Suppliers  Suppliers are used on inventory tags, Purchase Orders, and multiple functions throughout the Furniture Wizard Program. To get to the Suppliers Form, click Additional Features from the Main Menu of Furniture Wizard.                      Once in the Additional Features menu, click Suppliers to open the Suppliers Form.           

 

 

1 

Adding a New Supplier  To add a new supplier, single­click the New button in the Suppliers Form, or use the keyboard shortcut ALT + N.                   After click the New button, all fields are cleared and a new supplier may be entered.      

2 

Company Information  All relative information pertaining to the new supplier should be filled in using the Company Info Tab Fields. All information filled in will appear on the Supplier’s Purchase Orders.              

Supplier Representatives  Suppliers may have a representative assigned to them. To assign a rep, select a name from the list in the Rep Section.              However, if a new supplier is added, it may be possible that a new representative needs to be added as well. New representatives are added through the Manufacturer’s Representatives Form. To open the Manufacturer’s Representatives Form, double­click in the Rep Field box in the Suppliers Form.       

3 

             In the Manufacturer’s Representatives Form, fill in all applicable fields about the supplier’s rep.                

Adding a New Representative  To add a new rep to the Furniture Wizard Program, click the Add New Rep button in the Manufacturer’s Representatives Form. All fields will then be cleared for the new rep to be added.            

4 

 

Deleting a Representative  To delete a representative from the Furniture Wizard Program, select the rep by single­clicking on the rep’s name, then click the Delete Rep button, or use the keyboard shortcut ALT + D. Ensure the deletion is correct before pressing the Delete Rep button. Furniture Wizard does NOT confirm before deleting.      

Exiting the Manufacturer’s Representatives Form  Once all changes have been made in the Manufacturer’s Representatives Form, it may be closed and all changes will automatically be saved. To close the form, simply single­slick the Exit button, or use the keyboard shortcut ALT + X.      

Company Information ‐ Additional Fields  Along with the company information, more details may be added to a supplier in the Suppliers Form.                 

5 

Tag Code  A tag code appears at the bottom of an inventory tag. This denotes that the item is from a particular supplier. To add a tag code, insert the code in the Tag Code field box. For example, Ashley Furniture may be denoted as AF on an inventory tag.                     

Terms  Terms describes a Supplier’s payment terms, whether cash­on­delivery, credit card, Net 30, etc. Each Supplier’s Term may be inserted in the Terms field box.                

6 

Account Number  To make it easier to find an account number associated with a supplier, Furniture Wizard stores all account numbers, if provided. To enter an account number, fill in the field box next to Acct. No.          

Pricing  If a Supplier’s freight rate and/or discount are always consistent, the percentage of both may be inserted in the Suppliers Form under the Freight % field and the Disc % field.           To keep pricing consistent within the supplier, a markup can be used in the Retail % and Regular % fields. Also, rounding may be taken into consideration by using the Retail Rounding and Regular Rounding fields.              

7 

 

Additional Information  Additional information may be added to a supplier. To add additional information from the Suppliers Form, click the Additional Features tab.  There are a lot of setting that complex and have effects across the program.   

  

1. If you have different ship to than your “Branch” Address it can be entered here. 2. Click to use this “Ship To” on your PO’s.  3. If you want a separate billing address rather than your default otn eh setup & 

registration screen enter it here. 4.  Click to use this “Bill To:” on your PO’s. 5. If you want a standard comment on your PO’s like.  “Use south driveway” 6. Requirements. (discussed below in the special order section) 7. Default Tag ­ Shows the current default for this supplier.  Use edit mode to make 

a change then click “Set as Default Tag size” to update all inventory. 8. GL# and GL code are not longer supported field.  9. Default Out of Stock Processing ­ This will control the action when processing 

inventory from Invoices and the items are not in­stock a. Reserve ­ Will give a negative available qty by putting a qty on hold. 

(rarely used) 

8 

b. Special Order ­ For vendors that you do not order from frequently or accept small orders into production. 

c. Order Later ­ For vendors that you do significant business with or require larger order.  This hold the sold items until you create a PO at a later point in time and use the Autofill Sold function.   

d. Auto Convert ­ PO ­ This option will look first at stock purchase order in your default warehouse and convert them to special orders.  If there are no stock PO’s for the given item the system will create a PO for them.  

e. Auto Convert ­ Order Later ­ This option will look first at stock purchase order in your default warehouse and convert them to special orders.  If there are no stock PO’s the items will be held until you create and PO for the given vendor and use the Autofill Sold function.  

10.Discontinued ­ If you are no longer buying from the current supply you can use the “discontinued” function and the supplier will be hidden from lists around the program. 

11.Use Markdown Consignment ­ Contact Furniture Wizard Tech support for use.  12.Use Supplier Consignment ­ Contact Furniture Wizard Tech support for use. 

a. The text box needs the amount the store is keeping. Expressed as a percentage.  Example. The vendor gets 80% of proceeds from sales.  A 20% would go in this field.  A recalculation of cost occurs when items are sold under this method.  

13.Use Temp Receiving Location ­  14. Is a Distributor ­ Use this function when multiple suppliers can sell the same 

inventory items. Ie.  You buy from Coaster, but sometimes buy Coaster items from Warehouse Furniture Company.  The supplier record for Warehouse Furniture Company would be a distributor and have this box checked.  

15.E.T.A. Notice for Web ­ Only used in conjunction with Furniture Wizard Websites 16.Use Serial # ­ When activated at the supplier level you can then turn on Serial 

Numbers for their inventory.  17.Commission Options ­ Configure ­ Contact Furniture Wizard Tech support for use 

there are many variables that could be in play here.  18.Update Supplier Commission ­ If changes need made to the percentage of sales 

from consignment items they can be updated in a menu by clicking this button. Only available if using the Supplier Consignment functions contact Tech Support if more information is needed.  

19.Do Not Mark Up Freight ­ If you do not want to include freight in your markup calculations for this vendor select this option.  

    

9 

 

Special Order Requirements  

Supplier’s Additional Information  To assign the same requirements to every item of a selected Supplier, go to the Supplier’s Form and single­click on the Supplier (or add a new Supplier). Then, click the Additional Information tab.   If the red “Edit Supplier Information” does not appear in the top left corner of the Supplier’s Form, click the Edit button. Once the “Edit Supplier Information” appears, type in all requirements for the Supplier’s inventory items in the Requirements field box.                 *If the Supplier was already in Furniture Wizard with items assigned to it,  the requirements will not appear on old inventory items. All requirements inserted into the Supplier’s Form will be attached to any inventory items newly created (after the requirements were inserted into the Supplier’s Form).   After all requirements are inserted, the Supplier’s Form may be closed by clicking the Exit button and all changes will automatically be saved.  

Editing a Supplier  To edit any Supplier’s fields, click the Edit button or use the keyboard shortcut ALT + E. Once the button is selected, single­click on the supplier to be edited.   

10 

                     

Merging a Supplier  From the Suppliers Form, suppliers may be merged. To merge suppliers, click the Edit button. After clicking upon the Edit button, select the Supplier that will be remaining after the merge. Then, click the Merge button.                   

11 

After clicking the Merge button, a Wizard Alert appears describing the procedure of a Supplier Merge.            After confirming that the merge should be done, the Supplier Quick Select dialog box appears. Here, the Supplier to be merged into the remaining supplier needs to be selected.   After the Supplier is selected, click OK.     Again, Furniture Wizard will confirm the action with a Wizard Alert.    If the action to merge two selected suppliers is correct, click YES.   Another Wizard Alert appears asking if the old supplier needs to be deleted. If yes is selected, all account number, and any other information that has been stored in Furniture Wizard will be deleted. It is recommended to write down all information about the supplier about to be deleted.            

12 

Once all Wizard Alerts have been answered, Furniture Wizard will confirm the merge of the suppliers.        

Deleting a Supplier  To delete a supplier, click the Edit button on the Suppliers Form. Then select the supplier by single­clicking on the supplier’s name. Once the supplier is selected, click the Delete button or use the keyboard shortcut ALT + D.                     Furniture Wizard will then confirm the deletion of the supplier.           

13 

If OK is clicked upon, the supplier will automatically be deleted. Note that if the supplier is being used on a Purchase Order or Inventory Item, it CANNOT be deleted.  You can discontinue the supplier on the Additional Information” tab.  

Updating Costs  A selected supplier may have all costs and/or retail prices updated through the Update Supplier Costs Form. To open the Form, click on the Update Costs button in the Suppliers Form and this will open the Update Supplier Costs Form.                      After the Update Suppliers Costs Form is open, all items may be update, inventory tags may be printed for all items or select items, or costs may be updated by a percentage (if this option is chosen, the Process Update Costs button must be clicked upon).            

14 

Supplier Reports  Supplier Reports may also be printed from the Suppliers Form. To select a report, click the Reports button, or use the keyboard shortcut ALT + R. The Print Supplier Reports dialog box appears, and the reports desired may be previewed and/or printed.                    Once all changes are made in the Suppliers Form, the form may be closed. To close the Suppliers Form, click the Exit button or use the keyboard shortcut ALT + X.       

15 

Suppliers  1 

Adding a New Supplier  2 

Company Information  3 

Supplier Representatives  3 

Adding a New Representative  4 

Deleting a Representative  5 

Exiting the Manufacturer’s Representatives Form  5 

Company Information ­ Additional Fields  5 

Tag Code  6 

Terms  6 

Account Number  7 

Pricing  7 

Additional Information  8 

Special Order Requirements  10 

Supplier’s Additional Information  10 

Editing a Supplier  10 

Merging a Supplier  11 

Deleting a Supplier  13 

Updating Costs  14 

Supplier Reports  15 

 

16