taklimat kepada wakil ptj pejabat pengurusan pendaftar, jabatan pendaftar & pejabat perundangan...

TAKLIMAT KEPADA WAKIL PTJ

Pejabat Pengurusan Pendaftar, Jabatan Pendaftar

&Pejabat Perundangan

1) Laporan Pelaksanaan Pelan Integriti Nasional (PIN)2) Laporan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) 3) Unit Integriti, Universiti Sains Malaysia (UI)

Dewan Persidangan Universiti9 Januari 2014

We lead

LAPORAN PELAKSANAAN PELAN INTEGRITI NASIONAL

(PIN)

We lead

LAPORAN PELAKSANAAN PELAN INTEGRITI NASIONAL (PIN)

Pelan Tindakan Pelaksanaan Pelan Integriti Nasional (PIN) Pengajian Tinggi

-PIN merupakan satu rangka tindakan komprehensif yang menjelaskan matlamat serta strategi Kementerian dan agensi-agensi dibawahnya ke arah meningkatkan integriti dalam bidang pengajian tinggi Negara.

-PIN IPTA menumpukan kepada strategi meningkatkan integriti diperingkat pengurusan Universiti disamping menyentuh tentang penerapan nilai integriti diperingkat pelajar yang menjadi tonggak masa hadapan Negara.

We leadPENDEKATAN PIN IPTA

• Strategi-strategi yang dirangka memberi tumpuan untuk memantapkan 5 kategori penting dalam sesebuah organisasi iaitu individu, kepimpinan, sistem dan prosedur, struktur dan institusi, dan budaya.

• Lima (5) pendekatan yang telah diguna pakai sebagai asas dalam pembinaan PIN IPTA ialah :-I. PendidikanII. PencegahanIII. PengukuhanIV. Punitif V. Pemulihan

We lead

APA YANG PERLU UNIVERSITI LAPORKAN

Lapan (8) strategi dan program/aktiviti seperti berikut :-

Strategi 1 : Memantapkan Keberkesanan Tadbir Urus Terbaik;

Strategi 2 : Meningkatkan Keberkesanan Sistem Penyampaian Perkhidmatan;

Strategi 3 : Memantapkan Program Penghayatan Nilai-nilai Integriti;

Strategi 4: Memantapkan Pengurusan dan Pentadbiran Undang-undang dan Peraturan;

Strategi 5: Memantapkan Pelan Pengurusan Risiko;

Strategi 6 : Memantapkan Pengurusan Sumber Manusia;

Strategi 7: Meningkatkan Tahap Kesihatan dan Kecergasan; dan

Strategi 8 : Mengukuhkan Semangat Perpaduan

We lead

Strategi 1 : Memantapkan Keberkesanan Tadbir Urus Terbaik

i.Melaksanakan program-program penghayatan visi, misi dan objektif organisasi;ii.Meningkatkan penghayatan moto, logo dan lagu organisasi;iii.Meningkatkan penghayatan dan pematuhan terhadap Piagam Pelanggan (PP);iv.Memantapkan Dasar dan Manual Prosedur Kerja (MPK);v.Memantapkan sistem keselamatan fizikal, dokumen dan aset;vi.Membudayakan pengurusan berkualiti;vii.Memantapkan warga kerja organisasi yang berprestasi rendah dan bermasalah; danviii.Mengukuhkan amalan nilai-nilai murni dan kod etika.

We lead

BIL

BUTIRAN DASAR/POLISI

1 Polisi Tenaga2 Dasar Penempatan Pelajar3 Dasar Pembangunan Pelajar4 Dasar/Polisi Kebajikan Pelajar5 Dasar Penetapan Gred Lantikan dan Gaji Permulaan Pensyarah6 Peraturan dan Perintah Tetap Lembaga Pemilihan, Pengesahan, Kenaikan Pangkat dan Lanjutan

Perkhidmatan7 Dasar Pelantikan Felo Pasca8 Dasar Pengambilan Pelajar 9 Dasar E-Pembelajaran USM

10 Dasar Penerbitan Tesis11 Dasar/Polisi Perumahan USM12 Dasar Harta Intelek Universiti13 Polisi USM Bebas Tembakau14 Polisi Sistem Teknologi Maklumat (Dasar MTM)15 Dasar CCTV Universiti16 Dasar Gangguan Seksual Universiti17 Polisi Keselamatan Universiti Sains Malaysia18 Dasar Privasi HUSM19 Dasar Pembangunan Siswa Universiti20 Polisi Hadiah dan Endowmen

We lead

21 Dasar Pemilihan dan Penempatan Desasiswa22 Dasar Kelestarian USM23 Dasar Penyelidikan USM24 Dasar Pengambilan Pelajar Ijazah Sarjana Muda dan Diploma USM25 Dasar dan Prosedur Pengurusan Pertukaran Universiti, Ijazah Sarjana Muda (Penuh Masa)

26 Dasar dan Prosedur Pengurusan Pertukaran Rancangan Pengajian (PRP), Ijazah Sarjana Muda (Penuh Masa)

27 Dasar dan Prosedur Pengurusan Pemindahan Kredit, Ijazah Sarjana Muda (Penuh Masa & RPJJ)

28 Dasar dan Prosedur Pengurusan Pengecualian Unit, Ijazah Sarjana Muda (Penuh Masa & RPJJ)

29 Dasar Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan30 Garis Panduan Pemasangan Jeriji Di Kediaman 31 Guidelines for The Preparation of a Chemical Register32 Panduan Keselamatan Kebuk Wasap33 Panduan Keselamatan Cecair Kriogenik 34 Panduan Keselamatan Selinder Gas Mampat35 Panduan Keselamatan Radas Kaca36 Laboratory Biosafety Manual37 Dasar Pemasangan Jeriji di Bangunan-Bangunan PTJ38 Dasar Pemasangan Pintu Elektromagnetik (Auto-Magnetic Door) di Bangunan-Bangunan PTJ

We lead

Strategi 2 : Meningkatkan Keberkesanan Sistem Penyampaian Perkhidmatan

Strategi 3 : Memantapkan Program Penghayatan Nilai-nilai Integriti

i.Menerapkan budaya integriti dalam organisasi;ii.Menerapkan budaya integriti di kalangan pelajar;iii.Melaksanakan kajian indeks persepsi integriti di kalangan warga kerja organisasi; daniv.Menggalakkan whistle blower bagi mengurangkan kes salah laku.

We lead

We leadDan Yang Terbaru

We lead

We lead

Strategi 4: Memantapkan Pengurusan dan Pentadbiran Undang-undang dan Peraturan

i.Meningkatkan kefahaman terhadap undang-undang dan peraturan yang berkuat-kuasa;ii.Memantapkan undang-undang dan peraturan suapaya relevan dengan keperluan semasa;iii.Menguatkuasakan undang-undang dan peraturan bagi mencegah penyelewengan dan salah guna kuasa; daniv.Memantapkan pengurusan tatatertib agar telus, cepat dan mengikut peraturan yang berkuatkuasa.

Strategi 5: Memantapkan Pelan Pengurusan Risiko

i.Mewujudkan pelan tindakan risiko sebagai garis panduan untuk mengawal risiko; danii.Melaksanakan pelan tindakan risiko sebagai langkah untuk mengawal risiko.

We lead

Strategi 6 : Memantapkan Pengurusan Sumber Manusia

i.Memantapkan pengurusan sumber manusia supaya lebih cekap dan berkesan; danii.Mengeratkan hubungan majikan dengan pekerja bagi meningkatkan keharmonian hubungan manjikan dengan pekerja.

Strategi 7: Meningkatkan Tahap Kesihatan dan Kecergasan

i.Meningkatkan kesihatan mental dan fizikal warga kerja organisasi dan para pelajar.

Strategi 8 : Mengukuhkan Semangat Perpaduan

i.Mengukuhkan semangat perpaduan di kalangan warga kerja organisasi dan pelajar.

We lead

JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)

We lead

JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)

Punca Kuasa JKTU:

Penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus

Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009 Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia :

We leadTerma Rujukan JKTU

• Terdapat tujuh (7) terma rujukan yang digariskan melalui Arahan tersebut iaitu seperti berikut :

1. Dasar dan Perundangan

2. Sistem dan Prosedur Kerja

3. Nilai-nilai Murni dan Kod Etika

4. Pengurusan Pelanggan

5. Kawalan Dalaman

6. Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan

7. Pengiktirafan dan Penghargaan

We leadDasar dan Perundangan

Dasar dan Perundangan •Mengenalpasti, mengkaji serta memperaku pindaan kepada manamana dasar dan perundangan kementerian, jabatan dan agensi serta peraturan-peraturan yang dapat mengatasi kelemahan pengurusan, mempertingkatkan kawalan terhadap perlakuan rasuah, penyelewengan, salah guna kuasa dan kelemahan pentadbiran. Seterusnya mewujud dan mendokumenkan pelan strategik bagi meningkatkan amalan tadbir urus terbaik. Amalan ini berupaya mengatasi karenah birokrasi ke arah pencapaian sistem penyampaian Perkhidmatan Awam yang berintegriti, akauntabiliti, amanah, jujur, pengawasan dan pengamanahan (stewardship), telus dan responsif terhadap pelanggan.

Huraian:

i.Menyemak, memansuh, meminda serta menggubal dasar, undang-undang dan peraturan semasa untuk mempermudahkan sesuatu urusan. ii.Mengenalpasti undang-undang yang kabur atau ambiguous, longgar ataupun tidak kemas yang boleh dieksploitasikan oleh mereka yang tidak jujur. Undang-undang sedemikian perlulah dikaji dan dipinda bagi menutup ruang dan peluang untuk berlakunya perbuatan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa. iii.Kementerian, jabatan dan agensi perlu mewujud dan mendokumenkan pelan strategik jangka panjang, sederhana dan pendek. Pelan ini hendaklah dimaklumkan kepada seluruh warga kerja kementerian, jabatan dan agensi masing-masing. Pelan strategik dan hala tuju organisasi yang lengkap dan jelas dapat memastikan visi, misi dan objektif yang telah ditetapkan dicapai. iv.Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah melaksanakan pemantauan dan penilaian pencapaian prestasi pelan strategik melalui petunjuk prestasi utama strategik (Strategic KPI) separa penggal dan tahunan bagi memastikan objektif jangka masa panjang organisasi tercapai.

We leadSistem dan Prosedur Kerja

Sistem dan Prosedur Kerja •Mengenalpasti dan mengkaji kelemahan dalam sistem dan prosedur kerja kementerian, jabatan dan agensi yang lapok ataupun terlalu rumit sehingga menimbulkan pelbagai karenah birokrasi. Ini mungkin akan melemahkan pentadbiran, mengurangkan kecekapan, tiada akauntabiliti serta membuka ruang kepada karenah birokrasi, kelewatan, ketidakadilan dan terlalu banyak penggunaan budi bicara serta membuka peluang kepada perlakuan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa. Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah mengambil tindakan untuk mengenalpasti, mengkaji serta memperakukan kepada pihak berkuasa yang berkenaan tentang apa jua perubahan dalam sistem dan prosedur kerja bagi memperbaiki kelemahan ini.

Huraian:

i.Sistem dan prosedur kerja kementerian, jabatan dan agensi hendaklah jelas, didokumenkan serta dimaklumkan kepada seluruh warga kerja kementerian, jabatan dan agensi. Perlu menggalakkan usaha menambahbaik dan memperkenalkan pembaharuan agar sistem dan prosedur kerja sedia ada tidak menjadi lapok dan seterusnya menjadi halangan atau menimbulkan karenah birokrasi. Sistem dan prosedur kerja perlu sentiasa berupaya untuk meningkatkan kualiti sistem penyampaian perkhidmatan. ii.Mengkaji kesesuaian bagi mengurangkan atau menghapuskan atau menggabungkan penggunaan terlalu banyak jenis borang atau terlalu banyak keperluan maklumat yang tidak perlu. iii.Sentiasa berusaha mencari alternatif untuk mengelakkan keperluan mendapatkan dokumen sokongan atau salinan dokumen asal yang tentunya membebankan pelanggan. iv.Menggalakkan penggunaan ICT bagi meningkatkan kecekapan dan memperkemaskan sistem dan prosedur kerja kementerian, jabatan dan agensi. v.Menggubal Piagam Pelanggan dan Key Performance Indicators bagi bidang-bidang teras dan menetapkan pencapaian prestasi terhadapnya.

We leadNilai-nilai Murni dan Kod Etika

Nilai-nilai Murni dan Kod Etika •Melaksanakan aktiviti penggalakan, penerapan serta penghayatan nilai-nilai murni dan etika bagi memantapkan integriti warga kerja di kementerian, jabatan dan agensi. Berusaha menjadikan nilai-nilai murni dan kod etika disepadukan dengan penggabungan dan pelaksanaan dasar, perundangan, peraturan serta sistem dan prosedur kerja sehingga dapat mengekang hawa nafsu warga kerja daripada melakukan segala bentuk perlakuan negatif termasuk rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa. Menggubal dan sentiasa memperkemaskan Kod Etika kerja jabatan sebagai panduan kepada warga kerja kementerian/jabatan/agensi.

Huraian:

i.Nilai–nilai murni yang diberi penekanan dalam Pentadbiran Awam Malaysia terdiri daripada dua nilai iaitu nilai teras dan nilai kembangan. Nilai teras ialah amanah, benar, bijaksana, adil, telus dan bersyukur. Nilai-nilai kembangan dikenal pasti mengikut fungsi dan peranan kementerian, jabatan dan agensi. Semua nilai dilaksanakan melalui program 4P (Penerapan, Penghayatan, Pengamalan dan Penilaian). ii.Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah berusaha mempromosi nilai-nilai murni di kalangan warga kerja sebagai galakkan membudayakan pelaksanaannya secara berkesan. Contohnya melalui kempen, moto dan falsafah kerja dan menyusun program/aktiviti ke arah menggalakkan penghayatan nilai-nilai murni dan etika kerja. iii.Menyediakan garis panduan tentang sikap dan tata kelakuan yang dikehendaki oleh kementerian, jabatan dan agensi untuk memastikan konsistensi standard kelakuan oleh semua warga kerja kementerian, jabatan dan agensi.iv.Mengenalpasti dan melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang dapat mencerminkan kementerian, jabatan dan agensi mempunyai reputasi yang adil, telus dan bertanggungjawab dalam semua tindakan terutamanya kepada pelanggan. v.Kod Etika kerja yang baik antara lain mengandungi penjelasan terhadap perkara-perkara berikut:

a. Melarang pekerja daripada menerima apa-apa habuan dan mengelakkan situasi yang boleh menimbulkan syak wasangka b. Peraturan terhadap keraian c. Tata kelakuan yang boleh menimbulkan percanggahan kepentingan atau conflict of interest

d. Tata kelakuan yang menyalahguna kedudukan e. Tata kelakuan dengan pelanggan f. Komitmen memberi khidmat yang adil dan berkualiti g. Saluran komunikasi yang berprinsipkan kejujuran dan saling hormat menghormati dan semangat kerjasama di kalangan rakan sejawat dan juga antara kementerian,

jabatan dan agensi h. Tidak mengamalkan pilih kasih atau berat sebelah

We leadPengurusan Pelanggan

Pengurusan Pelanggan •Kementerian, jabatan dan agensi perlu mewujudkan satu sistem pengurusan pelanggan agar ia dilihat sebagai cekap, peka, mesra dan responsif terhadap kehendak pelanggan. Kegagalan menangani kehendak pelanggan sama ada stakeholders, pelanggan luar dan pelanggan dalaman boleh mengakibatkan kementerian, jabatan dan agensi dilihat sebagai gagal memenuhi peranan dan tanggungjawab yang telah diamanahkan. Pengurusan pelanggan yang strategik dan berkualiti memperlihatkan penambahan nilai dan pembaharuan berterusan terhadap sistem penyampaian perkhidmatan.

Huraian:

i. Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah mengenalpasti kehendak utama stakeholders, menilai aspek yang menjadi kepentingan stakeholders dan menentukan strategi bagi memenuhi harapan stakeholders. ii.Mewujudkan sistem mesra pelanggan dan meletakkan kepentingan pelanggan sebagai keutamaan. iii.Mewujudkan Sistem Pengurusan Aduan yang efektif dan menganggap aduan sebagai hadiah dari pelanggan yang dapat dijadikan input kepada usaha-usaha untuk menambahbaik sistem penyampaian perkhidmatan secara berterusan. iv.Mewujudkan Sistem Pengaduan Aduan Dalaman yang cekap dan berkesan dengan memastikan kerahsiaan pengadu terjamin serta menggalakkan peranan penggerak etika dan ‘whistle blower’. Masalah pelanggan dalaman perlu ditangani dengan bijak supaya mereka dapat memberi tumpuan kepada tugas dan tanggungjawab. v.Piagam pelanggan dan Key Performance Indicators hendaklah sentiasa disemak dan dikemaskini dari semasa ke semasa agar perkhidmatan yang diberikan sama seperti yang dijanjikan. vi.Mempamerkan Key Performance Indicators supaya pelanggan dan stakeholders dapat menilai dan memberikan penghargaan kepada yang cemerlang dan memberi cadangan/ulasan kepada yang gagal menepati prestasi yang ditetapkan.

We leadKawalan Dalaman

Kawalan Dalaman •Mewujudkan struktur organisasi dan penurunan kuasa yang jelas, aliran kerja yang telus dan akauntabiliti, penggunaan sumber yang optimum dan sistem pengurusan maklumat yang cekap dan berkesan untuk membantu kementerian, jabatan dan agensi mencapai misi dan matlamat atau objektif utama yang ditetapkan. Kawalan dalaman membolehkan sumber-sumber organisasi diarah, dipantau, diukur untuk mengurangkan karenah birokrasi serta mencegah perlakuan yang mendekati rasuah, salah guna kuasa dan penyelewengan.

Huraian:

i.Mewujudkan atau memperkemaskan sistem pemantauan secara berkala ke atas perlakuan dalam kementerian, jabatan dan agensi terutamanya yang melibatkan kepentingan pelanggan, urusan kewangan, perolehan, pembangunan dan penguatkuasaan. ii.Meningkat dan memperkemaskan akauntabiliti penyeliaan sebagai satu usaha pengawalan untuk mencegah perlakuan negatif, tidak produktif serta rasuah, salah guna kuasa dan penyelewengan. iii.Mengesan kelemahan-kelemahan yang mungkin boleh menyebabkan karenah birokrasi dan perlakuan negatif dan seterusnya mengambil langkah-langkah untuk pembetulan dan pencegahan. iv.Melaksanakan penurunan kuasa dengan tujuan mengatasi kelewatan dan mengurangkan longgokkan kuasa. Melaksanakan pusingan kerja bagi mengelakkan perlakuan dan gejala negatif serta menjana kesegeraan dan produktiviti warga kerja. v.Mengadakan publisiti dan penerangan yang meluas kepada pelanggan terutamanya melalui laman web mengenai sistem penyampaian perkhidmatan kementerian, jabatan dan agensi supaya ia tidak mudah dieksploitasikan oleh mana-mana pihak. vi.Mengadakan prosedur kawalan terhadap penggunaan sumbersumber. vii.Memastikan sistem pengurusan rekod yang berintegriti supaya dapat memudahkan dan menyegerakan pengesanan rekod serta memelihara dan melindungi maklumat terperingkat daripada kebocoran atau disalah gunakan.viii.Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah mengamalkan teknik-teknik pengurusan risiko sebelum melaksanakan sesuatu projek atau program terutamanya yang berisiko tinggi untuk meminimakan risiko semasa pelaksanaannya. Antara kaedah yang boleh digunakan ialah Sistem Pengurusan Akauntabiliti dan Integriti (SPAI).

We lead

Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan

Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan •Mengesan sebarang bentuk pelanggaran undang-undang, peraturan, sistem dan prosedur kerja atau kod etika kerja. Mengambil tindakan pembetulan dan pencegahan dengan segera berdasarkan kepada undang-undang atau peraturan tatatertib terhadap mereka yang terlibat. Memberi kerjasama atau melaporkan kepada agensi penguatkuasa berkenaan mengenai sebarang bentuk kesalahan atau jenayah yang dilakukan oleh warga kerja.

Huraian:

i.Pengurusan organisasi perlu adil dan tegas dalam mengambil tindakan terhadap sebarang salah laku oleh semua peringkat warga kerja. ii.Menyediakan secukupnya saluran aduan yang cekap, telus dan berkesan serta bersedia menerima pengaduan daripada mana-mana pihak tentang salah laku warga kerja. iii.Mengenal pasti dan peka kepada tanda-tanda (symptom) kemungkinan wujudnya perlakuan negatif termasuk rasuah, penyelewengan, salah guna kuasa atau sebarang bentuk kesalahan jenayah. Antara tanda-tanda yang mudah dikesan ialah:

a. Tabiat hidup mewah termasuk memiliki barang kemas dan perhiasan secara yang berlebihan, mempunyai kereta mewah dan sering melancong ke luar negeri

b. Kerapkali bekerja berseorangan di kawasan sulit, di waktu rehat atau di luar waktu pejabat c. Tidak konsisten dalam produktiviti d. Terlibat dalam urusan lain dalam kementerian, jabatan dan agensi secara berlebihan tanpa kaitan dengan tugas utama dan arahan

daripada atasan e. Membuat panggilan telefon yang panjang dan penuh kerahsiaan f. Terlibat dalam keterhutangan yang serius g. Terlibat dalam perjudian, berpoya-poya dan kerapkali mengunjungi pusat-pusat hiburan

iv.Mengadakan khidmat nasihat (counselling) dan penyeliaan rapi kepada warga kerja yang telah melanggar peraturan tatatertib serta warga kerja yang bermasalah.

We leadPengiktirafan dan Penghargaan

Pengiktirafan dan Penghargaan •Memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang menunjukkan perkhidmatan cemerlang dan menunjukkan nilai-nilai murni melalui aktiviti-aktiviti sukarela, memberi nasihat dan bimbingan agama serta mereka yang melaporkan kes-kes rasuah, penyelewengan dan salah laku dalam kementerian, jabatan dan agensi.

Huraian:

i.Memberi penekanan yang tinggi terhadap aspek etika dan nilai yang ditunjukkan oleh warga kerja semasa membuat penilaian prestasi tahunan warga kerja dan ketika hendak membuat perakuan untuk Anugerah Khidmat Cemerlang, Pengurniaan Pingat, Kenaikan Pangkat dan lain-lain pengiktirafan yang dilaksanakan oleh kementerian, jabatan dan agensi. ii.Mengiktiraf dengan memberi penghargaan kepada warga kerja yang melaporkan perlakuan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa serta kesalahan jenayah yang berlaku dalam kementerian, jabatan dan agensi. Kaedah ini memberi dorongan yang dapat menimbulkan kesedaran kepada semua pegawai supaya menolak perlakuan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa serta sebarang bentuk kesalahan jenayah. iii.Membudayakan amalan memberi sanjungan dan penghormatan seperti mengucapkan terima kasih, memberi pujian atau mengiktiraf warga kerja yang mempamerkan nilai-nilai yang baik termasuk yang dapat menyiapkan tugasan dalam masa yang ditetapkan atau berjaya menyelesaikan tugas rumit dalam masa yang singkat.

We lead

CONTOH LAPORAN YANG MEMERLUKAN KERJASAMA TUAN &

PUAN SEMUA

We lead(i) Dasar dan Perundangan

A. Terma Rujukan JKTU : (i) Dasar dan Perundangan

BIL.

PERKARA (ISU/MASALAH

)

PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN

KESAN PENAMBAHBAIKAN(ORGANISASI & PELANGGAN)

USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN

1 Isu : Masalah :

Punca : Penambahbaikan :

Kesan penambahbaikan :

Usaha-usaha penyelesaian : Status kemajuan :

A. Terma Rujukan JKTU : (i) Dasar dan Perundangan

BIL.PERKARA

(ISU/MASALAH)PUNCA ISU/MASALAH &

PENAMBAHBAIKANKESAN PENAMBAHBAIKAN

(ORGANISASI & PELANGGAN)USAHA-USAHA PENYELESAIAN

DAN STATUS KEMAJUAN1

Isu : Pembinaan .... lewat disiapkan Masalah :1.….. tidak dapat digunakan dan menjejaskan perancangan kementerian2.Kos tambahan diperlukan untuk menyiapkannya

Punca : 1.Kontraktor tidak dapat menyiapkan projek mengikut tempoh kerana masalah kewangan2.Pemilihan kontraktor yang tidak tepat kerana proses ‘direct nego’ Penambahbaikan : 1.Memilih syarikat yang kukuh kewangannya.2.Meminda peraturan supaya projek yang memerlukan kepakaran dibuat secara ‘open tender’

Kesan penambahbaikan : 1.Projek dapat disiapkan mengikut tempoh ditetapkan 2.Boleh meningkatkan imej dan keyakinan rakyat terhadap perkhidmatan awam dan kerajaan3.Dapat mengurangkan persepsi negatif rakyat (kelewatan)4.Tambahan kos boleh dielakkan/dijimatkan

Usaha-usaha penyelesaian :Pindaan peraturan dalam pekeliling telah disediakan dan dikemukakan kepada KSP Status kemajuan : KSP telah bersetuju cadangan pindaan dan akan dibentangkan dalam mesyuarat.

We lead(ii) Sistem dan Prosedur Kerja

A. Terma Rujukan JKTU : (ii) Sistem dan Prosedur Kerja

BIL.PERKARA



(ORGANISASI & PELANGGAN)USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN

STATUS KEMAJUAN1

Isu : Pengurusan dan pentadbiran pejabat lewat diselesaikan Masalah : 1. Tempoh maklumbalas kerja-kerja pengurusan dan pentadbiran pejabat lewat

Punca : Staf tidak multi tasking Penambahbaikan : 1. Latihan multitasking 2. Menggantikan sebarang sistem manual kepada sistem teknologi dan maklumat

Kesan penambahbaikan : 1. Beban tugas berkurangan sedikit 2. Kepuasan pelanggan dapat dipertingkatkan3. Tahap perkhidmatan Universiti dapat dijaga

Usaha-usaha penyelesaian : 1. Pengkhususan semula bidang tugas staf dengan penambahan seoarang staf sokongan tetap dan seorang staf lantikan (Penyelaras keusahawanan)2. Menjalinkan hubungan kerjasama dengan PTJ lain yang berkaitan bagi mengurangkan beban kerja3. Mewujudkan sistem maklumat dan teknologi bagi menggantikan sumber manusia (Pangkalan Data dan LCCSoft) Status kemajuan : Usaha-usaha yang dilakukan dapat melicinkan sedikit pengurusan dan pentadbiran pejabat tetapi masih tidak dapat menampung beban tugas yang ada.

A. Terma Rujukan JKTU : (ii) Sistem dan Prosedur Kerja

BIL.PERKARA




DAN STATUS KEMAJUAN1

Isu : Masalah :




We lead(iii) Nilai-nilai Murni dan Kod Etika

A. Terma Rujukan JKTU : (iii) Nilai-nilai Murni dan Kod Etika

BIL.PERKARA



(ORGANISASI & PELANGGAN)

USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS

KEMAJUAN1

Isu : Masalah :




A. Terma Rujukan JKTU : (iii) Nilai-nilai Murni dan Kod Etika

BIL.PERKARA




DAN STATUS KEMAJUAN 1

Isu : Maklumat untuk rujukan tentang Etika Korporat Jabatan tidak disimpan secara sistematik.

Penambahbaikkan : Menyediakan ManualEtika Korporat Jabatan untuk dirujuk oleh semua staf

Kesan penambahbaikkan : Dapat memberikan panduan dan rujukan kepada semua staf Jabatan Bendahari untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab sejajar dengan misi dan visi Universiti amnya dan Jabatan Bendahari khususnya.

Status kemajuan : Manual Etika Korporat telah diedarkan kepada staf Jabatan bagi ketiga-tiga kampus.

We lead(iv) Pengurusan Pelanggan

A. Terma Rujukan JKTU : (iii) Pengurusan Pelanggan

BIL.PERKARA




DAN STATUS KEMAJUAN 1

Isu : Kaunter hasil dan perkhidmatan pelajar tidak beroperasi semasa waktu pelajar tiada kuliah (1.00-2.00 petang).

Penambahbaikan : Waktu operasi yang fleksibel bagi kaunter hasil dan perkhidmatan pelajar telah dilaksanakan dimana operasi kaunter telah dibuka pada waktu pelajar tiada kuliah.

Kesan penambahbaikan : Memudahkan urusan pembayaran dan pertanyaan bagi pelajar dan stafMeningkatkan akses kepada perkhidmatan kewangan bagi pelajar dan staf.

Status kemajuan : Hebahan mengenai waktu operasi kaunter telah dilakukan ke seluruh kampus melalui emel dan notis di papan kenyataan

A. Terma Rujukan JKTU : (iii) Pengurusan Pelanggan

BIL.PERKARA




STATUS KEMAJUAN1

Isu : Masalah :




We lead(v) Kawalan Dalaman

A. Terma Rujukan JKTU : (v) Kawalan Dalaman

BIL. PERKARA (ISU/MASALAH)PUNCA ISU/MASALAH &



STATUS KEMAJUAN

1

Isu :

Penambahbaikan :


Status kemajuan :

A. Terma Rujukan JKTU : (v) Kawalan Dalaman

BIL.PERKARA




STATUS KEMAJUAN1

Isu : Masalah :




Contoh :

We lead

(vi) Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan

A. Terma Rujukan JKTU : (vi) Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan




STATUS KEMAJUAN

1

Isu :

Penambahbaikan :


Status kemajuan :

A. Terma Rujukan JKTU : (vi) Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan

BIL.PERKARA




STATUS KEMAJUAN1

Isu : Masalah :




Contoh :

We lead(vii) Pengiktirafan dan Penghargaan

A. Terma Rujukan JKTU : (vii) Pengiktirafan dan Penghargaan




STATUS KEMAJUAN

1

Isu :

Penambahbaikan :


Status kemajuan :

A. Terma Rujukan JKTU : (vii) Pengiktirafan dan Penghargaan

BIL.PERKARA




STATUS KEMAJUAN1

Isu : Masalah :




Contoh :

We lead

B.Laporkan usaha-usaha pembaharuan dan pencegahan untuk meningkatkan aspek integriti dalam organisasi yang memberi faedah berbanding kepada pelanggan.

BIL.

USAHA-USAHA PEMBAHARUAN DAN

PENCEGAHAN

FAEDAH KEPADA ORGANISASI

FAEDAH KEPADA PELANGGAN

1. Penyediaan Buku Panduan Penjimatan Kos sebagai rujukan oleh Pusat Tanggungjawab, Universiti Sains Malaysia

Dapat meningkatkan usaha penjanaan pendapatan Mengurangkan kos operasi harian lanjutan dari kekangan belajawan yang diterima setiap tahunMembantu Universiti merealisasikan agenda penjimatan

Meningkatkan tahap kesedaran dan peranan semua warga USM terhadap perbelanjaan berhemat

Menerapkan budaya berjimat cermat di kalangan warga USM

Mengelakkan pembaziran dalam penggunaan sumber kewangan universiti

2. Sedang dalam usaha membangunkan sistem permohonan online perkhidmatan dan pinjaman peralatan.

• Membantu penempahan, penyimpanan dan pemprosesan data pelanggan

• Mempercepatkan respons kepada pelanggan dan mempertingkatkan mutu kualiti perkhidmatan.

B.Laporkan usaha-usaha pembaharuan dan pencegahan untuk meningkatkan aspek integriti dalam organisasi yang memberi faedah berbanding kepada pelanggan.

BIL.

USAHA-USAHA PEMBAHARUAN DAN

PENCEGAHAN

FAEDAH KEPADA ORGANISASI

FAEDAH KEPADA PELANGGAN

1.

We leadTarikh Penyerahan Laporan

BIL. LAPORAN TARIKH PENYERAHAN CATATAN

LAPORAN PIN *Mulai 2014 pihak Urus setia akan menyediakan laporan PIN, namun jika ada sebarang maklumat yang diperlukan daripada mana-mana jabatan, ianya akan dihubungi kelak.

1. Separuh Tahun Kedua/2013 21 Januari 2014 (Selasa)

2. Separuh Tahun Pertama/2014 23 Julai 2014 (Rabu)

3. Separuh Tahun Kedua/2014 21 Januari 2015 (Rabu)

LAPORAN JKTU

1. Suku Tahun III/2013 (Sept – Dis) 15 Januari 2014 (Rabu) Laporan perlu disediakan oleh semua PTJ2. Suku Tahun I /2014 (Jan – April) 15 Mei 2014 (Khamis)

3. Suku Tahun II /2014 (Mei – Ogos) 15 September 2014 (Isnin)

4. Suku Tahun III/2014 (Sept –Dis) 15 Januari 2015 (Khamis)

Nota : Laporan tersebut haruslah diemelkan kepada Puan Norshahieda Mohamed Nor ([email protected]) atau sebarang pertanyaan lanjut boleh dimajukan ke sambungan 2423

We lead

Wujudkah Unit Integriti

di USM?

We leadUNIT INTEGRITI USM

Punca Kuasa Penubuhan adalah berdasarkan:

PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 6 TAHUN 2013

PENUBUHAN UNIT INTEGRITI DI SEMUA AGENSI AWAM

We lead

We lead

CADANGAN PELAN DAN TINDAKAN UNIT INTEGRITI

a) Pelan Integriti USM 2014-2020; b) Garis Panduan Integriti USM; c) Pelan Pengurusan Risiko Rasuah; d) Ikrar Integriti untuk semua warga kerja Universiti; e) Hari Integriti setiap tahun; f) Ceramah integriti untuk meningkatkan kesedaran warga Universiti secara berterusan; g) Menganjurkan seminar/forum/dialog berkaitan dengan isu integriti; h) Bekerjasama dengan SPRM dan mana mana organisasi lain untuk pelaksanaan rakan strategik integriti. i) Memastikan Persatuan Pelajar iaitu Sekretariat Pencegahan Rasuah di aktifkan;j) Menggubal kurikulum Rasuah untuk diperkenalkan di sidang akademik 2015/2016 Universiti.

Terima Kasih

Pejabat Perundangan & Pejabat Pengurusan Pendaftar, Jabatan Pendaftar

taklimat kepada wakil ptj pejabat pengurusan pendaftar, jabatan pendaftar & pejabat perundangan...

Documents