surat keteranganyuyun_yuniar.staff.gunadarma.ac.id/downloads/files/74066/bukti+un… · surat...
TRANSCRIPT
Perpustakaan Universitas Gunadarma BARCODE
BUKTI UNGGAH DOKUMEN PENELITIANPERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GUNADARMA
Nomor Pengunggahan
SURAT KETERANGANNomor: 109/PERPUS/UG/2020
Surat ini menerangkan bahwa: Nama Penulis : YUYUN YUNIAR ROHMATINNomor Penulis : 130942Email Penulis : [email protected] Penulis : Jalan Bkkbn raya kampung ciketing no 36. kelurahan mustika jaya kecamatan
mustika jaya kecamatan mustika jaya
Telah menyerahkan hasil penelitian/ penulisan untuk disimpan dan dimanfaatkan di Perpustakaan Universitas Gunadarma,dengan rincian sebagai berikut : Nomor Induk : FTI/ID/PENELITIAN/109/2020Judul Penelitian : ANALISIS PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU DI CV.
LAKSANA KAROSERITanggal Penyerahan : 27 / 07 / 2020
Demikian surat ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya dilingkungan Universitas Gunadarma dan Kopertis Wilayah III.
Dicetak pada: 10/08/2020 16:18:48 PM, IP:114.79.7.61 Halaman 1/1
ANALISIS PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN
BAKU DI CV. LAKSANA KAROSERI
Yuyun Yuniar Rohmatin1
Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Gunadarma
ABSTRAK Kegiatan pembelian bahan baku merupakan salah satu kegiatan utama dalam suatu perusahaan
manufaktur karena menyangkut kelancaran operasi perusahaan. Upaya untuk mengkoordinasikan
informasi yang diperoleh khususnya pembelian bahan baku, yaitu dengan adanya sistem informasi
pembelian bahan baku. Tujuan penelitian ini adalah Menganalisis Penggunan sistem informasi pembelian
bahan baku yang dilakukan oleh CV.Laksana Karoseri
Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa Sistem Pembelian Bahan Baku Produk Cityline di
CV.Laksana melibatkan 3 bagian terkait yaitu Customer, sales dan PPIC. Sistem pembelian menggunakan
lembar Purchase order yang dibuat oleh CV. Laksana sebagai pembeli untuk menunjukkan barang yang
diinginkan oleh customer sesuai dengan customer order, biasanya rinciannya dari item yang di order akan
di sesuaikan dengan sales purchase order-customer jika tiba diperusahan. CV. Laksana Karoseri
mengunakan sistem informasi yang dikenal dengan SIM laksanan dan Sistem Informasi Syteline. dalam
penggunaannya Data pada SIM Laksana juga terhubung dengan Syteline. Perbedaan data SIM Laksana
dan Syteline adalah SIM Laksana menyediakan data yang lebih rinci dari suatu produk sedangkan Syteline
hanya menyediakan data secara umum mengenai status produk. Sehingga dapat dikatakan bahwa software
SIM Laksana merupakan software khusus yang hanya berisikan data mengenai produk-produk bus.
Kata Kunci : Pembelian, informasi, syteline, bahan baku, sistem
PENDAHULUAN
Melihat Perkembangan kehidupan manusia saat ini, yang didukung oleh
berbagai aspek kehidupan diantaranya teknologi, ekonomi dan sosial media, memaksa
setiap orang yang ikut serta dalam bidang tersebut untuk terus mengembangkan diri
mengikuti perkembangan zaman agar dapat terus bersaing dalam kehidupan. Begitu
juga perusahaan harus melakukan suatu tindakan yang sesuai agar dapat bersaing.
Tindakan yang akan diambil oleh perusahaan memerlukan adanya informasi yang
mendukung, agar tindakan tersebut sesuai dengan yang diharapakan berdasarkan
kebutuhan. Informasi dibutuhkan untuk mengurangi hal ketidakpastian dalam proses
pengambilan keputusan dari suatu keadaan yang ada. Kualitas dari suatu informasi
tergantung pada tiga hal pokok yaitu keakuratan, tepat waktu dan relevan yang berarti
sesuai dan tepat. Semakin baik sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan maka
mendukung perusahaan untuk tetap bertahan dan dapat bersaing dikehidupan sekarang
ini dalam memenuhi kebutuhan.
Sistem informasi menjadi suatu kebutuhan yang sangat penting bagi perusahaan
untuk menghasilkan suatu informasi yang sangat dibutuhkan oleh pengguna informasi
baik pihak internal maupun eksternal perusahaan guna pengambilan keputusan. Sistem
informasi yang tepat akan membantu dalam merencanakan dan menjalankan kegiatan
operasional perusahaan sehingga mampu mencapai tujuan perusahaan.
Kegiatan suatu perusahaan juga tentunya tidak lepas dari kegiatan transaksi-
transaksi untuk pemenuhan kegiatan perusahaan dalam rangka menghasilkan barang
atau jasa untuk dijual di pasaran. Untuk menunjang semua kegiatan yang ada di pasaran
diperlukan adanya transaksi pembelian. Bagi sebagian besar perusahaan, transaksi
pembelian merupakan hal utama dalam menjalankan kegiatan produksinya. Transaksi
pembelian dilakukan perusahaan dengan memperoleh bahan baku atau bahan mentah
untuk diolah menjadi barang jadi, maka dari itu perusahaan memerlukan sistem
informasi pembelian bahan baku agar perusahaan dapat mengatur pembelian bahan
baku berdasarkan sistem informasi yang diterapkan dengan tujuan mengintegrasi
kegiatan khususnya dalam kegiatan pembelian bahan baku.
CV. Laksana merupakan perusahaan yang bergerak dibidang industri
manufaktur karoseri bus. Produk yang dihasilkan diantaranya adalah bus yang
digunakan sebagai alat transportasi dalam kehidupan sehari hari. Aktivitas produksi
pada perusahaan ini adalah hal penting didalam pengerjaannya, bahan baku merupakan
masalah yang sangat penting. Oleh karena itu agar tidak adanya keterlambatan baik
informasi maupun teknisnya mengenai bahan baku yang tersedia dalam perusahaan,
demikian dengan adanya pengendalian yang lebih terkomputerisasi dengan baik
sehingga dapat meminimalkan masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Rumusan
masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana sistem informasi pembelian bahan baku
yang sedang berjalan di CV. Laksana. Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini
adalah mengetahui Penggunaan Sistem pembelian bahan baku di CV. Laksana pada
produk Cityline.
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Sistem
Sistem pada dasarnya merupakan sekelompok unsur yang erat dan berhubungan
satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu
(Mulyadi, 2016).
Sistem adalah serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan
berinteraksi untuk mencapai tujuan, terdiri dari subsistem yang mendukung sistem yang
lebih besar (Romney & Steinbert, 2015).
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan
suatu sasaran tertentu, sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dengan
pendekatan komponen (Jogiyanto, 2010).
Berdasarkan dari definisi dapat diartikan bahwa sistem adalah sekumpulan
elemen-elemen atau fungsi-fungsi tertentu yang bekerja dan saling berhubungan dalam
suatu proses untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Pengertian Informasi
Informasi didefinisikan sebagai hasil pengolahan data dalam bentuk yang
berguna dan berarti bagi penerimanya yang menggambarkan kejadian-kejadian yang
nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan (Jogiyanto, 2010).
Informasi merupakan data yang diolah sedemikian rupa, sehingga bisa dijadikan
dasar dalam mengambil keputusan yang tepat dan benar oleh penguna informasi.
(Bodnar dan Hopwood, 2009).
Berdasarkan definisi yang diperoleh yaitu menunjukan bahwa informasi
merupakan suatu hasil pengolahan data dari data yang diperoleh yang berguna dan
memiliki nilai yang bermanfaat didalam informasi tersebut serta dijadikan sebagai
dasar dalam pengambilan sebuah keputusan yang tepat dan benar sehingga dapat
memperoleh keputusan yang akurat.
Sistem informasi adalah komponen-komponen yang saling berkaitan yang
bekerja bersama-sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menampilkan
informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengaturan, analisa,
dan visualisasi pada sebuah organisasi. (Laudon, 2012).
Sistem informasi juga memiliki arti lain yaitu sistem informasi adalah
pengaturan orang, data, proses, dan informasi (TI) atau teknologi informasi yang
berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai
output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah intansi atau
organisasi.(Whitten, Bentley, Ditman, 2004). Sistem Informasi terdiri dari komponen-
komponen antara lain :
1. Tujuan
Setiap sistem informasi dirancang untuk mencapai suatu atau lebih tujuan yang
memeberikan arah bagi sistem tersebut secara keseluruhan.
2. Input
Data harus dikumpulkan dan dimasukan sabagai input didalam sistem. Sebagian
input berupa transaksi.
3. Output
Informasi yang dihasilkan sebuah sistem disebut output. Output yang dari sebuah
sistem yang dimasukan kembali kedalam sistem sebagai input disebut umpan balik
(feedback). Output sebuah sistem informasi yang biasanya berupa laporan keuangan
dan laporan internal seperti daftar umur piutang, anggaran, dan proyeksi arus kas.
4. Penyimpanan
Data Data sering disimpan untuk dipakai lagi dimasa mendatang. Data yang
tersimpan ini harus diperbaharui (update) untuk menjaga keterkinian data.
5. Pemprosesan
Data harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan
komponen proses. Sebagian besar perusahaan mengolah datanya dengan
menggunakan komputer, agar dihasilkan informasi secara tepat dan akurat.
6. Instruksi dan prosedur
Sistem informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi,
instruksi dan prosedur rinci. Perangkat lunak (program) komputer dibuat
Pembelian
Setiap perusahaan membutuhkan fungsi proses sistem pembelian yang
melibatkan penentuan pembelian barang, pemilihan pemasok yang baik, evaluasi harga
yang tepat, menetapkan syarat dan kondisi yang berlaku serta menindaklanjuti pihak
yang berkepentingan untuk memastikan pengiriman barang tepat waktu dan sistem
pembayaran barang serta pemantauan dan pengendalian untuk mengamankan pasokan
barang (Arjan J. Van Weele, 2010).
Menurut pandangan para ahli dalam proses pembelian terdapat empat aktifitas
siklus pembelian, yaitu diantaranya (Romney & Steinbert, 2015) :
1. Memesan bahan baku, perlengkapan dan jasa.
2. Menerima bahan baku, perlengkapan dan jasa.
3. Menyetujui faktur dari pemasok.
4. Pengeluaran kas.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pembelian merupakan salah satu
fungsi yang penting dalam berjalannya operasi suatu perusahaan dalam proses bisnis
yang terlibat untuk mengidentifikasi keperluan persediaan dan pengadaan barang,
penempatan pemesanan, penerimaan barang dan pengakuan hutang dimana perusahaan
membeli barang jadi untuk digunakan sebagai bahan baku dalam membuat suatu produk
yang dihasilkan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan sehingga produk yang
dihasilkan dapat diterima dipasaran.
Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku
Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari
komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan
informasi.
Pembelian bahan baku sendiri merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah
perusahaan industri manufaktur. Proses tersebut membutuhkan suatu prosedur yang
sesuai dengan standar dan kebutuhan. Jika tidak sesuai dengan standar yang ditentukan,
dapat mengakibatkan suatu industri manukfaktur tidak akan mendapatkan hasil yang
maksimal dan akan mengalami kerugian.
METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian mengenai Analisis Penggunaan Sistem Informasi
Pembelian Bahan Baku Di CV. Laksana Karoseri digambarkan pada gambar berikut :
Gambar 1 Metodologi Penelitian
Menentukkan Metode Penelitian yang digunakan
Mulai
Mendefinisikan Masalah
Menentukkan Tujuan
Ya
Mempersiapkan perlengkapan dan
peralatan yang dibutuhkan
Mengamati proses produksi dan
Pengendalian Kualitas
Hasil
OK
Pengolahan data dan analisa data penelitian berupa :
1. Mendeskripsikan Proses Sistem Pembelian Bahan Baku
2. Mendeskripsikan Sistem Informasi CV. Laksana Karoseri
3. Analisis Sistem Informasi:
a. SIM Laksana
b. Syteline
Kesimpulan
Selesai
6
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem Pembelian Bahan Baku Produk Cityline di CV.Laksana
Berikut merupakan prosedur pemesanan yang dilakukan oleh CV. Laksana
dalam pembuatan produk Cityline:
Flow chart
Sales PPICCustomer
Start
1.Customer
melakukan
permintaan booking
2. Sampaikan
permintaan booking
ke PPIC
3. Menentukan
booking start date
terdekat dengan
permintaan booking
customer
4. Setuju dengan
booking start date
dari PPIC?
5. Buat CO di
syteline
6. Buat laporan
pemasukan order –
booking order
End
Gambar 2 Flowchart Prosedur Pemesanan Bahan Baku
(Sumber: Hasil Penelitian, 2019)
Langkah pertama yang dilakukan adalah Costumer melakukan permintaan
booking produksi bus ke Sales. Permintaan booking dapat dilakukan apabila telah
memenuhi Syarat diantaranya yaitu Standar Order Form yang sudah terisi lengkap
dan ditandatangani Costumer kemudian Form Spesifikasi Khusus (jika ada) terisi
lengkap dan ditandatangani Costumer dan Direktur Teknik, yang diperbolehkan
melakukan booking Costumer Order Specification Class A, B, dan C serta
penawaran yang sudah ditandatangani oleh Costumer. Syarat berikutnya yaitu
Chassis masuk ke Laksana paling lambat 3 minggu sebelum jadwal
produksi dengan melampirkan surat pernyataan sales mengenai permintaan
booking. Setelah itu sales menyampaikan permintaan booking ke PPIC. PPIC
7
yang nantinya akan menentukan booking start date terdekat dengan permintaan
Costumer dan mengirim balik permintaan booking ke marketing.
Penentuan booking mempertimbangkan chasis due date dan Costumer
order specification class sales juga akan mempertimbangkan booking start date
dari PPIC setelah selesai sales akan membuat Costumer order di Syteline.
Kemudian sales membuat laporan pemasukan order – order booking dengan
memasukan data booking chassis duedate dan booking start date. Setelah chassis
masuk atau LPO booking selesai dibuat.
Kaitannya pembelian dengan pemesanan yaitu sebelum dilakukan proses
pembelian terlebih dahulu dilakukan proses pemesanan dua hal tersebut saling
berkaitan antara pemesanan dengan pembelian dikarenakan CV.Laksana membuat
produk berdasarkan pemesanan yang masuk dalam bentuk costumer order dari
costumer yang nantinya akan diproses oleh team marketing dan team Purchasing
menjadi PO yang dikirim ke suplier untuk membeli bahan baku apa saja yang di
perlukan. Oleh sebab itu dilakukanlah proses pemesanan terlebih dahulu sebelum
melakukan proses pembelian bahan baku bertujuan untuk mengetahui bahan
bahan apa saja yang dibutuhkan dalam memenuhi pesanan yang dibuat oleh
costumer agar dapat memenuhi sesuai dengan kebutuhan costumer.
Berikut adalah contoh bentuk dari surat Purchase Order CV.Laksana yang
digunakan dalam melakukan pembelian bahan baku ke suplier suplier. Surat
purchase order berisikan tentang informasi informasi pembelian.
Gambar 3 Contoh Surat Purchase Order
(Sumber: Hasil Penelitian, 2019)
8
Surat Purchase order merupakan dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk
menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak penjual. Purchase order
juga merupakan sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan
penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.
Selanjutnya adalah contoh bentuk dari surat costumer order. surat
pemesanan barang yaitu tentu saja untuk memesan suatu barang atau jasa yang di
inginkan oleh perorangan ataupun instansi, Adanya surat pemesanan barang yaitu
agar apa yang dipesan jelas dan sesuai dengan maksud dan tujuan.
Gambar 4 Contoh Surat Costumer Order
(Sumber: Hasil Penelitian, 2019)
9
Surat tersebut merupakan sebuah surat yang berasal dari perorangan
ataupun instansi yang digunakan untuk memesan sejumlah barang atau jasa.
Salah satu jenis surat niaga yang dibuat oleh pelanggan/pembeli yang berisi
mengenai permintaan pembelian terhadap suatu barang tertentu. Jadi surat
pesanan barang tersebut dari calon pelanggan/pembeli dan ditujukan kepada
penjual/ suplier.
Selanjutnya adalah contoh bentuk dari laporan pemasukan order yang
terdapat pada CV.Laksana. Berisikan tentang informasi informasi pemesanan
barang yang dipesan
Gambar 5 Contoh Laporan Pemasukan Order
(Sumber: Hasil Penelitian, 2019)
Laporan pemasukan order CV.Laksana Menu Laporan Order berfungsi
untuk melihat order-order yang pernah dilakukan kepada supplier-supplier
tertentu berdasarkan periode yang ditentukan. Laporan dapat menampilkan
informasi jumlah barang yang di order (dalam satuan terkecil), dan total biaya
order dari menu Order Barang.
10
Analisis Peggunaan Sistem Informasi Di CV. Laksana Karoseri
SIM Laksana
SIM Laksana merupakan sistem awal yang digunakan oleh CV Laksana
dan tetap digunakan hingga saat ini. Sistem ini didesain dan dikembangkan oleh
tim IT CV Laksana. Sistem ini berisikan mengenai informasi-informasi selama
proses produksi, mulai dari waktu pemesanan chassis hingga proses pre delivery
inspection dan produk bus siap dikirim ke konsumen. Berikut merupakan macam-
macam informasi yang dapat diketahui dalam SIM Laksana.
1. Monitoring Kedatangan Chassis
Monitoring kedatangan chassis ini berhubungan dengan pemesanan bus. SIM
Laksana dapat memberikan informasi mengenai chassis yang datang sudah
terdaftar pada booking order atau belum. Booking adalah proses pemberian
customer order number untuk chassis bus yang belum masuk. Booking harus
dilakukan untuk setiap bus sesuai dengan customer order specification bus
tersebut. Informasi mengenai chassis pada SIM Laksana berisikan nama
chassis, nomor chassis, nomor mesin, dan model. Nama chassis biasanya
berupa kode yang menggunakan huruf namun ada juga yang menyisipkan
angka untuk chassis tertentu. Nomor chassis berisikan kode yang berupa huruf
dan angka yang biasanya disisipkan nama chassis pada bagian tengah kode
tersebut. Nomor mesin berisikan nomor yang digunakan untuk menandai suatu
jenis mesin pada chassis. Model diartikan sebagai tipe dan merek dari chassis
yang digunakan. Perbedaan tipe dan merek pada chassis mempengaruhi
konstruksi rangka yang digunakan dan bill of material (BOM) suatu bus. Selain
itu, SIM Laksana juga berisikan due date chassis masuk. Due date chassis
masuk berisi tanggal perjanjian kapan waktu terakhir chassis masuk. Model
chassis menampilkan nama konsumen yang memesan bus. Setiap tipe dan
merek chassis diberikan kode yang berbeda-beda.
2. Work Order dan Specs Order
Work order pada sistem informasi manufaktur (SIM) Laksana berisikan
mengenai kode pemesanan bus. Work order langsung tercantum pada SIM
Laksana ketika konsumen membuat pemesanan. Kode work order
dilambangkan dengan huruf K yang dilanjutkan dengan tahun, bulan, dan
nomor urut work order. Specs order merupakan detail spesifikasi untuk work
order tertentu. Work order dan specs order merupakan informasi penting yang
membuat perusahaan dapat memproduksi bus sesuai dengan permintaan
konsumen. Work order dan specs order berhubungan dengan customer order
specification. Customer order specification merupakan suatu spesifikasi bus
yang dipesan oleh konsumen. Customer order specification memiliki 4 kelas
yaitu kelas A, kelas B, kelas C, kelas D dan kelas E. Kelas A merupakan
kategori standart or low customization yaitu model bus standar Laksana,
kombinasi model bus dan tipe chassis sudah pernah dibuat sebelumnya. Kelas
B merupakan kategori medium customization yaitu model bus standar Laksana,
kombinasi model bus dan tipe chassis sudah pernah dibuat sebelumnya, dan
terdapat 1 sampai 3 part assy dari bus yang memerlukan pengembangan oleh
engineering. Kelas C merupakan kategori high customization yaitu model bus
standar Laksana, kombinasi model bus dan tipe chassis belum pernah dibuat
11
sebelumnya atau lebih dari 3 part assy bus yang memerlukan pengembangan
atau memerlukan proses engineering secara menyeluruh. Kelas D merupakan
kategori very high customization yaitu model bus standar Laksana, kombinasi
model bus dan tipe chassis belum pernah dibuat sebelumnya, dan memerlukan
proses engineering secara menyeluruh. Kelas E merupakan kategori new model
yaitu model bus baru Laksana dan memerlukan proses engineering secara
menyeluruh.
3. Monitoring Produksi
Setelah kedua informasi diatas terpenuhi, perusahaan dapat melakukan proses
produksi. Monitoring produksi pada SIM Laksana berisikan informasi
mengenai posisi bus pada stasiun kerja. Informasi ini sangat penting untuk
mengetahui seberapa jauh bus telah melalui proses produksi. Monitoring
produksi juga berhubungan dengan lead time. Lead time merupakan waktu
yang diperlukan dalam setiap tahapan pembuatan bus. Terdapat dua macam
lead time yang ad di CV Laksana yaitu lead time standar untuk semua bus dan
lead time yang dipengaruhi oleh customer order specification. Lead time
standar untuk semua bus berjumlah 38 hari kerja yang terdiri dari 14 hari kerja
untuk persiapan dan 34 hari kerja untuk produksi. Lead time yang dipengaruhi
oleh customer order specification memiliki jumlah waktu yang berbeda dengan
lead time standar karena lead time ini bergantung kepada kelas dari customer
order specification. Kelas tersebut memiliki lead time berbeda pada tahapan
tertentu seperti tahap development dan tahap prototyping. Informasi lead time
tersebut digunakan untuk mengukur waktu proses produksi sesuai dengan
estimasi waktu produksi yang dijadwalkan atau tidak.
Ketiga informasi tersebut sangat penting bagi perusahaan untuk
memproduksi bus sesuai permintaan konsumen. Ketiga informasi tersebut tidak
dapat diakses oleh semua divisi. Ketiga informasi tersebut hanya dapat diakses
oleh beberapa kepala divisi. Kepala divisi yang dapat mengakses software SIM
Laksana adalah kepala divisi PPIC, marketing, produksi, dan quality control.
Informasi-informasi yang dimiliki oleh SIM Laksana dapat membantu
setiap divisi untuk bekerja sesuai dengan bagiannya dalam membuat bus. SIM
Laksana memuat segala informasi mengenai bus mulai dari monitoring
kedatangan chassis hingga monitoring proses produksi. Informasi tersebut
membantu setiap divisi untuk membuat bus yang sesuai dengan permintaan
konsumen. Selain itu, dengan adanya SIM Laksana, perusahaan dapat dengan
mudah menentukan estimasi waktu yang dibutuhkan oleh suatu bus agar dapat
dikirim ke konsumen. Berikut merupakan tampilan SIM Laksana dapat dilihat
pada Gambar 6 Contoh SIM Laksana.
12
Gambar 6 Contoh SIM Laksana
(Sumber : CV Laksana, 2019)
Gambar 6 Contoh SIM Laksana menunjukan pada bagian atas sistem
tersebut menunjukan bahwa sistem yang digunakan saat itu merupakan SIM
Laksana 2.0 dengan versi 2.0.0.2967 dengan judul MonitoringOrderListSummary.
Bagian menu bar terdapat pilihan untuk PPIC and other, marketing, produksi,
QC, dan system. Pilihan ini digunakan untuk memudahkan kepala divisi untuk
mencari informasi yang diperlukan. Gambar tersebut juga menunjukan bahwa
tampilan diambil pada halaman 10 dari 6860 halaman yang ada pada sistem
tersebut.
Sistem tersebut menunjukan work order, nama PO, tanggal masuk chassis,
nama chassis, nama model, tanggal buat order, tanggal del date, dan last plant.
Selain informasi-informasi tersebut juga tersedia mengenai informasi-informasi
spesifikasi pemesanan dan tanggal selesainya pemasangan spesifikasi tersebut.
Informasi-informasi tersebut dapat dilihat lebih jelas pada Gambar 4.15
Monitoring Order List Summary.
13
Gambar 7 Monitory Order List Summary
(Sumber : CV Laksana, 2019)
Work order merupakan kode pemesanan bus. Nama PO merupakan nama
pemesan bus. Nama PO dapat dilihat pada tabel kolom kedua. Tanggal masuk
chassis merupakan tanggal chassis bus diterima perusahaan. Tanggal masuk
chassis dapat dilihat pada tabel kolom ketiga. Nama chassis berisikan kode dari
nama chassis dan tipe chassis. Nama chassis dapat dilihat pada tabel kolom
keempat. Nama model merupakan nama dari jenis produk bus. Nama model dapat
dilihat pada tabel kolom kelima. Tanggal buat order merupakan tanggal
konsumen membuat pesanan bus. Tanggal buat order dapat dilihat pada tabel
kolom keenam. Tanggal del date merupakan tanggal estimasi bus selesai dan siap
dikirim. Tanggal del date dapat dilihat pada tabel kolom ketujuh. Last plant
merupakan posisi bus berada. Last plant dapat dilihat pada tabel kolom kedelapan.
Gambar tersebut juga menunjukan nama pengakses software tersebut.
Nama pengakses software terdapat pada bagian tengah dibawah tabel. Gambar
tersebut menunjukkan pengakses software tersebut bernama Didik Mashudi.
Bagian kiri nama pengakses tercantum nama perusahaan dan letak perusahaan
yaitu Pabrik Karoseri Laksana – Ungaran – Semarang.
Data pada SIM Laksana juga terhubung dengan Syteline. Perbedaan data
SIM Laksana dan Syteline adalah SIM Laksana menyediakan data yang lebih rinci
dari suatu produk sedangkan Syteline hanya menyediakan data secara umum
mengenai status produk. Sehingga dapat dikatakan bahwa software SIM Laksana
merupakan software khusus yang hanya berisikan data mengenai produk-produk
bus.
Bukan tanpa alasan software SIM Laksana hanya bisa diakses oleh
beberapa divisi karena divisi yang dapat membuka SIM Laksana adalah divisi-
divisi yang berhubungan langsung dengan produk dan proses produksi. Divisi
yang tidak berhubungan langsung dengan produk tetap dapat mengetahui
14
informasi produk tetapi bukan pada software SIM Laksana melainkan melalui
software Syteline.
Software SIM Laksana lebih terfokus kepada tahap-tahap yang dilalui
setiap bus. Selain tahap-tahap yang dilalui oleh bus, software ini juga terfokus
pada waktu masuk bus terdahap suatu proses dan selesainya bus dari proses
tersebut sehingga divisi yang bersangkutan langsung dengan produk dapat
mengetahui dengan pasti tahap-tahap yang dilalui oleh bus beserta waktunya pada
proses produksi.
Sistem Informasi Syteline
Syteline merupakan sistem informasi lain yang dimiliki oleh CV Laksana.
Berbeda dengan SIM Laksana yang didesain dan dikembangkan oleh tim IT
Laksana, Syteline merupakan software yang dikembangkan oleh pihak luar. CV
Laksana membeli software ini untuk diaplikasikan di CV Laksana. Sistem ini
merupakan sistem informasi utama dan sudah mengintegrasi seluruh bagian
sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi untuk perusahaan.
Sistem ini hanya dapat diakses oleh masing-masing kepala divisi sehingga
tidak semua anggota divisi dapat mengakses software ini. Berikut merupakan
tampilan Syteline dapat dilihat pada Gambar 8 Contoh Syteline.
Gambar 8 Contoh Syteline
(Sumber : CV Laksana, 2019)
Sistem ini berisikan semua data perusahaan sehingga seluruh kepala divisi
dapat mengakses data tersebut. Gambar tersebut menunjukan bahwa sistem yang
digunakan saat itu merupakan Infor Syteline (laksana) dengan judul job orders.
15
Bagian menu bar terdapat pilihan untuk system, master explorer, dan my folders.
Bagian bawa menu bar terdapat berbagai tools yang dapat memudahkan pengguna
sistem ini untuk menyimpan, menghapus, maupun merubah data.
Bagian bawah tools terdapat ribbon yang menampilkan pilihan untuk job
orders (filter in place), purchase order status report, dan job orders. Gambar
tersebut merupakan tampilan untuk job order suatu bus pada Syteline. Bagian
bawah job orders terdapat tabel yang menampilkan pesanan bus. Tabel tersebut
berisikan job, job suffix, item, job description, dan revision. Job gambar pada
tersebut berisikan mengenai kode pemesanan (work order) suatu bus. Job suffix
berisikan nomor urutan untuk akhir pekerjaan. Item berisikan mengenai kode bus.
Job description berisikan penjelasan mengenai pekerjaan yang dilakukan terhadap
bus tersebut. Revision menjelaskan kode nama orang yang merevisi bus tersebut.
Berikut merupakan Gambar 9 Tampilan Job Orders.
Gambar 9 Tampilan Job Orders
(Sumber : CV Laksana, 2019)
Gambar 9 Tampilan Job Orders menunjukan bahwa job berada pada
kolom kedua dalam tampilan job orders. Kolom job pada baris pertama adalah
K201902001 yang menunjukan bahwa K adalah kode untuk work order, 2019
yang merupakan tahun diterbitkannya work order, 02 yang merupakan bulan
diterbitkannya work order, dan 001 yang menunjukan nomor urut work order bus
tersebut. Job suffix berada pada kolom ketiga pada tampilan job orders.
Kolom job suffix pada baris pertama adalah 0000 yang menunjukan nomor
urut akhir pekerjaan bus. Kode urutan pada job suffix memiliki 4 angka yang
seluruhnya merupakan angka nol, kode job suffix diberikan angka 0 dibelakang
kode yang artinya adalah urutan pertama bus untuk pekerjaan akhir setiap nomor
urut work order. Item berada pada kolom keempat pada tampilan job orders.
16
Kolom item pada baris pertama adalah KT31526F yang menunjukan kode bus
yang diproduksi.
Job description berada pada kolom kelima pada tampilan job orders.
Kolom job description pada baris pertama adalah TO03-2100 NQR PHL DS BS
RIMBA RAYA yang menunjukan singkatan dari penjelasan mengenai pekerjaan
yang dilakukan terhadap bus tersebut. revision berada pada kolom keenam pada
tampilan job orders. Kolom revision pada baris pertama menunjukan kode nama
orang yang merevisi bus tersebut.
Keterangan-keterangan umum tersebut digunakan untuk memudahkan
melihat suatu produk bus yang diproduksi. Gambar tersebut juga menunjukan
bahwa dengan menggunakan Syteline, kepala divisi dapat melihat banyak produk
bus beserta keterangan-keterangan umum pada bus tersebut. Selain keterangan
umum tersebut, kepala divisi juga dapat melihat keterangan yang lebih rinci
mengenai bus. Keterangan secara rinci mengenai bus akan muncul ketika kepala
divisi mengklik salah satu baris. Keterangan secara rinci akan muncul pada layar
sebelah kanan.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan dan analisa yang telah dilakukan
sebelumnya dapat disimpulkan bahwa Sistem Pembelian Bahan Baku Produk
Cityline di CV.Laksana melibatkan 3 bagian terkait yaitu Customer, sales dan
PPIC. Sistem pembelian menggunakan lembar Purchase order yang dibuat oleh
CV. Laksana sebagai pembeli untuk menunjukkan barang yang diinginkan oleh
customer sesuai dengan customer order, biasanya rinciannya dari item yang di
order akan di sesuaikan dengan sales purchase order-customer jika tiba
diperusahan. CV. Laksana Karoseri mengunakan sistem informasi yang dikenal
dengan SIM laksanan dan Sistem Informasi Syteline. dalam penggunaannya Data
pada SIM Laksana juga terhubung dengan Syteline. Perbedaan data SIM Laksana
dan Syteline adalah SIM Laksana menyediakan data yang lebih rinci dari suatu
produk sedangkan Syteline hanya menyediakan data secara umum mengenai
status produk. Sehingga dapat dikatakan bahwa software SIM Laksana merupakan
software khusus yang hanya berisikan data mengenai produk-produk bus.
Saran
penulis merekomendasikan beberapa saran diantaranya:
1. Perlu dilakukan Peningkatan pengawasan terhadap informasi dan pengendalian
intern terhadap setiap proses produksi yang terjadi dengan menggunakan
laporan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan, dalam melakukan suatu
proses produksi agar proses produksi dapat berjalan dengan baik.
2. Perlu koordinasi dan komunikasi yang baik serta kekompakan antar divisi yang
berkaitan dalam melakukan pembelian bahan baku agar tidak terjadi miss
Komunikasi dalam melakukan pembelian dan mendapatkan hasil sesuai dengan
yang diinginkan.
17
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi. 2016. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Assauri, Sofjan. 2008. Manajemen Produksi Dan Operasi. Jakarta: Fakultas
Ekonomi Universitas Indonesia.
Heizer, Jay dan Barry Render. 2015. Operations Management (Manajemen
Operasi) ed.11. Jakarta: Salemba Empat.
Marshall. B. Romney dan Paul John Steinbert. 2015. Sistem Informasi Akutansi.
Edisi 13. Jakrata: Salemba Empat.
Bodnar, George H. dan Hopwood, William S. 2009. Sistem informasi Akuntansi.
Jakarta: Salemba Empat.
Jogiyanto, H.M. 2010. Teori Portofolio dan Analisis Investasi. Edisi Ketujuh.
Yogyakarta: BPFE.
Weele, A. J. van. 2010. Purhcasing and Supply Chain Management. 5th edition.
London: Cengage Learning.
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Laudon, Kenneth C. dan Jane P. Laudon. 2012. Management System: Managing
the Digital Firm Twelfth Edition. New Jersey: Prentice Hall.
Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C. 2004. System Analysis
and Design Methods. New York: The mcGraw-Hill Companies, Inc.