1Taller GelLuz ngela Carvajal Prez & Luz Marina Forero Ramrez.Servicio Nacional e !"renizajeCen#ro e Ge$#i%n !mini$#ra#ivaGe$#ionar la in&ormaci%n 'acieno u$o e la$ Tecnologa$ T(CSTecn%logo en Ge$#i%n )ocumen#al*ogo#+, -.1/Tra0ajo 1$cri#o GelLuz ngela Carvajal PrezLuz Marina Forero Ramrez(n$#ruc#ora2Ta#iana TovarServicio Nacional e !"renizajeCen#ro e Ge$#i%n !mini$#ra#ivaGe$#ionar la in&ormaci%n 'acieno u$o e la$ Tecnologa$ T(CSTecn%logo en Ge$#i%n )ocumen#al*ogo#+, -.1/TABLA DE CONTENIDOG3*(1RN31N L(N1! C41ST(3N!R(3(NTR3)4CC(3N....................................................................................................................................................53*61T(73S.............................................................................................................................................................89Cu+l e$ el o0je#ivogeneral e Go0ierno en lnea:............................................................................................./9C%mo &uncionael go0ierno en lnea:................................................................................................................./Com"onen#e$ 0+$ico$ e la "+gina ;'##"$2 encam0ioeIi$#eunae$#ruc#ura l%gica Hue "ermi#e ien#i&icar caa ocumen#o G re"re$en#ar lo$ elemen#o$e $u e$#ruc#ura in#erna ;cam"o$M m+rgene$M "+rra&o$...C. Se #ra#a e la e$#ruc#ura Hue leio el creaor al ocumen#oM G e0er+ $er la Hue a"arezca en la "an#alla el u$uario. Laien#i&icaci%nelo$ ocumen#o$ elec#r%nico$$e'acem+$ com"licaacuanonoeIi$#eunocumen#o"araleloen$o"or#e#raicional. Por ejem"loM reconoceremo$&+cilmen#e una car#aM un in&ormeM un con#ra#oM "ero no Huear+ muG claro cuano $e#ra#e e 0a$e$ e a#o$M 'i"er#eI#o$M 'oja$ e c+lculoM $i$#ema$ mul#imeia...8. L! PR1S1R7!C(UN e e$#o$ nuevo$ ocumen#o$ #am0in i&iereM Ga Hue el #iem"oHue $e e$#ima Hue $e "uee con$ervar el $o"or#e elec#r%nico vara en#re cinco G #rein#aaPo$M $egEn Hu $o"or#e $ea. ! e$#o $e $uma la ra"iez con Hue $e vuelven o0$ole#o$lo$ $i$#ema$M G el con$iguien#e volcao Hue 'aG Hue 'acer e uno$ $o"or#e$ a o#ro$"ara "oer $eguir acceieno a la in&ormaci%n. Por #an#oM el moo e "re$ervar e$#o$ocumen#o$ conlleva la co"ia con$#an#e e uno$ $i$#ema$ a o#ro$.Tenden#ias Te#nolgi#as. 1l $i$#ema in&orm+#ico el arc'ivo e0e in#egrar #oa$ la$ #area$ Hue $#e realiza2 aHui$ici%nel ma#erial Huenece$i#aGcuGacom"rae"enae$u"ro"io"re$u"ue$#o;orenaore$Mmo0iliarioM ma#erial e o&icinaM $o"or#e$ ocumen#ale$...C> con#rol e la ocumen#aci%n Hueal0ergaM e lo$ i$#in#o$ #i"o$ e acce$o$ al $i$#ema Hue $e o#organM e la$ con$ul#a$ Hue $erealizan a la 0a$e e a#o$M e lo$ "eroo$ e #ran$&erencia $i lo$ 'aG> almacenamien#o e lo$ocumen#o$> G i&u$i%n e in&ormaci%n acerca el "ro"io &uncionamien#o el arc'ivo;norma$M in&ormaci%n Hue recoge...C G e la ocumen#aci%n e Hue i$"one.1l $i$#ema im"lan#ao en un arc'ivo e ocumen#o$ elec#r%nico$ e0er+ #ener en cuen#a lo$avance$ e la #ecnologa G "ermi#ir volcar $u in&ormaci%n e una &orma &+cil G &ia0le a o#ro$$o"or#e$ m+$ moerno$ G acore$ con la #ecnologa Hue u$an lo$ creaore$ G la$ nece$iae$e la organizaci%n.ComoEl#imo"un#orela#ivoala$ #ecnologa$M lain#erconec#iviaelo$ $i$#ema$ "arain#ercam0iar in&ormaci%nM "ara lo cual e$ "reci$o con#ar con e$#+nare$ e comunicacione$Hue "ermi#an enviar in&ormaci%n en#ro e una mi$ma organizaci%n o en#re varia$. 1DTenden#ias organiBa#ionales.La in#roucci%n e lo$ ocumen#o$ elec#r%nico$ 'a originao un cam0io en la "ol#ica e lage$#i%n e lo$ ocumen#o$ Hue a&ec#a a i&eren#e$ a$"ec#o$ en#ro e la$ #area$ el arc'ivo.1$ "reci$o e$#a0lecer "ol#ica$ en cuan#o a2 &acili#aci%n e la ge$#i%n e lo$ ocumen#o$ "ara $a0er Hu rol e0e a$umir el arc'ivo> valoraci%n "ara e#erminar Hu cri#erio$ $eguir> aHui$ici%nM "ara ao"#ar la$ e$#ra#egia$ m+$ aecuaa$ en caa circun$#ancia> e$cri"ci%nM "ara em"lear lo$ &orma#o$ Hue mejor $e aa"#an a la ocumen#aci%n G a la$ nece$iae$ el arc'ivo> "re$ervaci%nM "ara im"lan#ar la$ e$#ra#egia$ Hue man#engan mejor la in#egria &$ica e in#elec#ual e lo$ ocumen#o$ en el #iem"o> G i&u$i%nM el acce$o G la recu"eraci%nM "ara ao"#ar la$ e$#ra#egia$ Hue ar+n mejor e$o$$ervicio$.Estrategias para la gestinSe e0e ac#uar en cua#ro ireccione$ "ara mejorar la ge$#i%n e lo$ arc'ivo$ con ocumen#o$ elec#r%nico$:1. (nvolucrar al arc'ivo en el ciclo com"le#o e via e lo$ ocumen#o$ "aracerciorar$e e Hue man#ienen la au#en#icia G la$ conicione$ e "re$ervaci%n e$e$u creaci%n.-. VConlaim"lan#aci%nela$ ree$ eorenaore$ $ecreaunanueva&ormaeacceer al arc'ivo2 e$e el "ue$#o e #ra0ajo. 1$#a nueva conce"ci%n el arc'ivo vaa 'acer variar en "ar#e la &igura el arc'iveroM Hue e cara al u$uario $e conver#ir+ enun meiaor o agen#e e acce$o a la ocumen#aci%nW5. !$egurar$e e Hue la$ "er$ona$ Hue crean lo$ ocumen#o$ man#ienen e$a$conicione$ mencionaa$ en el "un#o 1.8. Ge$#ionar el "roce$o e valoraci%n G el con#rol in#elec#ual $o0re lo$ ocumen#o$.5. !r#icular la$ meia$ e"re$ervaci%nGacce$o"ara Huelo$ ocumen#o$ e$#nacce$i0le$ G $ean com"ren$i0le$.1@Tenden#ias jurdi#as+ 1nloHue$ere&iereala$norma#iva$legale$M cier#amen#evan"ore#r+$elo$avance$#ecnol%gico$. 1nla maGora elo$ "a$e$ la legi$laci%nvigen#e $o0re arc'ivo$ $ecre%"en$ano en el en#orno #raicional e lo$ arc'ivo$ con "a"elM G muc'o$ e $u$ "rece"#o$ no$on aecuao$ o re$ul#an in$u&icien#e$ "ara lo$ nuevo$ cen#ro$ con ocumen#o$ elec#r%nico$.Lo$"un#o$m+$"ro0lem+#ico$engeneral $uelen$erlae&inici%neocumen#oM Hueno$iem"re englo0a al elec#r%nicoM la no ace"#aci%n e lo$ ocumen#o$ elec#r%nico$ como "rue0aleg#imaM la con$ieraci%n el arc'ivo Enicamen#e como lugar e cu$#oiaM lo$ largo$ "eroo$Hue e0en "a$ar an#e$ e Hue la ocumen#aci%n llegue a lo$ arc'ivo$M lo$ "rece"#o$ $o0re la"rivacia G el acce$o a la in&ormaci%n... X$#a$ $on alguna$ reglamen#acione$ Hue 'a0ra Huere&ormar "ara aa"#ar la legi$laci%n a la realia arc'iv$#ica ac#ual.;alora#in1n el en#orno elec#r%nico la valoraci%n $e comienza a 'acer en lo$ "rimero$ e$#aio$ elciclo e via e lo$ ocumen#o$M a vece$ inclu$o an#e$ e $er creao$M en la e#a"a e laconce"ci%n el $i$#ema. 1$e momen#o en Hue $e e$#+ i$ePano la e$#ruc#ura G laorganizaci%n el $i$#ema e$ el i%neo "ara e#erminar Hu in&ormaci%n va a $er nece$aria"arael e$arrolloela$&uncione$elaem"re$aGc%moorganizarlaG"roce$arla"aracum"lir con lo$ o0je#ivo$. La valoraci%n &uncional "ermi#ir+ e#erminar Hu ocumen#o$e0en in#egrar el $i$#ema e arc'ivo G cu+le$ e ello$ #enr+n valor como ocumen#o$ earc'ivo con el "a$o el #iem"o.4na vez $u"eraa la e#a"a e conce"ci%nM la valoraci%n e0e $eguir 'acino$e a lo largo e#oo el ciclo e via e lo$ ocumen#o$. 1$ "reci$o con#rolar Hue lo$ ocumen#o$ creao$$e a#ienen a lo Hue $e i$eP% en la e#a"a e conce"ci%nM G Hue "or #an#o re$"onen a la$eI"ec#a#iva$ ela organizaci%n. Si $e "roucencam0io$ enla in$#i#uci%n"orHue la$circun$#ancia$ creen nueva$ nece$iae$M $iem"re e$ "o$i0le moi&icar lo$ "lan#eamien#o$iniciale$ G aa"#ar el $i$#ema a lo$ nuevo$ reHuerimien#o$.1n la El#ima e#a"aM la e man#enimien#oM una vez Hue el ocumen#o eja e $er u#ilizao e&orma u$ual en la organizaci%nM la valoraci%n e$ e$acon$eja0le "or muc'o$ mo#ivo$. Si $e'aceene$emomen#oeIi$#eel rie$goeHuelo$ocumen#o$"revi$#o$no'aGan$iocreao$M o "uee Hue no $e "uea emo$#rar $u au#en#iciaM o Hue lleguen incom"le#o$ oincom"ren$i0le$M o Hue no re&lejen la$ ac#iviae$ llevaa$ a ca0o "or la organizaci%n en elejercicio e $u$ &uncione$. !em+$M un cam0io en el $i$#ema "revi$#o en e$#a El#ima e#a"aim"o$i0ili#araacceer aocumen#o$ an#iguo$ oanulara$uau#en#iciaal "oer $ermani"ulao$.-. en ca$o con#rario no $er+ "o$i0le acceer a $u con#enio. !$ mi$moM e$ convenien#e Hue el arc'ivo cuen#e con un $i$#ema e 0E$Huea Hue &acili#ela recu"eraci%n e la in&ormaci%n Hue in#ere$a en el mnimo #iem"o "o$i0le.-1Con la im"lan#aci%n e la$ ree$ e orenaore$ $e crea una nueva &orma e acceer alarc'ivo2 e$e el "ue$#o e #ra0ajo. 1l nEmero e con$ul#a$ va a aumen#ar $egEn $e vaGaim"lan#ano e$#e moo e acce$oM Ga Hue no e$ "reci$o ir al arc'ivo ;en#enio como unlugar &$icoC "aracon$ul#ar laocumen#aci%nHue$ereHuiere"arallevar aca0ounaac#ivia. 1$#anuevaconce"ci%nel arc'ivovaa'acervariaren"ar#ela&iguraelarc'iveroM Hue e cara al u$uario $e conver#ir+ en un meiaor o agen#e e acce$o a laocumen#aci%n el arc'ivo.La e$cri"ci%n e lo$ ocumen#o$ no$ "ermi#ir+ acceer "o$#eriormen#e a ello$. 1n lo Huere&iere a la 0E$Huea Grecu"eraci%ne in&ormaci%nM lo$ me#aa#o$ $onuna &orma#"icamen#e ocumen#al e o&recer acce$o. Se #ra#a e ar in&ormaci%n $o0re elocumen#oM "orejem"loel con#eI#oenHue$ecre%el ocumen#oM Huinlo'izoM Hu&unci%n cum"leM "ara Hu ac#ivia $e cre%M en Hu circun$#ancia$... Por o#ro laoM eIi$#enme#aa#o$ Hue o&recen in&ormaci%n e #i"o #cnico Hue #am0in e0e "oer recu"erar$eMcomo $on la e$cri"ci%n e la organizaci%n G e la e$#ruc#ura in#erna el ocumen#oM la$regla$ i$"ue$#a$ "ara $u ac#ualizaci%n o 0orrao...Como m#oo$ "ara o&recer acce$o a ocumen#o$ elec#r%nico$ Hue e$#+n en el arc'ivo ela in$#i#uci%n ;no Ga en el orenaor e la o&icina Hue $e encarg% e $u creaci%n G ge$#i%nuran#e el #iem"o Hue ur% $u via amini$#ra#ivaC e$#acaremo$ lo$ $iguien#e$2 Co"ia$ en meio$ &$ico$2 cin#a$ magn#ica$M i$Hue#e$M C)$M en &unci%n el volumene in&ormaci%n Hue$e Huiera#ran$mi#irG ela$"o$i0iliae$ #cnica$ conla$Huecuen#eel rece"#or en$ueHui"oin&orm+#ico. Tam0in$e"uee'acer unaco"iaim"re$a. !cce$o en lnea "or meio e $erviore$ ;'o$#$C G a #rav$ e la$ ree$ e#elecomunicacione$comoin#erne#.ReHuiereelconocimien#o el u$o el$i$#emaalHue $e accee. Lo$ ocumen#o$ "ueen e$#ar almacenao$ en $erviore$ remo#o$M Glocalmen#e#ener$im"lemen#eunae$cri"ci%necaaunoM GaHuelacon$ul#aemuc'o$ e ello$ e$ "oco &recuen#e.9en#ione la evolu#in del uso del %a%el+Lo Hue 0u$ca la inicia#iva e cero "a"el e$ e$#a0lecer lineamien#o$ "ara Hue lo$ "roce$o$in#erno$ G eI#erno$ e la$ en#iae$ o&iciale$ en &unci%n e $u$ ac#iviae$ $ean m+$ e&icien#e$G a$ "oer eliminar el u$o el "a"el.Evolu#in del uso del %a%elLa evoluci%n Hue 'a #enio el "a"el en lo$ El#imo$ aPo$ re&leja la im"or#ancia Hue 'a #omaoen u$o e la #ecnologa en la$ em"re$a$ G $e ve re&lejao a$2 Fa$e 12 4$o eIclu$ivo e "a"elMamini$#raci%n manual.-- Fa$e -2 4$o eIclu$ivo e "a"elM amini$#raci%n a"oGaa en a"licacione$ e #ecnologa Fa$e 52 Com0inaci%n el "a"el con ocumen#o$ igi#alizao$M amini$#raci%n a"oGaaen a"licacione$ e #ecnologa. Fa$e 82 Com0inaci%n el "a"el G ocumen#o$ igi#alizao$ con ocumen#o$elec#r%nico$M amini$#raci%n a"oGaa en a"licacione$ e #ecnologa. Fa$e /2 4$o eIclu$ivo e ocumen#o$ elec#r%nico$M amini$#raci%n eIclu$iva meian#ea"licacione$ e #ecnologa.Des#riba los %rin#i%ales so%ortes nor!ativos %ara la oA#inasin %a%el+4)en#ro e lo$ "rinci"ale$ $o"or#e$ norma#ivo$ "ara una o&icina $in "a"el "oemo$ encon#rar la$iguien#e norma#ivia. LeG /-A e 1@@@ N !rc'ivo general e Colom0ia2reglamen#a el acce$o G u$o e lo$men$aje$ e a#o$M el comercio elec#r%nico G e la$ &irma$ igi#ale$M el valor"ro0a#orioM la valiez G e&icacia e lo$ mi$mo$ &ren#e a una acci%n juicialM e$#a0leceel car+c#er e originalia $iem"re Hue cum"la con lo$ reHui$i#o$ e au#en#icia ein#egria. LeG /@8 e -... ,LeG General e !rc'ivo$2 Programa$ e ge$#i%n e ocumen#o$M"ueencon#em"lar el u$oe nueva$ #ecnologa$ G$o"or#e$M encuGa a"licaci%ne0er+n o0$ervar$e lo$ "rinci"io$ G "roce$o$ arc'iv$#ico$. Lo$ ocumen#o$ emi#io$"orlo$ci#ao$meio$gozaranelavaliezGe&icaciaeunocumen#ooriginalM$iem"re Hue Huee garan#izaa $u au#en#iciaM $u in#egria G el cum"limien#o e lo$reHui$i#o$ eIigio$ "or la$ LeGe$ "roce$ale$. )ecre#o e LeG 11/1e-..D, Mini$#erio T(C2 1n el Hue $e e#allan lo$ lineamien#o$generale$ ela1$#ra#egiaeGo0iernoenlnea;G1LC Hue'anaolugar aunconjun#o e inicia#iva$.5 1n e$#e "un#o nom0ramo$ #oa la norma#ivia eIi$#en#e con re$"ec#o a la o&icina cero "a"el.-5LeG 185Ae -.112 Conel cual $eeI"ie el c%igocon#encio$oamini$#ra#ivoMin#rouce el conce"#o e eI"eien#e elec#r%nicoM $ee elec#r%nicaM no#i&icaci%nelec#r%nica en o#ra$ )ecre#o .1@ e -.1-2 )enominaoel Jecre#oan#i #rami#e$K$een&ocaa$u"rimir#rami#e$ G "roceimien#o$ innece$ario$ en la amini$#raci%n "E0licaM incen#ivano eim"ul$ano el u$o e lo$ meio$ elec#r%nico$ G la$ nueva$ #ecnologa$ en e$#a$. )irec#iva Pre$iencial ..8e -.1-NMini$#erio T(C2 1$#a0lece lo$ lineamien#o$generale$M "aralaim"lemen#aci%nelainicia#ivaCeroPa"el enlaamini$#raci%n"E0licaM con el &in e ien#i&icarM racionalizarM $im"li&icarM au#oma#izar lo$ #rami#e$ G"roce$o$M "roceimien#o$G$ervicio$in#erno$M "aralograrunae&icien#eGo"or#una"re$#aci%n e lo$ $ervicio$ a cargo e e$a$ en#iae$. LeG 1/B8 e -.1- , Con el cual $e eI"ie el c%igo general el "roce$oM in#rouceelemen#o$ acon$ierar enel manejoeeI"eien#e$ Gu$o ela$#ecnologa$ e lain&ormaci%n G la$ comunicacione$ en #oa$ la$ ac#uacione$ juiciale$.Cules son los linea!ientos %ara las entidades en #uanto a la oA#ina sin %a%el?Lo$ lineamien#o$ "ara la$ en#iae$ en cuan#o a la o&icina $in "a"el $on21. La e$ignaci%n e un ler e e&iciencia amini$#ra#iva G cero "a"el G &ormular un "lane e&iciencia amini$#ra#iva.-. (en#i&icar G a"licar 0uena$ "r+c#ica$ "ara reucir el con$umo e "a"el.5. (m"lemen#ar la $u$#i#uci%n e memorano G comunicacione$ in#erna$ en "a"el "or $o"or#e$ elec#r%nico$.8. (m"lemen#armecani$mo$"arain#ercam0ioecorre$"onenciaen#reen#iae$"ormeio$ elec#r%nico$./. (nicar en el Plan e e&iciencia la$ ac#iviae$ Hue "ermi#en garan#izar a $u$ u$uario$el erec'o e ac#uar an#e la$ au#oriae$ u#ilizano meio$ elec#r%nico$M econ&ormia con lo "revi$#o en la LeG 185A e -.11.-8B. 1nviar meian#e correo elec#r%nico a la !l#a Con$ejera "ara el *uen Go0ierno G la1&iciencia !mini$#ra#iva a m+$ #arar vein#e ;-.C a$ el "lan e e&icienciaamini$#ra#iva.A. Promover accione$ Hue "ermi#an la "ar#ici"aci%n e $erviore$ "E0lico$ G lo$con#ra#i$#a$ en la mejora e la e&icienciaM la innovaci%n G el *uen Go0ierno G el "or#al===.$irvoami"ai$.gov.coD. Cum"lircon#oo$lo$lineamien#o$e$#a0lecio$"orla1$#ra#egiaeGo0iernoenLnea Hue liera el Mini$#erio e Tecnologa$ e la (n&ormaci%n G la$ Comunicacione$Ma$ comoaHuello$ Hue enma#eria eGe$#i%n)ocumen#al e$#a0lezcael !rc'ivoGeneral e la Naci%n.@. !ce"#ar como eviencia $u&icien#e e la realizaci%n e ac#iviae$M lo$ ocumen#o$elec#r%nico$earc'ivoHuecum"lanconlo$reHui$i#o$eau#en#iciaM &ia0iliaMin#egria G i$"oni0ilia e$#a0lecio$ en la leG. 1.. Su$#i#uirM en lo "o$i0leM el u$o e "a"el "or ocumen#o$ G canale$ elec#r%nico$M en laela0oraci%nGi&u$i%nema#eriale$ in&orma#ivo$M "u0licacione$M gua$M manuale$Men#re o#ro$M irigio$ a $erviore$ "E0lico$M con#ra#i$#a$M ciuaano$ o em"re$a$.11. !o"#ar lo$lineamien#o$relacionao$con1&iciencia !mini$#ra#ivaGCeroPa"eli$"ue$#o$enel JManual "aralaim"lemen#aci%nela1$#ra#egiaeGo0iernoenLnea e la Re"u0lica e Colom0iaK1-.Buenas :racticasAY )iagn%$#ico e con$umoM cam0io e cul#uraM$eguimien#o G moni#oreo.Y Gua$ e a"oGo , "r+c#ica$ "ara reucir el con$umo el"a"el ,"rimero$"a$o$"araim"lemen#are$#ra#egiaecero "a"el , Formulario$ G cue$#ionario$ e ejem"lo.D$cu(ent$sElectrnic$s2Y Plani&icarlaincor"oraci%nee$Huema$ege$#i%neocumen#o$ elec#r%nico$M an+li$i$ e lo$ "roce$o$ Gnegocio$ e la en#iaM ien#i&icar reHui$i#o$ Gnece$iae$M evaluar $i$#ema$ eIi$#en#e$M e&inire$#ra#egia$. !"oGo NTC