suuri kokouskysely - elokuu 2012
DESCRIPTION
Suuri kokouskysely tehtiin elokuussa 2012. Tutkimuksessa selvitettiin kokouskäytäntöjä ja kokoustekniikan käyttöä suomalaisissa yrityksissä.TRANSCRIPT
Suuri kokouskyselyKyselytutkimus elokuu 2012
Aronet-Esitysyhtiö Oy
Näin kysely tehtiin
Tavoite
Selvittää kokousten tärkeys ja luonne yrityksissä
Selvittää kokouksissa käytettävien apuvälineiden rooli
Toteutus Internetkysely, henkilökohtaiset sähköpostiviestit, linkki nettisivuilla
Vastaajat
258
67,2% on 45-65 vuotiaita
61,5% miehiä
58,7% on ylintä tai keskijohtoa
Sähköpostikyselyllä tavoittaa siis todistetusti myös ”vanhemman” ikäpolven päättävässä asemassa olevat miespuoliset henkilöt
6.7 %
31.8 %
26.9 %
23.3 %
11.2 %
0.0 %
5.0 %
10.0 %
15.0 %
20.0 %
25.0 %
30.0 %
35.0 %
Yrittäjä/Omistaja Ylin johto Keskijohto/päällikkö Asiantuntija Toimihenkilö
Asema
58,7 %
Vastaajista
34,1% työskentelee yrityksissä, joissa on alle 50 työntekijää
Yli 1000 työntekijän yrityksissä 17,9%
49,5 % työskentelee julkishallinnon/ yhteiskunnallisten palveluiden alalla
Yleisimmät vastuualueet
Operatiivinen johtaminen
Talous
Henkilöstöhallinnointi
Kokouksiin kuluva aikakokouksiin kuluu keskimäärin 31 % työajasta –
27 % vastaajista viettää kokouksissa yli 40 % työajastaan
9.5 % 11.5 %
22.2 %17.5 %
12.3 %
1.2 %
13.9 %
4.0 % 4.8 % 3.2 %
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
alle 10 % 10 % 11-20 % 21-30 % 31-40 % 41-49 % 50 % 51-60 % 61-70 % yli 70%
Kokousten tärkeys
Keskimäärin 49,4 % kokouksista koetaan tärkeiksi
omalle työlle
Työajastasi keskimäärin 15,3 % kuluu siis kokouksissa, jotka eivät ole tärkeitä omalle työllesi
53,4 % vastaajista ei koe olevansa kokouksissa
tärkeässä roolissa
Heikko valmistautuminen syö kokousten tehokkuutta
0 20 40 60 80 100
Kokousten huono johtaminen (43,1 %)
Osallistujien myöhästely (43,2 %)
Epäselvät tavoitteet (47,2 %)
Aikataulujen yhteensopimattomuus (50,2 %)
Heikko valmistautuminen (66,8 %)
Eniten kokousten tehokkuutta heikentävät
Kokouksissa paljon kehitettävää: monella saralla toimivuus alhaisella tasolla
0 1 2 3 4 5 6 7
Dokumenttien työstäminen tiimityönä
Etäneuvottelut
Ideointipalaverit
Työskentely etätiimeissä
Sisäiset koulutukset ja valmennukset
Suunnittelu ja päätöksenteko yhdessä
Toimivuus
Merkittävyys
* Vastaajat arvioivat toimivuutta ja merkittävyyttä asteikolla 1-7
Aikataulut, tehokkuus, ammattimaisuus …
0 20 40 60 80 100
Teknologian hyödyntäminen liiketoiminnan tukena (70 %)
Tiimityö (75,7 %)
Ihmisten osallistaminen suunnitteluun ja päätöksentekoon (77,7 %)
Hyvän ja ammattimaisen vaikutelman antaminen (83 %)
Tehokas ajankäyttö (86,6 %)
Aikataulujen pitävyys (88,7 %)
Tärkeintä yritykselle
Ympäristöä ei koeta tärkeänä
0 20 40 60 80 100
Tiimityö (12,1 %)
Teknologian hyödyntäminen liiketoiminnan tukena (15,0 %)
Turhan matkustamisen välttäminen (16,6 %)
Edistyksellisyys (19,8 %)
Ympäristöä säästävät toimintatavat (22,7 %)
Kansainvälinen toiminta (47,8 %)
Vähiten tärkeää yritykselle
* Kansainvälisen toiminnan kärkisijaan saattaa vaikuttaa vastaajien yritysten koko ja kotimaisuus, eli kansainvälisyyden poissaolo
omassa yrityksessä
Mikä yksittäinen seikka parantaisi kokouksia?
Se, että kokouksiin ei osallistu pääkaupunkiseudun ihmisiä niin asiat sujuvat loistavasti!
puhuttaisiin vain asiaa eikä omia juttuja Parempi valmistelu
aikataulujen pitäminen ja hyvä valmistautuminen
NYKYTEKNIIKAN PAREMPI HYÖDYNTÄMINEN KOKOUSTILASSA
Kokouksen parempi johtaminen
oikeat henkilöt oikeaan aikaan palavereissa
Teknologian hyödyntäminen - etäkokoukset, neuvottelutilan välineistö
Valmistelu Täsmällisemmät tavoitteet palavereille
etäneuvotteluiden tekniikka; ääni & kuva Kokouskulttuurin kehittäminen
Onnistunut ajankäyttö Selkeämmät agendat.
Harkinta - onko tämä kokous pidettävä juuri nyt
ei puhuttaisi turhia vaan pelkästään asiaa
Smartboardin koulutus ja sen hyödyntäminen eri toimipisteiden välillä
Kuvallinen etäyhteys
Tie parempiin kokouksiin alkaa paremmasta suunnittelusta
Kysely nosti esiin 3 teemaa, joilla kokouksia lähdettäisiin parantamaan
[1] Parempi suunnittelu
Agendan laatiminen ja siinä pysyminen –kännykkäkuri
Osallistujien perehtyminen kokousaiheeseen etukäteen
Osallistujat tietävät keitä on paikalla ja miksi
[2] Etäyhteyksien
kehittäminen
Kokoustekniikan käyttökoulutukset
Yhteyksien luotettavuus
Modernin tekniikan parempi hyödyntäminen
[3] Kokousaikojen
rytmittäminen
Kokousaikojen lyhentäminen
Kokousvapaa päivä/viikko
Vakituiset kokousajat
Kokousten korvaamaton apuri - fläppitaulu
0 20 40 60 80 100
Etätyöohjelmisto (32,5 %)
Konferenssipuhelin (32,9 %)
Post-it laput (37,7%)
Älypuhelin (46,1 %)
Vierasverkko (48,7 %)
Videoneuvottelulaitteet (50,9 %)
Tussitaulu (53,9 %)
Neuvottelutilan varausjärjestelmä (56,1 %)
Langaton verkkoyhteys (76,3 %)
Fläppitaulu (81,6 %)
Projektori (videotykki) (90,8 %)
Käytetyimmät apuvälineet kokouksissa
Moderni kokoustekniikka vielä tuntematon alue monelle
0 20 40 60 80 100
Taulutietokone (20,6 %)
Dokumenttikamera (20,2 %)
Piirtoheitin (20,2 %)
Neuvottelutilan laitteiden ohjausjärjestelmä (18,0 %)
Interaktiivinen kosketustaulu (11,0 %)
Kosketusnäyttö (5,3 %)
Vähiten käytetyt apuvälineet kokouksissa ( käyttö %)
Neuvotteluhuoneiden varustetaso ”hyvä” – onko tässä koko totuus?
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
4 5 6 7 8 9 10
39,5 %
39,5 % vastaajista antoi yrityksensä neuvotteluhuoneiden varustetasolle arvosanaksi 8
Koulutustarjonta jakautuu lähes kahtia
Koulutuksia järjestetään
54,4 %
Koulutuksia ei järjestetä
45,6 %
Neuvottelutilan laitteiden käyttöön tarjottavat koulutukset
Mielikuvia modernista kokoustekniikasta
0 50 100 150 200
En halua kokeilla ensimmäisten joukossa
En tunne
Luksusta
Helppokäyttöistä
Tärkeää kokousten onnistumiselle
Olen kokeillut
Auttaa minua työssäni
Kallista
Sopii meidän yrityksellemme
Totta
Ei pidä paikkaansa
Tulevaisuuden suunnitellut investoinnit
Yritysten suunniteltujen investointien kärjessä nelikko, joihin löytyy yksi yhdistävä laiteratkaisu
Videoneuvottelulaitteet Etätyöohjelmisto Projektori (videotykki) Interaktiivinen kosketustaulu
Ristiriitaiset tulokset nostavat esille tulevaisuuden trendit:
Modernin kokoustekniikan valtakausi on vasta alkamassa!
Yrityksissä pidetään tärkeinä asioita, joiden toteuttamiseen käytetään tällä hetkellä vanhentuneita apuvälineitä Ihmisten osallistamista, ammattimaista vaikutelmaa ja teknologian
hyödyntämistä – fläppitaulun avullako?
Modernin kokoustekniikan ei koeta vaikuttavan kokousten tehokkuuteen – toisaalta vain murto-osa vastaajista kertoo käyttävänsä tätä tekniikkaa Moderni kokoustekniikka on siis ilmeisen tuntematonta monelle ja siksi
myöskään sen hyötyjä ei tunnisteta
3 lääkettä parempiin kokouksiinModerni kokoustekniikka tarjoaa kaikkiin näihin korvaamattomia
apuvälineitä
[1] Parempi suunnittelu
Agenda: Materiaalin työstämien etätiimeissä ennen kokouksia
Perehtyminen:Dokumenttien ja oheismateriaalien jako osallistujille etukäteen
Osallistujat:Henkilö-/vastuuesittelyt saatavilla kokouskohtaisesti
[2] Etäyhteyksien
kehittäminen
Koulutukset:videokoulutukset, etäkouluttaminen
Luotettavat yhteydet:Etäyhteysjärjestelmien päivittäminen
Tekniikan hyödyntäminen:Uusien laitteiden hankinta
[3] Kokousaikojen
rytmittäminen
Lyhyemmät kokousajat:Kokoustilojen automaatiojärjestelmät
Kokousvapaat:Energian, kustannusten ja ympäristön säästö
Vakituiset kokousajat:Neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmät sekä etäyhteyksien luotettavuus
Kiinnostuitko?
Aronet-Esitysyhtiö Oy
+358 9 849 4133
www.aronet.fi
Olli Sarvi, liiketoimintajohtaja