Tehokkuutta hoitotyöhön, hukkatyö ja Lean

ajattelu terveydenhuollossa

Katja Pesonen, suunnittelija, HUS Perusterveydenhuollon yksikkö

Lean ajattelu Filosofia, kulttuuri, arvo, ajattelutapa jne.

Parannuskeino, laatujärjestelmä,

tuotantojärjestelmä jne.

menetelmät, työkalut, tuhlauksen poistaminen jne.

Lean- periaatteiden mukaisessa prosessien tai

potilasvirtojen kuvauksessa edellytyksenä on,

että fokus on potilaan polussa

Sain juuri sen avun minkä halusin

(ja tarvitsin) ja

juuri silloin kun

halusin sen( ja tarvitsin)

Sisääntulo

Läpimeno

Saadaan se mitä tarvitaan ja halutaan

Prosessit Tulokset

Arvoa asiakkaall

Pakollinen

Hukka-työtä

Arvoa asiakkaalle

Hukkatyöt

Pakollinen oheistyö

Mikä on potilaan/asiakkaan näkökulmasta arvoa

tuottavaa työtä?

1. potilaan/asiakkaan tulee olla valmis maksamaan työvaiheesta

2. työvaiheen täytyy viedä potilaan/asiakkaan asiaa eteenpäin

3. työtehtävä täytyy tehdä kerralla oikein

Esimerkki päivystyksestä

Ilmoittautum. 10 min

Tapaa sairaanh. 30 min

Tapaa lääkärin 10 min

Röntgen 10 min

15 min 45 min 60 min 60 min

1 h arvoa tuottavaa aikaa

3 h arvoa tuottamatonta aikaa

=

=

Jne.

Jne.

8 hukan muotoa • Varastointi

• Tarvitsee tilaa ja hallinnointia = pöytätilaa, sähköpostin koko, odotustilat potilaille, ylimääräiset vuodepaikat jne…

• Esim. jonolistat, lähetepinot – varastoidaan ja käsitellään 1xvko, 1xkk

• Vanhoja dokumentteja, tavaroita ... esim. sähköpostissa vanhoja viestejä tai sähköpostissa paljon käsittelemättömiä viestejä

• Tarpeeton liike • esim. työpiste ei ole järjestetty työtehtävän mukaisesti • Kulkeminen, nostot • Kääntymiset, välimatkat • Etsiminen, tavarat, ihmiset

• Palveluvirheet • Väärät / virheelliset suoritteet, väärä lääkitys, väärä

potilas • Viivästynyt diagnoosi / hoito, joka johtaa

komplikaatioihin

• Käyttämätön osaaminen • Kaikkien osaamista ei hyödynnetä työssä ja työn

kehittämisessä

• Puutteellinen kokoustekniikka

• Puutteelinen kommunikaatio

• Ylituotanto • Enemmän kuin tarve esim. tarpeettomia testejä,

labroja ja toimenpiteitä • Asioita, joita ei tarvita esim. potilaalle lisäarvoa

tuottamattomia käyntejä, kontrolleja, lääkkeitä… • Odottaminen

• Että jotain tapahtuu esim. potilas odottaa vastaanottoaikaa, takaisinsoittoa … ammattilainen odottaa potilasta tai puuttuvaa tietoa…

• Kun tieto puuttuu esim. vastausviive • Kuljetus

• Tuottaa myöhästymisiä ja kuluttaa aikaa • Mitä kaikkea kuljetetaan paikasta toiseen? • Tarvitaanko ollenkaan?

• Ylityö • Joudutaan tekemään uudelleen syystä tai toisesta

esim. virhe • Saman tiedon syöttäminen uudelleen esim.

potilaalta kysytään samat tiedot moneen kertaan • Vastaukset ”turhiin” kysymyksiin, kysytään samaa

asiaa monilta

Päivittäiset

käytännöt

Prosessit

Systeemi

Jatkuva parantaminen

5x miksi … oireita syvemmälle

• Miksi tavaroita ei löydy varastosta?

• Miksi?

• Miksi?

• Miksi?

• Miksi?

• Varastossa on sotkuista

• Tavaraa on liikaa eikä niille ole omia paikkoja

• Koska siellä on paljon vanhaa, rikkoutunutta tai muuten käyttökelvotonta tavaraa

• Tarpeettomille tavaroille ei ole muuta paikkaa

• Tarpeettomien tavaroiden poistamiseksi ei ole tehty suunnitelmaa

5S

1. Sort – (Seiri)- Sorteeraus. Poistetaan tarpeettomat tavarat. Usein käytetyt tavarat ja harvoin käytettävät tavarat tai materiaalit lajitellaan. Esim. mitä välineitä käytämme useita kertoja päivässä? Mitä välineitä tarvitsemme vain harvoin?

2. Set In Order - (Seiton)- Systematisointi. Pyritään löytämään hyviä varastointi- ja säilytysmenetelmiä. Asioita merkitään nimilapuilla (värikoodit ja paikkojen merkinnät) sekä erilaisilla kylteillä. Esim. yhteisessä käytössä olevat välineet ja niiden säilytys.

3. Shine - (Seiso)- Siivous. Työpaikan päivittäinen siivous ja järjestely.

4. Standardize - (Seiketsu)- Standardisointi. Standardoidaan työpaikan parhaat käytännöt yhdessä työntekijöiden kanssa, esimerkiksi työpisteeseen kuuluvat työkalut. Kaikissa huoneissa samoilla paikoilla??

5. Sustain - (Shitsuke)- Seuranta. Kun tarpeettomat tavarat on poistettu, ja niiden säilytyspaikoista on sovittu, pidetään huolta siitä että sovittuja menetelmiä noudatetaan jatkuvasti.

10128 32

Pot

0

Väestön päiväpäivystys 12 3Perustyön ylimääräinen aika

Perustyön ylimääräinen aika 4

5 0

49 8

Puoliakuutti

Puhelinaika 7

113

Yhteensä = Total 49

Väestön päiväpäivystys Puoliakuutti 29

39

9

Int. Efterfrågan

Yhteensä = Total 243

Ext. Efterfrågan Graf Efterfr. 1 Graf Efterfr. 2

325 107

51 17

102

REP / Konsultaatiot

Puhelinaika

51 18Kiireetön vastaanottoaika

Ulkoinen kysyntä = Extern Efterfrågan

Kiireetön vastaanottoaika

KYSYNTÄ - TARVE = EFTERFRÅGAN - BEHOV

Aika

36

Grupp Efterfr.

Sisäinen kysyntä = Internt Efterfrågan Pot Aika

122

-33

79 %

0

156

0 %

100 %

-21 %

69 %

31 %

Planerad mottagningskapacitet

Total

Efterfrågan på grupper

Total efterfrågan

Extern efterfrågan

Intern efterfrågan

Tid%Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök

107

49

Kouluth 0 0

Summa 108 119

TOM 0

KAPACITET

UtfallPlan.Aktivitet

Aktiviteter - mottagning

vastaanotto, 30 min 55 51

Päivystys 37 45

Puolikiireellinen 20 23

Puhelin 10 14

Summa 122 134

TOM 0 0

Aktiviteter patientrelatierade

Paperi 61 45

Resepti 1 12

Konsultaatiot 0 7

Summa 62 63

TOM 0 0

Aktiviteter - övriga

Vuodeosasto 35 43

Kokous, lääke-esittelyt 24 14

Hallinto 15 25

Lounas, kahvi 14 12

Koulutus 10 10

Neuvola (äitiys ja lapset) 9 13

Kotihoito 1 1

Siirtyminen 1 1

0

Total kapacitet 292 316

Systeemitason muutoksia hoidon saatavuuden parantamiseksi

10128 32

Pot

0

Väestön päiväpäivystys 12 3Perustyön ylimääräinen aika

Perustyön ylimääräinen aika 4

5 0

49 8

Puoliakuutti

Puhelinaika 7

113

Yhteensä = Total 49

Väestön päiväpäivystys Puoliakuutti 29

39

9

Int. Efterfrågan

Yhteensä = Total 243

Ext. Efterfrågan Graf Efterfr. 1 Graf Efterfr. 2

325 107

51 17

102

REP / Konsultaatiot

Puhelinaika

51 18Kiireetön vastaanottoaika

Ulkoinen kysyntä = Extern Efterfrågan

Kiireetön vastaanottoaika

KYSYNTÄ - TARVE = EFTERFRÅGAN - BEHOV

Aika

36

Grupp Efterfr.

Sisäinen kysyntä = Internt Efterfrågan Pot Aika