TATACARA PENGURUSANMAJLIS

APA ITU MAJLIS

• Menurut kamus dewan majlis bermaksud perjumpaan orang ramai, keramaian atau mesyuarat.

• Majlis ada dua jenis: 1. Majlis rasmi 2. Majlis tidak rasmi

• Pengurusan menurut kamus dewan bermaksud perihal mengurus sesuatu. Oleh itu tatacara pengurusan majlis rasmi, bernaksud sistem atau susunan bagaimana sesuatu majlis yang formal itu diuruskan atau dikendalikan

1. MENUBUHKAN JAWATANKUASA

• Jawatankuasa yang dimaksudkan adalah satu jawatankuasa tetap yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang telah ditetapkan.

2.Mengadakan Mesyuarat

• Berapa banyak mesyuarat hendak diadakan?

• Bergantung kepada besar atau kecil sesuatu majlis.

• Bertujuan untuk menyelaraskan semua jawatankuasa

Contoh

MesyuaratJ/kuasaInduk 1

Mesy. J/K Kecil 1

Mesy. Jk Kecil 111

Mesy. J/K Kecil 11

Taklimat kpd semua staf

Perkara yang dibincangkan dalam

jawatankusa kecil• I. Mengenalpasti tugas yang perlu diberi

perhatian segera• Mengagih tugas kepada ahli• Menetapkan tarikh untuk menyelesaikan

tugasan• Menyenaraikan nama pembantu yang akan

membantu j/k dan memastikan mereka tidak terlibat dalam j/k lain

Menyediakan Teks Ucapan

• Teks ucapan perlu mengandungi:• i. Idea-idea terbaru• ii.Isi dan tatabahasa yang berkualiti• Iii. Tek ucapan pengetua handaklah mengandungi

isu-isu/ rancangan terbaru berkaitan pendidikan• Tek ucapan tetamu khas hendaklah mengandungi

isu-isu umum dan nasihat/ gesaan.

4. Menyediakan buku Cenderamata

• Kandungan Buku cenderamata Majlis Konvo:

• 1. Kata alu-aluan menteri• 2. Kata alu-aluan Ketua Pengarah

Pendidikan• 3.Kata alu-aluan pengetua• 4. Lagu maktab• 5. Senarai Staf Akademik

Sambungan……..

• 6. Biodata Penerima Hadiah Cemerlang

• 7. Senarai nama penerima diploma

• 8.Atur cara ditengah-tengah buku

• 9.Senarai ahli j/k

• 10. Penghargaan

• 11. Autograf

5. Mengenal pasti FormatKad Jemputan

• Kad jemputan hendaklah mengandungi butir-butir seperti berikut:

• 1. Nama Majlis

• 2. Penganjur yang menjemput

• 3. Tempat Majlis

• 4. Masa majlis bermula dan berakhir

• 5. Masa Ketibaan tetamu

Sambung……….

• 6. Panduan pakaian

• 7. Nama dan nombor telefon rujukan

• 8. Aturcara majlis

• 9. Pelan tempat majlisNama tetamu di kad jemputan-tulis tangan

disampul ditaip

6. Mengenal Pasti Juruacara dan Pengacara majlis

• Teks juru acara hendaklah ditaipkan dengan menggunakan kertas A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengunuman.Contoh:

• Masa : Hanya anggaran saja

Cue : Panduan bagi juruacara

Ann. : Teks pengumuman

7.Mengenal pasti Penyambut tetamu

• Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu.

• 1. Atur cara majlis

• 2. Susunan Tempat duduk

• 3. Kawasan Yang Diperuntukkan

• 4.Tempat-tempat penting

• 5. Senarai nama tetamu yang dijemput

• 6. Senarai tetamu khas

• 7. Pakaian penyambut tetamu

• 8. Cara menyambut tetamu

• 9. Mengenali tetamu

• 10 Pertanyaan dan teguran

• 11. Senyum selalu

8.Mengadakan Raptai

Tujuan raptai:

• Tahu akan tugas dan tanggungjawab masing-masing

• Penentu urutan majlis

• Memperbaki kelemahan

• Mendapat bayangan Senario majlis

9. Mengadakan Post-Mortem

• Kegunaannya ialah mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis akan datang

Kenapa Kemahiran Pengurusan Majlis Penting?

• Kegagalan mengendalikan sesuatu majlis mengambarkan ketidaktelitian pihak penganjur menyelaras dan menguruskan majlis. Kesannya akan menjatuhkan imej pihak penganjur& mengambarkan seolah-olah penganjur tidak mementingkan aspek kualiti dalam pengurusan.

SEKIAN TERIMA KASIH

• PANJANG UMUR KITA BERJUMPA LAGI………………..