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Madrid, 17 de mayo 2018

IFMA España Comisión de Research Taller Innovación. RETOS ACTUALES Y FUTUROS del FM. Colaboración IFMA España- Vodafone.

Gonzalo Montoya Director Research

IFMA España

Enrique Martín Director Innovación

VODAFONE

INNOVACION: Retos actuales y futuros del FM Madrid, 17 de Mayo de 2018

Dirección Innovación Comisión Research

La Comisión Research de IFMA España, en colaboración con la Dirección de Innovación de VODAFONE, organiza este “Taller de Design Thinking* para

investigar y definir los retos actuales y futuros del Facility Manager”

Design Thinking: Metodología usada por los diseñadores para resolver problemas. Apela al trabajo en equipo y la creatividad para hallar soluciones

innovadoras. Se utiliza actualmente en las empresas y start-ups más disruptivas para buscar soluciones a las necesidades reales de los usuarios.

TALLER DE RESEARCH - CONCLUSIONES

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Bienvenida 9:30 0:15

Presentación de Bloques de Trabajo 9:45 0:10

Metodología y Reglas del Juego 9:55 0:10

Descanso 10:05 0:20

PARTE I: Investigación de Retos Actuales

Ejercicio 1: Generación de retos actuales 10:25 0:20

Ejercicio 2: Agrupación de retos 10:45 0:15

Ejercicio 3: Votación para selección de oportunidades 11:00 0:10

Que esta pasando 11:10 0:20

PARTE II: Investigación de Retos Futuros

Ejercicio 4: Generación de retos futuros 11:30 0:20



PARTE III: Presentacion de Resultados

Ejercicio 7: Preparar presentación 12:15 0:25

Ejercicio 8: Presentación de resultados 12:40 0:45

Fin de la Sesión 13:25

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19 June 2018 Insert Confidentiality Level in slide

footer

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Metodología Design Thinking

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Paradigma

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Proceso Design Thinking: Pensamiento de Diseño

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Proceso Creativo

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Habilidades del cerebro creativo.

– Absorber. Recibes datos

– Retener. A corto o a largo otra no

– Divergir. Generar opciones ante un problema

– Converger. Seleccionar las cosas más interesantes

Idear, abrir Evaluar, cerrar

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Reglas del Juego

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Descanso 10:05 0:20














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PARTE I: Investigación de Retos actuales • Objetivo: Sacar una lista de todos los retos.

Identificar los problemas a resolver / área de oportunidad a trabajar.

• Incorporar todos los puntos de vista. (Equipo multidisciplinar)

• Técnicamente un reto es una frase que empieza con la formula “¿Cómo podríamos…. “

– SCAMPER: sustituir, cambiar, adaptar, modificar, poner en otro lugar, eliminar, reordenar

• Estamos en DIVERGENCIA

EJERCICIO 1 - (15 min):

• En grupo con el facilitador

• Generar frases con los

retos dentro del área de

trabajo

• Recopilar 1 hecho en

cada en Post-It amarillo

¿Cómo

Podríamos

… ?

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EJERCICIO 2: Agrupación (15 min):

• En grupo consensuar si los retos se pueden agrupar

• Etiquetar los nuevos grupos con Post-IT de otro color

SUJETO +

VERBO +

PREDICADO

PARTE I: Selección de Retos

EJERCICIO 3: Votación (10 min):

• Cada miembro del equipo coge 3 GOMETS

• Votad individualmente y compartir las razones en equipo

• Consensuar los retos mas importantes

• Objetivo: seleccionar los retos mas importantes a los que os enfrentáis actualmente.

• Estamos en CONVERGENCIA

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Descanso 10:05 0:20














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• Objetivo: Sacar una lista de todos los retos. Identificar los problemas a resolver / área de oportunidad a trabajar.

• Incorporar todos los puntos de vista. (Equipo multidisciplinar)

• Técnicamente un reto es una frase que empieza con la formula “¿Cómo podríamos…. “

– SCAMPER: sustituir, cambiar, adaptar, modificar, poner en otro lugar, eliminar, reordenar

• Estamos en DIVERGENCIA

EJERCICIO 1 - (15 min):

• En grupo con el

facilitador

• Generar frases con los

retos dentro del área de

trabajo

• Recopilar 1 hecho en

cada en Post-It amarillo

¿Cómo

Podríamos

… ?

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EJERCICIO 2: Agrupación (15 min):

• En grupo consensuar si los retos se pueden

agrupar

• Etiquetar los nuevos grupos con Post-IT de

otro color

SUJETO +

VERBO +

PREDICADO

PARTE II: Selección de Retos EJERCICIO 3: Votación (10 min):

• Cada miembro del equipo coge 3

GOMETS

• Votad individualmente y compartir

las razones en equipo

• Consensuar los retos mas

importantes

• Objetivo: seleccionar los retos mas importantes a los que os enfrentáis actualmente.

• Estamos en CONVERGENCIA

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Descanso 10:05 0:20














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Ejercicio 7: Preparar Presentación (25 min)

• Presentar los resultados en 2 slides:

• Retos actuales

• Retos futuros

PARTE III: Presentación Conclusiones Objetivo: Recopilar lo trabajado en una presentación para compartirlo

con el resto de asistentes

Ejercicio 8: Presentación (5 min + 2 Preguntas)

• Cada Equipo tiene 5 min para presentar

• 2 minutos para preguntas/dudas

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RETOS ACTUALES RETOS FUTUROS

COMUNICACIÓN. ¿Cómo podrías hablar el mismo idioma?

VISION. ¿Cómo podemos conocer el futuro?

GESTIÓN. ¿Cómo podríamos simplificar la gestión?

VALOR AÑADIDO. ¿Cómo podríamos unificar intereses?

EMPATÍA. ¿Cómo podríamos saber que significa bien? ¿Cómo podríamos ponernos en el lugar del otro?

COMUNICACIÓN. ¿Cómo podrías hablar el mismo idioma?

VISION. ¿Cómo podemos conocer el futuro? ¿Cómo podríamos integrar las nuevas tecnologías de servicios? ¿Cómo podríamos conectar todo?

FLEXIBILIDAD, ADAPTABILIDAD. ¿Cómo podríamos flexibilizar los espacios? ¿Cómo podríamos flexibilizar los recursos? ¿Cómo podríamos vivir fuera de la zona de confort? Cómo podríamos cambiar tan rápido? ¿Cómo podríamos subir a las nuevas generaciones?

EMPATÍA ¿Cómo podríamos saber que nuestros clientes están satisfechos?

CONCLUSIONES. Alineamiento Estratégico y Gestión

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• Alineamiento estratégico

• Valor añadido • Planificación y

control de la función • Gestión de recursos • Implantación y

despliegue de políticas (medioambiente, gestión energética, wellbeing, etc.)

• Auditoría, etc.

Alineamiento estratégico y gestión




INNOVACIÓN. Digitalización. Sinergias. Robótica. Desde el contrato hasta la supervisación y ejecución.

• CONTRATOS. Flexibles. Cambiar subcontratación por acuerdo entre socios. • INVERSIÓN. Centradas en las necesidades de las personas. • SUPERVISIÓN Y MEDICIÓN. Adelantarnos a las necesidades del usuario.

INSTALACIONES. Facilidad en la gestión del Edificio Virtual/Real. Todo conectado/donde esta el fallo. Porfolio de elementos a mantener mucho mayor. USUARIOS. Gestión de Servicios más humanos cercanos y únicos. INVERSIÓN. Análisis de la inversión en nuevas tecnologías en general y el asentamiento del producto en el mercado.

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CONCLUSIONES. Cadena de Suministro

• Modelos de

contrato

• Modelos Económicos

• Gestión de inversiones

• Supervisión y control de operaciones

Cadena de suministro




DATOS. Fiabilidad. Transparencia. Relación con el activo. EXPERIENCIA. Detectar la experiencia y necesidades. COMUNICACIÓN. Disponer un lenguaje inteligible. GESTIÓN. Integración. MÉTODOS. Inteligencia Aumentada.

CONECTIVIDAD. Sistemas y todo el personal de interés implicado. PERSONAS. Otro concepto de trabajo. Disponibilidad. Privacidad. MANTENIMIENTO. HVAC flexible. Diagnóstico automático. ACTIVOS FÍSICOS. Identificar la condición. MEDIO AMBIENTE. Minimizar la huella.

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CONCLUSIONES. Sistemas de Gestión de la Información

• Gestión de la

información operativa y de gestión.

• Gestión de inventarios e instalaciones.

• Gestión del portfolio inmobiliario.

• Gestión de servicios Hard y Soft

Sistemas de gestión de la información.




INVENTARIO DE INMUEBLES Y SU GESTIÓN. Tener un buen sistema de gestión, incluso documental. Tener un inventario actualizado, completo, al día. OBRA Y ACTIVOS FÍSICOS. Cumplimiento de Plazos de Obra. Garantía de la Puesta en marcha ( KPI). Mejorar la puesta en Mercado del Edificio. IMPUESTOS Y SEGUROS. Control del importe de Impuestos y provisión de Costes. OPERACIÓN DE COMPRA, VENTA Y ALQUIER. Control de los suministros y las utilities.

INVENTARIO DE INMUEBLES Y SU GESTIÓN. Energía 100% sostenible. Sistema de Gestión conectado al edificio y toma de decisiones en tiempo real. OBRA Y ACTIVOS FÍSICOS. Máxima certificaciones, a futuro obligatorias. Utilización de nuevos materiales de Obra, incluso sostenibles. Seguimiento de obra vía Remota. IMPUESTOS Y SEGUROS. Bonificación de impuestos por activos verdes. OPERACIÓN DE COMPRA, VENTA Y ALQUILER. Estandarización de inmuebles en función del uso.

CONCLUSIONES. Gestión de la Cartera de Inmuebles.

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• Inventario de inmuebles.

• Nuevas obras, construcción, activos físicos, impuestos, etc.

• Operaciones de compra, venta y alquiler

Gestión de la cartera de inmuebles




CONFORT/BIENESTAR. Cómo podríamos incorporar la naturaleza en los entornos de trabajo. Generar espacios que motiven a los usuarios. FLEXIBILIDAD. Integrar la flexibilidad de la tecnología y el espacio. Prescindir de puestos de trabajo fijos y asignados. TIPOLOGÍA DE ESPACIOS. COSTES/OPTIMIZACIÓN. MEDICIÓN. Cómo podemos medir el impacto de los espacios en la salud de los usuarios. APORTACIÓN /VALOR. ¿Cómo concienciar a los usuarios en la eficiencia energética? USUARIOS. Dar a conocer al usuario qué tipo de mobiliario existe y darle a elegir. ¿Cómo compartir plazas de parking?

EDIFICIOS VERDES. Medición ocupación en tiempo real: sensores en puestos de trabajo, aseos, zonas comunes. Optimización de las utilities: agua, gas, electricidad….con sensores de presencia. WELLNESS. Cómo dar a cada empleado lo que necesita. Estandarización Vs. Individualización. ¿Cómo medir la salud y el bienestar de los empleados? ESPACIOS FLEXIBLES. Tecnologías wireless en mobiliario y equipos. Espacios y mobiliario multifunción. ¿Cómo crear espacios de trabajo que cubran todas las necesidades? EDIFICIO INTELIGENTE. BMS para medición del estado del edificio y gestión de alarmas.

CONCLUSIONES. Entorno Físico (Servicios Hard)

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• Espacios y puestos

de trabajo

• Equipamiento y gestión de espacios

• Espacios compartidos

• Mantenimiento de infraestructuras

• Mantenimiento de instalaciones

Entorno físico




CALIDAD MEJORA DE SERVICIOS. Que las empresas de Servicios trabajen por un único/mismo PIN. Mejorar las relaciones interpersonales entre los equipos. COMUNICACIÓN INFORMACIÓN. NUEVAS NECESIDADES. Mejorar la gestión de Incidencias. Mejorar respeto Instalaciones. Anticipar Nuevos Servicios. MEDIOAMBIENTE. Papel 0. Información a Mano. TECNOLOGÍA/CONECTIVIDAD. Limpieza automatizada. Feed back usuarios. SEGURIDAD. OPTIMIZACIÓN. GESTIÓN COSTE. Trasporte sostenible, económico y seguro.

ESPACIOS. Gestión de espacios evolutivos y flexibles. Espacios exteriores innovadores. Teletrabajo. BIENESTAR. Wellness. Nuevas necesidades. Nuevas generaciones. TECNOLOGÍA. Archivos 3D. BigData/Robot. Nueva Info. Hologramas. Adaptar nuevas tecnologías. MEDIOAMBIENTE. Viajes con emisiones o.

CONCLUSIONES. Servicios Soft

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• Gestión documental y

archivo.

• Flota.

• Viajes.

• Seguridad.

• Limpieza.

• Catering.

Servicios Soft



ASISTENTES Francisco Garcia Ahumada Adela Cuadros Javier Garcia Montesinos José Maria Mora de la Puebla Panos Machairas Itciar Civantos Joaquín Montesinos Africa Sagradini Arias Alberto Bonilla Alicia Peña Merino Carlos Valera Cavaller Cristina Arriola Urruchi Cristina Mucientes Elena Valderrama Sierra Gonzalo Alvarez Rodriguez

AGRADECIMIENTOS

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Laura Sempere Pomares Maria González Nuria Muñoz Patricia Sanchez-Valladares Raul Garcia Monje Rui José Serra Palma Soraya Fernandez COMISIÓN RESEARCH IFMA ESPAÑA (Asistentes) Gonzalo Montoya Isabel Martinez Jesús Sainz José Luis Esteban Chimeno Puy Lopez de Velasco Rubén Fuste Murillo Rosa Diez



Muchas Gracias

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