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Taller de Proyectos

Marcelo Da Costa Porto

Paul Gálvez

Octubre 2016

DIRECCION NACIONAL DE ADUANAS

Asesoría

Un breve repaso

Planificación y proyectos

Herramientas de gestión de proyectos

La gestión de proyectos en la DNA

Planificación Estratégica

Para qué planificar?

• Alinear y coordinar esfuerzos

• Tomar decisiones basados en información

DIRECCION NACIONAL DE ADUANASSanto Domingo – Enero 2016

2.2 Diseñar

Estrategia

1. Hacer un

diagnóstico

2. 1. Sistema de

creencias

2.3 Construir las

herramientas

3. Socializar el

modelo

4. Gestión de

Iniciativas

2. Modelo de

Planificación

Modelo de Planificación Estratégica

Conductas Esperadas


Asesoría

Diagnóstico

Qué es?

o Es un proceso de análisis

o Permite conocer la situación real de la organización en un momento

dado

Conocer qué?

o Sus fortalezas, en qué somos buenos y por qué lo somos

o Sus problemas, identificarlos, medirlos.

o Sus áreas de oportunidad

Factores Externos

• Políticas de Gobierno

• Coyunturas económicas

• Acuerdos Internacionales

Factores Internos

• Clima organizacional

• Procesos internos

• Tecnología instalada

• Funcionarios


Asesoría

Mapas Estratégicos


Asesoría

Indicadores

Un buen indicador debe ser:

• Completo – Tiene que representar al Objetivo

• Sensible - Reporta el esfuerzo del responsable

• Objetivo – Si es medido en distintas condiciones, tiene

que dar el mismo valor

• Eficiente – El esfuerzo de medirlo no tiene que ser

costoso


Asesoría

Grupos de Interés

Se define como grupo de interés aquellas personas o grupos que tienen un

interés directo o indirecto en el proyecto y ademas sus acciones pueden

afectar pósitiva o negatívamente en el ciclo de vida del proyecto.

• Analizar de un modo constante y proactivo sus necesidades y expectativas

• Generar categorías que nos permitan analizar en mayor grado de detalles

dichas necesidades

• Definir los canales de comunicación y los mecanismos de gestión más

efectivos

Y para qué?


Asesoría

Gestión de proyectos hace realidad la estrategia


Asesoría

Objetivo: Control y

Facilitación

Agilidad en los Controles

% cumplimiento del Proyecto 100%

95%

Precinto Electrónico

Un ejemplo

Gestión de proyectos hace realidad la estrategia


Asesoría

Gestión de Proyectos - Algunas definiciones

Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear

un producto, servicio o resultado único

– Los proyectos tienen un principio y un final.

– Un proyecto SIEMPRE debe generar algo (y si sirve para algo, mejor).

– Ese “algo” debe ser único, es decir, que no surge de tareas repetitivas.


Asesoría

Ejemplos de proyectos

Cuáles son proyectos?

Construir un edificio?

Pagar los sueldos?

Tramitar expedientes?

Acceso Maciel

Caso de Estudio

“La aduana de Desembarco del Rey en el País de

los Siete Reinos” (II)

1. Determinar proyectos para el logro de las metas

Un buen RP tiene la habilidad de hacer que las cosas sucedan

Liderazgo

Trabajo en equipo

Motivación y motivador

Comunicación

Toma de decisiones

Conocimientos

Negociación


Capacidades de coordinación general y comunicación, combinando sus

conocimientos, su capacidad de gestión y sus habilidades interpersonales:

Responsable de Proyectos


Asesoría

Ciclo de vida de un proyecto

Definir la necesidad

• Propuesta de la idea

• Plasmarlo en papel: Acta de

constitución

• Elección del Director del Proyecto

• Definir objetivos

• Identificar interesados

• Recopilar requisitos

• Definir Alcance del proyecto

• Etapas del proyecto - Cronograma

Dirigir y gestionar la realización de las

actividades:

• Controlar RRHH

• Adquisiciones del proyecto

• Comunicar los avances

• Gestionar la calidad de los entregables

Monitorear el trabajo del proyecto:

• Control del cronograma

• Control del presupuesto

• Control de los riesgos

Gestionar los cambios


Asesoría

Gestión de Proyectos

Acta de constitución

Un proyecto no debe de comenzar sin contar con una Acta de Constitución

Definición del Director del Proyecto

Justificación / Antecedentes

Determinación del alcance

Estructura del proyecto

Cronograma general

Financiación

Identificación de interesados

Acta de

constitución


Asesoría

Gestión de Alcance del Proyecto

Para qué definir el Alcance del Proyecto?

Para asegurar que el proyecto

comprenda TODO el trabajo requerido

y SÓLO el trabajo requerido

Con el fin de completar el proyecto

satisfactoriamente


Asesoría


Diferencia de Alcance Producto y Proyecto

Alcance del ProductoCaracterísticas y funciones que

caracterizan al producto, servicio

o resultado final

Alcance del ProyectoTrabajo a realizar para entregar el

producto, servicio o resultado con

las funciones y características

especificadas


Asesoría


Determinamos el alcance de nuestros proyectos

Gestión del Tiempo

Sus proyectos terminan a tiempo?



Asesoría


Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Producto Final Estructura Desglose de Trabajo


Asesoría


Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Debe cumplir la regla del 100%

• Debe especificar el 100% del trabajo que se debe realizar y debe contener todos sus entregables

• La suma del trabajo de los “hijos” de un componente es el 100% del trabajo que requiere dicho

componente “padre”

• No puede incluir más del 100% del trabajo

• Regla aplicable también cuando se definan las actividades para cada paquete de trabajo (área

de conocimiento de tiempo)


Asesoría


Armamos EDT



Alcance

Tiempo

Costo

Calidad

Recursos

Riesgo

Tiene que hacer que

las cosas pasen


Asesoría

Herramientas para medir la estrategia


Asesoría

El caso de la DNA

Aduana

Moderna

Actitud

proactivaFoco en

Resultados

Equipo – mismo

barco

Servicio

público

Expertos

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