PENINGKATAN PERAN SUB BAGIAN TATA USAHA SEBAGAI PENDUKUNG

KUALITAS KINERJA SUDIN PARIWISATA JAKARTA PUSAT

MENUJU JAKARTA BARU

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Membangun pemerintahan yang bersih dan transparan serta berorientasi pada

layanan publik merupakan bagian penting dari visi dan misi Jakarta Baru. Lebih dari itu,

pemerintahan yang bersih yang berorientasi pada layanan publik merupakan kunci dari

keberhasilan dalam mewujudkan visi dan misi secara keseluruhan yang tertuang dalam

Rancangan Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Propinsi DKI Jakarta 2013-

2017.

Guna tercapainya perwujudan Jakarta sebagai destinasi pariwisata berkebudayaan

internasional di wilayah Jakarta Pusat yang sedang diupayakan oleh Sudin Pariwisata dan

Kebudayaan Jakarta Pusat diperlukan dukungan yang sungguh-sungguh dari seluruh

elemen baik yang terlibat langsung maupun unsur pendukungnya hingga tercapainya

pencapaian tingkat kinerja yang ditargetkan.

Oleh karena itu, Sub Bagian Tata Usaha Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta

Pusat terpanggil untuk menata dan melakukan peningkatan kinerja ketatausahaan sehingga

memiliki kemampuan untuk memberikan dukungan yang diperlukan secara cepat dan tepat

sasaran sesuai dengan fungsi dan tugas sub bagian ini.

Untuk mencapai kondisi yang diharapkan itu, diperlukan strategi dan program,

baik untuk meneruskan program yang sudah dan sedang berjalan maupun program yang

disesuaikan dengan perubahan program Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat

serta program baru yang diusulkan agar dapat dilaksanakan untuk menyempurnakan

penataan dan meningkatkan kinerja sub bagian ini.

1

Analisa SWOT dalam makalah ini dimaksudkan untuk mengetahui fakta kekuatan

yang digunakan secara optimal untuk mencapai kondisi yang diharapkan serta kelemahan

yang dapat menghambat pencapaian tersebut untuk diperbaiki atau disesuaikan.

B. PRIORITAS ISU AKTUAL

Dalam Bab IV RPJMD Propinsi DKI Jakarta 2013-2017, diktum 4.1.4.A. atau

yang disebut dengan Sembilan Program Memperbaiki Jakarta dinyatakan bahwa

permasalahan yang berkaitan dengan pelaksanaan reformasi birokrasi antara lain

pelaksanaan konsep reformasi birokrasi secara efisien dan efektif, pembenahan birokrasi

menyangkut perubahan sikap dan tingkah laku seluruh jajaran aparat pemerintahan di

semua tingkatan secara terpadu dan sistemik. Selain itu upaya penataan ulang secara

bertahap dan sistematis terhadap pemerintah daerah perlu terus dilakukan melalui

penataan kelembagaan atau institusi yang efisien dengan tata laksana yang jelas

(transparan), kapasitas SDM yang profesional, akuntabilitas tinggi kepada masyarakat

dan pelayanan publik yang prima.

Sejalan dengan permasalahan tersebut di atas Sudin Pariwisata dan Kebudayaan

Jakarta Pusat sebelum RPJMD Propinsi DKI Jakarta 2013-2017 disahkan telah

menganggap perlu adanya integrasi perencanaan SDM ke dalam suatu perencanaan

strategis untuk meningkatkan kualitas SDM Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta

Pusat.

Untuk mendukung Sudin Pariwisata Jakarta Pusat dalam menunaikan tugasnya

terkait dengan penataan kelembagaan yang efisien dengan tata laksana yang transparan,

kapasitas SDM yang profesional, akuntabilitas tinggi serta pelayanan publik yang prima,

Sub Bagian Tata Usaha Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat menyampaikan

prioritas strategi dan program untuk meningkatkan dan menciptakan sistem ketatausahaan

yang dapat mendukung peningkatan kinerja dan layanan masyarakat oleh personalia

Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat .

2

BAB II

ANALISIS FAKTOR PENDORONG DAN PENGHAMBAT

A. Visi dan Misi

1. Visi

“Mewujudkan kinerja ketatausahaan Sudin Pariwisata Jakarta Pusat guna

mendukung kinerja personalia yang profesional, tranparan, efesien, terpadu dan

sistemik”.

2. Misi

a. Meningkatkan dan menciptakan sistem ketatausahaan yang dapat

mendukung peningkat kinerja dan layanan masyarakat oleh personalia

Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat.

b. Memiliki sarana dan prasarana yang dapat mendukung pelaksanaan strategi

dan program.

c. Menyiapkan SDM yang mampu mendukung pelaksanaan strategi dan

program.

B. Analisis Masalah

Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi serta mewujudkan strategi dan

program hingga dapat meningkatkan dan menciptakan sistem ketatausahaan yang dapat

mendukung peningkatan kinerja pegawai Sudin Pariwisata Jakarta Pusat, Sub Bagian

Tata Usaha memiliki kekuatan dan kekurangan dalam kondisi internal serta peluang

dan hambatan yang berasal dari faktor eksternal, sebagai berikut:

1. Faktor internal

a. Kekuatan (Strength).

1) Sebagian besar pegawai memiliki pengalaman lapangan dan pelayanan yang

memadai.

2) Adanya pedoman/mekanisme administrasi keuangan yang jelas dan lengkap

untuk menyusun Rencana Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran

(DPA) serta monitoring, pengendalian dan evaluasinya.

3

b. Kelemahan (Weakness)

1) Sarana pendukung baik berupa perangkat keras (hardware) maupun

perangkat lunak (software) tidak tersedia lengkap.

2) Pengetahuan dan keterampilan pegawai dalam mengoperasikan perangkat

keras dan perangkat lunak tidak memadai.

3) Kearsipan kurang tertata dan tidak sistematis.

2. Faktor eksternal

a. Peluang (Opportunities).

1) Reformasi birokrasi menjadi isu prioritas RPJMD Propinsi DKI Jakarta

2013 -

2) Kesempatan diberikan kepada pegawai untuk meningkatkan pendidikan.

b. Ancaman (Threats).

1) Realisasi anggaran belum sesuai dengan kebutuhan baik dalam hal

jumlah maupun waktu.

2) Laporan dari seksi-seksi sering terlambat dan kurang lengkap.

3) Laporan perkembangan kondisi perangkat keras tidak menjadi bagian

dari laporan berkala seksi-seksi.

Untuk faktor apa yang menjadi kunci sukses atau faktor strategis diantra faktor-

faktor di atas dilakukan analisis SWOT sebagaimana terlampir.

C. Penentuan Strategi dan Program

Untuk dapat meningkatkan dan menciptakan sistem ketatausahaan yang dapat

mendukung peningkatan kinerja pegawai Sudin Pariwisata Jakarta Pusat, Sub Bagian Tata

Usaha menyiapkan strategi dan program sebagai berikut:

1. Strategi

a. Menyusun perangkat lunak komputerasi pendataan, laporan, kearsipan dengan

network antara Sub Bagian Tata Usaha dengan Ka Sudin dan Seksi-seksi pada

tahun 2013 agar dapat digunakan untuk mendukung pelaksanaan RPJMD 2013-

2017.

4

b. Mengoptimalkan keterampilan SDM di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha

melalui peningkatan keterampilan dan rekruitmen pegawai baru sehingga dapat

mempergunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang tersedia dan akan

disediakan selama tahun 2013 dan bisa efektif paling lambat pada awal 2014.

c. Mengoptimalkan serta menambah sarana dan prasarana pendukung untuk siap

dipergunakan pada awal 2014 sehingga terpenuhinya sarana dan prasana yang

diperlukan.

d. Melakukan reposisi pegawai sesuai dengan prinsip the right man on the right

place. Pegawai yang memiliki pengalaman lapangan dan pelayanan

berpasangan dengan pegawai (baru) yang memiliki keterampilan tinggi dalam

operasional perangkat keras. Target waktu sampai dengan akhir 2013.

2. Program

a. Peningkatan SDM Pariwisata

1) Peningkatan wawasan kepariwisataan bagi SDM Sudin Pariwisata Jakarta

Pusat

2) Penyusunan program kerja Sudin Pariwisata Jakarta Pusat

3) Mengikutsertakan Pendidikan komputer bagi SDM Sudin Pariwisata Jakarta

Pusat.

4) Mengikuti sertifikasi pengadaan barang dan jasa.

b. Pemeliharaan sarana dan prasarana

1) Pengadaan bahan bakar operasional, inventaris kantor, barang cetakan, dan

material promosi

2) Belanja operasional kantor, dan jasa internet.

3) Pemeliharaan inventaris kantor dan kendaraan operasional.

4) Pembayaran kewajiban administratif, pajak dan surat kendaraan.

c. Tertib administrasi

1) Penataan arsip Sudin Pariwisata Jakarta Pusat

2) Penyusunan Laporan Keuangan.

5

BAB III

KESIMPULAN

Reformasi birokrasi secara efisien dan efektif, pembenahan birokrasi menyangkut

perubahan sikap dan tingkah laku seluruh jajaran aparat pemerintahan di semua tingkatan

secara terpadu dan sistemik yang tertuang dalam RPJMD 2013-2017 serta meningkatkan

dan menciptakan sistem ketatausahaan yang dapat mendukung peningkatan kinerja dan

layanan masyarakat oleh personalia Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat yang

telah dicanangkan sebelum RPJMD 2013-2017 merupakan peluang untuk tercapainya

rencana strategis Sub Bagian Tata Usaha Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat.

Hanya saja di sisi lain, terdapat ancaman terhadap pencapaian sasaran yaitu realisasi

anggaran belum sesuai dengan kebutuhan baik dalam hal jumlah maupun waktu, laporan

dari seksi-seksi sering terlambat dan kurang lengkap serta laporan perkembangan kondisi

perangkat keras tidak menjadi bagian dari laporan berkala seksi-seksi.

Kondisi internal Sub Bagian Tata Usaha Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta

Pusat memiliki kekuatan yaitu sebagian besar pegawai memiliki pengalaman lapangan dan

pelayanan yang memadai serta adanya mekanisme administrasi yang jelas dan lengkap

untuk menyusun Rencana Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) serta

monitoring, pengendalian dan evaluasinya yang cukup lengkap sehingga dapat menjadi

pendorong bagi percepatan untuk mencapai sasaran rencana strategis Sub Bagian Tata

Usaha Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat. Namun demikian, kekuatan

tersebut berdampingan dengan kelemahan yang dapat menjadi penghambat yaitu Sarana

pendukung baik berupa perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software)

tidak tersedia lengkap, pengetahuan dan keterampilan pegawai dalam mengoperasikan

perangkat keras dan perangkat lunak tidak memadai serta kearsipan kurang tertata dan

tidak sistematis.

Melalui analisis SWOT ditemukan bahwa faktor kunci sukses atau faktor strategis

terletak pada pengetahuan dan keterampilan pegawai dalam mengoperasikan perangkat

komputer yang tidak memadai. Antitesanya, jika kelemahan tersebut dapat diperbaiki

maka kondisi yang diharapkan sebagai sasaran rencana strategis Sub Bidang Tata Usaha

Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat akan berhasil.

6