tapu arşiv dairesi başkanlığı - tkgm · 2015-01-30 · 1) arşiv bilgi sistemini kurmak ve...

ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI

2012 YILI

BİRİM FAALİYET RAPORU

2013

ANKARA

İÇİNDEKİLER

I – GENEL BİLGİLER…………………………………………………………… A- Misyon ve Vizyon……………………………………………………. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar……………………………………… C- İdareye İlişkin Bilgiler……………………………………………….. 1- Fiziksel Yapı………………………………………………… 2- Örgüt Yapısı…………………………………………………. 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar………………………………. 4- İnsan Kaynakları……………………………………………. 5- Sunulan Hizmetler………………………………………….. 6-Yönetim ve İç Kontrol Sistemi………………………………

II- AMAÇ VE HEDEFLER………………………………………………………

A- İdarenin Amaç ve Hedefleri………………………………………… B- Temel Politikalar ve Öncelikler……………………………………..

III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER….……… A- Mali Bilgiler…………………………………………………………..

1- Bütçe Uygulama Sonuçları……………………………… 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar………………..

B- Performans Bilgileri………………………………………………… 1-Faaliyet ve Proje Bilgileri……………………………………

2-Performansa İlişkin Genel Bilgiler…………………………. IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ..

A- Üstünlükler………………………………………………………….. B- Zayıflıklar…………………………………………………………….

2

I-GENEL BİLGİLER

Arşiv Dairesi Başkanlığı, Dünya’da ve Türkiye’de önemi giderek artan arşivcilik

konusundaki bilimsel gelişmelerin ve teknolojik yeniliklerin ışığında, modern arşivcilik uygulamaları ile ülkemiz arşivciliğine katkı sağlamak, sahip olduğu zengin kültür hazinelerini daha uzun yıllar kullanılmak üzere gelecek nesillere aktarabilmek ve sahip olduğu bu hazineler ışığında devlet ve millet hayatının hafızası olma niteliğini devam ettirebilme özelliğini yenileme ve geliştirme çalışmalarını sürdürmektedir.

A- Misyon ve Vizyon: Başkanlığımızın misyonu Osmanlı ve Cumhuriyet Dönemine ait mülkiyete esas bilgi ve

belgelerin muhafazasını ve gelecek nesillere aktarılmasını sağlamak, bunların ihtiyaç sahiplerine hızlı ve sağlıklı bir şekilde ulaşmasını temin etmektir.

Vizyonumuz ise, mevcut kanun ve yönetmeliklerle çerçevesi çizilmiş olan görev ve sorumluluklarını bilimsel ve teknolojik gelişmeleri yakından takip ederek hizmet kalitesinden ödün vermeden yerine getirmek ve örnek bir kamu kurumu arşivi olmaktır.

B-Yetki, Görev ve Sorumluluklar: Başkanlığımızın Yetki, Görev ve Sorumlulukları, Tapu ve Kadastro Genel müdürlüğü

Teşkilat ve Görevleri Hakkındaki Kanununun 5.Maddesinin 2. fıkrasının (d) bendinde belirtildiği gibi;

1) Arşiv bilgi sistemini kurmak ve yürütmek, merkezi ve taşra arşivleme hizmetlerini düzenlemek,

2) Sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasıyla ilgili düzenlemeleri yapmak, iş ve işlemleri yürütmek,

3) Yurtiçi ve yurtdışında tesis edilmiş tapu kayıt ve belgeleri, kadastro ve tapulama paftaları ile teknik belgelerin merkezde veya taşrada arşivlenmesini sağlamak,

4) Eski yazılı tapu kayıt ve belgeleri yeni yazıya çevirmek, kayıt ve belgeleri değerlendirmek, tarihi değeri haiz olan eski yazılı tapu kayıt ve belgelerini uzmanların bilimsel çalışmalarına hazırlamak ve çalışmaların sonuçlarını değerlendirmek,

5) Arşiv malzemesinin kopyalarını çıkararak devamlılığını sağlamak, tahribini önleyecek tedbirleri almak, onarım ve yenileme işlerini yapmak, modern arşivleme usul ve metotları hakkında araştırmalar yaparak sonuçlarına göre yenilikleri tespit etmek ve bu yeniliklerin uygulanmalarını sağlamak ve bunların hacimlerini küçültmek için film, mikrofilm, fotokopi ve gerektiğinde diğer ileri tekniklerden yararlanmak,

6) İlgililerin talebi üzerine tapu kayıt ve belge örneklerini çıkarmak ve ilgililere vermek, 7) Tarihî, kültürel ve estetik değeri olan arşiv malzemelerini korumak ve gerektiğinde

sergilemek, 8) Kurum arşivi hizmetlerini yürütmek.

3

C-İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel yapı Başkanlığımız, Arşiv binası olarak inşa edilen Çankaya Oran Tapu Kadastro birimlerinin

bulunduğu alanda 7 (yedi) katlı (giriş ve bodrum kat dahil) binasında hizmet vermektedir.

Arşiv Dairesi Başkanlığının ön cepheden görünümü. 2-Örgüt Yapısı Başkanlığımız Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Merkez Teşkilatı Kuruluşu ile Görev,

Yetki ve Sorumluluklarına İlişkin Yönergede belirtildiği gibi; a) Zabıt Kayıtları ve Transkripsiyon Birimi b) Bilgi Belge Yönetimi Birimi c) Kuyud-ı Kadime ve İlmi Araştırmalar Birimi d) Mali işler, Planlama ve Koordinasyon Birimi e) Tescil ve Tapu Senetleri Birimi f) Teknik Arşiv Birimi g) Belge Konservasyon ve Restorasyon Birimi olmak üzere 7 (yedi) birimden oluşmaktadır.

ARŞİV DAİRESİ

BAŞKANI

ZABIT KAYITLARI

VE TRANSKRİP.

BİRİMİ

BİLGİ BELGE YÖNETİMİ

BİRİMİ

KUYID-I KADİME VE

İLMİ ARAŞ. BİRİMİ

MALİ İŞLER, PLANLAMA V E KOOR.

BİRİMİ

TESCİL VE TAPU

SENETLERİ BİRİMİ

TEKNİK ARŞİV BİRİMİ

BELGE KONSER. VE RESTORASYON BİRİMİ

4

3-Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar a)İçerisinde önemli bilgiler bulunan defter, belge ve dokümanlar: Osmanlı’dan günümüze kadar muhafaza edilmiş ve Başkanlığımız elinde bulunan arşiv

dokümanları tabloda gösterilmiştir. ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI’NDA BULUNAN DEFTER , BELGELER VE DOKÜMANLAR

TÜRÜ DÖNEMİ ADEDİ Tapu Tahrir Defterleri XV. ila XVII. Yüzyıllar 2.334 (Cilt) Zabıt-Kayıt Defterleri (Milli Sınırlar İçinde)

1847–1934 14.023 (Cilt)

Zabıt-Kayıt Defterleri (Milli Sınırlar Dışında)

1847–1917 8.227 (Cilt)

Hâsılat Kayıtları 1872–1909 270.000 (Fasikül) 2.Nüsha Tapu Senetleri 1932–2001 307.341 (Cilt) 2.Nüsha Tapu Kütükleri – 363.063 (Cilt) Köy Sınır Kayıtları ve Mera Tahsis Kararları

1925–1967 31.695 (Belge)

Tablo Mahzen Defterleri – 1.004 (Cilt) Tablo 1-Başkanlığımızda Bulunan Defter ve Belgeler

Midilli Mufassal Defteri'nde bulunan M.1462 Tarihli Fatih Sultan Mehmed H.1123 (M.1623) Tarihli Mülkname Han Hazretleri'nin Ayasofya Camii’ne Ait, Ceylan Derisi Üzerine Yazılmış Vakfiyesi.

Vakfiyesi. (Boyu: 63,30 m.)

5

M.1592 Tarihli Sultan III. Murat Tuğrası R. 1302 (M. 1886) Tarihli Yahya Hayati Paşaya Ait İzmir’deki Mahallesinin Haritası

Vakıf Senedinden Bir Örnek Defter-i Hakani’ye ait Sultan Ahmet’teki

Bir taşınmaza ait Tapu Sendi

Arşivimizden mühür örnekleri Bezm-i Alem Valide Sultan Evkaf Defteri (H. 1257 M. 1841 Tarihli)

6

b)Teknolojik Yapı Başkanlığımız hizmet binasında TAKBİS Projesi kapsamında Ofis Otomasyonu Yazılımına

dahil evrak programı kullanılmaya başlanmıştır. TARBİS Projesi kapsamında hizmet binamızda kurulu bulunan sistem ünitesinde 1 adet

Uygulama Sunucusu, 1 adet SCSI Disk Ünitesi ve 1 adet Ana Arşiv Harici Veri Depolama Ünitesi mevcuttur. Ayrıca;

- 2 Adet IBM x3950 - 1 Adet Domain Controller (PC)

- 1 Adet Uygulama Sunucusu HP DL 380

- 1 Adet FC Router

- 3 Adet Klima

- 14'' Nec LCD Monitor (1 Adet)

- 42 U Rack Kabinet (1 Adet)

- 24 U Kabinet (3 Adet)

- 22 adet Switch

- 1 adet seslendirme sistemi

- 1 adet elektrikli ocak

- İle 60 KWA’lık 1 adet Güç Kaynağı TARBİS Yüklenicisi Firma tarafından karşılanarak

Başkanlığımıza kurulmuştur.

Başkanlığımızın 2012 yılı itibariyle kullanılan donanım envanteri aşağıdaki gibidir.

Masaüstü Kişisel Bilgisayar (40 adet bilgisayar hurdaya ayrılacaktır) 132 Diz Üstü Bilgisayar 14 Yazıcı 27 Telefon 83 Faks Cihazı 3 Isısal sistem cilt makinesi 1 Projeksiyon Cihazı 4 Fotokopi Makinesi 3 Plotter 1 Klima 13 30 KWA lik Güç Kaynağı 2 345 KVA lik Jeneratör 1 Tarayıcı 1 Tablet Bilgisyar 6

Tablo 2- Arşiv Dairesi Başkanlığı Donanım Envanteri Genel Müdürlüğümüz, Kamu Kurum ve Kuruluşlarına ve gerekli diğer bilgilere internet

üzerinden ulaşılması bakımından 8 Mbit hızında internet bağlantısı ve HUB bağlantısıyla da birimlerimiz arasında Network ağı kurulmuştur.

7

Başkanlığımız hizmet binasının güvenliğini sağlamak amacıyla 24 saat Özel Güvenlik Koruma Memurları nöbet tutmakta ve Güvenlik Kameraları tarafından izlenmektedir. Kamera görüntüleri 3 ay süre ile saklanmaktadır.

Kapalı Devre Kameralı Sistem (Kampus girişinde ve binaya hakim noktada hareketli 1 adet kamera ile bina içi ve dışında 15 noktada sabit kamera) ve Turnikeli Geçiş Sistemi ile 1.ve 2.kat arşiv ana giriş kapılarında kartlı giriş sistemi mevcuttur.

Başkanlığımızda personelimiz ve araştırmacıların hizmetine sunulmak üzere yaklaşık 500 adet yayın ve kitaptan oluşan bir kütüphane bulunmaktadır.

Arşiv Ana Giriş Kapısı Kartlı Giriş Sistemi

Turnikeli Kartlı Geçiş Sistemi ve Kapalı Devre Kameralı Sistemi Görüntüleri 4-İnsan Kaynakları

Daire Başkan 1

Şube Müdürü (1’i Başkanlığımızda geçici görevli) 9

Tapu Müdürü (Başkanlığımızda geçici görevli) 1

Tapu Kadastro Uzman 5

Uzman 18

Uzman (Başkanlığımızda geçici görevli) 5

Araştırmacı 1

8

Bilgisayar İşletmeni 36

Arşiv Memuru (3’ü başkanlığımızda geçici görevli) 7

Memur 10

Kadastro Teknisyeni (Başkanlığımızda geçici görevli) 2

4/B Sözleşmeli Arşiv Uzmanı 1

4/B Sözleşmeli Tapu Arşiv Uzmanı 3

Daimi İşçi 15

TOPLAM 114

Tablo 3- Arşiv Dairesi Başkanlığı Personelinin İstihdam Şekline Göre Dağılımı

Yukarıdaki Tablo 3’de görüldüğü üzere Başkanlığımızda 114 personel ile birlikte 12 adet temizlik firması personeli görev yapmaktadır.

BAYAN 40 ERKEK 74

Tablo 4- Arşiv Başkanlığı Personelinin Cinsiyete Göre Dağılımı

Bayan ; 40; 35%

Erkek; 74; 65%

Bayan

Erkek

Grafik 1 – Başkanlığımız personelinin %35 i bayan ve %65 i erkektir.

30-39 Yaş Arası 30 40-49 Yaş Arası 19 50-59 Yaş Arası 24 60 Yaş ve Üstü -

Tablo 5- Arşiv Dairesi Başkanlığı Personelinin Yaşa Göre Dağılımı (Başkanlığımızda bulunan kadrolu elemanların yaş dağılımı yapılmıştır.)

9

30-39 yaş arası 30

41%

40-49 yaş arası19

26%

50-59 yaş arası24

33%30-39 yaş arası

40-49 yaş arası

50-59 yaş arası

Grafik 2- Başkanlığımız Personelinin Yaşa Göre Dağılımı

İlk 2 Orta 12 Lise 22 Ön Lisans 9 Lisans 62 Lisans Üstü 6

Tablo 6- Arşiv Dairesi Başkanlığının Eğitim Durumuna Göre Dağılımı

Lisans ; 62; 55%

İlk; 2; 2%Yüksek Lisans; 6; 5%

Orta; 12; 11%

Lise; 22; 19%

Ön Lisans; 9; 8%

İlkOrtaLiseÖn LisansLisans Yüksek Lisans

Grafik 3- Başkanlığımız Personelinin Eğitim Durumu 5-Sunulan Hizmetler Başkanlığımız tarihi değeri olan araştırmaya açık eski yazılı arşiv belgelerini yurt içi ve yurt

dışından gelen uzmanların ilmi çalışmalarına hazırlamak ve yardımcı olmak, diğer yandan tapu ve kadastro birimleri, mahkemeler, diğer kamu kurum ve kuruluşları ile ilgililerin isteği üzerine, eski ve yeni yazı ile tesis edilmiş tapu kayıtlarının kopyalarını çıkarıp vermek, merkez ve taşra arşivlerini düzenlemek, teknik arşiv ve kurum arşivi görevlerini yürütmek, elektronik bilgi ve belge arşivi oluşturmak suretiyle hizmet vermektedir.

10

6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Başkanlığımızda Mali İşlemlere ilişkin olarak 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol

Kanununun amir hükümlerine istinaden harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlilerinin içinde bulunduğu bir Mali Yönetim sistemi mevcuttur.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca stratejik yönetim anlayışının benimsenmesi, süreç yönetiminin hayata geçirilmesi, performans esaslı bütçeleme ile stratejik planın ilişkilendirilmesi ve en önemli unsur olan tüm bu sistemlerin sağlıklı çalışmasını sağlayacak etkin ve etkili bir iç kontrol mekanizmasının kurulmuş olması gerekmektedir. Genel Müdürlüğümüzde iç kontrole ilişkin görev Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülmektedir.

II-AMAÇ VE HEDEFLER a) İdarenin Amaç ve Hedefleri

Amaçlarımız Başkanlığımız hizmetlerinde kalite ve verimliliği arttırarak arşivcilik konusunda öncü

kuruluş olmayı, Osmanlıca yazılı tapu kayıtlarını talebe bağlı olarak yeni yazıya çevirmeyi, tarihi değeri olan araştırmaya açık eski yazılı belgeleri yurtiçi ve yurt dışından gelen uzmanların ilmi çalışmalarına hazırlamayı ve yardımcı olmayı, bunun yanında modern arşivcilik metotlarının araştırılarak hayata geçirilmesini, yıpranmış arşiv malzemelerinin bakım ve onarımının yapılmasını, merkez ve taşra arşivlerinde standart arşiv oluşturulmasını, teknik arşiv ve kurum arşivi görevlerinin yürütülmesi ile ulusal ve uluslararası işbirliği imkanlarının araştırılmasını amaçlamaktadır.

Stratejik Hedeflerimiz

• Başkanlığımızın ihtiyacına binaen modern bir arşiv binası yapılmasına yönelik olarak teknik teknik alt yapının oluşturulması.

• Arşiv malzemelerinin özel sektörden hizmet alımı yoluyla restorasyon ve konservasyonunun yapılması.

• Yeni tasnif ile kuyud-ı kadime katoloğuna giren belgeler dijitalleştirilerek araştırmacı hizmetine sunulması ve TARBİS ortamına atılması.

• Mikrofilmlerin temizlenmesi ve bakım için personel eğitimi yapılarak gerekli donanım sağlanması.

• Başkanlığımız arşivinde bulunan tahrir defterlerinden yedi (7) tanesinin transkripsiyonları yapılarak yayınlanması.

• 2013 yılı yılı hizmet alımı alımı yolu ile Başkanlığın eski yazı bilir personeline siyakat yazısı eğitimi verilmesi.

• Sergi salonunda sesli rehberlik sistemine geçilmesi. • Kamera sistemi kurulumu IP ve TAKBİS’e entegre edilmesi. • Turnikelerde damar okuyucu sistemine geçilmesi. • Hassas kontrol klima sistemi kurulması. • Arşiv Dairesi Başkanlığı ile merkez ve taşra arşivlerinin fiziki standartlaşmasına yönelik

çalışma yapılması. • RFID defter takip sistemi (zabıt kayıt defterleri, resmi senetler, kütükleri ve gerekli görülen

her tür defter ve belgeye uygulanabilecek) • Kongre bildirileri kitabının yayınlanması.

11

• Merkez ve taşra teşkilatı personeline Osmanlıca eğitim verilmesi. • Restorasyon ve konservasyon işlerine devam edilmesi. • Yurt dışı benzer kurum ve kuruluşlarla iş birliği yapılması.

Sıra No

Hedefin Tanımı Yapılacak Çalışmalar

Sorumlu Başlama Bitiş Değerlendirme Periyodu

Rapor Yöneticisi

1 Her yıl en az 1 kongre, panel veya seminer düzenlemek.

Her yıl ulusal veya uluslararası olmak üzere geniş katılımlı bir kongre, panel veya seminer düzenlemek

Tüm Birimler 01.01.2013 31.12.2013 Altı Ay Daire Başkanı

2 Kuyud-ı Kadime Kataloğuna giren belgelerin TARBİS ortamına atılması.

Yeni tasnif ile kuyud-ı kadime katoloğuna giren belgeler dijitalleştirilerek araştırmacı hizmetine sunulması veTARBİS ortamına atılması.

Kuyud-ı Kadime 01.01.2013 31.12.2013 Altı Ay Daire Başkanı

3 Mikrofilimlerin Temizlenmesi

Mikrofilmlerin temizlenmesi ve bakım için personel eğitimi yapılarak gerekli donanım sağlanması.

Kuyud-ı Kadime 01.01.2013 31.12.2013 Altı Ay Daire Başkanı

4 2018 e kadar arşiv malzemelerinin restorasyonu

Arşiv malzemelerinin özel sektörden hizmet alımı yoluyla restorasyon ve konservasyonunun yapılması.

Restorasyon 01.01.2013 01.01.2018 Bir yıl Daire Başkanı

5 2014 yılına kadar tüm kurum donanım altyapısını en son teknolojiye uygun hale getirmek

Tüm kurum donanım altyapısını en son teknolojiye uygun hale getirmek.


6 Personelin bilgi, beceri ve motivasyonunun artırılması ile etik kültür, etik değer ve ilkelerinin geliştirilmesine yönelik yurtiçi ve yurtdışı eğitim ve danışmanlık hizmetleri almak

Yurtiçi ve yurtdışı toplantı ve eğitimlere katılan personel oranını her yıl %10 artırmak. Yurt içi ve yurt dışı toplantı ve eğitimlere katılan personel oranını her yıl %5 arttırmak.


12

7 2014 yılı sonuna

kadar merkez ve taşra arşivini iyileştirmek

Bölge, tapu sicil, kadastro müdürlükleri ve kadastro şefliklerinin arşivlerini her yıl %10 oranında standartlara uygun hale getirmek, arşiv belgelerini iyileştirmek ve envanter çalışmalarını tamamlamak.


8 Yurtdışı ilişkilerini geliştirmek amacıyla eşdeğer kurumlarla işbirliği yapmak

Yurtdışı ilişkilerini geliştirmek amacıyla eşdeğer kurumlarla toplam 3 adet işbirliği gerçekleştirmek.


Genel Müdürlüğümüz Stratejik Planında Yer Alan Başkanlığımızın Stratejik Hedefleri Başkanlığımızın Fiziki Mekanlarının İyileştirilmesi Hedefleri

• Sergi Salonu ile yurtiçi-yurtdışı Zabıt Kayıt Defterleri ve Hasılat Kayıtlarının Arşivlendiği 4 adet depoya iklimlendirme sistemi kurmak.

• Hizmet binamızın gerekli görülen yerlerinde zemini granit fayansla kaplatmak, uygun yerlere asma tavan yaptırmak, bina dış cephesinin onarımını yaptırmak.

• Hizmet binamız çalışma odalarının zeminine laminat parke döşetmek. • Güvenlik açısından zemin kattaki koridor kapılarının değiştirilerek manyetik kartla giriş

yapılabilen kapı sisteminin yapılması ve yangın merdivenlerine açılan kapıların panik kapıya dönüştürülmesi.

• Zemin ve 1.katı kurum vizyonuna uygun olarak düzenlemek. • Hizmet binamızda bulunan kapalı devre kamera güvenlik sistemini en son teknolojiye uygun

hale getirmek ve kontrol noktalarını arttırmak. • Arşivimizde bulunan Osmanlıca defterlerin ve demirbaşların elektronik ortamda takibini

yapmak üzere barkotlu takip sistemi kurmak.

b) Temel Politikalar ve Öncelikler Başkanlığımız hizmetlerinde kalite ve verimliğin arttırılması, taşra arşivlerimizin 2014

yılına kadar standart hale getirilmesi ile elektronik arşiv çalışmalarına hız kazandırılması, 2008 yılında oluşturulan AR-GE çalışmalarını geliştirmek ve hızlandırmak, yayıncılık faaliyetlerimizi sürdürmek, personel motivasyonunu en üst seviyeye çıkararak kurumsal kimliğe sahip olmak, arşivcilik konusunda önder kuruluş olmak ve gelişmelere açık olmak temel politikamız ve önceliğimiz olacaktır.

13

III-FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A-Mali Bilgiler

1- Bütçe Uygulama Sonuçları

Ekonomik BÜTÇE GİDERİNİN TÜRÜ 2012

1 2 3 4 KBÖ HARCAMA

1 PERSONEL GİDERLERİ 1.410.000 1.724.159

1 1 MEMURLAR 1,337,000 1,523,713

1 2 SÖZLEŞMELİ PERSONEL 73,000 200,446

2 SOSYAL GÜVENLİK KURUMLARINA DEVLET PRİMİ GİDERLERİ 312.000 384.810

2 1 MEMURLAR 306.000 355.947

2 2 SÖZLEŞMELİ PERSONEL 6.000 28.863

3 2 TÜKETİME YÖNELİK MAL VE MALZEME ALIMI 175.000 205.029

3 3 YOLLUKLAR 21.000 19.849

3 5 HİZMET ALIMLARI 3.000 1,961

3 7 MENKUL MAL,GAYRİMADDİ HAK ALIM,BAKIM VE ONARIM GİDERLERİ 40.000 26.122

Tablo 7 - Bütçe Giderlerinin Ekonomik Sınıflandırılması

memurlar (ücret)68%

1.337.000Sözleşmeli personel

(ücret)4%

73.000

memurlar (sosyal güvenlik kurumu prim)

16%306.000

sözleşmeli memur (sosyal

güvenlik kurumu prim)0,3%6.000

tüketime yönelik mal ve malzeme

alımı9%

175.000

yolluklar1%

21.000

hizmet alımları0,1%3.000

menkul mal, gayri maddi hak

alım, bakım ve onarım giderleri

2%40.000

memurlar (ücret)

Sözleşmeli personel (ücret)


sözleşmeli memur (sosyal güvenlik kurumu prim)tüketime yönelik mal ve malzeme alımı

yolluklar

hizmet alımları

menkul mal, gayri maddi hak alım, bakım ve onarım giderleri

Grafik 4- Başkanlık 2012 Yılı Harcama Dağılımı

14

2012 yılı harcamaların % 72’sı personel giderleri, %68’i memurlar ücret, %3,7’si sözleşmeli personel, % 16’sı sosyal güvenlik kurumlarına devlet primi giderleri, %16’sı memurlar (sosyal güvenlik katkı payı), %0,3’ü sözleşmeli (sosyal güvenlik katkı payı), %2’si menkul mal, gayri maddi hak alım, bakım ve onarım giderleri, %9’u tüketime yönelik mal ve malzeme alımı, %1’i yolluklar, % 0,1’i hizmet alımları olarak gerçekleşmiştir.

memurlar (ücret)1523,713

65%Sözleşmeli personel (ücret)

200,4468%

memurlar (sosyal güvenlik kurumu

prim)355,947

15%

sözleşmeli memur (sosyal

güvenlik kurumu

prim)28,863

1%

tüketime yönelik mal ve malzeme alımı

205,0299%

yolluklar19,849

1%

hizmet alımları1,9161

0%

menkul mal, gayri maddi hak alım, bakım ve onarım giderleri26,122

1%

memurlar (ücret)

Sözleşmeli personel (ücret)


sözleşmeli memur (sosyal güvenlik kurumu prim)

tüketime yönelik mal ve malzeme alımı

yolluklar

hizmet alımları

Grafik 5- Başkanlığımızın Bütçe Dağılımı

2012 Mali Yılı Merkezi Yönetim Bütçesinde yer alan kurumumuz bütçesi içerisinde

Başkanlığımıza 2.002.000- TL başlangıç ödeneği ayrılmış, 31/12/2012 tarihi itibariyle ek ödeneklerle birlikte 2.405.105- TL ödenek serbest bırakılmış, bu tutardan ise 2.403.370 TL harcama yapılmıştır.(Tablo 8)

Başkanlığımızca Yapılan Harcamalar

Başkanlığımız 2012 yılı bütçesi içerisinde yer alan 03.7.3.02 tertibinden binamızda bulunan jeneratörün periyodik bakım onarımı işine 365,8 TL tutarında, asansörün bakım onarım işine 3.292,20 TL tutarında, yangın algılama bakım ve onarımı işine 6490 TL tutarında harcama yapılmıştır. Başkanlığımız 2012 yılı bütçesinin 06.1.7.90-03.7.1.90-03.2.9.90-03.2.1.01-03.2.1.90-03.7.1.02 tertiplerinden Restorasyon atölyesinde kullanılmak üzere 21.978.77 TL tutarında malzeme alınmıştır. 03.2.9.90-03.2.1.01-03.2.6.90 tertiplerinden 4.396.71 TL tutarında kırtasiye ve bilgisayar sarf malzemeleri alımı, 03.2.9.90-03.2.9.01 tertiplerinden 2.356.45 TL tutarında elektrik sarf malzemeleri alımı, 03.7.3.90 tertibinden bekçi kontrol saati onarımı işi için 605.76 TL tutarında harcama, 03.2.2.02 tertibinden 4059.13 TL tutarında Başkanlığımız lavabolarında kullanılmak üzere hırdavat, temizlik gereçleri alımı yapılmıştır.

15

2-Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol kanunu ile kamu kaynaklarının daha etkin ve

verimli kullanılmasının yanı sıra mali saydamlık ve hesap verilebilirlik ilkeleri ön plana çıkmıştır. Performans Esaslı Bütçeleme Sisteminin temel unsurlarından olan Genel Müdürlüğümüz 2010-2014 yıllarını kapsayan Stratejik Planı hazırlanmış ve devamında 2010 yılında

yürürlüğe konulmak üzere yapılan Performans Programı çalışmaları da tamamlanmıştır. Program Bütçe esaslarına göre hazırlanmış olan 2012 Yılı Başkanlığımız bütçesine ilişkin

Ödenek Durum Bilgileri genel ve ekonomik kodları itibarıyla aşağıda gösterilmiştir.

16

Tablo 8 – 2012 yılı Başkanlığımız Bütçesinin Ödenek Durum Bilgisi

ÖDENEK DURUM BİLGİSİ

Yıl : 2012 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : Finans : Ekonomik :

Kanun : 2.002.000 Eklenen : 427.585 KBÖ : 2.002.000 Düşülen : 24.480 Kesinti : 0 Ödenek : 2.405.105 Kes. % : 0 Serbest : 2.405.105 Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : 2.429.584 Ö.Gönderme : 2.429.584 Tenkis : 0 Tenkis : 25.481 Tenkis : 25.481 Toplam : 0 Toplam : 2.404.103 Toplam : 2.404.103 Ödeme Emri : 258.139 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 258.139

Gerçekleşme Serbest : 2.405.105 Ö.Gönderme : 2.404.103 Harcama : 2.403.370 Kul.Ö.Gönderme : 1.002 Avans :

Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı

303.820 126.360 157.350 587.530

Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı

186.263 180.600 175.600 542.463

Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı

170.900 182.982 165.550 519.432

Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı

164.670 431.775 159.235 755.680

1. 6 Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı

1.129.993 1.275.112 2.405.105

17

Tablo 9 – 2012 yılı Memurlara ait Ödenek Durum Bilgisi


Yıl : 2012 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 01.1 MEMURLAR

Kanun : 1.337.000 Eklenen : 186.713 KBÖ : 1.337.000 Düşülen : 0 Kesinti : 0 Ödenek : 1.523.713 Kes. % : 0 Serbest : 1.523.713 Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : 1.523.712 Ö.Gönderme : 1.523.712 Tenkis : 0 Tenkis : 0 Tenkis : 0 Toplam : 0 Toplam : 1.523.712 Toplam : 1.523.712 Ödeme Emri : 76.782 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 76.782

Gerçekleşme Serbest : 1.523.713 Ö.Gönderme : 1.523.712 Harcama : 1.523.712 Kul.Ö.Gönderme : 1 Avans :


200.550 77.000 78.000 355.550


118.500 118.500 118.500 355.500


119.000 119.000 119.000 357.000


119.000 235.800 100.863 455.663


711.050 812.663 1.523.713

18


Yıl : 2012 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 01.2 SÖZLEŞMELİ PERSONEL

Kanun : 73.000 Eklenen : 127.446 KBÖ : 73.000 Düşülen : 0 Kesinti : 0 Ödenek : 200.446 Kes. % : 0 Serbest : 200.446 Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : 200.446 Ö.Gönderme : 200.446 Tenkis : 0 Tenkis : 0 Tenkis : 0 Toplam : 0 Toplam : 200.446 Toplam : 200.446 Ödeme Emri : 40.036 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 40.036

Gerçekleşme Serbest : 200.446 Ö.Gönderme : 200.446 Harcama : 200.445 Kul.Ö.Gönderme : 0 Avans :


30.000 4.000 4.000 38.000


3.000 4.000 4.000 11.000


4.000 18.600 4.000 26.600


4.000 109.713 11.133 124.846


49.000 151.446 200.446

Tablo 10- 2012 yılı Sözleşmeli Personele ait Ödenek Durum Bilgisi

19

Tablo 11- 2012 yılı Memurlara (Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi) ait Ödenek Durum Bilgisi


Yıl : 2012 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 02.1 MEMURLAR


Gerçekleşme Serbest : 355.947 Ö.Gönderme : 355.947 Harcama : 355.947 Kul.Ö.Gönderme : 0 Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı 50.000 17.000 17.000 84.000 Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı 30.000 30.000 31.000 91.000 Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı 27.500 27.000 27.000 81.500 Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı 28.500 56.000 14.947 99.447 1. 6 Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı 175.000 180.947 355.947

20


Yıl : 2012 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 02.2 SÖZLEŞMELİ PERSONEL




4.000 1.000 1.000 6.000


0 0 0 0


0 0 0 0


1.200 20.300 1.363 22.863


6.000 22.863 28.863 Tablo 12- 2012 yılı Sözleşmeli Personele (Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi) ait Ödenek Durum Bilgisi

21


Yıl : 2012 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 03.2 TÜKETİME YÖNELİK MAL VE MALZEME ALIMLARI




14.000 13.000 43.000 70.000


20.000 20.000 14.000 54.000


14.000 14.000 14.000 42.000


9.000 0 30.029 39.029


124.000 81.029 205.029

Tablo 13- 2012 yılı Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımına Ait Ödenek Durum Bilgisi

22


Yıl : 2012 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 03.3 YOLLUKLAR

Kanun : 21.000 Eklenen : 0 KBÖ : 21.000 Düşülen : 1.151 Kesinti : 0 Ödenek : 19.849 Kes. % : 0 Serbest : 19.849 Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : 21.000 Ö.Gönderme : 21.000 Tenkis : 0 Tenkis : 1.151 Tenkis : 1.151 Toplam : 0 Toplam : 19.849 Toplam : 19.849 Ödeme Emri : 10.097 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 10.097



1.680 1.500 1.500 4.680


2.000 2.000 2.000 6.000


2.000 2.000 1.500 5.500


1.320 1.500 849 3.669


10.680 9.169 19.849

Tablo 14- 2012 yılı Yolluklara ait Ödenek Durum Bilgisi

23


Yıl : 2012 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 03.5 HİZMET ALIMLARI

Kanun : 3.000 Eklenen : 0 KBÖ : 3.000 Düşülen : 1.039 Kesinti : 0 Ödenek : 1.961 Kes. % : 0 Serbest : 1.961 Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : 3.000 Ö.Gönderme : 3.000 Tenkis : 0 Tenkis : 1.040 Tenkis : 1.040 Toplam : 0 Toplam : 1.960 Toplam : 1.960 Ödeme Emri : 771 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 771



240 260 250 750


250 250 250 750


250 210 0 460


0 0 1 1


1.500 461 1.961

Tablo 15- 2012 yılı Hizmet alımlarına ait Ödenek Durum Bilgisi

24


Yıl : 2012 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 03.7 MENKUL MAL,GAYRİMADDİ HAK ALIM, BAKIM VE ONARIM GİDERLERİ

Kanun : 40.000 Eklenen : 0 KBÖ : 40.000 Düşülen : 13.878 Kesinti : 0 Ödenek : 26.122 Kes. % : 0 Serbest : 26.122 Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : 40.000 Ö.Gönderme : 40.000 Tenkis : 0 Tenkis : 13.878 Tenkis : 13.878 Toplam : 0 Toplam : 26.122 Toplam : 26.122 Ödeme Emri : 12.976 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 12.976



3.200 3.200 3.200 9.600


4.000 3.200 3.200 10.400


4.000 2.122 0 6.122


0 0 0 0


20.000 6.122 26.122 Tablo 16- 2012 yılı Menkul Mal, Gayri Maddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderlerine Ait Ödenek Durum Bilgisi

25

B- Performans Bilgileri 1-Faaliyet ve Proje Bilgileri: Tapu Arşiv Otomasyonu (TARBİS) Projesi: Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü’ nün büyük projelerinden biri de Arşiv Otomasyonu

(TARBİS) Projesidir. Kurumumuzdaki tarihi değere haiz taşınabilir kültür varlığı niteliğindeki belgelerin daha

fazla yıpranmasını önlemek, uzun yıllar yaşatılmasını ve kullanılmasını sağlamak amacıyla TARBİS projesi hayata geçirilmiştir.

Tapu Arşiv Otomasyonu (TARBİS) projesi ile; “ Osmanlıca Arşiv Belgeleri”nin, en son teknoloji kullanılarak görüntülenmesi, mikrofilmlerin alınması, belli indeks alanlarının Osmanlıcadan Türkçeye çevirilerinin yapılarak dijital ortama aktarılması, arşiv otomasyonu yazılım ve alt yapısının kurulması suretiyle, arşiv bilgi ve belgelerine yetki verilmiş kişilerin güvenlik çerçevesinde kolayca ulaşabilmesi sağlanmıştır.

Proje çalışmalarına fiili olarak 12 Aralık 2005 tarihinde başlanmıştır. Yaklaşık 3.5 yıllık çalışmanın sonucunda 02 Temmuz 2009 tarihinde muayene ve kabul işlemleri tamamlanmıştır.

Projenin maliyeti 14.469.797.-TL.dir. Proje kapsamında Başkanlığımız Arşivinde mevcut; 2.334 cilt Tapu Tahrir Defterinden 323.020 poz, 7876 cilt Zabıt-Kayıt Defterinden (Milli Sınırlar Dışında) 1.098.081 poz, 4470 paket içinde 270.000 fasikülden oluşan Hasılat Kaydı 1.258.268 poz, 629 dosya içinde 31.695 adet Köy Sınır Kaydı ve Mera tahsis kararlarında 50320 poz ve

Tapu ve Kadastro İstanbul Bölge Müdürlüğünde bulunan 3.947 cilt Temessük Defterinden 168.241 poz belgenin Vakıflar Genel Müdürlüğü tarafından yürütülen VAYS Projesi kapsamında sayısallaştırılması ve mikrofilme alınması sağlanmıştır.

Proje kapsamında toplam 25.564.907 kaydın transkript işlemi yapılmıştır.

Projenin İş Akış Şeması

26

Projenin Dijital Ortama Aktarıldığını Gösteren Uygulamalardan Görünüm

27

Projenin Yararları :

1- Yerli ve yabancı bilim adamlarınca 15 ila 19.yüzyıllarda Osmanlı Devleti ve toplum yapısı konularındaki bilimsel araştırmalarda kullanılmakta olan Tapu Tahrir defterlerindeki bilgilere sayısal ortamda hızlı bir şekilde ulaşım sağlanabilecektir. Tarihi değere haiz bu belgelerin oluşturulan mikrofilm arşivi ile asırlarca yaşatılması sağlanacaktır. ( Mikrofilmlerin bilinen ömrü 500 yıldır. )

2- Araştırma istatistikleri, takip edilebilecektir. (Araştırmacı sayıları, konuları, talep ettikleri belge sayıları vb.)

3- Proje kapsamındaki belgelere en hızlı şekilde ulaşılabilecek, belge tarihlerinin (Hicri, Miladi ve Rumi) dönüşümleri yapılabilecektir.

4- Zamandan büyük ölçüde tasarruf sağlanacaktır. 5- Araştırma hizmetleri daha sağlıklı yürütülecektir. 6- Çoğunluğu birinci derecede korunması gerekli taşınabilir kültür varlığı niteliğinde olan

söz konusu belgelerin asılları yerine dijital kopyaları veya mikrofilmleri üzerinde yürütülecek çalışmalar, belgelerin yıpranmasını önleyecektir.

7- Diğer kurum ve kuruluşlara sayısal ortamda bilgi ve belge desteği sağlanacaktır. 8- Çalışmalar sayısal ortamdaki veriler üzerinden yürütüleceğinden personel, çalışma

ortamında bulunan toz, mantar v.b. olumsuzluklardan etkilenmeyecektir. 9- Proje etaplarının tamamlanmasından sonra kurulan TARBİS (Tapu Arşiv Otomasyonu

Bilgi Sistemi) asenkron çalışabilecek, Arşiv Dairesi Başkanlığı ile İstanbul Tapu ve Kadastro 2.Bölge Müdürlüğü arşivindeki Osmanlıca belgelerin dijital görüntüleri üzerinden inceleme yapılarak kullanıcı tarafından sayısal ortama atılan bilgilerin raporlama bilgileri alınabilecektir.

Mikrofilm Odasından Görünüm Faaliyetler: • Belge Restorasyonu ve Konservasyonu Kapsamında Yapılan Çalışmalar:

Sağlıklı devlet idaresinin sağlıklı bir hafızaya sahip olmaktan geçtiğini ve bu hafızanın ise

yazılı evrakın muhafazasına bağlı olduğunu idrak etmiş olan Osmanlı, köklü geleneklerinin de etkisiyle zengin bir arşiv hazinesinin oluşmasını ve bugünlere intikal etmesini sağlamıştır. Osmanlı’nın yazılı evraka ve bu evrakların muhafazasına, yani arşive verdiği değeri ve önemi kullanılan malzemelerde de görmek mümkündür. Başkanlığımızda mevcut arşiv dokümanlarının büyük bir kısmını Osmanlı’dan günümüze intikal eden bu zengin kültür hazineleri oluşturmaktadır. Bununla birlikte Cumhuriyetin kurulmasından itibaren oluşumu günümüze kadar devam etmekte

28

olan ve mülkiyete ilişkin kayıtları ihtiva eden defter ve belgeler de Başkanlığımız Arşivinde muhafaza edilmektedir. Muhafaza edilen bu defter ve belgelerin sonraki nesillere aktarılabilmesi, özelliklerini kaybetmemesi için ciltlenmesi ve onarılması gerekmektedir.Bu itibarla Başkanlığımız bünyesinde kurulan Belge Restorasyon Atölyesi 2005 yılından itibaren faaliyetlerini sürdürmektedir.

Restorasyon Atölyesindeki Çalışmalardan Görünüm

Belgenin Restorasyon Restorasyondan Sonraki Görüntüsü Önceki Görüntüsü Defterin Ciltlenmeden Önceki Görüntüsü Ciltlendikten Sonraki Görüntüsü

29

• Sergi Salonu Kapsamında Yapılan Çalışmalar: Kurumumuz arşivinde mevcut bulunan tarihi ve kültürel değere haiz arşiv defter, belge ve materyalleri yüzyıllar boyunca muhafaza edilerek günümüze ulaşmıştır. Birer tarih ve kültür hazinesi olan ve aynı zamanda içinde ince bir sanatı da barındıran söz konusu defter, belge ve materyallerin gün ışığına çıkarılarak sergilenmesi ve toplumun tarih bilincine katkı vermesi amacıyla 2009 yılı Kasım ayı içerisinde Server Efendi Sergi Salonunun açılışı gerçekleşmiştir. 2012 yılı içerisinde sergi salonunu 1443 kişi ziyaret etmiştir (yerli ve yabancı). Konuklara sergilenen arşiv malzemeleri hakkında açıklayıcı bilgiler verilmiştir.

Server Efendi Sergi Salonundan Bir Görünüm Diğer Çalışmalarımız:

• Büyük bir kısmı kayıt örneği talebine ilişkin Başkanlığımıza 8164 adet başvuru yapılmış olup, 8109 adedine cevap verilmiş, 55 adet evrak ise dosyasına kaldırılmıştır.

• Bulgaristan sınırı dahilindeki Türklere ait gayrimenkullerin tespiti yapıldı. • Makedonya sınırı dahilindeki Türklere ait gayrimenkullerin tespiti yapıldı. • Özel ve tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşların talepleri üzerine, eski yazılı 15.000 adet

kaydın yeni yazıya çevirisi yapıldı. • 56 yerli araştırmacı, 1 yabancı araştırmacı ile Tapu Tahrir Defterleri üzerinde araştırma yapmış

ve kendilerine yardımcı olunmuştur. • 232 adet yurt dışı kayıt örneği talebi karşılandı.

Araştırmacı Salonundan Görüntüler

30

• 25.991 adet hükmen tescil listelerinin bilgisayara girişi yapıldı. 10735 adet ikinci nüsha Tapu

Kütüğü arşivlendi. • Fiziki Arşiv Standardı genelgesi hazırlanarak yürürlüğe girdi. • Tapu Müdürlüklerinde tutulan tablo mahzen defteri bilgileri TAKBİS ortamında tutulmaya

başlandı. • Tablo-Mahzen defterlerine işlenmek üzere her yıl sonunda Tapu Sicil Müdürlüklerinden

gönderilen değişiklik özetleri Merkezdeki 2. Nüsha Tablo-Mahzen defterlerine işlenmektedir. • Tapu ve Kadastro Bölge Müdürlüklerimize bağlı birimlerimizde bulunan Osmanlıca belgelerin

envanteri tamamlanmıştır. • Tapu ve Kadastro Bölge Müdürlüklerine ait pafta cd’leri yenilenmiştir. • Edirne Tapu ve Kadastro Bölge Müdürlüğüne ait 7000 pafta taranmış olup tamamlandığında

17000 pafta bölge müdürlüğümüze gönderilecektir. • Pafta tarama makinesi yenilenmesi için çalışma yapılmış olup 2013 yılında satın alınacaktır. • İyileştirme Takımının aylık düzenli çalışmaları, bilgisayar donanımı ve geçici görevler

hakkındaki faaliyetleri devam etmektedir. • 2010–2012 Gider Bütçe Cetvelleri , Orta Vadeli Plan çerçevesinde düzenlendi. • Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi çalışmalarının ilk etabı olan “İş Akış ve Talimatları” ile

performans ölçüm çizelgeleri güncellendi. • Başkanlığımız süreci olarak kabul edilen zabıt kayıtları transkribi süreci, teknik arşiv pafta

taleplerini karşılama süreci ve tapu belgeleri restorasyon süreci, aylık, 4 aylık ve sene sonu kontrol tabloları ile bilgi toplandı ve raporlanarak ilgili birimlere gönderildi.

• Başkanlığımız personeline Etik konulu eğitim verilmiştir. • Toplam Kalite Yönetimi hususunda personele temel eğitim verildi. • Kuyud-ı Kadime katalogu hazırlandı. • Eski genel Müdürümüz Halit Ziya TÜRKKAN’a ait “Kadastro Ne İdi, Nedir, Ne Olacaktır” adlı

kitabının transkripsiyonu yapılarak yayınlandı. • Toplantı-konferans salonu çalışmaları tamamlanmıştır.

Konferans Salonundan Görünüm

31

• Restorasyon atölyesine ek olarak laboratuar ünitesi alt yapısı tamamlanmıştır. Donanım ve

personel eksikliği mevcuttur. • 94250 adet ikinci nüsha tapu senedi ciltleme işi tamamlanmıştır. • 15 000 adet ikinci nüsha tapu senedi ciltleri ise onarılmıştır. • 2421 adet arşiv malzemesi restorasyonu yapılarak ciltlenmiştir. • 2633 adet pafta talebi karşılanmıştır. • Osmanlı Coğrafyası Kültürel Arşiv Mirasının Yönetimi ve Tapu Arşivlerinin Rolü konulu

uluslararası kongre için Çevre ve Şehircilik Bakanı Erdoğan BAYRAKTAR, Tapu ve Kadastro Genel Müdürü Davut GÜNEY, Tapu ve Kadastro Genel Müdür Yardımcısı Gökhan KANAL ile çeşitli üniversitelerden öğretim elemanı ve medya mensupları 8 Ekim 2012 tarihinde Başkanlığımızı ziyaret etmiştir.

Konferans ile ilgili olarak Çevre ve Şehircilik Bakanı Erdoğan Bayraktar ve diğer ziyaretçilere ait görüntüler.

Konferans hakkında basın bilgilendirilmiş, öğretim elemanları ile konuşulmuştur.

32

Konferans için Başkanlığımıza gelen konuklara Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Arşiv Dairesi Başkanı Mustafa PARLAK ve Şube Müdürü Hayrettin GÜLTEKİN rehberliğinde Server Efendi Sergi Salonu gezdirilmiştir.

• 21-23 Kasım 2012 tarihleri arasında Başbakan Yardımcısı Bülent ARINÇ ve Çevre ve Şehircilik Bakanı Erdoğan BAYRAKTAR' ın katılımlarıyla “Osmanlı Coğrafyası Kültürel Arşiv Mirasının Yönetimi ve Tapu Arşivlerinin Rolü” konulu uluslararası kongre düzenlendi.

Konferans ile ilgili görüntüler

33

• İstanbul' da gerçekleşen Uluslararası Kongre Kongre açılışına Başbakan Yardımcısı Bülent

ARINÇ, Çevre ve Şehircilik Bakanı Erdoğan BAYRAKTAR, KKTC İçişleri ve Yerel Yönetimler Bakanı Nazım ÇAVUŞOĞLU,Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Müsteşar Yardımcısı Mücahit DEMİRTAŞ, Genel Müdürümüz Davut GÜNEY, Genel Müdür Yardımcımız Gökhan KANAL, Çevre ve Şehircilik Bakanlığı ve Genel Müdürlüğümüz üst düzey yöneticileri, yabancı konuklar,basın mensupları ve davetliler katılmışlardır.

• Kuyud-ı Kadime arşiv belge tabloları ve kadastro aletleri sergisinin açılışı ve Prof.Dr. Yılmaz KURT tarafından gerçekleştirilen açılış konferansını müteakip başlayan bilimsel programda 32 ülkeden 79 bildiri sunulmuştur. Kapanış programında katılımcılara hitap eden Sayın Davut GÜNEY teşekkür konuşmalarını müteakip Tapu ve Kadastro Onur Ödülüne layık görülen Prof.Dr. Halil İnalcık, Kuyud-ı Kadime Özel Ödülüne layık görülen Prof.Dr. Yılmaz Kurt, Server Efendi Özel Ödülüne layık görülen Prof.Dr. Ahmet Akgündüz, Kongre Özel Ödülüne layık görülen Prof.Dr. Zekeriya Kurşun ve Doç.Dr. Hatice Oruç'a ödüllerini takdim etmiştir. Türkiye ve dünyadan tanınmış bilim adamlarının ve üst düzey devlet görevlilerinin katıldığı ve büyük ilgi gören kongre 23 Kasım 2012 Cuma günü sona ermiştir. 2- Performansa İlişkin Genel Bilgiler

Kurumumuzda ilk stratejik plan hazırlama çalışmaları tamamlanmış 2009 mali yılı içerisinde son şekli verilerek 2010 mali yılında uygulamaya geçirilmiştir. Bütçe hazırlık çalışmaları kapsamında Başkanlığımız bütçesi üç yıllık orta vadeli plan çerçevesinde yürütülmektedir.

Ayrıca, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre ”Kamu idareleri bütçelerini, stratejik planlarında yer alan misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflere uyumlu performans esasına dayalı olarak hazırlarlar” denilmektedir. Söz konusu yönetmelik hükümlerine göre Kurumumuzun 2010-2014 yıllarını kapsayan bütçe çalışmaları stratejik plan ve performans programı esasına dayalı olarak yapılacak olması itibariyle performansa ilişkin bilgilere söz konusu tarihten sonra yer verilecektir.

IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ Üstünlükler • Başkanlığımız Arşivinde Osmanlı Devletinin ilk yıllarından itibaren tutulmuş olan defter

ve belgelerle köklü bir arşive sahip olmak. • Başkanlığımızda çeşitli üniversitelerden lisans ve lisansüstü eğitim almış Osmanlıca

bilen, arşivcilik formasyonuna sahip deneyimli personel istihdam edilmiş olması. • Bakanlığımızın gelişmelere açık kadro yapısına sahip olması. • Başkanlığımızda çalışmaları tamamlanmış olan TARBİS projesi ile dijital arşiv

konusunda uzmanlaşmış teknik personel ile bilgi birikimi ve sağlam bir alt yapının oluşması sebebiyle ileride benzeri projelerin gerçekleştirilmesi için hazır olunması.

• Belge Restorasyon ve Konservasyon Ünitesine sahip olmamız. • Merkez ve taşra arşivlerinin fiziki ve sosyal imkanlarının iyileştirilmesi, arşiv bilincinin

geliştirilmesi hususunda bir görüş birliğinin oluşması ve desteklenmesi.

Zayıflıklar • Başkanlığımız personelinin (özellikle eski yazı bilir ve teknik personel) yaptığı işe göre

benzeri kurumların personelinden oldukça düşük maaş alması sebebiyle sürekli olarak bu alandaki personelin kurumdan ayrılması ve tecrübeli personel sayısında ciddi bir azalma olması.

34

• Merkez ve taşra birimlerinde arşiv bilincinin tam olarak oluşturulamaması. • Özellikle taşra arşivlerimizin standart hale getirilememesi ve dijital arşivin hayata

geçirilememiş olması. • Belge Restorasyonu Atölyesinin işlevini geliştirecek olan Kimya ve Mikrobiyoloji

laboratuarının henüz tam olarak kurulamamış olması.

35

İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. Ankara-Mart 2013 Mustafa PARLAK Arşiv Dairesi Başkanı Harcama Yetkilisi

36

MALİ HİZMETLER BİRİM YÖNETİCİSİNİN BEYANI

Mali Hizmetler Birim Yöneticisi olarak yetkim dahilinde; Bu idarede, faaliyetlerin mali yönetim ve kontrol mevzuatı ile diğer mevzuata uygun olarak yürütüldüğünün, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını temin etmek üzere iç kontrol süreçlerinin işletildiğini, izlendiğini ve gerekli tedbirlerin alınması için düşünce ve önerilerimin zamanında üst yöneticiye raporlandığını beyan ederim. İdaremizin 2011 yılı Faaliyet Raporunun “III/A – Mali Bilgiler “ bölümünde yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu teyit ederim. Ankara-Mart 2013 Bayram ÜNAL Şube Müdürü

37

tapu arşiv dairesi başkanlığı - tkgm · 2015-01-30 · 1) arşiv bilgi sistemini kurmak ve...

Documents