suprême conseil pour la france des grands …aide/scplf_atelier_notice.pdf · suprême conseil...
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Suprême Conseil pour la France
des Souverains Grands Inspecteurs Généraux
du 33ème et dernier degré
du Rite Ecossais Ancien et Accepté
Manuel de Prise en Main
Réservé aux membres de la Juridiction
Version 14
Conception du logiciel : M. G...R ([email protected])
Conception du manuel : R-D. . L...T ([email protected])
Support technique & Guide Utilisateur : C. M…T ([email protected])
Généralité sur les fenêtres
• Les menus Secrétaire et Trésorier doivent être fermés par le bouton seul moyen de retourner à la fenêtre générale.
• La fermeture des fenêtres d’affichage se fait par le bouton :
• La fermeture des fenêtres de saisie
– Pour valider la saisie par le bouton
– Pour annuler la saisie par le bouton
L’utilisation de la x Windows n’est pas conseillée.
Vérifier les données de chaque Frère
Ouvrir « Menu du Secrétaire» en cliquant une fois sur la case
Cette action va ouvrir une nouvelle fenêtre
• Menu du Secrétaire
– Il s’agit de vérifier les données
des Frères de l’atelier
– Pour ce faire il faut ouvrir les
« Dossiers des Frères »
par un clic sur cette case.
– Une nouvelle fenêtre va s’ouvrir.
– Un double clic sur une des lignes
va ouvrir la fiche du Frère
– On peut aussi après sélection d’un
Frère (surligné en bleu), utiliser le
bouton « Voir fiche du Frère »
Fiche d’un Frère Les modifications sont réalisées en utilisant le
bouton qui ouvre une nouvelle
fenêtre
Pour tous les ateliers : Vérifier également le
Statut qui peut changer d’une année sur l’autre. La petite flèche à droite
permet de connaître tous les cas possibles.
Les modifications seront visibles sous 24 heures dans l’Intranet pour tous les ateliers
Fenêtre de modification des informations des Frères.
Méthode pour changer l’année en cours
Il suffit d’indiquer l’année correspondant aux opérations saisies ensuite. Puis de valider en cliquant sur le bouton Accepter
Une fenêtre de confirmation s’ouvrira. Vous pourrez valider ou annuler la
modification qui peut être faite autant de fois que nécessaire.
Les paramètres de l’année
• Cette saisie est indispensable pour :
– Etablir les dates des tenues de l’année
– Enregistrer le montant des cotisations de l’année suivante avant le 30 octobre de l’année en cours pour permettre le versement de la quotepart revenant à l’atelier par le Suprême Conseil.
Cette saisie se fait par le menu du Trésorier.
Cas des dates de tenues erronées
• En premier lieu il faut supprimer toutes les dates (Menu Secrétaire – Tenues)
• Modifier le jour de la semaine et la semaine du mois des tenues (Menu Général – Paramètres année en cours). Attention les dates doivent
correspondre à celles prévues dans le Règlement Intérieur de l’Atelier, approuvé par le Grand Secrétaire Général.
• Les nouvelles dates des tenues seront générées automatiquement lors du prochain accès au Menu Secrétaire - Tenues
Vérifier ces informations
Après avoir cliqué sur le bouton « Accepter », une fenêtre de confirmation s’ouvrira.
Le Trésorier assure
• La saisie du vote des cotisations.
– Il s’agit de la part nécessaire à l’atelier pour couvrir ses frais de fonctionnement;
• La saisie des quoteparts versées par le SCplF.
• La saisie des écritures diverses.
• La finalisation de la Situation Financière.
Le Trésorier peut, si nécessaire, réinitialiser le solde bancaire et le solde de caisse
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira.
Il convient de saisir le montant correspondant au solde de banque ET aux écritures non comptabilisées par la banque. Une confirmation du montant est ensuite demandée, et une nouvelle fenêtre s’ouvre.
Les différents soldes actuels avant recalcul
Pour recalculer les soldes avec le montant indiqué en haut. Une confirmation sera demandée.
Cliquer sur le bouton : Comptes des Frères
• La liste des Frères de la Loge va apparaître avec le solde du compte de chacun pour les années antérieures à 2018
• Seules les cotisations antérieures à 2018 sont à enregistrer dans les comptes des frères.
Les écritures comptables sont saisies dans le Journal de Banque Cliquer sur le bouton « Créer une ligne débit/crédit »
Cette fenêtre de saisie s’ouvre
1.Saisir la date en utilisant le calendrier
2.Cliquer sur le bouton
4.Saisir le montant débit ou crédit
Saisie d’une écriture comptable
3.Saisir le libellé de l’écriture
5.Ne pas oublier de valider avec le bouton Accepter
La saisie des espèces
• Se fait par le « Journal de Caisse » Une nouvelle fenêtre va s’ouvrir !
• Pour saisir une opération il faut cliquer sur le bouton « Créer une opération » Une nouvelle fenêtre va s’ouvrir !
• Avec la possibilité de visualiser le Journal de Caisse sous PDF
L’écran de saisie espèces
1. Saisir la date à l’aide du calendrier
2. Indiquer le libellé de l’écriture
3. Indiquer le montant débit ou crédit
Pour valider l’écriture cliquer sur Accepter
Aperçu du Journal de Banque
A partir du Journal, le trésorier peut modifier et/ou supprimer des lignes. Il peut également visualiser la situation d’un compte donné. Dont le Tronc de bienfaisance.
Edition au format PDF du Journal de banque
La Situation de trésorerie C’est le document qui s’affiche.
Il tient compte de toutes les opérations enregistrée au cours de l’exercice. Son édition au format PDF est à remettre lors de l’installation
Notes de Débit
Ce menu permet de connaître la situation de chaque frère vis-à-vis du Suprême Conseil
L’accès au relevé de Banque
Les relevés de banque sont désormais consultables en ligne par le menu Banque
Menu Secrétaire
Les Dossiers des Frères
Les Tenues
Les Présences
Les Statistiques
Les Cérémonies de Réception
Synopsis et plan de travail
Envoi d’un mail aux Frères
DOSSIER DES FRÈRES
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira.
Elle comporte la liste de tous les membres de la Loge quelque soit son statut
Vous pourrez :
• Visualiser et modifier certaines données concernant un Frère
• Editer le répertoire de la Loge
• Envoyer par courriel ce répertoire aux Frères de la Loge
• Enregistrer la date d’une cérémonie de réception
Pour accéder aux dossiers des frères, cliquez sur le bouton « Dossier des Frères »
Possibilité de voir le détail de chaque
Frère par un double clic sur une
ligne. Ou en cliquant sur
le bouton
Liste des Frères de la Loge
Fiche d’un Frère Frère
Seules les zones non grisées peuvent être modifiées par la Loge
de Perfection.
Le Statut peut être modifié par tous les
Ateliers.
Fiche d’un Frère Degrés
Avec la possibilité de faire une demande de
modification des offices dans les loges symboliques.
(Un mail de confirmation est envoyé.)
Fiche d’un Frère Fête de l’Ordre
La saisie de la présence
est faite par l’assistance
informatique (depuis 2013)
Enregistrer une date de cérémonie
Sélectionnez le frère Puis enregistrez la date de la
cérémonie. Un nouvel écran va apparaitre.
Pensez à valider avant de fermer.
Visualiser les demandes déjà faites
Tenues
Pour accéder à l’écran de saisie des tenues, cliquer sur le bouton « Tenues » Un nouvel écran s’ouvrira
Les dates des tenues • Vous avez sur la partie gauche la
date des tenues telles que définies à partir des paramètres de l’année.
• Avant de supprimer une tenue et créer une tenue exceptionnelle et/ou décalée à l’aide des deux boutons, faire la demande de modification de date de tenue.
• Pour effectuer une suppression, il faut d’abord sélectionner par un clic la date de la tenue.
Généralité sur les Tenues
Tous les documents
transmis peuvent être visualisés au
format PDF en cliquant sur le
bouton
Et supprimés par le bouton
Une confirmation sera demandée
La convocation
1 -Sélectionner la date de la prochaine tenue
la date s’affiche
2 - Cliquer sur le bouton Convocation
Ouvre Cette
Fenêtre
3 - Ce bouton vous permet de rechercher le document sur votre PC
.4 - Valider par le bouton « Accepter »
NB : Le choix du document se fait comme pour joindre une pièce jointe à un mail. Attention, le nom du chemin + nom de fichier ne doit pas comporter de « point » !!
La visualisation de la convocation se fait en cliquant sur le bouton avec un œil
Après vous pouvez visualiser le document. Un document PDF s’ouvrira. Vous pourrez l’enregistrer sur votre PC ou l’envoyer par mail.
Pour quitter cette
fenêtre
L’envoi de la convocation se fait avec le bouton
Pour ajouter des destinataire non membres de l’atelier. Ou une seconde adresse mail d’un membre.
L’envoi de la convocation se fait avec le bouton
Les destinataire non membres de l’atelier figurent dans cette liste. Vous pouvez envoyer ou non suivant votre choix
Vous pouvez sélectionner les
envois par degré ou en
cochant chacune des
cases
Ce bouton vous permet de saisir un texte libre.
Ce bouton vous permet
d’archiver votre envoi.
Les présences 2
A l’ouverture, tous les noms sont dans la colonne Absents. Pour passer un nom d’un colonne à une autre, il suffit de :
Cliquer – Glisser – Déposer avec la souris.
Une fois la liste mise à jour, valider en cliquant sur le bouton
Cette fenêtre se fermera.
Pour que le nom d’un nouveau Frère apparaisse, il faut que sa date de réception dans l’atelier soit validée par le Suprême Conseil.
Les P.V. 1
Comme pour les convocations et les présences, il faut cliquer sur
la date de la tenue correspondant au P.V.
Attention il s’agit de la date de la tenue.
Pas celle de l’approbation du P.V.
Les P.V. 2
4 P.V. peuvent être saisis. Chaque P.V. correspondra au degré
auquel l’atelier aura travaillé. Au moins un P.V. doit être transmis.
Un simple clic sur un des boutons P.V.
ouvre une nouvelle fenêtre.
La recherche du P.V. sur votre PC.
La recherche se fait en cliquant sur le bouton
NB : Le choix du document se fait comme pour joindre une pièce jointe à un mail. ATTENTION : NOM COMPLET AVEC CHEMIN MAXIMUM 80 CARACTERES !!!!!!!
Les Planches 2 Cette
fenêtre s’ouvre
Bouton pour rechercher le document sur votre PC
Créer un titre pour le document. Evitez : ponctuation et accent
NB : Le choix du document se fait comme pour joindre une pièce jointe à un mail. ATTENTION / NOM + CHEMIN MAXIMUM 80 CARACTERES !!!! Eviter les caractères spéciaux (. : / ‘ « etc)
Les Planches 3
La recherche de la matricule de l’auteur ouvre la liste des Frères de la Loge
Sélectionner la matricule (un clic
sur la ligne).
Valider la sélection par un double clic
sur la ligne ou cliquer sur le
bouton « Accepter »
Les Planches 5
Pour un travail fait par un Frère non membre
de la Loge, choisir le bouton « Travail d’un Frère
n’appartenant PAS à l’Atelier»
La recherche se fait soit par le numéro de matricule, soit par le nom.
Modification de Tenues
Permet de faire une demande de tenue décalée ou de tenue supplémentaire. Permet également de demander la suppression d’une date de tenue.
Ne pas supprimer la tenue dans le menu Tenues, avant d’avoir fait la demande !
Penser à Accepter
Les Statistiques
Affiche les statistiques de présence entre deux dates à saisir
Affiche les statistiques de présence sur les 12 derniers mois Affiche aussi les présents à la Fête de l’Ordre.
Permet de visualiser les convocations, PV et travaux sur une année civile Le bouton permet de passer des convocations aux planches.
Les Cérémonies de Réception
Ne figurent ici que les propositions de nomination saisies dans l’Intranet. Voir la notice complète pour la création d’une proposition de nomination.
L’Agape Pascale
Enregistrer l’allocution du TSA Saisir le nombre de Frères du Chapitre présents ; Et le nombre de Frères visiteurs. Saisir le montant du Triangle. Eventuellement enregistrer l’Intervention du Délégué du Suprême Conseil. Puis valider par le bouton Accepter
Le bouton Organisation Agape Pascale n’est visible que pour les Chapitres Organisateurs pendant la période de l’Agape Pascale.
Le Président • Accède à tous les menus
• Doit fournir après vote, la composition du collège.
• Avant son installation il doit fournir les documents suivants :
– Rapport moral
– Situation de trésorerie
– Tronc de bienfaisance
– Plan de travail
Le Président (suite) • Peut suivre la progression dans la Juridiction
des Frères (Menu Secrétaire).
• Fait les demandes de nomination à un degré supérieur.
• Communique avec l’Inspecteur dont dépend l’atelier.
• Demande d’enregistrer les modifications d’office par le GSG et peut modifie les codes d’accès des officiers.
• Communique par mail avec les frères
Le menu général
Le président ou le secrétaire doit donner la composition du collège après le vote de
l’atelier
La composition du collège
Renseigner la date du vote à l’aide du calendrier
Pour chaque officier,
rechercher sa matricule à partir de la liste qui va
s’afficher en cliquant sur le
bouton
4 documents à transmettre avant l’installation
Fourniture des documents Avant l’installation
La loupe permet de choisir le document sur votre PC.
Le même écran de recherche s’ouvrira pour les quatre documents qui doivent être transmis au SCplF en cliquant sur le nom dudit document dans l’écran précédent.
La proposition de nomination
Les propositions font l’objet de plusieurs onglets au fur et à mesure de
la progression du dossier.
Recherche du Frère concerné
Les Nominations en cours de traitement
Ces propositions sont à traiter par l’atelier.
En cliquant sur une ligne on accède au détail de la proposition
Les Travaux pour une nomination
Les travaux apparaissent lorsqu’ils ont été enregistrés au niveau des Tenues !
Les travaux en Loge Symbolique peuvent être saisis ici !
Les statistiques de présence dans le dossier de nomination
Ces statistiques sont mises à jour automatiquement à partir des présences aux tenues