taller de tic para docentes · 2013. 7. 3. · office excel microsoft excel es una aplicación...
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M a n u a l O f f i c e E x c e l
2013
TALLER DE TIC PARA
DOCENTES Desde lo básico
Lic. Victor Valenzuela
Mtro. Domingo Villavicencio
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA
Taller TIC desde lo básico Julio 2013
http://ticdesdelobasico.wordpress.com
OFFICE EXCEL
Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de
cálculo. Este programa es utilizado normalmente en tareas financieras y
contables. A este tipo de programa se lo conoce como Hoja de Cálculo porque
sirve para que una persona realice cálculos matemáticos cómodamente.
1. Inicio
La primera parte de la pestaña inicio es similar a la Office Word, ya que incluye
el formato de texto: tipo, tamaño, estilo y color de texto.
a. Celdas, filas y columnas
Office Excel al iniciar muestra una cuadricula compuesta por celdas, filas y
columnas, las celdas son cada casilla donde se pueden añadir, palabras,
números y fórmulas. El contenido de cada celda es individual y se pueden
escribir la cantidad de caracteres necesarios.
Las columnas son celdas ordenadas verticalmente y se identifican por una
letra del abecedario, las filas son una serie de celdas ordenadas
horizontalmente y se identifican por un número, por lo tanto a cada celda en la
hoja de cálculo le corresponde una letra y un número por ejemplo A5
*Se puede seleccionar toda una fila presionando en el número o toda una
columna presionando en la letra.
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Práctica 1
1. Abre un documento nuevo de Excel
2. Escribe los nombres de tus compañeros en las siguientes celdas
Francisco A5
Flor F2 Ma. Isabel C1
Luis Miguel D8
José Alonso B10 Verónica E4
Miryam A3 Miguel C9 Martha F6
Claudio B1 Mary Paz D7
Lizbeth A8 Martín C6 Oscar F10
3. Cambia el color de texto en cada caso
4. Guarda en tu memoria o carpeta personal.
b. Bordes y sombreado
Cada celda puede ser modificada en color interior, así mismo se puede
modificar el contorno, es decir la orilla que roda a la celda en grosor, ubicación
y estilo.
Al presionar el botón de borde que está
representado por un cuadrado, despliega un
listado de opciones de posicionamiento del
borde, es decir puedes elegir de qué lado se
coloca el borde, si se activan todos los bordes,
etc.
Así mismo se puede dibujar manualmente,
borrar, cambiar el color, elegir el estilo y
escoger más bordes.
S
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Práctica 2
1. En el mismo documento donde organizaste los nombres de tus
compañeros, aplica un color de sombreado diferente.
2. Aplica todos los bordes a cada celda
3. Modifica el color y estilo del borde en cada celda
4. Guarda el documento en tu carpeta o memoria.
c. Orientación del texto
Excel permite ajustar el texto en diferentes direcciones dentro de la celda.
Al presionar el botón de sombreado que está
representado por una cubeta de pintura, se
despliega una paleta de colores de la cual se
selecciona el color necesario.
Si requiere colorear toda una fila basta con
presionar en el número de la fila y elegir el
color, de igual manera si se requiere pintar
toda una columna se presiona en la letra y
elegir el color.
S
Al presionar el botón de
Orientación del texto se despliega
un listado de 6 opciones que
incluye diferentes direcciones del
texto.
Así mismo puedes dar formato
personalizado a la alineación de
celdas.
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Práctica 3
1. Abrir el mismo documento donde se encuentran los nombres de los
compañeros
2. Aplicar una orientación diferente a cada uno
3. Aplica orientación personalizada al menos a dos nombres
4. Guardar en memoria o carpeta.
d. Tamaño de celdas
Para ajustar el tamaño de una celda es necesario arrastrar con el mouse desde
la orilla de la letra o el número según corresponda a Columna o fila
Se arrastra la orilla de la letra
para enanchar la columna
Se arrastra la orilla del número
para enanchar la fila
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e. Combinar y centrar
Cuando se combinan dos o más celdas verticales u horizontales adyacentes, se
convierten en una celda de gran tamaño que se muestra en varias columnas o
filas. El contenido de una de las celdas aparece en el centro de la celda
combinada.
El proceso para combinar celdas es:
1. Seleccionar las celdas, ya sean horizontal o verticalmente
2. Presionar en el botón combinar y centrar
Dentro de la pestaña existen las opciones de:
Combinar horizontalmente: Al seleccionar varias filas y columnas permite
combinar las horizontales sin afectar las verticales (columnas)
Combinar celdas: combina todas las celdas incluyendo filas y columnas sin
centrar contenido
Separar celdas: permite después de haber combinado las celdas deseas
regresar a su estado normal (divido)
Práctica 4
1. Descarga el archivo combinar
2. Combina y centra la primera fila
3. Combina las celdas A3, A4 y A5
4. Combina las celdas A6, A7 y A8
5. Combina las celdas A9, A10 y A11
6. Combina las celdas A12, A13 y A14
7. Ajusta el tamaño de las celdas de tal manera que se aprecie en su
totalidad el contenido
8. Aplica todos los bordes a las celdas que incluyen contenido
9. Aplica sombreado a la celda del título
10. Aplica un sombreado distinto a cada fase del proceso de consultoría.
11. Guarda en memoria o carpeta
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f. Insertar eliminar
Si resulta necesario añadir una fila o una columna antes o después, Excel ofrece
la herramienta de insertar, de igual manera si desea eliminar una fila completa
o columna.
Práctica 5
1. Descarga el archivo insertar 2. Elimina Julio
3. Elimina la semana 3
4. Inserta una fila sobre la 1
5. En esa fila escribe “Reporte mensual”
6. Combina y centra
7. Aplica todos los bordes
8. Aplica sombreado a las filas 1 y 2
Al presionar insertar celdas
aparecen diferentes opciones de
inserción
Así mismo se puede insertar una
fila, columna e incluso una hoja.
Al presionar eliminar celdas
aparecen diversas opciones de
eliminar.
Así mismo se puede eliminar una
fila una columna y una hoja
completa
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3. Insertar gráficas
Utiliza Excel para representar información numérica de forma gráfica. Para esto
es necesario contar con información y seguir estos tres sencillos pasos:
1. Seleccionar la información
2. Insertar
3. Elegir un tipo de gráfico
Práctica 6
1. Utiliza el mismo documento de insertar
2. Selecciona todos los datos e inserta una gráfica de columna
3. Selecciona las filas 2 y 3, crea una gráfica circular
4. Selecciona las columnas 1 y 2, crea una gráfica de barra
5. Modifica el diseño: diseños del gráfico y estilos de diseño
6. Guarda en carpeta o memoria.
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3. Fórmulas
Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese
código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la
celda.
Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la
fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar
la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas
reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar
con un símbolo igual (=).
a. Sumar, restar, dividir, multiplicar
Fórmula para sumar =A+B
Por ejemplo =5+5
Si ya contamos con datos en las celdas sería =A1+B1
Al presionar la tecla ENTER aparecerá el resultado
Fórmula para restar
Fórmula para multiplicar
Fórmula para dividir
=A-B =A*B =A/B
Práctica 7
1. Descarga el documento suma-multiplica.
2. Aplica la fórmula de sumar a la columna D, =B+C
3. Aplica la fórmula de multiplicar a la columna F, =D*E
4. Combina la primera fila y aplica todos los bordes.
5. Crea una gráfica de barras considerando Producto y total cantidad
6. Crea una gráfica de columnas considerando producto y total.
7. Modifica el diseño: diseños del gráfico y estilos de diseño.
8. Guarda en memoria o carpeta.
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b. SUMA =SUMA(A:B)
1. La fórmula SUMA permite sumar una columna/fila completa a través de la
especificación de la celda de inicio y la celda final. Es útil cuando se deben
suman más de tres celdas a la vez.
2. Por ejemplo si se desea sumar toda una columna, desde A1 hasta A16 o si
se requiere sumar una fila desde A1 hasta H1.
3. Incluso es posible sumar filas y columnas a la vez, desde A1 hasta H16
Práctica 8
1. Abre el documento suma-multiplica
2. Aplica la fórmula SUMA a las columna B, C, D, E, F
3. Realiza una suma desde B3 a F11
4. Aplicar borde y sombreado a los resultados de SUMA
5. Guardar en memoria o carpeta
1
2
3
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b. PROMEDIO
La función PROMEDIO () sirve para obtener el promedio o media aritmética de un conjunto de
valores. Como argumentos puede tener celdas individuales y/o rangos de celdas que tengan
valores numéricos.
Tomas los valores y Excel te establece el promedio.
Por ejemplo, si fueran 10, 10, 10, 9, 6 Excel lo suma y divide entre 5 dando un resultado de 9 como
promedio.
=PROMEDIO(A:B)
Práctica 9
1. Abre el documento de promedio
2. Aplica la fórmula de promedio en la columna G
3. Obtén el promedio final considerando desde G3 hasta G20
4. Combina la primera fila y aplica bordes
5. Aplica sombreado a tus calificaciones
6. Crea una gráfica de columnas considerando las notas de todo el grupo, NO consideres
promedio
7. Crea una gráfica circular utilizando la fila 2 (indicadores) y la fila de tus calificaciones, NO
consideres promedio.
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6. Referencia de celdas
Cuando la información está organizada en diferentes hojas de Excel es
indispensable saber cómo crear referencias a celdas que se encuentran en
otras hojas. La nomenclatura es muy sencilla, solamente usamos el nombre de
la hoja seguido del signo de exclamación y la dirección de la celda.
Por ejemplo: =Hoja1!G3
La segunda opción es escribir el signo =, cambiar a la hoja donde está el dato
que necesitamos y presionar Enter.
Práctica 10
1. Abre el documento de promedio
2. En la Hoja 2 haz referencia a los datos de los nombres de los docentes
en la columna A
3. En la Hoja 2 haz referencia a los datos de los promedios en la columna B
4. Guarda en memoria o carpeta.
Combinar correspondencia con Word
Consiste en comunicar datos de una base de datos de Excel a un documento
de Word por ejemplo:
Tienes una lista de personas que dice
Pedro
María
Juan
Y un documento que dice
¡¡¡hola <nombre> te invito a mi fiesta!!!
Al combinar correspondencia te queda:
¡¡¡hola Pedro te invito a mi fiesta!!!
¡¡¡hola María te invito a mi fiesta!!!
¡¡¡hola Juan te invito a mi fiesta!!!
Pasos para crear carta de correspondencia
1. Tener el documento de Excel con el listado de palabras
2. Tener prediseñado el contexto del documento en Word (Títulos, frases,
fechas, las cuales se van a repetir)
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3. Clic en Correspondencia -> Iniciar combinación Paso a paso
por el asistente para combinar correspondencia a la derecha
aparece un recuadro, presiona siguiente -> utilizar documento
actual y presiona siguiente Utilizar una lista existente y
Examinar Eliges el documento de Excel en donde está la lista y
aceptar.
4. Coloca el cursor donde deseas que aparezcan los datos.
5. Clic en correspondencia insertar campo combinado
6. Eliges el nombre del campo combinado que deseas insertar el cual
depende de la base datos, por ejemplo Nombre y Matrícula
7. Presiona al lado derecho en Siguiente escriba la carta
8. Presiona en Siguiente Vista previas de las cartas
9. En la parte superior en correspondencia encontramos el botón de
registro siguiente para modificar el dato. Por ejemplo el segundo
nombre y la segunda matrícula
10. Presione siguiente complete la combinación
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11. Presione en editar cartas individuales
12. Elegir Todos de combinar registros
13. De acuerdo a la cantidad de la base de datos se generaran tantos
documentos, por ejemplo tiene 20 alumnos en la base de datos se
generan 20 Diplomas.
Práctica 11
1. Descarga el archivo constancia
2. Combina correspondencia con los datos de la hoja 2 del archivo
promedio considera Docente y Promedio.
3. Combinar registros para todos los docentes.
4. Guarda en memoria o carpeta