tablas de retenciÓn documental entidad productora: … · 2019-03-14 · cÓdigo series y tipos de...

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

Custodia Total

Eliminación Micro filmación

Selección

001-000-GJ 001-001-GJ-GAL

ACCIONES CONSTITUCIONALES ACCION DE TUTELA

- Oficios demandatorios. - Pruebas. - Poderes. - Autorizaciones pago. - Fotocopia cédula de ciudadanía. - Fotocopia remisiones pacientes. - Fallos de tutela. - Trascripción de la historia clínica. - Epicrisis. - Concepto de auditoria en salud. - Demanda - Notificación - Contestación - Fallo - Escrito de impugnación

5

15

X

Picar y reciclar

001-002-GJ-GAL

ACCIONES DE CUMPLIMIENTO - Demanda - Notificación - Contestación - Fallo - Escrito de impugnación

5

15

X

Picar y reciclar

001-003-GJ-GAL

ACCIONES POPULARES - Demanda - Notificación - Contestación - Pruebas o pacto de conciliación - Fallo o aprobación del pacto

5

15

X

Picar y reciclar

001-004-GJ-GAL

ACCIONES DE REPETICIÓN - Demanda - Contestación - Fallo

5

15

X

Picar y reciclar

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: ASSBASALUD ESE FEBRERO 2015



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

002-000-TLD 002-001-GF- APB

ACTAS ACTAS APERTURA URNA, PROCESO DE COMPRAS

- Actas de apertura

4

6

X

Picar y reciclar

002-002-GF-GRF

ACTAS COMITÉ DE COSTOS - Acto administrativo de constitución - Informes - Acta por cada reunión - Correspondencia recibida y despachada

4

6

X

Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia

002-003-GF-APB

ACTAS BAJAS DE ACTIVOS DEVOLUTIVOS PROPIEDAD DE ASSBASALUD O EN COMODATO

- Listado de equipos por cada centro de salud propiedad de Assbasalud.

- Listado de equipos por cada centro de salud en comodato.

- Oficio notificando la baja del comodato - Oficio solicitud de remate al martillo del Banco

Popular. - Invitación pública - Actas de Adjudicación (Martillo del Banco

Popular o invitación pública)

4

10

X

Picar y reciclar

002-004-GD-ADD

ACTAS COMITÉ ARCHIVO. - Citaciones. - Correspondencia recibida y despachada. - Lista de asistencia

- Acta por cada reunión

4

6

X


002-005-GF- APB

ACTAS COMITÉ DE COMPRAS: SUMINISTROS Y MEDICAMENTOS

- Citación a la reunión de comité - Cuadros análisis de propuestas - Conceptos técnicos - Cuadro de compras directas. - Correspondencia recibida y despachada. - Actas por cada reunión

4

6

X




ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

002-006-EG-GCI

ACTAS COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

- Informes - Informes plan de acción - Informes de gestión. - Correspondencia recibida y despachada. - Actas de cada reunión

4

6

X

Seleccionar la correspondencia

002-007-GA

ACTAS COMITÉ AD-HOC análisis casos - Oficio convocatoria. - Resúmenes o trascripción de registros clínicos. - Quejas de entes externos o internos. - Conceptos de expertos. - Análisis del caso. - Acta del comité ad-hoc - Respuesta a entes internos y externos. - Plan de mejoramiento. - Correspondencia recibida y despachada.

4

6

X

Seleccionar las actas donde se analicen casos de especial importancia para la empresa y posteriormente picar y reciclar Seleccionar la correspondencia

002-008- TLD ACTAS DESCARTE DOCUMENTAL - Actas de cada reunión

4 6 X Picar y reciclar

002-009-GH-SOA

ACTAS COMITÉ EMERGENCIA - Informes - Actas de cada reunión - Correspondencia recibida y despachada

4

6

X Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

Custodia Total


Selección

002-010-GQ-SEP

ACTAS COMITÉ DE SEGURIDAD DEL PACIENTE - Reportes Físicos de eventos adversos e

incidentes - Actas de cada reunión


002-011-GQ-SEP

ACTAS DE RONDAS DE SEGURIDAD DEL PACIENTE - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión

4 6 X Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia

002- 012- GJ

ACTAS COMITÉ DE CONCILIACIÓN - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Soportes registros clínicos - Actas de cada reunión


002-013- GSA

ACTAS COMITÉ FARMACIA Y TERAPÉUTICA. - Conceptos técnicos - Soportes bibliográficos. - Correspondencia recibida y despachada. - Copia resolución de conformación - Actas de cada reunión


002-014-GA

ACTAS COMITÉ INFECCIONES - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Soportes registros clínicos - Actas de cada reunión

4

6

X


002-015-GA

ACTAS COMITÉ IAMI INTEGRAL - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión

4

6

X


002-016-GE

ACTAS COMITÉ GESTIÓN AMBIENTAL (CENTRAL-RESIDUOS HOSPITALARIOS) - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Copia resolución de conformación

- Actas de cada reunión

4 6 X




ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

Custodia Total


Selección

002-017-GA-SOA

ACTAS SUBCOMITÉS GESTIÓN AMBIENTAL (RESIDUOS HOSPITALARIOS) - Correspondencia recibida y despachada - Copia resolución de conformación


4 6 X

Picar y reciclar .


002-018-CDA

ACTAS COMITÉ HISTORIAS CLÍNICAS. - Correspondencia recibida y despachada - Copia resolución de conformación - Informes - Soportes registros clínicos - Lista de asistencia - Actas de cada reunión

4 6 X

Seleccionar las actas que contengan situaciones especiales y posteriormente Picar y reciclar

002-019-122

ACTAS ENTRADAS PARCIALES DE ÓRDENES DE COMPRA Y CONTRATOS

- Copia orden de compra - Copia contrato - Copia factura - Actas de cada entrada


002-020-GH-SOA

ACTAS LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS SUMINISTROS

- Copias facturas - Actas entregas parciales - Acta de liquidación

4

6

X

Picar y reciclar

002-021-GQ- ACTAS RECEPCIÓN MEDICAMENTOS E INSUMOS

- Actas de recibido


002-022- GCA ACTAS COMITÉ ESTRATÉGICO DE CALIDAD - Informes - Correspondencia recibida y despachada



002-023-GQ

ACTAS COMITÉ EJECUTIVO DE CALIDAD - Informes - Correspondencia recibida y despachada



002-024-GQ

ACTAS REUNIONES EQUIPOS OPÉRATIVOS DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD -Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión

4 X Picar y reciclar

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

002-025-GH-SOA

ACTAS COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL.

- Formatos para intervención en salud ocupacional - Documentos soportes de intervenciones en salud

ocupacional - Investigación accidentes de trabajo - Actas de cada reunión - Correspondencia recibida y despachada

- Copia resolución de conformación



002-026-GF-GRF

ACTAS COMITÉ TARIFAS ASSBASALUD E.S.E - Solicitud de ingreso de procedimientos al tarifario. - Estudio de costos - Correspondencia recibida y despachada - Copia resolución de conformación - Actas de cada reunión

4 6 X Decreto 2649 de 1993 y resolución vigente Ministerio de Hacienda y Crédito Público Seleccionar correspondencia

002-027-GF-GRF

ACTAS DE ENTREGA DE CAJA MENOR (REEMPLAZO DEL TITULAR)

- Acta de entrega


002-028- GF-GRF

ACTAS DE REINTEGRO DE CAJA MENOR (FIN DE VIGENCIA

- Acta de Reintegro


002-029- GA--SAP

ACTAS COMITÉ VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA (COVE) - Registros Clínicos - Correspondencia recibida y despachada - Copia resolución de conformación - Actas de cada reunión


002-030--GE

ACTAS REUNIONES JUNTA DIRECTIVA - Citaciones - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión

10 X Conservar en forma permanente Seleccionar la correspondencia

002-031-GS-SIA

ACTAS JUNTA DIRECTIVA ASOCIACIÓN DE USUARIOS. - Informes

- Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión


002-032-GS-PAC

ACTAS REUNIÓN ASOCIACIÓN DE USUARIOS - Informes - Copia personería jurídica

- Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión



PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

002-033-GS-SIA

ACTAS COMITÉ TECNICO INTERNO DE QUEJAS Y RECLAMOS

- Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión


002-034- GP

ACTAS COMITÉ ANTI TRAMITES Y DE GOBIERNO EN LÍNEA

- Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión


002-035-GP

ACTAS REVISIÓN DE PQRSR OFICINA DISCIPLINARIA Y SERVICIO AL CLIENTE

- Soportes de análisis de casos - Informes - Actas de cada revisión


002-036-GS-SIA

ACTAS DE APERTURA DE BUZONES DE SUGERENCIAS - Quejas-Reclamos - Reconocimientos-Sugerencias - Lista de asistencia - Informes - Actas de cada apertura

4 6 X

Picar y reciclar

002-037- GS-SIA

ACTAS REUNIONES DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO. - Listado de asistencia - Informes - Actas de cada reunión


002-038-GD-ADD

ACTAS TRANSFERENCIA DOCUMENTAL - Actas de cada transferencia


002-039-GF-APB

ACTAS VISITA DE CONTROL DE ALMACÉN - Inventario - Facturas - Plan de mejoramiento - Actas de cada visita.




ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

Custodia Total


Selección

002-040- GA

ACTAS VISITA DE CONTROL DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS

- Inventario - Facturas - Plan de mejoramiento. - Actas de cada reunión


002-041-GA

ACTAS COMITÉ CONTRATACIÓN - Informes - Copias contratos - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión


002-042-GP

ACTAS LEGALIZACIÓN SOFTWARE - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada sesión de legalización


002-043-GH-ATH

ACTAS COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD DEL PROCESO CONTABLE

- Informes - Propuestas - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión


002-044-GP-GEI

ACTAS COMITÉ DE ESTADÍSTICAS VITALES - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión

4

6

X Picar y reciclar

002-045-GS-

ACTAS COMITÉ DE ÉTICA - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión

4

6

X Picar y reciclar

002-046-GE

ACTAS COMITÉ DE GERENCIA - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión

4

6

X Conservar en forma permanente

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

002-047-GH

ACTAS COMISIÓN DE PERSONAL - Soportes proceso elección del comité según el método utilizado

para su conformación. - Acto administrativo de constitución - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión

4

6

X Picar y reciclar

002-048-GH

ACTAS COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL - Soportes proceso elección del comité según el método utilizado

para su conformación. - Acto administrativo de constitución - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión


002-049-GH

ACTAS COMITÉ DE DOTACIÓN - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión

4

6

X Picar y reciclar

002-050-GE

ACTA INFORME DE GESTIÓN. (PROCESO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE LOS ASUNTOS Y RECURSOS PÚBLICOS DEL ESTADO COLOMBIANO, AL TÉRMINO E INICIO DEL EJERCICIO DE UN CARGO PÚBLICO)

- Informes - Constancias - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada término e inicio del ejercicio de cargo público - -Oficio de entrega

10 X Conservar en forma permanente

002-051-GF

ACTAS COMITÉ DE FACTURACIÓN - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión

4

6

X Picar y reciclar

002-052-GA

ACTAS COMITÉS DE CONSULTA EXTERNA - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión

4

6

X Picar y reciclar

002-053-GA

ACTAS COMITÉ DE URGENCIAS Y HOSPITALIZACION - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión

4

6

X Picar y reciclar


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

003-000-GE 003-001-GE

ACUERDOS ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA

20

X

Seleccionar correspondencia Conservar en forma permanente por su carácter legal e histórico.

003-002-GE

ACUERDOS DE GESTIÓN

4 X Los originales de las evaluaciones de los Acuerdos de gestión deben reposar en las historias laborales de los funcionarios.


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

004-000- 004-001-TLD

ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN MUNICIPIO DE MANIZALES

- Correspondencia recibida y despachada

- Actas - Informes

Informes de UNE

4

6

X

Seleccionar correspondencia y posteriormente picar y reciclar

004-002-TLD

ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE CALDAS


- Actas - Informes

4

6

X


004-003-TLD

ADMINISTRACIÓN NACIONAL - Correspondencia recibida y

despachada - Actas - Informes

4

6

X


004-004-TLD

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO - Mapas de Riesgos por Proceso - Mapas de Riesgos de Corrupción - Mapas de Riesgos Institucional

- Informes - Correspondencia recibida y

despachada

4

6

X


004-005-GH-SOA ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES


- Actas - Informes

4

6

X


CÓDIGO

SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

005-000-GJ 005-001-GEC 005-002-GEC 005-003-GEC 005-004-GEC

BIENES - Relación de contratos y comodatos centros de

salud - Escritura sede administrativa. - Planos edificación - Correspondencia recibida y despachada

10 X Conservar en forma permanente. Seleccionar correspondencia

006- 000 006- 001-PR

CIRCULARES

- CIRCULARES INFORMATIVAS

6 meses

X

Seleccionar las circulares informativas, conservarlas mientras se encuentren vigentes. Posteriormente picar y reciclar

006- 002-PR

- CIRCULARES DISPOSITIVAS 10 X Conservar las circulares dispositivas mientras se encuentren vigentes.


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

07-000-GF 07-001-GF-GRF

COMPROBANTES - Comprobantes de egreso: - Orden de Compra o Servicio (Igual o inferior a 25 S.M.L.V.) - Cotizaciones. (2 o 3 cotizaciones) - Certificado de antecedentes expedido por la Procuraduría

General de la Nación. - Comprobantes de causación. - Entrada de almacén y/o farmacia. - Factura. - Orden de compra. - Control de contrato. - Oficios embargos - Orden de trabajo. - Fotocopia del documento de identidad. - Constancia del proveedor de la orden de servicio sobre: no estar

en el boletín de responsables fiscales de la C.G.N., obligación o no de pago de parafiscales y al Sistema de Seguridad Social.

- Certificado de la Cámara de Comercio de registro como persona natural o jurídica

- Registro Único Tributario - Justificación para la adquisición del bien o servicio - Nota de contabilidad. Documento equivalente - Certificado de Disponibilidad Presupuestal - Revisión presupuestal. - Póliza de cumplimiento - Resolución de gerencia aprobación póliza de cumplimiento.. - Planillas de pago de: Salud, Pensión, - Relación de Descuentos de nómina. - Oficios para: publicación de contratos, cancelación de estampilla

provisionalidad adulto mayor - Consignación al proveedor y/o autorización de cobro. - Resolución reconocimiento prestaciones sociales - Acta de iniciación del servicio o la compra - Recibido a satisfacción.

2

10

X

Decreto 2649 de 1993 Resolución 4444 de 1995 Resolución de Gerencia No. 1243 del 29 de Septiembre de 2008

007-002-GF

COMPROBANTES DE INGRESO

- Planillas y facturas de los centros de salud reporte 28 - Soporte transferencia planilla - Planilla de transportadora - Consignaciones realizadas. - Actas de Reintegro de caja menor.

2 10 X

CÓDIGO



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

008-000- 008-001-GJ-GAL

CONCILIACIONES CONCILIACIONES JUDICIALES O EXTRAJUDICIALES (Ley 640 de 2001 y Decreto 1716 de 2009)

- Petición - Auto de Admisión - Oficios - Citación a las partes - Acta de conciliación - Recibos de Pago

5

5

X

Picar y reciclar

008-002-115

CONCILIACIONES BANCARIAS CONTABLES - Extracto bancario. - Libros de bancos del programa contable - Notas bancarias - Formato de conciliación

1

3

X

Picar y reciclar

008-003-116

CONCILIACIONES BANCARIAS DE TESORERIA - Extracto bancario - Libro de Bancos en Excel - Formato de conciliación.

1

3

X

Picar y reciclar

008-004-115

CONCILIACIONES DE PROVEEDORES - Balance de Prueba Proveedores - Saldos Módulo proveedores por edades - Ajustes y Notas

1

3

X

Picar y reciclar

008-005-108

CONCILIACIONES DE CARTERA-CLIENTES - Balance de Prueba Clientes - Saldos módulo de clientes por edades - Ajustes y Notas

1

3

X

Picar y reciclar

009-000

009-001-GJ-GAL

CONCEPTOS

CONCEPTOS JURÍDICOS - Conceptos emitidos oficina jurídica. - Conceptos solicitados y recibidos Ministerio de

Salud. - Conceptos solicitados y recibidos Consejo

Nacional de Seguridad Social en Salud. - Correspondencia recibida y despachada

5 X Conservar en forma permanente Seleccionar correspondencia

CÓDIGO



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

009-002-EG

CONCEPTOS AUDITORIA EN SALUD

- Conceptos emitidos - Conceptos solicitados y recibidos - Correspondencia recibida y despachada

5

X

Conservar en forma permanente Seleccionar correspondencia

009-003-GH-SOA

CONCEPTOS SALUD OCUPACIONAL-GESTIÓN AMBIENTAL

- Conceptos emitidos - Conceptos solicitados y recibidos - Correspondencia recibida y despachada

5 X Seleccionar correspondencia

010-000-GQ 010-001-GA-GSA

CONTROL DE CALIDAD CONTROL CALIDAD INTERNO (LABORATORIO CLÍNICO)

- Actas de interventoría - Reporte de control de calidad por sección y por

prueba. - Correspondencia recibida y despachada

3

X

Picar y reciclar Seleccionar correspondencia

010-002-GA-GSA

CONTROL CALIDAD EXTERNO (LABORATORIO CLÍNICO)

- Actas de interventoría - Reporte de control de calidad por sección y por

prueba - Evaluación reportada por el Instituto Nacional de

Salud. - Correspondencia recibida y despachada

3

X




ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

011-000-GJ-GEC 011-001-GJ-GEC

CONTRATOS CONTRATO SIMPLIFICADO (CUANTÍA ENTRE 25 Y 50 S.M.L.V.)

- Formato único hoja de vida - Hoja de vida particular (No es obligatorio) - Fotocopia documentos de identificación (cédula,

libreta militar ) - Acta de grado y/o diploma de estudio requisito

para el contrato - Resolución y/o carné registro del diploma o

tarjeta profesional (según el caso) - Competencias laborales (certificado de estudio y

(experiencia laboral no es obligatorio)

2

12

X

Picar y reciclar. Conservar en las dependencias administrativas y en los centros de atención las copias mientras se encuentren vigentes (durante la gestión).



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

011-001-GJ-GEC

CONTRATO SIMPLIFICADO (CUANTÍA ENTRE 25 Y 50 S.M.L.V.)

- Certificado de inducción/Entrenamiento (según tipo de contrato)

- Carné de vacunas (área asistencial) - Titulación de anticuerpos cuantitativa (área

asistencial) - Formulario del registro único tributario - Certificados de antecedentes (Disciplinarios,

fiscales y judiciales) - Póliza de responsabilidad civil extracontractual

(según tipo de contrato) - Certificado de aptitud laboral (Examen médico

ocupacional) - Afiliación A.R.L. - Justificación - Certificado de disponibilidad - Registro presupuestal - Contrato de prestación de servicios - Consignación de estampilla pro universidades

(según tipo de contrato) - Publicación gaceta municipal (si es del caso) - Póliza de seguro de cumplimiento - -Otras pólizas (según tipo de contrato) - Resolución de aprobación de la póliza En este

momento no se está haciendo actualmente se reemplaza por un sello

- Autorización de descuentos - Procesos judiciales - Informes de interventoría - Planes de mejoramiento (si es del caso ) - Acta de inicio - Acta de suspensión y reinicio (si es el caso) - Constancia de recibido a satisfacción de los

servicios prestados - Soporte de turnos o procedimientos (si es el caso) - Nota de contabilidad - Pago seguridad social del mes correspondiente - Acta de terminación (con todas las firmas) - Correspondencia recibida y despachada - Retiro A.R.L - Acta de entrega final - Formato de control de pagos - Recibo a satisfacción

2

18

X

Picar y reciclar. Conservar en las dependencias administrativas y en los centros de atención las copias mientras se encuentren vigentes (durante la gestión).


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

011-002-GJ-GEC

CONTRATOS COMPLEJO (CUANTÍA SUPERIOR A 50 S.M.L.V.)

- Justificación de la necesidad de adquisición del bien o servicio. - Dos o tres Cotizaciones según el monto de la adquisición. - Pliego de condiciones para la adquisición del bien o servicio. - Acto Administrativo sobre la integración de la Comisión

Evaluadora de Ofertas. - Oficio sobre los resultados de la comisión que evaluó la

propuesta. - Certificado, declaración extra juicio o autoliquidaciones de pago

de parafiscales. - Fotocopia del Registro Único Tributario - Fotocopia del documento de identidad - Disponibilidad presupuestal - Registro presupuestal - Pólizas de cumplimiento y garantías - Resoluciones aprobatorias - Control de ejecución del contrato. - Liquidación del contrato.

2

18

X

Conservar en las dependencias administrativas y en los centros de atención las copias mientras se encuentren vigentes (durante la gestión). Posteriormente picar y reciclar .


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

011-003-GJ-GEC

CONTRATACIÓN DIRECTA POR CONVOCATORIA: CONTRATO COMPLEJO (CUANTÍA ENTRE 100 E INFERIOR A 1.500 S.M.L.V.) ETAPA PRECONTRACTUAL:

- Listado de Necesidades. - Justificación de la necesidad de adquisición del

bien o servicio. - Pliego de condiciones o términos de referencia

para la adquisición del bien o servicio. - Solicitud de apertura para contratación directa. - Soporte de la publicación del proyecto de pliego

en la página WEB de Assbasalud. - Adendas y respuesta adendas presentados en el

Prepliego. - Soporte de la publicación del pliego definitivo en

la página WEB de Assbasalud. - Acta de Apertura de Urna - Acto Administrativo sobre la integración de la

Comisión Evaluadora de Ofertas. - Carta de presentación del proveedor - Certificado de la Cámara de Comercio. - Estados Financieros según los términos de

referencia. - Certificados de Experiencia - Certificado, declaración extrajuicio o

autoliquidaciones de pago de parafiscales. - Fotocopia del Registro Único Tributario - Fotocopia del documento de identidad - Disponibilidad presupuestal - Reserva presupuestal - Póliza de seriedad de la propuesta. - Certificado de registro en el SICE del precio

indicativo.

2

18

X

Conservar en las dependencias administrativas y en los centros de atención las copias mientras se encuentren vigentes (durante la gestión). Posteriormente picar y reciclar. .


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

- Certificado de buenas prácticas de manufactura cuando corresponda.

- Certificado del INVIMA cuando corresponda - Certificados de consultas del precio indicativo. - Oficio y documento sobre los resultados de la

comisión evaluadora de la propuesta - Acto administrativo donde la gerencia adjudica o

declara desierta la contratación directa.

ETAPA CONTRACTUAL:

- Contrato suscrito por la gerencia y el Representante legal.

- Pólizas de cumplimiento y calidad - Consignación de pago de la publicación en la

Gaceta Municipal. - Acto administrativo donde se aprueban las

pólizas constituidas. - Notificación escrita al interventor o

supervisor del contrato. - Control de ejecución del contrato. - Liquidación del contrato.

2

18

X

Picar y reciclar

011-004-GJ-GEC

CONTRATACION POR LICITACION: BIENES O SERVICIOS CONTRATO COMPLEJO (CUANTÍA SUPERIOR A 1500 S.M.L.V.)

- Estudio de Factibilidad - Pliego de Condiciones - Certificado de disponibilidad y reserva

presupuestal. - Acto administrativo que autoriza la apertura de la

Licitación. - Copia de la invitación de acompañamiento para

el ejercicio del control social masivo por cualquier medio de comunicación.

- Oficio dirigido a la Cámara de Comercio reportando la licitación para ser publicada en el boletín mensual.

2

18

X Picar y reciclar


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

- Recibo de caja original sobre la venta del pliego cuando sea por licitación.

- Acta de audiencia donde intervienen todos los proveedores del bien o servicio ofrecido, en la cual deben aparecer las decisiones tomadas entre las partes.

- Listado de registro de proveedores que depositan las propuestas en la Urna Triclave.

- Registro de proponentes en la Cámara de Comercio de su jurisdicción.

- Acta de apertura de Urna, comparada con el listado de registro de proveedores.

- Acto administrativo o acta donde se recomienda la mejor propuesta después de haber sido analizada.

- Acta de Audiencia de adjudicación. - Acto Administrativo de Adjudicación del

Contrato. - Pólizas requeridas según el contrato. - Acto Administrativo de aprobación de las

pólizas. - Acta de iniciación del contrato. - Formato de control de contratos. - Informe de interventoría parcial - Informe final de interventoría. - Liquidación del contrato.




ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

011-005-GJ-GEC

CONTRATO NOMBRAMIENTO GERENTE

- Propuestas. - Resoluciones. - Decretos. - Carta de compromiso - Manual especifico de funciones - Contrato. - Constancias. - Proceso de selección - Certificado de disponibilidad - Reserva presupuestal - Cronograma proceso de selección. - Publicación periódico local. - Fotocopia consignación de la publicación diario

oficial. - Fotocopia otrosí. - Póliza cumplimiento - Resolución aprobación póliza

4

X

Conservar en forma permanente



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

011-006-GH-ATH

CONTRATOS DE APOYO ASISTENCIAL Y/O ADMINISTRATIVO. CONTRATOS ESTATALES.

- Acta de terminación y liquidación del contrato - Nota de contabilidad - Acta suspensión temporal del contrato - Autorización descuentos - Resolución aprobada póliza - Póliza de calidad y cumplimiento - Publicación gaceta municipal (FP) - Pago estampilla pro universidades - Reserva presupuestal - Solicitud de disponibilidad presupuestal - Contrato - Embargos - Afiliación A.R.P. - Póliza de responsabilidad civil - Rut - Formato único de hoja de vida - Copia cédula de ciudadanía - Libreta militar - Registro diploma - Diploma y certificados de estudio - Certificados de experiencia laboral - Carné de vacunas - Titulación anticuerpos cuantitativa - Demás documentación generada con ocasión de la

ejecución del contrato - Demás documentación que acredite la idoneidad para

la prestación del servicio”; - Soporte pago impuestos a cargo del contratista

2 8

X

Conservar en forma permanente en el archivo central



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

012-000-GH-RDS CONVENIOS DOCENTE ASISTENCIALES - Convenios - Informes - Correspondencia recibida y despachada

5 5 X Seleccionar correspondencia Picar y reciclar

013-000 013-001-CDA

CUADERNOS - Cuaderno control de recibo y despacho de

documentos (control préstamos de documentos).

2

X

Picar y reciclar al terminar el cuaderno

013-002- - Cuaderno envío (préstamo) historias clínicas 2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno.

013-003-CDA Cuaderno colposcopias 2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno.

013-004- - Cuaderno para consulta odontólogos, especialistas coda. Especialistas de cirugía oral y odontopediatria

2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno

013-005- - Cuaderno llegada usuarios sala de espera servicio de urgencias

2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno.

013-006-CLI

- Cuaderno entrega de insumos. 2

Picar y reciclar al terminar el cuaderno

013-007-CLI

- Cuaderno de casos de vigilancia epidemiológica 2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno

013-008-CLI

- Cuaderno de certificado de defunciones 2

X Picar y reciclar al terminar el cuaderno

013-009-CLI

- Cuaderno de certificado de nacido vivo 2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno

013-010-CLI

- Cuaderno de servicios que presta la ambulancia 2


013-011-CLI

- Cuaderno de registro de partos. 2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno

013-012-CLI

- Cuaderno de entrega de pacientes transportados en ambulancia institucional a otras instituciones.

2


013-013-CLI - Cuaderno de dietas. 2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno

013-014-CLI - Cuaderno notificación larga estancia hospitalaria a facturación.

2


013-015-CLI 2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno

013-016-CLI



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

014 -000- GAF DECLARACIONES TRIBUTARIAS

- Formulario Declaración Mensual Retefuente - Formulario Declaración Mensual Reteiva - Formulario Declaración Bimensual Reteica - Formulario Declaración Anual Ingresos y Patrimonio

015-000-GJ-GAL 015-001-GJ-GAL

DEMANDAS DEMANDAS (LABORALES, REPARACIÓN DIRECTA, NULIDAD, PENALES)

- Demanda. - Denuncia. - Respuesta o contestación. - Medios probatorios. - Fallos y sentencias. - Oficios recibidos y despachados. - Resoluciones gerencia. - Sanciones

5

X

Conservar en forma permanente.

016-000-GJ-GAL DERECHOS DE PETICIÓN

- Oficios petitorios. - Oficios remisorios (con respuesta) - Certificaciones. - Fotocopias cédula de ciudadanía. - Trascripción de la historia clínica. - Epicrisis. - Concepto de auditoría en salud. - Correspondencia recibida y despachada

5 5 X



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

017-000- 017-001-116

ENTRADAS ENTRADAS DE ALMACÉN Y SERVICIOS FARMACÉUTICOS

- Factura - Orden de compra con soportes - Cotizaciones - Contratos de suministros

2

10

X

Decreto 2649 de 1993 Picar y reciclar

018-000-115

ESTADOS FINANCIEROS - Balance general - Estado de actividad económica y social. - Flujo de Efectivo - Estado de cambios en el patrimonio. - Notas a los estados financieros - Dictamen revisión fiscal

10 X Decreto 2649 de 1993 Resolución 4444 de 1995 Ley 962 de2005 Se custodian en la oficina de Contabilidad

019-000-GJ-GAL EXHORTOS DESPACHOS JUDICIALES - Exhortos. - Oficios despachos judiciales.

5 5 X Picar y reciclar.

020-000-CD-COD EXPEDIENTE DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

- Informe. - Queja o denuncia. - Autos de apertura de indagación preliminar. - Pruebas. - Autos de apertura de investigación. - Autos de formulaciones de cargos

disciplinarios. - Prueba y fallos de única instancia. - Pruebas y fallos de segunda instancia. - Antecedentes disciplinarios laborales

internos. - Antecedentes disciplinarios de la procuraduría

regional de Caldas. - Memoriales de descargos. - Investigaciones disciplinarias archivadas. - Fallos absolutorios. - Indagaciones preliminares terminadas y

archivadas. - Fallos sancionatorios prescritos. - Acciones de tutela - Derechos de petición



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

021-000-GF 021-001-GF-GFP

FACTURACION DE VENTA DE SERVICIOS

CUENTA DE COBRO FACTURACION - Facturas - Planilla resumen de facturación - Fotocopias carné usuario. - Fotocopia cédula de ciudadanía. - Formulario para desplazados y SOAT y

soportes - Reporte resumen de facturas - Epicrisis y atención - Validación de derechos - Hoja de evidencias

2

10

X

Decreto 2649 de 1993 Resolución 4444 de 1995 Seleccionar correspondencia Conservar 6 meses en los centros de atención los reportes de facturas anuladas y los cierres de facturación.

022-000- 022-001-CDA

FICHA TÉCNICA DE LOS EQUIPOS FICHA TÉCNICA EQUIPOS BIOMÉDICOS

- Especificaciones de los equipos - Relación del mantenimiento correctivo y

preventivo realizado a los equipos. - Ficha Técnica de equipos de aire acondicionado

10

X

X

Diligenciar las fichas técnicas de los equipos hasta cuando se realice la baja del equipo.

022-002-105

FICHA TÉCNICA EQUIPOS DE COMPUTO - Características del equipo y software utilizado - Mantenimientos realizados - Cambios a las características iniciales

10

X


022-003- LC

FICHA TÉCNICA DE LOS EQUIPOS DE LABORATORIO CLÍNICO

- Especificaciones de los equipos - Relación del mantenimiento correctivo y

preventivos realizados a los equipos

10

X


022-004-CDA

FICHA TÉCNICA EQUIPOS DE ODONTOLOGÍA - Especificaciones de los equipos - Relación del mantenimiento correctivo y

preventivos realizados a los equipos

10

X




ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

022-005-108

FICHA TÉCNICA PARQUE AUTOMOTOR - Hoja de vida del vehículo - Fotocopia de la tarjeta de propiedad - Fotocopia del SOAT - Fotocopia de la licencia de conducción - Fotocopia de la póliza de riesgos de los

vehículos. - Reporte de mantenimiento general del

vehículo - Correspondencia recibida y despachada o - Fotocopia Resolución

10

X

Diligenciar las fichas técnicas de los vehículos hasta cuando se realice la baja del equipo. Seleccionar correspondencia

022-006-108 FICHA TÉCNICA PLANTA ELÉCTRICA. - Hoja de vida

10 X Diligenciar las fichas técnicas de los equipos hasta cuando se realice la baja de la planta.


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

023-000-GH-ATH

FONDOS PÚBLICOS Y PRIVADOS DE SALUD, PENSIÓN Y CESANTÍAS - Actas - Informes


3

X

Conservar en forma permanente Seleccionar la correspondencia

024-000 024-001-CDA

HISTORIA CLÍNICA HISTORIA CLÍNICA USUARIOS ASSBASALUD E.S.E

- Identificación y Resumen de Atenciones SIS-400 - Resumen de Atención de Urgencias SIS-401. - Atención Infantil y Pre escolar – Niño SIS-402 - Atención Infantil y Pre escolar – Niña SIS-402 - Escala Abreviada - Historia Clínica Perinatal SIS-403 - Atención Odontológica Programada SIS-407ª - Atención Odontológica de Urgencias SIS-407B - Atención General SIS-408 - Evolución SIS-409 - Solicitud de Pruebas de Laboratorio - Resultados de Laboratorio - Registro Individual de Citología Cervico-Uterina - Interconsulta SIS-411 - Remisión de Pacientes – Solicitud SIS-412ª - Remisión de Pacientes – Respuesta SIS-412B - Tarjeta para Control de Tratamiento TBC - Tarjeta para Control de Tratamiento Hansen - Epicrisis SIS-413 - Ordenes Médicas SIS-414 - Tratamientos SIS-415 - Signos Vitales SIS-416 - Balance de Líquidos SIS-417 - Informe Quirúrgico SIS-418 - Informe de Anestesia SIS-419 - Informe de Anatomía Patológica SIS-420 - Autorización para Intervención Quirúrgica SIS-430ª - Declaración de Retiro Voluntario SIS-430F - Hoja de Cargos - Formulario para consentimiento informado diferentes

procedimientos

5

15

X

Resolución 1995 de 1999 Resolución 1715 de 2005 Picar y reciclar. Nota: Cuando se cumpla el tiempo de conservación y retención de la historia clínica en el archivo central de cada centro de atención, antes de eliminar dicho documento se deberán exceptuar aquellas historias con diagnóstico de intoxicación, accidente, violencia, VIH/Sida, TBC, Lepra, HTA y Diabetes. Lo anterior justificado en razones jurídicas, científico legales, investigación y epidemiológicas de índole institucional.


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

025-000 025-001-GH-SOA

HISTORIA MÉDICA HISTORIA MÉDICA- SALUD OCUPACIONAL.

- Exámenes de ingreso. - Exámenes médicos periódicos. - Exámenes paraclínicos - Carné de vacunas - Exámenes retiro - Exámenes reubicación - Remisión a EPS

20

X Conservar en forma permanente en el archivo de Gestión Humana


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

026-000- 026-001-GH-ATH

HISTORIAS LABORALES HISTORIAS LABORALES FUNCIONARIOS ACTIVOS- PLANTA - Declaración juramentada de bienes - Hoja de vida particular - Fotocopia documentos de identificación (cédula, libreta

militar y pase de conducción) - Acta de grado y/o diploma de estudio requisito para el

cargo - Resolución y/o carné registro del diploma o tarjeta

profesional (según el caso) - Competencias laborales (certificados de estudio y

experiencia laboral) - Carné de vacunas (área asistencial) - Titulación de anticuerpos cuantitativa (área

asistencial) - Formulario del registro único tributario - Certificados de antecedentes - Póliza de responsabilidad civil extracontractual (según

el caso) - Autorización nombramiento de la Comisión Nacional

del Servicio Civil - Resolución de nombramiento ASSBASALUD E.S.E. - Oficio de aceptación de nombramiento - Acta de posesión - Oficio de entrega Ley 734 de 2002 - Oficio informativo para afiliación en salud, pensión y

cesantías - Formulario de afiliación A.R.L. - Formulario de afiliación a la EPS - Formulario de afiliación al fondo de pensiones - Certificación de afiliación a Cesantías - Oficio retiro parcial de cesantías (documentación

soporte) - Formulario de afiliación Confamiliares - Actos administrativos (inscripción en carrera

administrativa, comunicaciones, resoluciones y evaluaciones de desempeño)

- Certificado de aptitud laboral (examen médico de salud ocupacional)

- Procesos judiciales - Contrato laboral Asbasalud privado - Correspondencia Asbasalud privado - Formato único hoja de vida

Permanente mientras se encuentre activo en la planta de personal

X

Conservar en forma permanente en el archivo de Gestión Humana


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

026-002-GH-ATH

HISTORIAS LABORALES FUNCIONARIOS RETIRADOS Además de los tipos documentales de la historia laboral del funcionario activo, adjuntar los siguientes:

- Actos administrativos de motivaron el retiro o desvinculación según sea la causa.

- Retiro ARL - Paz y salvos para liquidación de

prestaciones sociales - Resolución de cancelación de

prestaciones sociales - Resolución de cancelación de auxilio de

cesantías e intereses - Hoja fichero nómina - Oficio retiro definitivo fondo de cesantías

20

X

Conservar en forma permanente en el archivo de Gestión Humana

CÓDIGO

SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

026-003-GH-ATH

HISTORIAS LABORALES SUPERNUMERARIOS

- Formato único hoja de vida - Hoja de vida particular - Fotocopia documentos de identificación (cédula,

libreta militar y pase de conducción) - Acta de grado y/o diploma de estudio requisito

para el cargo - Resolución y/o carné registro del diploma o tarjeta

profesional (según el caso) - Competencias laborales (certificados de estudio y

experiencia laboral) - Carné de vacunas (área asistencial) - Titulación de anticuerpos cuantitativa (área

asistencial) - Formulario del registro único tributario

- Certificados de antecedentes - Póliza de responsabilidad civil extracontractual

(según el caso) - Examen médico de salud ocupacional - Procesos judiciales - Justificación - Certificado de disponibilidad (con rubro y las 2

firmas) - Registro presupuestal (con las 3 firmas) - Resolución de vinculación transitoria - Afiliación A.RL - Formulario de afiliación E.P.S. - Formulario de afiliación fondo de pensión - Correspondencia recibida y despachada - Retiro de A.R.L

20

X

Custodiar en forma permanente en el archivo del programa Gestión Humana. Se organizan por grupos ocupacionales y en orden alfabético

Conservar mientras el funcionario se encuentra laborando en el Centro de Atención, Laboratorio Clínico y/o Dependencias administrativas y posteriormente picar y reciclar.


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

026-004 –GH-ATH

HISTORIAS LABORALES TODAS LAS DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ASISTENCIALES

- Copias de evaluación del desempeño. - Novedades de personal - Vacaciones. - Compensatorios. - Permisos. - Planes de mejoramiento. - Listas de chequeo. - Portafolio de evidencias de la Evaluación de - Desempeño laboral.

Custodiar en forma permanente en el archivo del programa Gestión Humana.

026-005-GH-ATH HISTORIAS LABORALES JUBILADOS ASSBASALUD ESE

- Hoja de vida - Resolución de pensión - Partida de Bautismo - Partida de Matrimonio - Fotocopia de cédula - Información de tiempo laborado con Dirección

Territorial de Salud. - Encuesta del jubilado donde tienen datos

personales - Afiliación a la EPS - Fotocopia cédula del cónyuge al cual se le va

a transmitir la pensión (en caso de sustitución o transmisión de pensión)

- Resolución donde se transmite la pensión


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

026-006-GH-ATH

HISTORIAS LABORALES JUBILADOS CENTRO PILOTO. DISTRITO INTEGRADO SALUD PUBLICA

- Hoja de vida - Resolución de pensión - Partida de Bautismo - Partida de Matrimonio - Fotocopia de cédula - Información de tiempo laborado con

Dirección Territorial de Salud. - Encuesta del jubilado donde tienen datos

personales - Afiliación a la EPS - Fotocopia cédula del cónyuge al cual se le

va a transmitir la pensión (en caso de sustitución o transmisión de pensión)

- Resolución donde se transmite la pensión

20

Consolidar en forma permanente en el archivo del programa de Gestión Humana. Se organizan por grupos ocupacionales y en orden alfabético.

027-000 027-001-

INFORMES Informe diario de tesorería.

- Ingresos recibidos por servicios y cuentas por cobrar.

- Resumen de consignaciones realizadas por bancos.

- Resumen de los pagos realizados por bancos.

- Saldo bancario de tesorería

1

2

X

Picar y reciclar

027-002-GH-SOA

Informe investigación accidentes de trabajo: - Reporte accidente. - Exámenes paraclínicos. - Historia clínica del funcionario accidentado - Investigación del accidente de trabajo

3 X Conservar en forma permanente en el archivo de gestión humana.

027-003-EG-GCI Informes auditoría (control interno) - Hallazgos de la auditoría. - Soportes de auditoría. - Cuadros resumen


4 X Custodiar en forma permanente en el archivo CENTRAL Seleccionar la correspondencia

027-004- Informe de auditorías internas realizadas en las dependencias asistenciales y administrativas por los superiores jerárquicos.

- Hallazgos de la auditoría. - Soportes de auditoría. - Cuadros resumen


4 X Custodiar en forma permanente en el archivo CENTRAL

ÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

027-005-

Informe auditoría pacientes oxigeno dependientes. - Autorización suministro de oxígeno. - Carné de afiliación. - Documento de identidad. - Reporte visitas domiciliarias.

4

X

Custodiar en forma permanente en el archivo CENTRAL

027-006-EG-GCI

Informe Evaluación Sistema Control Interno Contable. - Cuestionario - Anexo al Informe Control Interno Contable - Soporte de envío a la CGN

4

X


027-007- EG-GCI

Informe Evaluación del Sistema de Control Interno. - Resumen gerencial. - Matriz de calificación. - Encuestas referenciales aplicadas. - Oficios remisorios

4

X


027-008- EG-GCI

Informe evaluación cuatrimestral del estado del sistema de control - Informe publicado en la web institucional - Oficio entrega a gerencia

4

X


027-009- EG-GCI

Informe evaluación cuatrimestral del plan anticorrupción - Informe publicado en la web institucional - Oficio entrega a gerencia

4

X


027-010- EG-GCI

Informe de Derechos de Autor - Formato del software - Oficio remisorio

4

X

Se envía a través de

software

027-011- EG-GCI

Informe de evaluación de la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana

- Informe de evaluación con soportes - Oficio remisorio

4

X


027-012 Informe Gestión Institucional. - Avance y logros obtenidos por centro de atención y

dependencias administrativas. - Indicadores de Gestión. - Gráficos

4

X


ÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

027-013-TLD Informe Gestión por Dependencia. - Logros obtenidos por la dependencia - Indicadores de Gestión

4

X

027-014 Informe institucional Salud Ocupacional. - Reporte de accidentes de trabajo por dependencia. - Reporte de ausentismo laboral por dependencia. - Reporte incapacidades. - Inspecciones de seguridad. - Panorama factores de riesgo. - Capacitaciones salud ocupacional, - Intervenciones puntuales salud ocupacional - Centinelas de Bioseguridad - Formatos - Recomendaciones - Correspondencia recibida y despachada

4 X Conservar en los centros de atención los formatos para reporte de accidentes de trabajo y los manuales de salud ocupacional mientras se encuentren vigentes. Seleccionar la correspondencia y posteriormente picar y reciclar.

027-015-GJ-GEC

Informe sobre contratación a entidades de control externo (Contraloría General del Municipio, Personería Municipal, Procuraduría Provincial) y a Cámara de Comercio

- Ordenes de trabajo. - Ordenes de servicio. - Relación de contratos con formalidades plenas. - Relación de contratos sin formalidades plenas. - Correspondencia recibida y despachada

3

10

X



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

027-016-

Informe respuesta a glosas - Facturas - Relación de aceptación o no de dineros

glosados. - Glosas y recobros aceptados - Reporte de glosas aceptadas(contabilidad y

cartera) - Correspondencia recibida y despachada

3

10

X


027-017-

Informe vacunación por centro de atención - Registro de vacunación extramural. - Registro diario de temperatura - Movimiento diario de biológicos. - Correspondencia recibida y despachada.

3

10

X


027-018

Informe Atención Primaria en Salud (APS) - Documento técnico - Cronograma actividades - Informe MENSUAL Ejecución de actividades - Fichas de visitas domiciliarias(en los centros de

atención) - Informe de Barridos (captación de usuarios) - Actividades realizadas jornadas saludables - Actividades Campañas IEC - Correspondencia recibida y despachada

2

X

Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia Copia del informe en el sistema de información.

027-019

Informe cualitativo y cuantitativo por actividades realizadas según documento APS

- Informe financiero. - Liquidación contrato APS.

2

X

Picar y reciclar

027-020 Informe Cumplimiento de actividades según Resolución 4505

- Informe - Oficio remisorio


027-021-

Informe Atención Primaria en Salud (APS)Salud Mental - Documento técnico - Cronograma actividades - Informe Ejecución de actividades(actividades

grupales) - Correspondencia recibida y despachada.

4 X Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

027-022 Informe cualitativo y cuantitativo de los contratos de PIC en salud mental.

- Informe PIC Servicios amigables - Documento técnico. - Informe cualitativo y cuantitativo de los

contratos PIC en servicios amigables. - Base de datos de usuarios. - Informe mensual de actividades realizadas. - Cronograma de actividades.

Liquidación contrato PIC salud mental y servicios amigables.

4 X Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia

027-023- Informe cumplimiento de metas promoción y prevención para las EPSS.

- Programación de actividades de promoción y prevención por EPSs.

- Reporte cumplimiento metas. - Auditorías realizadas - Correspondencia recibida y despachada

4 x Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia

027-024

Informe institucional del sistema de información y atención al usuario (SIAU).

- Consulta del usuario. (Queja, sugerencia, reconocimiento o solicitud de información)

- Solicitud de investigación. - Respuesta investigación. - Correspondencia recibida y despachada

5

5

X

Picar y reciclar. Seleccionar la correspondencia

027-025

Informe actividades de auxiliares de salud pública: - Ficha domiciliaria. - Formato para la captación y remisión a

programas. - Reporte de visitas realizadas. - Programación mensual de actividades. - Fichas de remisión de pacientes. - Formato de registro por actividades

grupales. - Registro de vacunación extramural


1

X

Picar y reciclar. Actualizar permanentemente las fichas domiciliarias.



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

027-026 Informe Concejo Municipal. - Informe de gestión. - Indicadores de gestión. - Gráficos. - Correspondencia recibida y despachada

3

10

X

Seleccionar la correspondencia Picar y reciclar

027-027 Informe consumo de medicamentos de control especial de los establecimientos minoristas

- Medicamentos de control especial.

1

X

Picar y reciclar

027-028 Informe de evaluación del Plan de Gestión del Gerente - Resultado indicadores - Análisis

10

X

Picar y reciclar

027-029 Informes de interventorías - Actas - Planes de Mejoramiento - Programación de visitas - Correspondencia recibida y despachada

3

X


027-030 Informe Plan de Intervenciones Colectivas PIC - Documento técnico - Informe ejecución actividades - Correspondencia recibida y despachada

1

X


027-031- EG-GCI

Informes de Evaluación por Dependencias - Criterios por proceso - Formato y soportes de la evaluación - Oficios remisorios - Correspondencia recibida y despachada


028-000 INVENTARIO FÍSICO DE EQUIPO BIOMÉDICO, INSTRUMENTAL, MUEBLES Y ENSERES Y VEHICULOS E INMUEBLES

- Relación activos devolutivos por centro de atención propiedad de Assbasalud E.S.E.

- Relación activos devolutivos por centro de atención en comodato.


2 X CGN Custodiar en forma permanente en el archivo CENTRAL




ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

029-000-GFGRF LIBROS DE CONTABILIDAD - Libros mayores (auxiliares). - Comprobantes Ingresos. - Comprobantes Egresos. - Salidas almacén y farmacia. - Entradas almacén y farmacia - Comprobante de traslados y bajas. Activos

devolutivos. - Cuentas de cobro. facturación - Notas débito y crédito (clientes y proveedores). - Notas Bancarias - Ajustes generales. - Causaciones. - Nóminas en general (personal de planta,

contratos de prestación de servicios, jubilados).

- Consolidación anual de prestaciones sociales. - Libros auxiliares de caja y bancos - Libros auxiliares caja menor

10 X Se custodian en forma permanente en la dependencia de contabilidad. CGN Régimen de contabilidad pública Plan inicial de contabilidad pública Normas técnicas de contabilidad pública 9.2 Relativo a los soportes y comprobantes y libros de contabilidad. 9.2.3 Libros de contabilidad.

030-000- 030-001-GH

NÓMINA

- Soportes nómina - Resumen general de la nómina de planta - Listado individual por centro de costos y

empleado firmada - Resumen general de pago a contratistas

firmado - Certificado laboral del jefe inmediato - Prima de servicios - Prima de navidad - Cesantías - Resumen general de nómina de jubilados

internos y externos firmadas. - Certificados de Supervivencia - Autorizaciones de pago a personas diferentes. - Listado de nómina de abono en cuenta

individual a cada empleado y disquete.

2

X


NORMOGRAMA


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

030-002-GH-ATH

Recargos nocturnos y dominicales - Cuadros turnos personal Clínicas - Cuadro turnos personal sede administrativa (Vigilantes). - Novedades


1

1

X


030-003-GH-ATH

Incapacidades - Incapacidades cobradas, incapacidades inferiores a 3

días.

6 meses

4

X


030-004-GH-ATH

Retención en la fuente - Acumulado cada semestre y tabla de retención. - Carpetas personal que devenga más del tope establecido

en la tabla de retención

3

X


030-005-GH-ATH

Prestaciones sociales - Cesantías - Intereses a las Cesantías

3

3

X

Permanecer en el archivo hasta el levantamiento del embargo. Conservar en forma permanente

030-006-GH-ATH

Embargos - Oficios de los juzgados

1

15

X

Picar y reciclar

030-007-GH-ATH

Descuentos - Actas - Informes - Correspondencia recibida y despachada

3

17

X


030-008-GH-ATH

Reservas presupuestales supernumerarios - Cálculos provisiones - Reportes Dirección Territorial

030-009-GH-ATH

Conciliación Aportes Patronales de Fondos y EPSs 3 X Conservar en forma permanente

031-010

ORDENES DE COMPRA Ordenes de compra y ordenes de servicio-compras (cuantía entre 0 y 25 s.m.l.v.)

031-011 Órdenes de compra y ordenes de servicio: programa gestión administrativa (cuantía entre 0 y 25 s.m.l.v.)


ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

032-000-GJ-GAL 032-001- GJ-GAL

PASIVO PRESTACIONAL BENEFICIARIOS DEL SECTOR SALUD Ex funcionarios Assbasalud privado, pensionados por Assbasalud ESE.

- Actos administrativos trámites pensiones. - Bonos pensionales - Cuotas partes - Solicitudes - Respuestas. - Pruebas sobre derechos. - Legalización actos administrativos. - Información cálculo actuarial. - Correspondencia recibida y despachada

5

X


032-002-GJ-GAL

Ex funcionarios Assbasalud privado – Assbasalud E.S.E. pagados por el Fondo Territorial de Pensiones.

- Actos administrativos trámites pensiones. - Bonos pensionales - Cuotas partes - Solicitudes - Respuestas. - Pruebas sobre derechos. - Legalización actos administrativos. - Solicitudes cálculo actuarial. - Correspondencia recibida y despachada

5

X


032-003-GJ-GAL Convenio interadministrativo suscrito entre Municipio y Departamento, pago de pensiones ex funcionarios Centro Piloto.

- Actos administrativos trámites pensiones. - Solicitudes - Respuestas. - Pruebas sobre derechos - Correspondencia recibida y despachada

5 X Conservar en forma permanente Seleccionar la correspondencia

033-000 033-001-

PLANES - Plan Atención Primaria en Salud (APS) - Reporte de visitas vigilancia epidemiológica. - Formato de actividades grupal APS. - Programaciones de actividades del APS por centro

de atención.

5

X

Picar y reciclar Conservar en los centros de atención las copias de las programaciones y formatos mientras se encuentre vigente el contrato.


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

033-002-

Plan de acción institucional - Acuerdo de aprobación - Informes

3

X


033-003-TLD

Plan de acción por dependencia - Acuerdo de aprobación - Informes

3

7

X


033-004

Plan anual de compras - Listado de necesidades de los centros, clínicas y

oficinas - Justificaciones - Cuadro proyección medicamentos, suministros e

insumos - Plan suscrito

3

3

X

Picar y reciclar

033-005-GH-SOA

Planes de emergencias - Copia del plan de emergencia por centro de

atención, laboratorio clínico y sede administrativa

5

X

Picar y reciclar

033-006-

Plan de Desarrollo Institucional - Acuerdo de aprobación - Informes - Correspondencia recibida y despachada

5

X


033-007-

Plan de Mejoramiento Institucional - Plan suscrito - Evaluaciones efectuadas - Informes - Correspondencia recibida y despachada

3

7

X


033-008-

Planes de mejoramiento entes de control externos - Informe de auditoría. - Solicitud de suscripción plan. - Plan suscrito. - Evaluaciones plan de mejoramiento. - Correspondencia recibida y despachada

3

7

X


033-009-

Planes de mejoramiento dependencias internas - Informe de auditoría. - Solicitud de suscripción plan. - Plan suscrito. - Evaluaciones plan de mejoramiento. - Correspondencia recibida y despachada

3

7

X

Seleccionar la correspondencia Picar y reciclar Conservar en forma permanente


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

033-010-

Plan de Intervenciones Colectivas (PIC) - Informes de auditoria - Planes de mejoramiento suscritos

4 X

033-011

Plan de Gestión del Gerente - Copia del Acuerdo de aprobación - Copia de evaluaciones - Formatos soporte - Certificaciones


033-012 Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano - Plan suscrito - Evaluaciones y seguimientos - Correspondencia recibida y despachada

4 16

033-013 PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL - Subprograma de Uso Eficiente de los Recursos

(agua, energético, aire)-Subprograma para la Gestión Integral de Residuos Sólidos.

- Subprograma de Mejoramiento de las Condiciones Ambientales Internas

- Plan de Contingencia forma parte integral del PGIRH

- Plan de auditorías de gestión ambiental - Bienestar laboral - Relación docencia servicio - Verificación títulos - BIENESTAR LABORAL

033-014 PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACION Y CAPACITACION (PROCESOS)

- Plan de Capacitación Institucional - Acto administrativo de adopción del plan - Diagnóstico de Necesidades - Cronograma - Invitación Actividades - Formato de Inscripción Actividades - Formato de Evaluación de Actividades - Tabulación y Análisis de Actividades de la - Evaluación

Registro y control de asistencia a capacitación - Correspondencia recibida y despachada - Entidades capacitadoras


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

033-015 CAPACITACION CENTROS DE ATENCIÓN - Registro y control capacitación - Correspondencia recibida y despachada - Entidades capacitadoras

- Listado de asistencia

4

X


033-016 CAPACITACION LABORATORIO CLINICO - Registro y control capacitación - Correspondencia recibida y despachada

- Entidades capacitadoras - Listado de asistencia

4 X


033-017 PLAN DE INCENTIVOS. -Acto administrativo de adopción del plan -Incentivos no pecuniarios: -Incentivos pecuniarios: -Presentación de proyectos que optan por incentivos. -Selección equipos de trabajo. Reglas generales. Requisitos equipos de trabajo -Requisitos para participar de los incentivos institucionales -Evaluación del plan de incentivos. -Comité de incentivos. -Entrega de incentivos.

- Cronograma - Convocatorias - Formato de Inscripción Actividades - Listado de Participantes - Formato de Evaluación de Actividades - Tabulación y Análisis de Actividades de la - Evaluación

Registro y control -Correspondencia recibida y despachada.



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

033-018 PLAN DE BIENESTAR SOCIAL - Acto administrativo de adopción del plan - Memorandos: Día Libre, según resultados de

las Evaluaciones de Desempeño. - Reconocimientos: Día de la Profesión, a los

colaboradores que cumplen años laborados, a los mejores colaboradores tanto del nivel jerárquico como de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción, selección al mejor compañero de trabajo de la entidad

- Comité de incentivos. Entrega de incentivos. - Correspondencia recibida y despachada.

Área de Calidad de Vida Laboral y Área de Protección y Servicios Sociales. - Deporte, Recreación y Cultura

Área de Protección y Servicios Sociales. - Programas Deportivos - Entrenamientos deportivos - Programa de Gimnasia Dirigida - Recreación y Cultura

Área de Calidad de Vida Laboral.

- Medición del Clima Organizacional - Intervención psicológica a través de la ARL en

casos específicos - Actividades de intervención del clima

organizacional - - Campañas

Programa de Prejubilados - Actividades programadas y ejecutadas - Correspondencia recibida y despachada.

033-019 ACTIVIDADES SOCIALES: - Actividades programadas y ejecutadas - Celebración de cumpleaños de

ASSBASALUD ESE. - Envío de tarjetas de condolencias. - Fiesta de los niños - Actividad de integración de fin de año. - Novenas y concurso de pesebres - Celebración de fechas especiales. - Gimnasia Dirigida - Correspondencia recibida y despachada

033-020 PREPARACIÓN PARA EL RETIRO LABORAL - Correspondencia recibida y despachada



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

033-021 PROGRAMA GESTIÓN AMBIENTAL

- Programa gestión ambiental aprobado para la ESE Subprograma de Uso Eficiente de los Recursos (agua, energético, aire) Subprograma para la Gestión Integral de Residuos Sólidos. Subprograma de Mejoramiento de las Condiciones Ambientales Internas. Medidas existentes en Assbasalud ESE para administrar los riesgos de la contaminación ambiental propia de la operación de la ESE.

- Plan Institucional de Gestión Ambiental Assbasalud ESE

- Política de gestión ambiental de la ESE - Plan de auditorías programado para ejecutar

en cada vigencia - Plan de auditorías ejecutado en cada vigencia

(Análisis de resultados de las auditorias y las acciones de intervención).

- Proceso (s) existente (s) en la ESE para efectuar el tratamiento y/o disposición final de los residuos hospitalarios generados en la ESE.

- Clasificación de residuos en Assbasalud ESE - Parámetros aplicados en la Gestión de los

residuos hospitalarios originados en la prestación de los servicios de salud.

ÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

- Plan de Contingencia- PGIRH – componente interno

- Plan de Contingencia- PGIRH – componente externo

- Propuesta plan de austeridad para mejorar los consumos de papel, agua, energía y otros en Assbasalud ESE.

- Resultados mediciones del nivel acústico en las sedes

- Resultados mediciones de la energía eléctrica en las sedes

- Elementos reciclados en la empresa. - Elementos reusados en la empresa.

- Contratos suscritos en la empresa para efectuar la disposición final de los residuos hospitalarios

- Acciones realizadas en Assbasalud ESE para minimizar el impacto ambiental ocasionado por la operación de la empresa


PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

034--000 034-001

PLANILLAS - Planillas facturación semanal por contrato - Copias planillas

3

X

Picar y reciclar

034-002 - Planillas transportadora de valores - Copias facturas - Registro de cobros


035-000- 035-001-GF

POLIZAS - Póliza de responsabilidad civil extracontractual


035-002-GF - Póliza de manejo

035-003-GF - Póliza sustracción

035-004-GF - Póliza daños a maquinaria

035-005-GF - Póliza incendio

035-006-GF - Equipo electrónico

035-007-GF - Automóviles

035-008-GF - Póliza clínicas y hospitales

035-009-GF - Contratación póliza responsabilidad civil - servidores públicos - Reclamos - Respuesta a reclamos - Contrato de intermediación - Correspondencia recibida y despachada - Informes de auditoria

036-000 036-001-119

PRESUPUESTO Preparación anual de presupuesto:

- Oficios de requerimiento de necesidades presupuestales.

- Reporte de necesidades (Nómina, suministros y contratación)

- Anteproyecto de presupuesto. - Elaboración de disposiciones generales. - Proyecto.

3

7

X

Decreto 111 y 115 /96 Picar y reciclar


ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

036-002-

Cierre anual de presupuesto. - Oficios de solicitud de cuentas por pagar. - Informe de cuentas por pagar en tesorería. - Último informe de tesorería. - Certificación de las cuentas - Conciliación de informes con reporte - Ejecuciones presupuestales

3

7

X

Picar y reciclar

036-003- Ejecuciones Presupuestales - Ejecuciones Mensuales - Consecutivo de Certificados de Disponibilidad

Presupuestal y Registro de Disponibilidad Presupuestal

- Modificaciones al Presupuesto(Solicitudes Comfis y Junta Directiva)

037-000- 037-001

PROCESOS ADMINISTRATIVOS Procesos Administrativos Externos


3

X


037-002-

Procesos Administrativos Proveedores - Correspondencia recibida y despachada

3

X


037-003- Procesos Administrativos Clientes - Correspondencia recibida y despachada

3

X

Actualizar en forma permanente.

037-004- Cotizaciones Picar y reciclar

037-005- Propuestas 1 X Picar y reciclar

037-006- Constancias 1 X Picar y reciclar

037-007 PROGRAMA DE INDUCCIÓN - Diagnóstico de Necesidades - Programa - Cronograma - Convocatorias - Formato de Inscripción Actividades - Listado de Participantes - Formato de Evaluación de Actividades - Tabulación y Análisis de Actividades de la - Evaluación

Registro y control - Correspondencia recibida y despachada


ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

037-008 PROGRAMA DE REINDUCCIÓN - Diagnóstico de Necesidades - Programa - Cronograma - Convocatorias - Formato de Inscripción - Listado de Participantes - Formato de Evaluación de Actividades - Tabulación y Análisis de Actividades de la - Evaluación - Registro y control - Correspondencia recibida y despachada

037-009

PROGRAMA SALUD OCUPACIONAL - Programa de Salud Ocupacional de Assbasalud ESE a. Subprograma de Medicina Preventiva.

-Elementos/ equipos de protección empleados en los diferentes puestos de trabajo

b. Subprograma de Medicina del Trabajo. c. Subprograma de Higiene y Seguridad Industrial.

-Inspecciones de seguridad. -Panorama factores de riesgo. Identificación de riesgos dentro del Programa de Salud Ocupacional

d. Comité paritario de salud ocupacional (COPASO):

e. Actas de cada sesión

PROGRAMA SALUD OCUPACIONAL - Política de Salud Ocupacional aprobada en la

ESE. (Acto administrativo). - Soportes/justificaciones reubicación de

funcionarios. - Soportes gestiones solución de problemas de

estado de salud de funcionarios. Análisis efectuados, actas suscritas.


ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

-Manuales de salud ocupacional en la ESE.

- Resultados medición de Indicadores. Análisis e intervención de resultados.

- Reporte de accidentes de trabajo por dependencia.

- Reporte de ausentismo laboral por dependencia.

- Reporte incapacidades. - Capacitaciones salud ocupacional, - Intervenciones puntuales salud ocupacional - Centinelas de Bioseguridad - Formatos - Relación de elementos de protección

personal. Resultado de las auditorias o revisiones al cumplimiento de dicha labor.

- Proceso de reposición de elementos de protección personal.

- Plan de auditorías programado para ejecutar en cada vigencia

- Resultados de auditorías de verificación del cumplimiento de las disposiciones sobre programa de salud ocupacional/ utilización de equipos de protección individual.

- Correspondencia recibida y despachada ARL de Assbasalud ESE

- Planeación de actividades de la ARL contratada por Assbasalud ESE. Ejecución de actividades

- Reportes entre ARL y Assbasalud ESE. Procedimientos



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

037-010 PROGRAMA GESTIÓN AMBIENTAL

- Programa gestión ambiental aprobado para la ESE Subprograma de Uso Eficiente de los Recursos (agua, energético, aire) Subprograma para la Gestión Integral de Residuos Sólidos. Subprograma de Mejoramiento de las Condiciones Ambientales Internas. Medidas existentes en Assbasalud ESE para administrar los riesgos de la contaminación ambiental propia de la operación de la ESE.

- Plan Institucional de Gestión Ambiental Assbasalud ESE

- Política de gestión ambiental de la ESE - Plan de auditorías programado para ejecutar

en cada vigencia - Plan de auditorías ejecutado en cada vigencia

(Análisis de resultados de las auditorias y las acciones de intervención).

- Proceso (s) existente (s) en la ESE para efectuar el tratamiento y/o disposición final de los residuos hospitalarios generados en la ESE.

- Clasificación de residuos en Assbasalud ESE - Parámetros aplicados en la Gestión de los

residuos hospitalarios originados en la prestación de los servicios de salud.

ÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

- Plan de Contingencia- PGIRH – componente interno

- Plan de Contingencia- PGIRH – componente externo

- Propuesta plan de austeridad para mejorar los consumos de papel, agua, energía y otros en Assbasalud ESE.

- Resultados mediciones del nivel acústico en las sedes

- Resultados mediciones de la energía eléctrica en las sedes

- Elementos reciclados en la empresa. - Elementos reusados en la empresa.

- Contratos suscritos en la empresa para efectuar la disposición final de los residuos hospitalarios

- Acciones realizadas en Assbasalud ESE para minimizar el impacto ambiental ocasionado por la operación de la empresa


DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

038-000 038- GP 038- EAP

PROCESOS INSTITUCIONALES GESTIÓN DE LA PLANEACIÓN

- Elaboración, aprobación y evaluación de planes

4

X

Picar y reciclar Seleccionar y posteriormente

038- GPP - Gestión de programas y proyectos 4 X Picar y reciclar.

038--INI - Investigación institucional 4 X Picar y reciclar

038-GE 038--GIC

GESTIÓN ESTRATÉGICA - Gestión integral de comunicaciones

4

X

Picar y reciclar

038-EVR - Evaluación de resultados 4 X Picar y reciclar

038- -GQ 038-SEP

GESTIÓN DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD - Seguridad al paciente


038--GCA - Gestión de calidad 4 X Picar y reciclar

038--GA 038SAP

GESTIÓN DE ATENCIÓN INTEGRAL EN SALUD - Salud pública

4

X

Picar y reciclar

038--GEH - Gestión hospitalaria 4 X Picar y reciclar

038-GCE - Gestión de consulta externa 4 X Picar y reciclar

038-GSA

- Gestión de servicios de apoyo y complementarios en salud


038-GF 038-APB

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - Adquisición de productos, bienes y servicios

4

X

Picar y reciclar

038-GFP - Gestión financiera de prestación de servicios 4 X Picar y reciclar

038-GRF - Gestión de recursos financieros 4 X Picar y reciclar

038-GEA - Gestión administrativa 4 X Picar y reciclar

038-GJ 038-GAL

GESTIÓN JURÍDICA - Gestión de acciones legales

4

X

Picar y reciclar

038-GEC - Gestión de contratación 4 X Picar y reciclar

038-GH 038-001-ATH

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

- Informes - Correspondencia recibida y despachada

4

6

X



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

038-TI 038-ADP 038-GEI

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN - Administración y desarrollo de la

plataforma tecnológica - Gestión de información

4 4

3 meses

Picar y reciclar.

038-GD 038-ADD

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO - Administración documental - TRD - Manual de archivo

038-GC 038-MVE

GESTIÓN COMERCIAL - Mercadeo y ventas

038-CD 038-COD

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

-

038-EG

EVALUACIÓN DE CONTROL Y GESTIÓN - Gestión de control interno - Evaluación de calidad institucional


ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

039-000-GS 039-001-GS-SIA

GESTIÓN DE SERVICIO AL CLIENTE SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL USUARIO Y SU FAMILIA (SIAU) SIA CLIENTE EXTERNO Activación de usuarios en el sistema Informe del sistema de información y atención al usuario (SIAU).

- Consulta del usuario. (Queja, sugerencia, reconocimiento o solicitud de información)

- Solicitud de investigación. - Respuesta investigación.

- Análisis a quejas - Respuesta a quejas - Correspondencia recibida y despachada - Solicitudes de la comunidad. - Respuestas de la comunidad. - Encuestas de satisfacción - Apoyo Psicosocial - Consolidado mensual-Derechos de petición - Evaluaciones con los indicadores de resultado de

satisfacción a los usuarios de los diferentes procesos prioritarios definidos.

- Resultados de la aplicación de las encuestas a los grupos de participación social y comunitaria

- Compilación de las diferentes consultas canalizadas mediante los canales diseñados en la empresa que hacen parte del Sistema de atención e Información al Usuario (SIAU).

- Validación de Derechos

3 meses 4

6

X X

Picar y reciclar Picar y reciclar Seleccionar correspondencia

039-002-GS-SIA

CLIENTE INTERNO - Solicitudes - Peticiones - Encuestas de satisfacción - Informes de gestión - Correspondencia recibida y despachada

4 X Picar y reciclar Seleccionar correspondencia

039-003- GS-SIA GESTIÓN DE TRABAJO EN CLÍNICAS 4 Picar y reciclar Seleccionar correspondencia

039-004- GS-SIA

BASE DE DATOS DE POBLACIÓN


Seleccionar correspondencia


ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

039-005 PAC

RENDICION DE CUENTAS ESPACIOS DE DIALOGO: Chats, foros virtuales, video streaming, redes sociales, aplicaciones móviles

-Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes

4 X

039-006 PAC

ESPACIOS DE ENCUENTRO. REUNIONES PRESENCIALES: FOROS


4 X

038-007 PAC

FERIAS DE LA GESTIÓN. FERIA DE LA TRANSPARENCIA. EXPO GESTIÓN


4 X

039-008 PAC

AUDIENCIAS PÚBLICA PARTICIPATIVAS -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes -Formulario único de reporte de avances de la gestión

4 X


ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

039-009 PAC

GRUPOS FOCALES -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes

4 X

039-010 PAC

REUNIONES ZONALES -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes

4 X

039-011 PAC

MESAS DE TRABAJO TEMÁTICAS -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes

4 X

038-012 PAC

ENCUENTROS REGIONALES -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes

4 X

039-013 PAC

ASAMBLEAS COMUNITARIAS -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes

4 X


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

039-014 PAC

OBSERVATORIOS CIUDADANOS -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes

4 X

039-015 PAC

CONSEJOS/ESPACIOS FORMALES DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA


4 X

039-016 PAC

ENTREVISTAS CON LOS ACTORES -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes

4 X

039-025-

Sistema de referencia y contra referencia - Normograma - Informes - Manuales de procesos - Manuales de procedimientos. - Cargas de trabajo - Estudios - Guías de atención (institucionales) - Protocolos de atención (Institucionales) - Actividades por profesional - Estadísticas del proceso - Resúmenes de historia clínica - - Informes - Constancias - Correspondencia recibida y despachada

4 4 4

X

X

X

Seleccionar correspondencia Picar y reciclar Seleccionar correspondencia Picar y reciclar Seleccionar correspondencia Picar y reciclar Los tipos documentales corresponden a cada (serie) proceso identificado en el mapa y deben mantenerse actualizados en el archivo de gestión.


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

040-000-105 PROYECTOS INSTITUCIONALES

- Oficio remisorio - Estructura del proyecto. - Ficha estadísticas básicas de inversión. - Correspondencia recibida y despachada



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

041-000- 041-001-CDA

REGISTROS Registro Individual de Prestación de Servicios (RIPS Consulta)

3 (meses)

X

Picar y reciclar

041-002-CLI

Registro Individual de Prestación de Servicios (RIPS Urgencias con y sin observación)

3 (meses)

X

Picar y reciclar

041-003-CDA

Registro Individual de Prestación de Servicios (RIPS Procedimientos)

3 (meses)

X

Picar y reciclar

041-004-CLI

Registro Individual de Prestación de Servicios (RIPS Hospitalización)

3 (meses)

X

Picar y reciclar

041-005-CLI

Registro Individual de Prestación de Servicios (RIPS Recién Nacidos)

3 (meses)

X

Picar y reciclar

041-006-CLI

Registro de cuadro de turnos personal clínicas 1

X

Picar y reciclar

041-007-CLI

Registro asignación actividades asistenciales clínicas

1

X

Picar y reciclar

041-008-LC

Registro de cuadro de turnos personal Laboratorio Clínico.

1

X

Picar y reciclar

041-009-CDA Registro de notificación epidemiológica obligatoria 1 X Picar y reciclar

041-010-CDA Registro distribución de leches. 1 X Picar y reciclar

041-011-CDA Registro entrada de bienestarina 1 X Picar y reciclar.

041-012-CLI

Registro control de insumos entregados a urgencias.

1 mes

X

Picar y reciclar. Desechar al entregar insumos

041-013-CLI Registro copias fórmulas médicas 3 (meses) X Picar y reciclar.

041-014-TLD Registro de ausentismo laboral 1 X Picar y reciclar.

041-015-TLD

Registro permiso de salida para consultas (médicas –odontológicas).

1

X

Picar y reciclar.

041-016-TLD Registro comprobante de oxigeno 3 meses X Picar y reciclar.

041-017-TLD Registro pesaje desechos hospitalarios 2 X Picar y reciclar.

041-018-CDA Registro pesaje de ropería(carpeta recibos) 1 mes X Picar y reciclar.

041-019-CDA Registro citologías por EPSS 1 X Picar y reciclar.

041-020-CDA Registro inducción a la demanda. 1 X Picar y reciclar.

041-021-CDA Registro seguimiento gravidez 1 X Picar y reciclar.

041-022-CDA Registro seguimiento pacientes TBC 1 X Picar y reciclar

041-023-007 Registro de solicitud de capacitación 1 X Picar y reciclar

041-024 Registro de Nuevos Clientes.

041-025 Registro 472

041-026 Registro Peajes

041-027 Registro (formato de medicamentos pendientes

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES

RETENCIÓN


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

041-028-CDA

Registro seguimiento pacientes sintomáticos respiratorios

1

X

Picar y reciclar

041-029-CDA Registro Usuarios bajo peso al nacer 1 X Picar y reciclar

041-030-CDA Registro indicadores centinela 1 X Picar y reciclar

041-031-CDA Registro vacunación neumococo 1 X Picar y reciclar

041-032-CDA Registro vacunación H1N1 1 X Picar y reciclar

041-033-CDA Registro Triage para H1N1 1 X Picar y reciclar

041-034-CDA Registro laboratorio clínico 1 X Picar y reciclar

041-035-CDA Registro movimiento jeringas 1 X Picar y reciclar

041-036-CDA Registro asistencia a programa crónicos


041-037-CDA Registro asistencia a programa gestantes


041-038-CDA Registro de inservibles 1 X Picar y reciclar

041-039-CDA Registro de inventarios parciales 1 X Picar y reciclar

041-040-CDA Registro usuarios AIEPI 1 X Picar y reciclar

041-041-GF Registro Creación de nuevos clientes en el sistema de producción y contabilidad.

041-042 Registro de biopsias y citologías

041-043 Registro medicamentos pendientes

041-044 Registro APS .Inducción a la demanda. 1

041-045 Registro APS Notificación de casos APS 1

041-046 Registro muestras de Laboratorio Clínico

1

041-047 Registro de limpieza y desinfección de áreas

1

041-048 Registro del proceso de esterilización 1

041-049 Registro de gestantes remitidas a otros niveles.

1

041-050 Registro de lesionados.

041-051 Registro de pacientes hospitalizados. 1

041-052 Registro de pacientes que solicitan el servicio de urgencias odontológicas.

1

041-053 Registro diario de consumo de insumos odontológicos.

1 1

041-054 Registros listas de chequeo evaluación personal

1 1

041-055 Registro proceso de esterilización

041-056 Registro remisiones de Pacientes. 1

041-057 Registro notificación de casos a APS 1


ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

041-058 Registro stock de medicamentos sala de partos. 1 1

041-059 Registro carro de paro 1

041-060 Registro stock medicamentos servicio de urgencias 1

041-061 Registro muestras laboratorio clínico Registro

1

042-000 042-001-GE

RESOLUCIONES Resoluciones Gerencia

20

X

042-002-GH-ATH

Resoluciones Gerencia- Gestión Humana

20

X

Conservar en forma permanente. Conservar en los centros de atención y dependencias administrativas las copias de actos administrativos que se encuentren vigentes posteriormente picar y reciclar.


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

043- 000- 043-001-GQ-GCA

SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTIA DE CALIDAD SISTEMA UNICO DE HABILITACIÓN DE ASSBASALUD ESE. CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD PARA HABILITAR SERVICIOS

- Informe de cumplimiento de las condiciones de capacidad tecnológica y científica.

- Informe de evaluación de condiciones de suficiencia patrimonial y financiera.

- Informe de capacidad técnico-administrativa. - Correspondencia recibida y despachada

5

X

Conservar en forma permanente. Seleccionar correspondencia

043-002-GQ

ESTANDARES DE HABILITACION. - Manual Único de Estándares y Verificación. - Manual Único de Procedimientos de

Habilitación. -

5

X

Conservar mientras se encuentren vigentes. Picar y reciclar

043-003- GQ-GCA

AUTOEVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES PARA LA HABILITACIÓN EN LOS CENTROS DE ATENCIÓN.

- Actas de reuniones para el desarrollo del sistema de habilitación.

- Actas de visitas de asesoría /verificación de la Dirección Territorial y /o de otra entidad.

- Cronograma de visitas para efectuar los procesos derivados del Sistema Único de Habilitación.

- Instrumentos diligenciados de autoevaluación de las condiciones de suficiencia patrimonial y financiera, técnico administrativas, para la habilitación de prestadores de servicios de salud.

- Instrumentos diligenciados de autoevaluación de las condiciones tecnológicas y científicas para la habilitación de prestadores de servicios de salud (uno por cada centro de atención).

- Compilación de autoevaluación de las condiciones tecnológicas y científicas para la habilitación de prestadores de servicios de salud, de los centros de atención.

5

X

Conservar en los centros de atención las copias de los procesos de autoevaluación, planes de acción y de cumplimiento. Posteriormente picar y reciclar



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

- Compilación de necesidades de condiciones tecnológicas y científicas (recursos humanos; infraestructura-instalaciones físicas-mantenimiento, dotación-mantenimiento, medicamentos y dispositivos médicos para uso humano y su gestión; procesos prioritarios asistenciales; H. Clínicas y registros asistenciales; interdependencia de servicios; referencia de pacientes y seguimiento a riesgos en la prestación de servicios de salud)en los centros de atención, para habilitación de prestadores de servicios de salud. CON LA RESOLUCION 2003 SON 7 ESTANDARES: TALENTO HUMANO, INFRAESTRUCTURA, DOTACIPON Y NMANTENIMIENTO, MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS, PROCESOS PRIORITARIOS, HISTORIA CLINICA Y REGISTROS, INTERDEPENDENCIA.

- Informe al Representante Legal de la entidad, de la autoevaluación de las condiciones exigidas para la habilitación.

- Plan de acción para el cumplimiento de las condiciones de habilitación.

- Actas de verificación del cumplimiento de las condiciones de habilitación.


5 5

X X

Seleccionar correspondencia y posteriormente picar y reciclar Conservar en forma permanente


ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

043-004- GQ-GCA

FORMULARIOS DE INSCRIPCIÓN PARA EL REGISTRO ESPECIAL DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD Y CONSULTA DE ASESORAMIENTO:

- Formulario de inscripción en el registro especial de prestadores de servicios de salud, radicado por la DTSC.

- Certificado de declaración de cumplimiento con las condiciones de Habilitación, estipuladas en la legislación dado por la DTSC.




ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

043-005- GQ-GCA

VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES PARA HABILITACIÓN

- Cronograma de visitas. - Actas de verificación del cumplimiento de

las condiciones de habilitación - Planes de cumplimiento al interior de la

entidad. - Actas de visitas de verificación de los

planes, al interior de la entidad. - Informe de cumplimiento de condiciones

de habilitación. - Actas de verificación del cumplimiento de

las condiciones de habilitación

5

5

X

Conservar en archivo electrónico de Gerencia (computador de asesor de gerencia/ calidad /documentos Assbasalud/NOVEDADES/

043-006- GQ-GCA

CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE HABILITACION

- Certificado de Cumplimiento de las Condiciones para Habilitación, por parte de la Dirección Territorial de Salud de Caldas.

- Correspondencia recibida y despachada. -

5

X

Conservar en los centros de atención las copias de los certificados procesos de autoevaluación, planes de acción y de cumplimiento. Posteriormente picar y reciclar. Seleccionar correspondencia

043-007- GQ-GCA

REPORTE DE NOVEDADES - Formulario reporte de novedades cargado en

página WEB saluddecaldas.gov.co NOVEDADES www.minproteccion social.gov.co/habilitacion/ingreso prestadores.aspx?ets código=17

- Radicación de formulario de novedades de prestadores de servicios de salud en DTSC

- Formulario registro de radicación de información grabada diligenciado por DTSC

5

X

Conservar en archivo electrónico de Gerencia (computador de asesor de gerencia/ calidad /documentos Assbasalud/NOVEDADES/


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

043-008- GQ-GCA

MANTENIMIENTO DE LAS CONDICIONES TECNOLÓGICAS Y CIENTÍFICAS PARA LA HABILITACION DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD.

- Informe mantenimiento de los estándares establecidos para garantizar las condiciones tecnológicas y científicas en la empresa.

- Informes de evaluación del mantenimiento de los estándares establecidos para garantizar las condiciones tecnológicas y científicas en la empresa.


5

5

X Conservar en los centros de atención las copias de los procesos de mantenimiento de condiciones tecnológicas y científicas para la habilitación y posteriormente picar y reciclar. Seleccionar correspondencia

043-009-GH-RDS

HABILITACION DE ASSBASALUD E.S.E CONVENIOS DOCENTE ASISTENCIALES.

- Actas de verificación de autoevaluación del cumplimiento de las condiciones para habilitación en convenios docente asistenciales

- Gestiones realizadas - Planes de mejoramiento - Correspondencia recibida y

despachada

5

X

Conservar en la Oficina de Talento Humano las copias de auto evaluación de condiciones de habilitación y posteriormente picar y reciclar Seleccionar correspondencia

043-010- GQ-GCA

RENOVACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN. - Informe de autoevaluación - Formulario de nueva inscripción ante

la DTSC - Correspondencia recibida y entregada.

5

X

Conservar en los centros de atención las copias de la renovación y posteriormente picar y reciclar Seleccionar correspondencia


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

043- 011-103 043 -012-103 043 -013-103

SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTIA DE CALIDAD

PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA ATENCIÓN DE SALUD- PAMEC INSTITUCIONAL PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA ATENCIÓN DE SALUD- PAMEC POR PROCESO MANUAL DEL PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA ATENCIÓN DE SALUD PAMEC.

- Informes de la gestión del PAMEC - Correspondencia recibida y despachada.

10 10 10 10

X X X

X

Conservar en los centros de atención las copias de los procesos del PAMEC y autoevaluación, planes de acción y de cumplimiento. Posteriormente picar y reciclar

043-014- EG-GCI

AUDITORIA INTERNA. - Informes de auditoría. Auditorias de los diferentes

procesos y procedimientos. - Evaluaciones a los procesos de atención a los usuarios

cumplimiento de las características de calidad. - Evaluaciones a los procesos de atención a los usuarios

y la satisfacción de los usuarios con respecto a los servicios ofrecidos.

- Resúmenes historias clínicas - Certificado médicos usuarios - Correspondencia recibida y despachada

10

X

Seleccionar correspondencia Conservar en los centros de atención las copias de los informes y auditorías internas y posteriormente picar y reciclar Seleccionar correspondencia

043-015-103

AUDITORÍA EXTERNA. (EPSs, DTSC, Secsalud) - Evaluaciones realizadas por entes externos. - Correspondencia recibida y despachada. -

10

X

Conservar en los centros de atención las copias de los informes y auditorías externas y posteriormente picar y reciclar

043-016-103

AUTOEVALUACIÓN DEL PROCESO DE ATENCIÓN DE SALUD.

- informes con propuestas de prioridades para evaluación de los procesos de atención

- Correspondencia recibida y despachada. -

10

X

Seleccionar correspondencia Conservar en los centros de atención las copias de los informes y auditorías internas y posteriormente picar y reciclar.

043-017-103

ATENCIÓN AL USUARIO. - Evaluaciones con los indicadores de resultado de

satisfacción a los usuarios de los diferentes procesos prioritarios definidos.

- Resultados de la aplicación de las encuestas a los grupos de participación social y comunitaria

- Compilación de las diferentes consultas canalizadas mediante los canales diseñados en la empresa que hacen parte del Sistema de atención e Información al Usuario (SIAU).

- Informes consolidados de auditoria en salud. - Correspondencia recibida y despachada.

10 X Conservar en los centros de atención las copias de los informes del Sistema de Información y Atención al Usuario y posteriormente picar y reciclar. Seleccionar correspondencia.


ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

043-000- 043-018-103

SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTIA DE CALIDAD SISTEMA DE INFORMACION PARA LA CALIDAD

- Informes de implementación, medición y evaluación de los indicadores de calidad del SOGCS

- Informe de implementación y reporte de los indicadores trazadores utilizados para la monitoria de la calidad de la atención.

- Informes de definición, implementación y evaluación de los indicadores y los eventos adversos.

- Informes de implementación , medición y evaluación de los indicadores de calidad del SOGCS

- Informe de implementación y reporte de los indicadores trazadores utilizados para la monitoría de la calidad de la atención.

- Informes de definición, implementación y evaluación de los indicadores y los eventos adversos.

- Correspondencia recibida y despachada - Informes de Planes de Mejoramiento - Circulares - Comunicados -

10 10

X X

Picar y reciclar Seleccionar correspondencia Picar y reciclar

043-019-105

REPORTE DE LA INFORMACIÓN. - Informes Superintendencia Nacional de

Salud. - Reporte de indicadores - Correspondencia recibida y despachada -




ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

043-020-105

COMITÉ DE AUDITORIA EN SALUD –INSTITUCIONAL. EN LA ENTIDAD NO EXISTE

- Informes de auditoría de los auditores de calidad.

- Actas. - Metodología de los procesos de auditoría - Correspondencia recibida y despachada.

5 5

5

X

X

Conservar en forma permanente Seleccionar correspondencia Picar y reciclar Seleccionar correspondencia

043-021-103

PLAN ANUAL DE AUDITORIA EN SALUD- INSTITUCIONAL.

- Evaluación. - Actas.

- Correspondencia recibida y despachada.

5

5

X

Picar y reciclar Seleccionar correspondencia Picar y reciclar

043-022-103

COMITÉ DE AUDITORIA EN SALUD INSTITUCIONAL. EN LA ENTIDAD NO EXISTE

- Informes - Actas Comité de Auditoria en Salud

Institucional. - Evaluaciones de los procesos de

auditoria. - Correspondencia recibida y despachada - Presentación de resultados en el comité

de calidad y/o comité coordinador del sistema de control interno y/o comité de garantía de calidad.

- Propuestas de mejoramiento de la calidad de la atención.

- Correspondencia recibida y despachada.

5

X

Seleccionar correspondencia Conservar en forma permanente

043-023-103

ACREDITACION - Plan de acción institucional. - Informes de gestión. - Manual de acreditación para entidades

ambulatorias. - Correspondencia recibida y despachada



DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

044-000- 044-001-EG-GCI

MODELOS MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

- Acto administrativo de adopción. - Acta de compromiso (Gerente y equipo de trabajo) con el

nuevo modelo de control interno MECI - Políticas de trabajo del MECI. - Actas equipo MECI. - Acto administrativo de conformación del equipo MECI. - Procesos de sensibilización y socialización del MECI. - Capacitación del MECI. - Manual de implementación del MECI Elaboración del

autodiagnóstico. - Preparación del diagnóstico. - Realización del diagnóstico. - Cierre del diagnóstico. - Procesos de mejoramiento continuo. - Informes de evaluación del desarrollo, implementación,

mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI. - Plan de mejoramiento institucional. - Informes de gestión cumplimiento plan de mejoramiento

institucional - Correspondencia recibida y despachada.

10

X


044-002-GQ-SEP

MODELO DE ATENCION SEGURA o PROCESO DE SEGURIDAD DEL PACIENTE

- Proceso de implementación - Programa de capacitación y divulgación - Farmacovigilancia - Tecno vigilancia


ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

044-003-GA

MODELO DE ATENCIÓN EN SALUD - Modelo de atención Assbasalud ESE - Modelo de atención EPSs

044-004-GH-SOA 044-005-GA 044-006-GA 044-007-GA 044-008-GA

MODELO CERO ACCIDENTES MODELO DE ATENCIÓN DE USUARIOS CON PATOLOGÍA CRONICA. MODELO SALUD RURAL MODELO SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA MODELO SALUD ORAL



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E M S

045-000 045 -001-GP

SOFTWARE SOFTWARE DESARROLLADO

- Documento técnico - Manual del usuario. - Mantenimientos realizados - Fuentes - Correspondencia recibida y despachada

20

X

Conservar en forma permanente Seleccionar correspondencia

045-002-GP SOFTWARE ADQUIRIDO - Licencias de software - Manual del usuario


046- 000 046-001-GA-SAP

VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA Vigilancia epidemiológica Informes periodo epidemiológico:

- Informe Hansen. - Informe Tuberculosis. - Informe Maltrato Infantil. - Informe Sífilis Gestacional. - Informe Hepatitis B. - Informe reporte de acciones técnicas de

cada evento y las fichas correspondientes. - Informe vigilancia y notificación de

lesiones no fatales por causa externa. - Informe de notificación epidemiológica

obligatoria - Formato Visita epidemiológica

3

X

Picar y reciclar

- TLD: Todas las dependencias - CDA: Centros de atención - LC: Laboratorio clínico - CLI: Clínicas (Enea- Asunción-Centro Piloto) - PR: Proceso - Primeros tres dígitos: Corresponden al consecutivo de las series identificadas en la empresa. - Los dígitos siguientes: Corresponden al consecutivo de las subseries identificadas en la empresa. - Los dígitos restantes: Corresponden al código del Proceso y Subproceso.

CT: Custodia Total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección

MACROPROCESO CÓDIGO PROCESO CÓDIGO

GESTIÓN DE LA PLANEACIÓN GP

ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES EAP

GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS GPP

INVESTIGACIÓN INSTITUCIONAL INI

GESTIÓN ESTRATÉGICA GE GESTIÓN INTEGRAL DE COMUNICACIONES GIC

EVALUACIÓN DE RESULTADOS EVR

GESTIÓN DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD

GQ SEGURIDAD AL PACIENTE SEP

GESTIÓN DE CALIDADANEA GCA

GESTIÓN DE ATENCIÓN INTEGRAL EN SALUD

GA

SALUD PÚBLICA SAP

GESTIÓN HOSPITALARIA GEH

GESTIÓN DE CONSULTA EXTERNA GCE

GESTIÓN DE SERVICIOS DE APOYO Y COMPLEMENTARIOS EN SALUD GSA

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GH

ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO ATH

SALUD OCUPACIONAL Y GESTIÓN DEL MEDIO AMBIENTE SOA

BIENESTAR LABORAL BIL

RELACIÓN DOCENCIA SERVICIO RDS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

GF

ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS, BIENES Y SERVICIOS APB

GESTIÓN FINANCIERA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS GFP

GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS GRF

GESTIÓN ADMINISTRATIVA GEA

GESTIÓN JURÍDICA GJ GESTIÓN DE ACCIONES LEGALES GAL

GESTIÓN DE CONTRATACIÓN GEC

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN TI ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA ADP

GESTIÓN DE INFORMACIÓN GEI

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO GD ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL ADD

GESTIÓN COMERCIAL GC MERCADEO Y VENTAS MVE

GESTIÓN DE SERVICIO AL CLIENTE GS SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL USUARIO Y SU FAMILIA (SIAU) SIA

PARTICIPACION COMUNITARIA PAC

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO CD CONTROL DISCIPLINARIO COD

EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y CONTROL EG GESTIÓN DE CONTROL INTERNO GCI

EVALUACIÓN DE CALIDAD INSTITUCIONAL ECI

tablas de retenciÓn documental entidad productora: … · 2019-03-14 · cÓdigo series y tipos de...

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