tecnicas de arquivamento
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PARTE I - CONTEXTUALIZAÇÃO
ARQUIVO - SignificadoARQUIVO - Significado
•Raiz Raiz ARCHÉARCHÉ => fundação, poder, comando, palácio => fundação, poder, comando, palácio do governo;do governo;
•Verbo Verbo ARCHEIONARCHEION => local de guarda, depósito; => local de guarda, depósito;
•Substantivo Substantivo ARCHIVESARCHIVES => documentos originais. => documentos originais. (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE, (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE,
1998)1998)
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•Antigüidade Antigüidade Civilização Grega, aprox. sécs. II ou III a.C; Civilização Grega, aprox. sécs. II ou III a.C; Bíblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e Bíblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e
444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos 444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os
documentos" documentos"
•Idade Moderna - visão exclusivista de guarda dos Idade Moderna - visão exclusivista de guarda dos documentos, enquanto instrumentos da administração, para uso documentos, enquanto instrumentos da administração, para uso
restrito do governo (final do século XVIII)restrito do governo (final do século XVIII)
•Século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos Século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas.cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas.
ORIGEM
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Gestão documental
O que é?
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991).
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PARTE II - FUNDAMENTAÇÃO
(BELLOTO, 1991) Comparação entre Arquivo e BibliotecaComparação entre Arquivo e Biblioteca
VARIÁVEIS ARQUIVO BIBLIOTECA
Tipo de suporte Manuscristos impresso, audiovisuais, exemplar único
Impressos manuscritos, audiovisuais, múltiplos exemplares
Tipo de conjunto Fundos; documentos unidos pela origem
Coleção; documentos unidos pelo conteúdo
Produtor Máquina administrativa Atividade humana individual ou coletiva
Fins da produção Administrativos; jurídicos; funcionais; legais
Culturais; científicos; técnicos; artísticos; educativos
Objetivo Provar, testamunhar Instruir, informar
Entrada dos documentos
Passagem natural [ou compra] de fonte geradora única
Compra, doação, permuta de fontes múltiplas
Processamento técnico Registro; arranjo; descrição: guias, catálogos, etc.
Tombamento; classificação; catalogação: fichários [ou
computador]
Público Administrador e pesquisador Grande público e pesquisador
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PRÍNCIPIOS DE ARQUIVO
1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA
2º TERRITORIALIDADE2º TERRITORIALIDADE
3º TEORIA DAS 3 IDADES3º TEORIA DAS 3 IDADES
Observa a origem da documentaçãoObserva a origem da documentação
Observa a localização geográfica da documentaçãoObserva a localização geográfica da documentação
Consiste no Ciclo de vida documental:Consiste no Ciclo de vida documental:•Documentos CorrentesDocumentos Correntes: consulta freqüente: consulta freqüente
•Documentos IntermediáriosDocumentos Intermediários: consulta não freqüente, aguardando : consulta não freqüente, aguardando eliminação ou recolhimento permanenteeliminação ou recolhimento permanente
•Documentos PermanentesDocumentos Permanentes: possuem valor probatório, histórico e : possuem valor probatório, histórico e informativo; preservado em definitivoinformativo; preservado em definitivo
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CLASSIFICAÇÃO DOS CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOSARQUIVOS
(PAES, 2002)(PAES, 2002)
• QUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORASQUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS
PúblicosPúblicos: Federal / Estadual / Municipal: Federal / Estadual / Municipal
InstitucionaisInstitucionais: Institutos educacionais / Entidades : Institutos educacionais / Entidades Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações, Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações, OngsOngs
Comerciais (Privados):Comerciais (Privados): Empresas / Corporações / Empresas / Corporações / CompanhiasCompanhias
Familiais ou PessoaisFamiliais ou Pessoais
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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOSCLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO
Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta freqüente, produzidos ou recebidos, conservados freqüente, produzidos ou recebidos, conservados próximo e de fácil acessopróximo e de fácil acesso
Segunda Idade ou Intermediário: documentos não Segunda Idade ou Intermediário: documentos não consultados com freqüência, mas que podem ser consultados com freqüência, mas que podem ser utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm caráter de permanência transitóriacaráter de permanência transitória
Terceira Idade ou Permanente: documentos Terceira Idade ou Permanente: documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo para o passado; têm caráter definitivoinformativo para o passado; têm caráter definitivo
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CLASSIFICAÇÃO DOS CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOSARQUIVOS
3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
OperacionaisOperacionais: documentos cujos processos de : documentos cujos processos de trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes)trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes)
SetoriaisSetoriais: atrelados aos órgãos operacionais (arqs. : atrelados aos órgãos operacionais (arqs. Correntes/Intermediários)Correntes/Intermediários)
Centrais ou GeraisCentrais ou Gerais: locais para destinação final dos : locais para destinação final dos documentos correntes/intermediários (arqs. documentos correntes/intermediários (arqs. Permanentes)Permanentes)
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CLASSIFICAÇÃO DOS CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOSARQUIVOS
4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS
EspecialEspecial: guarda dos documentos segundo o formato : guarda dos documentos segundo o formato físico ou suportefísico ou suporte
EspecializadoEspecializado: guarda dos documentos segundo uma : guarda dos documentos segundo uma especialidade, independente do formato ou suporteespecialidade, independente do formato ou suporte
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CARACTERÍSTICAS DOS CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOSARQUIVOS
ARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO
É o arquivo onde se acondiciona os documentos após a fase de maior operação e utilização É descentralizado: encontra-se próximo a estação de trabalho com moderado indice de utilização
Os documentos ficam armazenados em pastas ou caixas
• QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃOQUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
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ARQUIVO CENTRAL• Local onde são armazenados os documentosprocedentes dos Arquivos Operacionais e Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a última etapa do ciclo de arquivamento•Acondicionamento: Caixas•Evita duplicidade de documentos•Mantém a padronização•Reúne assuntos correlatos
CARACTERÍSTICAS DOS CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOSARQUIVOS
• QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃOQUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
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• QUANTO ÀSQUANTO ÀS ATIVIDADESATIVIDADES
• Receber, registrar e controlar a tramitação e a expedição dos documentos de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos p/ o gerenciamento corporativo dos documentos.
• Organizar e manter os documentos nos padrões estabelecidos
• Selecionar os documentos para transferi-los ao Arquivo Central, de acordo com os prazos de guarda fixados.
CARACTERÍSTICAS DOS CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOSARQUIVOS
SETORIALSETORIAL
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- Administrar e atualizar a TTD- Manter a padronização estabelecida- Receber a documentação proveniente dos Arquivos operacionais e setoriais- Preservar a memória da empresa- Preparar os documentos p/: microfilmagem e digitalização
CARACTERÍSTICAS DOS CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOSARQUIVOS
• QUANTO ÀSQUANTO ÀS ATIVIDADESATIVIDADES
CENTRALCENTRAL
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- Atender as pesquisas- Realizar empréstimos- Implantar novos procedimentos e tecnologias que aprimorem o gerenciamento dos documentos- Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos Setoriais
CARACTERÍSTICAS DOS CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOSARQUIVOS
• QUANTO ÀSQUANTO ÀS ATIVIDADESATIVIDADES
CENTRALCENTRAL
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- Providenciar requisitos técnicos para a preservação dos documentos na área de armazenamento, no que se refere a sua localização, iluminação, climatização e defesa contra insetos...- Elaborar e manter os manuais de procedimentos dos documentos distribuidos nos Arquivos das Unidades- Divulgar as atividades do Arquivo
CARACTERÍSTICAS DOS CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOSARQUIVOS
• QUANTO ÀSQUANTO ÀS ATIVIDADESATIVIDADES
CENTRALCENTRAL
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O que toda Organização produzO que toda Organização produziindependente de seu tamanho ou tipo ndependente de seu tamanho ou tipo
de negócio?de negócio?
Conhecimento
Informações
Documentos
PARTE III – PROCESSAMENTO PARTE III – PROCESSAMENTO DA INFORMAÇÃO ARQUIVISTICADA INFORMAÇÃO ARQUIVISTICA
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DOCUMENTOS TÊM SUA DOCUMENTOS TÊM SUA HISTÓRIAHISTÓRIA
Encontramos o registro de idéias ou acontecimentos
em pedras, mármores, marfim, metal...
Com a imprensa, o registro passou a ser em papel...
Com o avanço tecnológico surgem outros materiais:
fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books...
Todas as pessoas possuem documentos
... é uma questão de memória
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DOCUMENTONÃO INDEXADO
DOCUMENTONÃO INDEXADO
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LVFLJKDDDDGLVFJFALSFLSDDVLFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSVFLJJFLFVVSSSALFJAFALFFSSFLJALFJALFSSDDDDDDDHFAA
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LVFLJKDDDDGLVFJFALSFLSDDVLFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSVFLJJFLFVVSSSALFJAFALFFSSFLJALFJALFSSDDDDDDDHFAA
01 02 03 04 05
08
07
06
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LVFLJKDDDDGLVFJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVALFFSS
ARQUIVO INATIVO
RC - TTDFJF;LADDJL;LVFLJKDDDDGLVLFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSVFLJJFLFVVSSSALFJAFALFFSSFLJALFJALFSSDDDDDDDHFAA
DESCARTE
Gavetão
.processo de trabalho do dia-a-dia
.quando executamos nossas atividades
Etapas da geração de informações e documentos
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SITUAÇÃO ENCONTRADA NAS EMPRESASSITUAÇÃO ENCONTRADA NAS EMPRESASPELA AUSÊNCIA DE ORGANIZAÇÃO DOS PELA AUSÊNCIA DE ORGANIZAÇÃO DOS
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
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PARA QUÊ?
GESTÃO DOCUMENTAL GESTÃO DOCUMENTAL
planejar e desenvolver atividades, considerando o capital informacional prévio;tomar decisões político-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados;atender às necessidades legais e técnicas;evitar a repetição completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos;recuperar a história.
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GESTÃO DOCUMENTALGESTÃO DOCUMENTAL
racionalização do trabalho aumento de produtividade; a recuperação rápida e precisa; o impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de documentos;a otimização de seus espaços físicos de trabalho;
Vantagens:
![Page 23: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/23.jpg)
GESTÃO DOCUMENTALGESTÃO DOCUMENTAL
Vantagens:
o controle do trâmite de processos desde sua geração até a sua destinação final;a facilidade de transferência ou eliminação dos documentos; a preservação e conservação dos documentos; preparo da documentação para a guarda definitiva ou para a transferência.
![Page 24: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/24.jpg)
ARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃOARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃO
•Arrumação: metodologia individual não precisa de Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos são menores
•Organização: metodologia corporativa necessita de um Projeto/Plano de ação; as etapas de trabalho são programadas; os custos imediatos são maiores; os resultados são satisfatórios e garantidos; possibilita a perpetuação do sistema de documentação
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PARTE IV – MÉTODO DE PARTE IV – MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOSDOCUMENTOSMétodos: alfabético numérico alfa-numérico geográfico assunto e por cores
metodologia que relaciona cores às atividades desenvolvidas no Setor, permitindo o gerenciamento visual dos documentos.
![Page 26: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/26.jpg)
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOS
• Alfabético: utilizado p/ nomes de pessoas, empresas. É um método de acesso direto
• Numérico: é um método de acesso indireto que se baseia em atribuir códigos numéricos aos documentos
• Alfa-numérico: utiliza a combinação de números e letras
• Geográfico: utilizado p/ pesquisas por áreas
geográficas
• Assunto: é o método que indexa o documento por assunto (problema: interpretação)
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MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS
• João Barbosa Pedro Álvares Cabral
Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares
• Sobrenomes iguais:
Anibal Teixeira Marilda Teixeira
Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda• Artigos e preposições a, o, d’, da, um …Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade
Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’
Regras de alfabetação
![Page 28: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/28.jpg)
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS
• Sobrenomes com grau de parentesco:Antônio Almeida Filho Paulo Ribeiro Neto
Almeida Filho, Antônio Ribeiro Neto, Paulo
• Empresas :Embratel A Colegial Universidade Federal do
Maranhão
Colegial (A) Embratel Universidade Federal do Maranhão
Regras de alfabetação
![Page 29: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/29.jpg)
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS
• Documentos geográficos – principal elemento a ser considerado é a procedência ou o local:
- Nome do estado, cidade e correspondente as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade.
. Correspondência com outros países: - país, capital e do nome do correspondente
as demais cidades serão albfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.
Regras de alfabetação
![Page 30: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/30.jpg)
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS
• Documentos geográficos - Nome do estado, cidade e correspondente
Estado Cidade Correspondente Amazonas
Amazonas
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
São Paulo
São Paulo
Manaus (capital)
Itacoatiara
Rio de Janeiro (capital)
Campos
São Paulo
Lorena
Sobreira, Luísa
Santos, Antônio J.
Rodrigues, Isa
Almeida, José de
Corrêa Gilson
Silva, Alberto
guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades
![Page 31: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/31.jpg)
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS DOS DOCUMENTOS
• Correspondência com outros países: - país, capital e nome do correspondente
País Cidade Correspondente França
França
Portugal
Portugal
Portugal
Paris (capital)
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto
Silva, Aurélio
Vadim, Roger
Pereira, José
Albuquerque, Maria
Ferreira, Antônio
guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades
![Page 32: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/32.jpg)
ATIVIDADE
Nomes PessoaisWadenilson Gonçalves Santos
Zaira Cardoso Nunes
José de Maria de Oliveira
Laine da Silva
Márcio Santos Júnior
Marcelo Cardoso Neto
Ananias Figueiredo
Amanda Figueiredo
Vitória Albuquerque
Vitor Albuquerque
Nomes de Empresas
Companhia Vale do Rio Doce
Visão Turismo
A Três Irmãos
The Library of Congress
Para Sempre Móveis Ltda.
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ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
1. os documentos devem ser ordenados um a um (utilizando o método adequado - Alfa / Num /
Cronolog.)
2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras ou suspensas, envelopes, guias separadoras ou capa-dura
3. são presos com grampos plásticos.
4. a identificação do assunto será no visor das pastas suspensas
5. coloca-se uma etiqueta branca com a identificação de informações nas pastas e envelopes: setor, obra, processo, assunto, volume, periodo....
ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS
![Page 34: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/34.jpg)
ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
1. os documentos devem ser ordenados um a um
2. podem ser acondicionados em: pastas
intercaladoras, pastas suspensas, envelopes, guias separadoras ou capas duras
3. são presos com grampos plásticos.
4. preencher o formulário p/ o cadastramento em soft
de gerenciamento de documentos
5. acondicionar os documentos em caixas-arquivo
6. preencher o visor para identificação da caixa-arquivo
ARQUIVO CENTRAL
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ACONDICIONAMENTO Sistema de cores
Padrão Pasta Intercaladora
Padrão Pasta Suspensa
Arquivos Correntes / Intermediários
Projeção – tira de inserção
![Page 36: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/36.jpg)
ACONDICIONAMENTO
AAL Silva
Fichas guias
![Page 37: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/37.jpg)
Arquivo Central
Padronização do Arquivamento
EMPRESA0010
ACONDICIONAMENTO Sistema de cores
![Page 38: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/38.jpg)
ACONDICIONAMENTO
Etiqueta com o nome e cor do setorEtiqueta de legenda
![Page 39: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/39.jpg)
ACONDICIONAMENTO
![Page 40: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/40.jpg)
ACONDICIONAMENTO Data
Etiqueta com a cor do setor
Etiqueta com a cor do tipo do documento
Pasta intercaladora com a cor da atividade
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ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO
![Page 42: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/42.jpg)
ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO
![Page 43: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/43.jpg)
ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO
![Page 44: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/44.jpg)
PARTE V – COMO ORGANIZAR A PARTE V – COMO ORGANIZAR A MASSA DOCUMENTAL ?MASSA DOCUMENTAL ?
1. Diagnóstico2. Racionalização Levantamento e
Formação da TTD
Aprovação da TTD eTriagem dos documentos
por Áreapor Espécie Documentalpor Temporalidadepor Referência legal
3. Metodologia para Organização dos documentos4. Informatização
![Page 45: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/45.jpg)
DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICOI n ic io
Pe gu n ta A çã o
A çã o A çã o
Pe gu n taA çã o
1
N ão
S im
N ão
S im
I n ic io8
2
3
4
5
6
7
G e s tã odo
C o n h e cim e n to
ConhecerAtividadeCultura
InformaçãoDocumento
PlanejamentoGestão
TecnologiaMídias
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OBJETIVO: - mapear, avaliar e descrever o cenário - levantar e analisar dados referente ao
sistema de gerenciamento de documentos possibilitanto a
elaboração do Plano de Ação o que, como, onde, quando, quanto tempo, quem e quanto custa.
RELATÓRIO: VisaVisa retratar a situação atual de retratar a situação atual de
armazenamento, organização e recuperação de armazenamento, organização e recuperação de informações, analisando a situação atual, suas informações, analisando a situação atual, suas perdas e soluções emergentes e a longo prazo.perdas e soluções emergentes e a longo prazo.
DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO
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- tomar medidas corretivas de uma situação critica
- conhecer os problemas e as possiveis medidas p/resolvê-los
- solucionar problemas que se traduzem em desperdicios
- conhecer fatores que favorecem e limitam a implantação do
sistema de gerenciamento dos documentos
- maximar o custo-beneficio do capital aplicado
- desenvolver o Plano de Ação Corretiva
DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO
PARA QUE SERVE?
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DICAS PARA O DIAGNÓSTICODICAS PARA O DIAGNÓSTICO
ELABORAÇÃO: Exige: percepção, bom senso,
experiência técnica, criatividade; deve ser desenvolvido por mais de uma pessoa
Coleta de dados: - Observação - Entrevista ou questionário sobre:
volume, forma de armazenamento, organização, recuperação/acessibilidade, como
descarta, o que pode ser melhorado...etc
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Diagnóstico - ModeloVOLUME DE DOCUMENTOS
Constatação Perdas
Volume de documentos gerados ao longodos anos versus responsabilidade juridicade sua guarda.
Existência de documentos obsoletos e emduplicidade
Ausência de instrumento para regular aguarda e o descarte dos documentos , quepossibilite melhor administração do acervo
Ausência da TTD gera insegurança no
descarte dos documentos, criando a sistemática de guarda indevida ou de expurgos errôneos. Na utilização de outros espaços para
guarda de documentos e mobiliáriosaturado
Processo de busca do documentocomprometido.
AÇÃO CORRETIVA:
Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de DadosTemporalis
Aplicação da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guardavencidos.
Disponibilização da TTD para todas as Unidades da Empresa
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ORGANIZAÇÃO/ARQUIVAMENTO/ACESSIBILIDADEConstatação Perdas
Metodologia individualizada edespadronizada.
Ausência de automação do processo de
recuperação documentalOs Arquivos encontram-se arrumados e
não organizados.
Particularização no processo de
arquivamento gerando dificuldade deacesso ao documento.
AÇÃO CORRETIVA
Criação de padrões corporativos para a organização dos documentos.
Utilização de Aplicativo para o gerenciamento das informações.
Diagnóstico - Modelo
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PLANO DE AÇÃO-ARQUIVO CENTRAL
ETA PA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM
1 Organização do Acervodo Arquivo Central
Organização dos gruposdocumentais
CC
1.1 Elaboração da Tabelade Temporalidade
Documental
Etapas:
1. Levantamento dosdocumentos/análise
documental
2. Emissão da Tabela
3. Aprovação da Tabela
4. Triagem dadocumentação
Determinação dos prazoslegais para guarda edescarte do acervo
documental
Descarte dos documentosobsoletos
Dar consistência legal aoarquivamento dosdocumentos com
anuência do Cliente
Eliminar as nãoconformidades
Através de consultas alegislação
Eliminar osdocumentos obsoletos
CC
CC/
Coamo
PLANO DE AÇÃO - ModeloPLANO DE AÇÃO - Modelo
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PLANO DE AÇÃO
ETAPA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM
2 PadronizaçãoOrganização dos
documentos
Padronização eorganização dosdocumentos para
formação de um sistemade recuperação e
armazenamento eficientes
O fornecimento deinformação deveráatender ao padrão
Através deimplementação de
metodologiaestabelecida
CC
3 Informatização doacervo
Transcrição da informaçãoorganizada e validada em
mídia eletrônica
Permite a economia detempo, espaço, e otimizaas atividades da empresa
somado ao fatorsegurança
Através daestruturação deAplicativo para
cadastramento dedocumentos
CC
4 Cadastramento dosdados
Formação de Base deDados para cadastramento
da informação
Para permitir os itens devalidação, indexação,pesquisa, entre outros
Alimentando eauditando a Base
implantada
CC
5 Manuais deprocedimentos/Politica
Documental Corporativa
Descrição dosProcedimentos referentesaos processos, atividades,etc do funcionamento do
Arquivo e sua realação coma Empresa
Manutenção do Sistemaestabelecido
Descrevendo ametodologia utilizadapara a estruturação do
serviço dedocumentação
CC
PLANO DE AÇÃO - ModeloPLANO DE AÇÃO - Modelo
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POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAÇÃO DE
DOCUMENTOS ?ALA DOSGUARDADORES OBCECADOS
Fazer cópias para não perder o controle
ALA DOS OBCECADOS
DESCARTANTES
Ganhar trofeu por jogar papel fora
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- Redução da massa documental- Racionalizar custos (reduzir custos)- Melhor armazenamento (espaço fisico + mobiliário)- Melhor organização, permite a informatização- Possibilita pesquisa rápida- Evita extravio de documentos- Garanti a preservação dos documentos de valor- Aproveitamento dos recursos humanos, tecnológicos, etc.
POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAÇÃO DE
DOCUMENTOS ?
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É um instrumento que define critérios de seleção de documentos para fins de armazenamento
disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo arquivístico apresenta, enquanto fonte de informações administrativas, gerenciais ou
históricas que compõem a trajetória da Organização.
PARTE VI - TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
O QUE É?
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TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO
1. Passo: Coleta de Informações
Preencher a “Ficha de Análise Documental”:
- registrar informações sobre cada documento
- referenciar os prazos legais ou de validade
Detalhar as informações sobre cada documento através:
- entrevistas e levantamento do acervo documental
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TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO
2. Passo: Consolidação das Informações
O Documento é analisado nos aspectos legais, fiscais, tributários etc;
Registrado na “Ficha de Análise Temporal”;
Formação da TTD (digitada para apreciação e validação)
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TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO
3. Passo: Aprovação
Apresentação do primeiro formato da TTD;
Reunião para discussão e aprovação por área;
Reunião para homologação com assinatura pelo Gerente, pelo Diretor...
Guardar uma cópia assinada.
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TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO
4. Passo: Formatação final Registro em formato de tabela ou informatizado dos
Documentos Gerados nas diversas áreas da empresa:
- Pessoal, Contábil, Administrativa etc. Descrição / Definição dos Documentos:
- Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica;
- Por setor/departamento;
- Por tipo, etc. Referência da Legislação:
- Tributária, fiscal, trabalhista etc.
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TTD - ELABORAÇÃOTTD - ELABORAÇÃO
5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento
Estabelecer Procedimentos para:
Utilização (Usuário):
- Consulta, Descarte, Segurança etc;
Atualização da TTD (Equipe multidisciplinar):
- Manutenção;
- Formatação
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TTD - AplicaçãoTTD - Aplicação
A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL age sobre o acervo
documental evitando seu crescimento desordenado e
principalmente
ERROS NO DESCARTE
![Page 62: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/62.jpg)
TTD - UFMATTD - UFMAUniversidade Federal do Maranhão
Resolução nº 05/90- CA
O Reitor da Universidade Federal do Maranhão, na qualidade de PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas atribuições estatutárias. Considerando o que consta do Processo nº 004692/90 e o que decidiu este Conselho em sessão realizada no dia 24 de agosto de 1990; RESOLVE: Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranhão, constante do Anexo da presente Resolução e que dela faz parte integrante. Dê-se ciência. Publique-se. Cumpra-se. São Luís, 23 de outubro de 1990.
Prof. JERÔNIMO PINHEIROPresidente
Aprova a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranhão.
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TTD - UFPBTTD - UFPBUNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOSTABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB
Aprovada pela Resolução 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho Universitário – CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se à resolução 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ/Arquivo Nacional.
•A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de 1998 a 2000.
•Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitário da UFPB.
![Page 64: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/64.jpg)
C
I
P
Transferência
Recolhimento
Rec
olhi
men
to
Arranjo / Descrição Processo de
Classificação (aplicação da TTD)
Controle:-Entrada;-Saída;-Eliminação
AV
AL
AVAL
• Fase Corrente / Intermediária Gestão de Documentos
•Fase Permanente Manutenção e Guarda de Documentos
Entendendo o Ciclo de Vida Documental
![Page 65: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/65.jpg)
PARTE VII - PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE
DOCUMENTOS
• cadastar documentos armazenados nos Arquivos
• gerenciar informações de texto e de imagens
•criar, editar, distribuir informações via rede, disco magnético ou Cd•atualizar e compartilhar informações •desenvolver pesquisa direcionada e controlada
A ESCOLHA DA FERRAMENTAA ESCOLHA DA FERRAMENTAO software deve possibilitar:
![Page 66: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/66.jpg)
PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE
DOCUMENTOS
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas característicos do sistema de gestão de documentos arquivísticos processado eletronicamente e aplicável em ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo tempo.
O que é um sistema eletrônico de gestão de documentos?
![Page 67: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/67.jpg)
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GEDDOCUMENTOS – GED
O sistema de GED – não é só gerenciamento de arquivos. Ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança.
O GED é a somatória das tecnologias e produtos que objetivam gerenciar informações - em forma de voz, texto ou imagem de maneira eletrônica.
![Page 68: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/68.jpg)
GED não é só escanear, através da DigitalizaçãoDigitalização
ConsisteConsiste::
1. Preparação dos documentos1. Preparação dos documentos
2. Indexação2. Indexação
3. Digitalização3. Digitalização
4. Exportação das imagens e índices4. Exportação das imagens e índices
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS - GEDDE DOCUMENTOS - GED
![Page 69: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/69.jpg)
GED X GDEGED X GDE
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Gestão Tradicional de
Arquivo
Gestão Eletrônica de Arquivos
Todos os suportes, inclusive papel
Arquivos Eletrônicos (somente documentos em
meio eletrônico)
MANUAL AUTOMATIZADO
Gestão de Documentos Eletrônicos
GED – Gestão Eletrônica de Documentos (IDEAL)
![Page 70: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/70.jpg)
PARTE VIII - NORMAS E PARTE VIII - NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICALEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA
• ISAD (G) – Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística
Serve para elaboração dos isntrumentos de pesquisa
• ISAAR (CPF) – Norma Internacional de Controle de Autoridade para Corporações, Pessoas e Famílias
NORMAS
Serve para elaboração das entrada (cabeçalhos) das descrições dos isntrumentos de pesquisa
![Page 71: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/71.jpg)
NORMAS E LEGISLAÇÃO NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICAARQUIVÍSTICA
LEGISLAÇÃO
• LEI 8.159/1991
• DECRETO 4.553/2000
•LEI 8.264/2005
Âmbito Federal
Âmbito Estadual
Estes documentos regulam as disposições sobre arquivo nas esferas federal e estadual
![Page 72: Tecnicas de arquivamento](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013114/549142a8b479596d1c8b4b93/html5/thumbnails/72.jpg)
CONCLUSÃOCONCLUSÃO
Reduzir desperdícios, custos de armazenamento e custos correlatos (de 30 a 40%)
Reduzir custo de homem/hora na busca da informação/documento
Melhorar a imagem das instituição junto aos seus clientes internos e externos
Incentivar a participação dos geradores de informações na busca de melhorias
Melhorar o ambiente físico e condições de trabalho.
Qual o resultado do uso da Gestão de Qual o resultado do uso da Gestão de Documentos?Documentos?