teamwork pada arfa nusantara teknologi bersama
TRANSCRIPT
Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi
bersama Organizational Behaviour
Yuliyanti ~ 10/310534/PEK/1541106/02/2011
Teamwork merupakan kumpulan individu yang memiliki aturan dan mekanisme kerja yang jelas serta saling tergantung antara satu dengan yang lain.
Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama Alfresco
Pendahuluan
Dalam suatu pengelolaan perusahaan, tidak ada satupun perusahaan yang menolak bahwa
sumber daya manusia adalah aset penting perusahaan yang mampu membawa kesuksesan bagi
perusahaan tersebut maupun sebaliknya. Kunci keberhasilan perusahaan untuk mencapai dan
mempertahankan keunggulan di era hyper-competition ini ditentukan oleh kuatnya jalinan kerjasama
(teamwork) pada seluruh sumber daya manusianya dan kualitas komunikasi (communication)
perusahaan yang baik. Untuk itu, perusahaan membutuhkan seorang karyawan yang mempunyai visi,
berkarakter serta mampu menciptakan dan membangun suatu teamwork yang tangguh guna
mewujudkan visi perusahaan.
Pada dunia usaha, penggunaan kerja tim seringkali merupakan solusi terbaik untuk mencapai
suatu kesuksesan. Kerja tim yang solid akan memudahkan manajemen dalam mendelegasikan tugas-
tugas perusahaan. Namun demikian untuk membentuk sebuah tim yang solid dibutuhkan komitmen
yang tinggi dari manajemen. Hal terpenting adalah bahwa teamwork harus dilihat sebagai suatu sumber
daya yang harus dikembangkan dan dibina sama seperti sumber daya lain yang ada dalam perusahaan.
Bagi perusahaan IT, teamwork bukan hanya sebagai solusi untuk mencapai suatu kesuksesan
namun merupakan struktur penting dari perusahaan itu sendiri. Hal ini dikarenakan seluruh pekerjaan
membutuhkan kerjasama tim yang baik dimana kesuksesan suatu proyek berasal dari kekompakan
sebuah tim yang mengerjakanya. Tim yang baik adalah tim yang setiap individu di dalamnya dapat
bertindak dan bergerak untuk tujuan yang sama, yakni target yang hendak dicapai serta memiliki
motivasi, semangat, loyalitas, dan dedikasi yang diikat oleh komitmen yang kuat dan tak teringkari. Tim
proyek biasanya memiliki karakter unik yang terdiri dari beberapa orang yang berkompeten dalam
knowledge dalam hal ini pengetahuan tentang IT dan tentu saja berkompeten dalam teamwork.
Halaman | 1
Pentingnya teamwork dalam industri IT membuat perusahaan kami (Arfa Nusantara Teknologi)
selalu fokus untuk membangun tim yang solid. Karenanya sebagai perusahaan baru, kami selalu
berusaha untuk meningkatkan kerjasama tim dengan melakukan berbagai cara. Mulai dari pelatihan-
pelatihan hingga pendekatan melalui outbond. Tindakan ini kami lakukan dalam rangka untuk
meningkatkan hubungan kerja antar karyawan dimana hubungan itu tidak hanya terhenti sebagai rekan
kerja namun lebih kepada hubungan personal. Dengan demikian akan tercipta teamwork yang lebih
baik, sehingga target tercapai dengan sukses. Tidak hanya sampai disitu saja, kami juga selalu berusaha
menjaga kekompakan tersebut agar berkesinambungan, sehingga target-target selanjutnya tetap dapat
tercapai.
Teknologi Informasi Bagi Arfa Nusantara Teknologi
Di era globalisasi, teknologi informasi berperan sangat penting. Dengan penguasaan teknologi
dan informasi, diharapkan akan memiliki modal cukup untuk menjadi pemenang dalam persaingan
global. Di era globalisasi, tidak menguasai teknologi informasi identik dengan buta huruf. Teknologi
Informasi sebagai bagian dari ilmu pengetahuan dan teknologi secara umum adalah semua teknologi
yang berhubungan dengan pengambilan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penyebaran, dan
penyajian informasi.
Teknologi Informasi telah menjadi penyangga kehidupan umat manusia di zaman modern.
Disadari atau tidak, kehidupan ini telah menjadi semakin praktis berkat teknologi informasi. Bahkan
merupakan jantung yang mensuplai energi bagi jalannya industri seperti perbankan, telekomunikasi, dan
manufaktur. Melihat fenomena tersebut, tidak mengherankan jika banyak negara menjadikan teknologi
informasi sebagai industri unggulan dalam rencana pembangunan mereka. Bahkan negara-negara yang
bangkit di awal abad 21 seperti India dan China memiliki portfolio industri teknologi informasi yang
impresif. Negara-negara tersebut sadar, bahwa teknologi informasi dapat melesatkan pertumbuhan
ekonomi mereka. Teknologi informasi adalah industri masa depan, sehingga penguasaan teknologi
informasi merupakan langkah strategis untuk menjadi negara yang berpengaruh di masa depan.
Karenanya bidang jasa teknologi informasi sebagai salah satu sektor yang sangat berperan
dalam menentukan langkah kegiatan perekonomian dan menjadi penggerak sektor-sektor lainnya perlu
mendapatkan perhatian dan penanganan yang serius di Indonesia. Arfa Nusantara Teknologi sebagai
perusahaan yang bergerak di industri tersebut melalui visinya yakni tumbuh dan berkembang bersama
Halaman | 2
untuk menciptakan berbagai solusi yang tepat dan berkualitas dengan berbasiskan kepada Teknologi
Informasi, selalu berusaha mengedepankan teknologi informasi untuk membantu proses bisnis partner
nya menjadi lebih efisien, efektif, dan tepat.
Teknologi Informasi merupakan ideologi bagi Arfa Nusantara Teknologi. Oleh sebab itu,
perusahaan kami selalu mengedepankan IT terbaru dalam mengemas produk yang kami hasilkan.
Maksudnya adalah kami selalu berusaha mencoba untuk membangun produk terbaru kami dengan
menggunakan teknologi – teknologi terbaru. Untuk itu, kami harus selalu mengupdate pengetahuan
kami dengan informasi terbaru sehingga tidak ketinggalan dengan perusahaan IT lainnya.
Arfa Nusantara Teknologi
Arfa Nusantara Teknologi merupakan perusahaan teknologi informasi yang berdiri sejak 2010
lalu. Arfa Nusantara Teknologi adalah perusahaan konsultan IT yang berlokasi di pusat kota Surabaya.
Arfa Nusantara Teknologi memiliki tenaga ahli di bidang teknologi informasi lulusan perguruan tinggi
teknik terbaik di Indonesia bagian timur. Tenaga ahli yang kami miliki mempunyai kompetensi tinggi
dalam pengembangan teknologi informasi dengan sistematika pembuatan sistem dengan standar
internasional. Klien kami meliputi lembaga pemerintahan maupun perusahaan swasta, antara lain : Balai
Besar Wilayah Sungai (BBWS) Brantas Surabaya, Badan Keuangan Daerah Propinsi Gorontalo, Balai
Wilayah Sungai Nusa Tenggara I, Direktorat Sungai, Danau dan Waduk Kementerian PU, Dinas
Pendidikan Propinsi Jawa Timur, Direktorat Ketenagakerjaan Dikti Kementerian Pendidikan Nasional,
Direktorat Kelembagaan Dikti Kementerian Pendidikan Nasional, PT. Armandelta Selaras Jakarta, PT.
Bina Sumber Daya MIPA Jakarta, PT. KPSPN Jakarta, CV. Bumi Inti Selaras Surabaya, dan masih banyak
lagi. Pengalaman mengembangkan berbagai macam aplikasi tersebut, membuat staf kami memiliki
keahlian memanfaatkan teknologi pembangun aplikasi seperti PHP, Joomla, MySQL, Java, CSS dan lain
sebagainya.
Misi kami adalah memberikan memberikan solusi IT dengan proses terstandar yang tepat guna
serta berfokus pada kualitas untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, membantu dalam memberikan
solusi pemasaran berbasiskan IT, menciptakan budaya kerja yang berasakan kebersamaan serta
berfokus pada pelanggan untuk memberikan solusi TI yang berkualitas dan tepat guna. Menjadi
konsultan IT terbaik dalam memberikan solusi bagi pelanggan serta berfokus jasa retail, customized,
menjadi divisi IT client (saudara), mengelola IT perusahaan merupakan tujuan kami dengan fokus pada
Halaman | 3
kepuasan client melalui proses yang terstandar, fokus pada kualitas serta memberikan solusi yang tepat
guna.
Arfa Nusantara Teknologi bekerja pada semua tingkatan dalam sebuah organisasi. Kami dapat
memberikan solusi bagi seluruh perusahaan. Cara kerja kami yakni dengan mendengarkan dan
menanggapi kebutuhan klien. Kami menyesuaikan pengalaman dan ide-ide dengan tujuan bisnis klien
karena setiap klien adalah unik. Kami memulai dari awal untuk setiap klien dan kemudian bekerja untuk
mengembangkan pendekatan yang sesuai dengan kebutuhan spesifik.
Filosofi kami yakni bekerja dengan integritas, inovasi dan efektifitas. Selain itu, kami benar-benar
percaya bahwa bukan sistem sendiri yang memberikan inovasi asli dan hasil dalam organisasi melainkan
orang yang terlibat didalamnya dalam hal ini karyawan Arfa Nusantara Teknologi. Seseorang akan
mengerjakan sesuatu jauh lebih baik di lingkungan yang kondusif dibandingkan yang tidak. Karenanya
fleksibilitas harus dirancang dengan hati-hati.
Konsep Tim Proyek dengan Teamwork
Teamwork merupakan kumpulan individu yang memiliki aturan dan mekanisme kerja yang jelas
serta saling tergantung antara satu dengan yang lain. Oleh karena itu sekumpulan orang yang bekerja
dalam satu ruangan, bahkan didalam satu proyek, belum tentu merupakan sebuah teamwork. Terlebih
lagi jika kelompok tersebut dikelola secara otoriter, timbul faksi-faksi di dalamnya, dan minimnya
interaksi antar anggota kelompok.
Menurut Kasali (1998), teamwork (kerjasama) dalam kelompok adalah suatu pengembangan
dari manajemen strategi yang dilaksanakan oleh suatu perusahaan atau insitusi. Kelompok merupakan
unit yang fundamental dari unit organisasi dalam pengertian manajemen disebut sebagai dua orang
atau lebih yang saling berinteraksi dan mempengaruhi satu sama lain. Sifat saling mempengaruhi ini
bisa formal dan informal, yang bersifat formal sebahagian besar meliputi kelompok komando yang
terdiri dari manajer dan bawahannya. Sedangkan yang bersifat informal timbul secara spontan dalam
lingkungan organisasi formal, tanpa dorongan manajemen. Pada suatu perusahaan keberadaan tim
struktural dan fungsional merupakan suatu jalan untuk meningkatkan produktifitas pendayagunaan
sumberdaya secara efektif, penghematan biaya, peningkatan mutu dan sebagainya. Disebutkan bahwa
Halaman | 4
kelompok akan lebih merasakan keberhasilannya apabila bekerja dan menjadi unit yang lebih produktif
yaitu tim atau kelompok kerja.
Menurut Robert (2005), komponen kerja tim terdiri dari 3 (tiga) komponen yaitu:
1. Kerjasama.
Kerjasama (cooperation) dalam tim kerja menjadi sebuah kebutuhan dalam mewujudkan
keberhasilan kinerja dan prestasi kerja. Kerja sama dalam tim kerja akan menjadi suatu daya dorong
yang memiliki energi sinergitas bagi individu-individu yang tergabung dalam kerja tim. Tanpa kerja sama
yang baik tidak akan memunculkan ide-ide cemerlang. Keberhasilan suatu tim maupun individu sangat
berpengaruh erat dengan kerja sama tim yang dibangun dengan kesadaran pencapaian prestasi dan
kinerja. Menurut Kreitner dan Kinicki (2005), kerja sama memiliki 3 (tiga) keunggulan yaitu:
a. Kerja sama lebih unggul dibandingkan dengan kompetisi dalam meningkatkan prestasi dan
produktivitas.
b. Kerja sama lebih unggul dibandingkan upaya-upaya individualistis dalam meningkatkan prestasi
dan produktivitas.
c. Kerja sama tanpa kompetisi antar kelompok dapat meningkatkan prestasi dan produktivitas lebih
tinggi dari pada kerja sama dengan kompetisi antar kelompok.
2. Kepercayaan
Kepercayaan (trust) sangat kuat di dalam sebuah perusahaan, orang-orang tidak akan berbuat
terbaik jika mereka tidak percaya bahwa mereka akan diperlakukan secara adil, bahwa tak ada kronisme
dan setiap orang memiliki sasaran yang nyata. Satu-satunya cara yang diketahui untuk menciptakan
kepercayaan semacam itu adalah dengan menyusun nilai-nilai dan kemudian melakukan apa yang telah
dibicarakan. Menurut Kreitner dan Kinicki (2005), ada beberapa cara untuk membangun dan menjaga
kepercayaan, yaitu:
a. Komunikasi, menjaga agar anggota tim dan para karyawan mendapatkan informasi dengan
menjelaskan kebijakan-kebijakan dan keputusan-keputusan serta memberikan umpan balik yang
akurat.
Halaman | 5
b. Dukungan, selalu bersedia dan mau didekati. Berikan bantuan, saran, nasehat dan dukungan
untuk ide-ide anggota tim.
c. Rasa hormat, delegasi, dalam bentuk kewenangan pembuatan keputusan yang sebenarnya,
merupakan ekspresi terpenting dari penghormatan manajerial. Secara aktif mendengarkan ide-
ide orang lain adalah ekspresi terpenting kedua. (Pemberian kewenangan tak mungkin tanpa
kepercayaan).
d. Keadilan, cepat dalam memberikan pujian dan pengakuan kepada individu yang berhak
mendapatkan. Pastikan semua penilaian dan evaluasi kinerja objektif tidak memihak (tidak berat
sebelah).
e. Dapat diprediksi, seperti yang telah disebutkan sebelumnya, konsisten dan dapat diramalkan
dalam masalah sehari-hari. Penuhi janji-janji anda baik yang ter-ucap maupun yang tersirat.
f. Kompetensi, singkatkan kredibilitas dengan memperlihatkan pemahaman bisnis yang lain,
kemampuan teknis, dan profesionalisme.
3. Kekompakan
Kekompakan (cohesiveness) adalah sebuah proses dimana rasa kebersamaan muncul untuk
mengatasi perbedaan-perbedaan dan motif-motif individual. Anggota-anggota dari kelompok yang
kompak saling mendukung satu sama lain. Para anggota kelompok terpadu melekat bersama untuk satu
atau dua alasan berikut :
a. Karena mereka menikmati kebersamaan satu dengan yang lain, atau
b. Karena mereka membutuhkan satu sama lain untuk menyelesaikan sasaran bersama.
Namun demikian untuk membentuk sebuah tim yang solid dibutuhkan komitmen yang tinggi dari
manajemen. Hal terpenting adalah bahwa teamwork harus dilihat sebagai suatu sumber daya yang
harus dikembangkan dan dibina seperti sumber daya lain yang ada dalam perusahaan. Proses
pembentukan, pemeliharaan dan pembinaan teamwork harus dilakukan atas dasar kesadaran penuh
dari tim tersebut sehingga segala sesuatu berjalan secara normal sebagai suatu aktivitas sebuah
teamwork, meskipun pada kondisi tertentu manajemen dapat melakukan intervensi. Secara umum
perkembangan suatu tim dapat dibagi 4 (empat) tahap, yaitu:
1. Forming, adalah tahapan dimana para anggota setuju untuk bergabung dalam suatu team. Karena
kelompok baru dibentuk maka setiap orang membawa nilai-nilai, pendapat dan cara kerja sendiri-
Halaman | 6
sendiri. Konflik sangat jarang terjadi, setiap orang masih sungkan, malu-malu, bahkan seringkali ada
anggota yang merasa gugup. Kelompok cenderung belum dapat memilih pemimpin (kecuali team
yang sudah dipilih ketua kelompoknya terlebih dahulu).
2. Storming, adalah tahapan dimana kekacauan mulai timbul di dalam team. Pemimpin yang telah
dipilih seringkali dipertanyakan kemampuannya dan anggota kelompok tidak ragu-ragu untuk
mengganti pemimpin yang dinilai tidak mampu. Faksi-faksi mulai terbentuk, terjadi pertentangan
karena masalah-masalah pribadi, semua ngotot dengan pendapat masing-masing. Komunikasi yang
terjadi sangat sedikit karena masing-masing orang tidak mau lagi menjadi pendengar dan sebagian
lagi tidak mau berbicara secara terbuka.
3. Norming, adalah tahapan dimana individu-individu dan sub-group yang ada dalam team mulai
merasakan keuntungan bekerja bersama dan berjuang untuk menghindari team tersebut dari
kehancuran (bubar). Karena semangat kerjasama sudah mulai timbul, setiap anggota mulai merasa
bebas untuk mengungkapkan perasaan dan pendapatnya kepada seluruh anggota team. Selain itu
semua orang mulai mau menjadi pendengar yang baik. Mekanisme kerja dan aturan-aturan main
ditetapkan dan ditaati seluruh anggota.
4. Performing. Tahapan ini merupakan titik kulminasi dimana team sudah berhasil membangun system
yang memungkinkannya untuk dapat bekerja secara produktif dan efisien. Pada tahap ini
keberhasilan team akan terlihat dari prestasi yang ditunjukkan.
Kerja sama dalam tim (teamwork) adalah istilah yang popoler dalam majamanen perusahaan. Ada
empat tipe teamwork (Kreitner&Kinicki), yaitu:
1. Advice team. Tim ini dibentuk untuk memberikan informasi dan masukan dalam pengambilan
keputusan.
2. Production team. Tim ini bertanggung jawab dalam melakukan pekerjaan sehari-hari.
3. Project team. Tim ini dibentuk untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan terentu dalam
kurun waktu yang telah ditentukan.
4. Action team. Tim ini bertanggung jawab dalam menjalankan aktivitas-aktivitas dalam suatu
perusahaan.
Terciptanya team work efektif juga membutuhkan sebuah team-friendly organization. Hal ini dapat
terwujud dengan adanya sistem pendukung yang dibentuk oleh manajemen perusahaan yang sadar
akan pentingnya sebuah team work. Setiap kontribusi dari anggota tim harus saling melengkapi bukan
Halaman | 7
saling duplicating dan overlapping. Pembagian kerja dan tanggunjawab dibagi menurut kompetensi
masing-masing tetapi tetap diarahkan pada tujuan yang sama. Kegagalan dari sebuah tim juga akan
ditanggung oleh seluruh tim, tanpa memperhatikan posisinya dalam perusahaan.
Tim proyek merupakan salah satu struktur inti dari perusahan teknologi informasi. Yang dimaksud
dengan tim proyek adalah sebuah tim multidisipliner, yang merupakan paduan yang efektif antara
kecakapan, pengetahuan, dan bakat yang tergabung dalam perusahaan pengelolaan proyek. Biasanya
tim ini terdiri dari orang-orang terbaik yang dipilih untuk menangani sebuah proyek, dengan
menuangkan seluruh kecakapan dan keahliannya.
Kinerja dari tim proyek tersebut dipengaruhi oleh bagaimana tim tersebut dipimpin, bagaimana
tugas-tugas tersebut dikerjakan, bagaimana interaksi antar anggota tim, serta bagaimana dukungan
perusahaan terhadap tim proyek tersebut. Untuk itu ada beberapa cara untuk meningkatkan kinerja tim
proyek. Pertama, penugasan kelompok kerja harus diujikan pada isu spesifik dan nyata bukan
generalisasi yang luas. Kedua, pekerjaan harus dipecah-pecah dan lingkungan kerjanya dimana terdiri
dari kegiatan antar multidisiplin yang sangat komplek dan membutuhkan penggabungan dari beberapa
spesialis juga dukungan dari beberapa kelompok. Ketiga, keanggotaan tim harus didasarkan pada apa
yang dapat dicapai oleh setiap anggota dan keterampilan dari masing-masing anggota, bukan didasarkan
pada wewenang formal atau posisi perusahaan dari seseorang. Keempat, setiap anggota tim harus
melakukan pekerjaan yang kira-kira sama banyak, sehingga tidak muncul perasaan iri sesama anggota
tim, dan sebagainya.
Pentingnya Teamwork bagi Arfa Nusantara Teknologi
Dalam dunia yang kompetitif dewasa ini di mana setiap perusahaan berjuang untuk
mendapatkan posisi terbaik di pasar karenanya konsep pengembangan grup dan kerjasama dalam tim
semakin penting. Pengambilan keputusan individu membuka jalan bagi pendekatan tim manajemen
untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang telah produktif untuk perusahaan.
Fenomena Sinergi dalam grup atau tim telah menjadi salah satu bagian paling vital bagi Arfa
Nusantara Teknologi. Karyawan yang bekerja dalam kelompok diharapkan mampu memproduksi lebih
efisien dan memberikan kualitas yang lebih besar output dari yang dihasilkan oleh seorang. Dengan
Halaman | 8
kebersamaan dapat memecahkan permasalahan, memiliki variasi ide dan pengetahuan, mendapatkan
pandangan yang berbeda terhadap masalah serta dapat menyelesaikan tugas-tugas yang sulit.
Untuk itu, pimpinan proyek perlu memanfaatkan sinergi dalam kelompok dengan memastikan
bahwa kelompok tersebut terdiri dari berbagai keterampilan dan bakat yang beragam dan relevan
dengan tugas yang diberikan serta keterampilan tersebut dikoordinasikan dengan efisien. Karenanya
pimpinan proyek harus memastikan bahwa kelompok yang terbentuk dapat mencapai tujuan
perusahaan dengan cara mereka sendiri dengan cara mampu menyelesaikan tugas yang diberikan.
Kekompakkan sebuah tim adalah pilar penting bagi perusahaan Arfa Nusantara Teknologi. Hal
ini dikarenakan tim merupakan kekuatan yang besar untuk mengubah perusahan menjadi sukses. Oleh
sebab itu, masalah yang terkait dengan tim tidak bisa diabaikan begitu saja.
Bagaimana Implementasinya pada Arfa Nusantara Teknologi
Sebagai perusahaan IT, Pembentukan teamwork di Arfa Nusantara Teknologi didasarkan pada
project team dengan ciri sebagai berikut: memiliki teknik spesialisasi yang cukup tinggi, memiliki work
cycle yang sebentar (sesuai umur project yang ditangani), dan memiliki keluaran berupa program
aplikasi, rancang bangun sebuah sistem, solusi bisnis, dan sebagainya.
Berkaitan dengan pentingnya teamwork dalam perusahaan, Arfa Nusantara Teknologi selalu berusaha
untuk membangun tim proyeknya dengan teamwork yang solid. Mengingat hal tersebut, maka Arfa
Nusantara Teknologi melakukan berbagai hal, mulai dari pelatihan-pelatihan, mengadakan pertemuan
untuk meninjau proyek dan kemajuan, untuk memperoleh masukan, dan untuk mengkoordinasikan
proses kerja bersama yakni bagaimana memberikan produk atau layanan atau langkah-langkah yang
diperlukan untuk menyelesaikan permasalahan, hingga pendekatan melalui outbond. Selain itu, untuk
menyamakan visi misi terhadap penyelesaian proyek, pimpinan proyek pun juga harus selalu
mengkomunikasikan harapan yang jelas mengenai tujuan proyek yang akan dikerjakan.
Salah satu pengetahuan dasar yang terpenting untuk membangun hubungan dalam tim di Arfa
Nusantara Teknologi adalah dengan cara mengenali perbedaan cara kerja dan mengetahui keunggulan
dari masing-masing karyawan atau disebut Ant’ers. Arfa Nusantara Teknologi mengerti bahwa tiap
karyawan memiliki perbedaan mengenai cara kerja. Perbedaan cara kerja ini menimbulkan perbedaan
keunggulan untuk masing-masing karyawan. Karenanya Arfa Nusantara Teknologi berusaha untuk
Halaman | 9
mengerti perbedaan dan mengelola keragaman tersebut dengan demikian mampu memberikan
kontribusi bagi tim untuk mencapai yang terbaik.
Arfa Nusantara Teknologi memiliki jangkauan bisnis mulai dari pulau Sumatera hingga Sulawesi.
Jangkauan luas ini mengakibatkan terpisahnya anggota tim oleh lokasi geografis. Perbedaan lokasi ini
menimbulkan kebutuhan teknologi untuk tetap saling terhubung. Tim yang seperti ini disebut sebagai
virtual team. Pada virtual team dibutuhkan usaha lebih keras dan lebih sering bagi anggota tim untuk
berkomunikasi melalui peralatan teknologi dibandingkan face to face. Dengan demikian Arfa Nusantara
Teknologi memerlukan langkah-langkah untuk membangun virtual team yang kompak.
Langkah Pertama: Membentuk sebuah tim. Pada langkah pertama ini, pimpinan proyek
mengembangkan tujuan yang ingin dicapai bersama, tujuan proyek, dan tenggat waktu. Selanjutnya
merekrut anggota tim dengan ketrampilan tambahan, dan latar belakang yang memiliki kemampuan
dan kemauan untuk berkontribusi. Terakhir, mendaftar keterampilan sketsa biografis dan informasi
kontak untuk membiasakan anggota dengan satu sama lain.
Langkah kedua: Mempersiapkan sebuah tim. Pada langkah ini, pimpinan proyek memastikan
bahwa setiap orang memiliki koneksi broadband dan nyaman dengan teknologi virtual teamwork
seperti email, instant messaging, conference call, online meeting, and collaboration program.
Selanjutnya, menetapkan kompatibilitas perangkat keras dan perangkat lunak serta memastikan
semua orang nyaman dengan sinkronasi (pada waktu yang sama) dan asinkron (pada waktu yang
berbeda) teamwork. Terakhir, memastikan setiap anggota mengetahui tenggat waktu dan tugas nya.
Langkah ketiga: Membangun teamwork dan kepercayaan. Pada langkah ini, pimpinan proyek
memastikan semua orang membuat terlibat selama meeting, mengatur secara periodic untuk rapat
kerja secara face to face, latihan membangun tim, dan melakukan kegiatan santai, mendorong
kerjasama di antara anggota dan sub-tugas, dan menetapkan sistem peringatan dini untuk konflik.
Langkah keempat: Memotivasi dan memimpin sebuah tim. Pada langkah ini, pimpinan proyek
memasang papan score untuk menandai kemajuan tim mencapai tujuan, merayakan keberhasilan
tim baik secara virtual maupun tatap muka, memulai setiap pertemuan dengan pujian dan
pengakuan atas kontribusi yang luar biasa, dan memberikan informasi update pada manajer
mengenai prestasi mereka dan kemajuan.
Halaman | 10
Hal terpenting adalah bahwa teamwork harus dilihat sebagai suatu sumber daya yang harus
dikembangkan dan dibina sama seperti sumber daya lain yang ada dalam perusahaan. Proses
pembentukan, pemeliharaan dan pembinaan teamwork harus dilakukan atas dasar kesadaran penuh
dari team tersebut sehingga segala sesuatu berjalan secara normal sebagai suatu aktivitas sebuah
teamwork, meskipun pada kondisi tertentu manajemen dapat melakukan intervensi. Dengan demikian,
langkah-langkah diatas diharapkan mampu membangun kekompakan tim meskipun anggota tim
terpisahkan oleh lokasi di Arfa Nusantara Teknologi.
Tim Proyek di Arfa Nusantara Teknologi
Alfa Nusantara Teknologi memiliki tim-tim proyek yang setiap tim dibangun oleh orang-orang
yang berkompeten di bidangnya. Biasanya tim proyek yang terdapat di Arfa Nusantara Teknologi terdiri
dari Team Development, Quality Control, Technical Writer, dan diketuai oleh Team Leader yang dapat
dilihat pada bagan berikut.
GAMBAR 1 BAGAN TIM PROYEK
1. Team Leader
a. Identitas Jabatan
i. Nama Jabatan : Tem Leader
ii. Tingkat Jabatan : -
iii. Atasan Langsung : Pimpinan Perusahaan
iv. Bawahan Langsung : Team Development
b. Tanggung Jawab :
Halaman | 11
Team Leader
Team Development
Quality Control
Tecnical Writer
i. Bertanggung jawab atas keseluruhan project
ii. Memilih koordinator tiap bidang
iii. Mengadakan perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi terhadap
project yang telah dan akan dibuat serta mencari usulan atas permasalahan
yang timbul
iv. Membuat dot project (perencanaan tugas)
v. Mengkoordinir seluruh pelaksanaan project
vi. Memonitor seluruh pelaksanaan project
vii. Mengevaluasi jadwal dan kemajuan biaya
viii. Merevisi estimasi waktu dan biaya untuk menyelesaikan proyek.
2. Team Development
a. Identitas Jabatan
i. Nama Jabatan : Team Development
ii. Tingkat Jabatan : -
iii. Atasan Langsung : Team Leader
iv. Bawahan Langsung : -
b. Tanggung Jawab :
i. Mengimplementasikan rancangan project
ii. Melakukan perbaikan terhadap project
iii. Memodifikasi project untuk keperluan efisiensi
iv. Menganalisa performa project serta mengambil tindakan untuk meningkatkan
efisiensi berdasarkan konsultasi dengan user dan atas team leader
3. Quality Control
a. Identitas Jabatan
i. Nama Jabatan : Quality Control
ii. Tingkat Jabatan : -
iii. Atasan Langsung : Team Leader
iv. Bawahan Langsung : -
b. Tanggung Jawab :
i. Menjamin hasil project sesuai dengan kualitas yang telah ditetapkan
ii. Melakukan uji coba terhadap project yang sedang dibuat
Halaman | 12
iii. Membuat dokumentasi terhadap testing yang telah atau yang akan
dilaksanakan
iv. Menganalisa permasalahan yang timbul akibat testing
v. Menyusun usulan pemecahan masalah yang timbul akibat testing
4. Technical Writer
a. Identitas Jabatan
i. Nama Jabatan : Technical Writer
ii. Tingkat Jabatan : -
iii. Atasan Langsung : Team Leader
iv. Bawahan Langsung : -
b. Tanggung Jawab :
i. Membuat dokumen berkaitan dengan kontrak kerja
ii. Membuat user manual project
iii. Membuat laporan pendahuluan, bulanan, dan akhir project
iv. Bertanggung jawab atas hasil dokumentasi yang ada
v. Melakukan pemeliharaan dokumen
GAMBAR 2 ALUR MANAJEMEN PROYEK
Halaman | 13
In sia lisasi P e re n can aan P ro ye k
P e rsiap an P e n gga lian D ata d an In fo rm asi
R an can gan K o n tru ksi
Testi n g d an Im p le m e n tasi M ain tan an ce
P e n u tu p an P ro ye k
Setiap proyek yang dikerjakan akan di manajemen berdasarkan SOP (Standar Operasional
Prosedur) yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Alur manajemen proyek tersebut dapat dilihat pada
Gambar 2.
1. Insialisasi merupakan tahapan awal dimulainya sebuah proyek. Pada tahap ini pimpinan proyek akan
menerima atau menawarkan proposal pekerjaan kepada klien.
2. Perencanaan Proyek merupakan tahap mendata hal-hal yang perlu dilakukan untuk mengerjakan
proyek tersebut termasuk didalamnya membuat dekomposisi kegiatan proyek dan pembuatan
rangkaian kegiatan, merencanakan alokasi sumber daya manusia, mengesitmasi durasi pengerjaan
tiap tahapan proyek, menyusun jadwal kegiatan, mengestimasi dan mengalokasi anggaran biaya,
dan lain sebagainya.
3. Persiapan merupakan tahap meminta persetujuan dari Chief Executife, pembentukan tim,
mengkomunikasikan pekerjaan proyek, tata-cara, aturan-aturan, dan pembelajaran yang diperlukan
kepada anggota tim, dan lain sebagainya.
4. Penggalian Data dan Informasi merupakan tahapan memperoleh informasi yang diperlukan guna
menyelesaikan proyek, termasuk didalamnya wawancara serta survey lapangan.
5. Rancangan merupakan tahapan penentuan spesifikasi dan desain perangkat lunak yang akan
dibangun.
6. Kontruksi merupakan tahap membangun perangkat lunak yang telah ditetapkan.
7. Testing dan Implementasi merupakan tahapan untuk menjamin bahwa perangkat lunak telah siap
digunakan oleh klien.
8. Maintanance merupakan tahapan untuk memperbaiki keluhan/bug yang terjadi selama perangkat
lunak digunakan oleh klien.
9. Penutupan Proyek merupakan tahapan serah terima pekerjaan kepada klien.
Colaboration di Arfa Nusantara Teknologi bersama Alfresco
Komunikasi adalah proses dimana informasi mengalir dari sumber ke penerima. Persespi adalah inti
dari komunikasi karena jika persepsi tidak akurat, mustahil akan terbentuk sebuah komunikasi yang
efektif. Komunikasi dibagi dalam dua bentuk yaitu komunikasi verbal (pesan, kalimat) dan non verbal
(eye contact, raut wajah, bahasa tubuh).
Halaman | 14
Arfa Nusantara Teknologi yang berbasiskan pada project team membutuhkan kolaborasi dalam
menyelesaikan pekerjaan. Hal inilah yang membedakan dengan bekerja secara individu. Segala sesuatu
yang mesti diselesaikan harus dikoordinasikan, dilihat, diperiksa, didiskusikan dan disetujui bersama.
Bentuk kolaborasi paling sederhana adalah bekerja bersama secara fisik dalam sebuah ruangan.
Mendiskusikan berbagai hal yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut di dalam sebuah rapat.
Namun muncul sebuah masalah dimana anggota tim terpisahkan oleh lokasi geografis. Dengan
demikian dibutuhkan sebuah teknologi yang mampu menjawab permasalahan tersebut. Untuk itu, Arfa
Nusantara Teknologi menggunakan kolaborasi secara virtual yang dikenal dengan nama Alfresco.
Dengan memanfaatkan kemampuan kolaborasi virtual dari Alfresco dapat membantu tim dalam
melakukan kolaborasi pekerjaan.
GAMBAR 3 TAMPILAN APLIKASI ALFRESCO
Alfresco merupakan sebuah produk web-based application yang meliputi document
management, records management, workflow dan web content management dengan teknologi
Content Management System (CMS) yang memiliki mekanisme pengelolaan content baik berupa file
multimedia, file dokumen perkantoran, ataupun bentuk fisik dari sistem informasi. Alfresco adalah
Halaman | 15
teknologi CMS yang berlisensi open source menggunakan GNU General Public License, artinya datang
dengan source code yang dapat diubah atau referensi pengembangan aplikasi serta dapat dimiliki.
GAMBAR 4 ALUR KOLABORASI DI ALFRESCO
Dengan menggunakan Alfresco Document Management memungkinkan user untuk melakukan
versioning, pencarian (search) dan dengan mudah membangun aplikasi content mereka sendiri. Alfresco
memiliki tempat penyimpanan (repository) yang berlaku seperti Shared Drive. Alfresco juga terintegrasi
dengan Microsoft Office dan Open Office, sehingga menyebabkan tidak perlu adanya training ulang
untuk para user. Selain itu, dokumen yang tersimpan di Alfresco dapat diproses oleh Workflow.
Workflow dapat mengakses nilai-nilai property yang dilekatkan pada dokumen tersebut seperti nama
pengarang dan kata kunci (keyword) lainnya. Keberadaan dokumen ini bisa diberitahukan kepada user
lain melalui email. Fitur-fitur Alfresco, sebagai berikut:
Shared Drive
Versioning
Powerful Search
Audit/History
Halaman | 16
Integrasi dengan Microsoft Office
Workflow Integration
Collaboration on Documents or folder
Custom View on a Folder
Single-Sign-On
Fine Grained Access-Control
GAMBAR 5 FITUR ALFRESCO
Alfresco sangat cocok untuk dipakai di perusahaan besar, kecil dan menengah, juga untuk
pemerintahan. Cocok juga untuk perbankan, manufacturing, sekolah, kampus, lembaga hukum, arsip
nasional dan lain sebagainya. Dengan Alfresco, dokumen-dokumen kertas tadi akan dikonversi dalam
bentuk digital kemudian disimpan dalam disk atau sarana penyimpanan digital lainnya. Selanjutnya
untuk proses pencarian, penemuan kembali, menampilkan, pencetakan, bahkan pendistribusian
dokumen dapat dilakukan secara virtual melalui jaringan komputer. Kebijakan security juga dapat
diterapkan secara ketat dalam manajemen dokumen-dokumen tersebut, sehingga hanya pihak yang
berhak saja yang dapat mengakses dokumen sesuai peruntukannya. Proteksi terhadap dokumen
tersebut dilakukan secara digital pula, sehingga relatif lebih aman dan mudah dalam penggunaannya.
Alfresco memiliki banyak kelebihan diantaranya low cost karena investasi awal yang rendah
rendah diakibatkan tidak dikenakan biaya license per-user karena Alfresco merupakan produk open
Halaman | 17
source, simplicity dimana implementasi yang cepat (rapid deployment) dan waktu development yang
cepat (rapid application development) karena didukung komponen-komponen yang sudah ada (pre-built
components) serta choice yakni tidak terikat pada satu vendor tertentu. Jadi kalau ada satu vendor
tertentu menaikkan harga biaya maintenance secara dramatis, bisa pindah ke produk vendor lain.
Kehadiran Alfresco mampu meningkatkan kinerja tim di Arfa Nusantara Teknologi. Kolaborasi
dapat dilakukan meskipun tidak berada pada satu lokasi. Kesediaan fitur berupa history dimana selalu
menyimpan data lama meskipun telah diubah sangat membantu apabila data yang terbaru terlanjur
diubah dan ternyata tidak sesuai dengan keinginan.
Kesimpulan
Teamwork pada umumnya penting, khususnya di Arfa Nusantara Teknologi. Dengan konteks
tersebut maka sumber daya manusia adalah aset terpenting dalam perusahaan yang harus dikelola
dengan suatu kejelasan ukuran setiap individu terhadap harapan perusahaan dan kesiapan serta
pengembangan diri pada suatu kompetensi dari setiap jabatan yang didasarkan pada suatu visi, misi dan
nilai perusahaan.
Kemajuan globalisasi menyebabkan perusahaan sekarang banyak melakukan kerjasama dengan
menggunakan tim virtual. Hal ini disebabkan kemudahannya dalam melakukan kerjasama tanpa harus
berada pada satu lokasi. Meskipun virtual memiliki banyak kelebihan namun juga memiliki beberapa
kekurangan seperti perbedaan bahasa, budaya, ilmu pengetahuan, waktu, dan lain sebagainya.
Kelemahan-kelemahan ini tentunya dapat diatasi seperti perbedaan bahasa dapat diatasi
dengan menggunakan penggunaan gaya bahasa yang sangat sederhana disertai dengan memberikan
contoh pendukung seperti diagram, screenshot, wireframe, dan sebagainya. Perbedaan budaya dapat
diatasi dengan membuat pedoman komunikasi, sehingga dapat membantu mengurangi
kesalahpahaman. Sedangkan perbedaan waktu dapat diatasi dengan membuat kesepakatan jam kerja,
sehingga dapat dipastikan tidak ada waktu yang terbuang percuma.
Keberhasilan dalam membangun virtual tim yang sukses sungguhlah berharga. Masing-masing
anggota tim mendapat kesempatan terjun langsung untuk belajar berkomunikasi dengan lebih efektif,
meningkatkan kesadaran akan budaya lain, dan mempersiapkan diri untuk proses kolaborasi di dalam
pasar global.
Halaman | 18
Sebagai perusahaan yang baru berdiri dan menggunakan virtual team sebagai pilihan kerjasama
menyebabkan Arfa Nusantara Teknologi mengharuskan pemimpin perusahaan untuk menjaga
kekompakan para pegawainya. Kekompakan ini dapat dibangun dengan pelatihan hingga pendekatan-
pendekatan secara personal. Selain itu virtual team dapat diatasi dengan menggunakan aplikasi Alfresco.
Banyak fitur-fitur di Alfresco yang mampu mendukung kolaborasi di Arfa Nusantara Teknologi.
Dengan perangkat lunak ini, produktivitas dan response time proses bisnis semakin meningkat, kinerja
tim menjadi semakin efesien dan efektif karena mampu melakukan share data, perusahaan merasa
aman karena mekanisme keamanan Alfresco yang handal serta biaya yang dikeluarkan untuk
implementasi sistem pun tidak besar.
Daftar Pustaka
Kreitner, Robert, Angelo Kinicki (2004). Organizational Behaviour (Sixth Edition). New York: The
McGraw-Hill Companies, Inc.
Halaman | 19