taklimat persediaan bengkel semakan...
TRANSCRIPT
TAKLIMAT PERSEDIAAN BENGKEL SEMAKAN SEMULA KPI JABATAN &
INSTITUSI 2018
Disediakan oleh:Unit Pengurusan Prestasi PoliteknikBahagian DasarJabatan Pendidikan PoliteknikKementerian Pendidikan Tinggi
31 OKTOBER – 2 NOVEMBER 2017, KINRARA RESORT, PUCHONG
OBJEKTIF BENGKEL
1. Penerangan ringkas mengenai Pelan Strategik JPPKK 2018-2023
2. Perbincangan bersama oleh Pemilik Proses (BahagianJabatan) & Pelaksana (Institusi: Politeknik & Kolej Komuniti) mengenai KPI (Borang B) dari segi:• Penyataan KPI• OD KPI & formula (jika ada)• Sasaran Jabatan• Sasaran Institusi• Dokumen bukti pencapaian aktiviti KPI
3. Pembentangan cadangan KPI 2018 (Borang B) oleh PemilikProses
4. Mendapat pandangan terutamanya dari wakil-wakil institusibagi setiap kategori
1
HASIL BENGKEL PEL AN STRATEGIK JABATAN
PENDIDIK AN POLITEKNIK & KOLEJ KOMUNITI
BAGI TAHUN 2018 -2025
JPP & JPKK 2018-2025
OBJECTIVESstrategic planning workshop
2025NEW NEW
DIRECTION
ISSUES, DESIRED OUTCOMES
& VALUES
2 0 2 5 D E S I R E D S T A T E
O F P O L Y T E C H N I C S & C O M M U N I T Y C O L L E G E S
24 x Support
VISION & MISSION
2018 - 2025
MAPPING OF PWC &
TPF II REPORTS FINDINGS
2
A Creativity & Innovativeness
Integrity
Agility
Professionalism
BEmployable TVET
Graduates
Relevant
Global Citizens
C D 20New Strategic
Objectives
STRATEGIC PLANNING WORKSHOP 2.0 OUTCOMES
C O R E
V A L U E SC O R E
P U R P O S E S
D E S I R E D
O U T C O M E S
S T R A T E G I C
O B J E C T I V E S
✓ Ensuring quality TVET graduates
✓ Sustaining conducive institution
✓ Enriching quality human capital
✓ Redesigning education system
✓ Strengthening Partnership with Industry & Community
3
TERAS STRATEGI OBJEKTIF STRATEGI DEFINISI OPERASI OBJEKTIF STRATEGIK
MEMASTIKAN GRADUAN TVET BERKUALITI
1.1 Melahirkan graduan yang boleh bekerja,bercirikeusahawanan dan seimbangmelalui pembelajaran formal, bukan formal dan tidakformal
Graduan yang memiliki disiplin ilmu yang relevan, akhlak dan penetapanminda yang sesuai, tingkah laku yang beradab untuk memajukan diri bagimembolehkan mereka memberikan sumbangan kepada keharmonian dankemajuan keluarga, masyarakat, negara dan komuniti global.
Pembelajaran Formal :Merangkumi pembelajaran yang dilakukan dalam organisasi pembelajaranformal yang boleh memberikan kelayakan akademi atau bentukpembelajaran yang diiktiraf. Objektif pembelajaran ini lazimnya sangatteratur dan berstruktur dengan baik.
Pembelajaran bukan formal :Merupakan pembelajaran yang dilakukan di tempat alternative yang bukandalam persekitaran institusi yang frmal. Program ini selalunya boleh jadisitematik dan direka bentuk dengan baik. Walaubagaimanapun tidaksemestinya memberikan kelayakan akademik yang khusus.
Pembelajaran tidak formal :merupakan pembelajaran yang paling kurang berstruktur. Penyempurnaanpembelajaran tidak formal tidak memberikan kelayakan akademik. Lazimnya pembelajaran tidak formal diikuti kerana minat individu atauinisiatif untuk memajukan dan menambahbaik diri sendiri.
TERAS STRATEGI, OBJEKTIF STRATEGI & DEFINISI OPERASI
4
MEMASTIKAN GRADUAN TVET BERKUALITI
1.2 Memperkasakan pelajarmelalui pembudayaanpembelajaran sepanjanghayat.
Memperkasakan pelajar melalui pembudayaan pembelajaran sepanjanghayat melalui program PSH secara formal, bukan formal dan tidak formal, tidak termasuk pengajian sepenuh masa berfokus kepada pengetahuan, kemahiran dan sikap.
Pembelajaran Formal :Merangkumi pembelajaran yang dilakukan dalam organisasipembelajaran formal yang boleh memberikan kelayakan akademi ataubentuk pembelajaran yang diiktiraf. Objektif pembelajaran ini lazimnyasangat teratur dan berstruktur dengan baik.
Pembelajaran bukan formal :Merupakan pembelajaran yang dilakukan di tempat alternative yang bukan dalam persekitaran institusi yang frmal. Program ini selalunyaboleh jadi sitematik dan direka bentuk dengan baik. Walaubagaimanapun tidak semestinya memberikan kelayakan akademikyang khusus.
Pembelajaran tidak formal :merupakan pembelajaran yang paling kurang berstruktur. Penyempurnaan pembelajaran tidak formal tidak memberikan kelayakanakademik. Lazimnya pembelajaran tidak formal diikuti kerana minatindividu atau inisiatif untuk memajukan dan menambahbaik diri sendiri.
TERAS STRATEGI, OBJEKTIF STRATEGI & DEFINISI OPERASI
TERAS STRATEGI OBJEKTIF STRATEGI DEFINISI OPERASI
5
1.3 Meningkatkan program pengajiandipacu industri melalui penglibatanaktif dengan industri dan komuniti.
Penglibatan industri dan komuniti dari aspek pembiayaan dansumbangan – fizikal, kewangan dan kepakaran
Penggunaan konsep ‘Teaching factory /industry on-site/industry’ sebagai mentor/ perkongsian sumber
CEO faculty /IAC/ Panel Penasihat/ Dialog Kumpulan Berfokus
TERAS STRATEGI, OBJEKTIF STRATEGI & DEFINISI OPERASI
TERAS STRATEGI OBJEKTIF STRATEGI DEFINISI OPERASI
MELESTARI INSTITUSI KONDUSIF
2.1 Meningkatkan tadbir urus melaluilean management
Menstruktur semula amalan institusi melalui pengurusancekap kos
2.2 Menjenamakan semula imej TVET Strategi penjenamaan merangkumi imej korporat dan nilai-nilai yang dijanjikan dan pelan strategi komunikasi
2.3 Mewujudkan persekitaran yang kondusif melalui budaya kerja yang positif
Memformulasi polisi kehidupan-bekerja seimbang sertamemupuk budaya penyelidikan dan inovasi di kalangan wargadi jabatan dan institusi
6
TERAS STRATEGI, OBJEKTIF STRATEGI & DEFINISI OPERASI
TERAS STRATEGI OBJEKTIF STRATEGI DEFINISI OPERASI
MELESTARI INSTITUSI KONDUSIF
2.4 Menyesuaikan teknologi digital di seluruh kampus
Menambah baik persekitaran dengan teknologi digital i.e. IOT Campus, Interaktif
2.5 Menyediakan fasiliti terkinitermasuk prasarana dan kelengkapanyang relevan
Kelengkapan prasarana dengan membawa masuk teknologiindustri semasa ke dalam kampus
2.6 Meningkat dan mempelbagaikanpendapatan ke arah kemampanankewangan
Kemampanan kewangan bermaksud mengekalkan amalansedia ada dan amalan masa hadapan tanpa meletakkansebarang risiko terhadap sumber-sumber.
2.7 Mencapai matlamat organisasiyang digariskan melalui keberkesanankos
Menguruskan perbelanjaan secara berkesan untuk memastikania bernilai untuk wang. Matlamat organisasi adalah objektifyang ditetapkan institusi bagi ke arah mencapai hasil yang diharapkan. Keberkesanan kos merujuk kepada nilai yang bolehdimanfaatkan yang mana nilai dan faedahnya adalah berbaloidengan pulangan (ROI)
2.8 Mengurus kewangan secara cekapdengan mematuhi peraturan danprosedur
Mematuhi peraturan dan prosedur yang diwartakan dalam pengurusan kewangan
7
MEMPERKAYA BAKAT 3.1 Melahirkan staf yang efektifmelalui program pembangunan bakatjangka panjang yang komprehensif
Pemantauan dan penilaian berterusan terhadap prestasikakitangan (PPPT)
Meningkatkan kemahiran kakitangan (PPPT) melalui latihan
Membuka peluang peningkatan kerjaya kepada kakitangan(PPPT)
3.2 Mengekalkan dan mengganjaribakat melalui skim perkhidmatan yang menarik
Usaha yang berterusan dalam pembentukan bakat
Pelan penggantian yang dinamik – merujuk pengisian jawatankritikal dalam tempoh 1 bulan
Penambahbaikan berterusan terhadap skim perkhidmatan
Memanfaatkan bakat mengikut kepakaran bidang (Penyelidik, Pengamal/ Profesional, Pensyarah)
TERAS STRATEGI, OBJEKTIF STRATEGI & DEFINISI OPERASI
TERAS STRATEGI OBJEKTIF STRATEGI DEFINISI OPERASI
8
MENGOLAH REKA BENTUK SISTEM PENDIDIKAN
4.1 Menerajui Revolusi Industri 4.0 menerusi pendidikan berasaskaninovasi
Membangunkan sistem pendidikan ke arah Revolusi Industri4.0 melalui pendidikan berasaskan inovasi
4.2. Meningkatkan mekanismepenyampaian yang berkesan
Meningkatkan mekanisme pennyampaian yang berkesanmelalui peralatan dan kelengkapan industry, bahan-bahan P&P atas talian, penggunaan ICT dalam P&P ke arah pendekatanpembelajaran abad ke 21.
4.3 Mendapatkan pengiktirafan dan/ atau akreditasi daripada badan-badanyang diiktiraf / ditubuhkan di peringkat kebangsaan danantarabangsa
Mendapatkan pengiktirafan dan/ atau akreditasi daripadabadan-badan yang diiktiraf / ditubuhkan di peringkatkebangsaan dan antarabangsa
TERAS STRATEGI, OBJEKTIF STRATEGI & DEFINISI OPERASI
TERAS STRATEGI OBJEKTIF STRATEGI DEFINISI OPERASI
9
MEMANTAPKAN PERKONGSIAN INDUSTRI DAN KOMUNITI
5.1 Meningkatkan kerjasama dengan pihak industri
“seamless industrial collaboration” adalah dicapai melauilatihan industry pelajar, staf yang mempunyai pengalamanindustry, pennceramah jemputan dari industry, matching grant, khidmat runding, panel penasihat, industry dalamkampus, dan aktiviti penyelidikan bersama
5.2 Memastikan sumbangan signifikankepada komuniti setempat
Sumbangan adalah dalam bentuk pelaksanaan pembelajaransepanjang hayat, khidmat masyarakat, khidmat runding danaktiviti-aktiviti lain yang boleh meningkatkan sosio-ekonomisetempat.
5.3 Mengukuhkan sokongan alumni Sokongan kukuh daripada alumni diperolehi kewujudanpeluang pekerjaan, panel penasihat, latihan, motivasi dankewangan.
5.4 Membangunkan ekosistempenyelidikan dan inovasi
Meningkatkan ekosistem penyelidikan dan inovasi melalui: 1.Konsep lingkaran 4 pihak (Model Quadruple Helix Ecosystem)
2.Pembudayaan penyelidikan, inovasi dan pengkomersialanserta penggunaan dana dan geran yang berkaitan melaluikolaborasi dengan institusi pendidikan tinggi TVET.
TERAS STRATEGI, OBJEKTIF STRATEGI & DEFINISI OPERASI
TERAS STRATEGI OBJEKTIF STRATEGI DEFINISI OPERASI
10
2 0 O B J E K T I F S T R AT E G I B A H A R U2 0 1 8 – 2 0 2 5
MEMASTIKAN GRADUAN TVET
BERKUALITI
MEMPERKAYA BAKAT
MELESTARI INSTITUSI KONDUSIF
MEGOLAH REKA BENTUK SISTEM
PENDIDIKAN
Meningkatkan program dipacu industri melalui
penglibatan aktifdengan industri dan
komuniti
Memperkasakan pelajarmelalui pembudayaan
pembelajaran sepanjanghayat
Melahirkan graduanyang boleh bekerja,
berciri keusahawanandan seimbang melaluipembelajaran formal,
bukan formal dan tidakformal
MEMANTAPKAN PERKONGSIAN INDUSTRI DAN
KOMUNITI
Melahirkan staf yang efektif melalui program
pembangunan bakatjangka panjang yang
komprehensif
Mengekalkan danmengganjari bakat
melalui skim perkhidmatan yang
menarik
Menerajui RevolusiIndustri 4.0 menerusi
pendidikanberasaskan inovasi
Meningkatkanmekanisme
penyampaian yang berkesan
Mendapatkanpengiktirafan dan/
atau akreditasidaripada badan-badan
yang diiktiraf / ditubuhkan di
peringkat kebangsaandan antarabangsa
Meningkatkan danmempelbagaikan pendapatan ke
arah kemapanan kewangan
Meningkatkankerjasama dengan
pihak industri
Memastikansumbangan signifikan
kepada komunitisetempat
Mengukuhkansokongan alumni
Membangunkanekosistem
penyelidikan daninovasi
Menjenamakan semula imejTVET
Mencapai matlamatorganisasi yang digariskanmelalui keberkesanan kos
Mengurus kewangan secaracekap dengan mematuhiperaturan dan prosedur
Meningkatkan tadbir urusmelalui lean management
Mewujudkan persekitaranyang kondusif melalui
budaya kerja yang positif
Menyesuaikan teknologidigital seluruh kampus
Menyediakan fasiliti terkinitermasuk prasarana dan
kelengkapan yang relevan
116
KPI10 KPI
3 KPI
4 KPI
8 KPI
• Menyediakan akses yang meluas kepada program TVET berkualiti dan diiktiraf
• Memperkasa komuniti melalui pembelajaran sepanjang hayat
• Membangunkan graduan holistik, berciri keusahawanan dan seimbang
• Memanfaatkan sepenuhnya perkongsian pintar dengan pihak berkepentingan
Menjadi peneraju institusi TVET yang terdepan
VISI
MISI
PELAN STRATEGIK JPPKK 2018-2025
12
KPI Jabatan1 KPI
InstitusiOBB
KPT
KPI
L4
12
20 CADANGAN STRATEGIK OBJEKTIF
& 31 CADANGAN KPI
18 KPI
Jabatan &
Institusi
19 Julai 2017
PolyPMO bersama Ketua Pengarah, JPP
10 Okt 2017
Taklimat Bengkel Semak
Semula KPI Jabatan &
Institusi 2018
1 Ogos 2017
Penghantaran Permohonan
Pakej Bengkel Semak
Semula KPI 2018
13 – 25 Okt 2017
Pengisian Borang A Oleh Pemilik Proses di Jabatan
31 Okt – 2 Nov
Bengkel Semak Semula KPI 2018
(Pengisian Borang B dan Borang C)
TimelineSemakan
Semula KPI JPPKK 2018
3 – 13 Nov 2017
Pengisian Borang D Oleh Pemilik Proses di Jabatan
14 - 17 Nov 2017
Pengisian Borang E Oleh Urus Setia (Bahagian Dasar)
20 – 24 Nov 2017
Mesyuarat Penetapan KPI Jabatan
& Institusi 2018
17 Okt – 15 Dis 2017
Pembangunan Sistem Pemantauan KPI Jabatan &
Institusi 2018 (sementara)
16 - 17 Dis 2017
Bengkel Latihan Sistem Aplikasi
Pemantauan KPI Jabatan & Institusi
2018
18 Disember 2017
Pelancaran Sistem Aplikasi
Pemantauan KPI Jabatan 2018
(sementara)
13
A B & C D E
Proses Semak Semula KPI
EDCBABorang Borang Borang Borang Borang
Draf KPI(Pemilik Proses)
Pemurnian 1(Bengkel Semak
Semula KPI)
Pemurnian 2(Bengkel Semak
Semula KPI)
Pemurnian 3(Oleh Pemilik
Proses Di Jabatan)
Draf Akhir KPI(Urus Setia)
14
JADUAL BENGKEL SEMAKAN SEMULA KPI (31 OKT – 2
NOV 2017)
TEMPAT: KINRARA RESORT, PUCHONG
MASA
TARIKH
PAGI PETANG MALAM
8.30-10.30 10.30-
10.45
10.45-12.30 12.30-
2.00
2.00-3.00 3.00-
5.00
5.00-
8.30
8.30-10.30 10.30
SELASA
31/10/2017 TAKLIMAT
RE
HA
T
Perbincangan
dalam kumpulan
(Borang B)
RE
HA
T
Perbincangan dalam
kumpulan
(Borang B)
RE
HA
T
Perbentangan
Wakil Kumpulan
(Borang B)
RE
HA
T
RABU
1/10/2017 Perbentangan
Wakil Kumpulan
(Borang B)
Perbentangan
Wakil Kumpulan
(Borang B)
Perbentangan
Wakil Kumpulan
(Borang B)
Perbentangan
Wakil Kumpulan
(Borang B)
KHAMIS
2/11/2017
Perbentangan
Wakil Kumpulan
(Borang B)
Pemurnian
(Borang C)
&
BERSURAI
15
1. Huraian oleh Pemilik Proses KPI mengenai • Status KPI• Kategori KPI• Penyataan KPI• OD KPI• Sasaran Pusat• Sasaran institusi• Bahan / dokumen bukti pencapaian KPI
2. Q&A
Pembentangan meliputi
PEMBENTANGAN KUMPULAN SEMASA DI BENGKEL SEMAKAN SEMULA KPI PADA 31 Okt – 1 Nov 2017 (BORANG B)
16
• Cadangan Senarai KPI mengikut Strategic Objectives (SO) yang dipersetujui digunapakai pada tahun 2018
• Sasaran jabatan(JPP & JPKK) 2018-2023 yang dipersetujui
• Sasaran institusi (Politeknik & Kolej Komuniti) 2018-2023 yang dipersetujui
• Senarai dokumen sokongan yang diperlukan
• Kesemua pemilik proses & pelaksana mendapatpengetahuan & kefahaman mengenai pelan StrategikJPPKK 2018-2023
KEBERHASILAN BENGKEL
17
PERHATIAN
1. KPI yang terhasil dari Bengkel
Semakan Semula ini masih lagi
diperingkat semakan dan penyelarasan
di jabatan
2. KPI ini perlu mendapat persetujuan
dan kelulusan Mesyuarat Pengurusan
JPP terlebih dahulu
3. Akan dilaksanakan seawal Januari
201818
JABATAN
UPPP
KPI JABATAN(Bahagian di JPP & JPKK)
KPI INSTITUSIPoliteknik & Kolej Komuniti
Penetapan Pelan Strategik & KPI
Mengurus dan memantauanpencapaian KPI
Pemilik proses Pelaksana
Garis panduanpelaksanaan aktiviti
KPI 19
ALIRAN PEMANTAUAN PRESTASI KPI JABATAN & INSTITUSI
KATEGORI POLITEKNIK
SEDIA ADA CADANGAN
Premier = 3 Politeknik Premier = 3 Politeknik
Konvensional 1 = 14
Politeknik
Konvensional 1 = 23
Politeknik
Konvensional 2 = 11
Politeknik
Konvensional 2 = 4 Politeknik
METrO = 5 Politeknik METrO = 6 Politeknik
Jumlah Politeknik di Malaysia – 36 buah politeknikTerbahagi kepada 4 kategori Politeknik :
20
SENARAI POLITEKNIK KONVENSIONAL 1 & 2
Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah
(POLISAS)
Politeknik Sultan Abdul Halim
Muadzam Shah (POLIMAS)
Politeknik Kota Bahru (PKB)
PoliteknikKuching Sarawak
(PKS)
Politeknik Port Dickson (PPD)
Politeknik Kota Kinabalu (PKK)
PoliteknikSeberang Perai
(PSP)
Politeknik Sultan Mizan Zainal
Abidin (PSMZA)
PoliteknikMerlimau (PMM)
Politeknik Sultan Azlan Shah (PSAS)
PoliteknikSultanah Bahiyah
(PTSB)
Politeknik Sultan Idris Shah (PSIS)
Politeknik TuankuSyed Sirajuddin
(PTSS)
PoliteknikMuadzam Shah
(PMS)
Politeknik Mukah(PMU)
Politeknik Melaka (PMK)
Politeknik Kuala Terengganu (PKT)
Politeknik Nilai(PNS)
Politeknik Mersing(PMJ)
Politeknik BalikPulau (PBU)
PoliteknikSandakan Sabah
(PSS)
Politeknik Banting Selangor (PBS)
Politeknik Jeli(PJK)
Politeknik Hulu Terengganu (PHT)
Politeknik TunSyed Nasir (PTSN)
Politeknik BesutTerengganu (PBT)
Politeknik Bagan Datuk
Konvensional 1 - 23 buah politeknik
Konvensional 2 – 4 buah Politeknik 21
KATEGORI KOLEJ KOMUNITI
SEDIA ADA
Rintis
Perantis 1
Perantis 2
Tunas
Jumlah kolej komuniti di Malaysia – 91 buah kolej komunitiTerbahagi kepada 4 kategori kolej komuniti:
22
JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK (JPP)
1. Bahagian Kecemerlangan Profesional (BKPro)2. Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP)3. Bahagian Dasar (BD)4. Bahagian Perancangan Politeknik (BPP)5. Pusat Penyelidikan Dan Inovasi Politeknik (PPIP)6. Bahagian Hubungan Industri dan Kebolehpasaran (BHIP)7. Bahagian Pembangunan Kurikulum (BPK)8. Bahagian Peperiksaan dan Penilaian (BPN)9. Bahagian Instruksional Dan Pembelajaran Digital (BIPD)10. Bahagian Pembangunan Pelajar (BPPel)11. Bahagian Pengambilan Pelajar (BAP)12. Unit Komunikasi Korporat (UKK)
PEMILIK PROSES
23
JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI (JPKK)
1. Bahagian Dasar2. Bahagian Akademik dan Pendidikan Berterusan3. Bahagian Peperiksaan dan Penilaian4. Bahagian Pembangunan Pelajar5. Bahagian Koloborasi dan Keusahawanan6. Bahagian Pengurusan Maklumat dan Korporat7. Bahagian Khidmat Pengurusan
PEMILIK PROSES
24
APAKAH YANG PERLU DISEMAK SEMULA?
Penambahbaikan dan penetapan KPI dari segi:• Kategori KPI• KPI sedia ada/baharu• KPI dilaksanakan/ditangguh• Penyataan KPI• Definisi Pengoperasian• Sasaran Pusat (JPP & JPKK) & Sasaran Institusi (politeknik & kolej
komuniti)• Formula/pengiraan• Dokumen bukti
25
KPI BERASASKAN KAJIAN PENYELIDIKAN
Bil Kajian Penyelidikan Pemilik Proses KPI
Pemilik Proses Kajian
1 Lean Management Maturity BD & BD JPKK BD
2 Staff Happiness Index BKPro PPIP
3 Digitalization Maturity UNIT TVET/BPP BPP/UNIT TVET
4 Tahap kecekapan OEE (Overall Equipment Efficientcy Value)
BPP BPP
5 Staff Attributes Maturity Level BKPro BKPro
6 Kesediaan institusi ke arah pendidikan4.0
BIPD Unit TVET
7 Industry happiness index BHIP BHIP
8 Community happiness index JPKK JPKK
9 Pencapaian PEO BPK BPK
26Sasaran tahun 2018 ialah laporan hasil dapatan kajian bagi setiap perkara di atas siap dandibentangkan .
LAMPIRAN 1
Penyataan KPI mestilah mempunyai elemen SMART
S = SpesificM = MeasurableA = AchievableR = RelevantT = Time-related
PERNYATAAN KPI
27
ATTRIBUTES
OF
KPI
S
M
A
R
TTime-phasedIt is important to express the value of the KPI in time. Every KPI only has a meaning if one knows the time dimension in which it is realized. The realization and standardization of the KPI therefore has to be time phased
SpecificIt is clear and well-defined. This helps both the performer and the manager, as the performer knows what is expected of them and the manager is able to monitor and assess actual performance against the target. Specific also may well include a scope description, which includes details of what is not included.
MeasurableProgress towards target often need to be monitored whilst work is under way. It is also very useful to know when that work has been done and the target is achieved.
AchievableAchievable objectives ensure that everything is in place and that if the person does not reach the goals they cannot reasonably point the finger elsewhere.
RelevantThe KPI must give more insight in the performance of the organization in obtaining its strategy. If a KPI is not measuring a part of the strategy, acting on it doesn’t affect the organizations’ performance. Therefore an irrelevant KPI is useless.
PERNYATAAN KPI
28
% Graduat Mendapat Pekerjaan Dalam Tempoh 6 Bulan selepas
tamat pengajian.Measurable
Achievable
Relevant
Time-related
Spesific
CONTOH: PENYATAAN KPI
PERNYATAAN KPI
29
- Definisi Pengoperasian ialah penerangan mengenai KPI; istilah (terms), kaedah pengukuran termasuk formula (jika ada), skop dll.
- OD membantu pelaksana, pemilik proses dan pemantau memahami KPI.
- OD mempengaruhi pengukuran pencapaian KPI.
DEFINISI PENGOPERASIAN
30
DEFINISI PENGOPERASIAN
• Takrifan istilah; individu/ kumpulan/ agensi/ Institusi / barangan tertentu yang tergolong dalam skop KPI
• Ruang-lingkup pelaksanaan• Batasan/ pengecualian (jika ada)• Formula/ pengiraan (jika ada)• Kumulatif/ non kumulatif • Dan lain-lain yang difikirkan perlu
Perkara yang perlu diberi perhatian:
31
BIL. KPI DEFINISI OPERASI
1. ENROLMEN
PELAJAR
DALAM
PROGRAM TVET
DI IPTA
Enrolmen merujuk kepada bilangan keseluruhan pelajar yang mendaftar program
TVET (sepenuh dan separuh masa/ secara sambilan) pada sesi semasa termasuk
pelajar yang menjalani latihan industri dan yang mendapat cuti dengan kebenaran/
menangguh pengajian.
Definisi TVET dalam konteks Pendidikan Tinggi Negara ialah :
a. Program Sarjana Muda Teknologi, Diploma Teknologi dan Sijil Teknologi yang
mempunyai komponen praktikal sebanyak 40% ke atas sebahagian kurikulum,
dan pembelajaran & pengajaran (P&P) program tersebut; atau
b. Program Sarjana Muda, Diploma dan Sijil yang tidak menggunakan
perkataan “Teknologi” tetapi merangkumi komponen praktikal
sebanyak 40% ke atas sebahagian daripada kurikulum, dan
pembelajaran & pengajaran (P&P) program tersebut.
Unit : Nombor
CONTOH : DEFINISI OPERASI (OD) KPI LONJAKAN 4
32
BIL. KPI DEFINISI OPERASI
2. PERATUS
PELAJAR
LEPASAN SPM
MENGIKUTI
PROGRAM TVET
DI IPTA
Pengukuran merujuk kepada peratus pelajar lepasan SPM yang mengikuti
program TVET pada tahun semasa berbanding dengan jumlah pelajar lepasan
SPM pada tahun sebelumnya.
Lepasan SPM adalah pelajar yang telah lulus SPM pada tahun sebelumnya untuk
melanjutkan pengajian pada peringkat diploma atau sijil di MTUN, Politeknik atau
Kolej Komuniti pada tahun berikutnya.
PERATUS PELAJAR LEPASAN SPM MENGIKUTI PROGRAM TVET DI IPTA
NOTA :
Tujuan akhir data ini dikumpul adalah untuk melihat peratusan lepasan SPM
yang mengikuti program TVET selepas usaha mengarusperdanakan TVET
dijalankan
CONTOH : PENGIRAAN & FORMULA DALAM KPI
= Bilangan pelajar lepasan SPM tahun sebelumnya yang mengikuti program
TVET pada tahun semasa
-------------------------------------------------------------------------------------- x 100%
Jumlah lepasan SPM pada tahun sebelumnya
33
Sasaran KPI:
– Adalah jangkaan pencapaian KPI dalam tempoh 1 tahun
– Mengambilkira kemampuan pelaksana dari segi sumber manusia, kewangan,
prasarana dan lain-lain
– Ditetapkan bagi tahun 2018 - 2020
– Perlu dipersetujui oleh Pemilik Proses dan Pelaksana semasa bengkel semakan
semula KPI
SASARAN KPI
34
Kaedah meletakan sasaran:
• Sasaran Jabatan & Sasaran Institusi yang dicadangkan haruslah bukan
sasaran yang telah dicapai
• Sasaran mestilah lebih dari pencapaian tahun lepas
• Sasaran mampu dicapai dengan kekuatan sumber-sumber yang dimiliki
• Sasaran boleh ditentukan dengan melihat kepada trend pencapaian
beberapa tahun bagi KPI berkaitan
SASARAN KPI
a) Sasaran Jabatan
Sasaran utama yang ditetapkan oleh pemilik proses sebagai pengukuran pencapaian Jabatan
b) Sasaran Institusi
Sasaran yang ditetapkan mengikut kategori institusi bagi menjamin pencapaian sasaran jabatan. Sasaran ditetapkan oleh Pemilik proses dengan persetujuan pelaksana (Politeknik & Kolej Komuniti). Sasaran KPI bagi setiap kategori institusi adalah berbeza bersesuaian dengan objektif kewujudannya dan keupayaan sumbernya.
2 jenis sasaran
35
DOKUMEN BUKTI
Bahan / dokumen bukti penting dalam mengukur pencapaian sebenar KPI.
Ia disediakan oleh pelaksana KPI sama ada di Jabatan atau di institusi.
Bahan / dokumen bukti adalah satu bukti pelaksanaan aktiviti KPI yang kukuh menunjukkan pencapaian sasaran KPI adalah benar dan tidak meragukan.
Kegagalan pihak pelaksana menunjukkan bukti yang kukuh akan menyebabkan pencapaian aktiviti KPI tidak dapat diambilkira semasa pengukuran pencapaian KPI berkenaan.
36
Laporan-laporan aktiviti bukan lah bukti yang jelas walaupun iaditandatangani oleh Pengarah/TPA/TPSA/KJ/KJ.