tatacara pengurusan fail kerajaan

7/24/2019 Tatacara Pengurusan Fail Kerajaan

1/47

PENGGUNAAN DANPENYELENGGARAAN FAIL

AHMAD AZMAN MOHAMAD RAMLI

FAKULTI PENGURUSAN MAKLUMATUiTM, KAMPUS PUNCAK PERDANA


2/47

DEFINISI FAILSatu folder yang didaftar dalam mana

kandungannya disusun dengan cermat dansistematik.


3/47

BAHAGIAN BERTANGGUNGJAWAPMENGURUSKAN PENGGUNAAN DAN

PENYELENGGARAAN FAIL

Bahagian Registri/Bahagian Pendaftaran

Fail/Bahagian Bilik Fail


4/47

CONTOH BILIK REGISTRI


5/47

SISTEM REGISTRI

Registri Berpusat.

Registri Tidak Berpusat.


6/47

REGISTRI BERPUSAT

Ciri utama:

- Kawalan penggunaan, penyelenggaraandan pelupusan fail dilaksanakan olehsatu bahagian registri.


7/47

REGISTRI TIDAK

TERPUSATCiri Utama:

- Terdapat lebih daripada satu bahagianregistri yang mengawal penggunaan,penyelenggaraan dan pelupusan fail dansetiap bahagian tersebut tidak tertakluk diantara satu sama lain.

- Kaedah penggunaan dan penyelenggaraanfail tidak seragam di antara bahagian registri.


8/47

AKTIVITI-AKTIVITI UTAMAPENGGUNAAN DAN

PENYELENGGARAAN FAIL Mengendali penyimpanan fail.

Mengendali pembukaan fail.

Mengendali pergerakan fail. Mengendali penutupan fail.

Mengendali fail rosak.

Mengendali fail tidak dapat dikesan@hilang.

Mengendali pengesanan Fail.

Mengendali pemeliharaan Fail.


9/47

PENYIMPANAN FAIL Fail terbuka hendaklah disimpan di bilik

registri.

Gunakan rak yang sesuai dan dilebelkanuntuk kemudahan pengesanan fail.

Fail terperingkat hendaklah disimpanmengikut kaedah yang ditetapkan oleh

Arahan Keselamatan seperti di dalamkabinet berkunci yang berpalang, rak

bergerak berkunci atau di bilik kebal.


10/47

PEMBUKAAN FAIL -

PERALATAN Kulit fail

Tali fail

Penebuk lubang

Kertas minit


11/47

PEMBUKAAN FAIL JENISKULIT FAIL

TERBUKA - kulit fail berwarna putih (Am 435 pin1/80)

TERHAD - kulit fail berwarna putih dengan copterhad

SULIT - kulit fail berwarna hijau (Am 436)

RAHSIA - kulit fail berwarna merah jambuberpalang merah depan dan belakang (Am 437)

RAHSIA BESAR - kulit fail berwarna kuning,

berpalang merah depan dan belakang (Am 438)


12/47

PEMBUKAAN FAIL- KAEDAH Mestilah memberitahu kepada Registri

(samada dengan mengisi borang ataulain-lain cara bertulis)

Kerani Bahagian Registri perlumenyemak buku daftar fail dan lain-lain panduan untuk memastikan failbelum dibuka

Pilih fail mengikut taraf keselamatan

surat yang hendak dikandungkan.


13/47

PEMBUKAAN FAIL- TAJUKFAIL

Mesti ringkas, padat dan melambangkan isikandungan fail.

Singkatan tidak boleh digunakan keranaboleh beri makna berlainan,contoh:

ANM-Arkib Negara Malaysia

ANM-Akauntan Negara Malaysia

Perkataan dengan ejaan sama tetapi adamakna berlainan tidak bolehdigunakan,contoh kabinet-rak/kabinet-parlimen.


14/47

PEMBUKAAN FAIL-

NOMBOR RUJUKAN FAIL

Nombor rujukan fail adalah lambang

kepada fail dan gantinama kepada tajukfail.

Nombor rujukan fail digunakan untuk

mengenalpasti sesuatu fail sertamemudahkan pengesanan dan penyusunanfail dalam tempat simpanan fail.


15/47

PEMBUKAAN FAIL NOMBOR

RUJUKAN FAILContoh nombor rujukan fail yang berdasarkanpengkelasan perkara dan fungsi organisasi

100 Pentadbiran200 Harta dan Bangunan300 Kelengkapan dan Bekalan400 Kewangan

500 Sumber manusia600 Hal Ehwal Pelajar700 Pengurusan Akademik800 Pengurusan Ko-Kurikulum

Fail Fungsi Am @Housekeeping

Fail Fungsi Teras @Functional


16/47

PEMBUKAAN FAIL

PENGISIAN KULIT FAIL

Setiap ruangan di atas kulit fail perlu diisi

mengikut peraturan yang ditetapkan


17/47

Contoh Kulit Fail Yang Lengkap(AM 455-Pin.1/80)

Kertas- Kertas Yang BerhubungFPM. 600 17 /53

Didaftarkan di bawah perkara

PERKARA

Pengambilan Pelajar Program IS 222P.K.1897(L)-96

Tarikh Kandungan Pertama Tarikh Kandungan Akhir

ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN FAIL (UNTUK

KEGUNAAN PENDAFTARAN)Dihantar

kepada

Tarikh

dihantar

Dihantar

kepada

Tarikh

dihantar

Dihantar

kepada

Tarikh

dihantar

F 25 8 95

A) Tutup pada

atau apabila mengandungi 100

lampiran yang mana lebih awalTA 1 18 11 95

F

24 11 95

B) Kajian Pertama 5 Tahun

Selepas Penutupan Pada

C) Dicadangkan Dipindah -

kan/Dimusnahkan :

(Potong mana yang tiada berkenaan.

Satu senarai hendaklah dibuat

untuk persetuju- an Arkib Negara

Malaysia bagi memusnah kan atau

memindah)

D) Kajian Kedua Pada Thn.

....

Dihantar

kepada

Tarikh dihantarAPABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN


18/47

PEMBUKAAN FAILPENGISIAN KULIT FAIL

Kertas-Kertas Yang Berhubung:

Bermaksud fail-fail yang berkaitan. Jikasesuatu jabatan tukar sistem kelasifikasi failyang baru, maka nombor rujukan fail yanglama perlu dicatatkan dalam ruang ini sebagairujukan.


19/47


Tarikh Kandungan Pertama:

Tarikh kandungan pertama yang dimasukkan dalam fail.

Tarikh Kandungan Akhir:

Tarikh kandungan terakhir yang dimasukkan dalam fail.Tarikh ini hanya perlu dicatitkan apabila fail berkenaanditutup.


20/47


Dihantar kepada:

ringkasan nama/jawatan pegawai yang akan menerima failuntuk tindakan.

Tarikh dihantar:

hari, bulan dan tahun.


21/47

PEMBUKAAN FAIL KERTAS

MINIT Setiap fail mesti ada kertas minit

Kertas minit dimasukkan sebagaikandungan fail

Terletak disebelah kiri fail


22/47

PEMBUKAAN FAILKERTAS MINIT

Fungsi Kertas Minit :

1. Merekod surat keluar dan masuk fail

Surat Masuk:

Surat bth.___drp.___d/m pd.___

Surat Keluar:

Surat bth.___d/h kpd.___pd.___

2. Merekod arahan dan keputusan di antarakakitangan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan


23/47


Kaedah menulis minit:

Semua perenggan dalam minit, melainkan perenggan

pertama hendaklah diberi nombor.

Minit yang kandungannya lebih daripada satu mukasurat hendaklah dimasukkan sebagai satu kandungan

dalam fail (kanan fail)

Pegawai perlu menulis ringkasan jawatan dantandatangan penuh di akhir minit.


24/47


Contoh minit:

P (IS 222) 3,

Surat bil. 88 dirujuk.

2. Sila beri taklimat untuk bengkel pengurusan rekod tersebut.

Terimakasih.

t.t

KP (IS 222)


25/47

PEMBUKAAN FAILMENGKANDUNG SURAT

Surat dikandung di sebelah kanan fail

Surat mestilah diberi nombor seturut

Nombor turutan hendaklah ditulis dandikandungkan dalam bulatan di tepi sebelahkanan surat

Semua kertas minit dan surat yangdimasukkan hendaklah ditebuk di tepinya (1inci dari bucu) dan diikat dengan tali fail


26/47


Surat yang telah didaftarkan atas kertasminit tidak boleh dikeluarkan daripada

fail kecuali lampirannya yangberketebalan lebih 4 cm (seperti bukuterbitan dan laporan) atau lampiran

yang memerlukan pemeliharaan yangberbeza (seperti peta, pelan danlukisan).


27/47


Lampiran yang dikeluarkan hendaklahdicatatkan dengan nombor rujukan fail

dan nombor kandungan fail. Lampiran disimpan di bilik fail/registri.

Slip pengganti lampiran ini hendaklah

dikandungkan dalam fail yang manatercatat maklumat tempat simpananlampiran tersebut.


28/47

PERGERAKAN FAIL

Sebaik-baiknya fail diedarkan melalui bahagianregistri supaya rekod lengkap pengedaran fail dapatdisimpan. Dengan itu fail lebih senang dicari dan

diperolehi kembali.

Setelah tindakan selesai/tidak dapat diteruskan, failperlu dikembalikan segera kepada bahagian registri.

Fail terperingkat hendaklah diedarkan denganmengikut prosedur yang ditetapkan oleh ArahanKeselamatan (contohnya menggunakan beg/sampul).


29/47

PERGERAKAN FAIL

Pergerakan fail mesti dikawal dengancara:

Penggunaan Kad Pergerakan Fail

Penggunaan Borang Pergerakan Fail


30/47

PERGERAKAN FAIL-KADPERGERAKAN FAIL

Kad Pergerakan Fail perlu disimpan di sebelahkiri dalam fail bersama kertas minit

Apabila fail dipinjam, kad perlu dikeluarkandan nama peminjam dicatatkan dalam kad

Maklumat edaran dalam kad mesti samadengan muka depan kulit fail

Kad yang telah dikeluarkan perlu disusunmengikut nombor seturut fail.

Kad dapat menjimatkan masa mengesan fail


31/47

PERGERAKAN FAIL-KADPERGERAKAN FAIL

NO.FAIL : FPM. 600-17/53

TAJUK FAIL : Pengambilan Pelajar Program IS 222

DIHANTAR

Kepada Tarikh Oleh Kepada Tarikh Oleh


32/47

PERGERAKAN FAIL-BORANGPERGERAKAN FAIL

Borang pergerakan fail digunakan apabila failtidak dapat diedarkan melalui bahagian

registri (contohnya disebabkan kakitanganingin mengedarkan fail terus kepadakakitangan lain).

Borang ini hendaklah dihantar segera kepadabahagian registri setelah fail diedarkan.


33/47

PERGERAKAN FAIL-BORANGPERGERAKAN FAIL

BORANG PERGERAKAN FAIL

Kepada Kerani Registri,

Fail No./Tajuk ...telah saya serahkan kepada..pada tarikh

T.T.. T.T.Nama... Nama....(Pegawai Pengedar Fail) (Pegawai Penerima Fail)

Tarikh:


34/47

PENUTUPAN FAIL

FAIL AKTIF: Mencapai ketebalan 4 sm@100 kandungan (mana-

mana terdahulu)

Palangkan fail dengan dakwat merah dan tuliskantutup pada..dan Jilid.dibuka, dengan gunadakwat biru atau hitam

Buka kulit fail baru dan beri nombor rujukan yangsama dan ditanda sebagai jilid 2 di hujung nombor

rujukan Fail baru direkodkan dalam indeks atau buku daftar

fail Fail jilid baru hendaklah diikat bersama fail jilid

sebelumnya sehingga tidak diperlukan (tidak lebih 3

bulan)


35/47

PENUTUPAN FAIL

FAIL TIDAK AKTIF:

Fail tidak aktif ialah fail yang langsung tidakdigunakan selama tempoh lebih daripada 5 tahundaripada tarikh terakhir fail tersebut digunakan. Failini juga boleh ditutup walaupun belum tebal 4 c.matau belum capai 100 kandungan.


36/47

PENUTUPAN FAIL

Fail tutup perlu diasingkan daripada fail aktif.

Fail tutup disusun mengikut turutan nomborrujukan fail dan diikat secara bundle.Seeloknya bundle tersebut disimpan dalamkotak.

Fail tutup tersebut disenaraikan dan senaraitersebut ditampal pada kotak.


37/47

PENUTUPAN FAIL

Fail yang telah berusia lebih 5 tahun daripada

tarikh tutupnya dan telah tamat tindakan@tidak diperlukan untuk rujukan, mohonlahpelupusannya daripada Arkib Negara Malaysia

Fail-fail tutup hendaklah dipelihara daripadasebarang musuh rekod seperti kebakaran, suhudan kelembapan yang melampau ,serangga

perosak, air dan kehilangan/kecurian


38/47

FAIL ROSAK

Perlu diganti dengan kulit baru Catatkan nombor dan tajuk fail yang sama Jika terdapat catatan penting pada kulit fail

yang rosak, kulit fail tersebut (muka hadapanshj.) hendaklah digunting dan dimasukkan kedalam kulit fail baru

Kertas minit dan isi kandungan dipindahkan

ke dalam fail baru Kandungan dan minit yang koyak dibuat

pembaikan kecil dengan menggunakan gamkanji


39/47

FAIL HILANG/TIDAK DAPATDIKESAN

Kehilangan perlu dilaporkan segera kepada Unit Registri

Fail sementara (Sampul Kecil) perlu dibuka

Apabila fail ditemui semula, sampul kecil perludikandungkan ke dalam fail berkenaan sbg. satukandungan

Apabila fail tidak dapat ditemui dalam tempoh masatertentu, buka fail baru. Sampul kecil dimasukkan kedalam fail baru sebagai satu kandungan fail

Jika fail baru telah dibuka dan fail lama telah dijumpai, faillama boleh ditutup dan fail baru dijadikan sebagai jilid

berikutnya


40/47

FAIL HILANG/TIDAK DAPATDIKESAN- SAMPUL KECIL

Sampul kecil menggunakan kulit Am 435A-Pindaan1/82

Penggunaan bersifat sementara

Nombor dan tajuk perlu sama dengan fail induk yanghilang/tidak dapat dikesan Kandungan sampul kecil bermula dengan nombor

satu dan seterusnya. Sampul kecil juga boleh digunakan bila sesuatu surat

perlu diambil tindakan oleh lebih daripada dua orangpegawai pada masa yang sama. Surat tersebut perludibuat salinan (zeroks). Surat asal dimasukkan dalamfail induk dan salinan surat dimasukkan ke dalamsampul-sampul kecil dan diedarkan kepadakakitangan bertanggungjawap.


41/47

Contoh Format Sampul Kecil(AM 435APin .1/ 82)

SAMPUL KECILNo. Kertas Am Tajuk No. Kandungan

Perkara :

Minitminit


42/47

PENGESANAN FAIL

Sangat penting dalam organisasi. Jika fail

cepat dikesan, tindakan dapat cepat diambil.

Pengesanan dapat dibuat denganmenggunakan dua cara iaitu secaramenggunakan Indeks Fail dan SenaraiFail.


43/47

INDEKS FAIL (KaedahManual/Komputer)

Kaedah Manual:

Borang AM 89 (Rekod Nombor) dan

89A (Rekod Abjad)


44/47

Contoh : Borang Am 89 A

No.Fail: PPSPSA. 600-2/5/23

Kuala Pilah;Pelupusan Sampah di Zon 1,

Bandar Kuala Pilah

Fail-fail berkaitan: Lokasi

PPSPSA. 600-2/5/23/1 Pelupusan

Sampah di Zon 2 ,Bandar Rak 2/3/3/8

Kuala Pilah


45/47

SENARAI FAIL

Bil. No. Fail Tajuk Fail LokasiFail

1. PPSPSA.600-2/5/23

PelupusanSampah di Zon1, Bandar KualaPilah

Rak2/3/3/8


46/47

Pemeliharaan Rekod

Rekod mesti dipelihara dengan baik.

Bilik simpanan rekod mesti sesuai suhu/kelembapan/terhindar

bahaya air/kebakaran/serangga perosak.

Rekod patut disimpan atas rak-rak.

Rekod yang basah jangan dijemur,rekod berlapuk perlu

dibersihkan dan yang diserang serangga seperti anai-anaihendaklah dibinasakan serangga tersebut.

Bilik registri/fail dan bilik rekod hendaklah dijaga dandibersihkan (hanya menyimpan rekod sahaja dan bukantempat makan /minum/merokok).


47/47

Ada Soalan ?

TERIMA KASIH

tatacara pengurusan fail kerajaan

Documents