Penganjuran Seminar dan Pameran

Penganjuran Seminar dan PameranNURUL SYAHIRAH BINTI ABDULLAHSITI KHADIJAH BT. MAD ZINWAN NAIMAH FADHILAH BINTI WAN CHIK

1

Pengurusan seminar

2

Definisi seminarSebagai perjumpaan untuk menyelidiki dan membahaskan sesuatu masalah di bawah pimpinan orang yang mahir dan pakar dalam hal berkenaan.

3

Tujuan Seminar

4

JENIS-JENIS SEMINARSeminar Antarabangsa- Merupakan majlis pertemuan peringkat antarabangsa dan perwakilan datang dari dalam dan luar negeriSeminar KebangsaanMerupakan pertemuan untuk membincangkan masalah negara.Peserta terdiri daripada pegawai-pegawai kerajaan dan swasta daripada pelbagai organisasiSeminar OrganisasiMajlis pertemuan yang diadakan pada peringkat organisasi terdiri daripada pegawai organisasi tertentu sahajaSeminar berkisar tentang bagaimana hendak menambah mutu produk atau perkhidmatan.

5

Pelantikan jawatankuasaPihak penganjur melantik jawatankuasa pengelola terdiri daripada pengarah seminar hingga jawatankuasa kerja.Antara jawatan yang perlu :Penaung, penasihat, pengarah seminar, setiausaha, bendahari, jawatankuasa kerja dan urus setia seminar.Perancangan Seminar

2. Mesyuarat penyelarasanBerperanan menyelesaikan masalah menerusi perbincangan yang akhir membuat keputusan dan melaksanakannya secara bersama. Sembilan perkara yang perlu diputuskan segera dalam mesyuarat penyelarasan ialah:

3. Kertas KerjaFormat kertas cadangan perlu mengandungi maklumat berikut :

8

Pengurusan PameranDefinisi pameran : - Pameran ialah satu kegiatan mempersembahkan karya seni secara terhormat untuk dikomunikasikan sehingga dapat apresiasi oleh masyarakat luas.

Tujuan PameranPerkenalkan barangan dan perkhidmatan baharuMenyampaikan hasil penemuan baharu menerusi R&D masing masing.Menggalakkan percambahan idea dan saling bertukar tukar fikiran untuk penambahbaikan. Membolehkan institusi melihat secara dekat cita rasa, kehendak dan trend pengguna yang terkini sebelum usaha penguatkuasaan & pemasaran dijalankan.

Jenis jenis pameranPameran tetapMemaparkan karya koleksi secara tetap oleh beberapa orang @ institusi.Ada ruang pameran yang luas dan dinina secara tetap dalam bangunan.Kadang kala pameran mempunyai temaJangka masa agak lama ( dlm 1 @ 2 tahun).Bahan pameran tidak mudah rosak, bersaiz besar, berat & tahap keselamatan tinggi.

2. Pameran bermusimBersifat sementaraDiadakan berdasarkan peristiwa tertentu yang berlaku dalam organisasi berkenaan.Tidak ada tempat yang khususJangka masa bergantung kepada objektif dan matlamat pameran tersebut. Pameran diadakan juga kerana ada tuntutan sesuatu kursus. Cth: Pameran Literasi Bahasa

3. Pameran bergerakBersifat sementaraDiadakan sempena peristiwa tertentu yang berlaku dalam kawasan terhad.Tidak ada tempat yang khususJangka masa pameran terhad & bergantung kepada kehendak penganjur.Dikendalikan unit yang dilengkapi dengan kenderaan dan peralatan sokongan.Cth: pameran dadah oleh Agensi Dadah Kebangsaan.

1. Persediaan PameranPerancangan awalBuat perbincangan, penubuhan jawatankuasa pengelola, mesyuarat pelarasanPenubuhan jawatankuasa pengelola diadakan dengan restu pihak pengurusan tertinggi setiausaha perlu berbincang dengan pengarah projek untuk menganjurkan mesyuarat kali pertama.

Penubuhan jawatankuasaKeperluan JK bergantung kepada keperluan penganjuran pameran.Setiap JK kerja perlu lantik seorang ketua.Ketua JK perlu adakan mesyuarat penyelarasan secara berkala.Pembahagian tugas dibuat secara seimbang.

PERSEDIAAN PAMERAN

Tanggungjawab setiausahaTugas : menyiapkan kertas kerja penganjuran yg lengkap.

Mesyuarat penyelarasanPengarah projek adakan mesyuarat penyelarasan secara berkala untuk dapatkan maklum balas perkara yang berbangkit.

Tindakan susulanBuat proses tindakan susulan kepada beberapa pihak tertentu. Cth: jemputan khas, media, syarikat- Buat perkara yg sama kepada bakal peserta dan para jemputan dengan memberikan jumlah anggaran kehadiran.

PenajaanPerlu cari seberapa banyak penaja dan sposor utama dalam bentuk tunai, barangan & perkhidmatan.Penaja mengharapkan faedah timbal balik sebelum persetujuan diberikan.Pelan tindakan alternatifJK persiapan perlu bergerak awal dengan memikirkan lokasi & kaedah penyusunan bahan pameran supaya menarik dan bersistematik.Elak buat kerja saat akhir.Keluarkan pelan kedudukan yg telah dputuskan untuk rujukan jawatankuasa lain jika perlu.Fikirkan tempat pameran lain jika berlaku masalah.

PROMOSI

MAKSUD : Proses memberitahu @ menghebahkan kepada orang ramai mengenai sesuatu produk @ perkhidmatan yang ada serta menyatakan kebaikan, kelebihan atau manfaat yang boleh didapati daripada produk atau perkhidmatan tersebut.

Aktiviti promosiPenggunaan maskot, logo dan sloganDapat menarik minat kanak kanak (maskot)

2. Brosur dan risalahMudah disediakan. Kos tidak tinggiBrosur untuk VIP, kertas berwarna & bermutu tinggiMaklumat perlu ditulis dengan ayat yang pendek, jelas dan ringkasLetakkan brosur pada tempat strategik dan jadi tumpuan orang ramai.

Kain bantingGuna kata yang ringkas, Warna menarikGuna gambar foto @ animasi yang sesuaiTidak terlalu padat4. Kad undanganKaedah tertua dan paling berkesan.Jimatkan kosPenyebaran menyeluruh

5. Papan kenyataan atau bulletin board.Lokasi perlu berada di tempat yang senang dilihat orang rami.Boleh memaparkan maskot, logo dan slogan, dan poster yang ada maklumat pameran.6. Media elektronikTelevisyen dan radio adalah media paling berkesan.Berkesan kerana mempunyai liputan yang luas dan cepat.

7. Media cetakBoleh guna akhbar dan majalahAkhbar jadi pilihan kerana murah dan boleh diulang baca beberapa kali selagi tidak rosak.

TEMA DAN SLOGAN PAMERAN

DEFINISITEMA: Idea atau persoalan pokok yang menjadi gagasan pemikiran yang menjadi dasar kepada penganjuran acara/majlis. Mempunyai idea yg biasa diungkap dalam satu atau dua perkataan sahaja.

SLOGAN: cogan kata/ kata kata motivasi yang disediakan untuk capai sasaran penganjuran.

Tujuan dan dan sloganPanduan dan rujukan kepada penganjur semasa merancang aktiviti.Semua aktiviti menjurus kepada makna tersirat di sebalik tema atau slogan pameran yang telah dipersetujui.

Mencipta tema-Gabungan kata yang dipilih perlulah pendek, jelas dan mudah difahami.- Kemukakan beberapa cadangan tema kepada ahli jawatankuasa untk pertimbagngan.

Penggunaan secara maksimum-peggunaan secara maksimum slogan dalam semua aktiviti seperti dalam ucapan perasmian, barangan cenderamata, buku program, konsep persembahan pameran dan keseluruhannya.

JANGKA MASA PAMERAN

Jangka masa dan perancangan aktivitiPerlu merancangang aktiviti yang boleh dijalankan sepanjang pameran.

2. Jangka masa dan sasaran khalayak- Adakala Penganjur terpaksa melanjutkan tempoh penganjuran sesuatu pameran kerana belum mencapai matlamat dan sasaran khalayak yang ditetapkan.

PEMILIHAN TEMPAT PAMERAN

KondusifMesra penggunaAspek pencahayaan yang baikTempat yang strategikKapasiti bahan pameran yang cukup dengan ruang pameranPeruntukan kewangan yang mencukupiSusunan bahan yang baik:PengkhususanMenarik dan bersistematikMudah dilihat oleh orang ramiMaklumat pameran

PengkhususanBoleh digunakan sistem kiosk.

2. Menarik dan bersistematikMenempatkan bahan pameran bersaiz kecil di atas meja atau rak pameran.Bahan pameran bersaiz besar menggunakan stand dan diletakkan di atas ruang lantai pameran.

3. MudahSusunan bahan membuatkan pengunjung membaca dan melihat maklumat yang disediakan.

4. Maklumat pameranBoleh disediakan dalam bentuk bercetak atau pegawai khidmat pelanggan.Maklumat bercetak disediakan dalam bentuk yang ringkas.Sediakan pegawai khidmat pelanggan untuk menerangkan segala pertanyaan daripada pengunjung.

8. Kriteria pemilihan bahan pameranBahan baharu dan terkiniTerbaik Bermutu tinggiMudah dan tahan lamaMenepati tema

9. KeselamatanBahan pameran perlu dijaga dengan baik supaya tahan lama

10. Persekitaran- Penghawa dingin/kipas perlu dipasang untuk kekalkan suhu dan kelembapan seimbang- Cahaya semula jadi/cahaya lampu mestilah berada dalam keadaan baik

13. PerasmiamProtokal perasmianpenting untuk mengendalikan sesuatu majlis terutama majlis formal dan rasmi.

Jenis jenis perasmianMajlis pembukaan rasmi dan majlis penutupan rasmi

Walk in launchKaedah ini masih baharu. Hanya VVIP sahaja berucap dan melakukan gimik perasmian.

Gimik perasmianCara ini dilakukan oleh VVIP dengan cara menarik tirai, potong reben dan sebagainya.

14. Penerangan pameranMaklumat bertulisPegawai pameranTayangan filem pendek

15. Aktiviti sokonganDemonstrasiUji panduEdaran risalah dan brosurTayangan video

16. Daya tarikanCabutan bertuahPengunjung bertuahPemberian cenderamataPenganjuran kuizPeraduanAktiviti kanak kanak