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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: PROPOSTAS EM SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO E BIBLIOTECAS NO BRASIL
Alessandra Pinto Fagundes, CRB-10/1244*
Isabel Merlo Crespo, CRB-10/1201**
RESUMO: Através do referencial teórico sobre o assunto planejamento estratégicoem bibliotecas e centros de informação no Brasil, analisou-se as referênciasbibliográficas citadas nos trabalhos, bem como, as experiências relatadas,verificando-se as tendências na área de biblioteconomia e ciência da informaçãono País.
1 INTRODUÇÃO
Os sistemas econômicos, as mudanças sociais e tecnológicas
provocam inovações nos serviços e novas necessidades de gerenciar
empresas. Para uma empresa ser bem sucedida, é necessária a
superação de obstáculos e o aperfeiçoamento de serviços devem ser
continuamente melhorados.
As bibliotecas, necessitam continuamente promover mudanças
no gerenciamento da informação, pois neste mercado a tendência não
é mais possuir, mas como acessar a informação.
Bibliotecas virtuais, Bibliotecas Eletrônicas, periódicos on-line,
bases de dados on-line, cada vez mais fazem parte dos serviços de
acesso, recuperação, transmissão e processamento da informação.
* Bacharel em Biblioteconomia pela UFRGS. Bibliotecária do Setor de Periódicos da Biblioteca Central IrmãoJosé Otão da Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul. E-mail: [email protected]** Bacharel em Biblioteconomia pela UFRGS. Bibliotecária do Setor de Referência da Biblioteca Central IrmãoJosé Otão da Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul. Especialista em Gestão da Informaçãopela UFSC. E-mail: [email protected]
Como as novas formas de possibilidades de acesso a
informação, é necessário o constante aperfeiçoamento dos serviços,
gerenciando, avaliando, procurando-se a melhor qualidade possível.
É necessária a definição de metas a serem alcançadas dentro do
objetivo da organização. Como deve ser a estruturação dos serviços
fornecidos ao cliente? O que deve ser inovado? O que deve
continuar? Algumas dessas perguntas, são abordadas dentro do
planejamento estratégico .
Como o planejamento estratégico é aplicado em organizações, é
adequada a sua utilização na área de bibliotecas e/ou sistemas de
informação. Com isso, verificou-se o referencial teórico no Brasil e
levantou-se também algumas experiências práticas de sua aplicação.
2 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
O conceito geral que se atribui a planejamento é a preparação
que uma organização, ou mesmo indivíduos, adotam para encarar
situações futuras. Com o planejamento, evita-se o improviso, define-se
metas e ações alternativas.
O planejamento estratégico é voltado para a análise do ambiente
externo, e não somente, na organização, como era adotado pelas
técnicas anteriores a ele. Apresenta-se como uma forma de reduzir
riscos futuros, avaliar possíveis impactos que determinadas situações
teriam nas organizações e norteando a tomada de decisões no
presente.
Este tipo de planejamento foi criado para atender as novas
necessidades que as empresas apresentavam e que não eram
atendidas com métodos anteriormente aplicados.
ANSOFF(1990) descreve o que levou a criação da administração
estratégica e conseqüêntemente ao planejamento estratégico:
" Em meados da década de 50, muitas empresasamericanas defrontaram-se com sintomas perturbadoresque não podiam ser remediados prontamente pelastécnicas administrativas disponíveis, e que não tinhamprecedente em experiências recentes. (ANSOFF, 1973)....Muitas empresas pioneiras e numerosas empresas deconsultoria, trabalhando independentemente, convergiramseus esforços para a elaboração de um novo método, lápelos fins dos anos cinqüenta. O resultado disso,conseguido com tentativas e erros e de trocas deexperiências, tornou-se conhecido como administraçãoestratégica. "
KOTTLER apud VASCONCELLOS FILHO (1979, p.3) afirma que
o planejamento estratégico é uma metodologia gerencial que permite
estabelecer a direção a ser seguida pela organização, visando maior
grau de interação com o ambiente.
OLIVEIRA (1998, p.46) complementa:
" o planejamento estratégico e um processo gerencial quepossibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pelaempresa, com vistas a obter um nível de otimização na relaçãoda empresa com o ambiente. "
VASCONCELLOS FILHO (1979, p.32), esclarece que o âmbito
de atuação da organização refere-se aos seus limites físicos e
psicológicos em torno de influenciar e ser influenciado pelo ambiente.
Quanto as características do planejamento estratégico ACKOFF
apud BARBALHO (1995, p.26) apresenta:
“ enfocar, apartir do relacionamento da organização, amissão em concordância com o meio no qual está inserida;estabelecer decisões e implicações a longo prazo; necessitar
do envolvimento de todos os dirigentes da organização; terimapcto sobre toda a organização; preocupar-se com adefinição dos fins organizacionais, bem como os meios paraatingí-los, com a foram de execução e controle, a ponto depoder implicar na redefinição e/ou restruturação da própriaorganização.”
OLIVEIRA (1997) descreve as etapas do planejamento
estratégico em quatro fases, onde cada uma possui subdivisões
específicas: diagnóstico estratégico, missão da empresa, instrumentos
prescritivos e quantitativos, e controle e avaliação.
MAXIMIANO (2000, p.204) esclarece que na etapa inicial do
planejamento é necessário definir a situação estratégica da
organização. Este diagnóstico atual deve focalizar cinco elementos:
objetivos e metas, clientes e mercados, produtos e serviços,
vantagens competitivas e desempenho. A definição deste conjunto de
elementos permite uma visão da posição atual da organização.
Outra etapa do planejamento estratégico é a análise do
ambiente, esta estratégia procura definir o contexto em que a
organização está inserida, adequando a organização ao meio. Devem
ser definidas os obstáculos e as oportunidades, que servem como
forças ambientais que podem favorecer a própria empresa.
(OLIVEIRA, 1997; MAXIMIANO, 2000)
Sobre as conseqüências produzidas pelo planejamento
estratégico ANSOFF (1990, p.58) explica: Por si mesmo, o
planejamento estratégico não produz ações, nem mudanças visíveis
na empresa. Para efetuar as mudanças a empresa necessita de
aptidões adequadas: administradores treinados e motivados,
informação estratégica, sistemas e estruturas fluidas e com tendência
a serem compreensivos.
3 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM BIBLIOTECAS E
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NO BRASIL: levantamento de
referencial teórico
Na pesquisa realizada recuperou-se o assunto planejamento
estratégico aplicado à bibliotecas e ou serviços de informação no
Brasil em bases de dados em cd-rom, catálogos de bibliotecas on-
line, periódicos on-line e bibliografia impressa. De todos os
documentos recuperados, selecionou-se apenas os que foram
publicados no país e em língua portuguesa .
As bases de dados selecionadas para consulta foram ERIC,
PROQUEST Periodical Abstracts Research e PROQUEST ABI
INFORM GLOBAL, em razão de terem assuntos indexados
relacionados á area de Biblioteconomia e/ou ciência da Informação.
As estratégias de buscas utilizadas para pesquisa nas bases de
dados em CD-ROM ERIC, PROQUEST Periodical Abstracts
Research e PROQUEST ABI INFORM GLOBAL, bem como, catálogos
de bibliotecas online foram realizadas com operadores booleanos e
também utilizando-se truncamento para recuperar expressões com o
mesmo radical. As expressões de busca foram: planejamento
estratégico AND bibliotecas AND Brasil; planejamento estratégico
AND serviços AND informação AND Brasil . A forma de pesquisa foi
adequada conforme recursos de busca de cada base ou catálogo on-
line.
Bases de Dados em CD-ROM:
Nome da Base de Dados Período de coberturaERIC 1992 – Janeiro 2000PERIODICAL ABSTRACTS RESEARCH 1997 – Janeiro 2000PROQUEST ABI INFORM GLOBAL 1994 – Janeiro 2000
Através da sintaxe de busca em inglês: planning AND strategic
AND librar* , no campo descritores, recuperou-se na base de dados
em CD-ROM ERIC 131 documentos. Porém, ao refinar esta pesquisa
solicitando-se Brazil OR Brasil não recuperou-se nenhum documento
na área.
A mesma sintaxe de busca foi utilizada na base de dados
PROQUEST Periodical Abstracts Research, recuperando-se um total
de 44 documentos sobre planejamento estratégico aplicado a
bibliotecas, mas ao refinar-se por Brasil, em qualquer campo, não se
obteve qualquer referência.
Na base de dados PROQUEST ABI INFORM GLOBAL, foram
recuperados 62 documentos, mas também, ao refinar-se por Brazil,
não se obteve, nenhum registro bibliográfico.
Dando continuidade a pesquisa, foram consultados um total de
catorze catálogos on-line de Bibliotecas Universitárias.
Os catálogos on-line consultados, foram os seguintes:
Catálogos on-line:
Nome da Instituição Endereço eletrônico (URL)UNISINOS – Universidade do Valedo Rio dos Sinos
http://enterprise.unisinos.br:4505/ALEPH
UNICAMP – Universidade deCampinas
http://www.unicamp.br/bc/
UFRGS – Catálogo Geral http://obelix.ufrgs.br:4505/ALEPHUDESC – Biblioteca Universitária http://www.biblioteca.udesc.br/UNESP – Athena http://www.cgb.unesp.br:4505/ALEPHUNIFOR – Biblioteca http://www.unifor.br/hp/bib/cons.htmUFC – Sistema de Bibliotecas http://sw.npd.ufc.br/sbu/UFMG - Sistema de Bibliotecas http://www.bu.ufmg.br/vtls/portuguese/vtls-
expert.htmlUFSC – Pergamum – SistemaIntegrado de Bibliotecas
http://aspro01.npd.ufsc.br/bu/pergamum/pbasbi.html
USP – Dedalus http://www.sibi.usp.br/aleph/por/PUCRS – VERUM http://verum.pucrs.br:4505/ALEPH/UNB - Biblioteca Central http://www.bce.unb.br/
A mesma estratégia de pesquisa foi aplicada aos catálogos on-
line, mas sem restrição de período de cobertura.
Como cada catálogo difere nas ferramentas de pesquisa
disponibilizadas, a estratégia utilizada seguiu os critérios dos mesmos
para a recuperação de informações.
Também através da internet, pesquisou-se periódicos on-line da
área de Biblioteconomia e/ou Ciência da Informação do Brasil.
Os periódicos on-line consultados foram:
Periódicos de acesso on-line:
Título do periódico Endereço eletrônico
Ciência da Informação http://www.ibict.br/cionline/Perspectivas em Ciência daInformação
http://www.eb.ufmg.br/
DataGramaZero http://www.dgz.org.br/Encontros Bibli http://www.ced.ufsc.br/bibliote/encontroRevista Informação & Sociedade http://www.editora.ufpb.br/cienciainformacao/Transinformação http://www.puccamp.br/~biblio/past.html
Após estas consultas, obteve-se vinte e seis trabalhos
recuperados em catálogos on-line, periódicos on-line e monografias
impressas, sendo que seis destes, expõe a aplicação prática desta
forma de planejamento em Bibliotecas.
4 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM BIBLIOTECAS E
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NO BRASIL: análise referencial
teórico
Dentro das tendências atuais o planejamento estratégico ganha
destaque, pois adequa-se melhor as constantes mudanças sociais e
econômicas que afetam as organizações. As bibliotecas e/ou sistemas
que lidam com informação também estão sempre devendo adequar-se
a mudanças, como por exemplo: inovações tecnológicas para o
acesso a informação.
A informação é um bem econômico, é agregada de valor e cada
vez mais os sistemas devem ter estratégias para utilizá-la com
qualidade. Como MAURY (1992) comenta: o que torna a informação
estratégica é a sua especialidade, a utilidade que ela tem para o
usuário, o fato que ela se torna fator de agregação de valor ou de
poder; o caminho para isto é o trabalho interdisciplinar, ampliando a
capacidade de percepção.
PACHECO (1994) comenta que sendo a informação um recurso
estratégico de que dispõe as organizações para o aumento de sua
vantagem competitiva, é importante que todos os níveis de estrutura
organizacional possam compartilhar recursos, uma visão integrada e
completa de sua gestão.
Complementando esta referência, as organizações, incluindo as
bibliotecas, precisam se reavaliar, conhecer suas fraquezas, seus
pontos fortes, delimitar metas, otimizarem seus serviços, definirem
formas de controle e avaliação. Para isso, o planejamento estratégico
se faz necessário.
NASCIMENTO (2000) declara:
“O planejamento estratégico possibilita um diagnóstico precisoda realidade, favorecendo a participação que é fundamentalna implementação de ações que contribuem para melhoria daqualidade. Constitui um excelente recurso para a tomada dedecisões, programação, controle e avaliação de atividades”
No Brasil, o planejamento estratégico é recomendado ao gerente
de Sistemas de Informação , como uma nova forma de reavaliar a
administração das bibliotecas. Essas idéias são comentadas por
(BOTELHO, 1994; MAURY, 1992; VIEIRA,1993), só para citar alguns.
LIMA (1996, p.9) também, considera importante a aplicação
deste tipo de planejamento em bibliotecas, destacando:
“ O planejamento estratégico, por isso torna-se fundamental namedida em que o mesmo favorece a discussão da missão,dos objetivos, da políticas, das estratégias e dos mecanismosde controle e avaliação.... A utilização do plano estratégico éimportante para as bibliotecas, mesmo com as restrições quese pode observar, pelo fato do mesmo estabelecer os elos deligação entre os meios e os fins”
Sobre a forma de implementação do planejamento estratégico,
cada centro de informação e/ou biblioteca, irá definir as fases de
implantação.
LIMA (1996) descreve inicialmente a identificação dos valores
dos dirigentes; definição da missão; diagnóstico interno e externo;
definição dos objetivos e metas; comparação entre missão , objetivos,
metas e diagnóstico, definindo as estratégias, estabelecer
mecanismos de controle e monitoração; avaliação.
Destaca-se em DUARTE (1998) a aplicação das etapas do
planejamento estratégico, a partir da fase de diagnóstico em consulta
a clientela, onde foram analisados os ambientes interno e/externo. A
partir do resultado dessa fase, definiu-se a estratégia do planejamento.
Em PIRES (1996) a partir da análise situacional dos problemas
inerentes á Biblioteca com consulta ao público interno, sendo estes,
bibliotecários e auxiliares, foram analisadas as causas que interferem
nas atividades do sistema, procurando-se soluções .
Como tendências na literatura encontrada, verificou-se vários
enfoques da aplicação do planejamento estratégico na área. Seu uso
é amplo, indo desde um plano de marketing, desenvolvimento de
coleções, preservação de acervo, diretrizes para bibliotecas públicas,
desenvolvimento de bibliotecas eletrônicas, gerência de bibliotecas
Universitárias, desenvolvimento de sistemas de informação,
abrangendo qualquer tipo de serviço de informação, através da análise
de sua situação interna e de fatores externos.
Os pontos fortes de um serviço de informação são definidos
através do conhecimento das atividades melhor realizadas, ou seja,
das mais bem aceitas pelos usuários, onde haja maior
integração/participação dos funcionários ou ainda, representem o
reconhecimento do trabalho realizado pelo mesmo . Destacando-se:
presteza de atendimento, eficiência do sistema de recuperação da
informação, perfeito processo de comutação bibliográfica, grandes
capacidades de novos produtos e serviços, plano de desenvolvimento
de recursos humanos. (BARBALHO, 1995)
PIRES (1996) cita como pontos fortes apoio financeiro da
administração superior nos eventos para reciclagem do servidor;
divulgação de eventos através da rádio universitária; curso de
atualização de técnicas bibliotecárias; acesso a base de dados
internacionais.
Nos trabalhos com descrições de aplicação prática recuperados,
o ambiente de atuação de cada Biblioteca ou serviço de Informação é
analisado conforme a situação e o entendimento conceitual de cada
organização, no que se refere à fatores internos e externos, os pontos
fortes e fracos, oportunidades e ameaças.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Analisando-se, o referencial teórico citado nos trabalhos
publicados no Brasil, verificou-se que a maioria dos trabalhos citados
são da área de administração e, os poucos citados na área de
bibliotecas, são de literatura estrangeira, sendo raríssimas as
referências oriundas do País, por esta razão, este trabalho visou
contribuir para o referencial teórico na área no Brasil, caracterizando-
se como uma pesquisa inicial e que pode ser aprofundada em
diversos enfoques apresentados.
Neste documento procurou-se apresentar a aplicabilidade do
planejamento estratégico em bibliotecas e serviços de informação. A
utilização do mesmo permite que as organizações trabalhem de forma
ágil, alcançando seus objetivos com mais qualidade.
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