Canllaw bras i’n

Polisi Cwynionwww.complantcymru.org.uk

Comisiynydd Plant Cymru

GWRANDO

2

Mae Keith Towler‚ y Comisiynydd

Plant‚ am weld Cymru yn wlad

lle caiff plant a phobl ifanc eu

parchu‚ a’u gwerthfawrogi‚ a bod

rhywun yn gwrando arnynt ac yn

eu cefnogi i fyw bywydau diogel a hapus.

Rydym yn gweithio dros bob

plentyn a pherson ifanc yng

Nghymru sydd o dan 18 oed neu

hyd at 25 oed os buont mewn gofal.

CEFNOGIplantaphoblifanc a’ugalluogiiddodiwybodam hawliauplant.

GWRANDOarblantaphoblifanc iddodiwybodamyrhynsy’n bwysigiddynt.

CYNGHORIplant,poblifanca’r rhaisy’ngofaluamdanyntos ydyntynteimlonadoesganddynt unllearallidroiâ’uproblemau.

DYLANWADUaryllywodraeth asefydliadaueraillsy’ndweud eubodamwneudgwahaniaeth ifywydauplant,ganwneudyn siwreubodyncadwateugair.

CODI LLAIs drosblantaphoblifancyn genedlaetholarfaterion pwysig–bodynbencampwr plantCymru.

Rydym yn:

A ydych wedi gofyn

i ni eto

Osydychwedigofyniniamgymorthondnadoeddechynfodlonareingweithredoedd,byddwchyngallugwneudcwyndrwyddilynycamauaddisgrifirdrosyddalen.

Credwnmai’rpethgorauywymchwilioi’chcwynpanfo’rmaterionyndalynfywynycoffellyweithiauniallwnymchwilioiddigwyddiadaddigwyddodddros12misynôl.

Gallwnedrychargwynionawnaedynhwyrachnahynosgwnewchchiegluropamnadoeddechyngalludweudwrthymamdanyntynghynt.Nifyddwnyngalluymchwilioiunrhywgwynaddigwyddodddrosddwyflyneddynôl.

Osydychyngwneudcwynarranrhywunarall,byddangeniniwneudynsiwreifodyncytunoâhyn.

Unioni’r Sefyllfa

Osnawnaethomrywbethydylemfodwedi’iwneud,byddwnynaneluateiwneudynawrosynbosibl.Osgwnaethomrywbethynwael,byddwnynceisiounioni’rsefyllfa.

Rydym am wrando

Iwneudynsiwreinbodyngweithiofeltîm,rydymamwrandoynofalusarunrhywgwynionsyddgennychameingwaith.Byddwnyndelioâ’chcwynmewnmoddagoredaconest.

Ypethpwysigywybyddwnynsicrhaunadeffeithirareichcyswlltâniynydyfodoloherwyddeichbodwedigwneudcwyn.

Pryd y dylid defnyddio’r daflen hon

Panfyddwchyndweudwrthymameichcwyn,byddwnynymatebmewngwahanolffyrdd.Gallwchddarllenamhynardudalennau4a5o’rdaflenhon.Weithiau,efallaiybyddwchynpoeniamfaterionnadydyntyncaeleupenderfynugennymniabyddwnynayneichcynghoriynghylchpwyallhelpugyda’chcwyn.

Beth os oes angen

help arnaf

Byddwnyneichhelpuirannueichcwynâni.Byddwnyngofynichiamyfforddybyddechyndymunoinigysylltuâchiacyngwirioaoesgennychunrhywanghenionpenodole.e.aoesgennychanabledd.Osoesangenhelpychwanegolarnoch,byddwnynceisioeichrhoimewncysylltiadârhywunaalleichhelpu.

3

4

Yr hyn y mae angen i chi ei wneud:

Yr hyn y byddwn ni’n ei wneud:

Cam 1Rydychynanhapusârhywbethacmaegennychgwyn.

Gelwir hyn yn Gwyn Anffurfiol

Rhannwcheichcwynâ’runigolynrydychyndelioagef.

Ceisioeiddatrysâchiynsyth.

Cam 2Rydychwedigwneudcwynanffurfiolondrydychyndalynanhapusâ’rsefyllfa.

Gelwir hyn yn Gwyn Ffurfiol

Llenwchyffurflensyddargefnydaflenhon–neuffoniwchniynghylcheichcwyn.Byddwnyngofyncwestiynaupenodolichiafyddyneichhelpuifeddwlamyrhynrydychameiddweud.

Darllenwchdudalen5o’rdaflenhoniweldpafathobethauygallechfodameuhystyried.

Byddwnynrhoigwybodichiofewn5diwrnodgwaitheinbodwedicaeleichcwyn.

Cynnigcwrddâchiirannueindealltwriaetho’chcwynagwirioâchieinbodwedideallpopethyniawn.

Archwilio’rffeithiau,ymchwilioiddyntachysylltuynôlâchi.

Ceisiodatryseichpryderofewn15diwrnodgwaith.

Cynnigdatrysiadi’chcwynagofynaydychynbarodidderbynhyn.

Mewnachosionmwydifrifol,byddwnyngofyniadolygyddannibynnolymchwilioi’chcwyn.

Mynd â’ch cwyn y tu allan i swyddfa Comisiynydd Plant Cymru

Cam 3Rydychwedigwneudcwynffurfiolondrydychyndalynanhapusâ’rsefyllfa.

Gelwir hyn yn Adolygiad Cwynion Annibynnol

YsgrifennuatyrAdolygyddCwynionAnnibynnolneusiaradagef(gwelertudalen5).

Dywedwchwrthymosoesangenhelparnochâ’rcamhwn.

Gallwnroimanylionsefydliadauannibynnolichiosoesarnocheuhangen.

ByddwnynanfonffeiliauatyrAdolygyddCwynionAnnibynnolosbyddyngofynamdanynt.

Ymatebi’radroddiadganyrAdolygyddCwynionAnnibynnol.

Ymddiheuroosgwnaethomrywbethynanghywiradysgugwersio’ncamgymeriadau.

Cam 1 Cwyn anffurfiol

Osynbosibl,credwnmaidelioâphethauynsythsyddorau,ynhytrachnacheisioeudatrysynddiweddarach.Osoesgennychgwyn,ceisiwcheithrafodagaelodostaffybuochyndelioagef.Byddefneuhiynceisioeidatrysichiynyfana’rlle.Osoesgwersii’wdysguodrafodadelioâ’chcwyn,ynabyddyraelodostaffyneutrafodâPhennaethyGwasanaethauCorfforaethol,acefhefydyweinSwyddogCwynion.

Osnaallyraelodostaffeichhelpu,byddynegluropamagallwchynaofynamymchwiliadffurfiol.

Cam 2 Cwyn ffurfiolGallwchwneudcwynffurfioldrwy:

FfonioPennaethyGwasanaethauCorfforaetholar:01792 765600neuffoniwchyrhifhwnamddim:0808 801 1000.

Siaradwchâ’runigolynyrydychmewncyswlltagefagofynnwchamgopio’nffurflen.

Gallwchlenwi’rffurflenareingwefan:www.complantcymru.org.uk a’idychwelyddrwye-bostneu’rpost(gwelerymanylionisod).

Llenwi’rffurflensyddargefnydaflenhon*.

E-bost: post@complantcymru.org.uk

Ysgrifennwchatom:Comisiynydd Plant Cymru, Rhadbost RRGL XLYC BHGC, Abertawe, sA7 9Fs

5

Cam 3Adolygydd Cwynion

Annibynnol

Osydychyndalynanhapusâ’rdatrysiadi’chcwyn,gallwchgwynowrthyrAdolygyddCwynionAnnibynnol.Nidyw’rAdolygyddhwnynghlwmâSwyddfaComisiynyddPlantCymru.GallyrAdolygyddCwynionAnnibynnolymchwilioi’chcwynosydychyncredueichbodwedi’chtrinynannhegneueichbodwedicaelgwasanaethgwaelgennym.

Mae’rAdolygyddyndisgwylichiddodâ’rgwynateinsylwniyngyntafermwynrhoicyfleiniunioni’rsefyllfa.

Gallwchgysylltuâ’rAdolygyddCwynionAnnibynnoldrwy’rffyrddcanlynol:ICR Office, Dover House,66 Whitehall, Llundain sWIA 2AU

Ffôn: 020 7930 0749

E-bost: enquiries@icr.gsi.gov.uk

Maehefydsefydliadaueraillsy’nystyriedcwynion.Erenghraifft,OmbwdsmonGwasanaethauCyhoeddusCymruynghylchgwasanaethcyhoeddus.Gallwnroigwybodichiamsefydliadauo’rfath.

*Mae’rffurflenargaelynyGymraega’rSaesneg,mewnieithoedderaillacmewnfersiwnsainneubrintbras.

Byddwn yn rhoi gwybod i chi ein bod wedi cael eich cwyn o fewn 5 diwrnod gwaith a byddwn yn:

Gofynichiamyfforddrydychyn dymunoinigysylltuâchi.

Rhoigwybodichiwrthbwyrydym wedigofyniymchwilioi’chcwyn.

Cadarnhau’rffeithiau,ymchwilio iddyntacynacysylltuynôlâchi.

Penodiadolygyddannibynnolmewn achosionmwydifrifol.

Rhannuâchieindealltwriaetho’ch cwyn,agwirioâchibodhynyngywir.

Gofynichiosydychynfodlonini edrycharunrhywffeiliausy’n gysylltiedigâ’rachos.

Gofynichipaganlyniadrydych yngobeithioeigael.

Cynnigdatrysiadi’chcwyna gofynaydychynhapusi’wdderbyn.

Ceisiodatryseichcwynmewn 15diwrnodgwaith.

Os yw eich cwyn yn gymhleth ac yn debygol o gymryd dros 15 diwrnod i’w datrys, byddwn yn:

Creucynllungweithredu.

Rhoigwybodichipamycredwn ygallaigymrydrhagoroamseri ymchwilioiddiarhoigwybodichi pamorhirybyddyncymryd.

Weithiau,byddwnyncwrddâchi idrafodycwyn.

Edrycharffeiliau,nodiadausgyrsiau, llythyrau,e-bystneuunrhywbeth arallaallaihelpu.

Siaradâstaffneueraillsydd ynghlwmâ’rmater.

Rhoigwybodichillerydymwedi cyrraeddâ’rcynllungweithredua rhoidiweddariadaucysonichi, gangynnwysdweudwrthychos gallaiunrhywddatblygiadaunewid eincynllungwreiddiol.

Canlyniad

Panfyddwnynymchwilioi’chcwyn,byddwnynrhoigwybodichiamyrhynrydymwedi’iddarganfod.Gallaihynfoddrwylythyrneue-bost,erenghraifft.Byddwnyneglurosutaphamydaethomi’ncasgliadau.

Osbyddwnyndarganfodmainioeddarfai,byddwnyndweudwrthychyrhynaddigwyddoddaphamydigwyddoddhynny.Byddwnyndangosyfforddygwnaethycamgymeriadeffeithioarnoch.Osbyddwnyndarganfodbodrhywbetho’ileareinsystemauneu’rffyrddrydymyngweithredu,byddwnyndweudwrthychamdanoa’rfforddrydymynbwriadunewidpethauermwyneiatalrhagdigwyddeto.Osmainioeddarfai,byddwnynymddiheurobobtro.

Dysgu gwersi

Rydymynrhoiystyriaethddifrifoli’chcwynionacrydymynceisiodysguounrhywgamgymeriadauawnaethom.Maeeintîmrheoliyntrafodcrynodebo’rhollgwynionbob6misynogystalâmanylionunrhywgwynddifrifol.MaeeinPwyllgorArchwiliohefydyntrafodeinhymatebigwynionoleiafddwywaithyflwyddyn.

Lleboangenininewidrhywbeth,byddwnyndatblygucynllungweithreduafyddynnodi’rhynybyddwnyneiwneud,pwyfyddyneiwneudacerbynprydrydymynbwriadueiwneud.Byddwnynrhoigwybodichipanfyddynewidiadauygwnaethomaddoeugwneudwedi’ucyflawni.

6

7

Comisiynydd Plant Cymru

Ffurflen Gwyno (Gweler Cam 2)

Eichgofynion:osyweinmoddarferoloddelioâchwynionyngolygueibodynanoddichiddefnyddio’rffurflenhon,erenghraifft,osnadyGymraegna’rSaesnegyweichiaithgyntafneubodangenichigysylltuânimewnmoddarbennig,rhowchwybodiniermwyninifedrutrafodyffyrddygallwneichhelpu.

Felarfer,yrunigolynsyddwediprofi’rbroblemddylailenwi’rffurflenhon.Osydychyneillenwiarranrhywunarall,llenwcheichmanylionchiynadranAa’ifanylionyntauynadranB.Nodwchybyddangeninifodynfodlonbodgennychyrawdurdodiweithreduarranyrunigolyndansylwcyninifedruparhauâ’rgwyn.

Cyfenw:

Enw(au) cyntaf:

Teitl: Mr/Mrs/Miss/Ms/Arall (nodwch):

Cyfeiriad a chod post:

Cyfeiriad e-bost:

Rhif ffôn cyswllt yn ystod y dydd:

Rhif ffôn symudol:

Nodwch ba un o’r dulliau uchod sydd orau gennych i ni gysylltu â chi:

B: Gwneud cwyn ar ran rhywun arall: Ei fanylion

Ei enw llawn:

Cyfeiriad a chod post:

Beth yw eich perthynas ag ef/hi?

Pam rydych yn gwneud cwyn ar ei ran?

A: Eich manylion

Pennaeth Gwasanaethau Corfforaethol, Comisiynydd Plant Cymru, Ty Ystumllwynarth, Ffordd Phoenix, Llansamlet, Abertawe, sA7 9Fs

Panfyddwchwedillenwi’rffurflenhon,dychwelwchhiat:

Os oes arnoch angen help ychwanegol â’r ffurflen hon, byddwn yn ceisio eich rhoi mewn cysylltiad â rhywun a all eich helpu.

Osoesgennychunrhywddogfennauigefnogi’chcwyn,atodwchnhwi’rffurflenhon.

C1. Beth ydych yn credu y gwnaethom yn anghywir, neu beth a fethom ei wneud?

C2. Disgrifiwch y ffordd rydych wedi dioddef neu sut yr effeithiwyd arnoch yn bersonol.

C3. Beth yn eich tyb chi y dylid ei wneud i unioni’r sefyllfa?

C4. Pryd y daethoch yn ymwybodol o’r broblem?

C5. A ydych wedi cyflwyno eich cwyn i’r swyddog a chanddo gyfrifoldeb am gyflawni’r gwaith? Os felly, rhowch fanylion bras y ffordd y gwnaethoch hyn, a phryd y gwnaethoch hyn.

C6. Os oes dros 12 mis wedi mynd heibio ers i chi ddod yn ymwybodol yn gyntaf o’r broblem, rhowch y rheswm pam nad ydych wedi gwneud cwyn cyn hyn.

Llofnod: Dyddiad:

C: Ynghylch eich cwyn (parhewch â’ch atebion i’r cwestiynau canlynol ar daflen(ni) ar wahân os oes angen)

8