
Realizar Arqueos a Cajas Menores del Grupo de
Recursos Físicos y Viáticos y Gastos de Viaje, al
Almacén General y/o a la Caja General de Tesorería
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante los NURC 3-2014-012607 del 01/08/2014 y 3-2014-021167 del 05/12/2014.
Informes de Seguimiento
Nº de Informes reportados dentro de los tiempos establecidos /
Total de Informes Programados en la
vigencia
Realizar Informe Ejecutivo de Evaluación al Sistema
de Control Interno Contable (Contabilidad y
Presupuesto) para el Despacho de la
Superintendencia Nacional de Salud
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante los NURC 3-2014-014896 del 01/09/2014 y 3-2014-021167 del 05/12/2014.
Nº de Informes reportados dentro de los tiempos establecidos /
Total de Informes Programados en la
vigencia
Realizar Seguimiento al Plan de Mejoramiento de la Contraloría General de la República presentado a
la CGR, a través del aplicativo dispuesto para
tal fin.
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante NURC 3-2014-012607 del 01/08/2014.
Nº de Informes reportados dentro de los tiempos establecidos /
Total de Informes Programados en la
vigencia
Realizar Informe Trimestral de
Seguimiento a la Austeridad del Gasto
presentado al Despacho del Superintendente Nacional de Salud y remitido por correo
electrónico al Jefe de Control Interno del
Ministerio de Salud como cabeza del sector
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante los NURC 3-2014-012607 del 01/08/2014 y 3-2014-019394 del 06/11/2014.
Nº de Informes reportados dentro de los tiempos establecidos /
Total de Informes Programados en la
vigencia
Realizar Informe Evaluación Cumplimiento Plan Anual de Gestión de
la Superintendencia Nacional de Salud - I
Semestre vigencia 2014.
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante NURC 3-2014-014896 del 01/09/2014.
Nº de Seguimientos realizados dentro de los tiempos establecidos /
Total seguimientos establecidos
Realizar Informe de Seguimiento a los
Proyectos de Inversión de la Superintendencia Nacional de Salud
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante NURC 3-2014-012607 del 01/08/2014.
Nº de Seguimientos realizados dentro de los tiempos establecidos /
Total seguimientos establecidos
Realizar Informe de Seguimiento a los Gastos de Funcionamiento de la
Superintendencia Nacional de Salud
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante NURC 3-2014-014896 del 01/09/2014.
Nº de convocatorias realizadas dentro de los tiempos establecidos /
Total convocatorias establecidos
Convocar el Comité de Control Interno
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de
Planeación, mediante NURC 3-2014-021167 del 05/12/2014.
Rendir Informes
Nº de Informes reportados dentro de los tiempos establecidos /
Total de Informes Programados en la
vigencia
Realizar Informe de Rendición de Cuentas de las Entidades Prestadoras de Salud vigiladas por la
Superintendencia Delegada para la
Protección al Usuario y la Participación Ciudadana
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante NURC 3-2014-012607 del 01/08/2014.
Nº de Informes reportados dentro de los tiempos establecidos /
Total de Informes Programados en la
vigencia
Realizar Informe Estatuto Anti-corrupción
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante NURC 3-2014-012607 del 01/08/2014 y 3-2014-021167 del 05/12/2014.
Nº de Informes reportados dentro de los tiempos establecidos /
Total de Informes Programados en la
vigencia
Realizar Informe de Seguimiento al
Mantenimiento y Sostenibilidad del Sistema
MECI-Calidad
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante los NURC 3-2014-017850 del 09/10/2014 y 3-2015-000697 del 16/01/2015.
Realizar Informe de
Auditoría Integral MECI-Calidad
X
De acuerdo a la verificación realizada, este indicador se cumplió al 100%, según se evidencia en el Reporte de Cumplimiento de Actividades a la Oficina Asesora de Planeación, mediante NURC 3-2014-021167 del 05/12/2014.
a. Comparativo Informe Oficina Asesora de Planeación
La Oficina de Control Interno, conforme a la normatividad vigente, es el evaluador
posterior e independiente; y aplicando el principio de Autocontrol del Modelo Estándar
de Control Interno, sin incurrir en la situación de ser Juez y Parte, ha procedido a evaluar
el cumplimiento de su Plan Anual de Gestión, por lo que conforme al documento aportado
por la Oficina Asesora de Planeación, procedió a extractar de sus archivos, los números
de radicados con los cuales reportó el cumplimiento de las actividades incorporadas en
el Plan Anual de Gestión del Segundo Semestre de 2014, metodología implementada
para el seguimiento ejecutado en todas las dependencias de la Institución, en desarrollo
del ejercicio al que corresponde este informe, sin embargo; a pesar de poder evidenciar
el 100% de cumplimiento conforme al documento mencionado anteriormente, se
considera oportuno y necesario pronunciarse sobre aspecto que profundizamos a
continuación:
En relación con los informes de ejecución del Plan Anual de Gestión de la Oficina de
Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, la Oficina Asesora de
Planeación efectivamente incorpora un porcentaje de cumplimiento de actividades igual
al 100%; lo cual no resulta errado, pues conforme a las evidencias anteriormente
expuestas, esta dependencia durante TODOS los meses de la vigencia 2014, cumplió
con las actividades programadas en su PAG, reportando estas de manera mensual, de
acuerdo a los parámetros implementados por la Oficina Asesora de Planeación.
A pesar de lo expuesto, es preciso comentar que la Oficina de Control Interno, como
todas las de la Institución, al efectuar los reportes correspondientes, incluye la totalidad
de actividades programadas y aprobadas oportunamente por las directivas de la
Institución; para ser desarrolladas en la vigencia correspondiente; sin embargo, en el
consolidado extractado por la Oficina Asesora de Planeación, reiteramos, aunque se
asigna una calificación del 100% de cumplimiento en la ejecución, se incorporan
únicamente algunas actividades que la Oficina Asesora de Planeación considera más
importantes, sin mediar conciliación o parámetro alguno para la selección de las
actividades reportadas como efectivamente ejecutadas, lo que salvo mejor concepto en
contrario, en cierta manera afecta a la dependencia evaluada; que en últimas es
calificada con un porcentaje máximo de ejecución, pero excluyéndose un número de
actividades que fueron aprobadas oportunamente por las Instancias competentes de la
Entidad al aprobar el respectivo Plan Anual de Gestión para la vigencia, discriminada por
cada uno de los meses de la misma.
Todo lo expuesto, nos lleva a reiterar recomendación de la Oficina de Control Interno,
en el sentido que teniendo en cuenta que TODAS las dependencias de la Institución
reportan MENSUALMENTE el cumplimiento de la TOTALIDAD de sus actividades
incorporadas en el plan Anual de Gestión (y), para proceder a alimentar el aplicativo con
el que se controla la ejecución del PAG, los informes que se extracten del mencionado
aplicativo, deban necesariamente incorporar la totalidad de actividades desarrolladas por
las dependencias, que reflejan por tanto una gestión consistente y seria, a la que se
deben como servidores públicos los responsables y colaboradores de cada una de las
dependencias de la Institución, que conllevan utilización de recursos estatales y reflejan
en últimas, en su número; el efectivo compromiso institucional de aquellos; evitando
hasta donde sea posible, el actuar actual, donde la Oficina Asesora de Planeación
enuncia las actividades que considera más importantes, sin una conciliación previa con
la dependencia evaluada, desconociendo de alguna manera algunas que para la
dependencia pueden resultar significativas, por el impacto que pueden tener en la
Institución y su gestión integral.
Ahora bien, en consonancia con lo anterior y que ahora señalamos someramente,
pues será objeto de conclusión y recomendación posterior general en este informe, no
se entiende cómo si las dependencias de la Institución reportan mensualmente la
ejecución de las actividades incorporadas en el Plan Anual de Gestión a la Oficina
Asesora de Planeación; y en caso de existir demoras en el reporte proceden a requerir
a la dependencia respectiva sobre la efectiva ejecución o inejecución de una actividad
determinada, al finalizar el año, existe dilación en la estructuración del informe de
ejecución respectivo, cuando si las herramientas de seguimiento se han alimentado
mensualmente; lo que opera es la consolidación respectiva. Evidencia de esta situación,
es que a pesar de haberse producido un cierre de vigencia el 31 de Diciembre de 2014,
el documento BORRADOR allegado a las dependencias de la Institución para revisión
de las mismas, cuenta con fecha 03 de Marzo de 2015 (NURC 3-2015-004050), es decir
en el tercer mes de 2015, lo cual lleva a concluir con una recomendación puntual a la
Oficina Asesora de Planeación, en el sentido de optimizar la consolidación de la
información de ejecución de las actividades incorporadas en el Plan Anual de Gestión,
desarrollando esta de una manera más eficiente efectiva y eficaz.
6.14 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
De acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Gestión que se encuentra publicado
en la página web de la Entidad (modificación de Octubre de 2014), se tienen establecidas
actividades sobre las cuales, la Oficina de Control Interno, efectúo medición de la gestión
de esa Oficina; para lo cual se presentan los márgenes de cumplimiento junto con las
observaciones que permitan ilustrar a la Alta Dirección respecto de las actividades
programadas para el segundo semestre de la vigencia 2014.
PROUDUCTOS FÓRMULA ACTIVIDAD CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES
Políticas, estudios e investigaciones para la operación de la
entidad
Total lineamientos formulados / total de lineamientos
programados
Asesorar en la realización de
políticas para el fortalecimiento
institucional
X
Durante los meses de Julio y Diciembre, no se evidencia asesoría alguna en la
realización de políticas para el fortalecimiento Institucional.
Realizar estudios e investigaciones
relacionados con el fortalecimiento
institucional de la Superintendencia Nacional de Salud
X
Durante el mes de Noviembre, no se evidencia la realización de estudios e investigaciones relacionados con el
fortalecimiento Institucional.
Planes estratégico institucional, de
desarrollo administrativo, anual
de gestión, anticorrupción
asesorados en su formulación,
socializados, con seguimiento
Total de planes con seguimiento / total
de planes formulados
Realizar acciones de seguimiento
X
Se realizó verificación al seguimiento que se efectúa por parte de la Oficina Asesora
de Planeación al PAG; en donde mensualmente las diferentes
dependencias que conforman la SNS, reportan a esa Oficina la ejecución
conforme a la programación definida en el plan ya señalado. Ahora bien, es preciso mencionar que se evidenció debilidad en la ejecución de la actividad que ahora nos ocupa por parte de la Oficina Asesora en mención, toda vez que se detectó que las
cifras que reportan las áreas no son coherentes con las reflejadas en los
informes tanto trimestral como cuatrimestral (OFPLA, OCES, SDFJC).
Total de modificaciones tramites en los
tiempos establecidos / Total
de solicitudes recibidas
Realizar análisis y actualización de las
modificaciones solicitadas
X
Conforme a la información reportada por la Oficina Asesora de Planeación, se
analizaron y actualizaron modificaciones así: Julio 7 - Agosto 5, Septiembre 2 y
Octubre 1 para un total de 15; cifra que dista en lo reportado en el Informe de
Ejecución Plan Anual de Gestión del Tercer Trimestre (11); pese a que la actividad se cumplió, se evidencia debilidad en el autocontrol de la
información que se maneja al interior de la Oficina.
Oficina Asesora de Planeación
Despacho Superintendente Nacional de Salud
Proyectos de inversión
acompañados y con seguimiento
Total de proyectos de inversión
acompañados y con seguimiento / Total
de proyectos de inversión de la
Entidad
Actualizar y tramitar modificaciones a
proyectos de inversión.
X
Se efectúa seguimiento a través de la herramienta "Seguimiento Proyectos de
Inversión" dispuesta por el Departamento Nacional de Planeación.
De los $ 33.541.000.000 asignados para
los Proyectos de Inversión de la Superintendencia Nacional de Salud, para
la vigencia 2014, se ejecutaron $21.548.481.129, equivalente a un
porcentaje de ejecución del 64,25 %; ahora bien, al tomar las cifras que reporta
SIIF, se tiene una ejecución de $26.914.112.595, lo que equivale a un 80,24% , lo cual en consideración del
equipo de seguimiento de la Oficina de Control Interno, supera en cualquiera de
las dos situaciones las cifras de la vigencia de 2013 (28,43 %); es importante resaltar que la responsabilidad de la ejecución de los recursos apropiados en el presupuesto
no es solo de la Oficina Asesora de Planeación, quien realiza el respectivo
seguimiento, si no también y mayormente, de las dependencias que tienen a su cargo la instrumentación de
los proyectos, por lo que entonces es una labor conjunta que debe ejecutarse,
buscando la correspondiente y efectiva ejecución, aspecto en donde es
importante las reuniones de seguimiento al PAC, Proyectos de Inversión, Gastos de Funcionamiento y Plan Anual de Gestión,
íntimamente relacionados.
Realizar seguimiento a proyectos de
inversión X
Programas de cooperación internacional coordinados y consolidados
Actividades de cooperación internacional
ejecutadas en el período / Total de
actividades programadas en el
período
Coordinar y apoyar las actividades a
desarrollar a través de la cooperación técnica
internacional
X
El 22 de Septiembre de 2014 se efectúo reunión en las instalaciones de la entidad con la presencia del Secretario General y
el Dr. Gustavo Rojas encargado de los proyectos de la Agencia Francesa de
Desarrollo; reunión en la que se coordinaron y establecieron actividades y fechas para continuar con las actividades
a fin de continuar con el programa de cooperación internacional.
Los días 15 al 17 de Octubre de 2014, se efectúo capacitación sobre “Técnicas de Inspección y Control”; actividad que fue
realizada - organizada por la Superintendencia Nacional de Salud, la
Agencia Francesa de Desarrollo y la Agencia para el Desarrollo y la Coordinación de las Relaciones
Internacionales; actividad que si bien fue desarrollada en el mes de Octubre, fue registrada como cumplida en el mes de
Diciembre.
Liquidación de la tasa de inspección,
vigilancia y control a los sujetos vigilados
Número de vigilados con
formula aplicado / Total de vigilados a los que se les debe aplicar la formula
Revisar y analizar la información remitida por las dependencias correspondientes y
que se convierte en el insumo para la
liquidación de la tasa
X
Si bien es cierto que la actividad se encontraba programada para su ejecución
en el mes de Septiembre de la vigencia 2014, en el mes de agosto, se efectuó el procedimiento de la liquidación de la tasa
a 8.041 instituciones
Aplicar la fórmula de liquidación individual
de la tasa
X
Si bien es cierto que la actividad se encontraba programada para su ejecución
en el mes de Septiembre de la vigencia 2014, mediante NURC No. 3-2014-014628
del 28 de Agosto de 2014, la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación informa al Secretario General que “remitimos en el
archivo adjunto la liquidación definitiva de la tasa para la vigencia 2014”, con lo cual
se da por cumplida
a. Comparativo con Informe Oficina Asesora de Planeación
Al realizar verificación con el "Informe de ejecución Plan Anual de Gestión Tercer
Trimestre 2014", elaborado por la Oficina Asesora de Planeación, las cifras que en este
informe se reportan, no coinciden con las aportadas por la misma Oficina en lo atinente
a la actividad "Realizar análisis y actualización de las modificaciones solicitadas"; por
tanto, se evidencia debilidad en el Autocontrol de la información que administra y reporta
la Oficina Asesora de Planeación, así como debilidad en el seguimiento y análisis de las
cifras reportadas como cumplimiento a la Gestión del PAG.
Igualmente, en el “Informe de ejecución Plan Anual de Gestión Tercer Trimestre 2014",
se evidenció el registro de cumplimiento del 100% en actividades que no fueron
ejecutadas como lo es: Asesorar en la Realización de Políticas para el Fortalecimiento
Institucional
Actividad que se encontraba programada para su ejecución en el mes de Julio de la
vigencia 2014; ahora bien, no es cierta la afirmación que se describe en el informe
correspondiente al Tercer Trimestre, la cual señala: “Esta oficina obtuvo una ejecución
del 100%, de lo programado durante el trimestre julio – septiembre de la vigencia 2014”,
toda vez que conforme a las evidencias aportadas por la Oficina Asesora de Planeación,
el porcentaje de cumplimiento al PAG descrito en el informe, posiblemente tendrá
tendencia a disminuir por las situaciones ya descritas.
b. Seguimientos de Auditorías en la vigencia 2014
Informe Evaluación Cumplimiento Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud - Primer Semestre vigencia 2014, presentado mediante memorando NURC 3-2014-014759 del 29 de Agosto de 2014; evidenciando las siguientes situaciones: Debilidad en la estructuración del Plan Anual de Gestión.
Se señaló que debe existir mejoramiento en cuanto a productos, indicadores, fórmulas y actividades definidas en el PAG como derrotero estratégico para el control y cumplimiento de las situaciones que allí se establecen.
Debilidad en la planeación y mecanismos de seguimiento, análisis y retroalimentación, lo cual impacta de manera directa el Sistema de Control Interno en la Entidad. Debilidad en el Autocontrol por parte de los responsables de las dependencias de la Institución; así como de la información presentada en el Informe de Ejecución de PAG. Debilidad en soportes y evidencias que permitan respaldar la ejecución de actividades y los logros alcanzados.
Informe de Seguimiento a Acciones de Mejora – Recomendaciones (OCI), presentado mediante memorando NURC 3-2015-003295 de fecha 20 de Febrero de 2015; evidenciando las siguientes situaciones:
Se evidencia que por parte de la Oficina Asesora de Planeación se realizaron mesas de
trabajo con las diferentes Dependencias de la Entidad con el ánimo de optimizar la
construcción del PAG correspondiente a la vigencia 2015 y por ende los indicadores para
la medición de la gestión; ahora bien, estas actuaciones serán motivo de verificación en
el informe que se presente por parte de la Oficina de Control Interno como Seguimiento
al Plan Anual de Gestión del Primer Semestre de la Vigencia 2015, el cual se desarrollará
en el segundo semestre de la presente anualidad.
c. Conclusiones
La Oficina de Control Interno una vez efectuada el seguimiento a las actividades
programadas en el Segundo Semestre de la vigencia 2014, concluye que de las 12 que
se registran en el PAG por la Oficina Asesora de Planeación, se efectúo verificación de
manera aleatoria a 9 de ellas, encontrando que tres (3) no cumplen frente a las fórmulas
y productos fijados en el Plan Anual de Gestión; situación no solo afecta los porcentajes
de cumplimiento al interior de esa Oficina y que deben verse reflejadas en el informe final
(Cuarto Trimestre), sino también evidencian debilidad en el autocontrol de la información
que circula en esa Oficina Asesora y que es registrada en informes que, una vez
publicados de manera oportuna, se convierten de conocimiento público.
Igualmente y en atención a la actividad “Realizar acciones de seguimiento”, consignada
en el PAG de la Oficina Asesora de Planeación, se evidenció, en un alto porcentaje, que
las cifras reportadas por las dependencias que conforman la Entidad, no son coherentes
con las figuran en los informes que se presentan por la Oficina Asesora de Planeación;
situación que ratifica la observación referente a la debilidad en la realización de acciones
de seguimiento a los planes que desarrolla la Entidad y en concreto al Plan Anual de
Gestión.
Sumado a lo anterior, se evidenció que Dependencias de la Entidad, no ejercen el debido
autocontrol de la información estadística como producto del desarrollo de sus
actividades, eventos que reflejan debilidad en el control de la información que debe ser
administrada en por cada una de ellas; por lo tanto, si bien la Oficina Asesora de
Planeación, en términos porcentuales, pudiera tener un 50% de responsabilidad, también
lo es que Dependencias de la Entidad tienen el otro 50% de responsabilidad, todo esto
por la evidente desatención y oportunidad en el control de la información que frente al
PAG se constató.
Ahora bien, por parte de la Oficia Asesora de Planeación se han emitido comunicados
así:
NURC 3-2014-021641 del 12 de Diciembre de 2014, se remite “el informe de avance
del Plan Anual de Gestión 2014, correspondiente al tercer trimestre del presente año,
para sus comentarios y visto bueno en lo concerniente a la dependencia que dirige, con
el objetivo de publicarlo en la página web de la entidad. El plazo para sus comentarios
es el día 18 de diciembre del presente año, si en el término de esta fecha no recibimos
sus comentarios y observaciones este será publicado.
NURC 3-2015-004050 del 03 de Marzo de 2015, se remite “el informe de avance del
Plan Anual de Gestión 2014, correspondiente al acumulado de la vigencia 2014 y del
cuarto trimestre del presente año, para sus comentarios y visto bueno en lo concerniente
a la dependencia que dirige; posteriormente se publicará en la página web de la entidad.
El plazo para sus comentarios es el día 06 de marzo del presente año, si en el término
de esta fecha no recibimos sus comentarios y observaciones este será publicado”.
Comunicados que han sido desatendidos por parte de algunas dependencias y cuya
consecuencia, se evidencia en los informes trimestrales del PAG presentados y
publicados por la Oficina Asesora de Planeación.
Es preciso señalar que la Oficina Asesora de Planeación mediante correo electrónico de
fecha 13 de Marzo de 2015, informa a esta Oficina que:
1. La Oficina de Tecnologías de la Información, con memorando NURC 3-2015-004518
del 10 de marzo de 2015, reportó por primera vez (extemporánea) el reporte citado, datos
que no pudieron ser consolidados en el informe remitido por la Of. Asesora de Planeación
a las diferentes áreas con memorando NURC 3-2015-004050. Extemporáneo. El informe
final se complementó con estos datos.
2. La Oficina Asesora Jurídica con memorando NURC 3-2015-004229 del 05 de marzo
hace observaciones, sin embargo la Of. Asesora de Planeación objeta lo observado con
memorando 3-2015-004668 del 12 de marzo de 2015; está pendiente la respuesta.
3. El Grupo de Gestión documental mediante memorando NURC 3-2015-004485 del 09
de marzo hizo observaciones al respecto, en forma extemporánea.
4. La Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos con memorando 3-
2015-004484 del 09 de marzo hace observaciones al respecto, en forma extemporánea.
Las situaciones anteriormente expuestas, en consideración de la Oficina de Control
Interno, y salvo mejor concepto en contrario, afectan de manera directa la oportuna la
aprobación y pertinente publicación del informe ya relacionado y además ratifican lo
evidenciado y registrado en el informe que ahora nos ocupa.
En el momento en que se practicó el seguimiento que ahora nos ocupa en la Oficina
Asesora de Planeación, se evidenció que la Resolución No. 2352 del 12 de Diciembre
de 2013 “Por la cual se aprueba el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia
Nacional de Salud, para la vigencia fiscal 2014” no se encontraba publicado en la Página
Web de la Entidad y solo hasta el día 6 de Marzo de 2015, fue publicada en la página
web de la Entidad, conforme a la evidencia que a continuación se presenta.
Fuente de Apoyo: Oficina de Tecnologías de la Información
Situación que más allá de haber sido ajustada por la Secretaría General y en atención a
la Política Editorial7 de la SNS, evidencia debilidad en el autocontrol de las publicaciones
que se efectúan en la página web de la Entidad y en concreto a las que refieren a las
funciones de esa Oficina Asesora contenidas en el Decreto 2462 de 2013 “Por medio del
cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud”8 y una evidente
desatención a lo preceptuado en la Política Editorial – Información Mínima a Publicar9 la
cual señala:
“(…) las entidades están llamadas a garantizar a través de sus sedes electrónicas “el
acceso de la ciudadanía a toda la información relativa a temas institucionales, misionales,
de planeación, espacios de interacción, datos abiertos y gestión en general
conservando las reservas constitucionales y de ley (…).” Negrillas fuera del texto
Ahora bien, resulta pertinente señalar, en relación con la eficacia de los actos
administrativos, las consideraciones del Consejo de Estado, traídas a colación en
sentencia C-957/99, expediente D2413, en la cual se expuso:
(…) la decisión administrativa contenida en el acto de carácter general o particular es válida
desde el momento en que se expide (desde que ha sido firmado, aún sin haber sido
publicado o notificado, según el caso); sin embargo, su fuerza vinculante comienza desde
que se ha producido la publicación o notificación del acto; por lo tanto, la publicación no
constituye un requisito de validez del acto administrativo; se trata simplemente de una
condición para que pueda ser oponible a los particulares, es decir, de obligatoriedad. En
este evento, se está ante un problema de eficacia de la norma, no de validez; es un aspecto
extrínseco del acto y posterior al mismo. Adicionalmente, la jurisprudencia contencioso
administrativa sostiene que, si el acto administrativo concede un derecho al particular, éste
puede reclamarlo de la administración aunque el acto no haya sido publicado. Si por el
contrario, el acto impone una obligación, ésta no puede exigirse hasta tanto dicho acto sea
publicado, aunque haya una instrucción en el mismo en sentido contrario (…).
Adicionalmente, se evidencia debilidad en el acompañamiento oportuno a las
dependencias que conforman la Entidad, en el seguimiento, análisis y retroalimentación
que debe brindar la Oficina Asesora de Planeación en lo que respecta a la ejecución del
Plan Anual de Gestión; por lo que se concluye que hay una notoria debilidad en la
planeación y mecanismos de seguimiento, análisis y retroalimentación tanto de las
dependencias como por parte de la Oficina Asesora de Planeación; situación que retrasa
y afecta de manera considerable la oportuna toma de decisiones.
7 Resolución 2286 del 26 de Noviembre de 2013 - Por medio de la cual se adopta la Política Editorial de la Superintendencia Nacional de Salud 8 Artículo 9, numerales 2 y 3 9 Página 11
Se evidencia debilidad en soportes y evidencias que permitan respaldar la ejecución
de actividades y logros alcanzados, en este ítem se reitera recomendación elevada en
informes anteriores de la necesidad de llevar a producción el Sistema Integrado de
Planeación y Gestión (ITS).
Es importante que informes tan relevantes para la Alta Dirección, como lo son el
referente a la ejecución Plan Anual de Gestión Tercer y Cuarto Trimestre, evidencie, de
manera clara, analítica y cierta la situación de la Entidad frente al cumplimiento de la
importante herramienta gerencial como lo es el Plan Anual de Gestión y no se presenten
cifras en frío que no permiten conjeturas precisas para la adecuada y oportuna toma de
decisiones, es decir, las cifras deben ir acompañadas de un análisis que permita a la Alta
Gerencia comprobar el efectivo cumplimiento por parte de las dependencias frente a las
actividades registradas en el Plan Anual de Gestión.
d. Recomendaciones
La Oficina de Control Interno recomienda a la Oficina Asesora de Planeación
establecer mecanismos eficientes, eficaces y efectivos que permitan efectuar
acompañamientos oportunos a las diferentes dependencias que componen la Entidad y
en concreto dar cabal cumplimiento a la actividad que para esa Oficina Asesora se
registra en el Plan Anual de Gestión para la vigencia 2015, la cual señala “Realizar
Informes de Seguimiento y evaluación a la gestión de los planes y programas
Institucionales”; a fin de evitar las situaciones encontradas en los informes de tercer y
cuarto trimestre de la vigencia 2014 en la vigencia 2015.
Establecer mecanismos certeros tanto en la Oficina Asesora de Planeación como en
las demás dependencias de la Entidad que permitan contar la debida trazabilidad y los
soportes necesarios, que respalden y evidencien de manera clara y oportuna la ejecución
de actividades y los logros alcanzados.
Se reitera recomendación elevada en informes anteriores, tendientes a llevar a
producción el Sistema Integrado de Planeación y Gestión (ITS), aprovechando el 100%
de sus funcionalidades (módulos), para que finalmente opere como herramienta
estratégica y de apoyo en el monitoreo, seguimiento y control estratégico de la Entidad,
y que permitan a la Alta Dirección, en tiempo real, realizar mediciones certeras de su
gestión, para la oportuna y adecuada en la toma de decisiones que se requieran.
Toda vez que se evidenció debilidad en el autocontrol en el seguimiento a las
publicaciones de actos administrativos que afectan de manera directa las actuaciones
realizadas por la Oficina Asesora de Planeación, se recomienda establecer mecanismos
de seguimiento a fin de evitar que estas situaciones se vuelvan a presentar, además de
ser necesaria la incorporar en la Matriz de Responsabilidades el rol correspondiente a la
publicación de actas administrativos, lo anterior a fin de articular la citada matriz con la
Política Editorial y las demás que se consideren pertinentes.
7. CONCLUSIONES
Del seguimiento practicado por la Oficina de Control Interno al Plan Anual de Gestión
correspondiente al Segundo Semestre de la vigencia 2014, se concluye de acuerdo a las
evidencias presentadas por las diferentes dependencias de la Entidad:
De las 147 actividades programadas en el Plan Anual de Gestión para el Segundo
Semestre de 2.014, se realizó verificación a 99 de ellas, lo equivalente al 67%, y de
conformidad con el seguimiento de verificación efectuado, se evidenció que el 72% de la
muestra cumplió con las metas programadas.
El Mapa de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud,
publicado en la página Web y la Intranet, adoptado mediante Resolución N°4086 del 19
de Diciembre de 2.014, a pesar de estar enunciado, carece del contenido el
procedimiento para la Implementación y Evaluación de Planes Institucionales, siendo
una herramienta necesaria y de gran importancia para la realización estandarizada de
seguimiento y validación de cumplimiento de metas de gestión.
La Oficina de Control Interno, en atención a lo manifestado en el presente informe,
encontró como limitante para el desarrollo y ejecución del presente ejercicio, la
publicación en destiempo del Informe de Seguimiento al PAG alusivo al Cuarto Trimestre
de la vigencia 2014, como se evidencia en el correo electrónico del 19 de Marzo de 2015,
emitido por esa Oficina Asesora y que informa a esta Oficina: “Nos permitimos comunicar
que el Informe de ejecución del IV trimestre y acumulado del PAG2014, está publicado
en la web de la Superintendencia en Conózcanos / Informes de gestión, para los fines
pertinentes”; similar información se brindó a través del memorando NURC 3-2015-
005215 del 19 de Marzo de 2015.
Esta situación condujo a realizar la verificación en el manual de procesos y
procedimientos de la Entidad, adoptado mediante Resolución 4086 del 19 de Diciembre
de 2014, con el ánimo de constatar el término con que cuenta la Oficina Asesora de
Planeación para efectos de elaborar y publicar los referidos informes trimestrales de
seguimiento al Plan Anual de Gestión, concluyendo que conforme al Proceso
Administración del Sistema Integrado de Gestión – Procedimiento “Medición de la
Gestión Institucional”, no cuenta con término alguno que defina o aclare de manera
precisa la publicación de dicho informe.
La Oficina Asesora de Planeación no realiza un análisis de cumplimiento de metas del
Plan Anual de Gestión vinculándolo a la ejecución de Proyectos de Inversión, por cuanto
que, los productos registrados en el aplicativo de Seguimiento a Proyectos de Inversión
del Departamento Nacional de Planeación y sus anexos, en algunos casos no coinciden
con los registrados en el Plan Anual de Gestión, situación que demuestra la carencia de
armonía en las proyecciones institucionales, su ejecución y mejoramiento continuo.
Hay falencias en la planeación y mecanismos de seguimiento, análisis,
retroalimentación y autocontrol por parte de la Oficina Asesora de Planeación y en
concreto, a las funciones otorgadas a esa Oficina Asesora a través del Decreto 2462 de
2013 “Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de
Salud”10; sumado a las actividades formuladas en el PAG para la vigencia 201411.
Por solicitud de la Oficina Asesora de Planeación, todas las dependencias de la
Entidad están reportando mensualmente, a través de correo electrónico o memorando,
la información sobre los avances y el cumplimiento del Plan Anual de Gestión y
posteriormente, la Oficina Asesora de Planeación registra en los Informes de
Seguimiento las actividades que considera prioritarias, sin tener en cuenta los criterios
de los Líderes de Proceso quienes son los que pueden determinar el impacto de éstos
en la gestión institucional.
10 Artículo 9, numerales 2, 3 y 4. 11 Realizar acciones de seguimiento
Se evidencia debilidad en el diseño e implementación de mejoras y ajustes en la
herramienta Tecnológica para el manejo del Sistema Integrado de Planeación y Gestión,
adquirida por la Superintendencia Nacional de Salud mediante contrato No. 177 del 10
de agosto de 2012, con la empresa ITS Soluciones Estratégicas, “Adquisición e
implementación de una Solución tecnológica (Software) debidamente licenciada que
facilite la articulación del Plan Estratégico institucional, los planes, programas, proyectos,
los sistemas de gestión de la calidad, MECI, y migrar la información existente en el
sistema de Información del tablero de control”.
Lo anterior está fundamentado, en que frente al reporte de “cumplimiento” que deben
realizar las áreas mensualmente a la Oficina Asesora de Planeación, se evidenció que
el aplicativo adquirido por la Entidad no está siendo utilizado por las dependencias para
este fin, en lo que refiere al Plan Anual de Gestión y, mucho menos, como herramienta
de análisis y gestión que le permita a la Alta Dirección, implementarla como mecanismo
de control, dificultando mediciones certeras de su gestión en tiempos reales, que
contribuyan de forma oportuna y adecuada en la toma de decisiones.
Lo anteriormente expuesto conlleva a incidir en imprecisiones, dado que la Oficina
Asesora de Planeación está generando Informes de ejecución del Plan Anual de Gestión
con inconsistencias en los datos allí registrados, siendo esto, responsabilidad tanto del
área que reporta la información como de la Oficina Asesora de Planeación que debe
practicar la validación correspondiente, situación que evidencia debilidad en la
implementación de la cultura del autocontrol; incidiendo en la presentación de informes
extemporáneos y con contenidos poco confiables, como es el caso del "Informe de
ejecución Plan Anual de Gestión Cuarto Trimestre 2014".
No obstante que con Memorando NURC 3-2015-004050, suscrito por la Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación, se remitió el Informe de Avance del PAG Cuarto
Trimestre 2.014 y se planteó que se podían efectuar comentarios sobre lo consignado
en el mismo, pocas dependencias respondieron dentro del término concedido para
pronunciarse respecto de lo registrado, aspecto que evidencia debilidad en el autocontrol
e inercia de las dependencias de la Entidad, por este tipo de información que se
considera importante por cuanto es publicada para la consulta de la ciudadanía.
8. RECOMENDACIONES
La Oficina Asesora de Planeación, en virtud de las funciones asignadas mediante el
Decreto N°2482 del 7 de Noviembre de 2.013, institucionalmente es la responsable de
definir las directrices y metodologías para la evaluación y seguimiento del Plan Anual de
Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud; por lo cual, se le recomienda priorizar
el diseño, adopción y socialización de un procedimiento que brinde herramientas y
parámetros estandarizados para el Seguimiento y Evaluación de los Planes Anuales de
Gestión adoptados y ejecutados por la Entidad, el cual debe ser implementado en los
seguimientos que deben efectuarse durante la vigencia 2.015 y en aplicación del
Principio de Autocontrol, debe ser ejercido por todas las dependencias de la Entidad.
Se reitera a la Oficina Asesora de Planeación, en atención a las funciones otorgadas
y las actividades registradas en el Plan Anual de Gestión, realizar de manera efectiva,
eficiente y eficaz la evaluación y seguimiento a los Planes institucionales que garanticen
un reporte de información sobre la gestión y ejecución de los planes y proyectos que
garanticen información veraz y oportuna a la ciudadanía.
Se recomienda a la Oficina Asesora de Planeación fortalecer el autocontrol en la
elaboración del Informe de Ejecución del Plan Anual de Gestión, con el propósito de
emitir un documento técnico e idóneo que efectivamente evidencie el cumplimiento de
logros institucionales alcanzados durante los periodos de ejecución del Plan Anual de
Gestión y que, guarden coherencia con los otros instrumentos de medición de la gestión
aplicados.
La Oficina de Control Interno reitera la recomendación encaminada a tomar las
medidas administrativas necesarias para que herramientas tecnológicas (aplicativos),
adquiridas por la Entidad y en concreto, el Sistema Integrado de Planeación y Gestión,
se convierta, a través de la implementación de mejoras y/o ajustes, en una herramienta
de beneficio para el control estratégico de la Entidad y que su funcionalidad se aproveche
al 100%, dando cumplimiento al objeto contractual: “Adquisición e implementación de
una Solución tecnológica (Software) debidamente licenciada que facilite la articulación
del Plan Estratégico institucional, los planes, programas, proyectos, los sistemas de
gestión de la calidad, MECI, y migrar la información existente en el sistema de
Información del tablero de control”.
La Oficina de Control Interno reitera la recomendación a todas las dependencias de la
Entidad que, en aplicación del Principio de Autocontrol, realicen seguimientos periódicos
a sus herramientas programáticas y de seguimiento a la gestión, con el objeto de detectar
desviaciones y efectuar los correctivos oportunamente para evitar incumplimientos,
inconsistencias y desviaciones en las actividades bajo su responsabilidad y, así, evitar
la generación de NO CONFORMIDADES dentro de los procesos y procedimientos del
Sistema Integrado de Gestión adoptado.
Cordialmente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe Oficina de Control Interno