tata cara pembuatan tor - · pdf file2. mengapa (why) kegiatan tersebut perlu dilaksanakan...
TRANSCRIPT
TATA CARA
PEMBUATAN TOR(Term of reference)
DAN INDIKATOR KINERJA
POKJA PEMBANGUNAN JEMAAT
GKI JEMURSARI
Pra Raker, 6 Sept 2015
TOR KEGIATAN
(Workshop,sosialisasi,
diseminasi,seminar, penelitian, dll)
Pertanyaan itu muncul jika kita ingin
membuat sebuah kegiatan dan kegiatan
tersebut bukan kegiatan rutin.
TOR nya mana ?
Term of Reference (TOR) atau Kerangka Acuan
Kegiatan merupakan gambaran umum dan
penjelasan mengenai kegiatan yang akan
dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi
Kementerian Negara/Lembaga.
Apa sih TOR itu ?
TOR..untuk apa ?
Menjamin efisiensi, efektifitas, kelancaran dan
keseragaman tata urut dan materi kegiatan serta
menentukan thema, merumuskan masalah kemudian
mencari jawaban atas permasalan melalui Kegiatan
Yang dilaksanakan.
1. Uraian mengenai apa (WHAT) pengertian dan apa
keluaran/output yang akan dicapai dari kegiatan yang
dilaksanakan.
2. Mengapa (WHY) kegiatan tersebut perlu dilaksanakan
dalam hubungan dengan tugas pokok dan fungsi dan atau
sasaran program yang hendak dicapai oleh Satker.
3. Siapa (WHO) satker/panitia/tim/personel yang bertanggung
jawab melaksanakan dalam pencapaian keluaran/ouput
dan siapa yang menerima manfaat dari kegiatan tersebut.
ISI TOR
4. Kapan (WHEN) kegiatan dimulai dan selesai, berapa
lama (HOW LONG) waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikanya.
5. Dimana/lokasi (WHERE) kegiatan tersebut
dilaksanakan.
6. Bagaimana (HOW) kegiatan tersebut dilaksanakan.
7. Berapa perkiraan biayanya (HOW MUCH) yang
dibutuhkan
LANJUTAN ISI TOR...
1.
Apa yang akan di hasilkan
2. mengapa dilaksana
kan perlukan
3.
Siapa yang melaksana
kan
4.
Kapan Akan
dilaksanakan
5.
Dimana dilaksanak
an
6. Bagaimana Kegiatan tersebut
diaksanakan
7.
Berapa Aggaran yang di
butuhkan
Data dan Informasi
TOR
KELENGKAPAN TOR1. Rincian Anggaran Biaya (RAB) adalah suatu dokumen
yang berisi rincian komponen-komponen masukan (input)
dari sebuah kegiatan serta besaran biaya dari masing-
masing komponen. RAB merupakan penjabaran lebih lanjut
dari unsur perkiraan biaya (how much) dalam TOR.
2. Data Pendukung Lainnya adalah dokumen yang
mendukung TOR dan RAB, dapat berupa keterangan
mengenai spesifikasi barang berikut harganya, analisis biaya
satuan, Gambar, dan sebagainya yang dapat
dipertanggungjawabkan oleh K/L.
FORMAT TORLembaga :…………………
Unit Organisasi : …………………
Program : …………………
Kegiatan : …………………
Sub Kegiatan : …………………
Detail Kegiatan : …………………
1. Lata Belakang (why)
Alasan Kegiatan Dilaksanakan
2. Kegiatan Yang Dilaksanakan (what)
a. Uraian Kegiatan
b. Batasan Kegiatan
3. Maksud dan Tujuan
a. Maksud Kegiatan
b. Tujuan Kegiatan
Lanjutan.....
4. Indikator Keluaran dan Keluaran
a. Indikator Keluaran (kualitatif)
b. Keluaran (kuantitatif)
5. Cara Pelaksanaan Kegiatan (how)
a. Metode Pelaksanaan
b. Tahapan Kegiatan
6. Tempat Pelaksanaan Kegiatan (where)
7. Pelaksana dan Penanggung Jawab Kegiatan (who) .
a. Pelaksana Kegiatan
b. Penanggung Jawab Kegiatan
c. Penerima Manfaat Kegiatan
Lanjutan.....
8. Jadwal Kegiatan
a. Waktu Pelaksanaan Kegiatan (when)
b. Matrik Pelaksanaan Kegiatan (time table)
9. Biaya (how much) : total biaya yg diperlukan dalam kegiatan
………….., ..............…………...
Penanggung Jawab
( …………………………………)
TATA CARA PENGISIAN FORMAT TOR1. Lembaga, diisi dengan GEREJA KRISTEN INDONESIA.
2. Unit Organisasi, diisi dengan nomenklatur BIDANG BAPEL.
3. Program, diisi dengan nama program
4. Kegiatan, diisi dengan nama kegiatan
5. Sub Kegiatan, diisi dengan nama sub kegiatan
6. Detail Kegiatan, diisi dengan nama detail kegiatan.
LANJUTAN ....7. Latar Belakang, menjelaskan dasar “hukum” yang terkait dan
kebijakan Lembaga yang merupakan dasar keberadaan kegiatan
berkenaan berupa TATA GEREJA, TATA LAKSANA, Keputusan
Majelis, Visi dan Misi, Rencana Strategis dan Tupoksi BAPEL. Hal
yang penting adalah memberikan penjelasan secara singkat
mengapa (why) kegiatan tersebut dilaksanakan dan alasan
penting kegiatan tersebut dilaksanakan serta keterkaitan kegiatan
yang dipilih dengan keluaran (output) dalam mendukung
pencapaian sasaran dan kinerja program, yang pada akhirnya
akan mendukung pencapaian tujuan kebijakan.
8. Kegiatan Yang Dilaksanakan, menjelaskan uraian kegiatan apa
(what) yang akan dilaksanakan dan batasan kegiatan.
Lanjutan...9. Maksud dan Tujuan, menjelaskan mengapa (why) kegiatan harus
dilaksanakan dan berisikan hasil akhir yang diharapkan dari suatu
kegiatan (bersifat kualitatif) serta manfaat (outcome) kegiatan.
10. Indikator Keluaran dan Keluaran, menjelaskan indikator keluaran
berupa target yang ingin dicapai (bersifat kualitatif) dan keluaran
(output) yang terukur dalam suatu kegiatan (bersifat kuantitatif),
misalnya : 20 orang, dokumentasi, laporan pelaksanaan, dan lain-lain.
11. Cara Pelaksanaan Kegiatan, menjelaskan bagaimana (how) cara
pelaksanaan kegiatan baik berupa metode pelaksanaan, komponen,
tahapan dalam mendukung pencapaian keluaran (output) kegiatan.
12. Tempat Pelaksanaan Kegiatan, menjelaskan di mana (where) kegiatan
tersebut akan dilaksanakan.
Lanjutan...13. Pelaksana dan Penanggung Jawab Kegiatan, menjelaskan siapa
(who) saja yang terlibat dan bertanggung jawab atas pelaksanaan
kegiatan serta penerima manfaat kegiatan.
14. Jadwal Kegiatan, menjelaskan berapa lama dan kapan (when)
kegiatan tersebut dilaksanakan, dengan dilengkapi time table
kegiatan.
15. Biaya, berisikan total biaya (how much) kegiatan, sebesat nilai
nominal tertentu yang dirinci dalam RAB sebagai lampiran TOR.
16. Tempat dan Tanggal, diisi tempat dan tanggal pembuatan TOR.
17. Penandatangan TOR, diisi personil yang bertanggung jawab pada
kegiatan yang akan dilaksanakan
TIPE DAN JENIS INDIKATOR KINERJA
• Kualitatif, menggunakan skala (misal: baik, cukup, kurang)
• Kuantitatif absolut: menggunakan angka absolut (misal: 30 orang, 80 unit)
• Persentase: menggunakan perbandingan angka absolut dari yg diukur dengan populasinya (misal: 50%, 100%)
• Rasio: Membandingkan angka absolut dengan angka absolut lain yang terkait (misal: rasio jumlah guru dibandingkan jumlah rnurid)
• Rata-rata: angka rata-rata dari suatu populasi atau total kejadian (misal: rata-rata biaya pelatihan per peserta dalarn suatu diklat)
• Indeks: angka patokan dari beberapa variabel kejadian berdasarkan suatu rumus tertentu (misal: indeks harga saharn, indeks pembangunan manusia)
INDIKATOR KINERJA UTAMA
• MAJELIS JEMAAT OUTCOME < VISI• MANFAAT / BENEFIT
• DAMPAK / IMPACT (?)
• MAJELIS BIDANG OUTCOME < MISI
• BAPEL INPUT & OUT PUT
INPUT
Apa saja yang digunakan dalam menentukan input?
• Jumlah dana yang dibutuhkan
• Sumber daya manusia yang dibutuhkan
• Peralatan yang digunakan
• Jumlah Bahan yang digunakan
• Beban kerja atau lainnya
OUTPUT
• Bagaimana menentukan target output?
Dengan menetapkan apa yang akan dihasilkan dari sebuah pelayanan tertentu.
• Apa contoh dari output?
Jumlah pelayanan yang direncanakan:
• Jumlah pelatihan/peserta pelatihan
• Jumlah barang yang dibeli/dihasilkan:
• Jumlah Kegiatan yang dilaksanakan
OUTCOME
Bagaimana mengidentifikasi outcome?
• Outcome menggambarkan tingkat pencapaian hasil yang lebih luas dari output.
• Contoh dari outcome indikator termasuk diantaranya pengetahuan baru, peningkatanketrampilan, perubahan sikap atau nilai, modifikasi perilaku, kondisi yang lebih baik, atau perubahan status.
OUTCOME
• Indikator outcome dapat digunakan untuk menunjukkan hasil apa yang telah dicapai dalam bentuk output sehingga bisa memberikan kegunaan yang lebih besar bagi penerima manfaat.
• Bagaimana mengukur target outcome? Indikator outcome diukur dengan melakukan
penilaian terhadap outcome/keluaran dari indikator output, apakah output tersebut
berfungsi atau tidak.Outcome memastikan pencapaian suatu sasaran.
CONTOH OUTCOME
• Jumlah atau persentase (%) hasil dari kegiatan: Tingkat Pemahaman peserta terhadap materi pelatihan Tingkat kepuasan dari warga jemaat Jumlah kemenangan tim dlm setiap putaran pertandingan
• Peningkatan tren untuk hal-hal yang positif:Kenaikan nilai Jemaat AnakPeningkatan daya tahan bangunanPeningkatan daya tampung sekolah dalam menerima siswa
• Penurunan tren untuk hal-hal yang negatif:Penurunan Tingkat KemacetanPenurunan Tingkat Pelanggaran Lalu lintas
MANFAAT
• Indikator kinerja ini menggambarkan manfaat yang diperoleh dari indikator hasil/outcome.
• Indikator ini seperti hasil/outcome antara yang diharapkan akan mengarah pada akhir yang diharapkan namun bukan merupakan akhir dari semuanya (seperti misalnya waktu tanggap terhadap pengaduan atau ketidak puasan jemaat namun tidak menunjukkan secara langsung mengenai tingkat keberhasilan memperoleh tanggapan)
• Manfaat dapat diukur dalam jangka menengah dan panjang
MANFAAT
• Bagaimana menentukan indikator manfaat?
Dengan melihat tujuan akhir yang ingin dicapai
CONTOH MANFAAT
• Peningkatan hal yang positif dalam jangka menengah dan panjang panjang % Kenaikan Lapangan kerja
Peningkatan kegiatan ekonomi masyarakat
• Penurunan hal yang negatif dlm jangka panjang
Penurunan keterlambatan jemaat Kebaktian
Penurunan Tingkat apatisitas jemaat
Penurunan Tingkat Konsultasi Penyimpangan perilaku Kristiani
DAMPAK
• Hasil akhir yang dicari (seperti misalnya JEMAAT YANG DAPAT DIANDALKAN)
• Manfaat dari indikator dampak?
Indikator dampak mengungkapkan dasar pemikiran dibalik kenapa kegiatan tertentu dilaksanakan, dan menggambarkan aspek makro pelaksanaan kegiatan secara kumulatif.
CONTOH DAMPAK
• Apa contoh dari dampak?Peningkatan tren yang bersifat positif dalam jangka panjang:• Jemaat pro aktif melakukan pelayanan• Peningkatan Eksistensi Pengurus Sektor Pelayanan
Penurunan dalam tren negatif dalam jangka panjang:• Penurunan tingkat ketidak pedulian kehidupan
berjemaat• Penurunan Jumlah warga Jemaat yang “jajan rohani”
ke Gereja lain
INDIKATOR KINERJA• Quantity of work : jumlah kerja yang dilakukan dalam suatu periode yang
ditentukan.
• Quality of work : kualitas kerja yang dicapai berdasarkan syarat-syarat
kesesuaian dan kesiapannya.
• Job Knowledge : luasnya pengetahuan mengenai pekerjaan dan
keterampilannya.
• Creativeness : keaslian gagasan –gagasan yang dimunculkan dan
tindakan-tindakan untuk menyelesaikan persoalan-persoalan yang timbul.
• Cooperation : kesediaan untuk bekerjasama dengan orang lain atau
sesama anggota organisasi
• Dependability : kesadaran untuk dapat dipercaya dalam hal kehadiran dan
penyelesaian kerja.
• Initiative : semangat untuk melaksanakan tugas-tugas baru dan dalam
memperbesar tanggungjawabnya.
• Personal Qualities : menyangkut kepribadian, kepemimpinan,
keramahtamahan dan integritas pribadi.
TERIMA KASIH
GOD BLESS U
SEMOGA BERMANFAAT